''36_TL_THQLKT_PhamThiThuy_K36G_TH''

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT HÀ NỘI ~~~~~~*~~~~~~ MÔN: TIN HỌC TRONG QUẢN LÝ KINH TẾ Giáo viên hướng dẫn : TS Nguyễn Thị Bích Ngọc Sinh viên thực : Phạm Thị Thuỷ Lớp : CH QLKT K36G -TH T H ANH HÓA - 2018 MỤC LỤC A LỜI MỞ ĐẦU B NỘI DUNG PHẦN I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BAN QLDA ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HUYỆN YÊN ĐỊNH Giới thiệu chung Ban QLDA ĐTXD huyện Yên Định Chức năng, nhiệm vụ Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Yên Định 2.1.Chức 2.2 Nhiệm vụ: Cơ cấu tổ chức Ban QLDA chức năng, nhiệm vụ phòng chun mơn thuộc Ban .8 PHẦN II: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HUYỆN YÊN ĐỊNH 13 Hệ thống quản lý văn bản: 13 1.1 Chức hệ thống quản lý văn 13 1.2 Mơ tả dòng thơng tin 14 1.3 Cấu thành hệ thống thông tin 15 Hệ thống thông tin kế tốn/tài chính: .16 2.1 Chức hệ thống kế hoạch – tài 16 2.2 Dòng thơng tin: 16 2.3 Cấu thành hệ thống thông tin .17 Hệ thống quản lý dự án đầu tư: 19 3.1 Các chức quản lý phần mềm 19 3.2 Dòng thơng tin: 20 PHẦN III ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN HIỆN THỜI TẠI BAN QLDA ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HUYỆN YÊN ĐỊNH : .29 Thực trạng phần cứng: .29 Thực trạng phần mềm: .30 Đánh giá ưu nhược điểm việc triển khai hệ thống thông tin Ban QLDA ĐTXD huyện Yên Định 31 3.1 Những kết đạt 32 3.2 Những hạn chế 33 3.3 Nguyên nhân: .34 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin thời Ban QLDA ĐTX huyện Yên Định .35 4.1 Giải pháp nhân lực 35 4.2 Giải pháp phần mềm .35 4.3 Giải pháp phần cứng .36 Kiến nghị, đề xuất 36 C KẾT LUẬN 38 CNTT : Công nghệ thông tin UBND : Uỷ ban nhân dân QLDA ĐTXD : Quản lý dự án đầu tư xây dựng ND : Nghị định CP : Chính phủ TT : Thơng tư QLDA : Quản lý dự án BXD : Bộ Xây dựng PMS : Project Management System ODA : Official Development Assistance FTTH : Fiber To The Home ĐVT : Đơn vị tính A LỜI MỞ ĐẦU Trong hoạt động quan nhà nước, việc ứng dụng CNTT góp phần nâng cao lực quản lý điều hành quan nhà nước, phục vụ tốt hơn, có hiệu cho người dân doanh nghiệp góp phần đẩy nhanh tiến trình cải cách hành Ở Việt Nam, vài thập kỷ vừa qua, Đảng Nhà nước đặc biệt quan tâm thúc đẩy phát triển CNTT Trong đó, chủ trương, sách Đảng Nhà nước phát triển CNTT ngày cụ thể hóa nhiều văn quan trọng, góp phần nâng cao nhận thức cấp, ngành toàn xã hội vai trò CNTT cơng đổi đất nước CNTT động lực quan trọng phát triển, với số ngành công nghệ cao khác làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội nước ta Đảng ta xác định: Ứng dụng phát triển CNTT nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ tinh thần tồn dân tộc, thúc đẩy cơng đổi mới, phát triển nhanh đại hoá ngành kinh tế, tăng cường lực cạnh tranh doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu cho q trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng sống nhân dân, đảm bảo an ninh, quốc phòng tạo khả tắt đón đầu để thực thắng lợi nghiệp cơng nghiệp hố, đại hố Cơng nghệ thơng tin giữ vai trò to lớn phát triển kinh tế - xã hội, công nghệ thông tin không thúc đẩy nhanh trình tăng trưởng kinh tế, mà kéo theo biến đổi phương thức sáng tạo cải, lối sống tư người Cơng nghệ thơng tin chìa khố để mở cánh cổng vào kinh tế tri thức Sự phát triển công nghệ thông tin làm thay đổi cơ cấu kinh tế, phương thức tổ chức sản xuất, cách tiếp cận người tới tri thức, giải trí, phương pháp tư duy, giải công việc mối quan hệ xã hội Có thể nói CNTT đóng vai trò to lớn hoạt động đời sống xã hội Để phát huy tối đa hiệu công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý nhà nước Mỗi ngành, lĩnh vực cần nghiên cứu, xây dựng cho riêng hệ thống thơng tin đầy đủ, khoa học Đây tốn khó cho đơn vị đặc biệt Ban QLDA ĐTXD huyện Yên Định, đơn vị vừa thành lập vào hoạt động sau chi tách từ phòng chun mơn thuộc UBND huyện Nên em xin chọn đề tài: “ Thực trạng hệ thống thông tin Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Yên Định giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống thơng tin đơn vị ” để nghiên cứu nhằm xem xét mặt tốt hạn chế hệ thống thơng tin đơn vị, từ nhằm đưa giải pháp hoàn thiện hệ thống thơng tin Trong q trình hồn thành tiểu luận nhiều thiếu sót mong nhận dạy, đóng góp giáo hướng dẫn TS Nguyễn Thị Bích Ngọc bạn học viên Em xin chân thành cảm ơn! B NỘI DUNG Phần I Khái quát chung Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Yên Định Giới thiệu chung Ban QLDA ĐTXD huyện Yên Định Với xu hội nhập kinh tế giới ngày sâu rộng, Việt Nam trở thành mục tiêu đầu tư nhiều quốc gia giới Để đáp ứng nhu cầu đầu tư nước phát triển, vấn đề cấp bách đặt Việt Nam phải xây dựng hệ thống sở hạ tầng đồng đại, tạo móng cho phát triển kinh tế, có nhà đầu tư yên tâm tham gia vào thị trường kinh tế Việt Nam Một hoạt động thiếu công tạo dựng sở hạ tầng vững hoạt động đầu tư xây dựng cơng trình Bất kỳ cơng trình xây dựng cần phải đáp ứng mục tiêu hoàn thành thời hạn đề ra, đảm bảo chất luợng theo tiêu chuẩn phạm vi ngân sách duyệt Không phải dự án đáp ứng ba yêu cầu ấy, nhiên, để hoàn thành dự án cách tốt khơng thể khơng kể đến vai trò cơng tác Quản lý dự án Đây điều kiện cấp thiết để thành lập Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng Đơn vị chuyên môn giúp việc cho máy hành lĩnh vực quản lý dự án, cơng trình đầu tư khu vực thuộc quyền quản lý Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Yên Định đơn vị nghiệp công lập UBND huyện Yên Định thành lập, thực làm chủ đầu tư giúp chủ đầu tư quản lý tổ chức thực dự án đầu tư xây dựng địa bàn huyện Yên Định Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Yên Định hoạt động theo quy định pháp luật chịu quản lý trược tiếp UBND huyện Để phục vụ hoạt động quản lý Ban QLDA ĐTXD đơn vị có tư cách pháp nhân, dấu riêng, mở tài khoản Kho bạc huyện Ngân hàng thương mại để thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao Trụ sở làm việc: Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện đặt tại; Khu Thị trấn Quán Lào, huyện Yên Định (Vị trí trạm khuyến nông cũ) Chức năng, nhiệm vụ Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Yên Định 2.1.Chức Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Yên Định thực chức theo quy định Khoản Điều 63 Luật Xây dựng, Khoản Điều 17, Nghị định số 59/2015/NĐ-CP Chính phủ Điểm c, Mục Cơng văn số 12796/UBND-CN ngày 07/11/2016 Chủ tịch UBND tỉnh việc hướng dẫn thành lập Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp huyện, cụ thể: - Làm chủ đầu tư số dự án sử dụng vốn ngân sách, vốn nhà nước ngân sách giao Căn điều kiện cụ thể địa phương, người định đầu tư xem xét, định giao cho Ban quản lý dự án thực chức chủ đầu tư dự án cụ thể; - Tiếp nhận quản lý sử dụng vốn để đầu tư xây dựng theo quy định pháp luật; - Thực quyền, nghĩa vụ chủ đầu tư, Ban QLDA quy định Điều 68, Điều 69 Luật Xây dựng quy định pháp luật có liên quan; - Thực chức khác người định thành lập Ban QLDA giao tổ chức thực nhiệm vụ quản lý dự án theo quy định Điều Thông tư số 16/2016/TT-BXD ngày 30/6/2016 Bộ Xây dựng; - Bàn giao cơng trình xây dựng hồn thành cho chủ đầu tư, chủ quản lý sử dụng cơng trình kết thúc xây dựng trực tiếp quản lý, khai thác sử dụng cơng trình hồn thành theo u cầu người định đầu tư; - Nhận ủy thác quản lý dự án chủ đầu tư khác yêu cầu có đủ lực để thực sở đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ quản lý dự án giao 2.2 Nhiệm vụ: 2.2.1 Thực nhiệm vụ, quyền hạn chủ đầu tư gồm: - Lập kế hoạch dự án: Lập, trình phê duyệt kế hoạch thực dự án hàng năm, phải xác định rõ nguồn lực sử dụng, tiến độ thực hiện, thời hạn hoàn thành, mục tiêu chất lượng tiêu chí đánh giá kết thực hiện; - Tổ chức thực công tác chuẩn bị đầu tư xây dựng: Thực thủ tục liên quan đến quy hoạch xây dựng, sử dụng đất đai, tài nguyên, hạ tầng kỹ thuật bảo vệ cảnh quan, mơi trường, phòng chống cháy nổ có liên quan đến xây dựng cơng trình; tổ chức lập dự án, trình thẩm định, phê duyệt dự án theo quy định; tiếp nhận, giải ngân vốn đầu tư thực công việc chuẩn bị dự án khác; - Các nhiệm vụ thực dự án: Thuê tư vấn thực khảo sát, thiết kế xây dựng trình thẩm định, phê duyệt tổ chức thẩm định, phê duyệt thiết kế, dự toán xây dựng (theo phân cấp); chủ trì phối hợp với quan, tổ chức liên quan thực công tác bồi thường, giải phóng mặt tái định cư (nếu có) thu hồi, giao nhận đất để thực dự án; tổ chức lựa chọn nhà thầu ký kết hợp đồng xây dựng; giám sát trình thực hiện; giải ngân, toán theo hợp đồng xây dựng công việc cần thiết khác; - Các nhiệm vụ kết thúc xây dựng, bàn giao cơng trình để vận hành, sử dụng: Tổ chức nghiệm thu, bàn giao công trình hồn thành; vận hành chạy thử; tốn, lý hợp đồng xây dựng, toán vốn đầu tư xây dựng cơng trình bảo hành cơng trình; - Các nhiệm vụ quản lý tài giải ngân: Tiếp nhận, giải ngân vốn theo tiến độ thực dự án hợp đồng ký kết với nhà thầu xây dựng; thực chế độ quản lý tài chính, tài sản Ban Quản lý dự án theo quy định; - Các nhiệm vụ hành chính, điều phối trách nhiệm giải trình: Tổ chức văn phòng quản lý nhân Ban Quản lý dự án; thực chế độ tiền lương, sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, viên chức thuộc phạm vi quản lý; thiết lập hệ thống thông tin nội lưu trữ thông tin; cung cấp thông tin giải trình xác, kịp thời hoạt động Ban Quản lý dự án theo yêu cầu Chủ tịch UBND tỉnh quan nhà nước có thẩm quyền; - Các nhiệm vụ giám sát, đánh giá báo cáo: Thực giám sát đánh giá đầu tư theo quy định pháp luật; định kỳ đánh giá, báo cáo kết thực dự án với Chủ tịch UBND tỉnh, quan quản lý nhà nước có thẩm quyền 2.2.2 Thực nhiệm vụ quản lý dự án gồm: - Tổ chức thực nội dung quản lý dự án theo quy định nhà nước - Phối hợp hoạt động với tổ chức, cá nhân tham gia thực dự án để bảo đảm yêu cầu tiến độ, chất lượng, chi phí, an tồn bảo vệ mơi trường - Thực nhiệm vụ quản lý dự án khác người định đầu tư, chủ đầu tư giao ủy quyền thực - Nhận ủy thác quản lý dự án theo hợp đồng ký kết với chủ đầu tư khác yêu cầu, phù hợp với lực hoạt động - Giám sát thi cơng xây dựng cơng trình đủ Điều kiện lực hoạt động theo quy định pháp luật Cơ cấu tổ chức Ban QLDA chức năng, nhiệm vụ phòng chun mơn thuộc Ban * Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Yên Định thành lập gồm có: - Giám đốc Ban QLDA - Phó Giám đốc Ban QLDA phụ trách Kỹ thuật – Thẩm định - Phó Giám đốc Ban QLDA phụ trách Kế hoạch - Tài – Kế Tốn - Văn phòng Ban QLDA - Phòng Kế hoạch – Tài – Kế tốn - Phòng Kỹ thuật - thẩm định ( Sơ đồ máy tổ chức Ban QLDA ĐTXD huyện Yên Định) Giám đốc Ban QLDA Phó Giám đốc phụ trách Kế hoạch – Tài – Kế tốn Phòng Kế hoạch – Tài – Kế tốn NHÂN VIÊN Phó Giám đốc phụ trách Kỹ thuậtThẩm Định Văn phòng Ban QLDA ĐTXD NHÂN VIÊN Phòng Kỹ thuật – Thẩm định NHÂN VIÊN 3.1 Vị trí Giám đốc Giám đốc Ban Quản lý dự án người đại diện theo pháp luật Ban Quản lý dự án; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện trước pháp luật toàn hoạt động Ban Tổ chức, đạo việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao theo quy định.Thực đầy đủ chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất tình hình, kết hoạt động Ban theo yêu cầu quan có thẩm quyền Sắp xếp máy, bố trí nhân sự, định biện pháp quản lý, sử dụng thực chế độ, sách cán bộ, công chức, viên chức người lao động thuộc quyền theo phân cấp UBND tỉnh quản lý viên chức người lao động; Giám đốc Ban Quản lý dự án thống với Ban Chấp hành Cơng đồn sở trước định ban hành tổ chức thực hiện: Quy chế dân chủ, Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế thi đua, khen thưởng, Quy chế trả lương, Nội quy lao động; phối hợp tổ chức Hội nghị viên chức người lao động hàng năm theo quy định; giữ gìn đoàn kết nội bộ, đảm bảo kỷ luật, kỷ cương, tổ chức thực chế độ sách, chăm lo cải thiện đời sống vật chất, tinh thần viên chức người lao động Ban 3.2 Vị trí Phó Giám đốc Ban: Các Phó Giám đốc Ban Quản lý dự án, người giúp Giám đốc số hoạt động Ban, chịu trách nhiệm trước Giám đốc trước pháp luật nhiệm vụ phân cơng Phó giám đốc Ban Quản lý dự án thực nhiệm vụ cụ thể theo phân công Giám đốc Được Giám đốc Ban Quản lý dự án giao nhiệm vụ Giám đốc quản lý dự án có đủ điều kiện theo quy định Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2015 Chính phủ quản lý dự án đầu tư xây dựng 3.3 Phòng Kế hoạch - Tài – Kế toán +) Chức năng: Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Giám đốc cơng tác chế độ kế tốn, cơng tác quản lý tài chính, thực chế độ báo cáo định kỳ theo quy định +) Nhiệm vụ: - Xây dựng quy chế quản lý tài chính: Quy chế chi tiêu nội bộ, phương án thực chế độ tự chủ quản lý tài chính; 10 - Nghiệm thu bàn giao cơng trình hồn thành để đưa vào sử dụng; vận hành, chạy thử - Giám sát, đánh giá dự án đầu tư xây dựng công trình (đánh giá kết thúc đánh giá tác động) - Quyết toán, lý hợp đồng xây dựng Quyết toán thu chi quản lý dự án (DA sử dụng NSNN) Tất toán dự án theo QĐ phê duyệt Báo cáo kết thúc thực dự án với cấp Kho bạc giao dịch để đóng tài khoản giao dịch dự án - Kiểm toán, thẩm tra, phê duyệt tốn vốn đầu tư xây dựng cơng trình - Cấp giấy phép hoạt động/ Mở ngành/ Cho phép hoạt động/ Chứng nhận đủ điều kiện (Dự án thuộc lĩnh vực đầu tư có điều kiện) - Chứng nhận quyền sở hữu cơng trình/ sở hữu nhà - Bảo hiểm cơng trình hồn thành (nếu có), bảo hành, bảo trì cơng trình xây dựng - Đăng kiểm chất lượng quốc tế (nếu có) - Lưu trữ hồ sơ dự án./ ( Sơ đồ biểu thị quy trình quản lý dự án) * Thực trạng phần cứng: Nhằm đáp ứng yêu cầu triển khai phần mềm quản lý dự án Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Yên Định đầu tư toàn hệ thống mạng Lan đơn vị tới 27 phòng chun mơn có máy tính nối mạng Lan, Wifi internet cáp quang (FTTH) nhằm phục vụ công tác chuyên môn tra cứu thông tin dự án cập nhật nghiệp vụ chuyên môn internet * Phần mềm: Để tiến hành công tác quản dự án ngày tốt thời kỳ Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Yên Định tiến hành mua trang bị phần mềm quản lý PMS Với chức ưu việt như: Quản lý thông tin dự án đầu tư - Quản lý thông tin chung dự án - Quản lý tồn thơng tin định đầu tư, định đầu tư bổ sung/điều chỉnh : Số định, ngày định, tổng mức đầu tư dự án… - Quản lý tồn thơng tin phê duyệt dự án đầu tư, phê duyệt dự án đầu tư bổsung/điều chỉnh: Số định, ngày định, tổng dự toán dự án… Quản lý đấu thầu PMS quản lý thông tin theo trình tự đấu thầu tự động kế thừa trường liệu theo quy trình cập nhật thơng tin: - Lập kế hoạch đấu thầu: Tên dự án, tên kế hoạch đấu thầu, ngày lập kế hoạch, danh sách gói thầu kế hoạch… - Lập hồ sơ mời thầu: Tên gói thầu, ngày trình hồ sơ, ngày duyệt hồ sơ, phương tiện đăng tải hồ sơ… - Kết đấu thầu: Tên gói thầu, tên nhà thầu trúng thầu, giá dự thầu Quản lý gói thầu/hợp đồng - Gói thầu: Tên gói thầu, hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu, giá dự thầu… - Hợp đồng: Số hợp đồng, loại hợp đồng, hình thức hợp đồng, giá hợp đồng, phương thức toán… - Q trình thực hiện, tốn gói thầu Quản lý tình hình thực dự án PMS quản lý tiến độ dự án báo cáo tổng hợp tình hình thực biểu diễn cách trực quan qua sơ đồ Gantt 28 - Tổng hợp tình hình thực gói thầu dự án - Tổng hợp tình hình thực dự án đơn vị - So sánh tiến độ kế hoạch thực dự án Quản lý trình tốn PMS quản lý thơng tin tốn dự án như: Ngày toán, giá trị toán đề nghị, giá trị toán duyệt, cấu vốn toán… Kết xuất báo cáo - Theo thông tư 99/2013/TT-BTC quy định chế độ báo cáo biểu mẫu báo cáo tình hình thực kế hoạch vốn đầu tư xây dựng từ ngân sách nhà nước, vốn trái phiếu phủ - Theo thơng tư 210/TT-BTC việc tốn vốn đầu tư xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước theo niên độ ngân sách hàng năm - Theo thông tư số 15/2013/TT- BTC việc hướng dẫn hệ thống tiêu mẫu biểu báo cáo thống kê - Theo thông tư số 10/2005/TT-BTC:Hướng dẫn thực quy chế cơng khai tài việc phân bổ, quản lý sử dụng vốn đầu tư xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước - Theo thơng tư số 19/2011/TT-BTC: báo cáo tốn dự án hoàn thành Quản lý chế độ báo cáo - Hệ thống thơng tin đảm bảo tính liên tục, đầy đủ, xác liệu đầu vào Hiểu điều nên quan quản lý có văn hướng dẫn đơn vị cấp cung cấp báo cáo theo chuẩn quy định sẵn với thời gian cụ thể theo định kỳ Tuy nhiên thực tế quản lý chế độ báo cáo tương đối khó khăn có nhiều đối tượng tham gia vào trình thực dự án mức độ áp dụng đối tượng khác Tính quản lý chế độ báo cáo PMS giúp cho nhà quản lý giải vấn đề cách hiệu Chương trình vào thời gian nhận báo cáo, đối tượng phải báo cáo khai báo hệ thống tự động phân tích đưa tin dự án, email, tin nhắn SMS thông báo tới nhà quản lý đối tượng không thực chế độ báo cáo giúp cho nhà quản lý kiểm sốt liệu đầu vào cách liên tục xác 29 Quản trị sở liệu - Quản trị sở liệu dự án - Quản lý loại danh mục: Nguồn vốn, ngành nghề, lình vực đầu tư xây dựng, chủ đầu tư, ban quản lý dự án… - Quản lý nhóm quyền - Phân quyền quản lý tài khoản người sử dụng Quản lý hồ sơ, văn dự án Mỗi dự án từ hình thành đến kết thúc liên quan đến khối lượng hồ sơ khổng lồ, nội dung hình thức đa dạng, thông tin phức tạp, thay đổi nhiều lần Các văn pháp quy liên quan trực tiếp đến dự án nhiều quan quản lý khác ban hành, định liên quan đến nhiều chủ thể tham gia dẫn đến khó khăn việc lưu trữ, quản lý tìm kiếm quan quản lý Tài liệu kỹ thuật liên quan đến dự án trải qua nhiều lần cập nhật điều chỉnh, giai đoạn dự án lại có nhiều phiên khác nhau, khối lượng tài liệu lớn, tính chất tài liệu phức tạp Việc quản lý kiểm soát thay đổi, phiên khác tài liệu thiết kế khó khăn phận phụ trách kỹ thuật quan quản lý PMS quản lý toàn hồ sơ, văn dự án cách khoa học theo kiểu thư viện hồ sơ giúp cho người sử dụng quản lý, phân loại, lọc, tìm kiếm hồ sơ, văn dự án cách nhanh chóng, xác tiện lợi Tiện ích tích hợp sản phẩm PMS (Project Management System) - Kết xuất báo cáo theo mẫu Excel - Truy vấn kết xuất báo cáo động tùy biến người dùng - Tra cứu nhanh thông tin hồ sơ dự án - Tra cứu, tìm kiếm, thống kê hồ sơ theo nhiều tiêu chí khác - Luân chuyển phân công, xử lý, phê duyệt, trả kết hồ sơ (áp dụng quy trình nghiệp vụ xử lý hồ sơ theo chuẩn ISO tùy biến theo đặc thù riêng đơn vị) - Theo dõi quy trình luân chuyển, xử lý hồ sơ, lưu lại vết giao dịch…(Work Follow) 30 - Tích hợp với cổng thơng tin điện tử đơn vị (nếu có) thơng qua việc dịch vụ Web Services - Dễ dàng triển khai, dễ dàng sử dụng - Linh hoạt, tùy biến áp dụng quy trình phù hợp với đơn vị triển khai - Luôn cập nhật phần mềm phù hợp với nội dung thay đổi thông tư, nghị định liên quan - Hệ thống hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, nhiệt tình, chuyên sâu nghiệp vụ sẵn sàng giải đáp vướng mắc khách hàng - Công cụ trao đổi nội (Smart Chatting) * Nguồn nhân lực: Đội ngũ cán công chức, viên chức phòng Phòng Kỹ thuật – Thẩm định gồm công chức, viên chức đào tạo sử dụng thành thạo word, excel, power point 2003, 2007 số thủ thuật sử dụng máy tính phần mềm, hệ thống máy móc, trang thiết bị phần mềm cài đặt liên tục cập nhật để đáp ứng quay trình thu thập, phân tích, đánh giá q trình cơng tác hoạt động chuyên môn * Lưu trữ sở liệu: Mỗi dự án từ hình thành đến kết thúc liên quan đến khối lượng hồ sơ khổng lồ, nội dung hình thức đa dạng, thơng tin phức tạp, thay đổi nhiều lần Các văn pháp quy liên quan trực tiếp đến dự án nhiều quan quản lý khác ban hành, định liên quan đến nhiều chủ thể tham gia dẫn đến khó khăn việc lưu trữ, quản lý tìm kiếm quan quản lý Tài liệu kỹ thuật liên quan đến dự án trải qua nhiều lần cập nhật điều chỉnh, giai đoạn dự án lại có nhiều phiên khác nhau, khối lượng tài liệu lớn, tính chất tài liệu phức tạp Việc quản lý kiểm soát thay đổi, phiên khác tài liệu thiết kế khó khăn phận phụ trách kỹ thuật quan quản lý PMS (Project Management System) quản lý toàn hồ sơ, văn dự án cách khoa học theo kiểu thư viện hồ sơ giúp cho người sử dụng quản lý, phân loại, lọc, tìm kiếm hồ sơ, văn dự án cách nhanh chóng, xác tiện lợi 31 Phần III Đánh giá chung hệ thống thông tin thời Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Yên Định : Nhận thức CNTT yếu tố then chốt nâng cao chất lượng quản lý, giám sát dự án Ban giám đốc ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Yên Định không ngừng đầu tư phát triển sở hạ tầng mạng, phần mềm đơn vị năm Thực trạng phần cứng: - Ban QLDA ĐTXD huyện Yên Định trang bị máy móc thiết bị cho tồn thể cán công chức, viên chức Ban bao gồm: 17 máy tính, 07 máy in để phục vụ công tác chuyên môn + Kết nối mạng Lan, internet cáp quang tốc độ 20Mbps, wifi - Các loại máy bảo dưỡng định kỳ sửa chữa kịp thời đảm bảo phục vụ tốt cho công việc (Bảng thiết bị thông tin Ban QLDA ĐTXD huyện Yên Định) STT Tên thiết bị ĐVT Số lượng Loại kết nối LAN FTTH x x Phòng Giám Đốc Máy tính Bộ Máy in Chiếc Máy tính Bộ Máy in Chiếc Máy tính Bộ Máy in Chiếc Máy tính Bộ Máy in Chiếc Máy tính Bộ 10 Máy in Chiếc Phòng Phó Giám Đốc x Văn Phòng x Phòng Tài Chính – Kế Hoạch x Phòng Kỹ Thuật – Thẩm Định 32 x Thực trạng phần mềm: - Hiện Ban QLDA ĐTXD huyện sử dụng phần mềm sau: + Phần mềm soạn thảo văn word 2003, 2007, 2010 + Phần mềm bảng tính excel 2003, 2007, 2010 + Phần mềm trình diễn power point 2003, 2007, 2010 + Hệ thống thư điện tử (gmail); + Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2017 + Phần mềm quản lý dự án PMS (Project Management System) Cơ phần mềm đáp ứng nhu cầu Ban QLDA ĐTXD Giao diện sử dụng phần mềm thân thiện với người sử dụng, dễ dàng thao tác Hệ thống quản lý người dùng chặt chẽ, phân quyền theo chức năng, quyền hạn cụ thể Quy trình sử dụng thực dễ dàng thao tác nhập, chọn kích chuột Giải thích rõ ràng, tránh nhầm lẫn cho người sử dụng (Bảng chi phí đầu tư cho hệ thống thơng tin Ban QLDA ĐTXD năm 2017) ĐVT: triệu đồng STT Năm Chi phí Ghi (triệu đồng) 2017 Hạ tầng mạng Lan 150 Đường Truyền Internet 50 Thiết bị phần cứng 80 Phần mềm quản lý dự án 50 Đào tạo sử dụng tin học văn phòng 30 Tổng chi phí 360 Năm 2017 Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Yên Định chi cho lĩnh vực CNTT 360 triệu, gồm: - Hạ tầng mạng Lan: Do chi chủ yếu chi phí sửa chữa, mua dây mạng Lan phục vụ khối hành (Văn thư, Tổ kỹ thuật – thẩm định, Ban giám đốc, Phòng tài chính) - Đường truyền internet: ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Yên Định sử 33 dụng đường truyền ADSL phục vụ cho khối hành với phí 200.000 đồng /1 tháng - Thiết bị phần cứng: Chi phí chủ yếu sửa chữa, mua máy vi tính, máy in, thiết bị tin học Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Yên Định - Đào tạo sử dụng tin học văn phòng: Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Yên Định có số lượng cán bộ, nhân viên chiếm tỷ lệ lớn 60% tổng số 21 cán bộ, nhân viên Nên việc sử dụng vi tính, thiết bị tin học đáp ứng công việc - Phần mềm quản lý dự án: Chi nâng cấp, bảo trì chương trình “Quản lý đầu tư” Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Yên Định Đánh giá ưu nhược điểm việc triển khai hệ thống thông tin Ban QLDA ĐTXD huyện Yên Định Trước hết, ta xem xét ưu điểm hệ thống thông tin ban quản lý dự án có ưu điểm sau: Trình độ trang bị cơng nghệ thơng tin phần tiếp cận với công nghệ đại, tiên tiến Cơ cấu hệ thống hồn thiện thể chỗ có hạ tầng sở đại, thực vi tính hố nối mạng đầu mối thông tin Thông tin cung cấp đầy đủ kịp thời xác nhờ việc có thêm nhiều cơng cụ để thu thập hay xử lý… thơng tin nhờ chất lượng nâng lên phần, giúp cho các cấp quản lý dự án định kịp thời với biến động Trình độ đội ngũ cán làm việc phận hệ thống thơng tin ban có xu hướng nâng cao, số khâu q trình thơng tin chun mơn hố Khơng có trình độ người làm việc hệ thống thơng tin nâng cao mà trình độ cán quản lý dự án nâng cao theo cấp quản lý Đây đòi hỏi tất yếu nhà quản lý phát triển hệ thống thông tin 3.1 Những kết đạt Cán bộ, nhân viên Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Yên Định tiếp quản, chuyển giao sử dụng phần mềm quản lý dự án PMS thành thạo Hội đồng khoa học kiểm tra, đánh giá chất lượng nhận xét phần mềm cho kết xác Nguồn nhân lực: 34 Hệ thống báo cáo, truy xuất liệu giúp đơn vị giảm đáng kể nguồn nhân lực cho công tác tổng hợp thống kê, báo cáo hàng tháng, quý, năm theo yêu cầu lãnh đạo cấp Uỷ Bộ Xây Dựng Số liệu cập nhật kịp thời, xác Ban giám đốc có định điều chuyển cán chuyên trách tổng hợp, báo cáo phục vụ công tác chuyên môn tồn thời gian thay dành 2-4 ngày/1 tháng để tổng hợp số liệu báo cáo, tổng hợp Kế hoạch – tổng hợp: Khơng phải quản lý cơng trình thủ công giấy thông tin dự án thống từ quy trình lập kế hoạch đến quy trình kết thúc dự án Giảm áp lực cơng việc giấy tờ chiếm tới 2-3 /1 ngày làm việc Giúp nâng cao chất lượng quản lý tiến độ cơng trình Việc theo dõi, quản lý tình hình dự án thực trực tiếp phần mềm, cán bộ, nhân viên truy xuất thông tin hồ sơ dự án cơng trình cách thủ cơng Giảm thiểu thời gian tìm kiếm hồ sơ cơng trình Bộ phận hành chính: Giảm số lượng cán chuyên trách báo cáo Do công việc phận đảm nhận Thời gian báo cáo, số liệu báo cáo cập nhật kịp thời phần mềm Cán chuyên môn 1-2 phút để truy xuất liệu theo yêu cầu máy vi tính hệ thống mạng Lan nội có cài đặt phần mềm quản lý dự án PMS Bộ phận kế tốn: Khơng phải nhập lại phiếu tốn cơng trình, chuyển u cầu tốn, cơng việc phần mềm tổng hợp tự động Vì vậy, số liệu tốn thống nhất, đơn vị nhà thầu dự án hoàn thành hạng mục hay có u cầu tốn lần khơng phải đợi phòng chun mơn thực lệnh chuyển toán phần mềm Bộ phận kế tốn có chức kiểm tra, duyệt phiếu toán Nhà thầu đợi 1-2 phút trình duyệt in phiếu tốn Kết xác, giảm thiểu sai sót thao tác thủ cơng tổng hợp lại nhiều lần phiếu tốn cơng trình Ban lãnh đạo: Kiểm tra tình hình thực dự án theo kỳ tháng, năm để có phương án định điều chỉnh phù hợp Phần mềm đáp ứng nhu cầu tương lai gần ban quản lý dự án Giao diện sử dụng phần mềm thân thiện với người sử dụng, dễ dàng thao tác Hệ thống quản lý người dùng chặt chẽ, phân quyền theo chức năng, quyền hạn cụ thể Quy trình sử dụng thực dễ dàng thao tác nhập, chọn kích 35 chuột Giải thích rõ ràng, tránh nhầm lẫn cho người sử dụng 3.2 Những hạn chế - Mất thời gian chi phí để triển khai hệ thống Việc áp dụng phương thức làm việc hoàn toàn tốn chi phí thời gian để hoạt động đơn vị vào ổn định lại Không phải mua phần mềm, cài đặt phần mềm xong mà phải chuyển đổi liệu cũ lên phần mềm cần có thời gian ban đầu để làm quen với thao tác phần mềm - Khó khăn triển khai, thay đổi văn hóa làm việc truyền thống Bởi khơng cá nhân cần thay đổi cách thức làm việc mà quan liên quan Khi người quen với cách thức làm việc truyền thống, việc chuyển đổi sang cách thức thách thức mà khơng phải nhanh chóng thích ứng - Phần mềm khơng có đầy đủ tính đơn vị cần Bởi chủ yếu đơn vị cung cấp phần mềm trọn gói mà doanh nghiệp lại có thức hoạt động khác nên áp dụng phần mềm giống hệt cho tất đơn vị Bên cạnh kết đạt hệ thống thông tin Ban QLDA ĐTXD huyện Yên Định hạn chế yếu như: Đường truyền mạng máy chủ đầu tư sửa chữa thiếu tính đồng bộ, chưa đạt u cầu, khơng phù hợp dẫn đến việc khó truy cập, nghẽn mạng lượng truy cập đông điều kiện thời tiết xấu dẫn đến không đạt hiệu mong đợi ứng đụng Hệ thống thông tin Phần mềm TDOFFICE nhiều bất cập việc tìm kiếm văn hiệu quả, số thời điểm bị lỗi hệ thống khiến cho việc chuyển văn đi, đến gặp khó khăn Thêm vào đó, vai trò cán chuyên trách phụ trách công nghệ thông tin chưa coi trọng tạo nhiều khó khăn việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quết công việc Công tác đảm bảo an ninh mạng yếu nhiều cơng chức, viên chức chưa thực hiểu biết tâm vào vấn đề 3.3 Nguyên nhân: Từ hạn chế, tồn việc ứng dụng HTTT vào việc quản lý điều hành đơn vị, rút nguyên nhân sau đây: 36 - Nhận thức chung, đặc biệt cán lãnh đạo vai trò, tầm quan trọng việc ứng dụng phát triển HTTT, gắn với xu chung trình hội nhập kinh tế quốc tế hạn chế Một số cán quản lý cao tuổi, trình độ tin học thấp, ngại khó, ngại thay đổi, sai lầm cho đầu tư ứng dụng HTTT trang bị thật nhiều máy vi tính mà khơng có đầu tư phần mềm ứng dụng, quy trình làm việc, đào tạo người sử dụng… Chính nhận thức chưa đầy đủ sâu sắc, dẫn tới thiếu chủ động; chưa kết hợp chặt chẽ trình ứng dụng HTTT với cải cách hành Lãnh đạo nhiều cấp, ngành chưa thực coi HTTT phương tiện chủ lực để tắt, đón đầu q trình CNH, HĐH đất nước Chỉ thị số 58-CT/TW Bộ Chính trị - Trình độ, lực đội ngũ cán bộ, kể đội ngũ cán lãnh đạo, cán chuyên trách HTTT đội ngũ người sử dụng máy tính thấp, chưa đủ điều kiện, khả để sẵn sàng tiếp nhận ứng dụng có hiệu HTTT vào lĩnh vực KT-XH Khả tiếp nhận sử dụng hết ứng dụng phần mềm hạn chế - Chưa có đầu tư hướng hạ tầng HTTT, đặc biệt chương trình phần mềm phục vụ cho việc quản lý điều hành đơn vị cho tiện lợi, hiệu phù hợp Ngồi kể đến nhân tố ảnh hưởng như: - Chưa có chế, sách cụ thể thích hợp để khuyến khích, ràng buộc trách nhiệm lợi ích quan hệ thống trị tỉnh việc ứng dụng HTTT sách quan tâm đến cán làm công tác chuyên HTTT -Việc giao lưu, học tập kinh nghiệm chưa diễn Chính ngun nhân hạn chế tác động, ảnh hưởng đến hiệu công tác ứng dụng HTTT quản lý điều hành thời gian qua Các giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin thời Ban QLDA ĐTX huyện Yên Định 4.1 Giải pháp nhân lực Nguồn nhân lực yếu tố thiếu trông hệ thống thông tin muốn hồn thiện hệ thống thơng tin yếu tố cần nghĩ đến nhân lực * Cơ sở đề xuất giải pháp: Nguồn nhân lực yếu tố thiếu trông hệ thống thông tin muốn hồn thiện hệ thống thơng tin yếu tố cần nghĩ đến nhân lực Căn việc phân tích thực trạng tình hình ứng dụng HTTT sử dụng phần phần mềm ứng dụng Chưa xây dựng đội ngũ cán có khả 37 trình độ đáp ứng yêu cầu; chưa xây dựng áp dụng chương trình quản lý điều hành hiệu Việc sử dụng máy dừng mức soạn thảo văn áp dụng số tính năng, tiện ích đơn giản khác khai thác, chia sẻ thông tin mạng, lưu trữ văn bản, gửi thư, quản lý nhân sự… Mối liên hệ qua công việc quản lý điều hành lãnh đạo chuyên viên chưa diễn Giải pháp đưa ra: - Tăng cường đào tạo, tập huấn nâng cao chất lượng nguồn nhân lực công tác ứng dụng tin học quản lý - Tổ chức hội nghị triển khai quan điểm chủ trương hệ thống thông tin - Tăng cường trang bị kiến thức CNTT, kỹ sử dụng CNTT cho đội ngũ cán công chức - Xây dựng đội ngũ chuyên trách cho ứng dụng CNTT hệ thống thông tin - Xây dựng nếp văn hố cơng sở, đại, tiên tiến phù hợp với thời đại công nghệ thông tin 4.2 Giải pháp phần mềm * Cơ sở đề xuất giải pháp: Trong hệ thống thơng tin phần mềm có vai trò then chốt, định đến hiệu hệ thống thông tin Nó định hiệu suất làm việc phù hợp hệ thống thơng tin đầu tư phần mềm việc làm thiếu hồn thiện hệ thống thơng tin Để làm việc số giải pháp đưa là: - Đặt hàng thiết lập phần mềm chuyên ngành lĩnh vực giao để đồng hóa hệ thống liệu từ cấp - Bổ sung phần mềm quản lý tài sản để kiểm kê tài sản dễ dàng, thuận tiện - Phát triển hệ thống thông tin theo hướng tích hợp đồng hóa tăng cường kết nối trao dổi liệu phòng ban Lựa chọn hệ phần mềm quản lý dự án đầu tư xây dựng Sau nghiên cứu tham khảo phần mềm quản lý dự án đầu tư xây dựng có thị trường Việt Nam số đơn vị chuyên nghành nước sử dụng thành công như: - Phần mềm quản lý dự án Faceworks phần mềm quản lý dự án TiT Ưu điểm: Quản lý dự án tổng thể, tập trung nhân viên chủ doanh nghiệp, cắt giảm tối đa quy trình hoạt động thừa, - Phần mềm quản lý dự án Microsoft Office Project hãng Microsoft 38 Ưu điểm: Tổ chức quản lý dự án dựa công cụ hỗ trợ thông minh Cải thiện hiệu suất dự án tối ưu hóa nguồn lực - Phần mềm quản lý dự ánSmart IPM.Net công ty cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Ưu điểm: Giao diện đại, thân thiện cho tất người dùng muốn lập kế hoạch theo dõi kế hoạch quản lý dự án đơn vị - Phần mềm quản lý dự án PMS công ty cổ phần Đông Tây Hội đồng lãnh đạo Ban định chọn phần mềm quản lý dự án PMS Do đáp ứng đầy đủ yêu cầu Bộ Xây Dựng, yêu cầu riêng Ban chi phí giá thành, chuyển giao công nghệ cạnh tranh so với phần mềm quản lý dự án Smart IPM.Net 4.3 Giải pháp phần cứng * Cơ sở đề xuất giải pháp: Bên cạnh giải pháp nguồn nhân lực phần mềm thiếu giải pháp phần cứng hệc thống thơng tin Để hồn thiện hệ thóng thơng tin cần: - Thay số trang thiết bị lỗi thời, lạc hậu - Tiến hành sửa chữa, nâng cấp thiết bị sử dụng được; - Mua mới, đầu tư thêm số thiết bị cần thiết khác phục vụ cho hệ thống thông tin Kiến nghị, đề xuất * Đối với Bộ, Ngành Trung ương - Cần có sách riêng việc hồn thiện hệ thống thơng tin quan quản lý Nhà nước - Bố trí nguồn ngân sách để đầu tư trang thiết bị, phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin; * Đối với UBND tỉnh Thanh Hóa: - Tăng cường tổ chức lớp tạp huấn nâng cao lực ứng dụng công nghệ thông tin cho cán công chức, viên chức địa bàn toàn tỉnh; - Bố trí ngân sách từ nguồn ngân sách địa phương để đầu tư cho việc nâng cấp, hoàn thiện hệ thống thông tin./ 39 C KẾT LUẬN Với bùng nổ công nghệ thông tin ngày làm cho hệ thống thông tin ngày đa dạng, xuất nhiều thông tin với nhũng giá trị mà chúng mang lại Những thơng tin góp phần làm cho q trình định xác Tuy nhiên mức độ phức tạp việc định lại cao trước đa dạng thơng tin, mặt khác có nhiều phương án để lựa chọn việc định đòi hỏi nhà quản lý phải có trình độ cao để lựa chọn phương án phù hợp với mục tiêu Đối với dự án đầu tư nắm bắt thông tin điều cốt yếu quan trọng Để dự án thành cơng, chun gia cán chuyên môn phải làm cho dự án đầu tư thích ứng kịp thời với quy hoạch tương lai để đón bắt nhũng xu huớng Và điều kiện then chốt đảm bảo cho thành công nguồn thơng tin có giá trị Đối với nhà nước, kinh tế nước ta ngày hội nhập với kinh tế giới dự án mang tầm quốc tế, có nguồn vốn lớn từ nhiều nguồn khác nhau, nhà nước phải nắm bắt đựơc thông tin quốc tế thông tin quỹ đầu tư ODA, thông tin quy định đầu tư dự án Khi nhà quản lý nắm thông tin thị truờng biến động giới cần phổ biến thông tin hỗ trợ cho chủ dự án làm ăn với dự án đầu tư từ quốc tế Như trình bày, ban quản lý dự án thành phần quan trọng dự án xây dựng, cá nhân tổ chức chủ đầu tư thành lập, có nhiệm vụ điều hành, quản lý dự án suốt trình thực dự án Các thành phần Ban QLDA thay đổi qua giai đoạn khác dự án, nhiên ln có người lãnh đạo chịu trách nhiệm chính, Giám đốc dự án (Project Manager), hay Giám đốc điều hành dự án, hay Người quản lý dự án Ðây phải người có trình độ học vấn kinh nghiệm lĩnh vực quản lý, có lĩnh cá nhân vững vàng, kỹ lãnh đạo, kỹ làm việc theo nhóm, phải biết ngoại ngữ trường hợp dự án có hợp tác với đối tác nước ngồi Giám đốc điều hành dự án Kiến trúc sư, Kỹ sư xây dựng, hay chuyên gia kinh tế xây dựng Giám đốc dự án người hiểu rõ chủ trương, ý đồ chủ đầu tư, đồng thời hiểu cặn kẽ khía cạnh dự án Từ truyền đạt lại cho thành viên khác phải đưa định xác, hợp lý khách quan trình quản lý, nhằm đạt mục tiêu dự án đề Giám đốc dự án hoạt động liên tục suốt trình dự án, từ nghiên cứu lập báo 40 cáo dự án đến giai đoạn thiết kế, giai đoạn đấu thầu, giai đoạn thi công xây dựng cuối giai đoạn nghiệm thu bàn giao cơng trình Bản thân ban QLDA chủ thể quản lý với đối tượng quản lý dự án đầu tư, định quản lý ban QLDA có ảnh hưởng với quy mơ lớn Vì trước đề sách, chương trình… Ban QLDA phải có thơng tin xác đầy đủ tổng thể dự án để sách kịp thời phù hợp với tình hình cụ thể 41