Mẹo sử dụng PowerPoint chuyên nghiệp

Mẹo sử dụng PowerPoint chuyên nghiệp VnEtips - Phần mềm PowerPoint của hãng Microsoft đã rất phổ biến với người dùng Việt Nam. Đặc biệt với những người hay phải thuyết trình, giảng dạy bằng PowerPoint. Dưới đây VnEtips giới thiệu các mẹo giúp bạn sử dụng chuyên nghiệp Microsoft PowerPoint 2003. 1. Sử dụng các mẫu PowerPoint sẵn có của Microsoft để tận dụng các thiết kế chuyên nghiệp (Microsoft PowerPoint templates). Các mẫu thiết kế sẵn này ngoài việc có các trang trí đồ họa chuyên nghiệp, nó đã được định nghĩa các font chữ, căn lề, số trang, ngày tháng,…. Cách chọn các template này như sau: Từ menu của Microsoft PowerPoint 2003 Chọn Format > Slide Design… Bên phía tay phải của Microsoft PowerPoint 2003 sẽ xuất hiện các mẫu thiết kế sẵn và bạn có thể chọn bất kỳ mẫu nào hợp với nội dung trình bày của bạn. Phía dưới cùng của các template này có 2 ô vuông đặc biệt sau (xem hình). - Additional Design Templates: Đây là chức năng cho phép bạn thêm các template vào thư viện template sẵn có của PowerPoint. Các template này bạn có thể có từ nguồn download trên mạng internet hoặc copy từ máy tính khác. - Design Templates on Microsoft Office Online:Chức năng này cho phép bạn tìm và lấy thêm các mẫu PowerPoint nữa trên website của Microsoft. Sau khi chọn được một template nào đó để dùng rồi, bạn vẫn có thể chỉnh sửa nó cho hoàn toàn thích hợp với yêu cầu của mình. Cách làm như sau: Từ menu của Microsoft PowerPoint 2003 Chọn View-> Master-> Slide Master. Lúc này PowerPoint sẽ hiện ra các thiết kế gốc của template. Từ đây bạn có thể chỉnh sửa mọi thứ trong template này và khi kết thúc, bạn ấn nút Close Master View trên thanh Slide Master View. Kết quả chỉnh sửa này sẽ được áp dụng cho tất cả các slide hiện có các cho các Slide tạo mới. 2. Sử dụng các hiệu ứng hoạt hình (Animation). Một bài thuyết trình tốt ngoài việc có các hình ảnh minh họa trực quan thì việc mô tả các quy trình bằng các chuyển động, âm thanh, kỹ xảo hình ảnh (được gọi chung là Animation) cũng có tác dụng tốt cho người xem. Để thiết lập một đối tượng trong Silde của bạn có thể chuyển động hoạt hình theo ý muốn. Bạn trỏ phải vào đối tượng đó Chọn Custom Animation Bên tay phải màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại để bạn có thể thêm các hiệu ứng hoạt hình cho đối tượng này. Ấn nút Add Effect Chọn các hiệu ứng (Nhấp nháy, bay từ trái sang phải, rơi từ trên xuống dưới,…). 3. Lưu các font chữ sử dụng trong Slide của bạn đi theo file PowerPoint. Việc này rất hữu ích khi Slide của bạn có soạn thảo bằng các font chữ không phổ biến (TCVN, VNI, font thư pháp,…), nó giúp bạn khi mang file PowerPoint này đến một máy tính khác trình diễn mà máy này không có các font đó Slide của bạn vẫn hiển thị được nội dung như mong muốn. Cách làm: Khi soạn thảo Slide xong, trên menu File của PowerPoint Chọn Save as Tại hộp thoại Save as, chọn Tools (bên tay phải, phía trên cùng) Chọn Save Option… Hộp thoại mới mở ra và phía dưới cùng có lựa chọn Embed Truetype fonts. Sau khi lựa chọn ô này, bạn tiếp tục chọn một trong hai lựa chọn phía dưới: - Embeb characters in use only (best for reducing file size): Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các font cần để hiển thị Slide cho bạn, nhưng người dùng không soạn thảo, thay đổi các chữ có sử dụng các font đặc biệt này được. Ngược lại nó giúp kích cỡ file PowerPoint nhỏ gọn. - Embeb all characters (best for editing by others): Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các font cần để hiển thị Slide cho bạn và cho phép người dùng có thể soạn thảo, thay đổi các chữ có sử dụng các font chữ này. Ngược lại nó làm kích cỡ file PowerPoint lớn lên khá nhiều. 4. Chèn các đoạn video, ảnh,… vào Slide. Nếu bạn muốn trình diễn một đoạn video trong bài thuyết trình của mình thì nên làm theo cách sau: Từ menu Insert của PowerPoint Chọn Movies and Sounds Chọn Movie from file Từ đây bạn có thể chọn file video nào bạn muốn chèn vào Slide. Cách chèn ảnh, âm thanh vào Slide tương tự như trên. 5. Chèn Video Clip hay Flash vào trong Power Point Bước 1: Bấm vào menu View -> Toolbars, chọn Control Toolbox, thanh công vụ Control Toolbox xuất hiện, bạn hãy bấm vào biểu tượng More Controls và chọn Windows Media Player (nếu muốn chèn videoclip) hay Shockwave Flash Object nếu muốn chèn Flash. Bước 2: Khi nhắp chọn một trong hai tuỳ chọn trên thì lúc này con trỏ chuột của bạn sẽ biến thành dấu cộng, bạn hãy di chuyển con chuột lên vị trí hiển thị thích hợp và sau đó kéo chuột tạo khung hiển thị trên Slide. Sau khi đã điều chỉnh kích thước và vị trí thích hợp của khung hiển thị theo ý muốn trên Slide, bạn nhắp chọn và nhấn chuột vào nó, trong menu ngữ cảnh vừa xuất hiện hãy chọn Properties và trong hộp thoại Properties này bạn hãy điền đường dẫn tương ứng đến file minh hoạ trong ổ cứng của bạn vào URL (Chèn video clip) hay Movie (chèn Flash), ngoài ra cũng trong hộp thoại này bạn cũng có thể điều chỉnh lại các thông số cho thích hợp về khung hiển thị trên Slide show của bạn. Sau đó bạn hãy đóng hộp thoại lại và nhấn F5 để xem kết quả thế nào. Lưu ý: Khi chạy chế độ slide show mà không hiển thị video clip (Flash) thì bạn cần kiểm tra lại đường dẫn đến file minh hoạ. 6. Sử dụng các phím tắt một cách hữu dụng. • Chuyển đổi chữ hoa chữ thường nhanh: Bôi đen những ký tự cần chuyển đổi và nhấn đồng thời Shift+F3 • Tắt màn hình trình diễn tạm thời: Ấn phím B Màn hình đen: Ấn lại phím B Màn hình trở về bình thường. Tương tự ấn phím W Màn hình trắng: Ấn lại phím W Màn hình trở về bình thường. • Ấn phím F5 để bắt đầu trình diễn Slide. Muốn trình diễn Slide hiện tại, ấn đồng thời Shift+F5 • Để quay về Slide đầu tiên: Ấn 1 + Enter • Để nhảy tới Slide nào đó: Ấn số slide cần nhảy tới + Enter >> Các phím tắt hữu ích khi trình chiếu bằng PowerPoint Việc dùng các phím tắt một cách nhuần nhuyễn sẽ làm cho thao tác nhanh, gọn. Điều này giúp cử tọa tập trung chú ý và các slide thuyết trình mà không bị phân tâm. Hiệu quả của bài thuyết trình sẽ đạt tối đa. • Dùng phím Space, phím N, phím mũi tên phải, phím mũi tên xuống, phím Enter, phím Page Down hay bấm chuột để sang trang tiếp theo. • Dùng phím Back Space, phím P, phím mũi tên đi lên, phím mũi tên trái hoặc phím Page Up để trở về trang trước. • Nhập số thứ tự sau đó bấm Enter để trở về trang mang số đó • Phím B hoặc phím dấu chấm (.) để làm đen màn hình hoặc trở lại màn hình trình chiếu sau khi giải lao. Phím W hoặc phím dấu phảy (,) để làm trắng màn hình hoặc trở lại màn hình trình chiếu. • Phím A hoặc = để ẩn hoặc hiện con trỏ • Phím S hoặc + để bật/tắt chế độ tự động trình diễn • Phím Esc hoặc Ctrl+Break hoặc phím - để dừng việc trình chiếu • Phím Ctrl+P thay đổi con trỏ thành cây bút đỏ, bạn có thể dùng nó để đánh dấu, sửa lại bài báo cáo nếu có sai, lỗi, hoặc nếu bạn muốn ghi chú gì đó. • Phím E để có thể xóa những gì mà bạn vẽ • Phím H để đến trang ẩn • Phím Ctrl+A thay đổi con trỏ thành hình mũi tên như bình thường • Phim Ctrl+H dấu con trỏ chuột vào nút định hướng trong quá trình trình chiếu • Phím Ctrl+U dấu con trỏ chuột và nút định hướng sau 7 giây • Bấm chuột phải để hiện trình tự chọn • Bấm giữ cả hai nút chuột trái và phải trong hai giây để trở về trang đầu (www.VnEtips.com theo tinhoc365) . giảng dạy bằng PowerPoint. Dưới đây VnEtips giới thiệu các mẹo giúp bạn sử dụng chuyên nghiệp Microsoft PowerPoint 2003. 1. Sử dụng các mẫu PowerPoint sẵn. Mẹo sử dụng PowerPoint chuyên nghiệp VnEtips - Phần mềm PowerPoint của hãng Microsoft đã rất phổ biến với