HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Phân tích chi ti t Ch GIAI ng III N PHÂN TÍCH CHI TI T III.1 M c tiêu, n i dung công vi c s n ph m c a phân tích chi ti t Sau nghiên c u báo cáo ánh giá yêu c u tham d bu i thuy t trình b o v d án s b giai n ánh giá yêu c u phân tích viên trình bày, nhà qu n lý se m t quy t nh phe t hay hu b d án N u d án c phê t ti p t c gia n phân tích chi ti t s c tri n khai Các khâu c a m t trình phân tích nh sau: Chi ti t hóa n Hi u rõ h th ng Tìm nguyên nhân Xác nh m c tiêu gi i quy t xu t gi i pháp Phân tích h th ng c phát bi u m t cách khác nh : Th c tr ng gi i pháp (Current Situation and Solution), V n gi i pháp (Problems and Solutions) d hi u có th hình dung t q trình phân tích chi ti t gi ng nh q trình khám, xét nghi m tìm phác u tr c a bác s Có b nh -> Khám Làm xét nghi m tr -> Xác nh phác u tr Chi ti t t iv it pháp c hi u rõ -> Ch n ốn tìm b nh - t m c tiêu ch a hóa v n : Chia nh v n thành v n nh xem xét k t c u gi a chúng v i ng th v n c nhà qu n lý xu t Xem xét m ng t ng h u qu c a v n ch c T m quy mô c a h u qu s góp ph n quy t nh t i quy t tâm, chi phí cho gi i xu t Hi u rõ h th ng: Tìm hi u sâu s c h th ng B t u nghiên c u t chung n riêng riêng quay v hi u thêm l i chung Ch có th hi u h t chung m i hi u h t riêng ch có th hi u h t riêng m i hi u h t c chung Hi u t c có th trình bày v h th ng d i nhi u góc khác D i giác h th ng ph i hi u rõ nh ng y u t c u thành s v n ng tác ng liên k t v i gi a thành t th c hi n m c tiêu hay ch c n ng c a h th ng Ph i nhìn th y h th ng mơi tr ng c a nó, ph i nhìn rõ nh lòng bàn tay Nhìn rõ nh ng u khơng bình th ng ho c nh ng y u t ng khâu t ng v trí Q trình tìm hi u h th ng có th g i nghiên c u h th ng Các ph ng pháp nghiên c u, mô hình khác dùng th hi n h th ng s c s d ng nhi u giai n K t qu nghiên c u ph i a c b c tranh nhi u v v h th ng cho nhà qu n lý, nhà phân tích ng i d ng hi u c Gi ng nh y h c bác s ch a b nh V n h th ng c coi nh tri u ch ng khơng bình th ng c a ng i b nh Sau xem xét tri u ch ng bác s b t u khám nghi m, làm xét nghi m rõ tình hình b nh nhân Khâu rât quan tr ng chi m nhi u th i gian, s ng nhi u lo i thi t b khác trình bày k t qu xét nghi m khác Tìm nguyên nhân: Sau hi u rõ h th ng nh ng thành viên nhóm phân tích ph i tìm c ngun nhân dích th c c a v n Có th có nhi u nguyên nhân cho m i v n , ó c n phân lo i cho rõ nguyên thu c v qu n lý, nguyên nhân thu c v t ch c, nguyên nhân thu c v h th ng thông tin Vi c xác nh nguyên nhân v a mang tính k thu t v a mang tính khoa c Vi c ch nguyên nhân c a m t v n c n ph i có ki n th c c a k n ng gi quy t v n ( Problem Solving) Phát tri n HTTT qu n lý Trang H KTQD t m c tiêu gi quy t v n : Nhà qu n lý luôn mu n gi i quy t tri t v n c t ra, c gi i quy t 100% v n Tuy nhiên th c t c mu n ó nhi u không th th c hi n c V y gi i quy t c ph n tr m h p lý có th th c thi c? xu t gi i pháp: xu t gi i pháp khâu cu i c a b t k m t phân tích Ngh a sau bi t v n , tìm c nguyên phai a c bi n pháp khác ph c Gi i pháp c a cho v n qu n lý bao g m c quy t sách qu n lý quy t sách i v i HTTT qu n lý Nhà qu n lý ph i nh n c ngh ph i làm i v i HTTT góp ph n khác ph c v n ã c t qu nh nh thi m quan tr ng c a giai n phân tích chi ti t có ý ngh a s ng i v i i phát tri n m t HTTT n lý James Mckeen ã làm rõ u ó qua nh n xét: “Nh ng ng i có thành cơng nh t, ngh a ng ng i tôn tr ng nh t ràng bu c v tài chính, v th i gian c ng i s d ng hài lòng t, c ng nh ng ng i ã dành nhi u th i gian nh t cho nh ng ho t ng phân tích chi ti t t k lơ gíc” c ích c a giai n phân tích chi ti t a c ch n oán v h th ng ang t n t i ngh a xác nh c nh ng v n c ng nh nguyên nhân c a chúng, xác nh c c tiêu c n t c c a h th ng m i xu t c y u t gi i pháp cho phép t c c tiêu làm u ó phân tích viên ph i có m t hi u bi t sâu s c v mơi tr ng ó h th ng phát tri n hi u th u áo ho t ng c a h th ng III.2 Các ph ng pháp thu th p thông tin 2.1 Ph ng v n Ph ng v n (Interview) g p tr c ti p ng i c ph ng v n, t câu h i ghi chép l i câu tr l i ây ph ng pháp thu th p thông tin c l c nh t dùng cho h u h t d án phát tri n HTTT Ph ng v n cho phép thu c nh ng thông tin khái quát v h th ng, nh ng thông tin không c ghi v n b n c a t ch c, c bi t m c tiêu nh ng v n gay c n c a t ch c Ph ng v n th ng c th c theo b c sau: c 1: Chu n b ph ng v n c chu n b ph ng v n s th c hiên công vi c sau: + L p danh sách nh ng ng nh ng ng i c ph ng v n s (TOP - DOWN) i c ph ng v n l p l ch cho nh ng cu c ph ng v n Th ng c l a ch n d a s t ch c c a công ty t c p cao xu ng + Tìm hi u m t s thông tin v ng + Xác Trang c ph ng v n (trách nhi m, thái , tu i nh cách th c ph ng v n (phi c u trúc hay có c u trúc) + G i tr +L p i c nh ng v n c yêu c u (thông tin vào/ ra, l u tr , m u bi u, x lý ) ng n i dung chi ti t cho ph ng v n theo m u ví d sau: Khoa Tin h c Kinh t i ) Phân tích chi ti t + t l ch làm vi c (t t nh t bu i sáng, th i gian t 90 phút + Ph n gi ) ng ti n ghi chép ký pháp gi y kh l n theo m u d i ây c 2: Ti n hành ph ng v n + Nhóm ph ng v n g m ng i Cán b ph ng v n d n d t ph ng v n, l u Cán b ph ng v n ph thu th p m u v t mang tin, b sung ho c làm rõ ý + Thái l ch s , úng gi Tinh th n khách quan Không Phát tri n HTTT qu n lý Trang c ghi gi y c t o c m giác "thanh tra" H KTQD + Nh n n i, ch m nghe M m d o c i m Có th dùng máy ghi âm nh ng ph i a ng i c ph ng v n c phép c 3: T ng h p k t qu ph ng v n ây khâu r t quan tr ng c a ph ng v n T ng h p ph ng v n th ng bu i ph ng v n, vòng 48 gi Các cơng vi c c a b c bao g m c th c hi n sau + L p b ng t ng h p tài li u g m c t : s hi u tài li u, mô t v tài li u nhi m v x lý s ng tài li u ó + L p b ng t ng h p nhi m v x lý g m c t: s hi u nhi m v x lý, mô t v nhi m v x lý, trí cơng tác th c hi n x lý, t n su t kh i l ng x lý, tài li u s d ng cho x lý, tài li u c a lý + B sung vào mơ hình mơ t h th ng + T ng h p thông tin thu nh ng u b t h p lý c n làm rõ c K t h p v i thông tin t cu c ph ng v n khác phát hi n 2.2 Nghiên c u tài li u Nghiên c u tài li u v i ph ng v n ph ng pháp acs l c nh t cho vi c thu th p thông tin qu n lý Nghiên c u tài li u cho phép nghiên c u k t m v nhi u khía c nh c a t ch c nh : L ch hình thành phát tri n c a t ch c, tình hình tài chính, tiêu chu n nh m c, c u trúc th c, vai trò nhi m v c a thành viên, n i dung hình d ng c a thông tin vào/ ra… Thông tin gi y t ph n ánh kh , hi n t i t ng lai c a t ch c n nghiên c u k v n b n sau: - Các v n b n v th t c quy trình làm vi c c a cá nhân ho c m t nhóm cơng tác - Các phi u m u s d ng ho t - Các lo i báo cáo, b ng bi u h th ng thơng tin hi n có sinh 2.3 S d ng phi u ng c a t ch c u tra Khi c n ph i l y thông tin t m t s l ng l n i t ng m t ph m vi a lý r ng dùng t i phi u u tra Yêu c u câu h i phi u ph i rõ ràng, hi u nh Phi u ghi theo cách th c d t ng h p Có th ch n - Ch n nh ng it it ng g i phi u u tra theo m t s cách th c c b n sau: ng có thi n chí, tích c c tr l i - Ch n nhóm ng u nhiên danh sách Ví d - Ch n m u có m c ích Ch ng h n ch ch n nh ng i t ng ph i có t n m cơng tác tr lên - Phân thành nhóm (lãnh nhóm ó o, qu n lý, ng it ng tho mãn m t u ki n ó i s d ng, ph c v ) r i ch n ng u nhiên t Th ng phi u u tra c thi t k gi y, nhiên c ng có th dùng qua n tho i, a , hình n i m ng, trang WEB ng Phi u u tra c n ph i c phát th sau ó hi u ch nh l i i dung hình th c câu h i Trên phi u di u nên ch a ch y u câu h i óng (Closed Ended) có t s câu h i m (Opened Ended) m b o t l phi u thu v cao có ch t l ng ng i g i phi u ph i c p c a i t ng nh n phi u 2.4 Quan sát Trang Khoa Tin h c Kinh t Phân tích chi ti t Khi phân tích viên mu n nhìn th y nh ng khơng th hi n tài li u ho c qua ph ng v n nh tài li u âu, a cho ai, b ng n kéo, có s p x p ho c không s p x p, l u tr có khố ho c khơng khố Quan sát s có g p khó kh n ng i b quan sát khơng th c hi n gi ng nh ngày th ng Ngoài vi c l a ch n cơng c , phân tích viên ph i xác nh ngu n thông tin Nh ng ngu n dùng giai n ánh giá yêu c u ng nhiên v n c xem xét ây Tuy nhiên c n ph i i sâu h n Ph i ph ng v n nhân viên ch u trách nhi m v ho t ng x lý d li u khác g p nh ng ng i qu n lý h Khi ph ng v n câu h i c n ph i xác h n phân tích viên ph i hi u chi ti t C n l u ý n vai trò quan tr ng c a ng i s d ng l i th có h tham gia vào i ng phân tích uý Có m t s ph ng pháp hi n i n a JAD (Joint Application Design); Ph ng v n nhóm; GSS (Group Support System); CASE tools nguyên m u (Prototype) H c viên có th tham kh o thêm tài li u thi t k l p trình III.3 Xây d ng b ng mã hi u có m t h i t ng S d dùng r ng kh p p ngành, c p th ng thông t t b t bu c nhà qu n lý ph i xây d ng b ng mã hi u qu n lý ng b ng mã qu n lý i t ng th i i thông tin r t ph bi n c m i c p c a t ch c kinh t xã h i Có nh ng b mã c p qu c t , c p qu c gia, nv c s Vi c s d ng mã cho Nh n di n it it ng có nh ng l i ích c b n sau: ng nhanh h n xác h n Trong m t t p h p có nhi u i t ng n u s d ng tên th t xác nh có nhi u kh n ng nh m n tên c a i t ng có th trùng nhau, ho c có nhi u tên ho c tên b vi t không xác Ch ng h n t p tin v hàng hoá, n u m i m t hàng c nh n di n ch b i tên s có kh ng x y s nh m l n có th có nhi u hàng hố trùng tên ho c có nhi u tên ho c tên vi t khơng xác tên hàng Do ó c n ph i gán cho m i hàng hố m t thu c tính nh danh, g i m nh danh mang tính nh t, m t s ch ng h n Ghi chép thơng tin v it ng nhanh chóng h n d ng giá tr th c t c a tên, c a thu c tính th ng làm t n th i gian c a ng i nh p li u Ch ng n m t tên công ty th ng r t dài , khó nh khó vi t v y s làm ch m vi c nh p m i l n làm vi c v i tên cơng ty ó N u c nh p vào qua m t s ký hi u ng n g n (mã hi u), r i truy tìm ng mã hoá l y tên y c a cơng ty s nhanh h n xác Nh n di n nhóm it ng nhanh h n Vi c s d ng mã có kèm kí hi u phân c p phân l p giúp ng i x lý tin có th l c nhóm i t ng c n thi t nhanh chóng h n Ch ng h n m t t p tên khách hàng ta mu n làm vi c v i nh ng khách hàng thu c t nh, thành ph khác N u mã hoá có bao hàm nh ng ký hi u th hi n khía c nh phân nhóm tr c nh v y v y làm vi c v i chúng s r t d dàng nhanh chóng 3.1 Mã hi u mã hóa Mã hi u c a m t i t ng qu n lý c xem m t bi u di n theo quy ng n g n thay cho tên ho c thu c c a i t ng Ví d - Mã hi u khách hàng KH003 thay cho tên th c "Công ty TNHH TXX " Phát tri n HTTT qu n lý Trang c, thông th ng H KTQD - Ghi chép USD bao gi c ng ng n h n “United States Dollar” Mã s 2B 4376 không th s xe máy t u b ng ch s u quy nh ng ký t ng ký Thành ph Hà N i s xe máy Hà N i nh mã s có ký t u tiên cho hàng th c ph m, cho may m c, cho u tiên nh v y nói v c tính c a hàng hố Bên c nh nh ng thu c tính nh danh theo ngôn ng t nhiên ng i ta th tính nh n di n m i g m m t dãy ký hi u, ch y u nh ng ch ch s , mang tính c l n ng t o nh ng thu c c gán cho m t ý ngh a Ví d - Trong n sinh i h c ng Qu n Ba ình, TP Hà N i" i ta dùng thay cho gi i tính Nam, thay cho N , 1A01 cho " Mã hóa c xem vi c xây d ng m t t p h p nh ng hàm th c mang tính quy c gán cho t p p m t ý ngh a b ng cách cho liên h v i t p h p nh ng i t ng c n bi u di n Mã hoá m t công vi c c a nhà qu n lý c a thi t k viên h th ng thơng tin Có th coi ây vi c thay th thông tin d ng “t nhiên” thành m t dãy ký hi u thích ng v i m c tiêu c a ng i s ng M c tiêu ó có th nh n di n nhanh chóng, khơng nh m l n, ti t ki m không gian l u tr th i gian x lý, th c hi n nh ng phép ki m tra lơ gíc hình th c ho c th hi n vài c tính c a i ng 3.2 Các ph ng pháp mã hoá c b n Trong th c t ng Ph i ta th ng dùng m t s ph ng pháp mã hoá nh sau: ng pháp mã hoá phân c p Nguyên t c t o l p b mã r t n gi n Ng i ta phân c p i t ng t xu ng Và mã s c xây d ng t trái qua ph i ch s c kéo dài v phía bên ph i th hi n chi ti t s phân p sâu h n Ví d th ng tài kho n k toán Vi t nam m t b mã c p Nhóm ch s th hai ti p theo cho ti u kho n nhóm ch s cu i cho ti t kho n u cho tài kho n, nhóm thi t l p mã phân c p c n ph i xác nh có c p m i c p c n mã Có hai lo i mã phân c p: Mã phân c p c nh mã phân c p bi n thiên Mã phân c p c nh lo i mã s mà s mã t ng c p b gi i h n m t kho ng cho tr c Ng c l i mã bi n thiên Ph ng pháp mã liên ti p Mã ki u c t o m t b i m t quy t c t o dãy nh t nh Ch ng h n mã liên ti p theo s t nhiên quy nh n u ng i c n d ng vào làm vi c tr c có mã s 999 ng i ti p theo mang mã s 1000 u m : Không nh m l n t o l p d dàng m: Không g i nh không cho phép chèn thêm mã vào gi a hai mã c Nh c Ph ng pháp mã t ng h p Khi k t h p vi c mã hoá phân c p v i mã hố liên ti p ta có ph Trang Khoa Tin h c Kinh t ng pháp mã hố t ng h p Phân tích chi ti t Ph ng pháp mã hoá theo xeri Ph ng pháp s d ng m t t p h p theo dãy g i xeri Xeri phép theo mã quy nh Ph c coi nh m t gi y ng pháp mã hoá g i nh Ph ng pháp c n c vào c tính c a i t ng xây d ng Ch ng h n dùng vi c vi t t t ch u làm mã nh mã ti n t qu c t : VND, USD u m : G i nh cao, có th n i r ng d dàng Nh c m : thu n l i cho t ng h p phân tích, dài h n mã phân c p Ph ng pháp mã hoá ghép n i Ph ng pháp chia mã thành nhi u tr ng, m i tr ng t liên h có th có gi a nh ng t p h p khác v i i t ng ng ng v i m t c gán m· c tính, nh ng Ví d Nhân viên có mã s A000172 050 06 01 08 th hi n thu c c a nhân viên ó nh sau: Ví d Cơng ty Thái Hà kinh doanh xe máy K1 : Kho s XM : Xe máy K2 : Kho s DL : n l nh có b mã hàng hố nh sau: n l nh u m : Nh n di n không nh m l n; có kh n ng phân tích cao; Có nhi u kh n ng ki m tra thu c tính Nh c m: Khá c ng k nh ph i c n nhi u ký t ; ph i ch n nh ng mã m t ý ngh a 3.3 Yêu c u Ch t l nh n u không i v i b mã s d ng có hi u qu vi c mã hố ph i o c tính n m b o tiêu chu n c b n sau: m t l kén ch n t l sâu s c b ng ng c a m t b mã c ol ng b ng hai s t l sau: S l ng i t ng tho mãn c l c l kén ch n = T ng s i t ng c l c S l ng i t ng tho mãn l c T l sâu s c = T ng s i t ng tho mãn có t p tin hi u rõ ý ngh a c a s t l , xem ví d sau: Ví d : M t công ty a qu c gia mu n tham kh o xem h s nhân viên c a “Có nh ng k s t t nghi p tr ng k thu t bi t ti ng Anh ho c ti ng Tây Ban Nha hay không?” Khi thành l p b mã thì: Phát tri n HTTT qu n lý Trang H KTQD • viên c tính k s c gán mã s 03 cho k s t t nghi p tr c gán ch c danh k s t ng ng ng k thu t c k thu t • Mã ngo i ng g m ký t ; ký t u ch tên ngo i ng bi t t t nh t, ký t th hai ch tên ngo i ng bi t t t th hai (A ti ng Anh, B ti ng Nga, C ti ng Pháp ), ký t th ba cho bi t có bi t thêm ngo i ng th khơng (1 có; khơng) Gi s có 200 k s 50 k thu t viên t ng ng k s ó có 156 k s bi t ti ng Anh ho c Tây Ban Nha nh ngo i ng th nh t ho c th hai 24 k s bi t ngo i ng nh ngo i ng th - V i yêu c u tìm ki m “K s “ nh t ng s i t ng l c 250 (mã 03) T ng s ng c th a mãn(K s ) 200 v y t l kén ch n 200/250 = 0,8 - V i yêu c u tìm "K s bi t ti ng Anh ho c Tây Ban Nha" s c tìm ki m theo ký t mã ngo i ng , khơng th tìm theo ký t th 3, nh v y ch tìm c 156 i t ng th a mãn t ng s 156+24=180 i t ng th a mãn Nh y t l sâu s c 156/180= 0,87 i uc a cl c Mã s ph ng ti n nh n di n hay truy tìm i t ng ó ph i b o m t l l a ch n sâu c b ng m t i v i tiêu chu n tìm ki m ã c t u ó b t bu c nh ng ng i xây d ng mã ph i hi u sâu s c yêu c u tìm ki m nhóm i t ng khác ngõ h u xây d ng c mã có t l l ch n t l sâu s c b ng i v i t t c tìm ki m l a ch n Có tính uy n chuy n lâu b n t b mã ph i tiên l ng nh ng thay i ó M t b mã i c kh n ng thay i c a i t ng qu n lý có th thích ng v i c xem có tính ch t cho phép n i r ng b sung mã Ví d t doanh nghi p mu n mã hoá nhân viên c a theo b mã liên ti p T ng s nhân viên hi n th i 000 ; t l thay i (v h u, vi c ) 10% n m; mã s nhân viên vi c không c gán cho ng i khác N u s d ng b mã dài ch s ch 2000/8000 = n m bão hoà b mã C n ph i xem xét ph ng án ch s ho c dùng ch ch s cho b mã ký t Ví d t cơng ty th ng m i bán hàng qua m ng INTERNET mu n mã hố t t c khách hàng c a ng m t b mã liên ti p theo tr t t ABC c a m u t u tiên c a tên khách hàng T p tin hi n th i ch a 5000 khách hàng d ki n t i a có 20000 khách hàng có khách hàng m i có th chèn thêm mã m i mà không phá v tr t t b mã ã có; ng i ta có th d a vào phân b ng u nhiên c a ut u tiên c a tên dân chúng d i ây trù li u s l ng mã ng v i m i ch nh sau: TiƯn lỵi sư dơng - B mã ng n g n t t u ó giúp ti t ki m b nh , ti t ki m th i gian nh p li u gi m sai l m s d ng Kinh nghi m cho th y n u mã s t ng lên m t ký t sai sót nh p mã s t ng g p ôi - Trang m b o ki m tra d dàng ho c b ng th công ho c t Khoa Tin h c Kinh t ng Phân tích chi ti t - Khai thác d dàng cho nh ng x lý v sau khía c nh c n xem xét xây d ng b mã B mã dãy ký t x lý d dàng h n cho yêu c u phân nhóm, t ng h p h n b mã s Tuy nhiên mã s ng n g n h n, nh p nhanh h n - Gi i mã d dàng t c b mã ph i xây d ng cho có th di n d ch d rõ ràng 3.4 Cách th c ti n hành mã hóa¸ Xác nh t p h p it ng c n mã hoá Xác nh x lý tra c u c n th c hi n Phân b s d ng ch ti ng Anh L a ch n gi i pháp mã hóa - Xác nh tr t t ng c p tiêu chu n l a ch n - Ki m tra l i nh ng b mã hi n hành - Tham kh o ý ki n c a ng - Ki m tra n i s d ng nh c a thu c tính - Ki m tra kh n ng thay ic a it ng Tri n khai mã hóa Tri n khai mã hóa bao g m công vi c nh : L p k ho ch, xác nh i ng quy t c, quy ch xây d ng b mã, thông tin y v b mã cho i t ng s d ng lo i b b mã l i th i Mã hố cơng vi c r t quan tr ng c a vi c xây d ng h th ng thông tin Chúng b t u c ng i thi t k h th ng thông tin ch a ý th c rõ ràng v vi c s d ng chúng Mã hoá s d ng mã x y su t q trình phân tích, thi t k , cài t khai thác h th ng thông tin III.4 Cơng c mơ hình hố h th ng thơng tin th ng thông tin r t ph c t p phân tích c n ph i s d ng r t nhi u ngơn ng mơ hình hóa mơ hình hóa – th hi n v t lý nh ng y u t c b n c n cho phân tích tr u t ng nh ng y u t ch a n thi t n t i m t s công c t ng i chu n cho vi c mơ hình hố xây d ng tài li u cho h th ng ó s lu ng thông tin (Information Flow Diagram- IFD, s lu ng d li u (Data Flow Diagram DFD t n h th ng (System Dictionary – DS) lu ng thông tin s hi n m t t nh c a h th ng 4.1 S lu ng d li u th hi n tính lu ng thơng tin Phát tri n HTTT qu n lý Trang ng c a h th ng, T n h th ng th H KTQD lu ng thông tin c dùng mô t h th ng thông tin theo cách th c ng T c mô t s di chuy n c a tài li u, thông tin, vi c x lý, vi c l u tr chúng th gi i v t lý b ng s Các ký pháp c a s lu ng thông tin nh sau: - X lý - Kho l u tr d li u - Dòng thơng tin - u n + Dòng thơng tin vào v i kho d li u khơng c n ph i có m i tên ch h + Có th dùng thêm m t s ký t khác nh hình, a t Ví d lu ng thơng tin th hi n ho t m cho sinh viên cu i m i k Trang 10 ng ch m thi, nh p Khoa Tin h c Kinh t ng m vào máy tính in b ng thơng báo Phân tích chi ti t ích Các ph n t thơng tin u phích ph n t thơng tin Mã hi u Tên phàn t thông tin Lo i dài Các giá tr cho phép u ph ch kho d li u Mã hi u Tên kho Mô t Tên DFD có liên quan Tên s c u trúc d li u kho − − − u phích t p d li u Mã hi u Tên t p Mơ t Tên DFD có liên quan Các ph n t thông tin Kh i l ng (b n ghi/ký t ) Ngôn ng c u trúc dùng mô t x lý lô gíc phích x lý Ngơn ng ch a ng t nh : c, ghi, s p x p, chuy n sang, tr n, c ng tr , nhân, chia, th c hi n Các phép tốn s h c lơ gíc th ng dùng Ngôn ng c ng dùng danh t c dùng mô t d li u t n h th ng Ngôn ng c u trúc không dùng tr ng t tính t Ngơn ng c u trúc ch dùng c u trúc sau ây Ti p theo (Sequence) N u N u N u khơng Trong mà Cho Câu ph c h p B t Theo tr vi t câu n u K t thúc ng h p Ngôn ng c u trúc ti ng anh c ng có th dùng thi t k Ngôn ng ch a ng t nh : Read, Write, Sort, Move, Merge, Add , Substract, Multiply, Division, Do Các phép toán s h c lơ gíc th ng dùng Ngơn ng c ng dùng danh t c dùng mô t d li u t Ngôn ng c u trúc không dùng tr ng t tính t Ngơn ng c u trúc ch dùng c u trúc sau ây vi t câu Ti p theo (Sequence) Phát tri n HTTT qu n lý Trang 15 n h th ng H KTQD If Then If then Elsse While Do Repeat Until Câu ph c h p Begin End Case of VÝ dô c s l ng kho Chon tr ng h pp Tr ng h p 1: N u s l ng kho l n h n h n m c d tr Th c hi n: Không làm Tr ng h p 2: N u s l ng kho nh h n h n m c l u kho Th c hi n: T o m t n t hàng Tr ng h p 3: H t hàng kho Th c hi n : t hàng kh n c p H t tr ng h p Ví d Th c hi n cho n h t t p B t u: c b n ghi ki m kê N u s l ng hàng t n kho < h n m c d tr Th c hi n: t o m t n t hàng m i Ng c l i Th c hi n: Khơng làm K t thúc kh i mơ t lơ gíc x lý S Trang 16 kh i x lý d ng c Khoa Tin h c Kinh t i n Phân tích chi ti t thu t toán ki u Nassi-Shneiderman thu t toán ki u Ferstl Phát tri n HTTT qu n lý Trang 17 H KTQD S thu t toán ki u Hamilton-Zeldin thu t toán ki u Problem Analysis Diagram(PAD) t s quy c quy t c liên quan t i DFD M i lu ng d li u ph i có m t tên tr lu ng gi a x lý kho d li u D li u ch a v t mang khác nh ng ln ln i có th t o ch m t lu ng nh t X lý ph i c ánh mã s V l i kho d li u Trang 18 lu ng d li u không c t Khoa Tin h c Kinh t Phân tích chi ti t Tên cho x lý ph i m t ng t X lý bu c ph i th c hi n m t bi n i d li u Lu ng vào ph i khác v i lu ng t m t x lý i v i vi c phân rã DFD Thông th ng m t x lý mà lô gíc x lý c a chi m m t trang gi y khơng phân rã ti p C g ng ch c trình bày b ng ngơn ng có c u trúc ch t i a x lý m t trang DFD T t c x lý m t DFD ph i thu c m t m c phân rã 10 Lu ng vào c a m t DFD m c cao ph i lu ng vào c a m t DFD m c th p ó Lu ng t i ích c a m t DFD ph i lu ng t i ích c a m t DFD m c l n h n ó ây g i ngun t c cân i (Balancing) c a DFD 11 X lý khơng phân rã ti p thêm c g i x lý nguyên thu M i x lý ngun thu ph i có m t phích x lý lơ gíc t n h th ng lu ng thông tin s lu ng d li u hai cơng c th ng dùng nh t phân tích thi t HTTT Chúng th hi n hai m c mơ hình hai góc nhìn ng t nh v h th ng Nh ng công c c ph n l n phân tích viên s d ng v i m c khác nhau, b t lu n quy mô d án l n hay nh c ng nh kích c c a t ch c to hay nh Ngày m t s công c c tin h c hố, v y có nhi u ph n m m cho phép xây d ng s lu ng d li u c a m t h th ng M t s ph n m tinh t h n cho kh n ng t o ng th i c s lu ng d li u t n h th ng Tuy nhiên, cơng c ch giúp nhà phân tích t o nhanh h n s ho c m i liên quan gi a s u t t n, ch khơng th c hi n thay cơng vi c c a nhà phân tích vi c phát hi n l i s v n thu c trách nhi m nhà phân tích III Các cơng n c a giai n phân tích chi ti t Có cơng n: l p k ho ch, nghiên c u môi tr ng, nghiên c u h th ng, a ch n oán xác nh y u t gi i pháp, ánh giá l i tính kh thi, thay i xu t d án, chu n b trình bày báo cáo ây c ng trình t th c hi n c a chúng: sau l p k ho ch, thu th p m t l ng l n thông tin v th ng ang t n t i v môi tr ng c a Khi có m t l ng l n thơng tin, phân tích viên a ch n oán t c xác nh v n nguyên nhân, ánh giá l i tính kh thi R t có th m t s y u t i không c nêu ánh giá yêu c u s xu t hi n làm thay i m c kh thi c a d án Nh ng y u t c ng có th kh ng nh l i vi c ánh giá tính kh thi c a giai n i tr c Do có nh ng y u t m i mà xu t c a d án báo cáo v ánh giá yêu c u s ph i thay i, d li u xác h n v m c tiêu c n t c, v th i h n v chi phí l i ích ph i c a nh p vào xu t Cu i báo cáo v nghiên c u chi ti t ph i c chu n b c trình bày cho nh ng ng i có trách nhi m quy t nh Q trình c mơ t ây có tính l p Trong th c t , r t có th lúc ti n hành a ch n oán, ánh giá l i tính kh thi ho c thay i xu t phân tích viên th y thi u m t s thơng tin ó ho c v h th ng ho c v môi tr ng Phân tích viên ph i thu th p thêm thơng tin C ng có th trình bày báo cáo m t s y u t m i n y sinh nh v y m t s công n ph i làm i T t nhiên m t tình tr ng nh v y khơng d ch u i v i nhà phân tích, nh ng x y giai n phân tích h n x y vào lúc trình bày h th ng cu i ó m i s khơng th làm c n a III.6 L p k ho ch nghiên c u chi ti t Phát tri n HTTT qu n lý Trang 19 H KTQD Tr c giai n phân tích th c s b t u ng i ch u trách nhi m c a giai n ph i l p ho ch v nhi m v ph i th c hi n Công n g m: thành l p nhóm phân tích, phân chia nhi m v , ch n ph ng pháp, công c k thu t s dùng xây d ng th i h n cho công vi c 6.1 Thành l p i ng t c u cu i c a i ng phân tích ph thu c vào nhi u y u t : t m quy mơ c a h th ng, kích c a t ch c, cách th c qu n lý d án t ch c, s s n sàng kinh nghi m c a thành viên tham gia M t u t t nhiên ng i s d ng h th ng s óng vai trò quan tr ng d án, b i h s s d ng h th ng t ng lai, h có trách nhi m b o m r ng h th ng ó s áp ng yêu u c a h M t s t ch c nh n s c n thi t gi i phóng cho m t ho c m t s ng i s d ng kh i nhi m v hàng ngày cho h tr thành thành viên c a i ng phát tri n h th ng Tuy nhiên u ó khơng ph i lúc c ng th c hi n c, nhi u t ch c không th cho phép nh v y thi u ngu n nhân l c ho c tài Ngay c khơng có m t ng i s d ng tham gia vào i ng phát tri n h th ng phân tích viên v n ph i c g ng có c s tham gia t i a c a nh ng ng i s ng Tu theo ngu n l c s n có quy mơ c a h th ng i ng phân tích có th ch có m t phân tích viên th c hi n tồn b khâu cơng vi c phát tri n h th ng, v i quy mô l n b n ch t ph c t p òi i m t i ng nhi u thành viên h n th ng a chuyên ngành Trong d án nh v y i ng phân tích bao g m m t ch d án thu c b ph n h th ng thông tin, m t s phân tích viên có kinh nghi m phân tích chi ti t thi t k mơ hình lơgíc mơ hình v t lý ngồi, m t s phân tích viên khác chuyên v ph ng di n k thu t m t s k thu t viên l p trình viên Trong nh ng d án nh v y không th thi u c i di n c a ng i s d ng có th c ng tác ch t ch 6.2 L a ch n ph ng pháp cơng c Phân tích chi ti t bao g m công vi c ch y u thu th p thông tin, ch nh n thông tin, xây ng nên mơ hình c a h th ng nghiên c u, chu n b tài li u v mơ hình ó s d ng mơ hình tài li u a ch n oán xác nh y u t gi i pháp Ph ng pháp làm vi c công c c a i ng ph ng ti n làm d dàng vi c th c hi n nhi m v Nh ã bi t t n t i công c thu th p thơng tin chính: ph ng v n, phi u u tra, quan sát nghiên c u tài li u c a t ch c Các công c không ph i lúc c ng c s d ng Phi u u tra t r t có ích cho vi c thu th p thông tin v m t h th ng hay v môi tr ng c a v i m t s ng r t l n ng i có liên quan Trong m t s tr ng h p phân tích viên th y không c n thi t ti n hành bu i quan sát m c dù vi c r t lên làm có th Ph ng v n xem xét tài li u nh ng công c dùng m i d án 6.3 Xác nh th i h n Ng i s s d ng h th ng ang c phát tri n c ng gi ng nh ch c a m t nhà ang xây ng, ho c b xây d ng ang cho xây d ng m t c u ho c m t ng tơ h có u c u lúc h th ng hồn t t M t s phân tích viên hay nói r ng ng i yêu c u th ng òi sau ngày kh i công d án d án ph i xong Phân tích viên hay ng i ch u trách nhi m v d án ph i m b o xác nh úng th i gian c n thi t cho m i công vi c c n ph i th c hi n tuân th th i n ã n nh N u nh kinh nghi m m t át ch quý giá cho vi c xây d ng m c th i h n, th ng v n ch a cho vi c ó Qu th t m t s d án ã kéo dài g p ôi ho c g p ba l n th i h n c xây d ng theo kinh nghi m Khơng có thu c bách b nh cho v n v th i h n, có nhi u cơng c cho phép ánh gía t t h n v th i h n hoàn thành, ph i h p t t h n khâu cơng vi c có tính n th th c hi n c a chúng , ho c tính t i cơng vi c k ch tính ho c quan tr ng có tác ng t i ti n trình d án S ng ng ch ng h n III.7 Nghiên c u môi tr Trang 20 ng c a h th ng ang t n t i Khoa Tin h c Kinh t Phân tích chi ti t t h thơng tin khơng phát tri n m t bình r ng Nó b nh h ng b i r t nhi u nhân t bên ng c l i có nh h ng t i nhân t ó T p h p nhân t ó c g i ràng bu c c a h th ng Nh ã bi t giá tr c a m t h th ng thông tin ph thu c vào n ng c tôn tr ng ràng bu c Khi a ch n oán v h th ng hi n th i, phân tích viên ph i c ng có c s hi u bi t sâu s c v môi tr ng h th ng nghiên c u ánh giá m c phù h p gi a c tr ng h th ng v i ràng bu c c a môi tr ng S hi u bi t c ng r t quý cho giai n thi t k h th ng m i sau Trong giai n ánh giá yêu c u, m t s thông tin v môi tr ng ã c thu th p Nh ng nói chung nh ng thơng tin ó v n ch a vi c tìm ki m thơng tin thêm v n ph i ti p t c Thông tin v môi tr ng c chia làm ba l nh v c: t ch c, k thu t tài Mơi tr ng c a h th ng hi n t i Mơi tr ng ngồi - Lo i hình c a t ch c, - Lo i s n ph m ho c d ch v cung c p - Ngành ho t ng (t nhân hay công c ng) - S phát tri n chung c a ngành - C nh tranh th ph n - Xu th công ngh ngành - Nh ng b lu t c b n mà ngành ph i tuân th - Nh ng y u t y u c a s thành công cho t ch c ngành n rõ thông tin t môi tr ng c nh tranh: Các u m i thông tin c nh tranh Khách hàng Nhà cung c p Doang nghi p c nh tranh Doanh nghi p có s n ph m d ch v b sung ho c thay th Doanh nghi p s c nh tranh Các n i dung thơng tin v mơ t mơi tr Chính tr nng t ch c Kinh t Pháp lý V n hóa xã h i T nhiên a lý Công ngh Môi tr ng t ch c - Tri t lý ho t ng - S m nh - T m nhìn, ch c n ng, nhi m v - Chi n l c phát tri n - K ho ch phát tri n Phát tri n HTTT qu n lý Trang 21 H KTQD - K t qu phân tích SWOT (M nh, Y u, C h i, Thách th c) - L ch s - Quy mô, t c t ng tr ng, th tr ng, n ng l c - Khách hàng - Chính sách, c u trúc, m c tiêu dài h n ng n h n - K ho ch hành -M c ng t p trung trách nhi m - Phân b a lý - Cách th c qu n lý - c tr ng v nhân s , kinh nghi m tin h c - Các t ch c cơng ồn - Tình tr ng tài chính, Mơi tr u t d ki n, ngân sách vay d ki n cho h th ng thông tin ng v t lý - Khuôn viên a lý - Phân b c a ng i s d ng, khách hàng - T ch c c a nh ng n i th c hi n x lý d li u -M c Môi tr an ninh, ki m soát ng nhân l c k thu t k thu t - Ph n c ng ph n m m t i ch cho x lý d li u, thi t b khác, c s d li u t p tin h c hoá - Nhân s phát tri n h th ng khai thác III.8 Nghiên c u h th ng hi n t i bi t c tiêu u tiên c a vi c nghiên c u h th ng ang t n t i y v h thông tin nghiên c u Có ngh a hi u: i ng phân tích ph i có s hi u Lý t n t i Các m i liên h c a v i h th ng khác t ch c Nh ng ng i s d ng Các b ph n c u thành Các ph ng th c x lý Thơng tin mà s n sinh Nh ng d li u mà thu nh n Kh i l ng d li u mà x lý Chi phí giá c g n li n v i thu th p, x lý phân phát thông tin 10 Hi u qu x lý d li u Thêm vào ó c n ph i xác Trang 22 nh nh ng v n có liên quan v i h th ng nguyên nhân c a chúng Khoa Tin h c Kinh t Phân tích chi ti t Kh i l ng thông tin thu th p phân tích l n h n nhi u so v i ho t ng tr c ây Trong công n bao g m ba nhi m v chính: Thu th p thơng tin, Xây d ng mơ hình v t lý ngồi Xây ng mơ hình lơ gíc 8.1 Thu th p thơng tin v h th ng ang t n t i Nhi m v có hai vi c ph i làm: Mô t b ph n ho t ang t n t i h th ng ng c a chúng, thu th p v n hi n Thông tin hệ thống thông tin Để có đ-ợc hình ảnh đầy đủ phận hệ thống vận động nó, nội dung thông tin sau phải đ-ợc thu thập: -1 Ho t ng chung c a h th ng Ch c n ng qu n lý mà h th ng c n ph i ph c v thông tin, k trách nhi m, ràng bu c v th i gian, kh i l ng, s s p t v trí v t lý khía c nh a v t lý khác - D li u vào: N i dung, m u tài li u vào, khuôn d ng hình thơng tin vào, mơ t thi t b nh p, ngu n d li u, kh i l ng t n xu t c a vi c nh p vào, chi phí cho vi c nh p vào (tài li u, ph ng ti n, nhân s ) - Thơng tin ra: ích n c a thông tin, n i dung cách tính tốn giá tr n i dung, t n xu t n sinh thông tin, kh i l ng, mô t thi t b s n sinh thông tin ra, khuôn d ng ánh giá khuôn ng, m u báo cáo, khn d ng hình, h n ch c a hình, chi phí cho thơng tin (tài li u, ph ng ti n, nhân s ) - X lý : Các th t c thu th p nh p d li u vào, ph ng th c nh p, h p l hoá ki m soát, th t c bi n i u vào, quan h gi a x lý, ràng bu c v th i gian, a m th c hi n lý, nhân s th c hi n, v trí cơng tác th i gian th c hi n x lý, thi t b c dùng, tài li u mô ph ng pháp x lý, chi phí (nguyên v t li u, nhân s ) - C s d li u: N i dung, v t mang, kh i l ng, truy nh p (x lý, nhân s , ki m soát t i ch truy nh p), cách th c t ch c d li u, chi phí v v t li u Phân tích viên ph i thu th p thơng tin i t chung ng n riêng theo trình t : Các b ph n c a h th ng -> Ho t ng chung c a chúng -> Lý t n t i -> Nh ng i s d ng -> u vào -> u -> X lý Sau ó i sâu vào chi ti t C n ph i kiên trì, có th ph i làm l p l i nhi u l n i n m t s hi u bi t t t v h th ng Vi c xây d ng mơ hình v t lý ngồi mơ hình lơ gíc c bi t q trình h p hố v i ng i s d ng cho phép xác nh rõ li u phân tích viên ng i s d ng ã hi u rõ ho t ng c a h th ng vi c mơ t h th ng ã hồn ch nh ch a Xác nh v n c a h th ng Trong giai n ánh giá yêu c u, phân tích viên ã bi t s b t ng i s d ng v v n c a h th ng thông tin Trong công n làm rõ yêu c u, phân tích viên ã ph ng v n ng i t yêu c u ã xem xét v n t Trong c trình phân tích chi ti t, vi c xem xét v n c n ph i theo sát h n, phân tích viên ph i ghi nh n c n th n m i v n c xác nh nguyên nhân có th b t k lúc ph ng v n hay nghiên c u tài li u ho c bu i quan sát ây, nhi m v tìm v n tinh t h n nguyên nhân có th c a ph i c c làm sâu s c h n Ví d Bà T th qu m t nhà doanh nghi p l n có ho t ng kinh doanh v i nhi u nhà cung c p s ng mua bán l n qu n lý t t ngân qu bà ta c g ng toán th i h n t n d ng t i a vi c h ng chi t kh u toán s m i nhà cung c p Doanh nghi p m r ng bà ta khơng có th theo dõi ti n trình c a hoá n in danh sách toán c n ph i th c hi n Phát tri n HTTT qu n lý Trang 23 H KTQD c n a cs ng ý c a ch doanh nghi p, bà ta quy t nh phát tri n m t h th ng thông tin (nh vào m t phân tích viên - l p trình viên doanh nghi p thuê) hàng ngày t ng a danh sách hoá n ph i c toán th ng n gi n M i bu i sáng th ký c a bà T nh p d li u c a hoá n nh n c (ngày nh p, tên nhà cung c p, a ch , l ng ti n ph i tr u ki n toán) D a vào ngày nh p u ki n toán m t ch ng trình tính xác nh ngày ph i toán cho hoá n Các d li u c ghi vào m t t p Hàng ngày th ký cho th c hiên ch ng trình in t séc c n rút Ch ng trình so sánh ngày hi n th i, ng i s d ng nh p vào, v i ngày hoá n mà kho n ti n ph i tr in danh sách hoá n c n toán Ba T hy v ng r ng h th ng s làm nh nhi m v c a bà cho phép bà ta t n d ng t i a nh ng gi m giá tr úng h n cho nhà cung c p Tuy nhiên sau m t s tháng s d ng, bà ta th y h th ng không th c hi n t t vai trò c a M t s nhà cung c p thông báo r ng, vi c gi m 2% giá tr m không th th c hi n, vi c tốn ã ch m 10 ngày so v i h n nh Nhi u nhà cung c p khác nói r ng, m t s hoá n v i s ti n l n ch a h c toán m c dù ã th i h n nhi u tu n Bà th qu ng c nhiên th t v ng Bà ki m tra l i danh sách tốn th y t m séc nh danh sách ã c rút không tìm th y danh sách nh ng kho n ch a tr Bà ta th y thâm h t nhi u ti n th i gian dùng h th ng Danh ti ng c a công ty b sút gi m Bà khơng tin vào h th ng n a quy t nh không dùng cho n có ó tìm s a ch a nh ng ch sai sót Bà khơng tin vào ng i phân tích- l p trình ã phát tri n h th ng Bà u c u m t hãng k tốn có ti ng th ng ki m tra s sách giúp công ty, hãng có m t b ph n d ch v h th ng thơng tin phân tích l i h th ng thông tin iv n nh v y nhà phân tích m i s d ng phích tài li u v n nh sau: 8.2 Xây d ng mơ hình v t lý ngồi Phân tích viên s xây d ng mơ hình v t lý ngồi d a vào d li u mơ t ã thu th p cv h th ng Mô hình mơ t h th ng nh nh ng ng i s d ng nhìn th y Mơ hình t o thành t li u h th ng nh ang t n t i, c ng cơng c phân tích viên ki m tra s hi u bi t c a h th ng v i ng i s d ng Trong trình th c hi n vi c mơ hình hố m i mơ hình c p th c hố phân tích viên c g ng rút v n , nguyên nhân làm hoàn ch nh chúng phích tài li u v n Tồn b thông tin ph c v cho vi c a ch n oán v h th ng ang n t i tr giúp xác nh c m c tiêu nh ng yêu c u mà h th ng m i c n ph i làm tho mãn Các mơ hình v t lý ngồi mơ hình lơ gíc ch có giá tr b c tranh trung th c c a h th ng nghiên c u T ng t nh mô hình c a m t máy bay m t v t thu nh nghiên c u b n v ng a v t li u n u khơng tơn tr ng hồn tồn nh ng c tr ng c a máy bay g c nh ng nghiên c u khơng có giá tr Xây d ng m t mơ hình h th ng c n ph i có r t nhi u thơng tin chi ti t Cho dù gi dành cho ph ng v n, quan sát nghiên c u tài li u làm vi c v i ng i s d ng v n c ln ln t n t i nh ng câu h i mà phân tích viên ch a có câu tr l i c xây d ng mơ hình (v t lý ngồi hay lơ gíc) Ví d ng làm gì? n th t c a tài li u làm gì? l u tr chuy n cho m t b ph n khác? Vì thi u kinh nghi m, th i gian ho c s su t, m t s phân tích viên t tr l i nh ng câu h i ó b ng nh ng câu tr l i "lơ gíc" nh t Ch ng h n, ch c ch n t ng dùng ki m tra chéo; b n th c a t tài li u y s c chuy n cho b ph n Y Tuy nhiên nh ng câu tr l i ó th ng khơng úng v i th c t c phân tích viên cho ó u hi n nhiên Trang 24 Khoa Tin h c Kinh t Phân tích chi ti t t cách ti n hành nh v y r t có nguy c a n cho nhà phân tích m t nhìn sai l ch v h th ng Sai sót nh v y khơng ph i lúc c ng nghiêm tr ng, nh ng gây nh ng h u qu khó l ng Khi có s nghi ng , phân tích viên khơng c phép t a câu tr l i, l y thông tin t ng i s d ng Ta luôn nh c l i: ang m t quy trình l p Phân tích viên ch c ch n ph i nhi u l n quay l i v i ng i s d ng l y thông tin thêm h p th c hố mơ hình c a c xây d ng 8.3 Xây d ng mơ hình lơ gíc Mơ hình lơ gíc s c xây d ng t mơ hình v t lý ngồi t d li u thu th p c tr c ây lu ng d li u t n d li u tài li u v h th ng Khi c n thi t s c u trúc d li u (DSD) s hoàn ch nh tài li u ng nh mơ hình v t lý ngồi mơ hình lơ gíc mơ t h th ng th c t i cho phép nhà phân tích h p hố s hi u bi t c a v h th ng v i ng i s d ng công c xác nh m t s v n a h th ng c ng nh nguyên nhân c a chúng Mơ hình lơ gíc c ng s c dùng a ch n oán cho h th ng th c t i xác nh m c tiêu, nhu c u c a h th ng m i S khác ch y u a hai mơ hình c nh s c khác c a m t th c t III.9 Ch n oán xác nh y u t gi i quy t v n Công n bao g m ch y u ba nhi m v có liên quan ch t ch n v i ó vi c a ch n oán, xác nh m c tiêu mà h th ng c s a ch a ho c h th ng m i c n ph i t c xác nh y u t c a gi i pháp Các nhi m v ó c trình bày n n i ti p sau kia, th c t chúng x y ng th i 9.1 a ch n oán Trong y h c thu t ng ch n ốn có ngh a là: "Xác nh b n ch t c a c n b nh c s tri u ch ng" Nó c ng s hồn tồn nh v y nói v s ch n oán cho m t h th ng thơng tin Cái gây s ho t ng hi u qu , ho t ng t i c a h th ng thông tin d a vào tri u ch ng (v n ) xác nh q trình phân tích Thêm n a c ng nh ch a b nh, ng i ta ti n hành m t s sinh thi t ki m nghi m c bi t a ch n oán m t cách t t h n, phân tích viên nghiên c u tài li u ti n hành quan sát Phân tích viên s d ng phích tài li u v n s b t u nhi m v ch n oán b i h ã b t u tìm ki m m t s nguyên nhân c a nh ng v n ã c ch Phân tích viên h th ng thông tin l nh v c qu n lý c ng gi ng nh m t bác s chuyên khoa y h c Khi m t bác s th n kinh ch n oán ch ng au n a u có ngu n g c t vi c au m t ơng ta s g i b nh nhân n ng nghi p nhãn khoa h n t ch a cho b nh nhân C ng gi ng nh y phân tích viên h th ng không b t bu c ph i s a ch a b ng ph ng ti n chuyên mơn c a v n t mà ngun nhân c a khơng n m l nh v c chun mơn c a Trong th c t có th x y vi c m t s v n xác nh trình nguyên c u có ngu n g c ch khác ch khơng ph i h th ng thơng tin Ví d vi c luôn th a hàng kho có ngun nhân b i sách lo q xa nh m b o m không x y thi u hàng kho ch không ph i nguyên nhân ho t ng c a h th ng thông tin Vi c cài t m t h th ng thơng tin tin h c hố lúc ó ch nh vi c dùng thu c p ch a x ng chày b g y Trong i a s tr ng h p nghiên c u h th ng, nguyên nhân c a v n h n h p M t s liên quan tr c ti p t i h th ng thông tin s khác g n li n v i nhi u l nh v c, c qu n tr nhân l c c ng nh qu n tr tác nghi p ho c qu n lý Ch ng h n m t công ty phân ph i d c ph m ng i ta xác nh có nhi u v n quan tr ng khâu kho ch a hàng hoá L ng thu c nhi u t i m c không th ch a thêm c n a Ng i ta th y r ng có nhi u thu c b h n s d ng có nhu c u mua Nhóm phân tích ch u trách nhi m nghiên c u ã tìm th y m t s nguyên nhân có liên quan t i h th ng thơng tin Và thêm n a ng i ta th y r ng hai nhân viên mua hàng c a công ty th ng b ánh giá d a vào vi c thi u hàng kho Khi có s thi u hàng kho h th ng b ng i ph trách ng m r t gay g t nh ng l n ánh giá cu i n m Nh ng ng i mua hàng ã tìm cách khơng Phát tri n HTTT qu n lý Trang 25 H KTQD y s thi u hàng kho H th ng t mua kh i l ng l n cho m i lo i hàng d m c l u kho cao Trong tr ng h p nh v y m t h th ng thông tin m i dù r ng r t c yêu c u c ng ch a th thi t k cài t, n u nh sách qu n lý kho ánh giá nhân viên c s a i Phân tích viên ph i không ng ng ý th c nh n rõ r ng m t h th ng thơng tin c cài t s ch ng c tích s ch kéo dài nh ng th c t t i t c a qu n lý M t ó ã nói r ng, máy tính làm vi c r t nhanh, ó khung c nh mà qu n lý k t qu nh t c a làm cho nh ng l i l m x y nhanh h n mà Vi c a ch n oán v y m t ho t ng ph c t p òi h i m t cách ti p c n ch t ch Phân tích viên ph i bi t s d ng m i công c c n thi t th c hi n nhi m v m t cách có hi u qu Phích tài li u v n m t cơng c ó, nh ng ch a M t s tác gi xu t m t k thu t làm d dàng h n vi c ch n ốn ó k thu t phân tích ngun nhân s c trình bày sau ây Th ng th ng nh ng ng i phân tích kinh nghi m hay l n l n gi a nguyên nhân tri u ch ng không i sâu vào vi c tìm ki m nguyên nhân Trong ví d v hãng phân ph i d c ph m u phân tích viên khơng i t i t n ng i mua hàng ng i qu n lý h s m c ph i l i l m Có th l m l n v i tình tr ng mà s ki m kê l n mà phân tích viên ch n oán r ng h th ng qu n lý ki m kê có l i xu t m t h th ng m i N u th c hi n t t phân tích ngun nhân có th tránh c nh ng sai l m nh v y Nguyên lý c b n c a phân tích nguyên nhân r t n gi n Khi phân tích viên th y m t th c t liên quan t i v n (ví d s t n kho cao) ph i l p t c t h i v nh ng nh h ng có th c a y u t ó (chi phí l u kho cao, thu c b h n) c ng nh nguyên nhân có th (ng i mua hàng t s l ng l n cho m i lo thu c) i v i m i nguyên nhân v a c xác nh, phân tích viên l i ti p t c vi c tìm ki m nh ng nguyên nhân có th c a (thi u ch tiêu v m c ng ng cung p, cách th c ánh giá c a ng i qu n lý) Phân tích viên c g ng xác nh xem li u có t n t i nh ng u qu khác c a nh ng m i xác nh c ó hay khơng Phân tích viên ng ng trình tìm ki m nguyên nhân, ch ng mang l i m t thơng tin thi t th c c Ch ng h n, t i ng i qu n lý i ánh giá nhân viên theo cách ó? 9.2 Xác nh m c tiêu c a h th ng m i Khi mà v n c a h th ng v i nguyên nhân c a ã c xác nh phân tích viên ti n hành v i nh ng ng i s d ng xác nh nh ng m c tiêu c a h th ng m i hay h th ng ã c s a ch a Nh ng m c tiêu có hai m c ích: h ng d n cho vi c thi t k h th ng m i ánh giá h th ng m i sau c cài t Vi c xác nh m c tiêu ph i c n d t t k t qu c a nh ng phân tích tr c ây Ví d n u v n c xác nh th i gian tr l i a h th ng lâu m c tiêu t th i gian tr l i ph i ng n h n Tuy nhiên vi c ch th nh v y n ch a Th c v y, "Th i gian tr l i ng n h n có ngh a c th gì?" u ó bu c ph i xác nh hai c tr ng c a m c tiêu: - Ph i o c - Ph i có giá tr b ng s c n t c Phân tích viên ph i xem xét k xác nh giá tr c n t c ôi m c tiêu t cao mà u nh không th t c Ch ng h n gi m t l sai sót xu ng 0% h u nh không t c C ng gi ng nh m i trình s n xu t, ng i ta c g ng xác nh m t t l sai sót ch p nh n c, phân tích khơng bu c ph i ch p nh n m c tiêu thu c lo i nh "Gi m s l n thi u hàng kho bán xu ng b ng không" 9.3 Xác nh y u t c a gi i pháp Các m c tiêu c a h th ng m i g n ch t v i v n c a h th ng y u t gi i pháp l i gán ch t v i nguyên nhân c a v n N u th i gian tr l i c a h th ng lâu n ng l c c a máy tính y u t gi i pháp tr c nh t ph i nâng cao n ng l c ó Trang 26 Khoa Tin h c Kinh t Phân tích chi ti t Ví d Trong h th ng thơng tin bà T s d ng có ba nguyên nhân c ch là: ch ng trình khơng t ng cho ngày tháng; m u ghi ngày tháng khơng kh ng ch khơng có b t k m t s ki m tra l i ngày tháng c nh p vào Trong tr ng h p nh p hố n có th ch n y u t gi i pháp n p ngày tháng t ng Ta thêm y u t vào ph n gi i pháp b ng k t qu phân tích nguyên nhân III.10 ánh giá l i tính kh thi Trong giai n ánh giá kh thi i ng phân tích ã th c hi n s b vi c ánh giá m c kh thi c a án Gi ây ta có m t l ng l n thông tin thêm v h th ng mơi tr ng c a nó, v nguyên nhân gi i pháp ó vi c ánh giá kh thi ây s xác h n nhi u so v i l n tr c N i dung b n v n nh m kh ng nh tính kh thi t ch c, tài chính, k thu t th i h n Tuy nhiên nh ng thông tin thu th p c cho t i th i m v n ch a ánh giá c y tính kh thi c a d án Ta c n ph i có thơng tin v h th ng s xây d ng s cài t ch không ch h th ng thông tin hi n có Nh ng b ng k t qu phân tích nguyên nhân xu t phát m t t cho vi c t o nh ng thông tin nh v y i v i m i y u t gi i pháp phân tích viên ph i xác nh lo i cơng ngh c n có th c thi gi i pháp Sau ó ph i ánh giá kh i l ng ngu n l c c ng nh nhi m v th i gian c n có thi t k , th c hi n cài t cho gi i pháp Cu i ta ph i xác nh nh ng nh h ng có th có c a u t gi i pháp ó lên t ch c Vi c ánh giá l i tính kh thi c th c hi n b ng vi c so sánh nh ng thông tin ó v i nh ng ràng bu c v t ch c, k thu t, tài th i h n ã c xác nh tr c ây III.11 S a i xu t c a d án Ph n cu i c a giai n ánh giá kh thi, nhóm phân tích ã phác ho m t xu t c a d án ã c nh ng ng i s d ng ch p thu n D i ánh sáng c a nh ng thông tin v a m i thu th p c vi c ánh giá tính kh thi l i v a r i, c n xem xét s a i l i xu t c a d án Ph i c ng cung c p cho nh ng ng i quy t nh m t b c tranh rõ nh t có th c v d án, v nhi m v ph i th c hi n, v chi phí v ràng bu c v th i gian th c hi n h th ng thông tin m i III.12 Chu n b trình bày báo cáo phân tích chi ti t Báo cáo phân tích chi ti t m t tài li u r t quan tr ng b i s ph c v cho vi c quy t nh ti p t c hay hu b d án Nó ph i c th hi n cho ng chôn vùi ng i nghe b ng nh ng ng li u chi ti t mà h không th th y c ý ngh a B n báo cáo ph i ch a nh ng u c n b n mà Phát tri n HTTT qu n lý Trang 27 H KTQD nhóm phân tích ã tìm th y Ta có th ính kèm nh ng trang ph l c mơ t tình hình chi ti t h n Nh ng tài li u v h th ng nh DCI, DFD, t n d li u không ph i m t b ph n c a báo cáo Không c b t ng i quy t nh v h th ng l n ng p vào chi ti t c a chúng m i có th hi u c nh ng k t lu n g i ý c a nhóm nghiên c u Nói chung b n báo cáo s i t ng c a m t bu i trình bày m t l n n a c n nh c l i r ng phân tích viên ph i ý cho ng ch ng ng thông tin chi ti t lên nh ng ng i ph i quy t nh Bu i trình bày ph i nêu nh ng m a b i nh ng nhà phân tích Sau ây u báo cáo phân tích chi ti t: c ng báo cáo phân tích chi ti t Trình bày l i u c u Mơ t ph ng pháp phân tích 2.1 Trình bày v cơng c thu th p thông tin c dùng, nh ng ng i ã ho c nh n phi u h i, nh ng quan sát c th c hi n, nh ng tài li u nghiên c u c ph ng v n 2.2 Trình bày v cơng c xây d ng tài li u h th ng c dùng Mô t v mơi tr ng 3.1 Mơi tr ng ngồi 3.2 Môi tr ng t ch c 3.3 Môi tr ng k thu t Mô t v h th ng ang t n t i 4.1 Mô t t ng l 4.2 c làm n i rõ nh ng ánh giá chi phí ho t c tr ng c t y u c a h th ng ng c a h th ng Ch n oán v h th ng hi n t i xác nh y u t gi i pháp ánh giá kh thi l i xu t c a d án Các ph l c cho báo cáo A S c u trúc b ph n làm thành khung c nh c a h th ng nghiên c u B IFD C DFD D Các phích t n h th ng E Chi ti t v chi phí Câu h i ki m tra ánh giá ch M c ích c a giai T i nói giai n phân tích chi ti t gì? n phân tích chi ti t mang nhi u tính b khâu phân tích? Trang 28 ng III Khoa Tin h c Kinh t c l p chi m nhi u th i gian nh t Phân tích chi ti t T i nói ng i s d ng có vai trò r t quan tr ng su t trình phát tri n m t h th ng thông tin? Hãy nêu nh ng ph ng pháp thu th p thông nh ng u khuy t K thu t ph ng v n m c a t ng ph ng pháp c th c hi n nh th s d ng cho vi c thu th p thông tin v h th ng thông tin hi n t i T ng h p k t qu ph ng v n ph i làm nh ng vi c k t qu c a chúng gì? Nêu m t s cách mã hố thơng tin T i thi t k viên h th ng thông tin ph i thành th o thu t mã hoá Th s lu ng thông tin T Th s lu ng d li u phích lơ gíc? 10 T i nói s 11 cơng c Hãy trình bày v m c s 12 T i nói ch t l n h th ng v t lý gì? ng phích c a t n h th ng t nh? lu ng d li u nguyên t c c b n phân rã s ng c a h th ng thông tin ph thu c vào kh n ng tuân th ràng bu c a nó”? 13 Hãy nêu nh ng n i dung c a môi tr ng t ch c c n xem xét nghiên c u h th ng thông tin 14 Nghiên c u h th ng thông tin hi n t i bao g m nh ng công vi c gì? 15 Th ch n ốn Ph ng pháp phân tích ngun nhân gì? 16 Hãy nêu nh ng yêu c u thi t y u ph i có c a nh ng m c tiêu c n t c c a h th ng t lai 17 T i ph i có vi c ánh giá l i tính kh thi cu i giai n phân tích chi ti t? 18 Hãy nêu rõ s khác c a mơ hình lơ gíc mơ hình v t lý Cg3 Phát tri n HTTT qu n lý Trang 29 ng ... ng thơng tin Phát tri n HTTT qu n lý Trang ng c a h th ng, T n h th ng th H KTQD lu ng thông tin c dùng mô t h th ng thông tin theo cách th c ng T c mô t s di chuy n c a tài li u, thông tin, vi... xây d ng b mã, thông tin y v b mã cho i t ng s d ng lo i b b mã l i th i Mã hố cơng vi c r t quan tr ng c a vi c xây d ng h th ng thông tin Chúng b t u c ng i thi t k h th ng thông tin ch a ý th... giai n ánh giá yêu c u, m t s thông tin v môi tr ng ã c thu th p Nh ng nói chung nh ng thơng tin ó v n ch a vi c tìm ki m thơng tin thêm v n ph i ti p t c Thông tin v môi tr ng c chia làm ba