Bản tuyên bố dự án© của dự án xây dựng hệ thống quản lí học tập theo qui chế tín chỉ Quản lí văn bản Thông tin văn bản © Thông tin Mã văn bản NA Người sở hữu Ngày viết 04.10.2010 Ngày lưu trữ cuối cùng 11.10.2010 Tên văn bản Bản tuyên bố dự án của dự án xây dựng hệ thống quản lí học tập theo hệ thống tín chỉ Lịch sử văn bản Phiên bản Ngày viết Thay đổi 1 04.10.2010 Tạo mới 2 11.10.2010 Mục tiêu, phạm vi dự án, hạng mục bàn giao Chấp thuận văn bản Vai trò Tên Kí tên Ngày Nhà tài trợ dự án Giám đốc dự án Thành viên Ban quản lí dự án Mục lục 1 Tóm tắt (Executive Summary 4 2 Mục đích dự án (Project Definition) 4 2.1 Tầm nhìn (Vision) 4 2.2 Mục tiêu (Objectives) 4 2.3 Phạm vi (Scope) 5 2.4 Các hạng mục bàn giao (Deliverables) 5 3 Tổ chức dự án (Project Organization) 6 3.1 Khách hàng (Customers) 6 3.2 Các cá thể, tổ chức liên quan tới dự án (Stakeholders) 7 3.3 Vai trò (Roles) 7 3.4 Trách nhiệm (Responsibilities) 8 3.5 Cấu trúc (Structure) 8 4 Kế hoạch thực thi (Implementation Plan) 9 4.1 Tiếp cận (Approach) 9 4.2 Lịch làm việc (Schedule) 10 4.3 Biểu đồ cột mốc (Milestones) 10 4.4 Các vấn đề liên quan (Dependencies) 11 4.5 Hoạch định nguồn lực (Resource Plan) 11 4.6 Hoạch định tài chính (Financial Plan) 11 4.7 Hoạch định chất lượng (Quality Plan) 12 4.8 Chỉ tiêu hoàn thành dự án (Completion Criteria) 13 5 Các khía cạnh cần xem xét của dự án (Project Considerations) 13 5.1 Rủi ro (Risks) 13 5.2 Các vấn đề có thể gặp phải (Issues) 14 5.3 Giả định (Assumptions) 14 5.4 Các điều kiện quyết định (Constraints) 14 1 Tóm tắt (Executive Summary) Nằm trong chương trình “Ứng dụng hệ thống thông tin nhằm nâng cao năng lực quản lí, nghiên cứu và học tập của trường Đại Học xxx TPHCM” do Ngân Hàng Thế Giới tài trợ, dự án “Xây dựng hệ thống quản lí học tập theo qui chế tín chỉ cho trường ĐH xxx TPHCM “ được thực hiện nhằm hỗ trợ nhà trường cũng như sinh viên trong việc học tập và hoạt động theo quy chế tín chỉ. Việc xây dựng hệ thống này không chỉ đem lại lợi ích cho sinh viên trong việc tự sắp xếp lịch học, nắm bắt thời gian học, kết quả học tập của mình qua đó có kế hoạch học tập cho sinh viên mà còn giúp nhà trường trong việc quản lý sinh viên một cách thuận tiện và nhanh chóng,cung cấp cho sinh viên thông tin về hoạt động của trường cũng như nhận ý kiến đóng góp trực tiếp từ sinh viên. Bản tuyên bố dự án này bao gồm mục đích,các mục tiêu,phạm vi ,cấu trúc tổ chức lợi ích mà dự án mang lại cũng như phân tích các rủi ro và vần đề mà dự án gặp phải.Các phân tích trong bản tuyên bố dự án cũng như kế hoạch của dự án đều được đưa ra và thống nhất trong ban quản lý dự án Dự án sẽ được bắt đầu từ ngày 01112010, tiến hàng trong thời gian 8 tháng và kết thúc vào ngày 01072011 2 Mục đích dự án (Project Definition) Xây dựng hệ thống quản lí học tập theo qui chế tín chỉ nhằm hỗ trợ nhà trường và sinh viên có thể quản lí quá trình học tập của sinh viên một cách chính xác, nhanh chóng và tiện lợi. 2.1 Tầm nhìn (Vision) • Xây dựng một trang web giúp sinh viên quản lí quá trình học tập theo qui chế tín chỉ • Xây dựng cơ sở dữ liệu sinh viên giúp nhà trường quản lí sinh viên dễ dàng, nhanh chóng 2.2 Mục tiêu (Objectives) • Xây dựng trang web có chức năng : đăng kí tín chỉ, xem thông tin, thông báo, lịch học, lịch thi, chương trình đào tạo, link liên kết với thư viện điện tử và bài giảng điện tử phục vụ nhu cầu học tập của sinh viên. • Xây dựng hệ quản trị cơ sở dữ liệu giúp phòng đào tạo quản lý sinh viên theo lớp tín chỉ, quản lý quá trình đăng kí tín chỉ, truy xuất, cập nhật thông tin của sinh viên. Mô tả sản phẩm • Số lượng sinh viên cùng đăng nhập trong 1 thời điểm là 10000 sinh viên, thời gian tải trang web là 46s • Bảo mật theo chuẩn ISOIEC 27002:2005 • Trang web có các mục: Đăng kí tín chỉ Thông báo Lịch học, lịch thi Bảng điểm Link liên kết với bài giảng điện tử, thư viện điện tử Chương trình đào tạo • Hệ quản trị CSDL có các chức năng: Nhập, lưu trữ, truy xuất thông tin sinh vien (thông tin cá nhân và thông tin học tập) Quản lý việc đăng kí tín chỉ: các điều kiện theo bảng thiết kế 2.3 Phạm vi (Scope) Những điều sau đây thuộc phạm vi dự án • Xây dựng trang web hiển thị tất cả danh sách các lớp tín chỉ trong đó cung cấp các thông tin về thời gian học, giáo viên giảng dạy và tình trạng của của lớp hiện tại.(Lớp đã đủ sinh viên, lớp còn đăng ký được) khi đăng kí tín chỉ • Liên kết với trang web bài giảng điện tử,hỗ trợ sinh viên trong việc tìm bài giảng trên lớp • Hệ thống quản lí được 15000 sinh viên ( Đại học, Cao đẳng và Tại chức) Những điều sau đây không thuộc phạm vi dự án • Xây dựng nội dung thông tin sinh viên,kết quả học tập • Xây dựng nội dung thư viện điện tử,bài giảng điện tử • Xây dựng thời khóa biểu và lịch học • Xây dựng server cho hệ thống 2.4 Các hạng mục bàn giao (Deliverables) Hạng mục bàn giao Thành phần Chức năng Miêu tả Báo cáo khảo sát yêu cầu của người dùng Bảng thống kê và phân tích yêu cầu của phòng đào tạo và sinh viên. Báo cáo phân tích thiết kế hệ thống Bảng đặc tả chi tiết chức năng và thiết kế của sản phẩm Phần mềm quản lí Giao diện web Thông tin sinh viên Tài liệu học tập Đăng kí tín chỉ Thông báo Bao gồm các thông tin cá nhân, thông tin học tập và phòng đào tạo có thể sửa chữa được và được cập nhật vào hệ thống. thông tin học tập: bảng điểm, lịch học, chương trình đào tạo ; phòng đào tạo có thể sửa chữa khi có các văn bản yêu cầu. Liên kết với hệ thống thư viện điện tử và bài giảng điện tử ,cung cấp tài liệu là bài giảng điện tử, ebook, các đường link . Sinh viên được download miễn phí các tài liệu này. Tài liệu tự cập nhật khi hệ thống thư viện điện tử và bài giảng điện tử cập nhật. Hệ thống tự cập nhật danh sách lớp khi kết thúc thời gian đăng kí tín chỉ. Danh sách lớp được ghi ra file excel. Bao gồm : các quy chế. thông tin hoạt động của trường, của các khoa, thông tin khác . hệ thống tự động chuyển thông báo đến các bộ phận sinh viên có liên quan. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Lưu trữ, truy xuất, và cập nhật dữ liệu Sao lưu và phục hồi dữ liệu Quản lý đăng kí tín chỉ Hệ thống cho phép Phòng đào tạo có thể lưu trữ, truy xuất và cập nhật thông tin sinh viên. Hệ thống có thể sao lưu các lần sửa đổi thông tin và phục hồi lại khi cần thiết Phòng Đào Tạo nhập dữ liệu về việc đang kí tín chỉ: danh sách các lớp tín chỉ, số lượng sinh viên trong lớp tín chỉ, thời gian đăng kí phục vụ việc đăng kí tín chỉ của sinh viên Tài liệu hướng dẫn sử dụng Cách sử dụng phần mềm và các yêu cầu đối với phần cứng khi cài đặt. 3 Tổ chức dự án (Project Organization) 3.1 Khách hàng (Customers) Nhóm khách hàng Đại diện khách hàng Trường ĐH xxx TPHCM – khách hàng Ông ABC, là khách hàng chính đại diện phê duyệt dự án và cấp kinh phí cho dự án Sinh viên trường ĐH xxx TPHCM – người dùng Bộ phận sử dụng trực tiếp sản phẩm, phục vụ nhu cầu học tập và đăng kí tín chỉ Phòng đào tạo trường ĐH xxx TPHCM – người dùng Ông XYZ. Bộ phận sử dụng trực tiếp sản phẩm, phục vụ nhu cầu quản lý sinh viên theo hệ thống tín chỉ 3.2 Các cá thể, tổ chức liên quan tới dự án (Stakeholders) Tên cá thể, tổ chức Sự quan tâm Ngân Hàng Thế Giới Vốn viện trợ được sử dụng có hiệu quả thể hiện bằng việc chương trình hoàn thành tốt. Trường Đại học xxx TPHCM – Đại diện Ông ABX Dự án thực hiện đúng tiến độ và thành công với chi phí hợp lý, hạn chế các rủi ro phát sinh. Quản bá được hình ảnh của BU. Giám đốc dự án – Ông OMN Mọi thành viên trong PMO đều tham gia và chịu trách nhiệm cho sự thành công của dự án. Kiểm soát được chi phí và rủi ro. Sinh viên trường Đại học xxx TPHCM Dự án đem lại kết quả, sản phẩm, dịch vụ tốt cho lợi ích của họ. Nhân viên trường Đại học xxx TPHCM Dự án hoàn thành tốt, mang lại tiện lợi trong công việc hàng ngày của họ Thành viên trong Ban Quản Lí dự án Dự án của họ thực hiện thành công. Hợp tác với Giám đốc dự án. 3.3 Vai trò (Roles) Vai trò Tên Tổ chức Nhà tài trợ XYZ Trường ĐH xxx TPHCM Giám đốc dự án AAA Ban Quản Lí Dự Án Thành viên PMO A Ban Quản Lí Dự Án B Ban Quản Lí Dự Án C Ban Quản Lí Dự Án D Ban Quản Lí Dự Án E Ban Quản Lí Dự Án F Ban Quản Lí Dự Án 3.4 Trách nhiệm (Responsibilities) Nhà tài trợ: • Phê chuẩn ngân quỹ, các yêu cầu, bảng thời gian và nguồn lực. • Phê chuẩn nguồn lực dự phòng. • Chấp nhận giải pháp cuối cùng mang lại bởi dự án. • Xử lý mọi rủi ro, vấn đề phát sinh và yêu cầu thay đổi cơ bản. • Giám sát tiến độ dự án Giám đốc dự án: • Nộp dự án đúng thời gian với chi phí hợp lý và cụ thể. • Quản lý thành viên trong ban quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, các PM trong chương trình và các stakeholder. • Đảm bảo các hoạt động cần thiết cho dự án thành công. • Báo cáo thường xuyên tiến độ thực hiện dự án lên các stakeholders. • Tham gia trực tiếp vào việc thực hiện dự án. Các thành viên dự án: • Đảm bảo thực hiện mọi công việc được đưa ra bởi giám đốc dự án • Báo cáo tiến độ thực hiện thường xuyên cho giám đốc dự án 3.5 Cấu trúc (Structure) 4 Kế hoạch thực thi (Implementation Plan) 4.1 Tiếp cận (Approach) Sử dụng phương pháp thác nước truyền thống ( SDLC ) với 7 bước là : khởi tạo, đánh giá khả thi, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống, xây dựng hệ thống, thực thi hệ thống và đánh giá, bảo trì Quá trình Miêu tả chung Khởi tạo Tìm kiếm các ý tưởng cho hệ thống Đánh giá khả thi Đảm bảo tính khả thi của dự án, hệ thống Phân tích hệ thống Đặc tả chi tiết chức năng của hệ thống phần mềm Thiết kế hệ thống Đặc tả chi tiết thiết kế của hệ thống phần mềm Xây dựng hệ thống Tạo ra phần mềm, hướng dẫn sử dụng, tài liệu hệ thống Thực thi hệ thống Cài đặt và chạy phần mềm Đánh giá, bảo trì Xem xét mức độ thành công của dự án và chỉnh sửa phần mềm nếu cần thiết 4.2 Lịch làm việc (Schedule) Dự án dự kiến kéo dài 8 tháng, bắt đầu ngày 01112010 và kết thúc ngày 01072011, trải qua 4 giai đoạn chính theo trình tự như sau: • Khảo sát và phân tích ban đầu (1 tháng) o Thực hiện khảo sát, lấy ý kiến của sinh viên và nhà trường về các tính năng cần có của hệ thống. o Thông qua cố vấn chuyên môn để biết cách thức, cơ cấu quản lý sinh viên, quản lý điểm, quyền hạn của từng đối tượng sử dụng. • Phân tích và thiết kế hệ thống (2 tháng) o Dựa vào báo cáo phân tích và khảo sát các yêu cầu hệ thống, tiến hành xây dựng phát thảo các mô hình của hệ thống. o Đề ra các yêu cầu tối thiểu để hệ thống có thể vận hành tốt, thông báo cho phía nhà trường. • Xây dựng và hoàn chỉnh hệ thống (4 tháng) o Dựa vào bản phát thảo các mô hình của hệ thống, tiến hành xây dựng hệ thống trên nền ứng dụng web. o Thiết kế và xây dựng bộ cơ sở dữ liệu cho hệ thống. o Tiến hành cài đặt và vận hành thử trên hệ thống máy chủ của nhà trường. • Bàn giao và hướng dẫn, tập huấn sử dụng (1 tháng) o Bàn giao hệ thống và máy chủ cho phía nhà trường, tiến hành nghiệm thu hệ thống với sự chứng kiến của đại diện các bên liên quan (Ngân Hàng Thế Giới, Trường ĐH xxx, Ban Quản lý Dự án). o Lập tài liệu hướng dẫn các thao tác và quyền hạn cụ thể của từng đối tượng sử dụng gửi cho nhà trường. o Tổ chức tập huấn, hướng dẫn cho các cán bộ quản lý, nhân viên kĩ thuật cách thức sử dụng hệ thống. o Tổ chức 23 buổi thuyết trình hướng dẫn chung cho sinh viên. o Kết thúc dự án. 4.3 Biểu đồ cột mốc (Milestones) Cột mốc Ngày Bản công bố dự án 04112010 Báo cáo khảo sát và phân tích ban đầu 30112010 Báo cáo phân tích và thiết kế hệ thống 31012011 Báo cáo xây dựng và hoàn chỉnh hệ thống 30052011 Báo cáo bàn giao và hướng dẫn, tập huấn sử dụng 30062011 Biên bản đóng dự án và thanh lý hợp đồng 01072011 4.4 Các vấn đề liên quan (Dependencies) Hoạt động Ảnh hưởng Bị ảnh hưởng Mức độ ảnh hưởng Ngày Cấp giấy phép thực hiện dự án Toàn bộ dự án Rất cao 28102010 Hoàn tất dự án cổng thông tin Thông báo từ nhà trường Cao 2432011 Hoàn tất dự án thư viện điện tử Chức năng tài liệu học tập Cao 2362011 Hoàn tất dự án bài giảng điện tử Chức năng tài liệu học tập Cao 142011 4.5 Hoạch định nguồn lực (Resource Plan) Vai trò Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Ban quản lý dự án 7 người 01112010 01072011 Nhà tài trợ dự án 1 người 01112010 01072011 Trưởng ban quản lý dự án 1 người 01112010 01072011 Đội trưởng của dự án 1 người 06112010 01072011 Nhân viên thống kê và thu thập ý kiến người dùng 3 người 01112010 01122010 Nhân viên phân tích và thiết kế hệ thống 4 người 01122010 01022011 Lập trình viên 7 người 01022011 01052011 Nhân viên quản trị mạng 2 người 01052011 01062011 Nhân viên kỹ thuật 2 người 01062011 01072011 Nhân viên hỗ trợ 3 người 01062011 01072011 4.6 Hoạch định tài chính (Financial Plan) Các loại chi phí Các khoản chi Mức chi Hệ thống Hệ thống máy chủ server 40000 Xây dựng hệ thống 160000 Các khoản khác Tiền lương 50000 4.7 Hoạch định chất lượng (Quality Plan) Quá trình Miêu tả Quản lí thời gian Xác định và sắp xếp tuần tự các hoạt động, những việc phải làm trong dự án; Lập hồ sơ ưu tiên những mối phụ thuộc độc lập, ủy thác, bên ngoài; Ước lượng nguồn lực, xác định kiểu và số lượng của vật liệu, con người, thiết bị và mọi nguồn cung cần thiết; Ước lượng thời gian cần thiết cho các hoạt động riêng lẻ với nguồn lực đã trù bị; Xây dựng lịch làm việc; kiểm soát lịch làm việc… Quản lí chi phí Xây dựng một tổng số gần đúng nguồn tiền cần thiết để hoàn thành dự án; Xác định ngân sách; Tập hợp tất cả chi phí đã được ước lượng của từng hoạt động riêng lẻ hoặc gói công việc lập nên đường cơ sở chi phí qua đó kiểm soát mọi thay đổi xuất hiện trong mỗi giai đoạn của toàn bộ vòng đời dự án; Theo dõi tình trạng dự án để cập nhật ngân sách và quản lí thay đổi đường cơ sở chi phí… Quản lí rủi ro Xác định những rủi ro có ảnh hưởng đến dự án; Nhận dạng rủi ro, phân tích chất lượng rủi ro, xác định xác suất và ảnh hưởng của rủi ro để tìm ra ưu tiên trong xử lý; Phân tích số lượng rủi ro; Lập kế hoạch phản ứng với rủi ro; Theo dõi và kiểm soát rủi ro và có các giải pháp giảm nhẹ rủi ro… Quản lí sự thay đổi Dư đoán tác động của môi trường bên ngoài, bên trong và môi trường tự nhiên. Lập các phương án đối phó khi xảy ra sự thay đổi, lập ban quản lí sự thay đổi để đối phó với tình huống. Quản lí chất lượng sản phẩm Có quá trình kiểm tra, đánh giá sản phẩm khi hoàn thành một chu trình sản xuất sản phẩm. Tuân thủ mọi quy định về các tiêu chuẩn chất lượng của Việt Nam. Lập ban quản lí chất lượng sản phẩm để chịu trách nhiệm chính Quản lí nhà đầu tư Xác định rõ đâu là nhà đầu tư chính có khả năng quyết định yêu cầu sản phẩm. Lập kế hoạch khiến nhà đầu tư có trách nhiệm với dự án cũng như luôn ủng hộ cho sự phát triển của dự án. Có kế hoạch gặp gỡ khách hàng để nghe nhu cầu nhằm hoàn thiện sản phẩm. Quản lí nhà cung cấp dịch vụ Xác định và sắp xếp những dịch vụ, sản phẩm cần cho dự án. Xác định những yêu cầu về sản phẩm và địch vụ. Lập danh sách những nhà cung cấp dịch vụ và chọn lọc ra nhà cung cấp đáp ứng được các nhu cầu dịch vụ và sản phẩm của dự án. 4.8 Chỉ tiêu hoàn thành dự án (Completion Criteria) Các tiêu chí Miêu tả Tầm nhìn Tầm nhìn dự án được quy định ở đầu tài liệu phải đạt được Phạm vi Dự án phải hoạt động trong phạm vi quy định của tài liệu Lợi ích của dự án Dự án phải tạo ra được lợi ích như trong mục đích dự án Phân phối Dự án phải phân phối thông tin theo quy định của tài liệu này Chấp nhận Khách hàng (trường ĐH NH và sinh viên, nhân viên trường)phải chấp nhận tổng thể của dự án khi hoàn thành Tổng thể Dự án nếu có thể phải hoàn thành đúng thời gian, trong chi phí cho phép và hoàn thành các yêu cầu đề ra 5 Các khía cạnh cần xem xét của dự án (Project Considerations) 5.1 Rủi ro (Risks) Mô tả rủi ro Khả năng xuất hiện Mức ảnh hưởng Cách quản lí rủi ro Chi phí vượt quá định mức Thấp Cao Quản lí chặt tài nguyên cũng như sử dụng các công nghệ mới và hiệu quả để tiết kiệm chi phí Thay đổi cấu trúc thượng tầng ở ĐH NH Thấp Cao Đề ra chính sách quản lý nhà đầu tư hiệu quả, luôn theo dõi mọi diễn biến để kịp thời điều chỉnh Sản phẩm làm ra không phù hợp với các liên kết chương trình khác. Trung bình Cao Đề ra chính sách phối hợp và làm việc cùng với các dự án khác để đảm bảo các sản phẩm làm ra lien kết được với nhau Sinh viên sử dụng sản phẩm không được. Thấp Cao Lập ra hướng dẫn sử dụng để tập huấn cho sinh viên cách sử dụng sản phẩm. Các tiêu chuẩn dự án đề ra ban đầu không còn phù hơp với thực tế khách quan trong quá trình thực hiện dự án. Trung bình Cao Xác định sự thay đổi và có các kế hoạch khắc phục sự thay đổi. Lập ban quản lí sự thay đổi Nhà cung cấp dịch vụ, sản phẩm cho dự án gặp vấn đề không thể tiếp tục dự án. Trung bình Trung bình Ghi rõ các điều khoản đền bù vào hợp đồng nếu bên cung cấp dịch vụ không đáp ứng các yêu cầu. Luôn có sẵn mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ khác để đề phòng hiện tượng ép giá khi cung cấp dịch vụ thay thế. 5.2 Các vấn đề gặp phải (Issues) Miêu tả vấn đề Mức độ ưu tiên Cách giải quyết vấn đề Ý kiến các nhân viên, thành viên trong dự án bất đồng nhau Rất cao Họp ban thành viên lại và do trưởng ban quyết định Sinh viên và nhân viên chưa quen thuộc với qui chế học tín chỉ Cao Phổ biến thông tin và phương pháp học tập, làm việc với qui chế tín chỉ 5.3 Giả định (Assumptions) • Trường đại học xxx đã được trang bị cơ sở hạ tầng. • Các dự án cổng thông tin,trục thông tin,bài giảng điện tử, thư viện điện tử đã hoàn thành đúng thời hạn và thành công. • Ngân sách theo kế hoạch cho việc thực hiện dự án sẽ được chuyển đúng thời điểm. 5.4 Các điều kiện quyết định (Constraints) • Chi phí không được vượt quá so với dự kiến • Thời gian hoàn thành dự án không được vượt quá 2 tuần so với kế hoạch • Tất cả các thành viên trong dự án phải tuyệt đối tuân thủ mệnh lệnh của cấp trên và không được rời bỏ công việc khi chưa có sự cho phép • Mọi sự thay đổi của dự án đều phải được công bố cho tất cả các thành viên trong dự án biết
Bản tuyên bố dự án© dự án xây dựng hệ thống quản lí học tập theo qui chế tín Quản lí văn Thơng tin văn © Thông tin N/A Mã văn Người sở hữu Ngày viết Ngày lưu trữ cuối 04.10.2010 11.10.2010 Bản tuyên bố dự án dự án xây dựng hệ thống quản lí học tập theo hệ thống tín Tên văn Lịch sử văn Phiên Ngày viết Thay đổi 04.10.2010 11.10.2010 Tạo Mục tiêu, phạm vi dự án, hạng mục bàn giao Chấp thuận văn Vai trò Nhà tài trợ dự án Giám đốc dự án Thành viên Ban quản lí dự án Tên Kí tên Ngày Mục lục Tóm tắt (Executive Summary) Nằm chương trình “Ứng dụng hệ thống thơng tin nhằm nâng cao lực quản lí, nghiên cứu học tập trường Đại Học xxx TPHCM” Ngân Hàng Thế Giới tài trợ, dự án “Xây dựng hệ thống quản lí học tập theo qui chế tín cho trường ĐH xxx TPHCM “ thực nhằm hỗ trợ nhà trường sinh viên việc học tập hoạt động theo quy chế tín Việc xây dựng hệ thống không đem lại lợi ích cho sinh viên việc tự xếp lịch học, nắm bắt thời gian học, kết học tập qua có kế hoạch học tập cho sinh viên mà giúp nhà trường việc quản lý sinh viên cách thuận tiện nhanh chóng,cung cấp cho sinh viên thơng tin hoạt động trường nhận ý kiến đóng góp trực tiếp từ sinh viên Bản tuyên bố dự án bao gồm mục đích,các mục tiêu,phạm vi ,cấu trúc tổ chức lợi ích mà dự án mang lại phân tích rủi ro vần đề mà dự án gặp phải.Các phân tích tuyên bố dự án kế hoạch dự án đưa thống ban quản lý dự án Dự án ngày 01/11/2010, tiến hàng thời gian tháng kết thúc vào ngày 01/07/2011 Mục đích dự án (Project Definition) Xây dựng hệ thống quản lí học tập theo qui chế tín nhằm hỗ trợ nhà trường sinh viên quản lí q trình học tập sinh viên cách xác, nhanh chóng tiện lợi • • • Tầm nhìn (Vision) Xây dựng trang web giúp sinh viên quản lí q trình học tập theo qui chế tín Xây dựng sở liệu sinh viên giúp nhà trường quản lí sinh viên dễ dàng, nhanh chóng Mục tiêu (Objectives) Xây dựng trang web có chức : đăng kí tín chỉ, xem thơng tin, thơng báo, lịch học, lịch thi, chương trình đào tạo, link liên kết với thư viện điện tử giảng điện tử phục vụ nhu cầu học tập sinh viên • • • • • Xây dựng hệ quản trị sở liệu giúp phòng đào tạo quản lý sinh viên theo lớp tín chỉ, quản lý q trình đăng kí tín chỉ, truy xuất, cập nhật thơng tin sinh viên Mô tả sản phẩm Số lượng sinh viên đăng nhập thời điểm 10000 sinh viên, thời gian tải trang web 4-6s Bảo mật theo chuẩn ISO/IEC 27002:2005 Trang web có mục: Đăng kí tín Thơng báo Lịch học, lịch thi Bảng điểm Link liên kết với giảng điện tử, thư viện điện tử Chương trình đào tạo Hệ quản trị CSDL có chức năng: Nhập, lưu trữ, truy xuất thông tin sinh vien (thông tin cá nhân thông tin học tập) Quản lý việc đăng kí tín chỉ: điều kiện theo bảng thiết kế Phạm vi (Scope) Những điều sau thuộc phạm vi dự án • Xây dựng trang web hiển thị tất danh sách lớp tín cung cấp thơng tin thời gian học, giáo viên giảng dạy tình trạng của lớp tại.(Lớp đủ sinh viên, lớp đăng ký được) đăng kí tín • Liên kết với trang web giảng điện tử,hỗ trợ sinh viên việc tìm giảng lớp • Hệ thống quản lí 15000 sinh viên ( Đại học, Cao đẳng Tại chức) Những điều sau khơng thuộc phạm vi dự án • Xây dựng nội dung thơng tin sinh viên,kết học tập • Xây dựng nội dung thư viện điện tử,bài giảng điện tử • Xây dựng thời khóa biểu lịch học • Xây dựng server cho hệ thống Các hạng mục bàn giao (Deliverables) Hạng mục bàn giao Báo cáo khảo sát yêu cầu người dùng Thành phần Chức Miêu tả Bảng thống kê phân tích yêu cầu phòng đào tạo sinh viên Bảng đặc tả chi tiết chức thiết kế sản phẩm Báo cáo phân tích thiết kế hệ thống Phần mềm quản lí Giao diện web Thơng tin sinh viên Bao gồm thông tin cá nhân, thông tin học tập phòng đào tạo sửa chữa cập nhật vào hệ thống thông tin học tập: bảng điểm, lịch học, chương trình đào tạo ; phòng đào tạo sửa chữa có văn yêu cầu Tài liệu học tập Liên kết với hệ thống thư viện điện tử giảng điện tử ,cung cấp tài liệu giảng điện tử, ebook, đường link Sinh viên download miễn phí tài liệu Tài liệu tự cập nhật hệ thống thư viện điện tử giảng điện tử cập nhật Đăng kí tín Hệ thống tự cập nhật danh sách lớp kết thúc thời gian đăng kí tín Danh sách lớp ghi file excel Thông báo Bao gồm : quy chế thông tin hoạt động trường, khoa, thông tin khác hệ thống tự động chuyển thông báo đến phận sinh viên có liên quan Hệ quản trị Lưu trữ, truy sở liệu xuất, cập nhật liệu Sao lưu phục hồi liệu Quản lý đăng kí tín Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống cho phép Phòng đào tạo lưu trữ, truy xuất cập nhật thơng tin sinh viên Hệ thống lưu lần sửa đổi thông tin phục hồi lại cần thiết Phòng Đào Tạo nhập liệu việc kí tín chỉ: danh sách lớp tín chỉ, số lượng sinh viên lớp tín chỉ, thời gian đăng kí phục vụ việc đăng kí tín sinh viên Cách sử dụng phần mềm yêu cầu phần cứng cài đặt 3 Tổ chức dự án (Project Organization) Khách hàng (Customers) Nhóm khách hàng Đại diện khách hàng Trường ĐH xxx TPHCM – khách Ơng ABC, khách hàng đại diện phê duyệt hàng dự án cấp kinh phí cho dự án Sinh viên trường ĐH xxx TPHCM Bộ phận sử dụng trực tiếp sản phẩm, phục vụ nhu – người dùng cầu học tập đăng kí tín Phòng đào tạo trường ĐH xxx Ơng XYZ Bộ phận sử dụng trực tiếp sản phẩm, TPHCM – người dùng phục vụ nhu cầu quản lý sinh viên theo hệ thống tín Các cá thể, tổ chức liên quan tới dự án (Stakeholders) Tên cá thể, tổ chức Sự quan tâm Ngân Hàng Thế Giới Vốn viện trợ sử dụng có hiệu thể việc chương trình hồn thành tốt Trường Đại học xxx TPHCM – Đại Dự án thực tiến độ thành cơng với diện Ơng ABX chi phí hợp lý, hạn chế rủi ro phát sinh Quản bá hình ảnh BU Giám đốc dự án – Ông OMN Mọi thành viên PMO tham gia chịu trách nhiệm cho thành công dự án Kiểm sốt chi phí rủi ro Sinh viên trường Đại học xxx Dự án đem lại kết quả, sản phẩm, dịch vụ tốt cho TPHCM lợi ích họ Nhân viên trường Đại học xxx Dự án hồn thành tốt, mang lại tiện lợi cơng TPHCM việc hàng ngày họ Thành viên Ban Quản Lí dự Dự án họ thực thành công Hợp tác với án Giám đốc dự án Vai trò (Roles) Vai trò Tên Tổ chức Nhà tài trợ XYZ Trường ĐH xxx TPHCM Giám đốc dự án AAA Ban Quản Lí Dự Án Thành viên PMO A Ban Quản Lí Dự Án B Ban Quản Lí Dự Án C Ban Quản Lí Dự Án D Ban Quản Lí Dự Án E Ban Quản Lí Dự Án F Ban Quản Lí Dự Án Trách nhiệm (Responsibilities) Nhà tài trợ: • Phê chuẩn ngân quỹ, yêu cầu, bảng thời gian nguồn lực • Phê chuẩn nguồn lực dự phòng • Chấp nhận giải pháp cuối mang lại dự án • Xử lý rủi ro, vấn đề phát sinh yêu cầu thay đổi • Giám sát tiến độ dự án Giám đốc dự án: • Nộp dự án thời gian với chi phí hợp lý cụ thể • Quản lý thành viên ban quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, PM chương trình stakeholder • Đảm bảo hoạt động cần thiết cho dự án thành cơng • Báo cáo thường xun tiến độ thực dự án lên stakeholders • Tham gia trực tiếp vào việc thực dự án Các thành viên dự án: • Đảm bảo thực cơng việc đưa giám đốc dự án • Báo cáo tiến độ thực thường xuyên cho giám đốc dự án Cấu trúc (Structure) Nhà tài trợ XYZ Trưởng dự án AAA Bộ phận thiết kế hệ thống Bộ phận quản lí sở liệu Bộ phận lập trình, ứng dụng Web A B C Nhân viên thiết kế Bộ phận khảo sát, thu thập thông tin D Lập trình viên Nhân viên thống kê Lập trình viên Nhân viên thống kê Nhân viên Nhân viên Nhân viên thiết kế Kế hoạch thực thi (Implementation Plan) Tiếp cận (Approach) Sử dụng phương pháp thác nước truyền thống ( SDLC ) với bước : khởi tạo, đánh giá khả thi, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống, xây dựng hệ thống, thực thi hệ thống đánh giá, bảo trì Quá trình Miêu tả chung Khởi tạo Tìm kiếm ý tưởng cho hệ thống Đánh giá khả thi Đảm bảo tính khả thi dự án, hệ thống Phân tích hệ thống Đặc tả chi tiết chức hệ thống phần mềm Thiết kế hệ thống Đặc tả chi tiết thiết kế hệ thống phần mềm Xây dựng hệ thống Tạo phần mềm, hướng dẫn sử dụng, tài liệu hệ thống Thực thi hệ thống Cài đặt chạy phần mềm Đánh giá, bảo trì Xem xét mức độ thành công dự án chỉnh sửa phần mềm cần thiết Lịch làm việc (Schedule) Dự án dự kiến kéo dài tháng, bắt đầu ngày 01/11/2010 kết thúc ngày 01/07/2011, trải qua giai đoạn theo trình tự sau: • Khảo sát phân tích ban đầu (1 tháng) o Thực khảo sát, lấy ý kiến sinh viên nhà trường tính cần có hệ thống o Thông qua cố vấn chuyên môn để biết cách thức, cấu quản lý sinh viên, quản lý điểm, quyền hạn đối tượng sử dụng • Phân tích thiết kế hệ thống (2 tháng) o Dựa vào báo cáo phân tích khảo sát yêu cầu hệ thống, tiến hành xây dựng phát thảo mơ hình hệ thống o Đề u cầu tối thiểu để hệ thống vận hành tốt, thơng báo cho phía nhà trường • Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống (4 tháng) o Dựa vào phát thảo mơ hình hệ thống, tiến hành xây dựng hệ thống ứng dụng web o Thiết kế xây dựng sở liệu cho hệ thống o Tiến hành cài đặt vận hành thử hệ thống máy chủ nhà trường • Bàn giao hướng dẫn, tập huấn sử dụng (1 tháng) o Bàn giao hệ thống máy chủ cho phía nhà trường, tiến hành nghiệm thu hệ thống với chứng kiến đại diện bên liên quan (Ngân Hàng Thế Giới, Trường ĐH xxx, Ban Quản lý Dự án) o Lập tài liệu hướng dẫn thao tác quyền hạn cụ thể đối tượng sử dụng gửi cho nhà trường o Tổ chức tập huấn, hướng dẫn cho cán quản lý, nhân viên kĩ thuật cách thức sử dụng hệ thống o Tổ chức 2-3 buổi thuyết trình hướng dẫn chung cho sinh viên o Kết thúc dự án Biểu đồ cột mốc (Milestones) Cột mốc Ngày Bản công bố dự án 04/11/2010 Báo cáo khảo sát phân tích ban đầu 30/11/2010 Báo cáo phân tích thiết kế hệ thống 31/01/2011 Báo cáo xây dựng hoàn chỉnh hệ thống 30/05/2011 Báo cáo bàn giao hướng dẫn, tập huấn sử dụng 30/06/2011 Biên đóng dự án lý hợp đồng 01/07/2011 Các vấn đề liên quan (Dependencies) Hoạt động Ảnh hưởng Bị ảnh hưởng Mức độ hưởng ảnh Ngày Cấp giấy phép Toàn dự án thực dự án Rất cao 28/10/2010 Hồn tất dự án Thơng báo từ cổng thơng tin nhà trường Cao 24/3/2011 Hoàn tất dự án Chức tài thư viện điện tử liệu học tập Cao 23/6/2011 Hoàn tất dự án Chức tài giảng điện tử liệu học tập Cao 1/4/2011 Hoạch định nguồn lực (Resource Plan) Vai trò Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Ban quản lý dự án người 01/11/2010 01/07/2011 Nhà tài trợ dự án người 01/11/2010 01/07/2011 Trưởng ban quản lý dự án người 01/11/2010 01/07/2011 Đội trưởng dự án người 06/11/2010 01/07/2011 Nhân viên thống kê thu thập ý kiến người dùng 01/11/2010 người 01/12/2010 Nhân viên phân tích thiết kế hệ thống người 01/12/2010 01/02/2011 Lập trình viên người 01/02/2011 01/05/2011 Nhân viên quản trị mạng người 01/05/2011 01/06/2011 Nhân viên kỹ thuật người 01/06/2011 01/07/2011 Nhân viên hỗ trợ người 01/06/2011 01/07/2011 Hoạch định tài (Financial Plan) Các loại chi phí Các khoản chi Mức chi Hệ thống Hệ thống máy chủ server 40000$ Xây dựng hệ thống 160000$ Tiền lương 50000$ Các khoản khác Hoạch định chất lượng (Quality Plan) Q trình Miêu tả Quản lí thời gian Xác định xếp hoạt động, việc phải làm dự án; Lập hồ sơ ưu tiên mối phụ thuộc độc lập, ủy thác, bên ngoài; Ước lượng nguồn lực, xác định kiểu số lượng vật liệu, người, thiết bị nguồn cung cần thiết; Ước lượng thời gian cần thiết cho hoạt động riêng lẻ với nguồn lực trù bị; Xây dựng lịch làm việc; kiểm soát lịch làm việc… Quản lí chi phí Xây dựng tổng số gần nguồn tiền cần thiết để hoàn thành dự án; Xác định ngân sách; Tập hợp tất chi phí ước lượng hoạt động riêng lẻ gói cơng việc lập nên đường sở chi phí qua kiểm sốt thay đổi xuất giai đoạn tồn vòng đời dự án; Theo dõi tình trạng dự án để cập nhật ngân sách quản lí thay đổi đường sở chi phí… Quản lí rủi ro Xác định rủi ro có ảnh hưởng đến dự án; Nhận dạng rủi ro, phân tích chất lượng rủi ro, xác định xác suất ảnh hưởng rủi ro để tìm ưu tiên xử lý; Phân tích số lượng rủi ro; Lập kế hoạch phản ứng với rủi ro; Theo dõi kiểm sốt rủi ro có giải pháp giảm nhẹ rủi ro… Quản lí thay đổi Dư đốn tác động mơi trường bên ngồi, bên môi trường tự nhiên Lập phương án đối phó xảy thay đổi, lập ban quản lí thay đổi để đối phó với tình Quản lí chất lượng sản phẩm Có q trình kiểm tra, đánh giá sản phẩm hồn thành chu trình sản xuất sản phẩm Tuân thủ quy định tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam Lập ban quản lí chất lượng sản phẩm để chịu trách nhiệm Quản lí nhà đầu tư Xác định rõ đâu nhà đầu tư có khả định yêu cầu sản phẩm Lập kế hoạch khiến nhà đầu tư có trách nhiệm với dự án ủng hộ cho phát triển dự án Có kế hoạch gặp gỡ khách hàng để nghe nhu cầu nhằm hồn thiện sản phẩm Quản lí nhà cung cấp dịch vụ Xác định xếp dịch vụ, sản phẩm cần cho dự án Xác định yêu cầu sản phẩm địch vụ Lập danh sách nhà cung cấp dịch vụ chọn lọc nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu dịch vụ sản phẩm dự án Chỉ tiêu hoàn thành dự án (Completion Criteria) Các tiêu chí Miêu tả Tầm nhìn Tầm nhìn dự án quy định đầu tài liệu phải đạt Phạm vi Dự án phải hoạt động phạm vi quy định tài liệu Lợi ích dự án Dự án phải tạo lợi ích mục đích dự án Phân phối Dự án phải phân phối thông tin theo quy định tài liệu Chấp nhận Khách hàng (trường ĐH NH sinh viên, nhân viên trường)phải chấp nhận tổng thể dự án hồn thành Tổng thể Dự án phải hồn thành thời gian, chi phí cho phép hoàn thành yêu cầu đề Các khía cạnh cần xem xét dự án (Project Considerations) Rủi ro (Risks) Mô tả rủi ro Khả xuất Mức ảnh hưởng Cách quản lí rủi ro Chi phí vượt Thấp định mức Cao Quản lí chặt tài ngun sử dụng cơng nghệ hiệu để tiết kiệm chi phí Thay đổi cấu trúc Thấp thượng tầng ĐH NH Cao Đề sách quản lý nhà đầu tư hiệu quả, theo dõi diễn biến để kịp thời điều chỉnh Sản phẩm làm Trung bình khơng phù hợp với liên kết chương trình khác Cao Đề sách phối hợp làm việc với dự án khác để đảm bảo sản phẩm làm lien kết với Sinh viên sử dụng Thấp sản phẩm không Cao Lập hướng dẫn sử dụng để tập huấn cho sinh viên cách sử dụng sản phẩm Các tiêu chuẩn dự Trung bình án đề ban đầu khơng phù hơp với thực tế khách quan trình thực dự án Cao Xác định thay đổi có kế hoạch khắc phục thay đổi Lập ban quản lí thay đổi Nhà cung cấp dịch Trung bình vụ, sản phẩm cho dự án gặp vấn đề khơng thể tiếp tục dự án Trung bình Ghi rõ điều khoản đền bù vào hợp đồng bên cung cấp dịch vụ không đáp ứng yêu cầu Ln có sẵn mối quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ khác để đề phòng tượng ép giá cung cấp dịch vụ thay Các vấn đề gặp phải (Issues) Miêu tả vấn đề Mức độ Cách giải vấn đề ưu tiên Ý kiến nhân viên, thành viên Rất cao dự án bất đồng Họp ban thành viên lại trưởng ban định Sinh viên nhân viên chưa quen Cao thuộc với qui chế học tín Phổ biến thông tin phương pháp học tập, làm việc với qui chế tín • • • • • • • Giả định (Assumptions) Trường đại học xxx trang bị sở hạ tầng Các dự án cổng thông tin,trục thông tin,bài giảng điện tử, thư viện điện tử hoàn thành thời hạn thành công Ngân sách theo kế hoạch cho việc thực dự án chuyển thời điểm Các điều kiện định (Constraints) Chi phí khơng vượt so với dự kiến Thời gian hoàn thành dự án không vượt tuần so với kế hoạch Tất thành viên dự án phải tuyệt đối tuân thủ mệnh lệnh cấp khơng rời bỏ cơng việc chưa có cho phép Mọi thay đổi dự án phải công bố cho tất thành viên dự án biết ... lý dự án người 01/ 11/ 2 010 01/ 07/2 011 Nhà tài trợ dự án người 01/ 11/ 2 010 01/ 07/2 011 Trưởng ban quản lý dự án người 01/ 11/ 2 010 01/ 07/2 011 Đội trưởng dự án người 06 /11 /2 010 01/ 07/2 011 Nhân viên thống... dùng 01/ 11/ 2 010 người 01/ 12/2 010 Nhân viên phân tích thiết kế hệ thống người 01/ 12/2 010 01/ 02/2 011 Lập trình viên người 01/ 02/2 011 01/ 05/2 011 Nhân viên quản trị mạng người 01/ 05/2 011 01/ 06/2 011 Nhân... 30 /11 /2 010 Báo cáo phân tích thiết kế hệ thống 31/ 01/ 2 011 Báo cáo xây dựng hoàn chỉnh hệ thống 30/05/2 011 Báo cáo bàn giao hướng dẫn, tập huấn sử dụng 30/06/2 011 Biên đóng dự án lý hợp đồng 01/ 07/2 011