Các ưu thế vượt trội của ISO 9000

ISO 9000 là tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (International Organization for Standardization) được thành lập năm 1947, trụ sở chính đặt tại Gionevo( Thụy Sĩ).ISO 9000 đề cập đến các lĩnh vực tiêu chuẩn hóa và quản lí chất lượng. Nó quy tụ kinh nghiệm của quốc tế trong lĩnh vực quản lí và đảm bảo chất lượng trên cơ sở phân tích các quan hệ giữa người mua và người cung ứng. Đây chính là phương tiện hiệu quả giúp cá nhà sản xuất tự xây dựng và áp dụng hệ thống bảo đảm chất lượng ở cơ sở mình đồng thời cũng là phương tiện để bên mua có thể có thể căn cứ vào đó tiến hành kiểm tra người sản xuất, kiểm tra sự ổn định của sản xuất và chất lượng trước khi kí hợp đồng. ISO 9000 đưa ra các chuẩn mực cho một hệ thống chất lượng và có thể áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và dịch vụ. ISO 9000:2008 được áp dụng rộng rãi ở nhiều nước trên thế giới vì nó có những ưu thế vượt trội hơn hẳn so với các hệ thống chất lượng khác:

1 Các ưu thế vượt trội của ISO 9000:

ISO 9000 là tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (International Organization for Standardization) được thành lập năm 1947, trụ sở chính đặt tại

Gionevo( Thụy Sĩ).ISO 9000 đề cập đến các lĩnh vực tiêu chuẩn hóa và quản lí chất lượng Nó quy tụ kinh nghiệm của quốc tế trong lĩnh vực quản lí

và đảm bảo chất lượng trên cơ sở phân tích các quan hệ giữa người mua và người cung ứng Đây chính là phương tiện hiệu quả giúp cá nhà sản xuất tự xây dựng và áp dụng hệ thống bảo đảm chất lượng ở cơ sở mình đồng thời cũng là phương tiện để bên mua có thể có thể căn cứ vào đó tiến hành kiểm tra người sản xuất, kiểm tra sự ổn định của sản xuất và chất lượng trước khi

kí hợp đồng ISO 9000 đưa ra các chuẩn mực cho một hệ thống chất lượng

và có thể áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và dịch

vụ ISO 9000:2008 được áp dụng rộng rãi ở nhiều nước trên thế giới vì nó cónhững ưu thế vượt trội hơn hẳn so với các hệ thống chất lượng khác:

1. Chất lượng quản trị có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ Mối quan hệ giữa chất lượng quản trị và chất lượng sản phẩm, dịch vụ là mối quan hệ nhân quả Việc áp dụng ISO 9000

là nhằm mục đích tạo ra những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng

ổn định, phù hợp với yêu cầu của khách hàng Bộ tiêu chuẩn tập

trung hướng dẫn các tổ chức, doanh nghiệp thiết lập và duy trì một hệ thống quản trị bài bản, chặt chẽ với sự phân rõ trách nhiệm, quyền hạntừng thành viên với đầy đủ các quy trình, thủ tục hướng dẫn các công việc…nhằm hạn chế các sai sót có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Một hệ thống quản trị hoàn hảo như vậy tất yếu sẽ tạo ra nhữngsản phẩm và dịch vụ có chất lượng ổn định đáp ứng được yêu cầu của khách hàng

VD: một doanh nghiệp may

- Một doanh nghiệp có quy mô rất lớn với hàng ngàn công nhân,

với thiết bị máy móc và công nghệ hiện đại Tuy nhiên hệ thống quản trị của doanh nghiệp thì rất lỏng lẻo, nhiều người trong doanh nghiệp không biết rõ chức năng nhiệm vụ của mình là gì, nhiều bộ phận không hề có sự phối hợp làm việc, ngay những thành phần lao động trực tiếp cũng không được hướng dẫn công việc cụ thể Không có những thủ tục, quy trình được nghiên cứu và soạn thảo cẩn thận để mọi người đọc, hiểu

và tuân thủ khi làm việc Kết quả là sản phẩm làm ra có chất lượng không đồng đều, tỉ lệ khuyết tật và phế phẩm cao Mặt khác, khi có sản phẩm khuyết tật, phế phẩm, cũng không thể tìm ra nguyên nhân là do khâu nào, do ai vì không giải pháp kiểm soát toàn bộ quá trình Ngoài ra, khâu dịch vụ trong giai đoạn phân phối và tiêu thụ hàng cũng luôn gây phiền long cho khách hàng vì thiếu sự phối hợp đồng bộ.

- Một doanh nghiệp khác có quy mô nhỏ hơn, với máy móc thiết

bị không lấy gì làm hiện đại nhưng lại có một hệ thống quản trị chặt chẽ khoa học Mỗi thành viên trong doanh nghiệp đều hiểu rõ công việc của mình, luôn có sự phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc Mọi quá trình đều được quy định trình

tự thực hiện bằng các thủ tục Ngay cả những người công nhân đứng máy cũng đều có các hướng dẫn công việc cụ thể Việc kiểm soát được thực hiện ở từng công đoạn nhỏ trong suốt quá trình sản xuất, kinh doanh Nhờ vậy, sản phẩm làm ra chắc chắn sẽ có chất lượng ổn định và khách hàng sẽ tin tưởng, nhận hàng, có thể sẽ không cần phải kiểm tra để loại bỏ sản phẩm khuyết tật.

2. Cần phải làm đúng ngay từ đầu, không nên làm việc theo kiểu sai đâu sửa đó do đó sẽ làm tăng năng suất và hạ giá thành sản phẩm

Đây là triết lí cơ bản nhất, quan trọng nhất của bộ tiêu chuẩn Việc làm đúng ngay từ đầu không những chỉ tiết kiệm được thời gian, chi phí cho khâu sửa sai, làm lại…mà còn giúp giảm thiểu hoặc bỏ hẳn khâu kiểm tra, thử nghiệm cuối cùng vốn rất khó thực hiện đầy đủ và thường gây nhiều tốn kém Trong sản xuất, nếu thiết kế không đúng ngay từ đầu, không xuất phát từ yêu cầu của khách hàng và người tiêudùng để thiết kế sản phẩm thì sẽ dẫn đến sản xuất ra những sản phẩm không phù hợp, những sản phẩm sẽ phải bỏ đi hoặc tồn đọng Bộ ISO

9000 khuyên chúng ta nên thiết kế cẩn thận toàn bộ quá trình kinh doanh trong suốt vòng đời sản phẩm như:

- Thiết kế quá trình điều tra marketing

- Thiết kế các mẫu sản phẩm hoặc loại hình dịch vụ

- Thiết kế thẩm định chọn mẫu sản phẩm

- Thiết kế quá trình sản xuất thử

- Thiết kế công nghệ và sản xuất

- Thiết kế quảng cáo, mạng lưới phân phối

- Thiết kế quá trình bán hàng và dịch vụ sau bán

Làm đúng ngay từ đầu chỉ có thể được thực hiện tốt nếu các nhà quản trị biết

dự báo tương đối chính xác nhu cầu thị trường, xu thế tiêu dùng, thị hiếu khách hàng…

VD:

- Về việc thường xuyên đào xới đường sá trong thành phố Do không biết cách làm đúng ngay từ đầu nên biết bao con đường vừa mới được rải nhựa xong chưa được bao lâu đã bị đào xới lên để đặt đường ống nước, sau khi lấp lại không lâu lại phải đào lên để đi cáp điện thoại… Lãng phí tiền của, công sức có thể lên tới hàng chục tỉ đồng Thế nhưng các nhà

quản lí vĩ lại nói không sao, chỉ cần rút “kinh nghiệm” và “sửa sai”.

3 Tăng tính cạnh tranh của công ty: có được một hệ thống quản lí chất

lượng phù hợp tiêu chuẩn ISo 9000 sẽ đem đến cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh vì thông qua việc chứng nhận hệ thống quản lí chất lượng phù hợp với ISO 9000 doanh nghiệp sẽ có bằng chứng đảm bảo với khách hàng là các sản phẩm họ sản xuất phù hợp với chất lượng mà họ đã cam kết

4 Tăng uy tín của công ty về đảm bảo chất lượng: áp dụng hệ thống

quản lí chất lượng theo ISO 9000 sẽ cung cấp bằng chứng khách quan để

chứng minh chất lượng sản phẩm, dịch vụ của công ty và chứng minh

cho khách hàng thấy rằng các hoạt động của công ty đều được kiểm soát

5 Đề cao quản trị theo quá trình, kiểm soát toàn bộ quá trình ra quyết

định dựa trên các sự kiện, dữ liệu

MBO (Management by Objectives) MBP (management by Processes)Phương

Là phương pháp quản trị trong đó

mỗi thành viên, mỗi bộ phận luôn đề

ra mục tiêu phấn đấu cho cá nhân, bộ

phận mình và cam kết thực hiện mục

tiêu đã đề ra, giúp cho việc kiểm tra,

theo dõi công việc đạt hiệu quả

Là phương pháp quản lí chất lượng ở mọi khâu liên quan tới việc hình thành chất lượng đó là các khâu từ nghiên cứu nhu cầu khách hàng, thiết kế sản xuất, dịch vụ sau bán hàng

- thường chú trọng vào mục tiêu tài

chính hơn là mục tiêu khách hàng tạo

uy tín lâu dài

-thường quan tâm tới kết quả của

từng công đoạn, ít quan tâm tới cả

quá trình

- không tạo được sự phối hợp giữa

các bộ phận vì mục tiêu nhiều khi trái

- chú trọng vào kết quả của cả quá trìnhchứ không phải kết quả của từng công đoạn, từng bộ phận

- đề cao tính tự giác của từng cá nhân, quản lí trên cơ sở ủy quyền, phân quyền, tạo điều kiện thuận lợi cho các cấp chủ động trong công việc

- nhà quản trị đặt ra mục tiêu chung và dài hạn cho công ty, các thành viên tự

quyết định các mục tiêu ngắn hạn, ban lãnh đạo chỉ đóng vai trò hỗ trợ, thúc đẩy, phối hợp hơn là chỉ đạo, kiểm tra.

6 Các hệ thống chất lượng khác như ISO 14000, HACCP, GMP, ISO

22000…chỉ đề cập đến một khía cạnh của chất lượng sản phẩm còn ISO

9000:2008 thì có thể áp dụng rộng rãi cho tất cả các sản phẩm, các lĩnh vực

sản xuất, kinh doanh và dịch vụ.Các doanh nghiệp lớn khi đã áp dụng hệ

thống TQM thì nên áp dụng thêm ISO, còn các doanh nghiệp nhỏ thì trước

hết phải áp dụng ISO trước ISO 9000 cũng đã được áp dụng trong quản lý

hành chính nhà nước và bước đầu đã giúp cơ quan nhà nước đạt được một

số hiệu quả cụ thể, rõ rệt:

Giúp cơ quan làm rõ việc hơn, rõ trách nhiệm đối với từng đơn vị, cá nhân

hơn, rõ cách làm hơn (theo trình tự nào, cơ sở pháp lý nào)

Kiểm soát tài liệu với kiểm soát hồ sơ tốt hơn Tình trạng tài liệu, hồ sơ bị

phân tán ,thất lạc, không được cập nhật đã được khắc phục đáng kể, rất

thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng Đây là cơ sở để CBCC chủ động sáng

tạo trong xử lý công việc và thủ trưởng cơ quan đỡ sử vụ và kiểm soát công

việc tốt hơn

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực và hồ sơ ứng

với từng vụ việc đã giải quyết được thu thập, sắp xếp, mã hóa, lưu giữ ở

từng đơn vị chức năng…

*Ngoài ra có nhiều lí do để các doanh nghiệp cần có hệ thống quản lí chất

lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008:

- Khách hàng (thị trường) yêu cầu

- Cạnh tranh giữa các tổ chức

- Cải tiến hoạt động quản lí sản xuất

- Xu thế hội nhập quốc tế

- Nâng cao ý thức làm việc nề nếp – khoa học hơn

- Công cụ để quản lí sản xuất quản lí kinh doanh

2.Một số điểm cải tiến cơ bản của ISO 9000:2008 so với ISO 9000:2000

• Năm 2008, tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế đã soát xét lên đời tiêu chuẩn ISO 9001:2000 thành phiên bản ISO 9001:2008 Đây là sự thayđổi lớn được giới tư vấn, đánh giá và giới làm về chất lượng quan tâm Dưới đây là một số cải tiến cơ bản của ISO 9001:2008 so với ISO 9001:2000:

Khái quát Tiêu chuẩn này có thể sử dụng cho

nội bộ và bên ngoài tổ chức để đápứng cho các yêu cầu của khách hàng và yêu cầu chế định và yêu cầu riêng của tổ chức

Tiêu chuẩn này có thể sử dụng cho nội bộ và bên ngoài tổ chứcđể đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định, pháp luật phù hợp với sảnphẩm và yêu cầu riêng của tổ chức

Yếu tố phápluật đã đượcđưa vào tiêuchuẩn nhằmlàm chặt chẽ hơn yêucầu về sản phẩmTiếp cận tiến

trình

Việc áp dụng hệ thống các quá trình trong tổ chức cùng với sự nhận biết và quản lí chúng có thể coi như sự quản lí theo quá trình

Việc áp dụng hệ thống các quá trình trong tổ chức cùng với sự quản lí chúng để tạo ra đầu ra như mong muốn

Làm rõ hơn cách tiếp cận tiến trình là gì

Trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn quốc tế này đã xem xét đến các điều khoản của ISO 14001:2004

Đã cập nhật theo phiên bản mới nhất của ISO 14001Phạm vi Theo tiêu chuẩn này, thuật ngữ sản Theo tiêu chuẩn này, thuật ngữ Làm rõ hơn

phẩm chỉ áp dụng cho sản phẩm cung cấp cho khách hàng hoặc khách hàng yêu cầu

sản phẩm không chỉ được áp dụng cho sản phẩm cung cấp cho khách hàng hoặc khách hàng yêu cầu mà còn cho bất kìđầu ra dự kiến nào từ các quá trình tạo ra sản phẩm

định nghĩa

về sản phẩmtức là tiêu chuẩn này

có thể áp dụng không chỉ cho các sản phẩm cuối cùng

mà có thể làsản phẩm của bất kì quá trình nàoĐại diện lãnh

Đại diện lãnh đạo phải là thành viên trong ban lãnh đạo của công ty

để ngăn ngừa việc

sử dụng các đơn vị ngoàithực hiện vai trò này

Cơ sở hạ tầng

Dịch vụ hỗ trợ như vận chuyển hoặc trao đổi thông tin

Dịch vụ hỗ trợ như vận chuyển, trao đổi thông tin hoặc các hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin được thêm vào để làm

rõ hơn khái niệm về cơ

sở hạ tầngMôi trường làm

việc

Không có ghi chép gì Chú thích: môi trường làm việc

bao gồm các yếu tố vật lí, môi trường và các yếu tố khác như tiếng ồn, nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng và thời tiết

Chú thích thêm vào nhằm cung cấp các hướng dẫn cho việc thực hiện yêu cầu của tiêu chuẩn

Người thực hiện

Những người thực hiện các công việc ảnh hưởng đến chất lượng sảnphẩm phải có năng lực trên cơ sở được giáo dục, đào tạo, có kĩ năng

và kinh nghiệm thích hợp

Những người thực hiện các công việc ảnh hưởng đến sự phù hợp đối với các yêu cầu về sản phẩm phải có năng lực…

Yêu cầu mới rộng hơn đề cập đến sự phù hợp với các yêu cầu về sản phẩm thay vì chỉ

là chất lượng sản phẩm

3 So sánh ISO 9000 và TQM:

Trong giai đoạn phát triển ở Việt Nam hiện nay, các doanh nghiệp rất

quan tâm tới hệ thống quản lí theo tiêu chuẩn ISO 9000 đồng thời TQM

cũng đã bắt đầu được chú ý Vậy sự giống và khác nhau giữa hai phương

pháp trên là gì…đó là câu hỏi đầu tiên cho các nhà tổ chức khi áp dụng thực

hiện quản lí ISO 9000 hay TQM cho doanh nghiệp mình

Giống nhau: xét tổng thể cả hai đều có chung những nguyên tắc cơ bản

quan trọng là nhằm tăng trưởng kinh tế, đem lại lợi ích cho người tiêu dùng,

cho tổ chức, cho mọi thành viên trong xã hội đó và cho toàn xã hội Cả hai

đều quan tâm tới chất lượng, không phải chỉ quan tâm tới lợi nhuận mà nó

đem lại mà còn đề cập tới các vấn đề xã hội: sức khỏe, môi trường, an sinh

Là phương pháp quản lí từ dưới lên, ở

đó chất lượng được thực hiện nhờ ý thức trách nhiệm, lòng tin của mọi thành viên trong doanh nghiệp

Dựa vào hệ thống văn bản trên cơ sở các hợp đồng và quy tắc đề ra bằng văn bản, sao nhãng các yếu tố xác định về mặt số lượng

Coi hợp đồng chỉ là hình thức bên ngoài, quan tâm nhiều hơn tới yếu tố chủ quan, tới sự kết hợp sức mạnh của mọi người, mọi đơn vị để tiến hành các hoạt động cải tiến, tích tiểu thành đại tạo sự chuyển biến

Nhấn mạnh bảo đảm chất lượng trên quan điểm người tiêu dùng

Bảo đảm chất lượng trên quan điểm người sản xuất

Được coi là giấy thông hành để đi tới TQM giúp tăng cường cạnh tranh có

chứng nhận chất lượng thiếu sự đánhgiá này doanh nghiệp sẽ khó tham giavào lưu thông thương mại quốc tế

Tuy nhiên sự tham gia này không nhất thiết dẫn tới lợi nhuận trừ trườnghợp trình độ cạnh tranh về chất lượng

và giá cả của doanh nghiệp cao hơn đối thủ

lãi bằng mọi hoạt động trong toàn doanh nghiệp với sự giáo dục đào tạo thường xuyên

ISO 9000 cố gắng thiết lập mức chất lượng sau đó duy trì chúng, xác định

rõ trách nhiệm về quản lí về đảm bảo chất lượng việc thực hiện và đánh giá chúng

TQM thì không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm, TQM không xác định các thủ tục nhưng khuyến khích từng hãng tự phát triển chúng để thúc đẩy điều khiển chất lượng tổng hợp

Nhược điểm lớn nhất của ISO 9000 là nó giết chết tính sáng tạo của hàng

triệu người lao động chỉ vì người ta phải chú tâm tuân thủ các tiêu chuẩn

trong sản xuất hàng ngày Và thứ hai là điều gì sẽ xảy ra khi hầu hết các

doanh nghiệp đều được chứng nhận ISO 9000? Câu hỏi này không cần một

câu trả lời ngay lúc này vì chúng ta mới chỉ bắt đầu áp dụng và chứng nhận

ISO 9000 được hơn 10 năm nay Nhưng không phải vì thế mà chúng ta

không nghĩ đến một thực tế có thể diễn ra trong những năm tới: các nhà sản

xuất cùng ngành nghề cùng được chứng nhận ISO 9000 giả sử hiện nay

chúng ta có 20 công ty xây dựng hàng đầu một số công ty trong đó được

chứng nhận ISO 9000 sẽ có lợi thế trong đấu thầu xây dựng Nhưng nếu sau

5 năm nữa hầu hết 20 công ty hàng đầu này đều có ISO 9000 thì sẽ không

còn tạo ra lợi thế cạnh tranh cho những doanh nghiệp có nó như hiện nay

nữa Vì vậy, để áp dụng có kết quả,khi lựa chọn các hệ thống chất lượng các

doanh nghiệp cần nắm vững những đặc điểm cơ bản của từng hệ thống, phải xác định rõ mục tiêu và yêu cầu chất lượng mà doanh nghiệp cần phấn đấu

để lựa chọn mô hình quản lí chất lượng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển sản xuất, kinh doanh và dịch vụ của mình Các chuyên gia Nhật Bản cho rằng, các công ty nên áp dụng các mặt mạnh của hai hệ thống quản lí chất lượng này Đối với các công ty lớn đã áp dụng TQM thì nên áp dụng vàlàm sống động các hoạt động bằng hệ thống chất lượng ISO 9000 Còn đối với các công ty nhỏ hơn chưa áp dụng TQM thì nên áp dụng ISO 9000 và sau đó hoàn thiện và làm sống động bằng TQM

VD: các công ty Nhật Bản là một thí dụ điển hình, họ đang có khuynh hướng

áp dụng hệ thống quản lí chất lượng TQM để đầu tư, điều chỉnh lại toàn bộ quy trình sản xuất từ R&D đến tiếp thị và các dịch vụ có liên quan nhằm tránh sai sót, với hệ thống này sản phẩm sẽ được đưa ra thị trường nhanh hơn, giảm thiểu tối đa mọi thiếu sót và đặc biệt là hạ được chi phí sản xuất từ 10%-50% Những công ty đã áp dụng hệ thống TQM thường đạt được kết quả ngoạn mục VD: công ty Electrolux sau khi áp dụng TQM đã giảm chi phí sản xuất 40%

4 Các bước xây dựng và áp dụng ISO 9000:2008:

Bước 1: tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng Bước đầu tiên

khi bắt tay vào việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêuchuẩn ISO 9000 là phải thấy được ý nghĩa của nó trong việc duy trì và pháttriển tổ chức Lãnh đạo doanh nghiệp cần định hướng cho các hoạt động của

hệ thống chất lượng, xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng để hỗ trợ chocác hoạt động quản lý của mình đem lại lợi ích thiết thực cho tổ chức

Bước 2: đào tạo cho cán bộ lãnh đạo, các thành viên: cần phải phổ biến đểmọi nhân viên nhận thức đúng, đủ về ISO 9000 vì sự tham gia tích cực và