Đồ án tốt nghiệp: Quản lý bán hàng

Ngày nay, khi mà nghành công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển thì cùng với nó nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên vô cùng khó khăn và phức tạp. Họ đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn, chính xác hơn. Điều này là một khó khăn, trở ngại lớn cho các đơn vị vẫn duy trì những biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp thủ công. Trong các lĩnh vực như : quản lý kế toán, tài chính, quản lý lương, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự luôn đòi hỏi báo cáo với mức độ chi tiết, chính xác và cập nhật thường xuyên. Vì thế, đối với các hoạt động này giải pháp tối ưu nhất là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng thông tin vào quản lý dữ liệu. Hiện nay, công tác quản lý bán hàng tại các công ty mới chỉ áp dụng ở cấp độ lưu trữ và xử lý thông tin một cách đơn thuần. Chính vì vậy, việc áp dụng tin học vào công tác quản lý bán hàng là vấn đề vô cùng quan trọng và cần thiết bởi nó liên quan đến sự phát triển của các công ty. Trên cơ sở đó tôi đã nghiên cứu đề tài “Xây dựng và phát triển phần mềm quản lý bán hàng tại công ty TTHH Quốc Tế Trà Giang” với mục đích giúp cho việc quản lý bán hàng của công ty một cách có khoa học và đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình hoạt động kinh doanh. Có được kết quả này em xin chân thành cảm ơn THẠC SĨ NGUYỄN HUY TRƯỜNG, các thầy cô giáo đã giảng dạy và giúp đỡ em nhiều để hoàn thành báo cáo như ngày hôm nay. Chương I: Khảo sát hiện trạng và xác định yêu cầu Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Chương III: Thiết kế giao diện và mã của chương trình

Quản lý bán hàng TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI KHOA TOÁN TIN ỨNG DỤNG -oo0oo - ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Đề Tài: Quản Lý Bán Hàng GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN : THẠC SĨ NGUYỄN HUY TRƯỜNG SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN THÙY DUNG LỚP : K10C – CĐ TOÁN TIN ỨNG DỤNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI HÀ NỘI 05 - 2010 Khoa: Công nghệ thông tin Trang Quản lý bán hàng Mở Đầu Ngày nay, mà nghành công nghệ thông tin ngày phát triển với nhu cầu thông tin cho cán quản lý trở nên vơ khó khăn phức tạp Họ đòi hỏi mức độ chi tiết báo cáo nhanh hơn, xác Điều khó khăn, trở ngại lớn cho đơn vị trì biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp thủ công Trong lĩnh vực : quản lý kế tốn, tài chính, quản lý lương, quản lý bán hàng, quản lý nhân ln đòi hỏi báo cáo với mức độ chi tiết, xác cập nhật thường xuyên Vì thế, hoạt động giải pháp tối ưu sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng thông tin vào quản lý liệu Hiện nay, công tác quản lý bán hàng công ty áp dụng cấp độ lưu trữ xử lý thông tin cách đơn Chính vậy, việc áp dụng tin học vào công tác quản lý bán hàng vấn đề vơ quan trọng cần thiết liên quan đến phát triển công ty Trên sở tơi nghiên cứu đề tài “Xây dựng phát triển phần mềm quản lý bán hàng công ty TTHH Quốc Tế Trà Giang” với mục đích giúp cho việc quản lý bán hàng cơng ty cách có khoa học đạt hiệu cao q trình hoạt động kinh doanh Có kết em xin chân thành cảm ơn THẠC SĨ NGUYỄN HUY TRƯỜNG, thầy cô giáo giảng dạy giúp đỡ em nhiều để hoàn thành báo cáo ngày hôm Chương I: Khảo sát trạng xác định yêu cầu Chương II: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Chương III: Thiết kế giao diện mã chương trình Khoa: Công nghệ thông tin Trang Quản lý bán hàng Chương I : Khảo Sát Hiện Trạng Và Xác Định Yêu Cầu I Giới Thiệu Công Ty Tên Công ty: Công ty TNHH Quốc Tế Trà Giang Địa chỉ: 172/40/20 Âu Cơ – Tây Hồ - Hà Nội Điện Thoại: 04.3767.4970 Mã số thuế: Số tài khoản: Đại diện: (Bà ) Dương Ngọc Bích Chức vụ: Giám đốc Nghành nghề kinh doanh: Nhập cung cấp hàng chăm sóc tóc cho đại lý cửa hàng Khoa: Công nghệ thông tin Trang Quản lý bán hàng II Bộ máy tổ chức, quản lý Công ty TNHH Quốc Tế Trà Giang Giám đốc Phó Giám đốc Bộ Phận Bán Hàng Bộ Phận Kinh Doanh Bộ Phận Tài Chính Bộ Phận Liên Quan Khác - Giám đốc: người đứng đầu cơng ty có quyền hành cao nhất, người đại diện công ty trước pháp luật chịu trách nhiệm trước pháp luật hoạt động kinh doanh cơng ty - Phó giám đốc: phụ trách cơng tác điều hồ hoạt động công ty hoạt động nhập tiêu thụ sản phẩm, đời sống tinh thần cho toàn bộ phận nhân viên công ty - Bộ phận bán hàng: tiếp xúc trực tiếp với khách hàng Nhiệm vụ giới thiệu cho khách hàng loại hàng hố cơng ty, xuất sứ, giá Đồng thời tiếp nhận đơn mua đơn đặt hàng khách Khoa: Công nghệ thông tin Trang Quản lý bán hàng - Bộ phận kinh doanh: tìm hiểu thị trường đưa chiến lược kinh doanh, giới thiệu sản phẩm, tham gia trực tiếp trình bán nhập hàng cơng ty.Đồng thời có trách nhiệm phải thông báo thường xuyên cho giám đốc biết tình hình hàng hố giám đốc u cầu để giám đốc có cách xử lý - Bộ phận tài chính: kế tốn sổ sách, lập hố đơn chứng từ thu chi tất khoản công ty tiền nhập hàng, thu tiền bán hàng …chi trả khoản tiền cố định khác kiểm tra việc thực tài kế tốn cơng ty - Bộ phận liên quan khác: phận lái xe, thư ký cho giám đốc tạp vụ III Các quy trình bán hàng - Khi đại lý có nhu cầu mua hàng đại lý u cầu bên công ty báo giá Bộ phận bán hàng gửi cho bên mua hàng báo giá đầy đủ chi tiết chào hàng, chào hàng bao gồm đầy đủ thông tin cần thiết quy cách hàng bán Sau phận bán hàng trực tiếp nhận đơn hàng từ đại lý Đại lý mua hàng cần ghi rõ số hiệu sản phẩm Đơn hàng dạng trực tiếp hay qua điện thoại chuyển đơn hàng phận bán hàng Khi đại lý cần mua hàng có hố đơn mua hàng theo mẫu in: phần đầu thông tin đại lý, phần danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng ngày nhập hàng - Khi bên mua có văn đáp lại đồng ý với giá quy định, bên công ty tiến hành bước để bán hàng cho đại lý Bộ phận bán hàng kế toán lập hoá đơn bao gồm: thông tin đại lý, tên hàng, đơn giá, thuế tổng thành tiền Khoa: Công nghệ thông tin Trang Quản lý bán hàng IV Hình thức tốn Nếu đơn hàng nhỏ đại lý tốn tiền mặt công ty đặt cọc số tiền tương ứng 10% giá trị hàng mua bên mua toán hết số tiền sau nhận đủ hàng Nếu đơn hàng lớn hình thức tốn tiền mặt chuyển khoản Thời gian tốn ghi hợp đồng thơng qua thoả thuận bên Gần đến ngày toán mà bên mua chưa có hình thức trả tiền phía cơng ty có thơng báo u cầu toán hợp đồng theo thời gian hợp đồng kinh tế hiệu lực Khoa: Cơng nghệ thơng tin Trang Quản lý bán hàng PHIẾU GIAO HÀNG (Chỉ tốn xuất trình phiếu này) Tên khách hàng:……………………………………………………… Địa chỉ:……………………………………………………………… Điện thoại:…………………………………………………………… Nhân viên phụ trách:………………………………………………… Chương trình tham gia:……………………………………………… STT Tên sản phẩm Dung Khuyến Số Đơn Lượng lượng giá Chiết khấu Thành tiền 10 Hàng nhập lại Tổng số toán = …………………………………………… Tổng số nhập lại = …………………………………………… Tổng số toán sau nhập = …………………………………………… Số tiền chữ: …………………………………………………………… Ngày hẹn toán: ………………………………………………………… Kế toán Người giao hàng Người nhận hàng Khoa: Công nghệ thông tin Ngày ….tháng….năm… Phụ trách cung tiêu Trang Quản lý bán hàng V Ưu nhược điểm hệ thống Ưu điểm Cơng ty có ưu điểm phận công ty tách biệt với nhau, phận giao cụ thể Do hoạt động cơng ty nói chung diễn tương đối tốt, khách hàng tin tưởng mua đặt hàng ngày đơng Đó tín hiệu tốt công ty Nhược điểm Hoạt động công ty diễn tương đối tốt nhược điểm việc lưu trữ phiếu chứng từ giấy tờ không an tồn cố xảy Cơng ty chưa trang bị hệ thống thông tin cho số phận nên việc kiểm tra, quản lý hoạt động thông tin cho số phận gặp nhiều khó khăn Giải pháp khắc phục Em xây dựng hệ thống quản lý việc áp dụng tin học vào công tác quản lý bán hàng công ty Phần mềm xây dựng làm giảm bớt công sức nhân viên chi phí bảo quản giấy tờ Yêu cầu hệ thống quản lý bán hàng Các chức chương trình như: nhập, sửa, xố, tìm kiếm, thống kê phải hồn thiện đáp ứng nhu cầu người sử dụng Nhập thơng tin - Thơng tin đại lý: có hai loại đại lý + Đại lý quen đại lý thường xuyên đặt hàng công ty, đại lý đa số cơng ty ưu tiên có quyền lợi Họ lấy hàng nợ nên cần lưu trữ thông tin riêng Khoa: Công nghệ thông tin Trang Quản lý bán hàng + Đại lý không thường xuyên: đại lý mua toán nên không cần lưu lại thông tin Việc nhập thông tin lưu trữ đại lý (đại lý thường xuyên) cần thiết, họ đại lý lấy hàng thường xuyên công ty sau muốn tra cứu, tìm kiếm nhanh chóng thuận tiện Thông tin cần lưu trữ bao gồm: Mã đại lý, tên đại lý, địa chỉ, điện thoại - Thông tin nhân viên: thông tin nhân viên nên đầy đủ xác gồm: Mã nhân viên, Tên nhân viên, Địa chỉ, Nơi sinh, Điện thoai, Giới tính, Chun mơn, Trình độ văn hố, Ngày sinh - Thông tin nhà cung cấp: nơi công ty nhập hàng - Thông tin sản phẩm: Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Nguồn gốc, Loại sản phẩm, Đơn vị tính - Thơng tin phiếu nhập hàng: Mã phiếu, Ngày nhập, Mã kho hàng, Kho hàng, Tên sản phẩm, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Tổng tiền, Mã nhân viên - Thông tin phiếu chi: mã phiếu, mã nhà cung cấp, ngày chi, nội dung, số lượng, đơn gia, số tiền chi, mã nhân viên - Thông tin phiếu xuất: mã phiếu, mã đại lý, mã kho, người nhận hàng, mã nhân viên, ngày xuất, tên sản phẩm, số lượng, tổng tiền - Thông tin phiếu thu: mã phiếu, mã đại lý, ngày thu, nội dung, tên hàng hoá, số lượng, đơn giá, số tiền thu Tìm Kiếm Trong q trình hoạt động cơng ty, việc thay đổi liên tục Do người nhớ hết tất tên sản phẩm, mã hàng, đưa chức tìm kiếm nhanh sau: Khoa: Cơng nghệ thơng tin Trang Quản lý bán hàng - Tìm kiếm sản phẩm - Tìm kiếm nhà cung cáp - Tìm kiếm đại lý - Tìm kiếm chứng từ - Tìm kiếm nhân viên Sẽ cung cấp cho giám đốc nhân viên làm việc thơng tin cần tìm cách nhanh chóng xác với độ tin cậy cao Báo Cáo Bao gồm : Báo cáo doanh thu, báo cáo công nợ, báo cáo nhập tồn Báo cáo phầm quan trọng mà chương trình cung cấp cho nhà sử dụng Dựa vào báo cáo mà người sử dụng thống kê, tình tốn cơng việc cần thiết Ngồi ta nắm bắt thông tin chi tiết cách ngắn gọn hoạt động kinh doanh Khoa: Công nghệ thông tin Trang Quản lý bán hàng 3.Form Cập Nhật: Cập Nhật Sản Phẩm Ta thiết kế form cập nhật sản phẩm gồm có menu con: Mã sản phẩm,Tên sản phẩm, Số Lượng, Đơn giá Khoa: Công nghệ thông tin Trang 38 Quản lý bán hàng Cập Nhật Nhân Viên Ta thiết kế form cập nhật nhân viên gồm có menu con: Mã nhân viên, Tên nhân viên,Địa chỉ, Ngày sinh, Điện thoại, Giới tính Khoa: Cơng nghệ thơng tin Trang 39 Quản lý bán hàng Cập Nhật Nhà cung cấp Ta thiết kế form cập nhật nhà cung cấp gồm có menu con: Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Điện thoại Khoa: Công nghệ thông tin Trang 40 Quản lý bán hàng 4.Form Tìm Kiếm Tìm Kiếm Phiếu Chi Ta thiết kế form tìm kiếm phiếu chi gồm có menu con: Mã phiếu chi Khoa: Công nghệ thông tin Trang 41 Quản lý bán hàng Tìm Kiếm Nhà Cung Cấp Ta thiết kế form tìm kiếm nhà cung cấp gồm có menu con: Mã nhà cung cấp Khoa: Công nghệ thông tin Trang 42 Quản lý bán hàng Tìm Kiến Sản Phẩm Ta thiết kế form tìm kiếm sản phẩm gồm có menu con: Mã sản phẩm Khoa: Công nghệ thông tin Trang 43 Quản lý bán hàng Form Báo Cáo Báo cáo Hàng Tồn Kho Ta thiết kế form báo cáo hàng tồn kho gồm có : Mã Sản phẩm, Sản phẩm, Đơn giá, Tồn kho Khoa: Công nghệ thông tin Trang 44 Quản lý bán hàng Báo Cáo Phiếu Chi Ta thiết kế form báo cáo phiếu chi gồm có : Mã phiếu chi, Mã nhà cung cấp, Nhà cung cấp, Ngày chi, Số tiền chi Khoa: Công nghệ thông tin Trang 45 Quản lý bán hàng Báo Cáo Nhập Hàng Khoa: Công nghệ thông tin Trang 46 Quản lý bán hàng Ta thiết kế form báo cáo nhập hàng gồm có : Mã phiếu nhập, Nhà cung cấp, Nhân viên, Ngày nhập Khoa: Công nghệ thông tin Trang 47 LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực đề tài thân em có nhiều cố gắng song kinh nghiệm thực tế em chưa nhiều thời gian làm đề tài có hạn nên đồ án thiếu sót, hạn chế Em mong bảo, góp ý thầy bạn để đề tài em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ hướng dẫn tận tình anh chị cơng ty nhiệt tình giúp đỡ em q trình thực tập cơng ty, thầy bạn giúp em hoàn thành đồ án Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy Th.Sĩ NGUYỄN HUY TRƯỜNG trực tiếp hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành đồ án Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 27 tháng năm 2010 Sinh viên thực Nguyễn Thuỳ Dung Lớp : K10C – Cao Đẳng Toán Tin Ứng Dụng Đại Học Bách Khoa Hà Nội Quản lý bán hàng Khoa: Công nghệ thông tin Quản lý bán hàng Mục Lục LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU……………………………………………………………… CHƯƠNG I: Khảo sát trạng xác định yêu cầu ……… I Giới thiệu công ty…………………………………………………… II Bộ máy tổ chức,quản lý công ty TNHH Quốc Tế Trà Giang……………………………………………………………………… III Các quy trình bán hàng……………………………………………… IV Hình thức tốn………………………………………………… V Ưu nhược điển hệ thống tại……………………………… Ưu điểm………………………………………………………………… Nhược điểm……………………………………………………………… Giải pháp khắc phục…………………………………………………………… Yêu cầu hệ thống quản lý bán hàng………………………………… Nhập thông tin…………………………………………………………… Tìm kiếm………………………………………………………………………… Báo cáo………………………………………………………………………… CHƯƠNG II: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin……………… 10 I Một số vấn đề hệ thống thông tin……………………… 10 1.1 Hệ thống…………………………………………………………… 10 1.2 Đặc điểm………………………………………………………… … 10 2.1 Hệ thống thông tin……………………………………………… … 11 2.1.1 Khái niệm………………………………………………………… 11 2.1.2 Sơ đồ hệ thống thông tin………………………………………… 12 2.2 Phân tích hệ thống chức năng………………………………… 13 2.3 Biểu đồ phân cấp chức năng…………………………………………15 2.4 Biểu đồ luồng liệu…………………………………………………17 2.4.1 Biểu đồ luồng liệu mức ngữ cảnh…………………………… 19 2.4.2 Biểu đồ liệu mức đỉnh………………………………………… 20 2.5 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh……………………………… 21 A Chức cập nhập…………………………………………………… 22 Khoa: Công nghệ thông tin Quản lý bán hàng B Chức tìm kiếm ….…………………………………………………23 C Chức báo cáo …………………………………………………….24 2.6 Phân tích hệ thống liệu……………………………………… 25 2.6.1 Mơ hình thực thể…………………………………………………… 26 2.7 Thiết kế hệ thống…………………………………………………… 27 2.7.1 Thiết kế sở liệu……………………………………………… 27 Bảng khách hàng……………………………………………………………… 28 Bảng nhà cung cấp …………………………………………………… 28 Bảng sản phẩm……………………………………………………… 29 Bảng phiếu thu………………………………………………………… 29 Bảng phiếu chi………………………………………………………… 30 Bảng nhân viên……………………………………………………… 30 Bảng chi tiết phiếu nhập………………………………………… 31 Bảng chi tiết phiếu xuất…………………………………………… 31 9.Bảng phiếu nhập………….……………………………………………… 32 10 Bảng hàng tồn………………………………………………………… 32 11.Bảng xuất hàng…………………………………………………………………33 2.7.2Thiết Kế Chi Tiết Menu…………………………………………… 34 Chương III: Thiết kế giao diện Mã Nguồn chương trình 35 I Cơng cụ……………………………………………………………… 35 II Giao diện………………………………… ………………………… 35 Form Chính…………………… ……………………………… 36 Form Đăng Nhập…………………………… ……………………… 37 Form Cập Nhật…………………………………………………………38 Cập Nhật Sản Phẩm…………………………………………………………… 38 Cập Nhật Nhân Viên……………….…………………………… ……………….39 Cập Nhật Nhà cung cấp.………………………………………………………… 40 Form Tìm Kiếm……………………………………………………… 41 Tìm Kiếm Phiếu Chi…………………………………………………………… 41 Khoa: Cơng nghệ thơng tin Quản lý bán hàng Tìm Kiếm Nhà Cung Cấp……………………………………………………… Tìm Kiếm Sản Phẩm…………………………………………………………… 5.Form Báo Cáo………………………………………………………… Báo Cáo Hàng Tồn Kho………………… …………………………………… 42 43 44 44 Báo Cáo Phiếu Chi……………………………………………………………… 45 Báo Cáo Xuất Hàng…………………………………………………………… 46 Khoa: Công nghệ thông tin