Đồ án tốt nghiệp: Quản lý bán hàng

Ngày nay, khi mà nghành công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển thì cùng với nó nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên vô cùng khó khăn và phức tạp. Họ đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn, chính xác hơn. Điều này là một khó khăn, trở ngại lớn cho các đơn vị vẫn duy trì những biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp thủ công. Trong các lĩnh vực như : quản lý kế toán, tài chính, quản lý lương, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự luôn đòi hỏi báo cáo với mức độ chi tiết, chính xác và cập nhật thường xuyên. Vì thế, đối với các hoạt động này giải pháp tối ưu nhất là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng thông tin vào quản lý dữ liệu. Hiện nay, công tác quản lý bán hàng tại các công ty mới chỉ áp dụng ở cấp độ lưu trữ và xử lý thông tin một cách đơn thuần. Chính vì vậy, việc áp dụng tin học vào công tác quản lý bán hàng là vấn đề vô cùng quan trọng và cần thiết bởi nó liên quan đến sự phát triển của các công ty. Trên cơ sở đó tôi đã nghiên cứu đề tài “Xây dựng và phát triển phần mềm quản lý bán hàng tại công ty TTHH Quốc Tế Trà Giang” với mục đích giúp cho việc quản lý bán hàng của công ty một cách có khoa học và đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình hoạt động kinh doanh. Có được kết quả này em xin chân thành cảm ơn THẠC SĨ NGUYỄN HUY TRƯỜNG, các thầy cô giáo đã giảng dạy và giúp đỡ em nhiều để hoàn thành báo cáo như ngày hôm nay. Chương I: Khảo sát hiện trạng và xác định yêu cầu Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Chương III: Thiết kế giao diện và mã của chương trình

KHOA TOÁN TIN ỨNG DỤNG -oo0oo -

Mở Đầu

Ngày nay, khi mà nghành công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển thì cùng với nó nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên vô cùng khó khăn và phức tạp Họ đòi hỏi mức

độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn, chính xác hơn Điều này là một khó khăn, trở ngại lớn cho các đơn vị vẫn duy trì những biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp thủ công Trong các lĩnh vực như : quản lý kế toán, tài chính, quản lý lương, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự luôn đòi hỏi báo cáo với mức độ chi tiết, chính xác và cập nhật thường xuyên Vì thế, đối với các hoạt động này giải pháp tối ưu nhất là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng thông tin vào quản lý dữ liệu.

Hiện nay, công tác quản lý bán hàng tại các công ty mới chỉ

áp dụng ở cấp độ lưu trữ và xử lý thông tin một cách đơn thuần Chính vì vậy, việc áp dụng tin học vào công tác quản lý bán hàng

là vấn đề vô cùng quan trọng và cần thiết bởi nó liên quan đến sự phát triển của các công ty Trên cơ sở đó tôi đã nghiên cứu đề tài

“Xây dựng và phát triển phần mềm quản lý bán hàng tại công ty TTHH Quốc Tế Trà Giang” với mục đích giúp cho việc quản lý bán hàng của công ty một cách có khoa học và đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Có được kết quả này em xin chân thành cảm ơn THẠC SĨ

NGUYỄN HUY TRƯỜNG, các thầy cô giáo đã giảng dạy và

giúp đỡ em nhiều để hoàn thành báo cáo như ngày hôm nay.

Chương I: Khảo sát hiện trạng và xác định yêu cầu

Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

Chương III: Thiết kế giao diện và mã của chương trình

Chương I :

Khảo Sát Hiện Trạng Và Xác Định Yêu Cầu

I Giới Thiệu Công Ty

Tên Công ty: Công ty TNHH Quốc Tế Trà Giang

Địa chỉ: 172/40/20 Âu Cơ – Tây Hồ - Hà Nội

II. Bộ máy tổ chức, quản lý của Công ty TNHH Quốc Tế

Trà Giang.

- Giám đốc: là người đứng đầu công ty có quyền hành cao nhất, là người đạidiện của công ty trước pháp luật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọihoạt động kinh doanh của công ty

- Phó giám đốc: phụ trách công tác điều hoà mọi hoạt động của công ty nhưhoạt động nhập và tiêu thụ sản phẩm, đời sống tinh thần cho toàn bộ bộ phậnnhân viên của công ty

- Bộ phận bán hàng: tiếp xúc trực tiếp với khách hàng Nhiệm vụ chính làgiới thiệu cho khách hàng về các loại hàng hoá của công ty, xuất sứ, giá cả

Giám đốc

Phó Giám đốc

Bộ Phận Tài Chính

Bộ Phận Liên Quan Khác

Bộ Phận Kinh Doanh

Bộ

Phận

Bán

Hàng

- Bộ phận kinh doanh: tìm hiểu thị trường đưa ra chiến lược kinh doanh, giớithiệu sản phẩm, tham gia trực tiếp quá trình bán và nhập hàng của côngty.Đồng thời có trách nhiệm phải thông báo thường xuyên cho giám đốc biết

về tình hình hàng hoá khi giám đốc yêu cầu để giám đốc có cách xử lý

- Bộ phận tài chính: kế toán sổ sách, lập hoá đơn chứng từ thu chi tất cả cáckhoản của công ty như tiền nhập hàng, thu tiền bán hàng …chi trả các khoảntiền cố định khác và kiểm tra việc thực hiện tài chính kế toán của công ty

- Bộ phận liên quan khác: bộ phận lái xe, thư ký cho giám đốc và tạp vụ

III Các quy trình bán hàng

- Khi một đại lý có nhu cầu mua hàng thì đại lý đó sẽ yêu cầu bên công tybáo giá Bộ phận bán hàng sẽ gửi cho bên mua hàng bản báo giá đầy đủ cácchi tiết của một bản chào hàng, bản chào hàng bao gồm đầy đủ thông tin cầnthiết về quy cách hàng bán Sau đó bộ phận bán hàng sẽ trực tiếp nhận đơnhàng từ đại lý Đại lý mua hàng cần ghi rõ số hiệu sản phẩm Đơn hàng cóthể ở dạng trực tiếp hay qua điện thoại và được chuyển đơn hàng bởi bộphận bán hàng Khi đại lý cần mua hàng thì có hoá đơn mua hàng theo mẫuin: phần đầu là thông tin đại lý, phần 2 là danh sách mặt hàng đặt mua, sốlượng và ngày nhập hàng

- Khi bên mua có văn bản đáp lại đồng ý với những giá đã quy định, bêncông ty sẽ tiến hành các bước để bán hàng cho đại lý Bộ phận bán hàng và

kế toán lập hoá đơn bao gồm: các thông tin về đại lý, tên hàng, đơn giá, thuế

và tổng thành tiền

IV Hình thức thanh toán

Nếu là các đơn hàng nhỏ thì đại lý có thể thanh toán bằng tiền mặt ngaytại công ty hoặc đặt cọc một số tiền tương ứng 10% giá trị hàng mua và bênmua sẽ thanh toán hết số tiền sau khi nhận đủ hàng

Nếu là đơn hàng lớn thì hình thức thanh toán có thể bằng tiền mặt hoặcchuyển khoản Thời gian thanh toán được ghi trên hợp đồng thông qua sựthoả thuận của 2 bên

Gần đến ngày thanh toán mà bên mua chưa có các hình thức trả tiền thìphía công ty sẽ có bản thông báo và yêu cầu thanh toán hợp đồng theo thờigian hợp đồng kinh tế còn hiệu lực

PHIẾU GIAO HÀNG

(Chỉ thanh toán khi xuất trình phiếu này)

Tên khách hàng:………

Địa chỉ:………

Điện thoại:………

Nhân viên phụ trách:………

Chương trình tham gia:………

STT Tên sản phẩm DungLượng Khuyếnmãi Sốlượng Đơngiá Chiếtkhấu Thànhtiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Hàng nhập lại 1 2 3 4 Tổng số thanh toán = ………

Tổng số nhập lại = ………

Tổng số thanh toán sau nhập = ………

Số tiền bằng chữ: ………

Ngày hẹn thanh toán: ………

Ngày ….tháng….năm…

Kế toán Người giao hàng Người nhận hàng Phụ trách cung tiêu

V Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại

1 Ưu điểm

Công ty có ưu điểm là các bộ phận trong công ty được tách biệt vớinhau, mỗi bộ phận được giao cụ thể Do vậy hoạt động của công ty nóichung là diễn ra tương đối tốt, khách hàng tin tưởng mua và đặt hàng ngàycàng đông Đó là tín hiệu tốt đối với công ty

2 Nhược điểm

Hoạt động của công ty diễn ra tương đối tốt nhưng nhược điểm là việclưu trữ phiếu chứng từ trên giấy tờ không an toàn khi sự cố xảy ra Công tychưa trang bị hệ thống thông tin cho một số bộ phận nên việc kiểm tra, quản

lý hoạt động thông tin cho một số bộ phận gặp nhiều khó khăn

3 Giải pháp khắc phục

Em sẽ xây dựng một hệ thống quản lý mới bằng việc áp dụng tin họcvào công tác quản lý bán hàng của công ty Phần mềm được xây dựng làmgiảm bớt công sức của nhân viên cũng như chi phí bảo quản giấy tờ

4 Yêu cầu của hệ thống quản lý bán hàng

Các chức năng của chương trình như: nhập, sửa, xoá, tìm kiếm, thống

kê phải hoàn thiện và đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng

5 Nhập thông tin

- Thông tin về đại lý: có hai loại đại lý

+ Đại lý quen là những đại lý thường xuyên đặt hàng của công ty, cácđại lý này đa số được công ty ưu tiên có quyền lợi Họ lấy hàng có thể nợnên cần lưu trữ thông tin riêng

+ Đại lý không thường xuyên: những đại lý này mua và thanh toánngay nên không cần lưu lại thông tin.

Việc nhập thông tin và lưu trữ về đại lý (đại lý thường xuyên) rất cầnthiết, vì họ là đại lý lấy hàng thường xuyên của công ty do vậy sau này khimuốn tra cứu, tìm kiếm sẽ nhanh chóng và thuận tiện Thông tin cần lưu trữbao gồm: Mã đại lý, tên đại lý, địa chỉ, điện thoại

- Thông tin về nhân viên: thông tin nhân viên nên đầy đủ và chính xác gồm:

Mã nhân viên, Tên nhân viên, Địa chỉ, Nơi sinh, Điện thoai, Giới tính,Chuyên môn, Trình độ văn hoá, Ngày sinh

- Thông tin nhà cung cấp: là nơi công ty nhập hàng

- Thông tin về sản phẩm: Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Nguồn gốc, Loại sảnphẩm, Đơn vị tính

- Thông tin về phiếu nhập hàng: Mã phiếu, Ngày nhập, Mã kho hàng, Khohàng, Tên sản phẩm, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Tổng tiền, Mã nhânviên

- Thông tin về phiếu chi: mã phiếu, mã nhà cung cấp, ngày chi, nội dung, sốlượng, đơn gia, số tiền chi, mã nhân viên

- Thông tin phiếu xuất: mã phiếu, mã đại lý, mã kho, người nhận hàng, mãnhân viên, ngày xuất, tên sản phẩm, số lượng, tổng tiền

- Thông tin phiếu thu: mã phiếu, mã đại lý, ngày thu, nội dung, tên hàng hoá,

số lượng, đơn giá, số tiền thu

6 Tìm Kiếm

Trong quá trình hoạt động của công ty, mọi việc thay đổi liên tục Do vậy

mọi người không thể nhớ hết tất cả tên sản phẩm, mã hàng, cho nên chúngtôi đưa ra các chức năng tìm kiếm nhanh như sau:

- Tìm kiếm sản phẩm

- Tìm kiếm nhà cung cáp

- Tìm kiếm đại lý

- Tìm kiếm chứng từ

- Tìm kiếm nhân viên

Sẽ cung cấp cho giám đốc cũng như nhân viên làm việc những thông tin cầntìm một cách nhanh chóng và chính xác với độ tin cậy cao

7 Báo Cáo

Bao gồm : Báo cáo doanh thu, báo cáo công nợ, báo cáo nhập tồn Báo cáo

là phầm quan trọng nhất mà chương trình cung cấp cho nhà sử dụng Dựavào báo cáo mà người sử dụng có thể thống kê, tình toán được các công việccần thiết Ngoài ra ta có thể nắm bắt thông tin chi tiết một cách ngắn gọn củahoạt động kinh doanh

Chương II:

Phân Tích Và Thiết kế Hệ Thống Thông Tin

I) Một số vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin

1.1 Hệ Thống

“Hệ thống là sự xem xét sự vật trong sự thống nhất của toàn thể và trong các mối quan hệ tương tác giữa yếu tố tạo thành”

1.2 Đặc điểm

- Sự vận hành của hệ thống tại một thờì điểm thông qua giá trị của các biến

Có 3 kiểu biến khác nhau: biến vào, biến ra và biến trạng thái:

+ Biến vào lưu các giá trị tác động và của môi trường trong số các biến vào

có biến tác động, biến này tác động trực tiếp vào hoạt động của hệ thống+ Biến ra lưu các giá trị tác động ra môi trường Trong số các biến ra có biếnmục tiêu để thực hiện mục tiêu của hệ thống

+ Biến trạng thái lưu các giá trị trạng thái bên trong của hệ thống

- Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, quanđiểm về hệ thống đã được phát triển thành khoa học hệ thống hiện đại Đặcbiệt là sự phát triển manh mẽ về tin học đòi hỏi các quan điểm về hệ thốngngày càng cao đẻ có thể phát huy việc ứng dụng tin hoc trong việc xây dựng

1 hệ thống cụ thể Hệ thống có 1 đơn vị trong thực tế quan điểm này là hệthống thông tin tổng hợp được thiết lập từ 3 hệ thống quản lý, hệ thống thaotác và hệ thống thông tin

+ Hệ thống quản lý các chức năng ra các quyết định, điều hành mọi hoạtđộng của đơn vị, hệ thống này là “bộ não” của đơn vị.

+ Hệ thống thao tác chức năng thực hiện các quyết định, kiểm tra, đánh giá,

… Hệ thống này cũng là kết quả của các quyết định của việc điều hành hệthống quản lý

+ Hệ thống thông tin: Bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham giavào việc xử lý các thông tin

- Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin:

+ Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian bên trong và bên ngoài hệthống và những hệ thống con

+ Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: nhằm thu nhập, lưu trữ, kiểm tra, truyềnđạt thông tin

2.1 Hệ thống thông tin

2.1.1 Khái niệm:

“Hệ thống thông tin là 1 tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mêm, các thiết bị xử lý dữ liệu… thực hiện việc thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối các thông tin trong 1 ràng buộc gọi là môi trường”

Hệ thống thông tin là 1 trong những nghành mũi nhọn của công nghệthông tin đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý cácdoanh nghiệp Trong thời đại ngày nay cũng như trước đây công tác quản lý

Và điều hành 1 tổ chức luôn đòi hỏi phải nắm bắt nhanh chóng, chính xáccác thông tin và xử lý thật nhanh chóng và chính xác Nếu quyết định khôngchính xác sẽ dẫn đến những hậu quả to lớn vì vậy công tác quản lý ngày nay

những phương tiện hiện đại để hỗ trợ cho việc nắm bắt và sử lý các luồngthông tin phục vụ cho việc đưa ra các quyết định được nhanh hơn và chínhxác hơn.

Hệ thống thông tin được thực hiện bởi những con người, các thủ tụctin học và các thiết bị tin học

2.1.2 Sơ đồ hệ thống thông tin

Mọi hệ thống thông tin đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận sử lý dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.

Từ mô hình hệ thống thông tin tổng quát ta có mô hình hệ thống thông tin phục vụ quản lý chung

2.2 Phân tích hệ thống về chức năng

* Luồng thông tin vào

- Thông tin về sản phẩm (mã sản phẩm, tên sản phẩm …)

- Thông tin về nhân viên (Mã nhân viên, Tên nhân viên )

- Thông tin về đại lý, những thay đổi về đại lý phải được lưu trữ đầy đủ với những đại lý cũ, họ là những đại lý đặt hàng thường xuyên của công ty do đó phải lưu thông tin về họ

- Thông tin về nhà cung cấp cùng các mặt hàng mà nhà cung cấp đó có thể cung cấp cho công ty, nhưng thông tin thay đổi liên tục, những nhà cung cấp mới lại được cập nhật vào bảng cơ sở dữ liệu.

- Thông tin về phiếu nhập

- Thông tin về phiếu xuất

- Thông tin về phiếu thu

- Thông tin về phiếu chi

* Luồng thông tin ra

- Tìm hiểu thông tin bao gồm:

+ Tìm kiếm về nhà cung cấp

+ Tìm kiếm về đại lý

+ Tìm kiếm về sản phẩm

+ Tìm kiếm về nhân viên

+ Tìm kiếm về chứng từ

Tìm kiếm phiếu xuất

Tìm kiếm phiếu nhập

Tìm kiếm phiếu thu

Tìm kiếm phiếu chi

- Các báo cáo

Báo cáo xuất hàng

Báo cáo nhập hàng

Báo cáo hàng tồn

Báo cáo phiếu thu

Báo cáo phiếu chi

2.3 Biểu đồ phân cấp chức năng

Hệ Thống

Đăng Nhập

Kết Thúc CT

Xuất HàngNhập HàngHàng TồnPhiếu ThuPhiếu Chi

Quản lý bán hàng

Cập NhậtSản PhẩmNhà CCấpNhân ViênĐại LýPhiếu XuấtPhiếu ThuPhiếu ChiPhiếu NhậpChi Tiết PXChi Tiết PN

Nhà CCấpNhân ViênĐại LýPhiếu XuấtPhiếu ThuPhiếu ChiPhiếu NhậpSản Phẩm

Trong đó:

- Chức năng khuôn dạng của màn hình nhập:

+ Thiết kế khuôn dạng màn hình nhập

+ Tên trường được đặt ở phía trên hoặc trước trường đặt

+ Tên một số trường được đặt một số các giá trị ghi nhớ giúp chongười sử dụng không phải chờ nhiều

- Danh mục cập nhật các dữ liệu bao gồm 10 danh mục:

+ Cập nhật sản phẩm: thông tin về sản phẩm và các chứng từ hànghoá mới

+ Cập nhật nhà cung cấp: thông tin về nhà cung cấp và việc thayđổi nhà cung cấp mới

+ Cập nhật đại lý: thông tin đầy đủ về đại lý, đặc biệt là các đại lýquen

+ Cập nhật phiếu nhập: các loại phiếu đã nhập hàng về

+ Cập nhật phiếu xuất: các loại phiếu đã xuất hàng đi cho đại lý+ Cập nhật phiếu thu: thông tin về tất cả các loại phiếu đã thu+ Cập nhật phiếu chi: thông tin về các loại phiếu chi cho đại lý vànhà cung cấp

+Cập nhật hàng tồn: cập nhật về số lượng hàng tồn kho

+ Cập nhật nhân viên

- Danh mục tìm kiếm bao gồm :

+ Tk sản phẩm: tìm kiếm các loại sản phẩm theo mã, tên…

+ Tk nhà cung cấp: tìm kiếm các nhà cung cấp đã cung cấp hàng

+ Tk đại lý: tìm kiếm thông tin đại lý mua hàng theo tên, địa chỉ.

+ Tk nhân viên

+ Tk tất cả các loại chứng từ đã xuất, nhập…

- Danh mục báo cáo bao gồm:

+ BC phiếu thu: lập báo cáo về phiếu thu được trong tháng

+ BC phiếu chi: lập bản báo cáo về số phiếu chi trong tháng

+ BC xuất hàng: BC về số lượng xuất hàng ra của Công ty

+ BC nhập hàng: BC về số lượng nhập hàng vào của Công ty+ BC hàng tồn: BC số lượng hàng tồn

2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu

- Các thành phần của biểu đồ luồn dữ liệu

+ Các chức năng xử lý: là các chức năng để chỉ 1 hay một quátrình chức năng quan trọng trong mô hình luồng dữ liệu là biến đổi thông tinđầu vào theo 1 cách nào đó

+ Tác nhân ngoài: là những phân tử ngoài hệ thống có mối quan

hệ với hệ thống, thể hiện mối quan hệ giữa hệ thống với thế giới bên ngoài,cung cấp dữ liệu cho hệ thống và nhận thông tin của hệ thống

Tên Chức Năng

Tác nhân ngoài

+ Tác nhân trong: là một chức năng hoặc 1 quá trình ở bên ngoài

hệ thống được mô tả ở dạng khác của biểu đồ, nhưng có trao đổi thông tin

+ Luồng dữ liệu: là luồng thông tin vào ra của 1 quá trình hoặc 1chức năng xử lý, mũi tên chỉ hướng ra của luồng thông tin

Luồng dữ liệu

+ Kho dữ liệu: là luồng thông tin lưu trong một khoảng thời gian

để có 1 hoặc nhiều chức năng truy cập vào, chúng có thể là các file dữ liệuđược dự trữ trong máy tính

Kho dữ liệu

Tác nhân trong

Ban quản lý Nhân viên bán hàng

2.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Trả lời kết quả Trả lời kết quả

Yêu cầu thông tin Yêu cầu thông tin

(I ) + Thông tin vào : Ban quản lý yêu cầu cung cấp thông tin về các nhà

cung cấp, thông tin về các đại lý, thông tin về các loại mặt hàng và thông tin

về các loại hoá đơn xuất nhập, phiếu thu, chi, đơn đặt hàng

Thông tin ra: Ban quản lý nhận được các kết quả vầ các thông tin đãyêu cầu: thông tin về nhà cung cấp

(II) +Thông tin vào Nhân viên quản lý sẽ cho biết các thông tin nhập hàng

về và các loại hàng hoá bán cho khách

Thông tin ra: Nhân viên quản lý sẽ nhập các loại mặt hàng vào chươngtrình quản lý và bán các loại hàng hoá cho khách, khi thông tin đại lý chưa

Quản lý bán hàng

2.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

(3)

(1) yêu cầu cập nhật thông tin, kết quả cập nhật

(2) yêu cầu báo cáo thống kê, kết quả báo cáo thông kê

(3) yêu cầu tìm kiếm, kết quả tìm kiếm

(4) yêu cầu tìm kiếm, kết quả tìm kiếm

CN thu, chi

2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

CN Đại lý

CN Sản phẩm

CN nhập xuất

TK

Sản Phẩm TK Chứng Từ

TKNhà cung cấp

BC

Nhập Hàng BC Hàng Tồn

BCPhiếu thu

A B

2.6 Phân tích hệ thống về dữ liệu

2.6.1 Mô hình thực thể

Một số khái niệm về mô hình thực thể:

- Là mô hình dữ liệu được xây dựng trên các khái niệm logic như: thực thể,kiểu thực thể, thuộc tính và quan hệ

- Thực thể là 1 chủ điểm, một số nhiệm vụ, một số đối tượng hay 1 sự kiệnđáng quan tâm trong thực tế, kể cả thông tin mà nó lưu trữ là có ích cho hệthống

- Kiểu thực thể là tập hợp các thực thể được mô tả bởi cùng một tập hợp cáckiểu thuộc tính và biểu diễn cho 1 lớp tự nhiên các vật thể trong thế giớithực

- Khoá: mỗi thực thể có khoá Một hay 1 tập hợp các kiểu thuộc tính của mộtkiểu thực thể được gọi là 1 khoá nếu giá trị của nó cho phép ta phân biệt cácthực thể với nhau

- Thuộc tính: sau khi xác định được kiểu thực thể thì ta xét đến những thôngtin nào cần thiết phải được thực lưu trữ cho mỗi thực thể, đó chính là cácthuộc tính Các thuộc tính đặc trưng của thực thể thường được biểu diễnbằng các trường hoặc cột trong bảng

Có 3 kiểu liên kết:

* liên kết 1-1: một thực thể thuộc kiểu A liên kết với 1 thực thể kiểu B vàngược lại