Nguyên tắc SMART trong nghệ thuật quản lý thời gian hiệu quả

1 cuộc sống ngày nay với sự đòi hỏi ngày càng cao trong công việc bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi được với nó, đạt được kết quả cao trong

Nguyên tắc SMART trong nghệ thuật quản lý thời gian hiệu quả

Tuesday, 26 September 2006, 14:46:29

Quản Trị Thời Gian

1 cuộc sống ngày nay với sự đòi hỏi ngày càng cao trong công việc bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi được với nó, đạt được kết quả cao trong công việc cũng như cân bằng được cuộc sống cá nhân và gia đình Tuy nhiên, với quỹ thời gian bất biến thì không phải lúc nào chúng

ta cũng có thể giải quyết hài hoà được việc này Mỗi ngày có 24 tiếng, một tuần có 7 ngày, 1 tháng có 30 ngày và một năm qua đi chỉ sau 365 ngày Vậy thì tại sao trong một chứng mực thời gian nhất định, có người chẳng làm nên trò trống gì trong khi một số người làm được vô khối việc lớn lao to tát? Phải chăng họ có một khả năng siêu phàm và quỹ thời gian nhiêu hơn so với những người bình thường khác?

Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, vì thế, câu trả lời không nằm ở chỗ chúng ta có bao nhiêu thời gian để làm các công việc đó như thế nào cho hiệu quả Đa số các chuyên gia về quản lý nhân sự cho rằng để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất, trước hết, mỗi cá nhân phải nhận định năng lực làm việc của bản thân dựa trên phân tích những điểm mạnh, điểm yếu đối với công việc mình đang đảm nhiệm, từ đó mà biết mình mong muốn điều gì trong sự nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai Đây chính là công việc đặt cho bản thân mình một mục tiêu để hướng tới Làm thế nào

để xác định được mục tiêu chính xác? Trong kinh doanh hiện đại, người ta thường đề cập đến nguyên tắc SMART, tức là mục tiêu được xây dựng dựa trên những tiêu chí sau:

*

S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu;

*

M-Measurable: Đo đếm được;

*

A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình;

*

R-Realistic: Thực tế, không viển vông;

*

Time bound; Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra

Trong đó, tiêu chí “đo đếm được” gắn với những con số cụ thể Ví dụ, mục tiêu của tôi là trở thành người giàu ,vậy giàu thế nào? nghĩa là cần phải có con số cụ thể để đo đếm được Ví dụ một tỉ hay mười tỉ Hơn thế nữa, chữ “M” còn mang tính động viên (Motivation), điều này sẽ luôn thôi thúc, tạo ra niềm mong muốn cháy bỏng để tập trung mọi hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu nỗ lực phấn đấu để đạt được.

Cũng đối khi người ta nhầm lẫn giữa chữ “A” và chữ “R” Tuy nhiên, điều “có thể thực hiện được” không đồng nhất với “thực tế” Một người được mời về làm giám đốc tài chính ngân hàng thương mại

cổ phần, bằng cấp chuyên môn và kinh nghiệm điều hành đều siêu hạng (A) mà không có “Chân” trong hội đồng quản trị (R) thì không thể có cơ hội trở thành tổng giám đốc của ngân hàng đó được Từ ví dụ này có thể hiểu, nếu có đầy đủ điều kiện thuộc tiêu chí A mà thiếu đi tiêu chí R thì không thể đạt được mục tiêu Điều này còn đúng hơn trong đời sống chính trị.

Bước tiếp theo sau khi xác định được Mục tiêu SMART là hãy viết mục tiêu đó ra giấy, đặt trên bàn làm việc hay bất cứ chỗ nào mà bạn có thể nhìn thấy hàng ngày Cách này giúp bạn luôn nghĩ đến nó và thúc đẩy bạn hành động hướng tới mục tiêu đề ra.

Sau đó, hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện Như vậy, bạn sẽ tính được mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm

bạn sẽ phải kiếm được bao nhiêu và rồi lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đó, mỗi năm phải tiết kiệm mấy chục triệu, khi nào mua đất,cất nhà Trong khi lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu ra

để biết con đường bạn đi bao xa, bạn đã đi được chừng nào (đạt được bao nhiêu % kế hoạch) và tiếp tục bao lâu nữa để về đích Điều này cũng giống như tầm quan trọng của những cột cây số khi đi trên đường vậy Khi đó bạn sẽ biết hôm nay, ngày mai rồi tháng này và năm này phải làm gì Tốt nhất, nên viết sơ đồ phân tích công việc hàng ngày để biết việc gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì là quan trọng (important) và việc gì gấp, cần làm ngay (urgent) Tâm lý chung của chúng ta là việc gì dễ và thích thì làm trước, việc khó và không thích thì để lại làm sau Thật tệ hại là việc khó càng để lâu, càng khó thực hiện và đôi khi việc gấp lại không hề quan trọng Hãy liên tưởng tới câu chuyện về chiếc bình

và những viên sỏi, nếu ngay từ đầu bạn cho vào chiếc bình đầy cát thì sẽ không có cách nào để xếp những viên đá hoặc sỏi vào đó nữa nhưng khi bạn xếp lần lượt đá-sỏi-cát, bạn còn chứa được cả nước cùng trong một chiếc bình Vấn đề quan trọng không phải chiếc bình chứa được bao nhiêu thứ mà quan trọng là bạn phải biết phân biệt được công việc nào là khó “đá hộc” và đâu là những viên sỏi hay cát trong cuộc đời, biết cách quản lý thời gian hiệu quả để cân bằng cuộc sống.

2 Cách quản lý thời gian hiệu quả thường được nhìn nhận từ 2 khía cạnh, người quản lý và nhân viên Tại sao người chủ doanh nghiệp luôn cảm thấy thiếu thời gian và quá tải về công việc? Thường thì mức

độ quá tải công việc của người quản lý tuỳ thuộc vào quá trình hình thành, quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh Tuy nhiên, tâm lý chung của người lãnh đạo là luôn không hết việc Những người tham công tiếc việc, làm việc đến 18 tiếng một ngày họ vẫn cảm thấy chưa đủ, đôi khi họ ao ước

“phải chi 1 ngày có 25 tiếng, 1 tuần có 8 ngày và 1 năm có 266 ngày ” và họ luôn phạm phải một tội là

“lấy cắp thời gian của gia đình”.

Vậy có phương pháp nào để cân bằng thời gian cho công việc, nghỉ ngời giải trí và cho gia đình? Với một doanh nghiệp mới ra đời thì hoàn toàn có thể chấp nhận được với sự quá tải về công việc và luôn phải làm thêm rất nhiều tiếng trong một ngày đối với người lãnh đạo Nhưng tình trạng đó không thể kéo dài mãi, mấu chốt đầu tiên là người chủ doanh nghiệp phải biết cách xây dựng hệ thống, qui trình làm việc, tiếp theo là xây dựng ngay đội ngũ kế cận Tiếp đến là phân quyền cho nhân viên thì đòi hỏi phải thật rõ ràng cụ thể, phải đặt niềm tin vào người được giao việc và hãy lùi lại phía sau để nhân viện

có sự chủ động trong giải quyết công việc Nếu các cấp quản lý bên dưới giải quyết các sự vụ tốt thì người lãnh đạo sẽ yên tâm làm những việc “khó” đúng vai trò của mình Vì thế, điều quyết định hiệu quả quản lý thời gian của người lãnh đạo chính là hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.

Ở khía cạnh nhân viên, để thời gian làm việc đạt hiệu quả cao nhất, nhân viên phải xác định được mục tiêu của mình, biết lồng ghép mục tiêu cá nhân với mục tiêu của doanh nghiệp để lên kế hoạch công việc của bản thân Người quản lý nên hướng dẫn nhân viên xây dựng một mục tiêu Smart, sau đó cùng thống nhất nhau về mục tiêu đó Khi đã có được sự đồng thuận giưa nhân viên và cấp quản lý thì việc còn lại chỉ là lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đề ra Việc phân biệt cái Important và cái Urgent đối với nhân viên không quan trọng như với người quản lý vì công việc của nhân viên thường theo chuyên môn cụ thể và ít những vấn đề phát sinh Thay vào đó, tính kỷ luật về thời gian với bản thân là thứ cực

kỳ quan trọng Vì vậy, khi đã thống nhất về mục tiêu giữa cấp quản lý và nhân viên đó sẽ có động lực làm việc và họ sẽ tận dụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu.

Để có một kế hoạch làm việc hiệu quả

Tuesday, 26 September 2006, 15:07:48

Quản Trị Thời Gian

Bạn có những mong muốn, những dự định và mục tiêu cho riêng mình, điều đó chỉ ra thiên hướng sử dụng qũy thời gian của mỗi cá nhân Thời gian của đời người là hữu hạn và mỗi người lại có những

đam mê khác nhau, nên cách sử dụng chúng cũng khác nhau Và mỗi dự định cũng nên có thứ tự ưu tiên nhất định, đó là vì sao mà bạn nên có một lịch trình công việc cụ thể Một kế hoạch làm việc chính

là sự tương thích giữa niềm đam mê và nguyện vọng cá nhân với thời gian phù hợp mà bạn sở hữu Lập một lịch trình làm việc là một quá trình bạn sắp xếp thời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian hoạch định Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, bạn sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình:

- Hiểu rõ điều mình thật sự mong muốn đạt được, đương nhiên mơ ước là vô vàn nhưng bạn sẽ phải cân nhắc cái gì là thật sự đáng để hy sinh thời gian vì nó.

- Tận dụng hết mọi nguồn thời gian sẵn có: bạn biết đấy, ai cũng có 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần

và 3 năm để học cấp 3, nhưng có những người trong 18 năm học đã có thể nói được 2 ngoại ngữ, có người không xong nổi tú tài, ngoài sự chênh lệch về khả năng tiếp thu, sự khác biệt ấy còn phụ thuộc vào cách sử dụng thời gian của mỗi người.

Do đó: Nếu bạn thấy mình đã từng bỏ phí thời gian thì hãy học cách sống có kế hoạch ngay từ bây giờ.

- Dành đủ thời gian cho những điều quan trọng mà bạn chắn chắn rằng mình phải đạt được Một người sống có kế hoạch có thể là một người bận rộn nhưng không bao giờ là một người quay mòng mòng với núi công việc và luôn chép miệng: "Ôi, tôi không có thời gian".

- Luôn có những khoảng thời gian dự trù cho những việc bất ngờ cần giải quyết gấp Bạn có một kế hoạch, và có thể nó đã được điền kín, nhưng thế không có nghĩa là bạn từ chối đi thăm ông ngoại bị bệnh

-> Kế hoạch chỉ đem lại hiệu quả nếu đấy là một kế hoạch linh hoạt.

- Giảm khả năng bị stress vì bạn có thể làm chủ cuộc sống của mình một cách hợp lý.

Những công cụ để hỗ trợ việc bạn lập kế hoạch, đó là nhật ký, sổ tay, lịch làm việc, đương nhiên bạn không thể ghi thời khóa biểu của mình lên… não bộ rồi Dù bạn có tự hào về trí nhớ của mình đến đâu thì cũng nên viết nó ra nếu không bạn lại phung phí khoản thời gian vừa tiết kiệm được để… nhớ ra lịch làm việc của mình.

Sau đây là những bước đơn giản để lên một kế hoạch:

+ Đầu tiên bạn nên bắt đầu bằng việc tìm kiếm thời gian rảnh cho những dự định của mình Đương nhiên bất kỳ ai cũng luôn phải dành thời gian cho những hoạt động thường nhật, ngoài chúng ra, hãy tận dụng thời gian còn lại để làm những gì bạn muốn.

+ Kế đến, lấp đầy những hoạt động bạn cần làm vào những khoảng thời gian đấy Song song với quá trình này là bạn phải luôn luôn để tâm đến trình tự ưu tiên của chúng Sự ưu tiên ấy có thể là do sở thích của bạn Vâng hôm nay tôi muốn học nấu ăn trước khi làm bài tập hoặc tôi phải đi cắt tóc cái đã trước khi gặp cô bạn mới Sự ưu tiên ấy phụ thuộc ở chính bạn Đương nhiên bạn phải ưu tiên bài kiểm tra cuối khóa trong hai ngày tới hơn là một buổi đi dã ngoại cuối tuần Trong một số trường hợp bạn phải bỏ qua những việc nhỏ để hướng đến những mục tiêu lớn Và cũng có khi không phải chỉ là sự tương quan giữa những việc lớn và nhỏ, bạn phải hy sinh mơ ước này để đuổi theo một mục tiêu khác Bạn biết đấy đó vừa là sự khó khăn vừa là nét thú vị của cuộc sống Luôn có những người phải hy sinh gia đình vì công việc hoặc ngược lại Và cho dù có một kế hoạch hoàn hảo đi chăng nữa, đôi khi bạn cũng mất mát một đìều gì đấy Tuy nhiên tôi mong sự mất mát này chỉ là tạm thời vì bạn sẽ lại đặt ra

kế hoạch để lấy lại những gì đã mất!

+ Dành ra những khoảng thời gian cần thiết giải quyết sự cố Điều này lại phụ thuộc vào kinh nghiệm

của bạn Bạn đang thực hiện một công việc có tính rủi ro cao, hãy dành thời gian dự phòng nhiều lên Công việc thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và cũng như những gì ta trù định Đó là lý do tại sao người ta rất dễ lúng túng với những công việc mới Bạn không thể nào biết được những việc bất ngờ phát sinh và sắp xếp kịp thời gian để giải quyết chúng Những người chưa thạo việc đôi khi còn phải lấy quỹ thời gian cá nhân để giải quyết công việc Nhưng khi bạn đã có kinh nghiệm , hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh Một người có trình độ chuyên nghiệp là một người lường trước được càng nhiều càng tốt những khả năng có thể xảy ra, những đều có thể cản trở công việc của mình Do đó bạn càng hoàn thiện mình bản kế hoạch của bạn càng hoàn hảo hơn.

+ Ngoài ra lời khuyên cho bạn là nên lập một kế hoạch linh hoạt, tùy từng trường hợp mà có thể bạn phải thay đổi kế hoạch vào giờ chót Vâng vì bạn đâu phải là một cái máy Nhưng lý do để thay đổi kế hoạch nên đươc kiểm tra về độ logic, đương nhiên tôi không khuyên bạn đổi kế hoạch đến trường hôm nay bởi vì mình mới nổi cái mụn to và xấu quá (!!!)

Sắp đặt một lịch trình làm việc tức là bạn đang lên kế hoạch cho việc sử dụng thời gian của mình Có một kế hoạch cụ thể bạn vừa tránh được những căng thẳng trong công việc vừa làm việc hiệu quả hơn.

* Cách sắp xếp lịch trình được tóm gọn như sau:

- Vạch ra khoảng thời gian trống của cá nhân.

- Điền vào từng khoảng thời gian những công việc cụ thể: đầu tiên là những việc quan trọng nhất tiến hành trước, những việc còn lại theo sau.

- Luôn dành thời gian cho những sự việc bất ngờ.

- Kế hoạch có thể thay đổi khi cần thiết nhưng bình thường thì nên cố gắng làm đươc những gì đã đề ra

Tận dụng thời gian một cách hợp lý - Thuyết "Hộp dưa góp"

Tuesday, 26 September 2006, 15:00:29

Quản Trị Thời Gian

Phải chăng có điều gì đáng bàn về món dưa góp rất thú vị? Ý tôi muốn nói đến hương vị của nó, có thể làm một số người khó chịu nhưng đối với tôi đó là mùi vị đầy lôi cuốn của một hương thơm quyến rũ nhất Một người sành ăn từng nói rằng: "Nó như một hương vị bất chợt lan toả trong miệng".

Bài viết này thực sự không phải bàn về món dưa góp, cũng chẳng bàn về việc ăn uống hay một người sành ăn nào cả Thực ra nó cũng chẳng nói về điều gì rõ ràng, trừ phi bạn tiếp tục theo dõi và bạn sẽ có một kế hoạch làm việc khá linh hoạt từ những gì tôi đưa ra trong bài viết này.

I Cái hộp đựng dưa (The jar)

Tôi đã từng áp dụng thuyết quản lý thời gian Tôi đã cố gắng rất nhiều nhưng hầu hết đều thất bại bởi

vì thời gian mà tôi tiết kiệm được do việc lập kế hoạch nhỏ hơn cả thời gian mà tôi phải bỏ ra để lập kế hoạch đó Bạn hiểu những gì tôi muốn nói chứ?

Thuyết quản lý thời gian gần đây nhất đã làm tôi dừng lại và nghĩ về cách mà mình đã trải nghiệm cuộc sống Đây không phải là việc xảy ra thường xuyên và tôi cũng không có ý nghĩ đùa giỡn bạn đọc Nhưng

lý thuyết tôi mới được dạy trong một khoá học về khả năng lãnh đạo được gọi là thuyết "Hộp dưa góp"

- Pickle Jar.

II Lý thuyết

Hãy tưởng tượng rằng, bạn là người không may mắn nên chỉ nhận được một chiếc hộp đựng dưa nhưng chẳng có tí dưa nào Với chiếc bình to này bạn có thể bỏ đầy dưa vào đó Còn nếu bạn không thích dưa thì có thể thoải mái thay thế từ "Hộp đựng dưa" (Pickle jar) bằng "Hộp đựng bánh dứa" (pancake jar) cũng không sao cả (!!!).

Được rồi, bây giờ bạn đã có chiếc bình của riêng mình Nhưng thay vì bỏ dưa vào đó, chúng ta sẽ bỏ vào vài hòn đá lớn Bỏ vào đến khi bạn không thể bỏ thêm nữa Hãy kể cho tôi biết khi nào nó đầy Lúc này tôi biết bạn nghĩ chiếc bình đã thực sự đầy nhưng nên nhớ rằng những hòn đá được để rất lộn xộn Bạn đã có chiếc bình đầy đến nỗi không thể cho vừa thêm bất cứ cái gì? Bây giờ hãy cho vào đó một ít sỏi đến tận khi không thể cho vừa nữa.

Bây giờ, mang cát đến và cho vào bình đến khi bạn cảm thấy không thể cho thêm được nữa thì đổ nước vào.

Tôi chắc rằng bạn chưa thể hiểu được ý nghĩa của bài học nhỏ này Mỗi người trong chúng ta đều có nhiều điều ưu tiên trong cuộc sống, chúng như những hòn đá lớn ở trong chiếc bình kia Chúng ta có những việc làm ưa thích thì chỉ như những hòn sỏi Còn những việc mà ta phải làm thì như là cát và những điều vụn vặt mà ta bắt gặp ở mọi nơi là nước.

Tất cả những điều trên không có gì là không tốt Chúng ta cần toàn bộ những điều này để tận hưởng mọi cảm giác của cuộc sống Không có kĩ năng quản lý thời gian thì mọi việc sẽ không cân bằng Thuyết

"Hộp dưa góp" làm tất cả đều cân bằng Nếu ta biết sắp xếp thời gian một cách hợp lý, mọi việc sẽ diễn

ra một cách hài hoà, có hiệu quả.

Thời gian biểu một ngày "chưa- biết- hộp- đựng- dưa" của tôi thường như sau:

8:00: Kiểm tra và trả lời email.

8:30: Kiểm tra các văn bản hành chính khác nhau và giải quyết những việc cần thiết

9:00: Đảm bảo mọi việc đều hoạt động bình thường

9:15: Xác định những công việc ưu tiên trong ngày

9:30: Đi dạo

10:00: Duy trì sự hoat động của website và loại bỏ những việc không còn phù hợp

11:00: Phác thảo bài viết

11:30: Biên tập bài viết

12:00: Đảm bảo mọi việc đều ăn khớp và các yêu cầu đều đã được giải quyết

12:30: Ăn trưa

1:30: Thiết lập kế hoạch mới nhất

2:30: Viết thư đến khách hàng để thông báo những thay đổi kế hoạch trong ba ngày tới

3:30: Kiểm tra mọi việc đang diễn ra và gii quyết những phát sinh

4:30: Vân vân

-> Như vậy nếu như mọi việc làm diễn ra suôn sẻ, không trục trặc thì đến cuối ngày chắc hẳn tôi đã xong những việc cần làm trong ngày.

Thế nhưng giả sử công việc từ 8-11 giờ sáng của tôi còn tồn đọng tôi sẽ như thế nào? Dừng việc lại cho ngày hôm sau hay tiếp tục làm lấn sang các công việc đã lên kế hoạch? Giả thiết là tôi lấy luôn giờ nghỉ trưa để cố làm cho hết việc, vừa ăn vừa tự động viên mình thật giỏi sắp xếp, để rồi cuối ngày tự tin đã giải quyết ổn thỏa mọi việc Có điều, vấn đề sẽ là các buổi trưa của tôi sẽ luôn bị chèn thêm việc -> Đây

rõ ràng không phải là giải pháp hữu hiệu Bởi vậy, tôi đã thực hiện kế hoạch của mình với một số sự thay đổi như sau:

Tôi giải quyết những công việc trọng yếu và những công việc ưu tiên đúng theo kế hoạch Còn những công việc vụn vặt, đột xuất như lướt web, bổ sung những điều thiếu sót tôi sẽ thực hiện bất cứ khi nào

có thời gian rảnh.

Dưới đây là một số thay đổi nhỏ trong lịch làm việc hàng ngày của tôi:

8.00: xác định những việc chính và quan trọng trong ngày và giải quyết những việc khẩn cấp.

8.30: viết bài

10.00: thiết lập kế hoạch mới

13.00: thư và trả lời thư khách hàng

Với kế hoạch mới này, một ngày của tôi linh hoạt hơn Tôi có nhiều thời gian hơn cho việc viết chương trình, mọi việc được hoàn thành sớm hơn, cảm giác thoải mái hơn và kế hoạch cũng linh hoạt hơn Mọi việc được thực hiện tốt đến không ngờ.

Trong những ngày "đã vận dụng thuyết hộp đựng dưa", tôi xác định rõ ràng đuợc những việc cốt yếu trong suốt cả ngày Còn Email không phải là việc cứng nhắc: tôi chỉ cần những khoảng thời gian ngắn

để thực hiện điều đó.

III Những hạt cát những công việc phải làm (detractors)

Bạn có thể ngần ngại áp dụng lý thuyết này nếu bạn là người quá bận rộn với đủ loại công việc từ quan trọng đến chẳng có ý nghĩa mấy nhưng bạn muốn làm hết trong ngày Tôi rất sẵn lòng giúp bạn một tay Nào, cầm lấy chiếc bình của bạn và đổ hết mọi thứ ra xem Tiếp theo, hãy đổ nước vào đó đến khi bình đầy hoàn toàn Sau đó cố gắng thêm cát vào Bạn thấy gì nào?

Đây là bản chất của thuyết "Hộp dưa góp" Hãy đảm bảo rằng mọi điều ưu tiên đã được thực hiện đúng kế hoạch trong ngày Còn những việc kém quan trọng hơn thì bạn hãy thực hiện khi thời gian rảnh rỗi, lúc đó bạn sẽ cảm thấy thoải mái và bớt áp lực hơn.

IV Nước (water)

Thi thoảng những việc vụn vặt đến không báo trước và khiến bạn rối tung beng lên Vậy thì, thay vì lo lắng về những điều đã vạch ra trước, bạn nên sử dụng thuyết "Hộp dưa góp" để chủ động thực hiện mọi việc Và đừng quên rằng: "ăn hết dưa trước khi làm rỗng bình" là một điều rất tốt đấy.