CV 1393

Đối tượng áp dụng: Công văn này hướng dẫn việc lập hồ sơ đối với tài liệu quản lý hành chính, tài liệu chuyên môn khác không phải là tài liệu kế toán - Lập hồ sơ, tài liệu kế toán thực h

BỘ TÀI CHÍNH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHO BẠC NHÀ NƯỚC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 1393 /KBNN-VP Hà Nội, ngày 14 tháng 7 năm 2008

V/v hướng dẫn công tác lập hồ sơ

công việc và giao nộp hồ sơ vào

lưu trữ hiện hành

Kính gửi: - Kho bạc nhà nước các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Các đơn vị thuộc Kho bạc Nhà nước

Thực hiện Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04/4/2001 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, KBNN hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, cụ thể như sau:

I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

1 Đối tượng áp dụng:

Công văn này hướng dẫn việc lập hồ sơ đối với tài liệu quản lý hành chính, tài liệu chuyên môn khác (không phải là tài liệu kế toán - Lập hồ sơ, tài liệu kế toán thực hiện theo QĐ số 406/QĐ-KBNN ngày 27/7/2005 của Tổng Giám đốc KBNN) trên nền giấy được hình thành trong quá trình hoạt động KBNN các cấp

và việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của mỗi đơn vị KBNN

2 Giải thích từ ngữ:

2.1 Danh mục hồ sơ: Là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến hình

thành trong quá trình hoạt động của KBNN các cấp và các đơn vị thuộc KBNN các cấp (đối với KBNN là các đơn vị cấp Ban; đối với KBNN tỉnh, thành phố là các đơn vị cấp Phòng; KBNN cấp huyện là các bộ phận ) kèm theo thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ

2.2 Hồ sơ: Là một tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một

vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một đơn vị KBNN, một đơn vị thuộc KBNN các cấp hoặc của một cán bộ, công chức

Các tập lưu văn bản đi tại văn thư của cơ quan, tổ chức như tập lưu quyết định, tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn cũng được coi như những hồ sơ

2.3 Lập hồ sơ hiện hành: Là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình

thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc thành hồ sơ theo những nguyên tắc, phương pháp nhất định

2.4 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành: Là việc định kỳ chuyển

giao những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hiện hành của đơn vị theo quy định của pháp luật

2.5 Bộ phận văn thư, lưu trữ nêu tại công văn này được hiểu là: Văn

phòng KBNN; phòng Hành chính - Tài vụ - Quản trị KBNN tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; phòng Kế hoạch tổng hợp KBNN quận thuộc KBNN Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Bộ phận Kế hoạch tổng hợp đối với KBNN quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

3 Trách nhiệm thực hiện:

3.1 Thủ trưởng các đơn vị KBNN có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ

sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của đơn vị mình

3.2 Bộ phận văn thư, lưu trữ có trách nhiệm:

- Tham mưu cho Thủ trưởng đơn vị KBNN trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các đơn vị trực thuộc

- Tổ chức thực hiện việc lập danh mục hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành

- Hướng dẫn các đơn vị thuộc và trực thuộc về nghiệp vụ lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một

số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia và hướng dẫn tại Công văn này

3.3 Thủ trưởng cấp Ban, phòng, bộ phận chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng KBNN các cấp về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành

3.4 Mỗi cán bộ, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc mà mình theo dõi, giải quyết; bảo quản an toàn và thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo quy định

II LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH

1 Lập danh mục hồ sơ:

1.1 Căn cứ để lập danh mục hồ sơ:

- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức, bộ máy của KBNN các cấp; quy chế làm việc; quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của KBNN các cấp

- Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Bộ Tài chính (đối với KBNN)

- Quyết định số 225/QĐ-KBNN ngày 18/4/2007 của Tổng Giám đốc KBNN về việc ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của KBNN tỉnh, huyện ( đối với KBNN tỉnh, huyện)

- Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của đơn vị và các cán bộ, công chức

- Thành phần, nội dung, số lượng văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị

1.2 Nội dung của việc lập danh mục hồ sơ:

1.2.1 Xây dựng khung đề mục của danh mục hồ sơ:

- Khung đề mục (khung phân loại) của danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức của cơ quan Tên các đơn vị trong cơ quan được lấy làm đề mục lớn của bản danh mục hồ sơ

- Mỗi đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị

Các đề mục lớn (tên các đơn vị), các đề mục nhỏ (các vấn đề) được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể

- Trong trường hợp xây dựng danh mục hồ sơ bao gồm cả hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của tổ chức Đảng và các đoàn thể trong cơ quan, thì

hồ sơ, tài liệu của các tổ chức này đưa vào đề mục riêng và sắp xếp ở cuối cùng

Ví dụ: Khung đề mục danh mục hồ sơ của các đơn vị KBNN được xây

dựng theo cơ cấu tổ chức, bao gồm các đề mục lớn sau:

I Kế hoạch tổng hợp;

II Tổ chức cán bộ;

III Kế toán;

Trong đó, đề mục “ Tổ chức cán bộ” có các đề mục nhỏ như:

+ Vấn đề chung về tổ chức cán bộ;

+ Tổ chức bộ máy;

+ Công tác cán bộ;

+ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ;

+ Tiền lương

1.2.2 Xác định những hồ sơ cần lập và dự kiến tiêu đề hồ sơ:

- Những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập

hồ sơ được xác định dựa trên căn cứ lập danh mục hồ sơ (điểm 1.1, khoản 1, mục II Công văn này) đặc biệt là chương trình, kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, đơn vị; nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân trong mỗi đơn vị Đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ theo dõi giải quyết có trách nhiệm lập hồ

sơ về công việc đó

- Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải phản ánh khái quát được nội dung của văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc Các yếu tố thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường bao gồm: tên loại văn bản, tác giả văn bản, nội dung, địa điểm, thời gian của văn bản

- Các tiêu đề hồ sơ trong các đề mục cần được sắp xếp theo trình tự từ những tiêu đề hồ sơ về những công việc chung, mang tính tổng hợp đến những tiêu đề hồ sơ về những công việc cụ thể

1.2.3 Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ dựa vào căn cứ sau:

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của KBNN theo QĐ số 5270/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ

sơ, tài liệu của Bộ Tài chính; của KBNN tỉnh, huyện theo QĐ số 225/QĐ-KBNN ngày 18/4/2007 của Tổng Giám đốc 225/QĐ-KBNN về việc ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của KBNN tỉnh, huyện

1.2.4 Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ:

- Các đề mục lớn, đề mục nhỏ và hồ sơ được đánh số, ký hiệu như sau: + Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã;

+ Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng, liên tục bằng chữ số Ả- rập;

+ Số của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả- rập, ký hiệu

là chữ viết của đề mục lớn Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong danh mục hồ

sơ (tên đơn vị) cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ

Ví dụ: Hồ sơ thuộc đề mục lớn: “Tổ chức cán bộ” viết số, ký hiệu:

01/TCCB

- Khi đánh số hồ sơ, cần áp dụng theo phương pháp sau:

Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục, bắt đầu từ số 01; cuối mỗi đề mục lớn để một vài số trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh

Ví dụ: Kế hoạch tổng hợp có 30 hồ sơ cần lập trong năm, thì đánh số từ 01

đến 30, sau đó để các số dự phòng là 31, 32, 33

1.3 Tổ chức xây dựng và thực hiện:

- Vào 15 ngày đầu tháng 12 hàng năm các đơn vị cấp ban thuộc KBNN, các phòng thuộc KBNN tỉnh, các bộ phận thuộc KBNN huyện lập danh mục hồ

sơ của đơn vị mình (theo mẫu phụ lục số 01 đính kèm), gửi về Bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan

- Trong 15 ngày cuối tháng 12 hàng năm, Bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan tổng hợp và bổ sung, sửa đổi ( nếu cần thiết), lập danh mục hồ sơ chung của cơ quan ( theo phụ lục số 02 đính kèm), trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt, sau đó sao gửi cho các đơn vị thực hiện

- Trong quá trình thực hiện, nếu các hồ sơ được dự kiến chưa sát thực tế hoặc các công việc phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cán bộ công chức nào thì đơn vị cán bộ, công chức đó cần sửa đổi bổ sung vào phần danh mục hồ sơ của mình Cuối năm, thông báo cho Bộ phận văn thư, lưu trữ

để tổng hợp vào danh mục hồ sơ chung của cơ quan

2 Lập hồ sơ hiện hành:

2.1.Mở hồ sơ:

- Đầu năm, Bộ phận văn thư, lưu trữ của KBNN các cấp căn cứ vào Danh mục hồ sơ chung của cơ quan thực hiện việc cấp bìa hồ sơ cho các đơn vị và cán

bộ, công chức thuộc các đơn vị để lập hồ sơ Trong trường hợp các đơn vị chưa xây dựng được danh mục hồ sơ thì cán bộ, công chức có trách nhiệm mở hồ sơ

về những công việc được giao theo dõi, giải quyết trong năm ( Mẫu bìa hồ sơ theo phụ lục số 03 đính kèm)

- Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản viết bằng bút chì, khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực

2.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ:

Sau khi mở hồ sơ, cán bộ, công chức có trách nhiệm thu thập, cập nhật đúng và đủ văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi một công việc vào hồ sơ tương ứng, từ văn bản đầu tiên (có thể là văn bản đến) cho tới các phiếu trình, ý kiến tham gia của các đơn vị cá nhân, ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo, văn bản đi của cơ quan

Ví dụ 1: Hồ sơ về kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch bao gồm:

- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác kế hoạch;

- Văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch cho cơ quan;

- Kế hoạch chính thức của cơ quan đã được phê duyệt;

- Văn bản điều chỉnh, bổ sung kế hoạch;

- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch

Ví dụ 2: Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm bao gồm:

- Tờ trình về kế hoạch tổ chức hội nghị;

- Chương trình hội nghị;

- Lời khai mạc;

- Dự thảo báo cáo tổng kết;

- Các báo cáo tham luận;

- Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên;

- Nghị quyết hội nghị;

- Biên bản hội nghị

Ví dụ 3: Hồ sơ về bổ nhiệm cán bộ.

- Các văn bản đề nghị, chỉ đạo, huớng dẫn việc bổ nhiệm cán bộ

- Tài liệu về quá trình lấy phiếu tín nhiệm của cán bộ trong đơn vị

- Các tài liệu về lý lịch và qua trình công tác của các cán bộ

- Biên bản cuộc họp và ý kiến của các tổ chức Đảng, Chính quyền về các cán bộ đề nghị bổ nhiệm

- Quyết định của thủ trưởng cấp trên hoặc thủ trưởng cơ quan về việc bổ nhiệm cán bộ đề nghị bổ nhiệm

Ví dụ 4: Hồ sơ đoàn ra (hoặc đoàn vào) thuộc lĩnh vực hợp tác quốc tế

gồm:

- Công văn, quyết định về việc cử cán bộ tham gia đoàn;

- Chương trình kế hoạch làm việc của đoàn;

- Biên bản các buổi làm việc;

- Bản ghi nhớ (nếu có);

- Báo cáo kết quả đoàn ra (hoặc đoàn vào);

- Báo cáo quyết toán kinh phí;

- Các tài liệu khác liên quan đến đoàn ra (hoặc đoàn vào) như: ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình…

2.3 Kết thúc và biên mục hồ sơ:

Sau khi giải quyết xong công việc thì hồ sơ kết thúc Để hoàn chỉnh hồ sơ

về công việc mà mình đã theo dõi, giải quyết, người lập hồ sơ có trách nhiệm thực hiện các thủ tục kết thúc và biên mục hồ sơ, cụ thể như sau:

- Tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu vào hồ sơ Đối với những hồ sơ quá dày, số lượng văn bản lớn thì nên phân chia thành các tập, đơn vị bảo quản một cách hợp lý, bảo đảm thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng

- Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ trong trường hợp sau khi công việc kết thúc, thành phần, nội dung của các văn bản, tài liệu trong hồ sơ không phù hợp với tiêu đề hồ sơ dự kiến trong danh mục và ghi chính thức lên bìa hồ sơ

- Xác định giá trị tài liệu:

+ Xem xét loại ra khỏi hồ sơ những bản trùng thừa; bản nháp, bản thảo nếu

đã có bản gốc, bản chính (trừ các bản thảo các văn bản quy phạm pháp luật); tài liệu tham khảo không thực sự cần thiết

+ Soát xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ, căn cứ vào thực tế tài liệu có trong

hồ sơ và chỉnh sửa cho phù hợp

- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ:

Việc sắp xếp văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ nhằm cố định trật tự các văn bản, tài liệu; bảo đảm mối liên hệ các văn bản, tài liệu với nhau làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng; giúp cho việc theo dõi giải quyết công việc hàng ngày cũng như việc tra cứu, sử dụng khi cần thiết sau này được thuận tiện Có thể sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo một số cách sau:

Cách 1: Theo số thứ và ngày tháng văn bản: đối với những hồ sơ được lập

theo đặc trưng chủ yếu là tên loại văn bản

Cách 2: Theo thời gian diễn biến của hội nghị, hội thảo; theo trình trình tự

theo dõi, giải quyết công việc: đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ việc

Cách 3: Theo tầm quan trọng của tác giả hoặc theo vần ABC… tên gọi tác

giả, tên địa danh: đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả; của các tác giả của một cơ quan chủ quản hay các tác giả là cơ quan cùng cấp nhưng thuộc nhiều địa phương khác nhau

Ví dụ 1: Tập tài liệu của Bộ Tài chính; Kho bạc Nhà nước; Kho bạc Nhà nước Hưng Yên về việc thành lập Kho bạc Nhà nước Văn Giang trực thuộc Kho bạc Nhà nước Hưng Yên

Ví dụ 2: Báo cáo quyết toán tài chính nội bộ năm 2005 của Kho bạc nhà nước các tỉnh, thành phố Trong hồ sơ này các báo cáo được sắp xếp theo vần ABC… tên Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố: KBNN An Giang, KBNN Bình Định, KBNN Cà Mau…

- Biên mục hồ sơ:

+ Đánh số tờ:

Dùng bút chì đen, mềm để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản Số tờ được đánh bằng chữ số Ảrập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh số trùng với số của

tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự a b c ở sau Ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b

+ Viết mục lục văn bản:

Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản được in riêng theo mẫu ( Phụ lục 04 đính kèm )

+ Viết chứng từ kết thúc:

Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản và đặc điểm của tài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ sơ

Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên)

+ Viết bìa hồ sơ:

Ghi các thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời được viết bằng bút chì) và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ được in sẵn Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý:

Tên phông là tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông Đối với những đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọi nhưng về cơ bản có chức năng, nhiệm vụ không thay đổi (tức là chưa đủ điều kiện để lập phông mới) thì lấy tên phông là tên gọi cuối cùng của đơn vị hình thành phông;

Chữ viết trên bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp và đúng chính tả; chỉ được viết tắt những từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt;

Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu

- Nếu hết năm công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết thúc

và biên mục hồ sơ, hồ sơ sẽ được chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dõi, giải quyết và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau

III GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH

1 Thành phần hồ sơ, tài liệu của mỗi đơn vị, cán bộ, công chức thuộc diện giao nộp vào lưu trữ hiện hành của KBNN các cấp, bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cán bộ, công chức đó

2 Những loại hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan bao gồm: các hồ sơ nguyên tắc (văn bản chỉ đạo của Đảng; văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền một lĩnh vực, vấn đề nhất định được dùng làm căn cứ để giải quyết công việc) được lưu tại các đơn vị, cá nhân thực hiện và được huỷ sau khi hết hiệu lực thi hành

3 Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành được thực hiện như sau:

3.1 Đối với các đơn vị, cá nhân

Vào quý 1 hàng năm, các đơn vị và cán bộ, công chức có trách nhiệm: 3.1.1 Kiểm tra toàn bộ hồ sơ, tài liệu mà mình quản lý để xác định những

hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo quy định, cụ thể như sau:

- Tài liệu hành chính: sau 01 năm (12 tháng) kể từ khi công việc kết thúc

- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau 01 năm (12 tháng) kể từ khi công trình được nghiệm thu chính thức

- Tài liệu xây dựng cơ bản nội bộ: sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết toán

- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi- crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ khác: sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc

3.1.2 Hoàn chỉnh hồ sơ để giao nộp theo hướng dẫn tại điểm 2.3, khoản 2, mục II, phần thứ hai Công văn này;

3.1.3 Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp theo mẫu (Phụ lục 05 đính kèm).

3.1.4 Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào cặp, ghi nhãn và tiến hành bàn giao cho

Bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan

3.2 Đối với Bộ phận văn thư-lưu trữ cơ quan:

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị và cán bộ, công chức trong cơ quan vào lưu trữ hiện hành;

- Phối hợp với các đơn vị và cán bộ, công chức xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập;

- Hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;

- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu

(Phụ lục 06 đính kèm)

Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ, tài liệu thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết

IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1 Thủ trưởng các đơn vị KBNN có trách nhiệm phổ biến, chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo đúng quy định của Nhà nước và hướng dẫn tại Công văn này

2 Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có khó khăn vướng mắc, đề nghị phản ánh về KBNN (Văn phòng) để xem xét, giải quyết./

Nơi nhận: KT TỔNG GIÁM

ĐỐC

- Như trên; PHÓ TỔNG GIÁM

ĐỐC

- Lãnh đạo KBNN;

- Văn phòng BTC ( b/c).

- Lưu: VT, VP.

Trần Quốc Vinh