excel_20050619_104529

Tin học cơ bản - Excel Chơng VII excel 5.0 1. Các khái niệm cơ bản Excel là một phần mềm thuộc hệ xử lý Bảng tính điện tử, chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng trên môi trờng Windows có các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu sau: - Dùng để tạo ra những bảng tính có kích thớc rất lớn. - Thực hiện đợc nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp. - Tổ chức và lu trữ thông tin dới dạng bảng nh bảng lơng, bảng kế toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán . - Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới. Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh hoạ, 1.1. Khởi động Excel Khởi động Windows từ dấu nhắc của DOS (C:\WIN <Enter>). Chọn nhóm làm việc (nhóm chứa ứng dụng Excel, thờng là nhóm MicroSoft Office) và nhắp đúp chuột lên biểu tợng của Excel. 1.2. Màn hình Excel Sau khi khởi động, màn hình của Excel có dạng sau: Trung tâm Tin học - KBNNTW Trang 81 Tin học cơ bản - Excel a. Thanh thực đơn (Menu bar) Mỗi mục ứng với một thực đơn dọc (Menu Popup), để mở một thực đơn dọc: di chuột đến đó rồi nhắp nút trái chuột hoặc gõ Alt + ký tự gạch dới, ví dụ Alt+F để mở Menu File. b. Thanh công cụ (Standard Toolbar) Thanh công cụ chứa một số lệnh thông dụng của Excel dới dạng biểu tợng (icon), các lệnh này có thể truy xuất trực tiếp bằng chuột. Ví dụ: muốn ghi văn bản lên đĩa thay vì vào Menu File chọn Save, chỉ cần nhắp chuột lên biểu tợng đĩa mềm: c. Thanh định dạng (Formatting Toolbar) Thanh định dạng chứa các lệnh dới dạng biểu tợng để định dạng dữ liệu của bảng tính nh kiểu, loại font, cỡ font, căn lề Ngoài Standard Toolbar và Formatting Toolbar còn có các Toolbar khác có thể cho hiện trên màn hình hay không bằng lệnh View/ Toolbars . d. Thanh công thức (Formula bar): hiển thị toạ độ ô hiện hành, nút huỷ bỏ (cancel), nút chọn (Enter), nút chọn hàm, nội dung dữ liệu của ô hiện hành. Trung tâm Tin học - KBNNTW Trang 82 Tin học cơ bản - Excel e. Một số thuật ngữ Workbook Window là cửa sổ chứa nội dung tệp. Tên tệp (workbook) hiện trên thanh tiêu đề cửa sổ với phần mở rộng định sẵn là XLS. Các thành phần của Workbook Window là: - Đờng viền cột (Column Border) ghi ký hiệu cột từ trái sang phải theo chữ cái bắt đầu từ A đến Z, tiếp từ AA đến AZ, . , IV, có tổng số 256 cột. - Đờng viền hàng (Row Border) ghi số thứ tự dòng từ trên xuống dới bắt đầu từ 1, có tổng cộng 16.384 dòng. - Ô (Cell) là giao giữa hàng và cột, địa chỉ của một ô xác định bởi cột trớc dòng sau. Ví dụ: A5 - Cột A, dòng 5. Ô hiện hành (Select cell) là ô có khung viền quanh. - Bảng tính (Sheet) là một bảng gồm 256 cột/16384 dòng hình thành 4 triệu ô dữ liệu. Tên bảng tính mặc nhiên là Sheet# (# là số thứ tự). Một tệp Workbook mặc định có 16 sheet (có thể tăng đến 255). g. Thanh trợt (Scrool Bar): dùng để hiển thị những phần bị che khuất của bảng tính trên màn hình. h. Thanh trạng thái (Status Bar): dòng chứa chế độ làm việc và các tình trạng hiện hành của hệ thống nh NumLock, CapsLock, . 1.3. Các thao tác cơ bản trong bảng tính a. Di chuyển phím Ta có thể dùng mũi tên, Page Up, Page Down trên bàn phím hoặc các tổ hợp phím khác nhau để di chuyển đến một ô khác. Các phím di chuyển con trỏ thông dụng là: , , , Di chuyển qua một ô về bên trái, phải, trên, dới tơng ứng Ctrl + , , , End + , , , Di chuyển tới ô kế không trống Tab Di chuyển qua một ô về bên phải Enter Di chuyển một ô xuống bên dới Home Di chuyển đến cột A của hàng hiện hành Ctrl + Home Di chuyển đến ô A1 của bảng tính Ctrl + End Di chuyển đến ô cuối cùng của bảng tính Page Up Di chuyển lên một trang màn hình Page Down Di chuyển xuống một trang màn hình Alt + Page Up Di chuyển về bên trái một màn hình Alt + Page Down Di chuyển về bên phải một màn hình Ctrl + Page Up Di chuyển đến bảng tính kế tiếp Ctrl + Page Down Di chuyển về bảng tính đứng trớc Dùng lệnh Go to để di chuyển đến một ô xác định. Chọn Edit, Go to hoặc phím F5, gõ địa chỉ của ô cần chuyển đến rồi ấn <Enter>. Cũng có thể di chuyển đến một ô bằng cách dùng hộp "Toạ độ hiện hành" (Trên thanh công thức). Nhắp hộp, gõ địa chỉ ô muốn chuyển đến rồi ấn <Enter>. Ngoài ra có thể nhắp chuột tại một ô để di chuyển con trỏ tới ô đó. Trung tâm Tin học - KBNNTW Trang 83 Tin học cơ bản - Excel b. Chọn ô - vùng Vùng bao gồm một hoặc nhiều ô liên tục. Vùng đợc xác định bởi toạ độ vùng gồm địa chỉ ô đầu và địa chỉ ô cuối, dạng: <ô đầu>:<ô cuối>. Ví dụ: A1:E5 Trớc khi thực hiện một thao tác, ngời sử dụng phải chọn phạm vi làm việc (có thể một hoặc nhiều vùng) - Chọn một ô : di chuyển đến ô cần chọn, nhắp chuột. - Chọn một cột : nhắp chuột tại ký hiệu cột - Chọn một dòng : nhắp chuột tại số thứ tự dòng - Chọn một vùng, có các cách sau: Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn và giữ Shift, dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô cuối vùng. Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ nút trái chuột, rê chuột đến ô cuối vùng Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ Shift trong khi nhắp chuột tại ô cuối vùng. - Chọn nhiều vùng : ấn và giữ Ctrl trong khi dùng chuột thực hiện thao tác chọn các vùng khác. c. Cách nhập các kiểu dữ liệu Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. Kiểu số (Number): Ký tự đầu tiên gõ vào là các chữ số 0 đến 9, các dấu + -. Một số đợc nhập vào mặc nhiên là dạng General, sau đó có thể định dạng trình bày số lại theo ý muốn bằng lệnh Format/Cells. Nếu nhập vào ô một số lớn và xuất hiện #### nghĩa là bề rộng của cột quá nhỏ. Muốn thấy rõ số, nhắp đúp vào cạnh phải của tiêu đề cột để mở rộng nó. Kiểu chuỗi (Text): Ký tự đầu tiên gõ vào là các ký tự từ chữ A đến Z, các ký tự canh biên nh sau: ', ", ^, \ . Ký tự ' để canh các ký tự trong ô về bên trái Ký tự " để canh các ký tự trong ô về bên phải Ký tự ^ để canh các ký tự trong ô vào giữa Ký tự \ để lặp lại ký tự theo sau nó cho đến hết chiều rộng của ô Các ký tự canh biên chỉ có tác dụng khi ngời sử dụng có chỉ định: Tools/Option/Transition, trong đó chọn mục: Navigation Keys. Kiểu ngày tháng và thời gian (date-time): Có thể gõ bất kỳ một trong các dạng sau: date: 8/5/97; 5-Aug-97; 5-Aug; Aug-12 ; time: 14:25; 14:25:09; 2:25 PM; 2:25:09 PM. Để nhập ngày hiện hành vào ô nhấn Ctrl+(;) còn thời gian hiện hành nhấn Ctrl+(:). Kiểu công thức: Một trong các đặc điểm giá trị nhất của Excel là khả năng tính toán các giá trị bằng cách dùng các công thức. Excel nhận biết công thức trong ô nếu dữ liệu vào bắt đầu bởi dấu (=), dấu (+) hoặc dấu (-). Để nhập một công thức, đầu tiên gõ dấu (=) sau đó gõ công thức. Công thức nhập vào đợc hiển thị trên ô hiện hành và thanh công thức. Khi gõ xong công thức ấn <Enter>, kết quả trình bày trong ô không phải là các ký tự gõ vào mà chính là giá trị của công thức đó. Trong thành phần của công thức có thể gồm có: số, chuỗi (phải đặt trong dấu "" ), toạ độ ô, tên vùng, các toán tử, các loại hàm: Ví dụ: = 4+5+7 hoặc = B2+B3+B4 . Trung tâm Tin học - KBNNTW Trang 84 Tin học cơ bản - Excel Các toán tử sử dụng trong công thức: - Toán tử tính toán : + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa), % (phần trăm) - Toán tử chuỗi : & (nối chuỗi) - Toán tử so sánh : = (bằng), <> (không bằng), > (lớn hơn), >= (lớn hơn hay bằng) < (nhỏ hơn), <= (nhỏ hơn hay bằng) Độ u tiên của toán tử trong công thức: các biểu thức trong ( ), luỹ thừa, nhân, chia, cộng, trừ. 1.4. Thoát khỏi Excel Dùng một trong ba cách sau: - Nhắp đúp chuột vào Control menu box . - Vào Menu File/Exit ( hoặc ấn Alt+F,X). - Dùng tổ hợp phím Alt+F4. Nếu văn bản hiện hành có sửa đổi mà cha ghi vào đĩa thì khi thoát Excel sẽ thông báo: Thoát, có ghi Không thoát Trợ giúp Thoát, không ghi 2. Các thao tác cơ bản trên bảng tính và trên file 2.1. Thao tác trên vùng a. Xoá dữ liệu vùng Chọn vùng muốn xoá, gõ phím Del. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn "Clear Contents" b. Hiệu chỉnh dữ liệu bảng tính - Chọn ô cần hiệu chỉnh, gõ F2 hoặc nhắp đúp chuột vào ô đó. - Sửa xong, gõ <Enter> c. Lặp lại và huỷ bỏ một lệnh Để lặp lại và huỷ bỏ một thao tác vừa thực hiện, có 2 cách: - Dùng bàn phím: Huỷ bỏ: Vào Menu Edit/ Undo . hoặc gõ Ctrl+Z Lặp lại: Vào Menu Edit/ Repeat . hoặc ấn phím F4 - Dùng chuột: Huỷ bỏ: Nhắp chuột vào biểu tợng Undo trên Standard Toolbar Lặp lại: Nhắp chuột vào biểu tợng Redo trên Standard Toolbar Undo Redo Trung tâm Tin học - KBNNTW Trang 85 Tin học cơ bản - Excel d. Sao chép dữ liệu trong bảng tính Sao chép và dán dữ liệu - Chọn vùng dữ liệu cần sao chép - Chọn Edit/ Copy hoặc gõ Ctrl+C. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Copy - Chọn ô cần dán dữ liệu đã sao chép - Chọn Edit/Paste hoặc gõ Ctrl+V. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Paste; nếu muốn dán một lần thì gõ Enter. Có thể dùng biểu tợng Copy, Paste: Copy Paste Sao chép dữ liệu bằng cách rê và thả chuột. Đặt con trỏ chuột vào cạnh viền của vùng cần sao chép, khi con trỏ có hình thì ấn Ctrl đồng thời rê chuột đến vị trí mới. Sao chép dữ liệu với Auto Fill Lệnh Auto Fill có thể sao chép nội dung trong ô đến ô liền kế bên rất nhanh. - Chọn ô chứa dữ liệu cần sao chép. - Đa con trỏ về nút Fill Handle (dấu + ở góc dới bên phải của ô chọn). - Nhấn và rê chuột sang các ô kế tiếp, rồi thả chuột ra. e. Sự khác nhau của việc sao chép một vùng có công thức tham chiếu địa chỉ tơng đối, địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ hỗn hợp Địa chỉ tơng đối (Relative Address) Địa chỉ tham chiếu có dạng <cột><dòng>. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ thay đổi theo nghĩa phơng, chiều và khoảng cách. Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô nh sau: A1=2, B1=4, A2=4, B2=6 - Công thức tại ô C1 là: =A1*B1 Kết quả là 8 - Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô C2 thì công thức tại ô này là: =A2*B2 và kết quả là 24 - Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô D1 thì công thức tại ô này là: =B1*C1 và kết quả là 32 Địa chỉ A1, B1 trong công thức của ô C1 là địa chỉ tơng đối. Địa chỉ tuyệt đối (Absolute Address) Địa chỉ tham chiếu có dạng $<cột>$<dòng>. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ giữ nguyên giống nh vùng nguồn. Trung tâm Tin học - KBNNTW Trang 86 Tin học cơ bản - Excel Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô trong bảng đổi tiền nh sau: - Số tiền đổi đợc ghi vào ô C1 - Cột Ngoại tệ ghi các loại ngoại tệ - Cột Tỉ giá ghi tỉ giá hiện hành của các loại ngoại tệ - Cột Số NT đổi đ ợc tính theo công thức: Số tiền đổi/Tỉ giá cho những ô tơng ứng. Tại ô C3 nhập công thức: =$C$1/B3. Sau đó chép công thức từ ô này đến các ô còn lại trong cột, ta thấy địa chỉ ô $C$1 trong công thức sẽ không bị thay đổi. Địa chỉ $C$1 đợc gọi là địa chỉ tuyệt đối. Địa chỉ hỗn hợp (Mixed Address) Địa chỉ tham chiếu có dạng $<cột><dòng> (tuyệt đối cột, tơng đối dòng) hoặc <cột>$<dòng> (tơng đối cột, tuyệt đối dòng). Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích bị thay đổi một cách tơng ứng hoặc theo cột hoặc theo hàng. Ví dụ: - Công thức của ô C5 là: =A$5+B$5 - Sao chép công thức này đến ô C6 là: =A$5+B$5 - Công thức của ô C5 là: =$A5+$B5 - Sao chép công thức này đến ô F5 là: =$A5+$B5 f. Di chuyển dữ liệu trong bảng tính Di chuyển dữ liệu với lệnh Cut và Paste - Chọn vùng dữ liệu cần di chuyển - Chọn Edit/Cut hoặc gõ Ctrl+X. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Cut. - Chọn ô cần chuyển dữ liệu đến. - Chọn Edit/Paste hoặc gõ Ctrl+V. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Paste. Hoặc dùng biểu tợng Cut Di chuyển dữ liệu bằng cách rê và thả chuột Đặt con trỏ chuột vào cạnh viền của vùng cần sao chép, khi con trỏ có hình thì rê chuột đến vị trí mới. 2.2. Chèn và xoá cột, hàng và các ô a. Chèn cột, hàng và ô Chèn cột (Columns): - Đa con trỏ tới cột, nơi mà cột mới sẽ xuất hiện - Chọn Insert/Columns hoặc nhắp nút chuột phải chọn Insert. Excel sẽ chèn một cột mới còn cột hiện hành sẽ chuyển qua bên phải. Trung tâm Tin học - KBNNTW Trang 87 Công thức: =$C$1/B3 Tin học cơ bản - Excel Chèn hàng: - Chọn ô hay hàng, nơi mà hàng mới xuất hiện - Chọn Insert/Row hoặc nhắp nút chuột phải chọn Insert. Excel sẽ chèn một hàng mới vào còn hàng hiện hành sẽ chuyển xuống dới. Chèn một ô hay một vùng: - Chọn vùng muốn chèn ô trống - Chọn Insert/Cell hoặc nhắp nút chuột phải chọn Insert. Xuất hiện hộp thoại - Chọn Shift Cells Right để chèn ô mới và dời ô hiện hành qua phải. Shift Cells Down để chèn ô mới và dời ô hiện hành xuống dới. Entire Row để chèn một hàng vào vị trí hiện thời. Entire Column để chèn một cột vào vị trí hiện thời. - Chọn OK. b. Xoá cột, hàng và ô Xoá cột: - Nhắp chữ cái tên cột muốn xoá. Xoá nhiều cột bằng cách rê phải các chữ cái tên cột - Chọn Edit/Delete hoặc nhắp nút chuột phải chọn Delete. Xoá hàng: - Nhắp số hiệu của hàng muốn xoá. Xoá nhiều hàng bằng cách rê phải các con số hàng - Chọn Edit/Delete hoặc nhắp nút chuột phải chọn Delete. Xoá ô hay nhiều ô: - Chọn ô hay vùng muốn xoá - Chọn Edit/Delete hoặc nhắp nút chuột phải chọn Delete. Hộp thoại xuất hiện: - Chọn Shift Cells Left: dời các ô sang trái. Shift Cells Up: dời các ô lên trên. Entire Rows: Xoá cả hàng hiện thời chứa ô đợc chọn. Entire Columns: Xoá cả cột hiện thời chứa ô đợc chọn - Chọn OK. Trung tâm Tin học - KBNNTW Trang 88 Tin học cơ bản - Excel c. Chèn và xoá bảng Chèn bảng Khi chèn một bảng, Excel sẽ chèn vào trớc bảng hiện hành. Để chèn một bảng chọn bảng bên phải nơi mà bảng mới xuất hiện, chọn Insert/Worksheet. Xoá bảng Chuyển đến bảng cần xoá, chọn Edit/Delete Sheet. Di chuyển bảng Nhắp nút tab bảng cần di chuyển, ấn và giữ nút chuột và rê bảng tính đến vị trí mới trong Workbook. Khi thả chuột ra bảng sẽ ở vị trí mới. Tên bảng Tên bảng mặc nhiên của Excel là Sheet1, Sheet 2, . . Tuy nhiên, có thể dễ dàng sửa tên bảng phản ánh nội dung dữ liệu đang chứa. Nhắp đúp Sheet tab của bảng tính cần đổi tên. Hộp thoại Rename Sheet sẽ xuất hiện. Sau đó ấn Enter và nhập tên và chọn OK. 2.3. Đánh số thứ tự - Gõ giá trị số bắt đầu vào ô đầu tiên. - Chọn vùng cần đánh số thứ tự. - Chọn: Edit/Fill/Series. Xuất hiện hộp thoại: - Mục Series: chọn việc đánh chuỗi số trên dòng (Row) hay trên cột (Columns). - Mục Type: chọn kiểu điền dữ kiện: L inear : cộng với trị số bớc nhảy. G rowth : nhân với trị số bớc nhảy. D ate : theo dạng ngày. AutoFill : theo chế độ điền tự động. - Mục Step Value: chọn trị số bớc nhảy. - Mục Stop Value: chọn trị số kết thúc. Trung tâm Tin học - KBNNTW Trang 89 Tin học cơ bản - Excel - Chọn OK hay gõ Enter. 2.4. Thao tác trên tệp Một tệp trong Excel có phần mở rộng là XLS. a. Lu trữ tệp trên đĩa - Lu trữ với tên mới: chọn File/Save As, chọn ổ đĩa và chọn th mục, đa vào tên tệp cần lu trữ. - Lu trữ lần đầu tiên hoặc lu trữ với tên cũ: chọn File/Save hoặc Ctrl+S hoặc nhắp chuột vào biểu tợng b. Mở một tệp đã có trên đĩa - Thực hiện lệnh File/Open, hoặc nhắp chuột vào biểu tợng trên thanh công cụ. - Chọn ổ đĩa, th mục và tên tệp cần mở. c. Tạo một tệp mới Chọn File/New, hoặc nhắp chuột vào biểu tợng trên thanh công cụ. d. Đóng một tệp: Chọn File/Close. 3. Định dạng dữ liệu bảng tính 3.1. Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng - Thay đổi độ rộng cột: Chọn một hay nhiều cột cần thay đổi, đa con trỏ chuột ngay mép phải đầu cột cần thay đổi. Khi con trỏ chuột thay đổi thành mũi tên hai đầu nằm ngang thì rê mũi tên qua trái hay phải để tăng hoặc giảm độ rộng cột, khi đạt yêu cầu thì thả chuột ra. Tự động điều chỉnh độ rộng cột hoặc hàng: Điều chỉnh độ rộng cho các ô đã nhập dữ liệu vào tức là nới rộng để hiển thị hết các dữ liệu đã nhập. Chọn ô chứa dữ liệu cần điều chỉnh, chọn Menu Format, Column, AutoFit Selection hoặc Menu Format, Row, AutoFit Selection. Nếu dùng chuột thì đa con trỏ chuột đến mép phải đầu cột hoặc cạnh đáy đầu hàng rồi nhắp đúp. - Thay đổi chiều cao dòng: Chọn một hay nhiều dòng cần thay đổi, đa con trỏ chuột về cạnh đáy đầu hàng. Khi con trỏ chuột biến thành hình mũi tên hai đầu thẳng đứng thì rê chuột lên hoặc xuống để tăng hoặc giảm chiều cao hàng, khi đạt yêu cầu thì thả chuột ra. 3.2. Định dạng dữ liệu kiểu số Sau khi nhập dữ liệu, tính toán . ta còn phải trình bày bảng tính sao cho thích hợp với yêu cầu. Công việc cụ thể là chọn kiểu thể hiện số liệu, chọn đơn vị tính thích hợp, thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, nhấn mạnh nội dung, số liệu quan trọng . a. Dùng menu Bar - Chọn vùng chứa số cần định dạng. - Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells. Trung tâm Tin học - KBNNTW Trang 90 . tợng của Excel. 1.2. Màn hình Excel Sau khi khởi động, màn hình của Excel có dạng sau: Trung tâm Tin học - KBNNTW Trang 81 Tin học cơ bản - Excel a. Thanh. Tin học cơ bản - Excel Chơng VII excel 5.0 1. Các khái niệm cơ bản Excel là một phần mềm thuộc hệ xử lý Bảng tính điện