Các ưu thế vượt trội của ISO 9000

ISO 9000 là tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (International Organization for Standardization) được thành lập năm 1947, trụ sở chính đặt tại Gionevo( Thụy Sĩ).ISO 9000 đề cập đến các lĩnh vực tiêu chuẩn hóa và quản lí chất lượng. Nó quy tụ kinh nghiệm của quốc tế trong lĩnh vực quản lí và đảm bảo chất lượng trên cơ sở phân tích các quan hệ giữa người mua và người cung ứng. Đây chính là phương tiện hiệu quả giúp cá nhà sản xuất tự xây dựng và áp dụng hệ thống bảo đảm chất lượng ở cơ sở mình đồng thời cũng là phương tiện để bên mua có thể có thể căn cứ vào đó tiến hành kiểm tra người sản xuất, kiểm tra sự ổn định của sản xuất và chất lượng trước khi kí hợp đồng. ISO 9000 đưa ra các chuẩn mực cho một hệ thống chất lượng và có thể áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và dịch vụ. ISO 9000:2008 được áp dụng rộng rãi ở nhiều nước trên thế giới vì nó có những ưu thế vượt trội hơn hẳn so với các hệ thống chất lượng khác:

1. Các ưu thế vượt trội của ISO 9000: ISO 9000 là tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (International Organization for Standardization) được thành lập năm 1947, trụ sở chính đặt tại Gionevo( Thụy Sĩ).ISO 9000 đề cập đến các lĩnh vực tiêu chuẩn hóa và quản lí chất lượng. Nó quy tụ kinh nghiệm của quốc tế trong lĩnh vực quản lí và đảm bảo chất lượng trên cơ sở phân tích các quan hệ giữa người mua và người cung ứng. Đây chính là phương tiện hiệu quả giúp cá nhà sản xuất tự xây dựng và áp dụng hệ thống bảo đảm chất lượng ở cơ sở mình đồng thời cũng là phương tiện để bên mua có thể có thể căn cứ vào đó tiến hành kiểm tra người sản xuất, kiểm tra sự ổn định của sản xuất và chất lượng trước khi kí hợp đồng. ISO 9000 đưa ra các chuẩn mực cho một hệ thống chất lượng và có thể áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và dịch vụ. ISO 9000:2008 được áp dụng rộng rãi ở nhiều nước trên thế giới vì nó có những ưu thế vượt trội hơn hẳn so với các hệ thống chất lượng khác: 1. Chất lượng quản trị có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Mối quan hệ giữa chất lượng quản trị và chất lượng sản phẩm, dịch vụ là mối quan hệ nhân quả. Việc áp dụng ISO 9000 là nhằm mục đích tạo ra những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng ổn định, phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Bộ tiêu chuẩn tập trung hướng dẫn các tổ chức, doanh nghiệp thiết lập và duy trì một hệ thống quản trị bài bản, chặt chẽ với sự phân rõ trách nhiệm, quyền hạn từng thành viên với đầy đủ các quy trình, thủ tục hướng dẫn các công việc…nhằm hạn chế các sai sót có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Một hệ thống quản trị hoàn hảo như vậy tất yếu sẽ tạo ra những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng ổn định đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. VD: một doanh nghiệp may - Một doanh nghiệp có quy mô rất lớn với hàng ngàn công nhân, với thiết bị máy móc và công nghệ hiện đại. Tuy nhiên hệ thống quản trị của doanh nghiệp thì rất lỏng lẻo, nhiều người trong doanh nghiệp không biết rõ chức năng nhiệm vụ của mình là gì, nhiều bộ phận không hề có sự phối hợp làm việc, ngay những thành phần lao động trực tiếp cũng không được hướng dẫn công việc cụ thể. Không có những thủ tục, quy trình được nghiên cứu và soạn thảo cẩn thận để mọi người đọc, hiểu và tuân thủ khi làm việc. Kết quả là sản phẩm làm ra có chất lượng không đồng đều, tỉ lệ khuyết tật và phế phẩm cao. Mặt khác, khi có sản phẩm khuyết tật, phế phẩm, cũng không thể tìm ra nguyên nhân là do khâu nào, do ai vì không giải pháp kiểm soát toàn bộ quá trình. Ngoài ra, khâu dịch vụ trong giai đoạn phân phối và tiêu thụ hàng cũng luôn gây phiền long cho khách hàng vì thiếu sự phối hợp đồng bộ. - Một doanh nghiệp khác có quy mô nhỏ hơn, với máy móc thiết bị không lấy gì làm hiện đại nhưng lại có một hệ thống quản trị chặt chẽ khoa học. Mỗi thành viên trong doanh nghiệp đều hiểu rõ công việc của mình, luôn có sự phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc. Mọi quá trình đều được quy định trình tự thực hiện bằng các thủ tục. Ngay cả những người công nhân đứng máy cũng đều có các hướng dẫn công việc cụ thể. Việc kiểm soát được thực hiện ở từng công đoạn nhỏ trong suốt quá trình sản xuất, kinh doanh. Nhờ vậy, sản phẩm làm ra chắc chắn sẽ có chất lượng ổn định và khách hàng sẽ tin tưởng, nhận hàng, có thể sẽ không cần phải kiểm tra để loại bỏ sản phẩm khuyết tật. 2. Cần phải làm đúng ngay từ đầu, không nên làm việc theo kiểu sai đâu sửa đó do đó sẽ làm tăng năng suất và hạ giá thành sản phẩm. Đây là triết lí cơ bản nhất, quan trọng nhất của bộ tiêu chuẩn. Việc làm đúng ngay từ đầu không những chỉ tiết kiệm được thời gian, chi phí cho khâu sửa sai, làm lại…mà còn giúp giảm thiểu hoặc bỏ hẳn khâu kiểm tra, thử nghiệm cuối cùng vốn rất khó thực hiện đầy đủ và thường gây nhiều tốn kém. Trong sản xuất, nếu thiết kế không đúng ngay từ đầu, không xuất phát từ yêu cầu của khách hàng và người tiêu dùng để thiết kế sản phẩm thì sẽ dẫn đến sản xuất ra những sản phẩm không phù hợp, những sản phẩm sẽ phải bỏ đi hoặc tồn đọng. Bộ ISO 9000 khuyên chúng ta nên thiết kế cẩn thận toàn bộ quá trình kinh doanh trong suốt vòng đời sản phẩm như: - Thiết kế quá trình điều tra marketing - Thiết kế các mẫu sản phẩm hoặc loại hình dịch vụ - Thiết kế thẩm định chọn mẫu sản phẩm - Thiết kế quá trình sản xuất thử - Thiết kế công nghệ và sản xuất - Thiết kế quảng cáo, mạng lưới phân phối - Thiết kế quá trình bán hàng và dịch vụ sau bán Làm đúng ngay từ đầu chỉ có thể được thực hiện tốt nếu các nhà quản trị biết dự báo tương đối chính xác nhu cầu thị trường, xu thế tiêu dùng, thị hiếu khách hàng… VD: - Về việc thường xuyên đào xới đường sá trong thành phố. Do không biết cách làm đúng ngay từ đầu nên biết bao con đường vừa mới được rải nhựa xong chưa được bao lâu đã bị đào xới lên để đặt đường ống nước, sau khi lấp lại không lâu lại phải đào lên để đi cáp điện thoại… Lãng phí tiền của, công sức có thể lên tới hàng chục tỉ đồng. Thế nhưng các nhà quản lí vĩ lại nói không sao, chỉ cần rút “kinh nghiệm” và “sửa sai”. 3. Tăng tính cạnh tranh của công ty: có được một hệ thống quản lí chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISo 9000 sẽ đem đến cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh vì thông qua việc chứng nhận hệ thống quản lí chất lượng phù hợp với ISO 9000 doanh nghiệp sẽ có bằng chứng đảm bảo với khách hàng là các sản phẩm họ sản xuất phù hợp với chất lượng mà họ đã cam kết. 4. Tăng uy tín của công ty về đảm bảo chất lượng: áp dụng hệ thống quản lí chất lượng theo ISO 9000 sẽ cung cấp bằng chứng khách quan để chứng minh chất lượng sản phẩm, dịch vụ của công ty và chứng minh cho khách hàng thấy rằng các hoạt động của công ty đều được kiểm soát. 5 Đề cao quản trị theo quá trình, kiểm soát toàn bộ quá trình ra quyết định dựa trên các sự kiện, dữ liệu MBO (Management by Objectives) MBP (management by Processes) Phương pháp Quản lí theo mục tiêu do Peter F.Drucker đề ra Quản lí theo quá trình, là triết lí quản trị cơ bản của ISO 9000 Định nghĩa Là phương pháp quản trị trong đó mỗi thành viên, mỗi bộ phận luôn đề ra mục tiêu phấn đấu cho cá nhân, bộ phận mình và cam kết thực hiện mục tiêu đã đề ra, giúp cho việc kiểm tra, theo dõi công việc đạt hiệu quả Là phương pháp quản lí chất lượng ở mọi khâu liên quan tới việc hình thành chất lượng đó là các khâu từ nghiên cứu nhu cầu khách hàng, thiết kế sản xuất, dịch vụ sau bán hàng Ưu, nhược điểm Nhược điểm: - nặng về mục tiêu từng bộ phận nhưng không có chính sách chung hướng đến khách hàng - thường chú trọng vào mục tiêu tài chính hơn là mục tiêu khách hàng tạo uy tín lâu dài -thường quan tâm tới kết quả của từng công đoạn, ít quan tâm tới cả quá trình - không tạo được sự phối hợp giữa các bộ phận vì mục tiêu nhiều khi trái ngược nhau - làm tăng chi phí gián tiếp Ưu điểm: - đặt ra mục tiêu cho cả quá trình chứ không phải đặt ra cho từng bộ phận. - mọi quá trình đều đặt ra mục tiêu là hướng vào khách hàng, làm thế nào để khách hàng hài lòng nhất. - chú trọng vào kết quả của cả quá trình chứ không phải kết quả của từng công đoạn, từng bộ phận. - đề cao tính tự giác của từng cá nhân, quản lí trên cơ sở ủy quyền, phân quyền, tạo điều kiện thuận lợi cho các cấp chủ động trong công việc. - nhà quản trị đặt ra mục tiêu chung và dài hạn cho công ty, các thành viên tự quyết định các mục tiêu ngắn hạn, ban lãnh đạo chỉ đóng vai trò hỗ trợ, thúc đẩy, phối hợp hơn là chỉ đạo, kiểm tra. 6. Các hệ thống chất lượng khác như ISO 14000, HACCP, GMP, ISO 22000…chỉ đề cập đến một khía cạnh của chất lượng sản phẩm còn ISO 9000:2008 thì có thể áp dụng rộng rãi cho tất cả các sản phẩm, các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và dịch vụ.Các doanh nghiệp lớn khi đã áp dụng hệ thống TQM thì nên áp dụng thêm ISO, còn các doanh nghiệp nhỏ thì trước hết phải áp dụng ISO trước. ISO 9000 cũng đã được áp dụng trong quản lý hành chính nhà nước và bước đầu đã giúp cơ quan nhà nước đạt được một số hiệu quả cụ thể, rõ rệt: . Giúp cơ quan làm rõ việc hơn, rõ trách nhiệm đối với từng đơn vị, cá nhân hơn, rõ cách làm hơn (theo trình tự nào, cơ sở pháp lý nào) . Kiểm soát tài liệu với kiểm soát hồ sơ tốt hơn. Tình trạng tài liệu, hồ sơ bị phân tán ,thất lạc, không được cập nhật đã được khắc phục đáng kể, rất thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng. Đây là cơ sở để CBCC chủ động sáng tạo trong xử lý công việc và thủ trưởng cơ quan đỡ sử vụ và kiểm soát công việc tốt hơn. . Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực và hồ sơ ứng với từng vụ việc đã giải quyết được thu thập, sắp xếp, mã hóa, lưu giữ ở từng đơn vị chức năng… *Ngoài ra có nhiều lí do để các doanh nghiệp cần có hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008: - Khách hàng (thị trường) yêu cầu - Cạnh tranh giữa các tổ chức - Cải tiến hoạt động quản lí sản xuất - Xu thế hội nhập quốc tế - Nâng cao ý thức làm việc nề nếp – khoa học hơn - Công cụ để quản lí sản xuất quản lí kinh doanh 2.Một số điểm cải tiến cơ bản của ISO 9000:2008 so với ISO 9000:2000 • Năm 2008, tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế đã soát xét lên đời tiêu chuẩn ISO 9001:2000 thành phiên bản ISO 9001:2008. Đây là sự thay đổi lớn được giới tư vấn, đánh giá và giới làm về chất lượng quan tâm. Dưới đây là một số cải tiến cơ bản của ISO 9001:2008 so với ISO 9001:2000: ISO 9001:2000 ISO 9001:2008 Cải tiến Khái quát Tiêu chuẩn này có thể sử dụng cho nội bộ và bên ngoài tổ chức để đáp ứng cho các yêu cầu của khách hàng và yêu cầu chế định và yêu cầu riêng của tổ chức Tiêu chuẩn này có thể sử dụng cho nội bộ và bên ngoài tổ chứcđể đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định, pháp luật phù hợp với sản phẩm và yêu cầu riêng của tổ chức Yếu tố pháp luật đã được đưa vào tiêu chuẩn nhằm làm chặt chẽ hơn yêu cầu về sản phẩm Tiếp cận tiến trình Việc áp dụng hệ thống các quá trình trong tổ chức cùng với sự nhận biết và quản lí chúng có thể coi như sự quản lí theo quá trình Việc áp dụng hệ thống các quá trình trong tổ chức cùng với sự quản lí chúng để tạo ra đầu ra như mong muốn Làm rõ hơn cách tiếp cận tiến trình là gì Sự tương thích với các hệ thống khác Tiêu chuẩn này được liên kết với ISO 14001:1996 nhằm tăng độ tương thích của 2 tiêu chuẩn đối với lợi ích người sử dụng Trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn quốc tế này đã xem xét đến các điều khoản của ISO 14001:2004 Đã cập nhật theo phiên bản mới nhất của ISO 14001 Phạm vi Theo tiêu chuẩn này, thuật ngữ sản Theo tiêu chuẩn này, thuật ngữ Làm rõ hơn phẩm chỉ áp dụng cho sản phẩm cung cấp cho khách hàng hoặc khách hàng yêu cầu sản phẩm không chỉ được áp dụng cho sản phẩm cung cấp cho khách hàng hoặc khách hàng yêu cầu mà còn cho bất kì đầu ra dự kiến nào từ các quá trình tạo ra sản phẩm định nghĩa về sản phẩm tức là tiêu chuẩn này có thể áp dụng không chỉ cho các sản phẩm cuối cùng mà có thể là sản phẩm của bất kì quá trình nào Đại diện lãnh đạo Lãnh đạo cao nhất phải chỉ định một thành viên trong ban lãnh đạo Lãnh đạo cao nhất phải chỉ định một thành viên trong ban lãnh đạo của tổ chức Đại diện lãnh đạo phải là thành viên trong ban lãnh đạo của công ty để ngăn ngừa việc sử dụng các đơn vị ngoài thực hiện vai trò này Cơ sở hạ tầng Dịch vụ hỗ trợ như vận chuyển hoặc trao đổi thông tin Dịch vụ hỗ trợ như vận chuyển, trao đổi thông tin hoặc các hệ thống thông tin Hệ thống thông tin được thêm vào để làm rõ hơn khái niệm về cơ sở hạ tầng Môi trường làm việc Không có ghi chép gì Chú thích: môi trường làm việc bao gồm các yếu tố vật lí, môi trường và các yếu tố khác như tiếng ồn, nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng và thời tiết Chú thích thêm vào nhằm cung cấp các hướng dẫn cho việc thực hiện yêu cầu của tiêu chuẩn Người thực hiện Những người thực hiện các công việc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm phải có năng lực trên cơ sở được giáo dục, đào tạo, có kĩ năng và kinh nghiệm thích hợp Những người thực hiện các công việc ảnh hưởng đến sự phù hợp đối với các yêu cầu về sản phẩm phải có năng lực… Yêu cầu mới rộng hơn đề cập đến sự phù hợp với các yêu cầu về sản phẩm thay vì chỉ là chất lượng sản phẩm . 1. Các ưu thế vượt trội của ISO 9000: ISO 9000 là tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (International Organization. kinh doanh và dịch vụ. ISO 9000: 2008 được áp dụng rộng rãi ở nhiều nước trên thế giới vì nó có những ưu thế vượt trội hơn hẳn so với các hệ thống chất lượng