Tài liệu về KAIZEN 5s

Cải tiến hiện trường làm việc theo phong cách Nhật Bản: 5S Sự phát triển của một quốc gia luôn gắn liền với phong trào nâng cao năng suất lao động . Người Nhật đã đạt được những thành tựu vượt bậc về kinh tế là nhờ vào sự cải tiến,hợp lý hoá thường xuyên trong tổ chức công việc để nâng cao năng suấtchất lượng bằng phương pháp KAIZEN . Phong trào 5S là một trong những phương pháp được Người Nhật phát minh ra và năm 1986 Giáo sư Kazuo Tsuchiya lần đầu tiên giới thiệu vào Singapore, sau đó là Hungary,Trung quốc, An độ, Urugoay, Brasil, Thái lan, Costa Tại Việt nam khi xây thực hiện ISO 9000 SUZUKI Việt nam là nơi đầu tiên áp dụng 5S để tổ chức nơi làm việc . Đến nay 5 S đã được biết đến như một phưong pháp tổ chức sắp xếp hồ sơ tài liệu và nơi làm việc tốt nhất. Một doanh nghiệp thực hiện tốt 5S sẽ đạt được những kết quả bất ngờ chỉ tốn một chi phí không đáng kể nhưng hiệu quả rất to lớn.

Nguyễn Nhật Thành March 22, 2018 Cải tiến trường làm việc theo phong cách Nhật Bản: 5S Sự phát triển quốc gia gắn liền với phong trào nâng cao suất lao động Người Nhật đạt thành tựu vượt bậc kinh tế nhờ vào cải tiến,hợp lý hoá thường xuyên tổ chức công việc để nâng cao suất-chất lượng phương pháp KAIZEN Phong trào 5S phương pháp Người Nhật phát minh năm 1986 Giáo sư Kazuo Tsuchiya lần giới thiệu vào Singapore, sau Hungary,Trung quốc, An độ, Urugoay, Brasil, Thái lan, Costa Tại Việt nam xây thực ISO 9000 SUZUKI Việt nam nơi áp dụng 5S để tổ chức nơi làm việc Đến S biết đến phưong pháp tổ chức xếp hồ sơ tài liệu nơi làm việc tốt Một doanh nghiệp thực tốt 5S đạt kết bất ngờ tốn chi phí không đáng kể hiệu to lớn I- 5S LÀ GÌ? 5S tập hợp từ Nhật Bản – Mỗi từ bắt đầu âm S là: SEIRI Tạm dịch SÀNG LỌC SEITON Tạm dịch SẮP XẾP SEISO Tạm dịch SẠCH SẼ SEIKETSU Tạm dịch SĂN SÓC SHITSUKE Tạm dịch SẴN SÀNG Hãy tự hỏi bắt đầu công việc bạn có phải tìm kiếm liệu, cơng cụ? Ngày 5S chương trình nâng cao suất phổ biến Nhật trở nên phổ biến nhiều nước khác lý sau:  Chỗ làm việc trở nên ngăn nắp  Mọi người ngồi Cơng ty dễ dàng nhận kết thay đổi tích cực  Kết tăng cường phát huy sáng kiến  Mọi người cảm thấy thoải mái làm việc  Chỗ làm việc trở nên thuận tiện an toàn  Nhân viên cảm thấy tự hào ngăn nắp nơi làm việc  Đem lại vừa lòng cho khách hàng có nhiều hợp đồng cho Công ty II-ĐỊNH NGHĨA 5S: SEIRI –SÀNG LỌC: Seiri sàng lọc không cần thiết chỗ làm việc loại bỏ chúng SEITON – SẮP XẾP: Seiton xếp thứ ngăn nắp trật tự ,đúng chỗ để tiện lợi nhanh chóng sử dụng SEISO – SẠCH SẼ Seiso vệ sinh chỗ nơi làm việc để khơng rác nhà,khơng có bụi bẩn trang thiết bị,dụng cụ,hồ sơ … Nguyễn Nhật Thành March 22, 2018 SEIKETSU – SĂN SĨC Seiketsu ln săn sóc,giữ gìn vệ sinh nơi làm việc cách liên tục thực Seiri- Seiton – Seiso SHITSUKE – SẴN SÀNG Shitsuke tạo cho người có thói quen tự giác làm việc tốt ln tuân thủ nghiêm ngặt quy định nơi làm việc III- CÁC BƯỚC ÁP DỤNG 5S 1) SEI RI –SÀNG LỌC: Loại bỏ thứ không cần thiết Bước 1: Bạn quan sát kỹ nơi làm việc với vài đồng nghiệp Hãy phát xác định thứ không thấy cần thiết cho cơng việc bạn Sau thơng báo xem có cần dùng khơng Hủy bỏ thứ khơng cần cho bạn,đừng tiếc mà cố giữ lại Bước 2: Nếu bạn đồng nghiệp định thứ cần hay khơng cho cơng việc đánh dấu kèm theo ngày tháng hủy để riêng nơi Bước 3: Sau thời gian (ví dụ vài tháng) bạn kiểm tra lại xem có cần đến khơng Nếu khơng tức không cần cho công việc bạn Nếu bạn khơng tự định báo cho người có thẩm quyền Chú ý: a) Khi sàng lọc bạn không quên để ngăn tủ ,hộc bàn phòng b) Việc hủy thứ khơng cần thiết theo cách sau:  Bán cho ve chai  Giao cho đơn vị khác  Vứt bỏ (Nếu hồ sơ tài liệu phải cắt nhỏ)  Khi hủy thứ thuộc tài sản Công ty phải báo cho người có thẩm quyền biết  Thông báo cho nơi cung cấp NVL,tài liệu thừa  Khi quan sát xung quanh để tìm thứ không cần thiết nơi làm việc ,hãy tìm ngóc ngách bạn tìm diệt dán Sẽ có phần thưởng q trình bạn tìm vài vật,tài liệu có ích mà lâu bạn khơng biết để đâu 2- SEITON-SẮP XẾP: Là đặt thứ chỗ cho tiện lơi dùng Bước 1: Bạn phải tin thứ không cần thiết loại bỏ khỏi nơi làm việc Việc lại bạn suy nghĩ xem để đâu thuận tiện theo quy trình làm việc hay vị trí đồng thời phải bảo đảm thẩm mỹ an tồn Bước 2: Sau bạn trao đổi với đồng nghiệp cách xếp bố trí quan điểm thuận lợi cho thao tác quản lý Một nguyên tắc cần lưu ý thường xuyên dùng đến phải để gần người sử dụng để đỡ phải lại Cái dùng để xa hơn,cái nặng để ,nhẹ để Bạn thảo luận phác thảo cách bố trí với đồng nghiệp thống thực Bước 3:Bạn phải cho đồng nghiệp biết gì,để đâu để họ tự sử dụng mà không cần hỏi Tốt bạn nên có danh mục vật dụng,tài liệu sơ đồ nơi lưu giữ Hãy ghi ngăn kéo,ngăn tủ,cặp tài liệu để người biết rõ giữ Nguyễn Nhật Thành March 22, 2018 Bước 4: Hãy áp dụng nguyên tắc để rõ nơi đặt bình cứu hỏa,dụng cụ cấp cứu,van an toàn… dẫn cần thiết khác Chú ý: Mục đích Seiton –Sắp xếp làm cho nơi làm việc bạn an tồn,hiệu làm việc,vì vật rèm ,màn che để dấu vật dụng phía sau khơng cần thiết Nếu bạn có tiêu chuẩn quy định mức thời hạn tối thiểu tối đa lưu giữ vật liệu,tài liễu tốt SEISO –SẠCH SẼ: Hãy làm vệ sinh nơi làm việc Có mối quan hệ mật thiết chất lượng sản phẩm nơi làm việc chế tạo sản phẩm Như Seiso-Sạch phải thực hàng ngày,đôi suốt ngày Sau vài gợi ý cho Seiso bạn: Đừng đợi đến lúc dơ bẩn làm vệ sinh Hãy quét dọn,vệ sinh nơi làm việc,kể máy móc thiết bị,dụng cụ,đồ đạc… cách thường xun làm cho chúng khơng có hội để dơ bẩn  Dành phút để Seiso ngày  Bạn đồng nghiệp có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc  Những người làm vệ sinh chịu trách nhiệm nơi công cộng  Nếu bạn muối làm việc môi truờng an tồn bạn tạo mơi trường  Đừng vứt rác,khạc nhổ bừa bãi tạo thành thói quen  Vệ sinh dọn dẹp hành động kiểm tra  Xem việc vệ sinh điều quan trọng nhà máy,công xưởng  Nếu bạn thấy điều ngày hơm  Chú ý: Ngồi phút ngày dành cho Seiso bạn nên có thời gian làm hàng tuần ,hàng tháng Cái lợi Sei so Sạch mang lại lớn nhiều lần thời gian bỏ  Thay phải dùng chổi thu ta cho ba- vớ chảy máng vào thùng 4- SEIKETSU-SĂN SĨC: Là giữ gìn vệ sinh nơi làm việc mức độ cao Để khơng lãng phí nỗ lực thực bạn không nên dừng lại sau đã tiến hành 3S Sau gợi ý cho Seiketsu củ - Tạo hệ thống nhằm trì ngăn nắp nơi làm việc,cần có lịch phân công làm vệ sinh - Phong trào thi đua đơn vị Chỗ làm việc quan trọng có hiệu việc lơi kéo,cuốn hút người tham gia 5S Chú ý: - Cần rõ tên người chịu trách nhiệm nơi làm việc hay máy móc - Kiểm tra đánh giá thường xuyên thành viên nhóm(tổ, đội ) 5S đơn vị thực - Đừng có tìm chỗ xấu,chưa tốt để phê bình mà phải ý phát tốt để khen thưởng,động viên 5- SHITSUKE-SẴN SÀNG: Là làm việc kể cách tự giác mà không cần phải nhắn nhở hay lệnh Nguyễn Nhật Thành March 22, 2018 Cần phải làm cho người thực 5S cách tự giác thói quen hay lẽ sống Việc cần thời gian dài rèn luyện có kiểm tra,đơn đốc mời tạo thành thói quen Khơng có cách thúc ép thực 5S tốt thường xuyên thực hành mà người cảm thấy yêu thích 5S Cần tạo bầu khơng khí lành mạnh để người thấy thiếu 5S, muốn cần ý - Coi nơi làm việc nhà thứ hai bạn - Nhận thức quan,Cơng tylà nơi bạn tạo thu nhập bạn gia đình bạn - Nếu bạn mong muốn thường xuyên làm cho ngơi nhà bạn sẽ,vệ sinh,ngăn nắp bạn lại khơng cố gắng làm cho nơi làm việc bạn thoải mái dễ chịu nhà? Chú ý: Để nâng cao Shitsuke-Sẵn sàng CBCNV Cơng ty vai trò người phụ trách 5S quan trọng Người phụ trách phải có uy lực lệnh gương 5S để người noi theo NHẬN THỨC NGUYÊN LÝ SỨC MẠNH CỦA 5S 5S XUẤT PHÁT TỪ NHU CẦU  Đảm bảo sức khỏe  Sự tiện lợi  Chất lượng sống  Nền tảng để nâng cao suất 5S XUẤT PHÁT TỪ CON NGƯỜI  Khi có ý thức thực 5S Cơng ty triển khai SUPER 5S:Sáng tạo mức cao,phương pháp KAIZEN  Là kiến thức bổ ích cho nhà quản lý người áp dụng Kaizen 5S LÀ SỰ CẤU THÀNH TỪ CÁC YẾU TỐ: P.Q.C.D.S.M  Một Công ty áp dụng 5S cách nhiệt thành bảo đảm:  Nâng cao suất (Productivity)  Nâng cao chất lượng (Quality)  Giảm chi phí (Cost)  Giao hàng hạn (Delivery)  An toàn cho người (Safe)  Nâng cao tinh thần (Morale) MỤC TIÊU CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH 5S Xây dựng ý thức cải tiến (KAIZEN)cho người nơi làm việc Hình thành nhóm làm việc với tham gia thành viên Phát triển lực lãnh đạo cán quản lý qua hoạt động thực tế Cải tiến sở Hạ tầng,đưa Kaizen vào áp dụng LÝ DO TẠI SAO 5S NGÀY CÀNG PHỔ BIẾN Chỗ làm việc trở nên ngăn nắp Nguyễn Nhật Thành March 22, 2018 Chỗ làm việc trở nên thuận tiện an tồn Mọi người ngồi Cơng ty dễ dàng nhận kết Tăng cường khả phát huy sáng kiến Mọi người thoải mái trình bày Mọi người cảm thấy tự hào ngăn nắp nơi làm việc Kết tốt Cơng ty làm vừa lòng khách hàng đem lại nhiều hợp đồng 04 LÝ DO TẠI SO CÓ NHIỀU NGƯỜI THAM GIA THỰC HIỆN 5S 5S áp dụng cho cấp Cơng ty:lớn,vừa,nhỏ áp dụng ngành :Sản xuất,thương mại,dịch vụ ,văn phòng … Triết lý 5S dễ hiểu ,khơng đòi hỏi phải hiểu biết thuật ngữ khó Bản chất người thích sẽ,thoải mái ngăn nắp nơi làm việc CĨ 03 lOẠI CHỖ Loại thứ 1: Trong người xả rác bừa bãi không thu dọn Loại thứ 2: Trong người xả rác bừa bãi có CN vệ sinh thu dọn Loại thứ 3: Khơng vứt rác kho người làm vệ sinh YẾU TỐ CƠ BẢN ĐỂ THỰC HIỆN 5S THÀNH CÔNG Lãnh đạo cam kết hỗ trợ Thực 5S bắt đầu đào tạo,huấn luyện Mọi người tự giác tham gia vào chương trình 5S mà khơng cần có người giám sát Lập lại vòng thực 5S với tiêu chuẩn cao CÁC BƯỚC TỔ CHỨC THỰC HIỆN 5S I/ KẾ HOẠCH TỰ THỰC HIỆN 5S : BƯỚC CHUẨN BỊ  Cán lãnh đạo hiểu rõ nguyên lý lợi ích chương trình 5S  Cán lãnh đạo thăm Cơng ty điển hình thực 5S  Cán lãnh đạo tâm thực 5S  Tổ chức Ban đạo thực 5S  Chỉ định người có trách nhiệm triển khai thực 5S  Đào tạo người có trách nhiệm thành viên hướng dẫn thực THƠNG BÁO CHÍNH THỨC CỦA LÃNH ĐẠO Lãnh đạo thơng báo thức chương trình 5S Tổng Giám Đốc trình bày mục tiêu chương trình 5S cho toàn CB lãnh đạo BƯỚC   Nguyễn Nhật Thành March 22, 2018 Thành lập in thành văn sơ đồ tổ chức 5S vẽ sơ đồ vùng giới hạn trách nhiệm nhóm thực  Lập kế hoạch sử dụng phương tiện tuyên truyền bao gồm: bảng tin,biểu ngữ,áp phích,tờ rơi …  Lập chương trình đào tạo nội gởi cán đào tạo kiến thức 5S  TOÀN BỘ CBCNV THỰC HIỆN TỔNG VỆ SINH Tổ chức ngày tổng vệ sinh Chia vùng phân cơng nhóm phụ trách Cung cấp đủ dụng cụ ,trang thiết bị cần thiết Thực ngàt tổng vệ sinh toàn Công ty Sàng lọc thứ không cần thiết khỏ nơi làm việc Duy trì tổng vệ sinh hàng năm BƯỚC       BƯỚC SÀNG LỌC SƠ BỘ BAN ĐẦU  Đặt tiêu chuẩn hủy bỏ thứ không cần thiết  Sàng lọc sơ để loại bỏ thứ không cần thiết sau tổng vệ sinh  Mọi người tập trung xác định phân loại thứ không cần thiết loại bỏ  Những thứ không cần thiết gây thiệt hại kinh tế cần phân tích tìn ngun nhân đưa hành động phòng ngừa lãng phí  Hoạt động sàng lọc tồn Cơng ty thường xun định kỳ TẠI SAO NHỮNG THỨ KHÔNG CẦN THIẾT LẠI TÍCH LŨY  Do thay đổi kế hoạch sản xuất kinh doanh  Đặt hàng trước số lượng lớn nguyên vật liệu mà không vào kế hoạch SX  Khơng kiểm sốt số lượng đầy đủ ,khơng xử lý sớm xảy  Chỗ lưu kho không đúng, biện pháp lưu kho  Hệ thống tiếp nhận,quản lý,cấp phát  Đặt hàng chồng chéo  Máy móc ,thiết bị cũ kỹ lạc hậu không lý  Hư hỏng xếp dỡ không  Lưu nhiều văn giấy tờ  Sản xuất nhiều phế phẩm khách hàng không nhận không hạ giá  Những khỏan vô lý khác… VIỆC SÀNG LỌC NHỮNG THỨ KHÔNG CẦN THIẾT THỰC HIỆN LÚC NÀO? AI LÀM? LÀM Ở ĐÂU?  Vào ngày tổng vệ sinh,mọi người cố gắng loại bỏ thứ không cần thiết  Hai lần năm tổ chức ngày Seiri để tập trung loại bỏ thứ không cần thiết Nguyễn Nhật Thành March 22, 2018 Trong suốt ngày thực Sàng lọc –Sắp xếp- Sạch cố gắng loại bỏ thứ khơng cần thiết phòng ngừa lãng phí tích lũy thứ khơng cần  Bước 5: THỰC HIỆN SÀNG LỌC -SẮP XẾP- SẠCH SẼ HÀNG NGÀY  Seiri-Sàng lọc :Loại bỏ thứ khơng sử dụng khơng cần thiết Tận dụng chỗ làm việc nơi lưu trữ  Seiton –Sắp xếp: Cải tiến địa điểm phương pháp lưu trữ để giảm tối thiểu thời gian tìm kiếm lấy sử dụng  Seiso –Sạch sẽ: Lập thời khóa biểu vệ sinh hàng ngày để tạo mơi trường thoải mái ,an tồn ,đảm bảo sứ khỏe  Huy động người phát huy sáng kiến cải tiến nơi làm việc NGUYÊN TẮC SEITON –SẮP XẾP Sự dụng phương pháp FIFO (Vào trước trước) để lưu kho Quy định vị trí cho thứ nơi làm việc Mọi hạng mục địa cần có nhãn hiệu cách hệ thống Sắp xếp thứ để dễ nhìn nhằm giảm thời gian tìm kiếm Đặt thứ để người dễ dàng tìm kiếm lấy Phân chia dụng cụ đặc biệt thông thường đễ bảo quản sử dụng Đặt dụng cụ sử dụng thường xuyên gần người sử dụng MỘT SỐ KINH NGHIỆM THỰC HÀNH SEISO- SẠCH SẼ  Thực phút vệ sinh ngày  Mỗi mát,thiết bị ,khu vực phân công người chịu trách nhiệm  Kết hợp công tác vệ sinh kiểm tra  Thực liên tục vòng tròn: Quét-Rửa-Lau-Kiểm tra  Tổ chức tổng vệ sinh hai lần/một năm DUY TRÌ VÀ NÂNG CAO SEIKETSU- SĂN SÓC Khi thực hoạt động Seiri-Seiton – Sei so nơi làm việc trở nên ngăn nắp Điều gọi Seiketsu-Săn sóc ,để trì nâng cao 5S nên sử dụng phương pháp hiệu sau :  Ban lãnh đạo đánh gí hoạt động 5S tất đơn vị  Tạo thi đua đơn vị 5S  Tạo thi đua Công ty  Khen thưởng,xử phạt kịp thời LUYỆN TẬP SHITSUKE SẴN SÀNG Gặp gỡ người với nụ cười thân thiện Chịu khó lắng nghe học tập lẫn Định hướng vào KAIZEN (liên tục cải tiến) tập trung thực Chứng minh tinh thần đồng đội Luyện tập phong cách ln xem thành viên tổ chức có danh tiếng Cố gắng ln giờ,đúng kế hoạch định Giữ nơi làm việc ngăn nắp Nguyễn Nhật Thành March 22, 2018 Tuân thủ nghiêm ngặt quy định an toàn BƯỚC ĐÁNH GIÁ ĐỊNH KỲ THỰC HIỆN 5S Lập kế hoạch đánh giá khích lệ hoạt động 5S Chuyên gia đánh giá thường xuyên kiểm tra,đnh giá hoạt động 5S Phát động phong trào thi đua Cơng đồn ,Đồn thể chủ trì Định kỳ tổng kết trao thưởng cho đơn vị,cá nhân thực tốt Tổ chức tham quan học hỏi 5S nơi kháC Tổ chức thành phong trào thi đua Công ty với để hoàn thiện PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ VÀ HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN 5S 12 ĐIỂM TRỌNG TÂM VỀ 5S MÀ CHUYÊN GIA ĐÁNH GIÁ CẦN KIỂM TRA Cán lãnh đạo cán quản lý có hỗ trợ chương trình 5S khơng? Mọi người có tự hào chỗ làm việc họ không? Chỗ làm việc có ngăn nắp khơng? Chỗ làm việc có an tồn cho người làm việc hay khơng? Máy móc thiết bị có vệ sinh trì tốt cơng việc khơng? Mọi thứ có xếp để dễ tìm kiếm khơng? Máy móc dụng cụ có đặt ngăn nắp,tiện lơi cho sử dụng không? Các kiểm kê có lưu giữ để dễ truy tìm khơng? Các sản phẩm làm có đảm bảo sẽ,vệ sinh khơng? 10 Mọi người có vệ sinh hàng ngày cách tự giác không? 11 Mọi người có mặc đồng phục gọn gàng khơng? 12 Mọi người có ý thức làm gương tốt cho Công ty không? QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI THÀNH VIÊN TRONG VIỆC THI ĐUA VỀ HOẠT ĐỘNG 5S GIỮA CÁC ĐƠN VỊ 1/ MỤC TIÊU : Mục đích việc thi đua để nâng cao suất toàn diện tổ chức thông qua việc quảng bá chương trình 5S với tham gia tất thành viên 2/ TRÌNH ĐỘ NGƯỜI THAM GIA: Tất đơn vị thực 5S đạt mức thực tế với tham gia thành viên Công ty làm việc vị trí ,trình độ 3/ PHÂN BỔ THỜI GIAN: Mỗi thi đua tổ chức kéo dài tháng ,hai lần năm để đảm bảo tính liên tục 4/ NHĨM ĐÁNH GIÁ: Ban đạo chương trình 5S định mhóm đánh giá ,nhóm thăm đơn vị đánh giá hoạt động 5S vào thời gian kỳ đánh giá cuối đợt thi đua 5/ MẪU ĐÁNH GIÁ 5S: Mỗi mẫu đánh giá 5S chuyên gia đánh giá sử dụng theo chức đơn vị tương ứng :  Mẫu đánh giá văn phòng làm việc  Mẫu đánh giá kho tàng Nguyễn Nhật Thành March 22, 2018  Mẫu đánh giá nhà máy,phân xưởng sản xuất 6/ ĐÁNH GIÁ: A Hai khía cạnh việc đánh giá: Đánh giá cách cho điểm chuyên gia đánh giá ghi chép theo hai khía cạnh hoạt động 5S phòng,Ban ,đơn vị tham gia :  Điểm mức độ thực 5S đạt  Điểm thực tốt 5S B Đánh giá mức độ 5S đạt được: Mỗi thành viên đánh giá cho điểm theo mục danh sách câu hỏi mẫu sẵn để tính tổng số điểm cột “Tổng số điểm” Điểm điều chỉnh : Tối đa 100 điểm đuợc tính theo cơng thức : Tổng số điểm x 10/ Tổng số mục đánh giá Đánh giá thực tốt 5S: Mỗi chuyên gia đánh giá cần xem xét việc thực 5S trew6n thực tế đơn vị ,phòng ban cho điểm thưởng thực tốt theo đánh giá họ cột điểm thuởng cho hoạt động 5S sẵn có mẫu đánh giá (tối đa 20điểm) D/ Điểm cuối : Tổng số điểm điều chỉnh điểm thưởng điểm cuối đơn vị đánh giá E/ Sự giải thích nguời đánh giá thực thống 5S: Mỗi người đánh giá cần trình bày lý thưởng điểm mục thực tốt 5S F/ Khuyến nghị người đánh giá việc cải tiến thời gian tới: Người đánh giá cần đưa ý kiến gợi ý việc cải tiến thời gian tới vào mục khuyến nghị để đơn vị đánh giá thực 10 ĐIỀU GỢI Ý ĐỂ THỰC HIỆN THÀNH CÔNG 5S Hai đầu suy nghĩ tốt đầu,cố gắng động não Tìm điểm không thuận lợi để cải tiến Tìm chỗ làm việc khơng ngăn nắp để cải tiến Tìm nơi khơng an tồn ,khơng để cải tiến Tìm điểm lãng phí để loại bỏ Mở rộng phạm vi vệ sinh bề mặt máy móc thiết bị Chú ý nhiều tới khu vực chung : căng tin,nhà vệ sinh,hành lang,bãi đậu xe,vuờn cây,công viên … Chỉ chứng mà nhân viên phải tăng cường hoạt động 5S Làm cho việc thực 5S Công ty trở nên trực quan,sinh động 10 Hãy biến 5s thành chơi KAIZEN gì? KAIZEN cải tiến, cải thiện, cải tiến khơng ngừng, có liên quan đến người, nhà quản lý lẫn công nhân KAIZEN sửa chữa làm tốt việc mà gây Nguyễn Nhật Thành March 22, 2018 khó khăn cho người Triết lý KAIZEN cho rằng: dù nơi đâu – gia đình hay xã hội – cần cải tiến liên tục Ta nhận diện nhanh hoạt động Quản lý Công ty truyền thống qua yếu tố: 1.Khơng có tiêu chuẩn rõ ràng 2.Ngay có tiêu chuẩn, tiêu chuẩn diễn tả người khơng rõ ràng 3.Khơng có mối quan hệ rõ ràng quy trình, thao tác ảnh hưởng đến chất lượng, chi phí, giao hàng, an tồn tinh thần làm việc 4.Tiêu chuẩn có q nhiều thơng số, khơng xác định thông số chủ yếu 5.Các tiêu chuẩn mô tả công việc có ý nghĩa thợ quen với q trình, khơng dùng để làm sở cải tiến thường xuyên 6.Có tiêu chuẩn tổng quát không xác định rõ ràng phải làm Vì việc nảy sinh yếu Quản lý tất yếu CÁC NHƯỢC ĐIỂM CHÍNH CÁC VẤN ĐỀ PHÁT SINH Thiếu kỹ đọc tính tốn phải nhờ người làm lại khắc phục vấn đề (việc có thểxảy lãnh đạo không trọng đến đào tạo phát triển người, mà xem họ loại máy móc bổ sung ) Khơng định nghĩa tiêu chuẩn rõ ràng để biết làm sai Lúc cầu cứu đến tổ trưởng có việc khơng rõ xảy Mất thời gian thường lấy định sai, làm sinh nhiều vấn đề Thiếu kỷ luật tuân thủ tiêu chuẩn, quản lý nội trợ, tổ Phải làm lại, xử lý mát, chữa cháy, giải công việc nhận chức chỗ làm việc, tiêu chuẩn dạng khắc phục không phù hợp công việc Thiếu kỹ giải vấn đề Toàn thể nhân viên, kỹ sư, cán quản lý xúm lại qỉai vấn đề Không sử dụng khả sáng tạo người, chi phí gián tiếp tăng cao, phận gián tiếp khơng thời gian giải vấn đề quan trọng 10 Nguyễn Nhật Thành March 22, 2018 Con người công ty không đáp ứng thay đổi nhu Thiếu linh động việc đáp ứng cầu Thiếu khả tự kiểm sốt Việc gây lãng phí nhu cầu khách hàng phải chữa cháy: lấy thêm người, mua thêm MMTB, máy vi tính Thiếu khả đáp ứng với việc đưa mặt hàng vào sản xuất Việc thay đổi mặt hàng ngày xảy thường xuyên, phần lớn công việc kỹ sư đảm trách giao công việc chi tiết xuống cho người khu vực sản xuất đảm trách Chúng ta nên dùng kaizen để giải vấn đề KAIZEN thực hành gồm 10 công cụ thực hành: Các công cụ PCDA thực hành 5S thực hành Kaizen thực hành Industrial Engineering thực hành (IE) Kiểm soát chất lượng thực hành Hệ thống kiến nghị thực hành Nhóm chất lượng thực hành Các cơng cụ nâng cao TQM thực hành JIT thực hành 10 Duy trì sản xuất tồn diện thực hành So sánh Kaizen đổi mới: Lưu ý Đổi KAIZEN Tác dụng Ngắn hạn tạo ấn tượng mạnh Dài hạn, trì lâu bền khơng ấn tượng 11 Nguyễn Nhật Thành March 22, 2018 Bước Dài Từng bước ngắn Thay đổi Đột ngột Từng bước vững Liên quan đến Một số người xuất sắc Mọi người công ty Các yêu cầu Về đầu tư lớn Về đầu tư nhỏ Hướng Công nghệ Con người Các tiêu chuẩn đánh giá Kết lợi nhuận Quá trình mức phấn đấu Lợi Phù hợp với bước phát triển kinh tế Phù hợp với bước phát triển kinh tế nhanh chậm THẢO LUẬN S VỀ NƠI LÀM VIỆC CỦA CHÚNG TA TRƯỜNG HỢP 1: Ở chổ chúng tôi, người quăng đồ đạc khắp nơi không xếp quét dọn TRƯỜNG HỢP 2: Ở chổ chúng tôi, người quăng đồ đạc khắp nơi người lao công quét dọn thứ 12 Nguyễn Nhật Thành March 22, 2018 TRƯỜNG HỢP 3: Ở chổ chúng tôi, không quăng đồ đạc lộn xộn người hổ trợ quét dọn giữ nơi làm việc NƠI BẠN LÀM VIỆC THUỘC TRƯỜNG HỢP NÀO? TRƯỜNG HỢP 1: Mọi người quăng đồ đạc khắp nơi không xếp quét dọn 13 Nguyễn Nhật Thành March 22, 2018 TRƯỜNG HỢP 2: Mọi người quăng đồ đạc khắp nơi người lao công quét dọn thứ TRƯỜNG HỢP 3:,Không quăng đồ đạc lộn xộn, người hỗ trợ quét dọn giữ nơi làm việc Bạn ln nhớ rằng! KHƠNG AI SĂN SĨC NƠI LÀM VIỆC CỦA MÌNH TỐT VÀ HỢP LÝ HƠN CHÍNH BẠN LÀM ĐIỀU ĐÓ CÙNG HÀNH ĐỘNG - YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH 14 Nguyễn Nhật Thành March 22, 2018 5S CÁC BƯỚC THỰC HIỆN Bước 1: SÀNG LỌC Bước 2: SẮP XẾP, TỔ CHỨC Bước 3: SẠCH SẼ Bước 4: SĂN SĨC, GIỮ GÌN Bước 5: SẴN SÀNG, KỶ LUẬT ÁP DỤNG 5S NHƯ THẾ NÀO? HÃY THỰC HIỆN THEO BƯỚC SAU: SEIRI - Sàng lọc: Định kỳ (hàng tuần/ tháng/ quý ) loại bỏ vật dụng không cần thiết (ở nơi làm việc bạn: cặp, bàn, nhà xưởng, kho dụng cụ….vv) SEITON - Sắp xếp: Sau bỏ vật dụng không cần thiết, tiến hành xếp vật dụng cần thiết (còn lạI) theo trật tự tối ưu, dễ sử dụng SEISO- Sạch sẽ: Quét dọn, lau chùi, giữ nơi làm việc SEIKETSU - Săn sóc: thường xuyên lập lại 3S (thực định kỳ) SHITSUKE - Sẵn sàng: Huấn luyện, nâng cao ý thức, kỷ luật 5S Bước 1: SÀNG LỌC ĐIỂM CHÍNH: Sàng lọc thường xuyên triệt để làm gọn gàng nơi làm việc ĐỐI VỚI VẬT DỤNG CỦA BẠN: Loại bỏ tức khắc hết hạn sử dụng không cần thiết Dán “PHIẾU ĐỀ NGHỊ SÀNG LỌC” cho vật dụng chung cần xem xét Sau thời gian xác định, kiểm tra lại xem người phụ trách xử lý xem xét vấn đề sàng lọc chưa Các cấp có thẩm quyền phải đưa tiêu chuẩn qui định loại bỏ giữ lại vật dụng 15 Nguyễn Nhật Thành March 22, 2018 Bước 2: SẮP XẾP ĐIỂM CHÍNH: Sắp xếp hợp lý yếu tố định thành công Quan sát định vị trí hợp lý cho đồ vật Lưu ý: Diện tích hay khoảng trống lưu trữ hợp lý cho đồ vật Tần xuất sử dụng Dễ thấy, dễ lấy để sử dụng, dễ trả lại chỗ cũ Ba điểm xếp: Where, What, How many Làm danh sách nhãn cho vật dụng để nhận dạng SẮP XẾP LÀ TIÊU CHUẨN HÓA HỆ THỐNG LƯU GIỮ Bước 3: SẠCH SẼ ĐIỂM CHÍNH: Phải xác định: What, Where, When, Who , How Áp dụng 5W - 1H để lên kế hoạch làm nơi làm việc: What: Lau chùi gì? Where: Lau chùi đâu? When: Khi lau chùi? Who: Ai lau chùi? Why: Tại phải lau chùi? How: Lau chùi (dụng cụ, phương pháp ) MỖI NGÀY DÀNH VÀI PHÚT VÀ MỌI NGƯỜI CÙNG THAM GIA Bước 4: SĂN SĨC ĐIỂM CHÍNH: Phải trì 3S thường xun Giữ gìn, trì làm, khơng nỗ lực khơng có ý nghĩa lãng phí Tạo qui định 5S, lên kế hoạch quét tước xếp nơi làm việc định kỳ Thi đua phòng ban giúp người nhận thức tốt giữ gìn vệ sinh ngăn nắp nơi làm việc 16 Nguyễn Nhật Thành March 22, 2018 Bước 5: Sẵn sàng, kỷ luật Huấn luyện nhân viên, xây dựng thói quen giữ gìn nhà xưởng gọn cách độc lập Chúng ta cần có suy nghĩ: Xem nơi làm việc bạn nhà thứ hai Ln có nhận thức, hành vi thái độ nhà thứ hai này! Hãy thực S ! Thực hành tốt 5S I Giới thiệu 5S 5S công cụ cải tiến suất chất lượng có nguồn gốc từ Nhật Bản Tên gọi 5S xuất phát từ chữ S tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Sheiketsu Shitsuke, tạm dịch sang tiếng Việt Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch Sẽ, Săn sóc Sẵn sàng Mục đích 5S tạo nên trì mơi trường làm việc thuận tiện, nhanh chóng, xác hiệu vị trí làm việc từ khu vực văn phòng, nơi sản xuất, kho hàng, 17 Nguyễn Nhật Thành March 22, 2018 nguyên vật liệu hay vị trí xung quanh sân bãi, chỗ để xe Vì liên quan đến vị trí địa lý tổ chức nên 5S đòi hỏi cam kết, nhận thức tham gia tất người từ lãnh đạo người công nhân 5S hoạt động dành cho tất người không loại trừ Cơng ty Là cơng cụ mang tính tảng bản, 5S diễn giải sau: Sàng lọc – S1 (Seiri): Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng …) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động khu vực phải tách biệt khỏi thứ cần thiết sau loại bỏ hay đem khỏi nơi sản xuất Chỉ có đồ vật cần thiết để nơi làm việc S1 thường tiến hành theo tần suất định kì Sắp xếp – S2 (Seiton): Sắp xếp hoạt động bố trí vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … vị trí hợp lý cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại Nguyên tắc chung S2 vật dụng cần thiết có vị trí quy định riêng kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng S2 hoạt động cần tuân thủ triệt để Sạch – S3 (Seiso): Sạch hiểu hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay khu vực xung quanh … S3 hoạt động cần tiến hành định kì Săn sóc – S4 (Sheiketsu): Săn sóc hiểu việc trì định kì chuẩn hóa 3S cách có hệ thống Để đảm bảo 3S trì, người ta lập nên quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S cá nhân, cách thức tần suất triển khai 3S vị trí S4 q trình ý thức tn thủ CBCNV tổ chức rèn rũa phát triển Sẵn sàng – S5 (Shitsuke): Sẵn sàng thể ý thức tự giác người lao động hoạt động 5S Các thành viên nhận thức rõ tầm quan trọng 5S, tự giác chủ động kết hợp nhuần nhuyễn chuẩn mực 5S với công việc để đem lại suất công việc cá nhân suất chung Công ty cao II Đối tượng áp dụng 5S cơng cụ mang tính tảng với mục đích hướng đến tạo môi trường làm việc khoa học giảm/loại bỏ lãng phí hoạt động Vì mong muốn chung tổ chức/doanh nghiệp nên 5S áp dụng cho tổ chức/doanh nghiệp thuộc lĩnh vực công nghiệp, nông nghiệp hay dịch vụ III Lợi ích áp dụng 5S giúp tạo môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho vị trí 5S giúp giảm thiểu/loại bỏ lãng phí cơng đoạn cơng việc q trình rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ lỗi chủ quan người, … 5S giúp giảm thiểu chi phí hoạt động từ nâng cao ưu cạnh tranh Với môi trường làm việc thơng thống khoa học, 5S giúp nâng cao an tồn sản xuất phòng ngừa rủi ro cách chủ động 18 Nguyễn Nhật Thành March 22, 2018 Ý thức làm việc lợi ích tập thể nhận thức rõ nâng cao; tăng cường tính đồn kết, gắn bó lãnh đạo nhân viên, nhân viên với nhân viên Khuyến khích sáng tạo cải tiến CBCNV thông qua 5S Tạo dựng, củng cố nâng cao hình ảnh chun nghiệp Cơng ty mắt khách hàng IV Các bước triển khai Trong chu kì, 5S triển khai thơng qua bước sau đây: BƯỚC – CHUẨN BỊ: Sau đánh giá thực trạng 5S, Công ty lập kế hoạch triển khai 5S để đạt mục tiêu đề khoảng thời gian cho trước Kế hoạch giai đoạn chuẩn bị bao gồm cà việc thành lập Ban đạo 5S với chức hỗ trợ, giám sát, đánh giá cải tiến việc triển khai 5S Ban đạo chịu trách nhiệm việc ban hành sách (mang tính định hướng) mục tiêu 5S (mang tính cụ thể) cho giai đoạn Trong bước này, sơ đồ phân công trách nhiệm vệ sinh khu vực Cơng ty hồn thiện để chuẩn bị cho bước Ngoài ra, cán công nhân viên cần đào tạo khái niệm lợi ích 5S BƯỚC – PHÁT ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH 5S: Đại diện Lãnh đạo phát biểu trước tồn thể cán cơng nhân viên ý nghĩa, tầm quan trọng mong muốn nhằm thể cam kết thành công chương trình 5S BƯỚC – TIẾN HÀNH TỔNG VỆ SINH: Tồn thể cán cơng nhân viên sử dụng nửa ngày làm việc để tiến hành vệ sinh nơi làm việc (theo sơ đồ phân cơng trách nhiệm có bước 1) BƯỚC – TIẾN HÀNH SÀNG LỌC BAN ĐẦU: Ngay ngày Tổng vệ sinh, CBCNV không vệ sinh mà tiến hành sàng lọc sơ để loại bỏ thứ không cần thiết nơi làm việc Trước đó, Ban 5S cần chuẩn bị khu vực để tạm thứ sàng lọc trước tiến hành xử lý (loại bỏ/lưu trữ) Các đồ vật xác định lưu trữ cần phải có dấu hiệu nhận biết rõ ràng sau sàng lọc BƯỚC – DUY TRÌ SÀNG LỌC, SẮP XẾP VÀ SẠCH SẼ: Việc tiến hành, triển khai trì 5S dựa quy định/hướng dẫn Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch khu vực Quy định/hướng dẫn thông thường Ban đạo 5S biên soạn thay đổi nội dung theo hướng cải tiến để phù hợp hiệu Tại bước này, thông tin 5S thường cập nhật tun truyền thơng qua góc 5S đơn vị Nội dung quy định/hướng dẫn thường hướng vấn đề liên quan đến việc đảm bảo tính an tồn sản xuất, giảm lãng phí hoạt động hướng dẫn/quy định công việc mang tính trực quan (sử dụng hình ảnh, màu sắc, âm thanh) BƯỚC – TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ 5S: Dựa suất hợp lý, Ban đạo 5S đánh giá hoạt động 5S khu vực để xem xét hiệu trì triển khai 5S Hoạt động đánh giá nội dựa quy định/quy trình đánh giá nội tiêu chí đánh giá 5S khu vực Kết đánh giá thông thường thể qua hình ảnh điểm số đánh giá Kết để Ban đạo đưa kế hoạch cải tiến cho thời gian hình thức khen thưởng cá nhân/đơn vị làm 5S tốt Sau hoạt động đánh giá kết thúc, đầu vào để cán công nhân viên tiếp tục hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp Sạch tốt V Chương trình chứng nhận Thực hành tốt 5S Chương trình chứng nhận Thực hành tốt 5S Trung tâm Năng suất Việt Nam – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tổ chức thực khuôn khổ triển khai Thập niên Chất lượng Việt Nam lần 19 Nguyễn Nhật Thành March 22, 2018 thứ hai 2006-2015 với chủ đề “Năng suất, Chất lượng – Chìa khóa Phát triển Hội nhập” với hỗ trợ kỹ thuật Tổ chức Năng suất Châu Á (APO) Cơ quan Năng suất Malaysia (MPC) Hỏi đáp 5S Rất nhiều “chân lý” nằm chỗ đơn giản, 5S bao gồm: Sàng lọc, Sắp sếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng – nghĩa phương pháp 5S Nhật Bản đơn giản với chất tên gọi chúng (Sàng lọc: loại vật dụng không cần thiết, Sắp sếp: vật để chỗ định, Sạch sẽ: luôn giữ vị trí làm việc, Săn sóc: Duy trì thường xun việc làm tốt, Sẵn sàng: Mọi người thực công việc với ý thức tự giác) Các doanh nghiệp Nhật Bản nói chung thành cơng họ tự hào việc phát minh phương pháp 5S mà nhiều doanh nghiệp khác giới phải áp dụng theo, nghe đến phương pháp không không nghi ngờ “phương pháp dọn vệ sinh kiểu đại” – khơng sai, bề 5S đó, lớn “ý thức, tinh thần tự giác” người lao động, ý thức biến thành ý thức thực công việc, trách nhiệm việc làm sản phẩm, cơng việc có chất lượng KAIZEN nghĩa tiếng Nhật cải tiến, với người làm việc làm mơi trường có ý thức Kaizen họ không ngừng cải tiến, việc cải tiến vấn đề lớn lao mà từ việc thật bình thường phải thứ quanh trước 5S Cải tiến trường nhờ tính kỷ luật hình thành thói quen ý thức cải tiến người – thành công nằm điểm Một số câu hỏi giải đáp 5S: S - KAIZEN ? 5S xuất phát từ Nhật Bản, nguyên tắc quản lý trường bao gồm: - Seiri - Sàng lọc - Seition - Sắp xếp - Seiso - Sạch - Seiketsu - Săn sóc - Shitsuke - Sẵn sàng KAIZEN: Có nghĩa cải tiến, đặc biệt phong cách Nhật Bản cải tiến từ việc nhỏ họat động cải tiến phảiđược thực liên tục trách nhiệm người Ý nghĩa 5S ? - Seiri - Sàng lọc: Phát vật không cần thiết bỏ - Seition - Sắp xếp: Mỗi đồ vật có vị trí, xếp ngăn nắp để lấy sử dụng dễ dàng để lại vị trí - Seiso - Sạch sẽ: Ln giữ gìn vệ sinh trường làm việc lúc triệt tiêu nguồn gây dơ bẩn, vệ sinh - Seiketsu - Săn sóc: Duy trì thường xun việc làm cải tiến liên tục để đạt hiệu cao 20 Nguyễn Nhật Thành March 22, 2018 Shitsuke - Sẵn sàng : Đào tạo, thực thường xuyên để tạo tính tự giác Lợi ích áp dụng 5S - KAIZEN ? -Tạo môi trường làm việc ngăn nắp, - Xây dựng tác phong làm việc cơng nghiệp - Hình thành tinh thần tự giác nhân viên - 5S tạo sở cho họat động cải tiến khác Đối tượng áp dụng 5S - KAIZEN ? Tất loại hình tổ chức khơng riêng tổ chức doanh nghiệp sản xuất Có chứng nhận cho 5S - KAIZEN ? Hiện Việt Nam thức có tổ chức chứng nhận 5S - Trung tâm suất Việt Nam Điều kiện áp dụng 5S - KAIZEN ? - Lãnh đạo tâm cao - Nhân viên hiểu thấu đáo ý nghĩa 5S - KAIZEN - Thường xuyên trì chương trình - Hệ thống khen thưởng thích hợp - Đầu tư, trang bị sở hạ tầng cần thiết Thời gian thực 5S - KAIZEN ? Để xây dựng hệ thống cần thời gian từ tháng - 01 năm, nhiên 5S - KAIZEN phát huy tác dụng doanh nghiệp tổ chức trì chương trình Để thực KAIZEN cần có cơng cụ ? S coi bước khởi đầu cho họat động cải tiến, KAIZEN thành công người nhận thức vấn đề Các công cụ công ty Nhật Bản áp dụng thành cơng là: Nhóm chất lượng, Hệ thống sáng kiến, SPC - kiểm sóat q trình thống kê Một số tài liệu hay 5S; - Giáo trình thực hành 5S tuyendung.com.vn: Xem - Năng suất 5S: Bí mật thành cơng Nhật Bản: Xem - Tài liệu đào tạo 5S cho sinh viên trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội: Xem - Mẫu câu trả lời cho vấn đề liên quan đến 5S: Xem - Bảng đánh giá 5S cho văn phòng: Xem - Bảng đánh giá 5S cho xưởng thực hành 21 ... cao suất 5S XUẤT PHÁT TỪ CON NGƯỜI  Khi có ý thức thực 5S Cơng ty triển khai SUPER 5S: Sáng tạo mức cao,phương pháp KAIZEN  Là kiến thức bổ ích cho nhà quản lý người áp dụng Kaizen 5S LÀ SỰ... hành 5S tuyendung.com.vn: Xem - Năng suất 5S: Bí mật thành công Nhật Bản: Xem - Tài liệu đào tạo 5S cho sinh viên trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội: Xem - Mẫu câu trả lời cho vấn đề liên quan đến 5S: ... THỰC HIỆN 5S I/ KẾ HOẠCH TỰ THỰC HIỆN 5S : BƯỚC CHUẨN BỊ  Cán lãnh đạo hiểu rõ ngun lý lợi ích chương trình 5S  Cán lãnh đạo thăm Công ty điển hình thực 5S  Cán lãnh đạo tâm thực 5S  Tổ