Giả sử nhóm của bạn là một trong những nhóm được phân công tư vấn phân tích thiết kế để cập nhật một hệ thống thông

(2) Khách hàng (4) Bài thảo luận Hệ thống thông tin Chu trình chi phí (6) (3) ch vụ vận tải LỜI MỞ CHU TRÌNH DOANH THU ĐẦU (8) Xã hội ngày phát triển việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực đời sống trở nên phổ biến Ngân Cùng hàngvới (7) (9) phát triển nền(10) kinh tế doanh nghiệp ngày khẳng định vị với xã hội Sự phát triển đòi hỏi trình độ quảnSổ lý tốt Vìcáo việc ứng dụng công nghệ thông tin báo vào quản lý phương pháp khoa học vừa tiết kiệm chi phí vừa hỗ trợ các nhân viên doanh nghiệp giải công việc với hiệu cao thời gian ngắn.Trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý phải kể đến việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán doanh nghiệp Việc ứng dụng giúp cho cơng tác kế tốn quản lý tốt làm việc hiệu Với đề tài: “ Giả sử nhóm bạn nhóm phân cơng tư vấn phân tích thiết kế để cập nhật hệ thống thông tin cho doanh nghiệp kinh doanh thương mại Dựa vào mô tả hoạt động nghiệp vụ chu trình doanh thu xử lý thủ công, đặc điểm hệ thống ứng dụng xử lý máy tính, nhóm bạn phải thực việc việc đưa phân tích xử lý sơ cho hệ thống xử lý nghiệp vụ chu trình này.” Nhóm lựa chọn CƠNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ TRẦN ANH để nghiên cứu thiết lập hệ thống thơng tin kế tốn Bài thảo luận nhóm bao gồm nội dung sau: Page of 23 Bài thảo luận Hệ thống thông tin Nội dung Trang LỜI MỞ ĐẦU PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VÀ ĐẶC ĐIỂM HẠCH TỐN TRONG CƠNG TÁC KẾ TỐN CỦA DOANH NGHIỆP PHẦN 2: THỰC HIỆN MƠ TẢ, PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG XỬ LÝ NGHIỆP VỤ TRONG CHU TRÌNH XỬ LÝ DOANH THU 2.1 Mơ tả hệ thống tin học hóa tối đa khâu xử lý nghiệp vụ 2.1.1 Các kiện kinh tế 2.1.2 Chứng từ, báo cáo, Sổ sách sử dụng 2.1.3 Tổ chức liệu 2.2 Luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ 2.2.1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức cho hệ thống 2.2.2 Xây dựng biểu đồ luồng liệu mức cho hệ thống KẾT LUẬN 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO 23 6 10 11 11 12 Page of 23 Bài thảo luận Hệ thống thông tin PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VÀ ĐẶC ĐIỂM HẠCH TỐN TRONG CƠNG TÁC KẾ TỐN CỦA DOANH NGHIỆP Giới thiệu công ty Cổ phần giới số Trần Anh Tên cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ TRẦN ANH  Tên giao dịch viết tắt : TRANANH DIGITAL WORLD., JSC  Địa : 1174 Đường Láng, phường Láng Thượng, quận Đống Đa, Hà Nội  Giấy CNĐKKD mã số doanh nghiệp số: 0101217009 – đăng ký thay đổi lần thứ – sở Kế hoạch & Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 25/5/2010 Đại diện theo pháp luật doanh nghiệp: Ông Trần Xuân Kiên – Chủ tịch HĐQT 1.1 Q trình hình thành phát triển Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Trần Anh thành lập theo định số 0102004703 Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 11/03/2002 Cơng ty thức chuyển đổi từ mơ hình cơng ty TNHH sang mơ hình cơng ty cổ phần với tên gọi là: Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh kể từ ngày 08/08/2007 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018927 Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp Ngày đầu thành lập, Trần Anh có 05 người làm việc cửa hàng diện tích lớn 60m2 Sau năm hoạt động, quy mô công ty tăng lên với gần 500 nhân viên địa điểm kinh doanh có diện tích gần 7000m2 Gắn liền với trình hoạt động phát triển Trần Anh kiện sách kinh doanh Page of 23 Bài thảo luận Hệ thống thơng tin mang tính đột phá, tiên phong lĩnh vực kinh doanh thiết bị máy vi tính như: sách kinh doanh "bán giá bán bn đến tận tay người tiêu dùng", sách bảo hành "1 đổi vòng tháng" & "bảo hành trường hợp IC bị cháy, nổ", sách "cam kết hồn tiền có biến động giá" Qua đó, Trần Anh ln trì tốc độ tăng trưởng cao, toàn diện mặt cách bền vững đáng kinh ngạc so với công ty kinh danh lĩnh vực Hiện Trần Anh công ty hàng đầu Việt Nam lĩnh vực công nghệ thông tin Khách hàng tin tưởng Trần Anh sách, cam kết, dịch vụ mà nhiều cơng ty máy tính khác khơng làm Sau thời gian khẳng định tên tuổi lĩnh vực kinh doanh Máy tính – linh kiện, Thiết bị giải trí số, Thiết bị văn phòng Điện thoại di động, ngày 10/10/2009, Trần Anh mở rộng sang lĩnh vực Điện tử, Điện lạnh, thiết bị gia dụng với hệ thống Siêu thị Điện máy – IT Hệ thống siêu thị Điện máy – IT Trần Anh có khơng gian rộng, phong cách trí gian hàng khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng thăm quan lựa chọn sản phẩm Công ty Trần Anh có đội ngũ nhân viên hùng hậu có trình độ chun mơn cao (hơn 50% tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Kinh tế, Kỹ thuật), đủ khả để đáp ứng yêu cầu dù khắt khe quý khách hàng Không thế, đội ngũ nhân viên Trần Anh người đầy lòng nhiệt tình có thái độ niềm nở cung cách phục vụ khách hàng Page of 23 Bài thảo luận Hệ thống thông tin Đặc điểm hạch tốn cơng tác kế tốn doanh nghiệp  Chế độ kế toán áp dụng: Quyết định số 15/ 2006/QD – BTC Bộ tài  Phương pháp tính thuế: Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ  Hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên Page of 23 Bài thảo luận Hệ thống thơng tin PHẦN 2: THỰC HIỆN MƠ TẢ, PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG XỬ LÝ NGHIỆP VỤ TRONG CHU TRÌNH XỬ LÝ DOANH THU 2.1 Mơ tả hệ thống tin học hóa tối đa khâu xử lý nghiệp vụ 2.1.1 Các kiện kinh tế 2.1.1.1 Nhận xử lý yêu cầu, đơn đặt hàng khách hàng  Bộ phận bán hàng dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu, đơn đặt hàng từ khách hàng, kiển tra thông tin hàng yêu cầu: → Thông tin hàng hóa cần bán: Tên hàng, số lượng cần bán, thời gian giao hàng, đơn giá, địa điểm giao hàng → Thông tin hàng tồn kho: Tên hàng, số lượng → Thông tin khách hàng: Tên, địa điểm, mã số thuế, số tài khoản, số nợ phải thu → Thông tin nợ phải thu: Khách hàng, thời hạn toán, số dư nợ chi tiết khách hàng  Các hoạt động bao gồm: + Nhận đơn hàng + Xử lý đơn hàng + Lập lệnh bán hàng: dựa yêu cầu mua hàng chủng loại, số lượng, chất lượng, giá cả, chuyển tới phận tín dụng xem xét có chấp thuận bán chịu hay không + Gửi thông báo cho khách hàng Page of 23 Bài thảo luận Hệ thống thông tin 2.1.1.2 Xuất kho gửi hàng cho khách hàng  Bộ phận kho hàng: Nhận lệnh bán hàng kiểm tra thông tin cần thiết như: → Thông tin hàng cần xuất: Tên hàng, số lượng, dơn giá, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, người giao hàng → Thông tin khách hàng: Tên, địa  Các hoạt động bao gồm: + Xử lý lệnh bán hàng + Lập phiếu xuất kho + Gửi hàng, giao hàng cho khách hang + Ghi thẻ kho, gửi chứng từ cho phận kế tốn 2.1.1.3 Lập hóa đơn bán hàng  Bộ phận quản lý: Phòng kế tốn  Sau hàng xuất gửi cho khách Phiếu xuất kho, biên gửi hàng chuyển tới phận lập hóa đơn Lúc phận lập hóa đơn có đầy đủ chứng từ minh chứng hoạt động bán hàng hồn tất phận tiến hàng kiểm tra, đối chiếu chứng từ liên quan lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực hồn thành  Thơng tin cần thiết cho q trình lập hóa đơn: + Thơng tin hàng hóa: Tên hàng, đơn giá + Thông tin khách hàng: tên, địa chỉ, mã số thuế, thời hạn toán, phương thức toán, số tài khoản, điện thoại + Thông tin nợ phải thu: khách hàng, thời hạn toán, số dư nợ chi tiết theo mã khách hàng + Tổng hợp chi tiết số hóa đơn, theo dõi số dư tổng hợp  Các hoạt động bao gồm: + Nhận chứng từ xuất kho, biên gửi hàng, kiểm tra, đối chiếu chứng từ liên quan + Lập hóa đơn bán hàng + Gửi hóa đơn cho khách hàng + Lưu chứng từ theo dõi sổ chi tiết phải thu khách hàng chưa toán tổng số nợ phải thu Page of 23 Bài thảo luận Hệ thống thơng tin 2.1.1.4: Nhận tiền tốn  Bộ phận quản lý: Phòng kế tốn  Thơng tin cần thiết cho quản lý: + Thông tin khách hàng: kế toán kiểm tra qua danh mục khách hàng đa lập phần + Thông tin số nợ phải thu: kiểm tra sổ chi tiết phải thu theo mã khách khách hàng + Thơng tin hóa đơn: Số hóa đơn, ngày hóa đơn, khách hàng, tên hàng, số lượng, tổng tiền + Thơng tin phương thức tốn + Tổng hợp trình thu tiền cho khách hàng  Khách hàng toán tiền mặt, gửi séc, chuyển khoản qua ủy nhiệm chi toán, giấy báo trả tiền, phận thư tín theo dõi lập bảng kê nhận check toán,chuyển check toán cho thủ quỹ, giấy báo bảng kê cho kế toán phải thu Thủ quỹ làm thủ tục thu tiền, kiểm tra tiền TK ngân hàng Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền khách hàng toán  Các hoạt động bao gồm: + Tiếp nhận nhận yêu cầu chiết khấu, giảm giá, hay trả lại hàng khách + Xét duyệt khoản giảm nợ, xóa nợ phải thu + Thu tiền, nộp tiền vào ngân hàng + Nhập liệu, lưu chứng từ theo dõi sổ 2.1.2 Chứng từ, báo cáo, Sổ sách sử dụng → Chứng từ sử dụng:  Đơn đặt hàng  Lệnh bán hàng  Phiếu xuất kho  Phiếu giao hàng  Biên gửi hàng Page of 23 Bài thảo luận Hệ thống thơng tin  Hóa đơn GTGT  Hóa đơn dịch vụ  Phiếu nhập hàng trả lại  Hóa đơn giảm giá  Chứng từ bù từ công nợ  Phiếu thu  Séc  Uỷ nhiệm chi ( nhận khách hàng) → Sổ kế toán:  Sổ nhật ký bán hàng  Sổ nhật ký thu tiền  Sổ nhật ký chung  Sổ chi tiết công nợ khách hàng  Sổ đối chiếu công nợ  Sổ chi tiết phải thu (TK131)  Sổ (TK 131, 511, 521, 531, )  Sổ tổng hợp chữ T TK → Báo cáo:  Báo cáo tổng hợp bán hàng  Bảng tổng hợp công nợ  Báo cáo công nợ theo khách hàng  Báo cáo cơng nợ theo hóa đơn  Báo cáo hợp đồng đơn hàng  Báo cáo tổng hợp hàng bán trả lại  Báo cáo kiểm soát  Báo cáo phân tích bán hàng… 2.1.3 Tổ chức liệu → Lệnh bán hàng: Số lệnh bán hàng, ngày, mã khách hàng, điều khoản toán, ngày giao hàng → Chi tiết lệnh bán hàng: Mã hàng, số lệnh bán hàng, số lượng → Phiếu xuất kho: Số phiếu xuất kho, ngày tháng, số lệnh bán hàng, số nhân viên bán hàng, mã nhân viên gửi hàng → Chi tiết phiếu xuất kho: Mã hàng, số phiếu xuất kho, số lượng → Gửi hàng: Số phiếu gửi hàng, ngày gửi hàng, số lệnh bán hàng số phiếu xuất kho Page of 23 Bài thảo luận Hệ thống thông tin → Chi tiết giấy gửi hàng: Mã hàng, số phiếu gửi hàng, số lượng → Hóa đơn bán hàng: Số hóa đơn, ngày hóa đơn, ngày tốn, mã khách hàng, Số lệnh bán hàng, số phiếu xuất kho, số phiếu gửi hàng → Chi tiết hóa đơn: Mã hàng, số hóa đơn, số lượng → Nhận tiền: Số giấy báo trả tiền, ngày giấy báo, số hóa đơn, mã khách hàng, số tài khoản ngân hàng → Hàng hóa: Mã hàng, mơ tả, đơn giá tồn, số lượng tồn, điểm đặt hàng → Tiền: Số tài khoản ngân hàng, mã ngân hàng, số tiền → Khách hàng: Mã khách hàng, tên, địa chỉ, nợ phải thu 2.2 Luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ  Tác nhân ngoài: + Khách hàng + Dịch vụ vận tải + Ngân hàng + Sổ cái, báo cáo + Chu trình chi phí  Kho liệu: + Danh mục khách hàng + Danh mục phận, nhân viên bán hàng + Danh mục thời hạn chiết khấu + Danh mục kho hàng + Hệ thống sổ báo cáo + Danh mục chứng từ phiếu toán + Hệ thống hóa đơn + Danh mục hợp đồng, đơn hàng Page 10 of 23 Bài thảo luận Hệ thống thông tin Page 11 of 23 Bài thảo luận Hệ thống thông tin Page 12 of 23 BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG: Bài thảo luận Hệ thống thông tin Ghi chú: (1) - Yêu cầu đặt hàng (2) - Thơng tin tốn (3) - Đơn đặt hàng chấp nhận (4) - Hố đơn (5) - Thơng tin hàng hoá (6) - Hàng hoá (7) - Vận đơn (8) - Giấy báo có Page 13 ofC23 - NG GiấyDchuy ển ền BIỂU ĐỒ(9) LUỒ Ữ LI Ệ U tiNG Ữ ẢNH: (10) - Dữ liệu Bài thảo luận Hệ thống thông tin Hãng vận tải Khách hàng BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỈNH 1.2 Xuất kho gửi hàng cho khách hàng Danh mục hàng hóa 1.1 Nhận xử lý yêu cầu đặt hàng khách hàng Danh mục khách hàng Danh mục ĐĐH Chu trình chi phí Danh mục kho hàng Danh mục phận Danh mục thời hạn 1.3 Lập hóa đơn bán hàng theo dõi nợ phải thu 1.4 Nhận tiền toán Danh mục chứng từ & phiếu toán Danh mục hợp đồng 10 11 14 Ngân hàng Hệ thống sổ, Báo cáo 15 Sổ cái, báo cáo 13 Page 14 of 23 12 Bài thảo luận Hệ thống thơng tin Giải thích: khách hàng u cầu đặt hàng, đến mua hàng Chấp nhận bán hàng, hợp đồng cho khách hàng Vận chuyển theo đơn hàng Yêu cầu vận chuyển theo đơn hàng tốn vận chuyển Cung cấp thơng tin liên quan tới chi phí Yêu cầu cung cấp thơng tin chi phí Cung cấp thơng tin tình hình tốn Cung cấp số liệu để ghi sổ, báo cáo Gửi hóa đơn bán hàng cho khách hàng 10 Nộp tiền vào Ngân Hàng 11 Ngân hàng cung cấp thơng tin tốn khách hàng qua chuyển khoản, séc, ủy nhiện chi 12 Khách hàng tốn tiền hàng cho cơng ty hay kiến nghị khách hàng 13 Phản hồi kiến nghị khách hàng, thông báo công nợ 14 Căn tình hình cơng nợ khách hàng 15 Căn số liệu ghi sổ, báo cáo _15_ _15_ Page 15 of 23 Bài thảo luận Hệ thống thông tin SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI Đ1.2.1 ỈNH: Xử lý lệnh bán hàng Chức nhận xử lý yêu cầu đặt hàng khách hàng Danh mục kho hàng Đơn đặt hàng 1.1.1 Nhận xử lý đơn 1.2.2 ập phiếu đặt L hàng xuất kho Danh mục khách hàng (1) Khách Khách hànghàng (2) 1.1.2 Xử lý đơn đặt hàng 1.2.3 Gửi hàng, giao hàng cho khách hàng (3)ất kho gửi hàng cho khách hàng Chức xu 1.1.3 Lập lệnh bán hàng 1.2.4 Ghi thẻ kho, chuyển chứng từ Công ty vân tải cho phận kế tốn (5) hàng Thơng tin trả lời đơn Thông tin bán hàng 1.1.4 Gửi thông báo cho khách hàng Danh mục hàng hóa Danh mục kho hàng Danh mục khách hàng Danh mục hàng Hệhóa thống sổ cái, báo cáo Page 16 of 23 Bài thảo luận Hệ thống thông tin Page 17 of 23 Bài thảo luận Hệ thống thơng tin Giải thích: Thông tin cho khách hàng Giao hàng chứng từ cho khách hàng Hóa đơn vận chuyển, biên giao nhận Hàng hóa, biên giao nhận Trả phí vận chuyển Page 18 of 23 Bài thảo luận Hệ thống thông tin Chức lập hóa đơn 1.3.1 Nhập chứng từ phiếu xuất kho, biển gửi hàng, kiểm tra đối chiếu chứng từ liên quan Danh mục chứng từ phiếu toán Danh mục hàng hóa Hóa đơn gửi ký 1.3.2 Lập hóa đơn bán hàng Giám đốc Hệ thống hóa đơn Hóa đơn ký Gửi hóa đơn cho khách hàng 1.3.3 Gửi hóa đơn cho khách hàng Khách hàng Cung cấp số liệu cho lập báo cáo Sổ cái, báo cáo Phòng kế tốn Danh mục khách hàng 1.3.4 Lưu chứng từ, theo dõi sổ chi tiết phải thu khách hàng Phòng kế tốn Page 19 of 23 Bài thảo luận Hệ thống thông tin Chức nhận toán Danh mục KH 1.4.1 Tiếp nhận yêu cầu chiết khấu, giảm giá hàng trả lại khách hàng (1) Khách hàng Danh mục thời hạn chiết khấu (2) 1.4.2 Xét duyệt giảm nợ, xóa nợ phải thu (3) Hệ thống hóa đơn Ngân hàng (4) 1.4.3 Thu tiền, nộp tiền vào ngân hàng (5) Giải thích: 1: Thơng tin yêu cầu (6)chiết khấu, giảm giá 2: Thông tin trả lời 3: Thanh toán tiền c 1.4.4 4: Giấy báo Giám có, ủyđốnhiệm chi (7) 5.Nộp tiền vào ngân hàng Nhập liệu, lưu Sổ cái, báo cáo (8) chứng từ theo dõi sổ Danh mục chứng từ phiếu tốn (9) Phòng kế tốn Hệ thống sổ cái, báo cáo Page 20 of 23 Bài thảo luận Hệ thống thông tin Ký duyệt 7: Chứng từ thu tiền 8: Cung cấp số liệu vào sổ cái, báo cáo 9: Cung cấp chứng từ toán Page 21 of 23 Bài thảo luận Hệ thống thông tin Page 22 of 23 Bài thảo luận Hệ thống thông tin TÀI LIỆU THAM KHẢO Slide Bài giảng môn HTTTKT – Hàn Minh Phương – ĐHTM Hệ thống thơng tin kế tốn – Nguyễn Thế Hưng – NXB Thống Kê – 2008 Phần mền kế toán Fast accounting Page 23 of 23 ... luận Hệ thống thông tin Nội dung Trang LỜI MỞ ĐẦU PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VÀ ĐẶC ĐIỂM HẠCH TỐN TRONG CƠNG TÁC KẾ TỐN CỦA DOANH NGHIỆP PHẦN 2: THỰC HIỆN MƠ TẢ, PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG... luận Hệ thống thông tin Page 22 of 23 Bài thảo luận Hệ thống thông tin TÀI LIỆU THAM KHẢO Slide Bài giảng môn HTTTKT – Hàn Minh Phương – ĐHTM Hệ thống thơng tin kế tốn – Nguyễn Thế Hưng – NXB Thống. .. hàng + Hệ thống sổ báo cáo + Danh mục chứng từ phiếu tốn + Hệ thống hóa đơn + Danh mục hợp đồng, đơn hàng Page 10 of 23 Bài thảo luận Hệ thống thông tin Page 11 of 23 Bài thảo luận Hệ thống thông