LCME SiteVisit Preparedness for Course Directors: Marc Zumberg American Society of Hematology Course Directors Breakfast December 2015

LCME SiteVisit Preparedness  for Course Directors:   Marc Zumberg American Society of Hematology    Course Directors Breakfast December 2015 Show of hands • Who is currently involved in preparation for  a LCME site visit? • Who has been through a visit in the last 5  years? Overview Timeline   DCI=data collection instrument Timeline Timeline Timeline Timeline UF COM LCME Self­Study • Goal: To identify the institution’s strengths, areas for  improvement, and strategies to address any concerns • 5 Areas with 128 accreditation standards – – – – – Institutional Setting Educational Program Medical Students (services and learning environment) Faculty Educational Resources • Began March 2013 – Database draft completed Jan.  2014  • How do you know if there are gaps or  redundancies in the curriculum? National  org. recommendations (e.g., IOM), USMLE  content outline, CD discussions, AAMC  GQ , performance USMLE, Residency  program director surveys, student surveys,  search engine, course debriefings •How does the Curriculum Committee provide  oversight to gaps and redundancies in the curriculum?  Review student performance USMLE exams,  AAMCGQ, Residency Program Director Evaluations,  and internal exams including Clinical Skills Exams •How are lecturers evaluated? Student surveys and  student performance on exam items – when necessary  peer evaluation • Where is ethics/ebm/others? taught in the  curriculum? Longitudinal thread through 4 years –  check other topics • How many hours of pre­recorded lectures are  students required to watch in a week?  0­3?? They are  included as a structured learning activity (guideline is  max. 25 hrs/wk) • What faculty development have you participated in  within the last 2 years? Med Ed week,  monthly ed.  workshops from Office Faculty Affairs,– others?? • How do you ensure that students receive mid­course  feedback? Quizzes in Phase 1 (first 19 months) of the  curriculum Standards: example New Curriculum: Fall 2012 3 phase curriculum: ACGME Competency based with  ~ 100  Institutional Learning Objectives (developed by faculty) Phase 1: Foundations of Medical Practice (68 weeks, years 1  and 2), integrates clinical skill development and social and  behavioral determinants of health with an organ systems model Phase 2: Principles of Medical Practice (48 weeks, year 3),  comprises the required clinical clerkships  Phase 3: Advanced Medical Practice (36 weeks, year 4),  includes electives and capstone clinical experiences (e.g., Sub­ Internship, Anesthesiology­Life Support and Perioperative  Medicine, Emergency Medicine, Geriatrics and Rehabilitative  Medicine, and Internship 101) New Curriculum: Implemented Fall 2012 •Patient­centered and integrated (organ system for Phase 1) •Increased collaborative and active learning and  interprofessional educational experiences •Longitudinal threads through 4 years (e.g., evidence based  medicine, ethics, patient safety/QI) •Expanded clinical preceptorship(s) Phase 1 •Collaborative learning groups (8 students +1 faculty meet  weekly for 2 years during Phase 1, 5 times Phase 2) •12 week continuity clinic Phase 2, expanded Geriatrics /Rehab  Med and Critical Care in Phase 3 Standards: example • How do you decide what basic science to keep and  what should be removed? Use AAMCGQ data,  AAMC MSOP, IOM and other reports,  USMLE  Content Outline and discussions among faculty  with recommendations from course and clerkship  director committees submitted to CC • What type and how much communication do you  have with the clerkship directors? Occurs through  participation of Chairs of course and clerkship  committees on monthly CC and facilitated by the  ADME who is on all 3 committees • Who has final approval of course content? Course  directors and Faculty – must be aligned with course  and curriculum objectives (approved by CC) • How do you know what students have been taught  prior to your course? Discussions among faculty  and Course Dirs. & search engine  • How do you use the institutional (school­wide)  objectives to guide your content? Course objectives  are linked to institutional objectives – learning  activities are linked to course objectives and  content is linked to learning activity and course  objectives • Provide an example of a linkage  between the institutional objective,  course objective, and assessment • How are courses reviewed? Student  surveys, student performance data,  student/faculty course debriefings,  Evaluation Committee and CC review • Which courses use narrative evaluations? The CLGs  provide opportunity for narrative feedback (both oral  and written) ­ CLGs are a learning tool that any  course can use for active or engaged learning  activities including clinical skills, ICM for  history/physical diagnosis­ Clinical Skills Exams –  others?? • Do CLG leaders assess students?  They provide  formative assessment of professionalism, team skills,  clinical skills and  narrative feedback on student  performance in these activities  – they do not assign  grade – the associated course assigns grades • How is anatomy integrated within the new  curriculum? In ICM with physical examination –  coordinated with organ systems • Students noted a dissatisfaction with quality and  consistency of the anatomy instruction. What is  being done to address their dissatisfaction? This  was due to faculty turnover and an unexpected  absence of a faculty member for FMLA – faculty  has returned and evals. increased • How do you know whether anatomy is  successfully covered? USMLE Step 1 scores  actually higher, internal exams • What concerns do you have about the  COM or the COM students? • If you had to come up with strengths  and areas of improvements, what  would they be? • Be on time TIPS for Site Visit • Be positive (including body language) • Don’t be defensive • Defer question to the person with the most expertise – May be at a different session • Succinctly answer specific question asked • Only provide examples when asked • If you do not understand the question or language; ask  the site visitors to re­phrase the question • Review Materials LCME Attitude ... Implement University supported Canvas CMS 2015 16 2. Active Learning. variability in the quality of newer active learning methods  ­ inconsistency in course quality.  Action:  Changes in courses ­ new course directors,  faculty development Year ... 4. Faculty “protected time” for education.  Action:  Direct support to required clerkship directors,  key course and discipline  directors,  and CLG facilitators.  Approximately $35M distributed to departments based ... How is faculty teaching effort supported?                                                 A.  Direct FTE support for course directors,  CLG small group leaders and  discipline coordinators – • B. Funds allocation model (eRVU system) with  approx. $35 M distributed to