Thủ Thuật OFFICE

thủ thuật OFFICE XP (2001) Mở file theo nhiều kiểu Trong những phần mềm của Office XP như Word và Excel thường trong cửa sổ Open File, ngay nút Open nếu bạn bấm nút mũi tên gần đó sẽ thấy có một menu hiện ra cho bạn các chức năng để mở tập tin như: Open Read Only: Mở tập tin ra để xem chứ không chỉnh sửa nội dung được. Open as Copy: Mở một bản sao của tập tin. Open in Browser: Cho phép mở tập tin đó bằng trình duyệt. Open and Repair: Nếu như tập tin đó có lỗi thì dùng chức năng này để sửa lỗi (nếu có thể) trước khi mở tập tin. Tạo shortcut đến một đoạn trong tài liệu Word Khi bạn muốn mở tài liệu quá dài và di chuyển nhanh đến đoạn bạn cần, bạn có thể tạo một shortcut đến đoạn văn đó trên Desktop của Windows bằng cách tô đen để chọn đoạn văn bản này rồi nhấn nút Copy trên thanh công cụ, di chuyển chuột ra màn hình Desktop, bấm chuột phải và chọn mục Paste Shortcut. Lúc này bạn chỉ cần bấm đúp vào shortcut vừa tạo là Word sẽ mở ra cho bạn ngay đoạn văn bạn cần. Canh lề nhanh cho đoạn văn (Word XP) Bạn có thể canh lề trước khi nhập nội dung một đoạn văn bản mới một cách nhanh nhất là trên dòng trống của văn bản, nếu bạn muốn canh lề trái bạn bấm đúp chuột ngay vị trí bên trái của tài liệu, hoặc nếu bạn bấm đúp chuột vào vị trí chính giữa dòng của tài liệu Word sẽ canh giữa cho bạn và canh lề phải thì bạn bấm đúp chuột bên lề phải của dòng. Nếu bạn bấm đúp chuột lưng chừng của dòng, Word sẽ tạo ra một tab ngay vị trí bạn vừa bấm. Mở một tài liệu trong nhiều cửa sổ Khi tài liệu của bạn quá dài và bạn muốn mở tài liệu của bạn nằm trong nhiều cửa sổ khác nhau thì sau khi mở tài liệu của bạn ra rồi, bạn chọn menu Windows chọn mục New Window, tài liệu của bạn sẽ mở ra trong cửa sổ thứ nhì, tương tự nếu bạn muốn mở thêm nhiều nữa thì tùy bạn. Mọi thay đổi trên một cửa sổ sẽ được cập nhật lên các cửa sổ khác cho bạn. Lặp lại một ký tự trước đó Nếu bạn muốn gõ lặp lại một hay nhiều ký tự trước đó đã gõ bạn có thể sử dụng phím F4 để thực hiện việc này. Kéo thả tập tin để in Nếu bạn muốn in cùng một lúc nhiều tập tin, khi bạn mở cửa sổ chứa những tập tin đó trong cửa sổ Windows, rồi nhấn chuột để chọn và nắm kéo những tập tin này lên biểu tượng máy in bạn đang sử dụng trong cửa sổ Printer rồi thả chuột và trả lời Yes cho thông báo, các tập tin sẽ lần lượt được in ra cho bạn. Mở nhanh cửa sổ Format Cell (Excel) Để mở nhanh cửa sổ Format Cell, thay vì bạn chọn menu Format – Cells thì bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 hộp thoại sẽ xuất hiện cho bạn. Bấm đúp chuột để thay đổi Bullet and Numbering Khi bạn thường dùng Bullet và Numbering ở đầu dòng, bạn có thể thay đổi chúng nhanh chóng và dễ dàng bằng cách để con trỏ chuột vào ngay phần Bullet hay Numbering rồi bấm đúp chuột, cửa sổ Format chức năng này sẽ mở ra cho bạn. Trộn thư từ Task Pane Bạn thường sử dụng chức năng trộn thư thì nay bạn có thể sử dụng chức năng này ngay trên Task Pane bằng cách chọn menu View/Task Pane (nếu chưa hiển thị). Bấm nút mũi tên góc trái bên trên của Task Pane để chọn mục Mail Merge rồi từ đó bạn tiến hành làm việc theo chế độ Wizard của chức năng này. Lưu lại cấu hình cho Office XP Thật là mất thời gian nếu như bạn phải cài đặt lại bộ phần mềm Office XP khi bị sự cố. Tất cả những gì lâu nay bạn làm việc như là những thông số thiết lập trong chức năng Options của menu Tools, những tùy biến của thanh công cụ mà menu thể hiện theo ý riêng làm việc của bạn, những template, kiểu định dạng mặc định cho tập tin, Autocorrect list . đều bị mất sạch. Để lưu lại những thông tin trên bạn làm như sau: Sao lưu: Trước tiên bạn đóng tất cả những chương trình nằm trong bộ Office XP lại rồi chọn menu Start/Programs/Microsoft Office Tools/Save My Settings Wizard. Màn hình Wizard xuất hiện, bạn nhấn Next, chọn mục Save the settings from this machine rồi nhấn Next. Chọn mục Save the settings to a file rồi nhập tên đường dẫn và tên tập tin OPS cần lưu vào ô trống, có thể nhấn nút Browse để chọn rồi nhấn Finish. Phục hồi: Khi cần phục hồi những thông tin trên thì chọn menu Start/Programs/Microsoft Office Tools/Save My Settings Wizard. Màn hình Wizard xuất hiện, bạn nhấn Next, chọn mục Restore previously saved settings to this machine rồi nhấn Next. Chọn Restore the settings from a file rồi nhấn tên đường dẫn và tập tin OPS đã lưu trước đó và nhấn Finish. Bản sao lưu này bạn có thể sao chép và Restore trên nhiều máy khác nhau để sử dụng nếu muốn những máy đó có cùng chung những thông số thiết lập khi làm việc. Tìm ảnh động trực tuyến Nếu bạn cần những hình ảnh động để chèn vào tài liệu của mình thì bạn có thể vào trang web của microsoft http://dgl.microsoft.com để tìm. Trong trang này, bạn nhập những chủ đề về hình ảnh mà bạn cần trong mục Search For, trong mục Result should be bạn chọn mục Motion rồi bấm nút Go. Sửa lỗi hiển thị nội dung trong Word XP Trong một số trường hợp, những tài liệu đã soạn trong các phiên bản trước của Word khi mở bằng Word XP, nội dung hiển thị sẽ không còn chính xác nữa. Đó là do Word XP đã hỗ trợ và sử dụng chuẩn Unicode. Để sửa được lỗi này, bạn mở tài liệu đó ra rồi chọn menu Tools/Fix Broken text, trong hộp thoại xuất hiện, bạn bấm chọn ngôn ngữ thích hợp cho tài liệu rồi nhấn OK. Tạo Macro để hiển thị số từ, số ký tự và số đoạn có trong tài liệu Thay vì để xem những thông tin này bạn có thể dùng chức năng Word Count để dễ dàng biết được, nhưng có một cách khác nhanh hơn. Trước tiên bạn sẽ tạo ra một Macro để lấy giá trị này ra rồi gán nó lên thanh tiêu đề của cửa sổ tài liệu Word như sau: Chọn menu Tools/Macro/Macros, trong hộp thoại, bạn chọn mục Normal.dot (global template). Trong mục Macros in, nhập tên Macro vào mục Macro Name là ShowDocStats và nhấn Create. Trong cửa sổ mới xuất hiện nữa, bạn sẽ thấy có đoạn code. Bây giờ, bạn chèn vào giữa hai dòng code này nội dung như sau: Sau đó nhấn nút Save và đóng cửa sổ code lại, quay về màn hình Word ban đầu, bấm chuột phải lên thanh công cụ bất kỳ, chọn mục Customize, chọn tab Commands. Chọn tiếp mục Macros trong danh sách Category, bạn sẽ thấy tên Macro vừa tạo hiển thị trong phần Command, bạn bấm chuột và kéo nó ra thanh công cụ rồi thả chuột, sau đó, bấm chuột phải lên nút vừa thả ra, chọn mục Change Button image và chọn hình bạn thích sau đó bấm chuột phải lần nữa lên nút này và chọn tiếp mục Text only (in menu) rồi đóng các cửa sổ lại. Bây giờ khi bạn muốn biết thông tin về số từ, ký tự có trong tài liệu hiện hành đang mở thì chỉ cần nhấn nút này là xong. Lưu ý là mỗi lần bạn chỉnh sửa trong tài liệu thì số liệu trên sẽ thay đổi và bạn phải bấm lại nút đó để hiển thị số liệu chính xác hơn. (Bạn có thể liên hệ với tòa soạn theo địa chỉ e-mail IT@nld.com.vn để chép đoạn code trên nếu như bạn không rành về lĩnh vực này hoặc gặp lỗi trong quá trình thao tác). Chúc bạn thành công!!! . thủ thuật OFFICE XP (2001) Mở file theo nhiều kiểu Trong những phần mềm của Office XP như Word và Excel thường trong. của chức năng này. Lưu lại cấu hình cho Office XP Thật là mất thời gian nếu như bạn phải cài đặt lại bộ phần mềm Office XP khi bị sự cố. Tất cả những gì