Hoàn thiện kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại công ty tnhh tin học và tm đại trần gia

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HÀNG HÓA VÀ TIÊU THỤ HÀNG HÓA 1.1 Khái niệm đặc điểm hàng hóa 1.1.1 Khái niệm Hàng hóa DNTM tồn hình thức vật chất, sản phẩm lao động, thỏa mãn nhu cầu người, thực thơng qua mua bán thị trường Nói cách khác hàng hóa DNTM hàng hóa, vật tư, mà doanh nghiệp mua vào để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất tiêu dùng xã hội Hàng hóa loại vật tư, sản phẩm doanh nghiệp mua với mục đích để bán bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất tiêu dùng xã hội 1.1.2 Đặc điểm hàng hóa Hàng hóa DNTM có đặc điểm sau:  Hàng hóa đa dạng phong phú: sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng biến đổi có xu hướng ngày tăng dẫn đến hàng hóa ngày phong phú, đa dạng nhiều chủng loại  Hàng hóa có đặc tính lý, hóa, sinh học: Mỗi loại hàng có đặc tính lý, hóa, sinh học riêng Những đặc tính có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hóa q trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản bán  Hàng hóa ln thay đổi chất lượng, mẫu mã, thông số kỹ thuật,… thay đổi phụ thuộc vào trình độ sản xuất, vào nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng Nếu hàng hóa thay đổi phù hợp với nhu cầu tiêu dùng hàng hóa tiêu thụ ngược lại  Trong lưu thông, hàng hóa thay đổi quyền sở hữu chưa đưa vào sử dụng Khi kết thúc q trình lưu thơng, hàng hóa đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu cho tiêu dùng hay sản xuất  Hàng hóa có vị trí quan trọng DNTM, nghiệp vụ lưu chuyển hàng hóa với q trình: mua hàng, dự trữ, bảo quản hàng hóa Bán hàng nghiệp vụ kinh doanh DNTM Vốn dự trữ hàng hóa chiếm tỉ trọng lớn tổng vốn lưu động doanh nghiệp (80% - 90%) Vốn lưu động doanh nghiệp không ngừng vận động qua giai đoạn chu kỳ: dự trữ, sản xuất lưu thơng Q trình diễn lặp lặp lại khơng ngừng gọi tuần hồn chu chuyển vốn lưu động  Sau chu kỳ sản xuất kinh doanh vốn lưu động lại thay đổi hình thái biểu từ hình thái vốn tiền tệ sang hình thái vốn ban đầu hình thái tiền tệ Như q trình vận động hàng hóa trình vận động vốn kinh doanh tách rời việc dự trữ tiêu thụ hàng hóa cách hiệu 1.1.3 Nguyên tắc Kế toán hàng tồn kho (HTK) phải thực theo quy định Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho” việc xác định giá gốc HTK, phương pháp tính giá trị HTK, xác định giá trị thực được, lập dự phòng giảm giá HTK ghi nhận chi phí Hàng hóa mua vào tính theo giá gốc theo trường hợp phát sinh Trường hợp giá trị thực hàng hóa thấp giá gốc hàng hóa doanh nghiệp phải lập dự phòng giảm giá cho số hàng hóa Hàng hóa mua vào phải hạch tốn riêng trị giá hàng hóa nhập kho chi phí mua hàng phát sinh kỳ Cuối kỳ vào số hàng tiêu thụ doanh nghiệp sử dụng tiêu thức phù hợp để phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán Hàng hóa xuất kho phải tuân thủ nguyên tắc quán kế toán Doanh thu ghi nhận phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp với chi phí tạo nên doanh thu 1.2 Vai trò, nhiệm vụ kế tốn hàng hóa 1.2.1 Vai trò kế tốn hàng hóa doanh nghiệp thương mại Nội dung chủ yếu đặc thù DNTM kế tốn hàng hóa (kế tốn q tình lưu chuyển hàng hóa) bao gồm : kế tốn mua hàng, dự trữ bán hàng hóa Tổ chức kế tốn nghiệp vụ hàng hóa nội dung tổ chức đặc trưng DNTM có ý nghĩa quan trọng tồn cơng tác kế tốn doanh nghiệp, giúp quản lý kiểm soát tài sản chặt chẽ, có vai trò quan trọng việc thu nhận, xử lý cung cấp thông tin cho nhà quản lý để lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả, giám sát việc chấp hành sách, chế độ kinh tế- tài 1.2.2 Nhiệm vụ kế tốn hàng hóa  Tn thủ ngun tắc hạch tốn q trình lưu chuyển hàng hóa, chấp hành chế độ tài chứng từ, sổ sách theo quy định  Phản ánh trị giá vốn hàng nhập kho hàng hóa tiêu thụ kỳ làm sở cho việc cung cấp thông tin kết kinh doanh doanh nghiệp  Ghi chép phản ánh kịp thời tình hình biến động hàng hóa doanh nghiệp mặt giá trị vật Kiểm tra chặt chẽ tình hình thực kế hoạch mua vào, bán tình hình dự trữ hàng tồn kho, phát xử lý kịp thời tình hình ứ đọng, hư hỏng, thất thoát,…  Ghi nhận kịp thời doanh thu phát sinh kỳ  Theo dõi phản ánh chi phí mua hàng phát sinh kỳ lựa chọn tiêu thức phù hợp để phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán kỳ  Thực việc lập dự phòng hàng hóa có giá gốc lớn giá trị thực vào cuối niên độ kế toán 1.3 Các phương thức mua hàng hóa Mua hàng giai đoạn đầu q trình lưu chuyển hàng hóa, cầu nối từ sản xuất đến tiêu dùng Thông qua phương thức mua hàng : mua trực tiếp, mua trả chậm trả góp, đặt hàng,… Các phương thức mua hàng bao gồm:  Mua hàng trực tiếp: Đây phương thức mà người mua trực tiếp giao dịch mua nhận hàng bên bán, theo hàng hóa chuyển giao quyền sở hữu cho người mua  Mua hàng theo phương thức chuyển hàng : Theo phương thức người mua đặt hàng vời người bán thỏa thuận thời gian, địa điểm giao hàng,…bên bán thực giao hàng cho bên mua Trong thời gian chuyển hàng hàng hóa thuộc sở hữu bên bán Quyền sở hữu giao cho bên mua nhận hàng 1.4 Nguyên tắc tính giá 1.4.1 Trị giá hàng nhập kho Hàng hóa mua vào ghi nhận theo giá thực tế tách riêng làm nhóm:  Trị giá hàng hóa nhập kho Trị giá thực tế nhập hàng hóa = Giá mua ghi hóa đơn - Các khoản giảm trừ Các khoản giảm trừ : chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng mua trả lại  Chi phí mua hàng biểu bàng tiền tồn khoản hao phí lao động sống lao động vật hóa mà doanh nghiệp bỏ có liên quan đến việc thu mua hàng hóa bao gồm: o Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa o Chi phí bảo quản hàng hóa từ nơi mua đến kho doanh nghiệp o Cơng tác phí nhân viên thu mua o Dịch vụ lệ phí o Khoản hao hụt tự nhiện định mức,… Do chi phí thu mua liên quan đến tồn khối lượng hàng hóa kỳ lượng hàng hóa đầu kỳ nên cần phân bổ chi phí thu mua cho lượng hàng bán kỳ lượng hàng lại cuối kỳ nhằm xác định đắn trị giá vốn hàng xuất bán, sở tính tốn xác kết bán hàng Đồng thời phán ánh trị giá vốn hàng tồn kho báo cáo tài xác Tiêu thức phân bổ chi phí thu mua thường chọn là:  Trị giá mua hàng hóa  Số lượng  Trọng lượng  Doanh số hàng hóa… Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ tùy thuộc vào diều kiện cụ thể doanh nghiệp phải đảm bảo tính quán niên độ Việc phân bổ tiến hành theo công thức sau: (giả sử lấy trị giá mua làm tiêu thức phân bổ) Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán Chi phí mua hàng liên quan + chi phí mua hàng đến HTK đầu kỳ phát sinh kỳ Trị giá số hàng có cuối kỳ + trị giá hàng xuất bán xác định tiêu thụ kỳ Trị giá hàng xuất bán xác định tiêu thụ kỳ 1.4.2 Trị giá vốn hàng xuất bán Trị giá vốn hàng xuất bán = Trị giá mua thực tế hàng hóa xuất kho để bán + chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán Trong đó: Trị giá mua thực tế hàng hóa xuất kho xác định theo phương pháp: • Bình qn gia quyền liên hồn cuối kỳ • Nhập trước – xuất trước • Nhập sau – xuất trước • Thực tế đích danh 1.5 Kế tốn hàng hóa 1.5.1 Các phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho Trong thực tế cơng tác kế tốn nước ta, sử dụng ba phương pháp kế tốn chi tiết hàng hóa, là: Phương pháp thẻ song song Điều kiện áp dụng: Chỉ áp dụng doanh nghiệp có hàng hóa, khối lượng chứng từ xuất hàng hóa ít, khơng thường xun, trình độ chun mơn kế tốn khơng cao Tại kho Thủ kho vào chứng từ nhập- xuất hàng hóa để ghi vào thẻ kho Thẻ kho mở theo loại hàng hóa Tại phòng kế tốn Kế tốn hàng hóa dựa vào chứng từ nhập, xuất hàng hóa để ghi số lượng tính thành tiền hàng hóa nhập, xuất vào “Sổ kế tốn chi tiết hàng hóa” (mở tương ứng với thẻ kho) Sổ giống thẻ kho khác có thêm giá trị hàng hóa Cuối kỳ, kế tốn tiến hành đối chiếu số liệu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho tương ứng đồng thời từ sổ kế tốn chi tiết hàng hóa kế tốn lấy số liệu vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn hàng hóa theo hàng hóa để đối chiếu với số liệu kế tốn tổng hợp hàng hóa Ưu điểm: Đơn giản ghi chép, đối chiếu số liệu phát sai sót đồng thời cung cấp thơng tin nhập- xuất- tồn hàng hóa kịp thời, xác, thích hợp với việc sử dụng máy tính Nhược điểm: Việc ghi chép kho phòng kế tốn trùng lắp số lượng Hạn chế việc kiểm tra kế tốn đối chiếu vào cuối tháng Trình tự thực mô tả sơ đồ 1.1 sau: (2) Phiếu nhập kho (1) (5) Thẻ kho Sổ thẻ kế toán chi tiết HH (6) Bảng tổng hợp N-X-T HH (7) Kế toán tổng hợp (3) (4) Phiếu xuất kho Ghi chú: : Ghi hàng ngày, định kỳ : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Tại kho ghi chép giống phương pháp thẻ song song Ở phòng kế tốn Kế tốn mở sổ đối chiếu luân chuyển hàng hóa theo kho Cuối kỳ sở phân loại chứng từ nhập - xuất - theo hàng hóa theo kho kế tốn lập bảng kê nhập hàng hóa, bảng kê xuất hàng hóa, dựa vào bảng kê để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kỳ Khi nhận thẻ kho, kế tốn hàng hóa tiến hành đối chiếu thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển, đồng thời từ sổ đối chiếu luân chuyển vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn hàng hóa đồng thời đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp hàng hóa Phiếu nhập kho (1) (3) Bảng kê nhập HH (7) (5) (8) Bảng tổng hợp N-X-T Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho (2) (4) (9) Sổ kế toán tổng hợp HH (6) Phiếu xuất kho Bảng kê xuất HH (1) Ghi chú: : Ghi hàng ngày, định kỳ : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Ưu điểm: Giảm nhẹ việc ghi chép kế toán, tránh trùng lắp Nhược điểm: Việc kiểm tra kho phòng kế toán tiến hành vào cuối tháng nên trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất hàng hóa hàng hóa lớn cơng việc kiểm tra, đối chiếu gặp nhiều khó khăn ảnh hưởng đến tiến độ thực khâu kế toán khác Phương pháp thích hợp với doanh nghiệp có nhiều hàng hóa số lượng chứng từ nhập, xuất hàng hóa khơng nhiều Phương pháp sổ số dư Điều kiện áp dụng: Đối với doanh nghiệp có nhiều hàng hóa, số lượng chứng từ nhập - xuất loại nhiều xây dựng thành hệ thống hàng hóa, dùng giá hạch tốn để hàng ngày nắm tình hình xuất, nhập, tồn, u cầu trình độ kế tốn tương đối cao Tại kho thủ kho ghi vào thẻ kho giống phương pháp Ngoài thủ kho phải tập hợp tồn chứng từ nhập - xuất phát sinh theo hàng hóa Sau lập phiếu giao nhận chứng từ chuyển cho kế tốn kèm theo chứng từ nhập, xuất hàng hóa Thủ kho phải phản ánh số lượng hàng hóa tồn cuối tháng theo hàng hóa vào sổ số dư Sổ kế toán mở cho kho dùng cho năm Trước ngày cuối tháng, kế toán đưa sổ số dư cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi xong thủ kho gửi phòng kế tốn để kiểm tra tính thành tiền theo giá hạch tốn Tại phòng kế tốn: Kế tốn dựa vào số lượng nhập, xuất hàng hóa tổng hợp từ chứng từ nhập - xuất mà kế toán nhận kiểm tra kho theo định kỳ 3, 10 ngày kèm theo phiếu giao nhận chứng từ dựa vào giá hạch tốn để tính thành tiền hàng hóa nhập- xuất theo hàng hóa từ ghi vào bảng luỹ kế nhập- xuất hàng hóa (lập theo hàng hóa) Cuối kỳ tính tiền sổ số dư thủ kho chuyển đến đối chiếu tồn kho sổ sách với bảng luỹ kế nhậpxuất- tồn Từ bảng lũy kế nhập- xuất- tồn, kế toán vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn hàng hóa để đối chiếu với kế tốn tổng hợp hàng hóa Trình tự mơ tả sơ đồ 1.3 sau: Phiếu nhập kho (2) (1) Phiếu giao nhận CT nhập (5) (7) Sổ số dư Thẻ kho (3) Bảng luỹ kế NXT (8) Bảng tổng hợp N-X-T HH Kế toán tổng hợp (6) (4) Phiếu xuất kho (7) Phiếu giao nhận CT xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư Ưu điểm: không trùng lặp, ghi sổ thường xuyên, không bị dồn vào cuối kỳ Nhược điểm: kiểm tra, đối chiếu phát sai sót gặp nhiều khó khăn 1.5.2 kế tốn tổng hợp hàng hóa 1.5.2.1 Chứng từ kế toán  Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho  Hóa đơn GTGT hóa đơn bán hàng  Phiếu giao nhận hàng  Biên kiểm kê hàng hóa,bảng kê mua hàng,… 1.5.2 Sổ sách kế toán sử dụng - Tại kho: Thủ kho tiến hàng ghi chép thẻ kho theo lô hàng theo mặt hàng.Thẻ kho phòng kế tốn lập sau ghi đầy đủ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, …sẽ giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày Hàng ngày thủ kho vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi cột tương ứng thẻ kho Định kỳ, thủ kho lập báo cáo kho (bảng kê nhập xuất tồn) - Tại quầy, cửa hàng: Để quản lý hàng hóa quầy xác định lượng hàng bán ngày, nhân viên bán hàng phải mở thẻ quầy hàng cho mặt hàng để ghi chép, hạch toán nghiệp vụ hàng ngày Thẻ quầy hàng sở để lập báo cáo bán hàng sau ngày Theo nhân viên bán hàng nhận hàng để bán tính thành tiền theo giá bán lẻ chịu trách nhiệm số hàng nhận, bán đến đâu nộp tiền tới Cuối tháng (định kỳ) tiến hành kiểm kê số lượng hàng quầy để đối chiếu với số tiền chưa toán, xác định thừa, thiếu tiền bán hàng Theo phương pháp nhân viên bán hàng phải mở sổ nhận hàng toán -Tại phòng kế tốn: Kế tốn tổng hợp sử dụng tài khoản 156 để theo dõi số có biến động hàng hóa kỳ Kế tốn hàng tồn kho tiến hành sổ, thẻ chi tiết bảng kê nhập –xuất – tồn hàng hóa 1.5.2.3 Tài khoản sử dụng  TK 156 – hàng hóa, có tài khoản cấp 2: • TK 1561 –“ Giá mua hàng hóa” : phản giá trị có tình hình biến động hàng hóa mua vào nhập kho( tính theo trị giá mua vào) • TK 1562 – “Chi phí thu mua hàng hóa”: Phản ánh chi phí thu mua hàng hóa phát sinh liên quan đến số hàng nhập kho kỳ tình hình phân bổ chi phí thu mua hàng hóa có kỳ cho khối lượng hàng hóa bán kỳ tồn kho thực tế cuối kỳ  TK 611 – Mua hàng (doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) • TK 6111 – “ giá mua” • TK 6112 – “ chi phí thu mua” TK 331, 111, 112, 141… TK 331, 111, 112, … 1561 (2) (5) (1) TK 133 TK 632 TK 151 (3) (7) (4) TK 133 (10) TK 1381 TK 133 TK 3381 10d c) (10e) (8a) TK 154 (8c) (8b) TK 133 (11a) TK 111, 112,334,632,… (11b) Chỉ tiêu Số lượng(cái) Giá bình quânTồn cáiđầu ổ tháng Giá trị 1.498.909 2+ 11.329.110 1.498.909 cứng vi tính HDD 250 Gb = Nhập tháng 215 + 15 Xuất tháng = 11.329.110 754.589 Theo cơng thức ta có : Vậy giá trị xuất kho tháng ổ cứng vi tính HDD 250 Gb 754.589 X = 1.509.178 (đồng) 2.2.3 Kế tốn hàng hóa 2.2.3.1 Kế tốn chi tiết hàng hóa Phiếu nhập kho (1) Sổ KT chi tiết HH (2) Sổ mua HH Bảng tổng hợp HH (3) Kế toán tổng hợp (1) Phiếu xuất kho Ghi chú: : Ghi hàng ngày, định kỳ : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế tốn chi tiết Vì kế tốn kho đồng thời thủ kho quản lý tình hình xuất nhập tồn hàng hóa số lượng giá trị Nhân viên thu mua quản lý tổng hợp khâu nhập kho mua hàng hóa Kế tốn kho mở sổ chi tiết theo dõi loại hàng hóa riêng biệt Định kỳ cuối tháng kế tốn trưởng kiểm tra đối chiếu số liệu sổ tổng hợp sổ chi tiết với Kế toán kho tập hợp phiếu nhập, phiếu xuất đối chiếu với sổ kế toán chi tiết lập bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa ( phụ lục trang 12) đưa vào sổ TK 156 2.2.3.2 Chứng từ sử dụng o Hóa đơn GTGT (phụ lục trang 2) o Hóa đơn bán hàng (phụ lục trang ) o Phiếu nhập kho (phụ lục trang 3) o Phiếu xuất kho (phụ lục trang 5) o Đơn đặt hàng,… 2.2.3.3 Tài khoản sử dụng Tài khoản cấp 1: 156 – Hàng tồn kho Tài khoản cấp 2: 1561 – Giá mua hàng hóa Tài khoản cấp : 1561-0001: Máy tính PC loại 1561-0002: Máy server loại 1561-0003: Máy in loại 1561-0004: Mực in loại …… Tài khoản cấp : 1561-0001-00001: HP DC7700 1561-0001-00028: HP destop …… (phụ lục trang 1) Các nghiệp vụ nhập hàng kế toán sử dụng TK sau:  TK 111: Tiền mặt  TK 112: Tiền gửi ngân hàng  TK 331: Phải trả người bán Các nghiệp vụ xuất hàng kế toán sử dụng TK sau:  TK 632: Gía vốn hàng bán 2.2.3.4.Tóm tắt sơ đồ hạch tốn 111,112,331 111,112,331 1561 Mua hàng nhập kho Thuế GTGT 133 Chiết khấu thương mại,giảm giá hàng mua,hàng mua trả lại cho người bán 133 (nếu có) 632 Sơ đồ632 2.6 : Tóm tắt nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng hóa Xuất kho hàng hóa bán Hàng hóa xuất bán bị 2.2.3.5 Sổ sách kế toán trả lại nhập kho o Sổ Nhật ký chung (phụ lục trang 9) o Báo cáo chi tiết hàng hóa (phụ lục trang 11) o Báo cáo tổng hợp số phát sinh tài khoản 156 2.2.3.6 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế công ty 1) Ngày 08/03/2010, theo PNK0014 (phụ lục trang 3) mua hàng Chi nhánh công ty TNHH Phân Phối FPT tổng tiền chưa thuế 2.697.100đ, thuế GTGT 10%, kèm theo HĐ GTGT 22440 (phụ lục trang 2) Nợ TK 1561: 5.394.200đ Nợ TK 1331: 539.420đ Có TK 331-1: 5.933.620đ 2) Ngày 01/04/2010, theo PNK 0003 (phụ lục trang 5) công ty mua hàng cửa hàng Thiết bị Điện Gia Dụng hóa đơn bán hàng số 18017 (phụ lục trang 4), số tiền 226.000đ Nợ TK 1561: 226.000đ Có 331-228: 226.000đ 3) Ngày 30/09/2010, theo phiếu xuất kho XBHH/74 (phụ lục trang 5), bán hàng cho công ty Medicins theo HĐ GTGT 159544 (phụ lục trang 6) tổng giá trị xuất 52.918.044đ Nợ TK 632: 52.918.044đ Có TK 1561: 52.918.044đ 4) Ngày 04/10/2010, theo phiếu xuất kho XBHH/04 (phụ lục trang 7) bán cho công ty Medicins theo HĐ GTGT 159550 (phụ lục trang 8) tổng giá trị xuất kho 313.000đ Nợ TK 632: 313.000đ Có TK 1561: 313.000đ CTY TNHH TIN HỌC TM ĐẠI TRẦN GIA 41 Trần khắc chân, P15, Q Phú Nhuận,Tp.HCM Mẫu số:S03b-DN (Ban hành theo QĐ số: 48/2006BTC ngày 14/09/2006 trưởng BTC) BÁO CÁO TỔNG HỢP SỐ PHÁT SINH Từ ngày 1/1/2010 đến ngày 31/12/21010 Tài khoản 156 - Hàng hóa ĐVT: Đồng Ngày 08/03 01/04 Số NỘI DUNG chứng từ PNK14 PNK03 Số dư đầu kì …… Nhập kho IBM Nhập kho ổ cắm lioa TK ĐƯ NỢ CÓ 665.834.209 331-1 331-228 5.394.200 226.000 30/09 XBHH/74 Xuất bán hàng cho Medicins 632 52.918.044 04/10 XBHH/04 Xuất bán hàng cho Medicins …… Cộng số phát sinh Số dư cuối kì 632 313.000 Người lập biểu 47.703.842.383 44.384.331.143 3.985.345.449 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Kế toán trưởng Giám đốc Trần Thị Hoài Hương Trần Quốc Hoàn 2.2.3.7 Quản trị trình mua hàng, dự trữ, xuất hàng  Quá trình mua hàng Khi cần mua hàng, nhân viên kinh doanh lập đơn đặt hàng, sau giám đốc duyệt đơn đặt hàng nhân viên kinh doanh mua hàng Kế tốn kho nhận hàng hóa hóa đơn bán hàng từ nhà cung cấp Kế toán kho đối chiếu số lượng, chủng loại, kích cỡ, màu sắc, quy cách hóa đơn thực tế hàng hóa có Nếu khơng trùng khớp báo cho nhân viên thu mua kế toán kho kịp thời điều chỉnh Nếu trùng khớp số liệu viết phiếu nhập kho cho xếp vào kho.Kế toán kho hóa đơn phiếu nhập kho hạch tốn vào phần mềm theo dõi nhập hàng hóa Phiếu nhập kho phải có chữ ký nhân viên thu mua, kế toán kho lập thành liên: Liên 1: Kế tốn kho giữ với hóa đơn mua hàng Liên 2: Nhân viên thu mua giữ Nếu trả tiền kế tốn cơng nợ lập phiếu chi, chuyển kế toán trưởng giám đốc ký duyệt Sau chuyển thủ quỹ chi tiền ký xác nhận phiếu chi Rồi chuyển liên phiếu chi cho kế tốn cơng nợ hạch tốn vào phần mềm lưu, liên chuyển nhà cung cấp Nếu công ty chưa trả tiền cho nhà cung cấp hạch toán vào phần mềm Lưu đồ 2.1: Lưu đồ luân chuyển chứng từ kế toán mua hàng  Quá trình dự trữ Do nhu cầu vốn cơng ty hạn chế, nhu cầu khách hàng mặt hàng máy tính ln đổi nên cơng ty chủ yếu mua hàng hóa nhập kho vài ngày sau xuất bán liền lượng hàng hóa tồn kho khơng nhiều Đối với hợp đồng lớn kí kết cơng ty tiến hành lưu trữ hàng lượng giá trị lớn Cơng tác quản lý kho giao cho kế tốn kho phụ trách, chịu trách nhiệm quản lý số lượng giá trị sổ sách, đồng thời nhân viên thu mua hỗ trợ kế toán kho quản lý nhập xuất kho, cất trữ, loại hàng hóa Để cơng tác quản lý kho hiệu chặt chẽ, kho phân chia thành ngăn, kệ Hàng hóa phân loại theo loại để theo ngăn kệ cố định Ngồi ra, có định kế tốn trưởng cơng ty tiến hành cho kiểm kê kho nhằm xác định xác số lượng, chất lượng giá trị loại hàng hóa Việc kiểm kê kho kế toán kho, kế toán trưởng thực Sau kiểm kê, kế toán kho lập biên kiểm kê, ghi kết vừa kiểm kê  Q trình xuất hàng Khi kế tốn kho nhận đơn đặt hàng khách hàng phòng sales giám đốc chấp nhận bán Kế tốn kho kiểm tra đối chiếu số liệu đơn đặt hàng tình hình hàng hóa có kho Nếu đủ số lượng giao hàng cho nhân viên giao hàng viết phiếu xuất kho, kế toán kho yêu cầu nhân viên nhận hàng hóa ký vào phiếu xuất kho trước mang vật tư khỏi kho Trường hợp khơng đủ số lượng kế tốn kho báo cho nhân viên kinh doanh kịp thời mua gấp hàng hóa để phục vụ cho việc kinh doanh Kế toán kho cập nhật vào sổ xuất nhập chi tiết hàng hóa 2.2.4 Kế tốn tiêu thụ hàng hóa 2.2.4.1 Phương thức tiêu thụ hàng hóa cơng ty Phương thức tiêu thụ hàng hóa cơng ty chủ yếu bán lẻ chỗ Đối với khách hàng mua với số lượng lớn, giá trị lớn cơng ty lập hợp đồng mua bán với khách hàng Tất hàng hóa bán hồn tất thủ tục nhập kho xuất bán Đa số đơn hàng giá trị nhỏ khách hàng đặt hàng qua điện thoại, trang Web công ty, sau cơng ty giao hàng địa điểm khách hàng yêu cầu Nếu khách hàng mua hàng với số lượng lớn, hàng bị lỗi thời cơng ty có chiết khấu thương mại giảm giá cho khách hàng Tuy nhiên công ty khơng hạch tốn vào riêng mà trừ thẳng vào giá bán hóa đơn GTGT Thị trường tiêu thụ khơng TP Hồ Chí Minh mà phân bố rộng rãi tỉnh Lâm Đồng, Vũng Tàu, Đăk Nông, tỉnh miền Nam 2.2.4.2 Chứng từ sử dụng  Hóa đơn GTGT (phụ lục trang 6)  Đơn đặt hàng  Phiếu xuất kho (phụ lục trang 7)  Chứng từ toán : phiếu thu, giấy báo có 2.2.4.3 Tài khoản sử dụng Tài khoản cấp 1: 511 – Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ 632– Giá vốn hàng bán Tài khoản cấp 2: 5111 – Doanh thu bán hàng hóa 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ 2.2.4.4 Tóm tắt sơ đồ hạch toán TK 911 TK 511 Kết chuyển doanh thu TK 131,111,112 Ghi nhận doanh thu TK 3331 TK 154 TK 632 Ghi nhận giá vốn TK 911 Kết chuyển giá vốn hàng bán kỳ Sơ đồ 2.7: Tóm tắt nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bán hàng 2.2.4.5 Sổ sách sử dụng o Sổ nhật ký chung (phụ lục trang 9) o Báo cáo tổng hợp số phát sinh tài khoản 511 o Báo cáo tổng hợp số phát sinh tài khoản 632 2.2.4.6 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế công ty 1) Ngày 20/09/2010, theo phiếu xuất kho XBHH/0054 bán hàng cho công ty Medicins Tổng tiền bán chưa thuế 8.864.054đ, thuế GTGT 10% Kèm theo HĐ GTGT 159523 a Nợ TK 632 8.470.843đ Có TK 1561 8.470.843đ b Nợ TK 131-200 9.750.459đ Có TK 511 8.864.054đ Có TK 3331 886.405đ 2) Ngày 30/09/2010, theo phiếu xuất kho XBHH/0074 công ty bán hàng cho công ty Medicins HĐ GTGT 159544 Tổng tiền bán chưa thuế 63.960.000đ, thuế GTGT 10% a.Nợ TK 632 52.918.044đ Có TK 1561 52.918.044đ b Nợ TK 131-200 70.960.000đ Có TK 511 63.960.000đ Có TK 3331 6.396.000đ CTY TNHH TIN HỌC TM ĐẠI TRẦN GIA 41 Trần khắc chân, P15, Q Phú Nhuận,Tp.HCM Mẫu số:S03b-DN (Ban hành theo QĐ số: 48/2006-BTC ngày 14/09/2006 trưởng BTC) BÁO CÁO TỔNG HỢP SỐ PHÁT SINH Từ ngày 1/1/2010 đến ngày 31/12/21010 Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng cung cấp dich vụ ĐVT: Đồng Ngày Số chứng từ NỘI DUNG TK ĐƯ Số dư đầu kì …… PS NỢ PS CĨ 0 20/09 XBHH/54 Bán hàng cho cty Medicins 131-200 8.864.054 30/09 XBHH/74 Bán hàng cho cty Medicins …… Cộng số phát sinh Số dư cuối kì 131-200 63.960.000 48.449.085.623 48.449.085.623 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người lập biểu Kế tốn trưởng Giám đốc Trần Thị Hồi Hương Trần Quốc Hoàn CTY TNHH TIN HỌC TM ĐẠI TRẦN GIA 41 Trần khắc chân, P15, Q Phú Nhuận,Tp.HCM Mẫu số:S03b-DN (Ban hành theo QĐ số: 48/2006-BTC ngày 14/09/2006 trưởng BTC) BÁO CÁO TỔNG HỢP SỐ PHÁT SINH Từ ngày 1/1/2010 đến ngày 31/12/21010 Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Ngày Số chứng NỘI DUNG từ TK ĐƯ Số dư đầu kì …… 20/09 XBHH/54 30/09 XBHH/74 Giá vốn hàng bán cho cty Medicins Giá vốn hàng bán cho cty Medicins PS NỢ PS CÓ 0 1561 8.470.843 1561 52.918.044 …… Cộng số phát sinh Số dư cuối kì 44.384.331.143 44.384.331.143 ĐVT: Đồng Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người lập biểu Kế tốn trưởng Giám đốc Trần Thị Hồi Hương Trần Quốc Hồn 2.2.4.7 Quy trình kế tốn bán hàng Lưu đồ 2.2 : Lưu đồ luân chuyển chứng từ bán hàng Khi phòng kinh doanh nhận đơn đặt hàng khách hàng tiến hàng lập báo cáo đơn hàng gồm giá mua nhà cung cấp giá bán cho khách hàng, sau chuyển giám đốc duyệt, chuyển xuống cho kế toán kho Kế toán kho tiến hành kiểm tra đơn đặt hàng, kho không đủ hàng báo lại cho phòng kinh doanh để phòng kinh doanh mua hàng, kho đủ hàng kế toán kho tiến hành xuất hàng lập phiếu xuất kho Sau lập hóa đơn GTGT, chuyển hóa đơn phiếu xuất kho lên cho kế toán trưởng giám đốc ký duyệt Phiếu xuất kho hóa đơn GTGT ký duyệt chuyển cho kế tốn cơng nợ để hạch tốn vào phần mềm theo dõi công nợ, khách hàng trả tiền thu tiền, hạch toán vào phần mềm lưu Kế tốn chuyển cho khách hàng hóa đơn GTGT liên phiếu xuất kho liên 2.3 Đánh giá kế tốn hàng hóa tiêu thụ hàng hóa cơng ty TNHH Tin Học Thương mại Đại Trần Gia 2.3.1 Kết đạt kế tốn hàng hóa tiêu thụ hàng hóa Việc kế tốn theo dõi lập cáo báo cáo xác, kịp thời hàng tháng, quý, năm tình hình hàng hóa giúp nhà quản lý cơng ty đưa định, kế hoạch kinh doanh phù hợp đem lại lợi nhuận cho công ty Bộ máy kế tốn cơng ty tổ chức theo mơ hình tập trung Mơ hình kế tốn tập trung phù hợp với chế quản lý công ty khơng tạo phân tán quyền lực kinh doanh hoạt động tài tạo máy quản lý gọn nhẹ thống Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên phương pháp có nhiều ưu điểm, nhiều cơng ty xí nghiệp sử dụng Giúp doanh nghiệp dể dàng theo dõi phản ánh tính hình có, biến động tăng, giảm cách thường xuyên, liên tục tài khoản phản ánh loại hàng hóa riêng biệt, có độ xác cao, thơng tin hàng hóa kịp thời Cơng ty áp dụng hình thức Nhật ký chung kết hợp việc sử dụng phần mềm hỗ trợ Vietsun giúp giảm khối lượng cơng việc cho kế tốn hiệu Về chứng từ sử dụng : Công ty thực mẫu chứng từ theo hướng dẫn định 48/2006/QĐ –BTC ngày 14/09/2006 Bộ trưởng Bộ Tài Các chứng từ q trình hạch tốn ban đầu phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh sở pháp lý nghiệp vụ Về tài khoản sử dụng: Công ty thiết kế danh mục hàng hóa chi tiết giúp cho cơng tác quản lý nhập xuất loại hàng hóa chặt chẽ xác Quy trình ln chuyển chứng từ tương đối tốt, chứng từ phân loại, hệ thống hóa theo nghiệp vụ, trình tự thời gian trước vào lưu trữ Về hạch toán hàng hóa: • Trình tự nhập xuất hàng hóa thực tương đối tốt, chứng từ thiết lập đầy đủ, thuận lợi cho việc ghi chép • Giá vốn hàng xuất kho tính theo phương pháp giá bình quân gia quyền cuối kỳ Đây phương pháp đơn giản, dễ tính, phù hợp với cơng ty làm cho việc hạch toán trở nên gọn nhẹ 2.3.2 Hạn chế kế tốn hàng hóa tiêu thụ hàng hóa Về phân cơng lao động kế tốn: Hiện nay, số lượng nhân viên kế tốn nên nhân viên kế toán thường đảm nhận hai ba phần hành Hàng hóa nhập vào, xuất cơng ty có kế tốn kho theo dõi số lượng giá trị, kế tốn kho tự viết hóa đơn, tự xuất Vì kế toán vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm kế toán Kế toán kho đồng thời thủ kho có sai sót xuất hàng hóa kế tốn trưởng khó phát Trình độ nhân viên kế tốn yếu, có kế tốn trưởng trình độ đại học, lại nhân viên kế tốn khác trình độ trung cấp, với việc thiếu kinh nghiệm nên kế tốn viên làm việc chưa tốt Cơng ty chưa tuân thủ nguyên tắc thận trọng việc lập dự phòng: Có thể nói hàng hóa cơng ty nhiều chủng loại, giá lại thường xuyên biến động song cơng ty lại chưa có quy định lập dự phòng giảm giá hàng hóa để nhằm chủ động trường hợp có biến động giá hàng hóa thị trường Cơng ty chưa hạch tốn rõ ràng khoản giảm trừ : khoản giảm trừ chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán mà khách hàng hưởng cơng ty trừ thẳng vào giá bán HĐ GTGT nên khó theo dõi khoản giảm trừ Hàng hóa bị khách hàng trả lại cơng ty hủy hóa đơn hạch toán nghiệp vụ sai Chương III: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KẾ TỐN HÀNG HĨA VÀ TIÊU THỤ HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY TNHH TIN HỌC VÀ TM ĐẠI TRẦN GIA 3.1 kế tốn chi tiết hàng hóa Vì kế tốn kho thủ kho nên cơng ty cần điều chỉnh phương pháp kế tốn chi tiết để nâng cao chất lượng kiểm soát nội Bằng cách công ty nên áp dụng ba phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho Theo em cơng ty nên chọn kế tốn chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song (1) Thẻ kho (3) Chứng từ xuất Chứng từ nhập (2) Sổ chi tiết NVL (4) (5) Bảng tổng hợp NXT Ghi chú: (6) (5) Sổ tổng hợp : ghi hàng ngày Sơ đồ 3.1: Kế tốn chi tiết theo trình tự phương pháp thẻ song song Tại kho kế toán kiêm nhiệm vụ Thủ kho tiến hành mở thẻ kho, viết phiếu xuất, nhập kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn loại hàng hóa : ghi cuối tháng theo số lượng thực nhập, thực xuất theo tiêu số lượng Cuối ngày tính số tồn kho loại hàng hóa để ghi vào thẻ kho Kế toán kho lập xếp theo loại, nhóm để tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu định kỳ, hàng ngày Kế tốn kho chuyển tồn phiếu nhập, phiếu xuất cho kế tốn tổng hợp phòng kế tốn : Để đảm bảo tính xác hàng hóa tồn kho, hàng tháng toánkiểm khotra phải đối kế chiếu đối chiếu số thực tồn kho theo thẻ kho Tại phòng kế toán kế toán tổng hợp, dùng sổ chi tiết hàng hóa để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa theo tiêu vật tiêu giá trị Sổ chi tiết hàng hóa có kết cấu giống thẻ kho có thêm cột ghi giá trị Sau nhận chứng từ kho kế toán tổng hợp phân loại theo loại loại hàng hóa ghi vào sổ chi tiết Cuối tháng sổ chi tiết kế tóan tính số tiền lần nhập, xuất để ghi vào sổ Cuối tháng kế toán tổng hợp cộng sổ kế toán trưởng đối chiếu với thẻ kho xem lượng nhập, xuất, tồn có khớp khơng, khơng khớp kiểm tra lại Sổ chi tiết hàng hóa sở để kế tốn tổng hợp lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn hàng hóa tháng Phụ lục sổ chi tiết hàng hóa trang 11 Bổ sung biểu mẫu Thẻ kho phụ lục trang 20 ... VỀ KẾ TOÁN HÀNG HĨA VÀ TIÊU THỤ HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY TNHH TIN HỌC VÀ TM ĐẠI TRẦN GIA 2.1 Giới thiệu tổng quan công ty TNHH Tin Học Và TM Đại Trần Gia 2.1.1 Tổ chức công ty 2.1.1.1 Tổng quan công. .. Traginet Computer thành lập vào năm 2000, đến năm 2003 chuyển thành công ty TNHH Tin học Thương mại Đại Trần Gia  Tên đầy đủ: CÔNG TY TNHH TIN HỌC VÀ THƯƠNG MẠI ĐẠI TRẦN GIA  Tên viết tắt : DTGIT... cáo bán hàng nộp cho kế toán  Bán hàng qua đại lý: Doanh nghiệp xuất hàng giao cho đại lý, định kỳ tiến hàng đối chiếu, xác định số hàng hóa tiêu thụ xuất hóa đơn cho đại lý thu tiền hàng sau