Bài viết trình bày về những ứng dụng tin học hiện nay đang được các văn phòng công chứng áp dụng vào hoạt động công chứng của mình. Những bất cập của cơ sở hạ tầng, máy móc, thiết bị để áp dụng những tiến bộ công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng qua đó đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả của việc áp dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động công chứng
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Các định nghĩa .2 1.1 Công nghệ tin học 1.2 Hoạt động công chứng Những ứng dụng công nghệ tin học hoạt động công chứng 2.1 Ứng dụng công nghệ tin học việc soạn thảo hợp đồng, nghiên cứu hồ sơ, quản lý, lưu trữ hồ sơ, trao đổi thông tin 2.2 Vai trò cơng nghệ tin học hoạt động tra cứu lịch sử giao dịch tài sản .5 2.3 Vai trò cơng nghệ tin học hoạt động tra cứu ngăn chặn từ hệ thống sở liệu Sở Tư pháp 2.4 Vai trò công nghệ tin học việc thiết lập hệ thống liệu văn pháp luật Đề xuất giải pháp nâng cao vai trò cơng nghệ tin học hoạt động công chứng 3.1 Nâng cao trình độ tin học cơng chứng viên, áp dụng tiến công nghệ tin học hoạt động công chứng 3.2 nước Xây dựng kế hoạch áp dụng hệ thống sở liệu cho tất tỉnh, thành 3.3 Xây dựng hệ thống liệu quốc gia thông tin công dân .7 3.4 Xây dựng đội ngũ quản lý hệ thống sở liệu chuyên nghiệp .7 LỜI MỞ ĐẦU Nước ta trình hội nhập phát triển, số lượng hợp đồng, giao dịch phát sinh ngày nhiều, tính chất hợp đồng, giao dịch ngày đa dạng, phức tạp Bên cạnh đó, tình trạng giả mạo, lừa đảo xuất hoạt động công chứng ngày phổ biến đòi hỏi nhà nước phải đưa giải pháp, hành động để giải khó khăn, thách thức Một giải pháp triển khải để hồn thiện hoạt cơng chứng ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ tin học vào trình thực quản lý hoạt động công chứng tổ chức hành nghề công chứng Việc áp dụng công nghệ thông tin ngày phổ biến hầu hết lĩnh vực đời sống – xã hội Quyết định số 1226/QĐ-BTP Bộ trưởng Bộ tư pháp việc ban hành kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động ngành tư pháp giai đoạn 2016-2020 ngày 06/06/2016 xác định việc ứng dụng công nghệ tin học vào hoạt động công chứng để nâng cao chất lượng công chứng thấy nước ta có định hướng áp dụng thành tựu công nghệ tin học vào hoạt động tư pháp, hoạt động cơng chứng ngoại lệ Bài báo cáo tác giả xin đề cập đến thực trạng áp dụng công nghệ tin học hoạt động công chứng đề xuất, kiến nghị để áp dụng dụng rộng rãi công nghệ tin học hoạt động công chứng Các định nghĩa 1.1 Công nghệ tin học Theo từ điển tiếng Việt, Tin học là: “Khoa học nghiên cứu thông tin q trình xử lí thơng tin tự động máy tính” Theo Wikipedia định nghĩa: “Tin học ngành khoa học chuyên nghiên cứu trình tự động hóa việc tổ chức, lưu trữ xử lý thơng tin hệ thống máy tính cụ thể trừu tượng (ảo)” Với cách hiểu nay, tin học bao hàm tất nghiên cứu kỹ thuật có liên quan đến việc mơ phỏng, biến đổi tái tạo thông tin như: Công nghệ thông tin, kỹ thuật máy tính, hệ thống thơng tin, kỹ thuật phần mềm, khoa học máy tính,… Theo Khoản Điều Luật Công nghệ thông tin năm 2006, khái niệm “công nghệ thông tin” định nghĩa sau: “Công nghệ thông tin tập hợp phương pháp khoa học, công nghệ công cụ kỹ thuật sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông tin số.” Từ định nghĩa trên, hiểu “Cơng nghệ tin học tập hợp phương pháp khoa học, công nghệ công cụ kỹ thuật số sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông tin” 1.2 Hoạt động công chứng Điều Luật Công chứng năm 2014 định nghĩa công chứng sau: “Công chứng việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp hợp đồng, giao dịch khác (sau gọi hợp đồng, giao dịch) văn mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng” Như vậy, đối tượng hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch mà pháp luật có quy định phải cơng chứng tổ chức, cá nhân tự nguyện yêu cầu cơng chứng Hình thức hợp đồng, giao dịch cơng chứng phải văn Theo khoản Điều Luật Công chứng năm 2014, khái niệm “Văn công chứng” định nghĩa sau: “Văn công chứng hợp đồng, giao dịch, dịch công chứng viên chứng nhận theo quy định luật này” Theo quy định Điều Luật Công chứng năm 2014: “1 Văn cơng chứng có hiệu lực kể từ ngày cơng chứng viên ký đóng dấu tổ chức hành nghề công chứng Hợp đồng, giao dịch cơng chứng có hiệu lực thi hành bên liên quan; trường hợp bên có nghĩa vụ khơng thực nghĩa vụ bên có quyền u cầu Tòa án giải theo quy định pháp luật, trừ trường hợp bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác Hợp đồng, giao dịch công chứng có giá trị chứng cứ; tình tiết, kiện hợp đồng, giao dịch công chứng chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố vơ hiệu Bản dịch cơng chứng có giá trị sử dụng giấy tờ, văn dịch.” Từ quy định Luật công chứng, ta hiểu đơn giản hoạt động cơng chứng việc công chứng viên chứng nhận giao dịch, hợp đồng hợp pháp, xác thực bên tham gia tự nguyện giao kết Bởi Công chứng viên người Nhà nước bổ nhiệm, đại diện cho quyền lực nhà nước chứng nhận hợp đồng, giao dịch hợp pháp, xác thực văn cơng chứng đương nhiên có hiệu lực mà không cần xác minh Những ứng dụng công nghệ tin học hoạt động công chứng 2.1 Ứng dụng công nghệ tin học việc soạn thảo hợp đồng, nghiên cứu hồ sơ, quản lý, lưu trữ hồ sơ, trao đổi thông tin Công chứng việc cơng chứng viên chứng nhận tính hợp pháp, xác thực hợp đồng giao dịch, để ghi nhận chứng nhận công chứng viên đòi hỏi hợp đồng, giao dịch phải lập thành văn việc chứng nhận công chứng viên cần lưu lại văn để kiểm tra, đối chiếu Hiện nay, với số lượng giao dịch, hợp đồng phát sinh nhiều, ngày công chứng viên phải giải hàng chục hồ sơ, đòi hỏi việc soạn thảo văn hợp đồng, giao dịch phải nhanh chóng, xác, khơng thể khơng áp dụng phần mềm tin học văn phòng như: Word, Excel,… vào hoạt động công chứng Những phần mềm thao tác thực dễ dàng, đơn giản đem lại hiệu nhanh chóng, xác Một đặc điểm hoạt động cơng chứng nhiều văn hợp đồng, giao dịch có số phần nội dung hình thức giống nhau, phần mềm ứng dụng văn phòng lưu trữ sử dụng văn hợp đồng, giao dịch nhiều lần đơn giản với vài thao tác Trong thực trạng nay, nhiều khách hàng đến tổ chức hành nghề công chứng để yêu cầu công chứng quy định pháp luật chuẩn bị thiếu hồ sơ, tài liệu, để khắc phục tình trạng này, nhiều khách hàng liên hệ trực tiếp đến công chứng viên, gửi hình ảnh hồ sơ, tài liệu liên quan đến hợp đồng, giao dịch để công chứng viên kiểm tra, tư vấn hồ sơ, tài liệu cần thiết sau chuẩn bị mang đến tổ chức hành nghề công chứng để tiến hành công chứng hợp đồng, giao dịch Cách làm tiết kiệm thời gian cho khách hàng công chứng viên nhiều công việc Hiện việc quản lý hồ sơ công chứng ln vấn đề gây khó khăn khơng nhỏ tổ chức hành nghề công chứng Tuy nhiên, với trợ giúp phần mềm tin học, dễ dàng quản lý hồ sơ công chứng theo tên, theo ngày nhập, theo vị trí,… Trong q trình làm việc, chắn phát sinh nhiều vấn đề mà cơng chứng viên vướng mắc chưa tìm cách giải quyết, đòi hỏi công chứng viên phải tiến hành xác minh xin hướng dẫn từ Sở Tư pháp quan liên quan, thời buổi internet, công nghệ thông tin phát triển nay, vấn đề trao đổi công chứng viên, công chứng viên với quan nhà nước, dễ dàng thực nhanh chóng Luật Cơng chứng năm 2014 quy định lưu giữ hồ sơ cơng chứng, tổ chức hành nghề công chứng phải lưu giữ lại photo, chụp lại tổ chức hành nghề công chứng, công việc cần hỗ trợ thiết bị máy tính, điện tử để thực máy photocopy, máy scan,… 2.2 Vai trò cơng nghệ tin học hoạt động tra cứu lịch sử giao dịch tài sản Tài sản đối tượng hợp đồng giao dịch, việc tài sản có giao dịch, trao đổi hay không hay việc xác định chủ sở hữu tài sản có vai trò quan trọng hiệu lực hợp đồng Do đó, để phòng ngừa trường hợp tài sản giao dịch chủ sở hữu cũ cố tình tiếp tục mang tài sản giao dịch để lừa đảo, số địa phương sử dụng phần mềm Quản lý hồ sơ công chứng để kiểm sốt vấn đề Ví dụ cho địa phương ứng dụng công nghệ tin học vào lĩnh vực để quản lý lịch sử tài sản giao dịch Thành phố Hồ Chí Minh – thành phố phát triển nước kinh tế Hiện tại, Thành phố Hồ Chí Minh áp dụng phần mềm CeNM việc quản lý lịch sử giao dịch liên quan đến tài sản Phần mềm giúp công chứng viên dễ dàng tra cứu hồ sơ giao dịch liên quan đến tài sản, lịch sử giao dịch, thống kê tình hình số lượng hợp đồng, giao dịch công chứng để phục vụ cho công tác quản lý Sở Tư pháp Thành Phố Hồ Chí Minh Phần mềm quản lý hồ sơ cơng chứng CENM gồm tính sau đây: - Tìm kiếm nhiều tiêu chí nhanh chóng: Chức giúp cơng chứng viên tìm kiếm hồ sơ giao dịch liên quan đến tài sản theo số hồ sơ, số công chứng, theo đặc điểm riêng tài sản như: số đăng kí phương tiện, số khung, số máy; theo số chứng nhận, số tờ đồ bất động sản,… - Tìm kiếm người chủ sở hữu tài sản, tình trạng tài sản,… - Chức ngăn chặn loại hồ sơ nằm số liệu ngăn chặn, giúp giảm thiểu rủi ro công chứng - Báo cáo thống kê: quản lý chi tiết hồ sơ công chứng số lượng, người thực công chứng, tài sản, thời gian,… - Phân hệ quản lý tài sản: Quản lý, lưu trữ thông tin phương tiện, bất động sản, động sản cần đăng kí sở hữu,… - Phân hệ kiểm tra ngăn chặn: Thêm, xóa mã, tên loại hồ sơ ngăn chặn; thêm, xóa, lưu trữ thơng tin cảnh báo, ngăn chặn hồ sơ giao dịch, phương tiện, tài sản nằm danh sách ngăn chặn - Quản lý mơ hình doanh nghiệp đa điểm, nhiều cấp: Phân qun chặt chẽ cho người sử dụng khai thác phân hệ, chức năng, quyền thao tác số liệu - Phần mềm tảng wed, mô hình điện tốn đám mây: truy cập khai thác sử dụng lúc nơi có kết nối với khả hoạt động ổn định tốc độ nhanh phần mềm truyền thống, cập nhật, nâng cấp phần mềm tự động, tối ưu chi phí đầu tư bảo trì phần mềm Với nhiều chức hiệu vậy, nhiên thực trạng sử dụng phần mềm địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh nhiều bất cập Cụ thể, số tổ chức hành nghề chưa thực thực tốt công tác nhập hồ sơ lên hệ thống này, thường cuối ngày làm việc tổ chức hành nghề công chứng tiến hành cập nhật thông tin lên hệ thống, có số trường hợp, hồ sơ giao dịch công chứng không cập nhật, vài ngày sau cập nhật lên hệ thống Tình trạng làm ảnh hưởng khơng nhỏ đến tính hiệu hệ thống, nhóm đối tượng xấu lợi dụng khoảng thời gian hồ sơ chưa cập nhật hệ thống để tiếp tục tiến hành giao dịch tài sản cho đối tượng khác, tổ chức hành nghề công chứng khác mà không gặp khó khăn Ngồi ra, phần mềm nhiều tính có ích, nhiên hầu hết công chứng viên, tổ chức hành nghề cơng chứng chưa khai thác hết tính hữu ích 2.3 Vai trò cơng nghệ tin học hoạt động tra cứu ngăn chặn từ hệ thống sở liệu Sở Tư pháp Hiện nay, số địa phương thành lập hệ thống sở liệu cho hoạt động công chứng để giảm thiểu rủi ro cho công chứng viên, giảm thiểu tình trạng lừa đảo hoạt động công chứng Hệ thống tra cứu ngăn chặn Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh cho phép cơng chứng viên xác định tình trạng tài sản, yêu cầu ngăn chặn quan nhà nước có thẩm quyền Điều giúp cơng chứng viên thực nghiệp vụ công chứng an tâm xác hơn, khách hàng nắm rõ tình trạng tài sản mà giao dịch qua làm giảm thiểu rủi ro hợp đồng, giao dịch cơng chứng Tuy nhiên, tồn bất cập hệ thống cập nhật thông tin liệu tài sản – đối tượng hợp đồng, giao dịch mà chưa quản lý chủ thể tham gia hợp hợp đồng, giao dịch Thiết nghĩ chủ thể hợp đồng, giao dịch yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu lực hợp đồng, giao dịch chẳng hạn trường hợp mua bán cổ phiếu mà bên mua cán bộ, công chức nhà nước bị cấm sở hữu cổ phần công ty, người bị hạn chế nắm giữ số chức vụ, quyền hạn theo quy định Luật Doanh nghiệp 2.4 Vai trò công nghệ tin học việc thiết lập hệ thống liệu văn pháp luật Bộ Tư pháp có kế hoạch xây dựng, hồn thiện hệ thống pháp luật số để tiện lợi cho việc quản lý tra cứu dễ dàng cho người sử dụng Hiện nay, có số cơng ty thống kê, mã hóa văn pháp luật nước ta để tạo thành hệ thống liệu thông tin điện tử Điều tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu văn pháp luật hành đối cơng chứng viên nói riêng người nói chung Đề xuất giải pháp nâng cao vai trò cơng nghệ tin học hoạt động cơng chứng 3.1 Nâng cao trình độ tin học công chứng viên, áp dụng tiến công nghệ tin học hoạt động công chứng Công nghệ tin học ngày phát triển, ứng dụng ngày đa dạng, để thực tốt nghiệp vụ công chứng, công chứng viên phải không ngừng tự hoàn thiện thân, cập nhật ứng dụng vào cơng việc Tổ chức buổi đào tạo,chia sẻ ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng để phổ biến việc áp dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Công nghệ tin học không áp dụng phần mềm, nhiều loại máy tính, máy qt phân tích, phát giấy tờ, hồ sơ giả Thiết nghĩ, tổ chức hành nghề cơng chứng nên có kế hoạch áp dụng thành tựu 3.2 Xây dựng kế hoạch áp dụng hệ thống sở liệu cho tất tỉnh, thành nước Hiện nay, hệ thống sở liệu áp dụng số tỉnh, thành lớn đó, việc tra cứu thơng tin tình trạng tài sản hệ thống có nhiều khiếm khuyết, cần áp dụng xây dựng hệ thống sở liệu toàn quốc kết nối hệ thống lại với để đảm bảo tính đầy đủ, xác việc tra cứu thông tin, liệu hệ thống Bên cạnh việc xây dựng hệ thống sở liệu, cần phải quan tâm đến sở hạ tầng, máy móc, thiết bị để đáp ứng yêu cầu mặt kỹ thuật cho việc xây dựng hệ thống sở liệu 3.3 Xây dựng hệ thống liệu quốc gia thông tin công dân Hoạt động công chứng nước ta phụ thuộc nhiều vào giấy tờ cứng Tình trạng làm phát sinh hàng loạt vấn đề bất cập như: thủ tục hành phức tạp, nạn làm giả giấy tờ, hồ sơ làm ảnh hưởng không nhỏ đến người yêu cầu công chứng công chứng viên Thiết nghĩ nước ta nên xây dựng hệ thống thơng tin cơng dân, lưu trữ tất thông tin cá nhân: tên, ngày sinh, địa thường trú, tình trạng nhân, tiền án, tiền sự,… quản lý thông tin theo dạng dãy số Nếu làm điều này, tránh nhiều thủ tục hành khơng cần thiết đảm bảo tính an tồn tiến hành hoạt động cơng chứng 3.4 Xây dựng đội ngũ quản lý hệ thống sở liệu chuyên nghiệp Một thách thức đặt xây dựng hệ thống liệu thông tin tình trạng quản lý tính bảo mật hệ thống Hiện nay, hầu hết cán quản lý hệ thống sở liệu chưa thực chuyên nghiệp, tình trạng làm phát sinh rủi ro hệ thống bị truy cập trái phép thơng tin bị sửa chữa, làm sai lệch Với định hướng nước ta nay, việc áp dụng công nghệ thông tin lĩnh vực xu tất yếu, điều đòi hỏi đội ngũ quản lý công nghệ phải chuyên nghiệp, đưa tồn thơng tin, liệu mã hóa thành dạng thơng tin số, việc đảm bảo tính bảo mật thông tin vấn đề liên quan trực tiếp đến an ninh quốc gia, cần phải ý quan tâm 10 ... rộng rãi công nghệ tin học hoạt động công chứng Các định nghĩa 1.1 Công nghệ tin học Theo từ điển tiếng Việt, Tin học là: “Khoa học nghiên cứu thông tin q trình xử lí thơng tin tự động máy tính”... thông tin như: Công nghệ thông tin, kỹ thuật máy tính, hệ thống thơng tin, kỹ thuật phần mềm, khoa học máy tính,… Theo Khoản Điều Luật Công nghệ thông tin năm 2006, khái niệm “công nghệ thông tin ... liệu thông tin điện tử Điều tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu văn pháp luật hành đối cơng chứng viên nói riêng người nói chung Đề xuất giải pháp nâng cao vai trò cơng nghệ tin học hoạt