CV 1393

BỘ TÀI CHÍNH CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHO BẠC NHÀ NƯỚC Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 1393 /KBNN-VP Hà Nội, ngày 14 tháng năm 2008 V/v hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành Kính gửi: - Kho bạc nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Các đơn vị thuộc Kho bạc Nhà nước Thực Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04/4/2001 Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư, KBNN hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành, cụ thể sau: I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG Đối tượng áp dụng: Công văn hướng dẫn việc lập hồ sơ tài liệu quản lý hành chính, tài liệu chun mơn khác (khơng phải tài liệu kế tốn - Lập hồ sơ, tài liệu kế toán thực theo QĐ số 406/QĐ-KBNN ngày 27/7/2005 Tổng Giám đốc KBNN) giấy hình thành trình hoạt động KBNN cấp việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành đơn vị KBNN Giải thích từ ngữ: 2.1 Danh mục hồ sơ: Là bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trình hoạt động KBNN cấp đơn vị thuộc KBNN cấp (đối với KBNN đơn vị cấp Ban; KBNN tỉnh, thành phố đơn vị cấp Phòng; KBNN cấp huyện phận ) kèm theo thời hạn bảo quản hồ sơ 2.2 Hồ sơ: Là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ đơn vị KBNN, đơn vị thuộc KBNN cấp cán bộ, công chức Các tập lưu văn văn thư quan, tổ chức tập lưu định, tập lưu thị, tập lưu công văn coi hồ sơ 2.3 Lập hồ sơ hành: Là việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc từ bắt đầu đến kết thúc thành hồ sơ theo nguyên tắc, phương pháp định 2.4 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành: Là việc định kỳ chuyển giao hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hành đơn vị theo quy định pháp luật 2.5 Bộ phận văn thư, lưu trữ nêu công văn hiểu là: Văn phòng KBNN; phòng Hành - Tài vụ - Quản trị KBNN tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; phòng Kế hoạch tổng hợp KBNN quận thuộc KBNN Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Bộ phận Kế hoạch tổng hợp KBNN quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Trách nhiệm thực hiện: 3.1 Thủ trưởng đơn vị KBNN có trách nhiệm đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành đơn vị 3.2 Bộ phận văn thư, lưu trữ có trách nhiệm: - Tham mưu cho Thủ trưởng đơn vị KBNN việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành đơn vị trực thuộc - Tổ chức thực việc lập danh mục hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ hành - Hướng dẫn đơn vị thuộc trực thuộc nghiệp vụ lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp theo quy định Điều Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia hướng dẫn Cơng văn 3.3 Thủ trưởng cấp Ban, phòng, phận chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng KBNN cấp việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ hành 3.4 Mỗi cán bộ, cơng chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc mà theo dõi, giải quyết; bảo quản an toàn thực giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan theo quy định II LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH Lập danh mục hồ sơ: 1.1 Căn để lập danh mục hồ sơ: - Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức, máy KBNN cấp; quy chế làm việc; quy chế công tác văn thư, lưu trữ KBNN cấp - Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 Bộ trưởng Bộ Tài việc ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Bộ Tài (đối với KBNN) - Quyết định số 225/QĐ-KBNN ngày 18/4/2007 Tổng Giám đốc KBNN việc ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu KBNN tỉnh, huyện ( KBNN tỉnh, huyện) - Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm đơn vị cán bộ, công chức - Thành phần, nội dung, số lượng văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động đơn vị 1.2 Nội dung việc lập danh mục hồ sơ: 1.2.1 Xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ: - Khung đề mục (khung phân loại) danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức quan Tên đơn vị quan lấy làm đề mục lớn danh mục hồ sơ - Mỗi đề mục lớn bao gồm đề mục nhỏ vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ đơn vị Các đề mục lớn (tên đơn vị), đề mục nhỏ (các vấn đề) xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể - Trong trường hợp xây dựng danh mục hồ sơ bao gồm hồ sơ tài liệu hình thành hoạt động tổ chức Đảng đồn thể quan, hồ sơ, tài liệu tổ chức đưa vào đề mục riêng xếp cuối Ví dụ: Khung đề mục danh mục hồ sơ đơn vị KBNN xây dựng theo cấu tổ chức, bao gồm đề mục lớn sau: I Kế hoạch tổng hợp; II Tổ chức cán bộ; III Kế tốn; Trong đó, đề mục “ Tổ chức cán bộ” có đề mục nhỏ như: + Vấn đề chung tổ chức cán bộ; + Tổ chức máy; + Công tác cán bộ; + Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; + Tiền lương 1.2.2 Xác định hồ sơ cần lập dự kiến tiêu đề hồ sơ: - Những hồ sơ cần lập năm, đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ xác định dựa lập danh mục hồ sơ (điểm 1.1, khoản 1, mục II Cơng văn này) đặc biệt chương trình, kế hoạch nhiệm vụ công tác năm quan, đơn vị; nhiệm vụ cụ thể cá nhân đơn vị Đơn vị, cá nhân giao nhiệm vụ theo dõi giải có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc - Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng phải phản ánh khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc Các yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ thường bao gồm: tên loại văn bản, tác giả văn bản, nội dung, địa điểm, thời gian văn - Các tiêu đề hồ sơ đề mục cần xếp theo trình tự từ tiêu đề hồ sơ công việc chung, mang tính tổng hợp đến tiêu đề hồ sơ công việc cụ thể 1.2.3 Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ dựa vào sau: Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu KBNN theo QĐ số 5270/QĐBTC Bộ trưởng Bộ Tài việc ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Bộ Tài chính; KBNN tỉnh, huyện theo QĐ số 225/QĐKBNN ngày 18/4/2007 Tổng Giám đốc KBNN việc ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu KBNN tỉnh, huyện 1.2.4 Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ: - Các đề mục lớn, đề mục nhỏ hồ sơ đánh số, ký hiệu sau: + Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã; + Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng, liên tục chữ số Ả- rập; + Số hồ sơ bao gồm số thứ tự đánh chữ số Ả- rập, ký hiệu chữ viết đề mục lớn Chữ viết tắt đề mục lớn danh mục hồ sơ (tên đơn vị) cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ Ví dụ: Hồ sơ thuộc đề mục lớn: “Tổ chức cán bộ” viết số, ký hiệu: 01/TCCB - Khi đánh số hồ sơ, cần áp dụng theo phương pháp sau: Số hồ sơ đánh liên tục toàn danh mục, số 01; cuối đề mục lớn để vài số trống để ghi bổ sung hồ sơ phát sinh Ví dụ: Kế hoạch tổng hợp có 30 hồ sơ cần lập năm, đánh số từ 01 đến 30, sau để số dự phòng 31, 32, 33 1.3 Tổ chức xây dựng thực hiện: - Vào 15 ngày đầu tháng 12 hàng năm đơn vị cấp ban thuộc KBNN, phòng thuộc KBNN tỉnh, phận thuộc KBNN huyện lập danh mục hồ sơ đơn vị (theo mẫu phụ lục số 01 đính kèm), gửi Bộ phận văn thư, lưu trữ quan - Trong 15 ngày cuối tháng 12 hàng năm, Bộ phận văn thư, lưu trữ quan tổng hợp bổ sung, sửa đổi ( cần thiết), lập danh mục hồ sơ chung quan ( theo phụ lục số 02 đính kèm), trình thủ trưởng quan phê duyệt, sau gửi cho đơn vị thực - Trong trình thực hiện, hồ sơ dự kiến chưa sát thực tế công việc phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị, cán cơng chức đơn vị cán bộ, cơng chức cần sửa đổi bổ sung vào phần danh mục hồ sơ Cuối năm, thông báo cho Bộ phận văn thư, lưu trữ để tổng hợp vào danh mục hồ sơ chung quan Lập hồ sơ hành: 2.1.Mở hồ sơ: - Đầu năm, Bộ phận văn thư, lưu trữ KBNN cấp vào Danh mục hồ sơ chung quan thực việc cấp bìa hồ sơ cho đơn vị cán bộ, công chức thuộc đơn vị để lập hồ sơ Trong trường hợp đơn vị chưa xây dựng danh mục hồ sơ cán bộ, cơng chức có trách nhiệm mở hồ sơ công việc giao theo dõi, giải năm ( Mẫu bìa hồ sơ theo phụ lục số 03 đính kèm) - Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản viết bút chì, kết thúc hồn chỉnh hồ sơ ghi thức bút mực 2.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ: Sau mở hồ sơ, cán bộ, cơng chức có trách nhiệm thu thập, cập nhật đủ văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi cơng việc vào hồ sơ tương ứng, từ văn (có thể văn đến) phiếu trình, ý kiến tham gia đơn vị cá nhân, ý kiến đạo giải lãnh đạo, văn quan Ví dụ 1: Hồ sơ kế hoạch báo cáo thực kế hoạch bao gồm: - Văn đạo hướng dẫn công tác kế hoạch; - Văn giao tiêu kế hoạch cho quan; - Kế hoạch thức quan phê duyệt; - Văn điều chỉnh, bổ sung kế hoạch; - Báo cáo tình hình thực kế hoạch Ví dụ 2: Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm bao gồm: - Tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị; - Chương trình hội nghị; - Lời khai mạc; - Dự thảo báo cáo tổng kết; - Các báo cáo tham luận; - Bài phát biểu lãnh đạo cấp trên; - Nghị hội nghị; - Biên hội nghị Ví dụ 3: Hồ sơ bổ nhiệm cán - Các văn đề nghị, đạo, huớng dẫn việc bổ nhiệm cán - Tài liệu q trình lấy phiếu tín nhiệm cán đơn vị - Các tài liệu lý lịch qua trình cơng tác cán - Biên họp ý kiến tổ chức Đảng, Chính quyền cán đề nghị bổ nhiệm - Quyết định thủ trưởng cấp thủ trưởng quan việc bổ nhiệm cán đề nghị bổ nhiệm Ví dụ 4: Hồ sơ đồn (hoặc đoàn vào) thuộc lĩnh vực hợp tác quốc tế gồm: - Công văn, định việc cử cán tham gia đồn; - Chương trình kế hoạch làm việc đoàn; - Biên buổi làm việc; - Bản ghi nhớ (nếu có); - Báo cáo kết đoàn (hoặc đoàn vào); - Báo cáo tốn kinh phí; - Các tài liệu khác liên quan đến đoàn (hoặc đoàn vào) như: ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình… 2.3 Kết thúc biên mục hồ sơ: Sau giải xong công việc hồ sơ kết thúc Để hồn chỉnh hồ sơ cơng việc mà theo dõi, giải quyết, người lập hồ sơ có trách nhiệm thực thủ tục kết thúc biên mục hồ sơ, cụ thể sau: - Tiếp tục thu thập, bổ sung văn bản, tài liệu thiếu vào hồ sơ Đối với hồ sơ dày, số lượng văn lớn nên phân chia thành tập, đơn vị bảo quản cách hợp lý, bảo đảm thuận tiện cho việc quản lý sử dụng - Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ trường hợp sau công việc kết thúc, thành phần, nội dung văn bản, tài liệu hồ sơ không phù hợp với tiêu đề hồ sơ dự kiến danh mục ghi thức lên bìa hồ sơ - Xác định giá trị tài liệu: + Xem xét loại khỏi hồ sơ trùng thừa; nháp, thảo có gốc, (trừ thảo văn quy phạm pháp luật); tài liệu tham khảo không thực cần thiết + Soát xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ, vào thực tế tài liệu có hồ sơ chỉnh sửa cho phù hợp - Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: Việc xếp văn bản, tài liệu bên hồ sơ nhằm cố định trật tự văn bản, tài liệu; bảo đảm mối liên hệ văn bản, tài liệu với làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng; giúp cho việc theo dõi giải công việc hàng ngày việc tra cứu, sử dụng cần thiết sau thuận tiện Có thể xếp văn bản, tài liệu hồ sơ theo số cách sau: Cách 1: Theo số thứ ngày tháng văn bản: hồ sơ lập theo đặc trưng chủ yếu tên loại văn Cách 2: Theo thời gian diễn biến hội nghị, hội thảo; theo trình trình tự theo dõi, giải cơng việc: hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ việc Cách 3: Theo tầm quan trọng tác giả theo vần ABC… tên gọi tác giả, tên địa danh: hồ sơ bao gồm văn nhiều tác giả; tác giả quan chủ quản hay tác giả quan cấp thuộc nhiều địa phương khác Ví dụ 1: Tập tài liệu Bộ Tài chính; Kho bạc Nhà nước; Kho bạc Nhà nước Hưng Yên việc thành lập Kho bạc Nhà nước Văn Giang trực thuộc Kho bạc Nhà nước Hưng Yên Ví dụ 2: Báo cáo tốn tài nội năm 2005 Kho bạc nhà nước tỉnh, thành phố Trong hồ sơ báo cáo xếp theo vần ABC… tên Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố: KBNN An Giang, KBNN Bình Định, KBNN Cà Mau… - Biên mục hồ sơ: + Đánh số tờ: Dùng bút chì đen, mềm để đánh số thứ tự tờ tài liệu, từ tờ tới tờ cuối có hồ sơ đơn vị bảo quản Số tờ đánh chữ số Ảrập vào góc phải phía tờ tài liệu Trường hợp đánh nhầm số gạch đánh lại bên cạnh; tờ bị bỏ sót đánh số đánh số trùng với số tờ trước thêm chữ La tinh theo thứ tự a b c sau Ví dụ: có tờ bị bỏ sót khơng đánh số sau tờ số 15 tờ đánh số trùng 15a 15b + Viết mục lục văn bản: Ghi nội dung thông tin văn có hồ sơ vào tờ mục lục văn in riêng theo mẫu ( Phụ lục 04 đính kèm ) + Viết chứng từ kết thúc: Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn đặc điểm tài liệu (nếu có) hồ sơ đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc in sẵn bìa hồ sơ Việc đánh số tờ, viết mục lục văn chứng từ kết thúc áp dụng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên) + Viết bìa hồ sơ: Ghi thơng tin: tên phơng, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời viết bút chì) thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ in sẵn Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý: Tên phơng tên gọi thức đơn vị hình thành phơng Đối với đơn vị hình thành phơng có thay đổi tên gọi có chức năng, nhiệm vụ không thay đổi (tức chưa đủ điều kiện để lập phơng mới) lấy tên phơng tên gọi cuối đơn vị hình thành phơng; Chữ viết bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp tả; viết tắt từ quy định bảng chữ viết tắt; Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu - Nếu hết năm công việc chưa giải xong chưa thực việc kết thúc biên mục hồ sơ, hồ sơ chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dõi, giải ghi vào danh mục hồ sơ năm sau III GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH Thành phần hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức thuộc diện giao nộp vào lưu trữ hành KBNN cấp, bao gồm toàn hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị, cán bộ, cơng chức Những loại hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ hành quan bao gồm: hồ sơ nguyên tắc (văn đạo Đảng; văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn quan nhà nước có thẩm quyền lĩnh vực, vấn đề định dùng làm để giải công việc) lưu đơn vị, cá nhân thực huỷ sau hết hiệu lực thi hành Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành thực sau: 3.1 Đối với đơn vị, cá nhân Vào quý hàng năm, đơn vị cán bộ, cơng chức có trách nhiệm: 3.1.1 Kiểm tra tồn hồ sơ, tài liệu mà quản lý để xác định hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hành quan theo quy định, cụ thể sau: - Tài liệu hành chính: sau 01 năm (12 tháng) kể từ công việc kết thúc - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau 01 năm (12 tháng) kể từ cơng trình nghiệm thu thức - Tài liệu xây dựng nội bộ: sau tháng kể từ cơng trình tốn - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi- crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu chun mơn, nghiệp vụ khác: sau tháng kể từ công việc kết thúc 3.1.2 Hoàn chỉnh hồ sơ để giao nộp theo hướng dẫn điểm 2.3, khoản 2, mục II, phần thứ hai Công văn này; 3.1.3 Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp theo mẫu (Phụ lục 05 đính kèm) 3.1.4 Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào cặp, ghi nhãn tiến hành bàn giao cho Bộ phận văn thư, lưu trữ quan 3.2 Đối với Bộ phận văn thư-lưu trữ quan: - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu từ đơn vị cán bộ, công chức quan vào lưu trữ hành; - Phối hợp với đơn vị cán bộ, công chức xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; - Hướng dẫn đơn vị cán bộ, công chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; - Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận tài liệu; - Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu” theo mẫu (Phụ lục 06 đính kèm) Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, phận văn thư, lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với danh mục hồ sơ mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Trường hợp phát thiếu hồ sơ, tài liệu yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung báo cáo người có thẩm quyền giải IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Thủ trưởng đơn vị KBNN có trách nhiệm phổ biến, đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành theo quy định Nhà nước hướng dẫn Cơng văn Trong q trình tổ chức thực hiện, có khó khăn vướng mắc, đề nghị phản ánh KBNN (Văn phòng) để xem xét, giải quyết./ Nơi nhận: - Như trên; - Lãnh đạo KBNN; - Văn phòng BTC ( b/c) - Lưu: VT, VP KT TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Trần Quốc Vinh 10 Phụ lục 01: Danh mục hồ sơ KHO BẠC NHÀ NƯỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOBẠC NHÀ NƯỚC Độc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA (tên đơn vị) ( ghi tên Ban, phòng, phận) Năm 200 Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (1) Thời hạn Đơn vị/ người bảo quản lập hồ sơ (2) (3) Ghi (4) I Tên đề mục lớn Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ Bản danh mục hồ sơ có .hồ sơ, bao gồm: hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; hồ sơ bảo quản có thời hạn …, ngày tháng năm 200 Trưởng Ban ( Trưởng phòng phận) (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ) Ghi chú: - Cột 1: Ghi số thứ tự, đề mục tiêu đề hồ sơ; - Cột 2: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu: vĩnh viễn thời hạn số lượng năm cụ thể; - Cột 3: Ghi tên đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ; - Cột 4: Ghi tên thông tin đặc biệt thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển tiếp từ năm trước sang, hồ sơ loại mật 11 Phụ lục 02: Danh mục hồ sơ chung quan KHO BẠC NHÀ NƯỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOBẠC NHÀ NƯỚC Độc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CHUNG CỦA CƠ QUAN Năm 200 Số ký hiệu hồ sơ Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (1) (2) Thời hạn Đơn vị/ người bảo quản lập hồ sơ (3) (4) Ghi (5) I Kế hoạch tổng hợp II Kế toán Bản danh mục hồ sơ có .hồ sơ, bao gồm: hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; hồ sơ bảo quản có thời hạn Phê duyệt Giám đốc ((ký ghi rõ họ tên) Thủ trưởngBan, phòng phận ( ký ghi rõ họ tên) Ghi chú: - Cột 1: Ghi số ký hiệu hồ sơ theo hướng dẫn điểm 1.2.4, khoản 1.2 mục phần II công văn - Cột 2:: Ghi số thứ tự, đề mục tiêu đề hồ sơ; - Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu: vĩnh viễn thời hạn số lượng năm cụ thể; - Cột 4: Ghi tên đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ; - Cột 5: Ghi tên thông tin đặc biệt thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển tiếp từ năm trước sang, hồ sơ loại mật 12 Phụ lục 03: Bìa hồ sơ ( Mặt trước) KHO BẠC NHÀ NƯỚC… Ban, phòng phận HỒ SƠ …………………………………………… …………………………………………… …………………………………………… …………………………………………… Từ ngày ………đến ngày……… Gồm …… tờ Phông số…… Mục lục số…… Hồ sơ số……… Thời hạn bảo quản ………………… 13 Phụ lục 03: Bìa hồ sơ ( Mặt sau) CHỨNG TỪ KẾT THÚC Hồ sơ gồm có tờ) (Viết chữ ) Mục lục văn có: tờ) Đặc điểm trạng thái văn bên hồ sơ: .Ngày tháng năm Người lập hồ sơ (Ký ghi rõ họ tên) 14 Phụ lục 04: Mục lục văn STT Số ký hiệu Văn Ngày tháng Văn Tác giả Văn Trích yếu nội dung văn Tờ số Ghi 15 Phụ lục 05: Mục lục, hồ sơ tài liệu nộp lưu KHO BẠC NHÀ NƯỚC … (Tên đơn vị nộp lưu) MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Năm 200 Hép (cỈp ) số Số ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ (1) (2) (3) Thòi gian BĐ - KT Thi hạn bảo quản Số tờ Ghi (5) (6) (7) (4) Mục lục gồm: hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ hồ sơ (đơn vị bảo quản) Trong đó: hồ sơ (ĐVBQ) bảo quản vĩnh viễn hồ sơ (ĐVBQ) bảo quản có thời hạn …, ngày tháng năm 200 Thủ trưởng đơn vị nộp lưu (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ) Ghi chú: - Cột 1: Ghi số thứ tự hộp cặp tài liệu giao nộp - Cột 2: Ghi số ký hiệu hồ sơ bìa hồ sơ - Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ bìa hồ sơ - Cột 4: Ghi thời gian bắt đầu thời gian kết thúc hồ sơ, ví dụ: 01.4.1990 – 31.12.1990 - Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ bìa hồ sơ - Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ - Cột 7: Ghi thông tin cần ý nội dung hình thức tài liệu có hồ sơ 16 Phụ lục 06 : Biên giao nhận tài liệu KHO BẠC NHÀ NƯỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT N AM KHO BẠC NHÀ NƯƠC… Độc lập - T - Hnh phỳc , ngày tháng năm 200 BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU - Căn Quy chế công tác văn thư lưu trữ KBNN … ban hành kèm theo Quyết định số… /QĐ- KB… Ngày tháng năm KBNN…; - Căn kế hoạch thu thập tài liệu KBNN….; Chúng gồm: BÊN GIAO: (ghi tên Ban, phòng phận) Đại diện là: Ơng(bà): .….……………………………………………… Chức vụ cơng tác: ….……………………………………………… Ông (bà): .….(Cán trực tiếp giao nộp)…… Chức vụ công tác: ………………………………………………….……… BÊN NHẬN: ( lưu trữ hành KBNN ) Đại diện là: Ông (bà): …… .(đại diện Lãnh đạo đơn vị)…………… Chức vụ công tác: ………………………………………… Ông (bà): ……………………………………………………………… Cán văn thư- lưu trữ Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sau: 1.Tên khối tài liệu giao nộp: ……………………………………………… 2.Thời gian tài liệu: …………………………………………….…… 3.Thành phần số lượng tài liệu 3.1 Tài liệu hành - Tổng số hộp (cặp): ……………………………………………………… - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ………………………………… 17 - Quy mét giá: mét: …………………………………………… 3.2 Tài liệu khác: - Tổng số hộp (cặp): ………………………………………………… - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ……………………………………… - Quy mét giá: mét: ……………………………………………… Tình trạng tài liệu giao nộp:…………………………………………… Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo Biên lập thành 02 có giá trị pháp lý nhau; Bên giao giữ 01 bản; Bên nhận giữ 01 bản./ NGƯỜI GIAO NGƯỜI NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) (Ký tên ghi rõ họ tên) LÃNH ĐẠO BÊN GIAO LÃNH ĐẠO BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) (Ký tên ghi rõ họ tên) 18