Làm thế nào để thuyết trình hiệu quả ?

Là một sinh viên hay một cán bộ quản lý, bạn sẽ không thể tránh khỏi những buổi báo cáo thuyết trình

LÀM TH NÀO Đ THUY T TRÌNH HI U QU ?Ế Ể Ế Ệ ẢLà m t sinh viên hay m t cán b qu n lý, b n s không th tránh kh i nh ngộ ộ ộ ả ạ ẽ ể ỏ ữ bu i báo cáo thuy t trình. Ngoài n i dung và ch t l ng c a công vi c đã th cổ ế ộ ấ ượ ủ ệ ự hi n, m t y u t r t quan tr ng nh h ng đ n k t qu chính là hình th c trìnhệ ộ ế ố ấ ọ ả ưở ế ế ả ứ bày c a bu i báo cáo, thuy t trình đó. Bài vi t này mu n chia s m t vài kinhủ ổ ế ế ố ẻ ộ nghi m đ làm cho bài thuy t trình c a b n có hi u qu h n.ệ ể ế ủ ạ ệ ả ơTr c h t, chúng ta c n ph i l u ý r ng đa s nh ng ng i ch ng ki n bu i báoướ ế ầ ả ư ằ ố ữ ườ ứ ế ổ cáo là nh ng ng i không tham gia vào quá trình làm vi c tr c đó nh ng l i cóữ ườ ệ ướ ư ạ nhu c u c n bi t v chúng. Trong s đó, ngoài m t s ng i ham mu n hi uầ ầ ế ề ố ộ ố ườ ố ể bi t v lĩnh v c liên quan đ n tên đ tài báo cáo, nh ng ng i còn l i ch ngế ề ự ế ề ữ ườ ạ ứ ki n bu i thuy t trình vì trách nhi m c a h ho c ch vì m t s tình c cũng nhế ổ ế ệ ủ ọ ặ ỉ ộ ự ờ ư tò mò. Do đó, đ bu i thuy t trình th c s có hi u qu , đi u c n ph i làm là d nể ổ ế ự ự ệ ả ề ầ ả ẫ d t ng i nghe t đ ng l c đ n s thích thú. Vi c này đ c th c hi n thông quaắ ườ ừ ộ ự ế ự ệ ượ ự ệ hình th c ngo i hình và gi ng nói c a ng i trình bày, hình th c và c u trúc c aứ ạ ọ ủ ườ ứ ấ ủ bài gi i thi u.ớ ệTùy theo tính ch t quan tr ng c a bu i báo cáo mà báo cáo viên s d ng trangấ ọ ủ ổ ử ụ ph c theo m c đ nghiêm túc c a nó. Trang ph c quá tr nh tr ng ho c s trangụ ứ ộ ủ ụ ị ọ ặ ự đi m c u kỳ không ph i lúc nào cũng đúng m c. Hình th c l ch s nh ng đ nể ầ ả ự ứ ị ự ư ơ gi n, tho i mái s giúp báo cáo viên th c s t tin, ch đ ng và tránh đ c sả ả ẽ ự ự ự ủ ộ ượ ự m t thi n c m t phía ng i tham d . M t d ng hình th c khác c a ng i trìnhấ ệ ả ừ ườ ự ộ ạ ứ ủ ườ bày đ c ng i nghe l u ý y ngay t đ u chính là gi ng nói. Tùy theo đ tài vàượ ườ ư ấ ừ ầ ọ ề lĩnh v c, gi ng nói có th lên xu ng truy n c m khác nhau. ự ọ ể ố ề ảTuy nhiên, m t gi ng nói v i t c đ v a ph i, phát âm rõ ch và đ l n đ phộ ọ ớ ố ộ ừ ả ữ ộ ớ ủ ủ r ng không gian n i trình bày s d cu n hút s quan tâm c a m i ng i h n.ộ ơ ẽ ễ ố ự ủ ọ ườ ơ Nh ng ng i có gi ng nói v i âm v c quá cao ho c quá th p c n chú ý đi uữ ườ ọ ớ ự ặ ấ ầ ề ch nh đ v a giúp ng i khác d nghe h n (tai ng i nh y nh t v i âm thanh ỉ ể ừ ườ ễ ơ ườ ạ ấ ớ ở t n s kho ng 5000Hz) v a d chi m đ c c m tình c a h .ầ ố ả ừ ễ ế ượ ả ủ ọ Hình th c c a bài báo cáo (slide) là ph n k ti p gây n t ng cho ng i theoứ ủ ầ ế ế ấ ượ ườ dõi. M t ph n minh h a v i nh ng màu s c d nhìn (t góc nhìn c a ng i theoộ ầ ọ ớ ữ ắ ễ ừ ủ ườ dõi), kích th c ch v a đ s t t h n m t ph n minh h a chi chít ch vi t v iướ ữ ừ ủ ẽ ố ơ ộ ầ ọ ữ ế ớ đ th màu s c hay m t màu duy nh t. M i trang trình bày c n có tiêu đ và chủ ứ ắ ộ ấ ỗ ầ ề ỉ nên có kho ng 4 – 5 dòng n i dung d ng tóm t t.ả ộ ở ạ ắBên c nh đó, vi c s d ng quá nhi u các hi u ng đ ng (animation) s làm choạ ệ ử ụ ề ệ ứ ộ ẽ b n thân ng i trình bày m t t p trung vào n i dung chính cũng nh làm loãngả ườ ấ ậ ộ ư s chú ý c a ng i nghe.ự ủ ườSau khi đã l u ý chăm chút cho hình th c c a b n thân cũng nh ph n minhư ứ ủ ả ư ầ h a, chúng ta cũng c n quan tâm đ n c u trúc c a bài gi i thi u. B n nên l u ýọ ầ ế ấ ủ ớ ệ ạ ư r ng, tuy bài gi i thi u có th ng n ho c dài khác nhau nh ng luôn luôn ph iằ ớ ệ ể ắ ặ ư ả b o đ m ba ph n :gi i thi u, tri n khai c th và t ng k t. Ph n tri n khai cả ả ầ ớ ệ ể ụ ể ổ ế ầ ể ụ th có th dài và mang đ m tính chuyên môn nên có ph n khó hi u h n. Doể ể ậ ầ ể ơ v y, ph n gi i thi u và t ng k t nên đ c trình bày m t cách d hi u nh t vàậ ầ ớ ệ ổ ế ượ ộ ễ ể ấ giúp ng i nghe có cái nhìn t ng quát v nh ng gì đang đ c gi i thi u trongườ ổ ề ữ ượ ớ ệ bu i báo cáo. ổLàm t t hai ph n này, báo cáo viên s n m đ c h n 50% s thành công.ố ầ ẽ ắ ượ ơ ự Trong ph n gi i thi u, ng i trình bày ph i nêu đ c đ ng l c (motivation) c aầ ớ ệ ườ ả ượ ộ ự ủ đ tài đang báo cáo, nh ng ràng bu c và k t qu mong mu n thông qua vi cề ữ ộ ế ả ố ệ th c hi n đ tài. Ph n t ng k t s cho bi t nh ng k t qu nào đã đ t đ cự ệ ề ầ ổ ế ẽ ế ữ ế ả ạ ượ cũng nh đánh giá nó so v i s mong mu n và nh ng đi u có th phát tri n ti pư ớ ự ố ữ ề ể ể ế t c trong t ng lai. ụ ươPh n phát tri n nh ng n i dung chuyên môn c th s là ph n khó trình bàyầ ể ữ ộ ụ ể ẽ ầ nh t b i nó ch a m t kh i l ng l n nh ng n i dung đ c tr ng c a công vi c.ấ ở ứ ộ ố ượ ớ ữ ộ ặ ư ủ ệ Ng i trình bày c n ph i hi u rõ n i dung công vi c c a mình đã làm đ có thườ ầ ả ể ộ ệ ủ ể ể phân lo i ra thành nhi u ph n nh theo mô hình quan h d ng s đ cây (tree).ạ ề ầ ỏ ệ ạ ơ ồ Vi c t ch c n i dung theo s đ này giúp gi m i quan h ch t ch gi a cácệ ổ ứ ộ ơ ồ ữ ố ệ ặ ẽ ữ ph n v i nhau. Khi trình bày, báo cáo viên nên gi i thi u cho ng i nghe bi tầ ớ ớ ệ ườ ế mình s trình bày nh ng ph n nào cũng nh v trí t ng đ i c a ph n đangẽ ữ ầ ư ị ươ ố ủ ầ đ c gi i thi u v i các ph n khác (plan). ượ ớ ệ ớ ầM c dù là ph n trình bày nh ng chi ti t c th c a công vi c, báo cáo viên cũngặ ầ ữ ế ụ ể ủ ệ không nên quá sa đà vào nh ng chi ti t chuyên môn quá r c r i mà ch nên trìnhữ ế ắ ố ỉ bày m t cách t ng quát, d hi u nh t. Sau m i ph n nh , ng i trình bày nênộ ổ ễ ể ấ ỗ ầ ỏ ườ có m t s k t hay nh n xét cho ph n đ y đ cô đ ng l i v n đ .ộ ơ ế ậ ầ ấ ể ọ ạ ấ ềTóm l i, đ m t bu i báo cáo thuy t trình th t s có hi u qu , ng i trình bàyạ ể ộ ổ ế ậ ự ệ ả ườ c n có s chu n b h p lý v hình th c ngo i hình và gi ng nói c a mình, hìnhầ ự ẩ ị ợ ề ứ ạ ọ ủ th c và c u trúc bài gi i thi u. Đi u chú ý cu i cùng là vi c s d ng t ng phứ ấ ớ ệ ề ố ệ ử ụ ừ ữ ổ bi n, d hi u đ di n đ t v n đ . ế ễ ể ể ễ ạ ấ ềChúc các b n thành công.ạThS Võ Nh t Vinh. ậNgoài ra, xin g i t i các b n lo t bài gi i thi u v Presentation (g m 4 ph n):ử ớ ạ ạ ớ ệ ề ồ ầ Ph n I: Gi i thi u.ầ ớ ệ Ph n II: Cách m đ u và chu n b .ầ ở ầ ẩ ị Ph n III: Cách trình bày n i dung.ầ ộ Phàn IV: K t thúc và tr l i câu h i.ế ả ờ ỏPH N IẦTr c khi b n b t đ u, có năm câu h i b n c n tr l i. Ai là khán gi (ng iướ ạ ắ ầ ỏ ạ ầ ả ờ ả ườ tham d ) bài trình bày c a b n?ự ủ ạ B n nên có k ho ch tr c đ bi t đ c vài đi u v ng i tham d nh hi uạ ế ạ ướ ể ế ượ ề ề ừơ ự ư ể bi t c a h v ch đ báo cáo c a b n. N u b n hi u ng i tham d , b n cóế ủ ọ ề ủ ề ủ ạ ế ạ ể ườ ự ạ th ch n phong cách nói và t ng thích h p. B n cũng s quy t đ nh cách trìnhể ọ ừ ữ ợ ạ ẽ ế ị bày báo cáo và cách th c trình bày m đ u liên quan và thú v đ n v i ngu iứ ở ầ ị ế ớ ờ tham d .ựT i sao b n ph i trình bày báo cáo đó?ạ ạ ảB n đang c th gì đó cho m t ai đó, thuy t ph c ai làm đi u gì, ho c k v 1ạ ố ứ ộ ế ụ ề ặ ể ề v n d gì đó? Đi u gì b n ng i tham d nghĩ ho c c m nh n đu c cu i bàiấ ề ề ạ ườ ự ặ ả ậ ợ ở ố nói? Điièu gì s s y đ n b c ti p theo? S c n thi t c a trình bày, ho c sẽ ả ế ở ướ ế ự ầ ế ủ ặ ẽ thích h p h n n u vi t báo cáo ho c biên b n ghi nh ?ợ ơ ế ế ặ ả ớTh i gian bài trình bày c a b n là bao nhiêu?ờ ủ ạB n c n ph i bi t rõ bao nhiêu thông tin s đu c trình bày và ti t ki m th i gianạ ầ ả ế ẽ ợ ế ệ ờ cho ph n câu h i và tr l i cu i th i gian báo cáo. Thông th ng, bài trình bàyầ ỏ ả ờ ố ờ ườ không nên kéo dài quá 30 phút. N u b n trình bày kéo dài h n, có kh năng caoế ạ ơ ả là ng i tham d s c m th y bu n ng .ườ ự ẽ ả ấ ồ ủB n s trình bày đâu?ạ ẽ ởHãy ch c ch n là b n s trình bày căn phòng đ l n có trang b các thi t bắ ắ ạ ẽ ở ủ ớ ị ế ị nghe nhìn c n thi t. N u có th , ki m tra phòng báo cáo tr c khi b n đ n đầ ế ế ể ể ướ ạ ế ể bi t tr c các thi t b làm vi c t t và xem phòng có đ ánh sáng và thôngế ướ ế ị ệ ố ủ thoáng không.Ngày nào b n s trình bày?ạ ẽN u ngay tru c b a tr a, ho c sau b a tr a ngày th 6, ng i tham d có thế ớ ữ ư ặ ữ ư ứ ườ ự ể không có s chú ý nh các th i gian khác. Hãy t o s khác bi t đ tăng s h pự ư ờ ạ ự ệ ể ự ấ d n và tính thông tin cao c a bài nói n u b n s p trình bày 1 đi m th i gianẫ ủ ế ạ ắ ở ể ờ không ti n cho l m.ệ ắLên k ho chế ạ N u b n hi u rõ b n s trình bày bài nói và t i sao b n l i ph i trình bày choế ạ ể ạ ẽ ạ ạ ạ ả ng i tham d , b n có th đ t v trí c a mình vào vai trò c a ng i nghe. B nườ ự ạ ể ặ ị ủ ủ ườ ạ có th nghĩ v thông tin gì s c n có trong bài trình bày và th t n i dung trìnhể ề ẽ ầ ứ ự ộ bày. B n cũng có th nghĩ v l i gi i thi u sao cho gây c m h ng ng i nghe.ạ ể ề ờ ớ ệ ả ứ ở ườ Bài trình bày c a b n nên chia thành 5 n i dung (ph n) chính nh sau:ủ ạ ộ ầ ưGi i thi uT ng quanN i dung chính c a bài trình bàyTóm l cPh n câu h i vàớ ệ ổ ộ ủ ượ ầ ỏ tr l iHãy t o và vi t 1 ghi chú s l c v t t c các đi m (n i dung) b n mu nả ờ ạ ế ơ ượ ề ấ ả ể ộ ạ ố trình bày trong bài nói và lên k ho ch. R t có giá tr n u b n ghi các đi m (n iế ạ ấ ị ế ạ ể ộ dung) vào các th ch m c đ h tr b n trong quá trình trình bày. Th ch m cẻ ỉ ụ ể ỗ ợ ạ ẻ ỉ ụ cũng có th dùng đ ghi các liên k t gi a các đi m (n i dung), ho c cách đánhể ể ế ữ ể ộ ặ v n các t khó.ầ ừCách gi i thi u b t đ u bài nóiớ ệ ắ ầHãy đ ng i khác gi i thi u b n v i ng i nghe. Đi u này s đem l i cho b nể ườ ớ ệ ạ ớ ườ ề ẽ ạ ạ uy tín nh t đ nh v i vai trò là ngu i nói và b n cũng s không ph i gi i thi u b nấ ị ớ ờ ạ ẽ ả ớ ệ ạ là ai và t i sao l i đây. Sau khi đ c gi i thi u v i khán gi , b n có th b tạ ạ ở ượ ớ ệ ớ ả ạ ể ắ đ u bài trình bày. Nh ng gì b n nói ban đ u r t quy t đ nh - n u b n không làmầ ữ ạ ầ ấ ế ị ế ạ khán gi quan tâm ngay t đ u, r t khó có th gi h nghe b n trình bày. Hãyả ừ ầ ấ ể ữ ọ ạ nghĩ v nh ng gì quan tr ng s nói nghĩa là trình bày nh ng đi m quan tr ngề ữ ọ ẽ ữ ể ọ đ n khán gi . Có th là v n đ b n đã bi t cách gi i, ho c s vi c ho c th ngế ả ể ấ ề ạ ế ả ặ ự ệ ặ ố kê h c n bi t đ n. L i phát bi u ho c câu h i m đ u không nên dài h n h n 1ọ ầ ế ế ờ ể ặ ỏ ở ầ ơ ơ phút và đ a ra đi m gì đó đ ng i nghe suy nghĩ.ư ể ể ườPH N IIẦ T ng quanổSau khi b n đ a ra l i phát bi u m đ u, b n nên gi i thi u s l c v bàiạ ư ờ ể ở ầ ạ ớ ệ ơ ượ ề thuy t trình c a mình. Bao g m nh ng gì b n đ nh nói và các ch đi m baoế ủ ồ ữ ạ ị ủ ể trùm, th i gian thuy t trình và cách b n s n m b t câu h i.ờ ế ạ ẽ ắ ắ ỏ Ví d , bài thuy t trình c a nhân viên bán hàng n n b t đ u th này:ụ ế ủ ế ắ ầ ếWelcome"Chào m ng quý v ."ừ ịL i m đ uờ ở ầ"Nh quý v đã bi t, công ty này đang m t d n th ph n. Nh ng chúng ta l i đ tư ị ế ấ ầ ị ầ ư ạ ặ câu h i là tăng m c bán hàng lên 20%. B ng cách nào chúng ta có th gia tăngỏ ứ ằ ể bán hàng ti m năng trong m t th tr ng đang thu h p l i?ề ộ ị ườ ẹ ạT ng quan - Tóm t t s l cổ ắ ơ ượ"Hôm nay, tôi s trình bày v i các b n v cách chúng ta th c hi n m c tiêu trên.ẽ ớ ạ ề ự ệ ụ bài thuy t trình g m có 3 ph n. Tr c tiên tôi s trình bày v th tr ng và hi nế ồ ầ ướ ẽ ề ị ườ ệ tr ng. Ti p theo, tôi s trình bày v s n ph m m i và bi n pháp xúc ti n s nạ ế ẽ ề ả ẩ ớ ệ ế ả ph m. Cu i cùng, tôi s th m tra m t s chi n l c bán hàng mà s giúp chúngẩ ố ẽ ẩ ộ ố ế ượ ẽ ta gia tăng s n l ng bán lên 20%." "Bài thuy t trình kéo dài vào kho ng 20ả ượ ế ả phút. Tôi s đ dành th i gian th o lu n cu i bài thuy t trình."ẽ ể ờ ả ậ ở ố ếNgôn ng h u ích cho ph n tóm l c - overviews "Có b n ph n trong bài thuy tữ ữ ầ ượ ố ầ ế trình c a tôi." "Bài thuy t trình đ c chia làm 3 ph n chính." "Đ u tiên, th hai,ủ ế ượ ầ ầ ứ th 3, cu i cùng ." "Tôi s p . quan đi m v . nói v . th m tra . trao đ i vàiứ ố ắ ể ề ề ẩ ổ đi u v hi n tr ng . đ a ra m t vài s ki n và hình nh . đ a b n vào l ch sề ề ệ ạ ư ộ ự ệ ả ư ạ ị ử v . t p trung vào . gi i h n bài thuy t trình b ng câu h i v . ề ậ ớ ạ ế ằ ỏ ề"B n có th tho i mái ng t l i tôi n u b n có câu h i ho c đi m nào ch a rõ."ạ ể ả ắ ờ ế ạ ỏ ặ ể ư "S có th i gian cho ph n th o lu n cu i bài thuy t trình." "Tôi s bi t n n uẽ ờ ầ ả ậ ố ế ẽ ế ơ ế b n đ a ra câu h i vào cu i bài thuy t trình."ạ ư ỏ ố ếPh n thân bài thuy t trình - The main body of the presentation ầ ế Sau khi b n đ a ra ph n tóm l c, b n có th b t đ u bài thuy t trình c aạ ư ầ ượ ạ ể ắ ầ ế ủ mình. Đ n lúc này, b n nên có c m giác th thái và khán gi c a b n s hi uế ạ ả ư ả ủ ạ ẽ ể t i sao h ph i l ng nghe b n.ạ ọ ả ắ ạTrong giai đo n lên k ho ch. N u b n có các ch đi m trên m i th ch m cạ ế ạ ế ạ ủ ể ỗ ẻ ỉ ụ rieng r , nh th b n s d dàng theo sát k ho ch c a b n. Theo dòng th iẽ ư ế ạ ẽ ễ ế ạ ủ ạ ờ gian, có m t ý t ng t t là b n nên tham chi u (tham kh o) đ n phát bi u mộ ưở ố ạ ế ả ế ể ở đ u và g i l i t i sao h đang l ng nghe b n. Ví d , n u b n trình bày cho nhânầ ợ ạ ạ ọ ắ ạ ụ ế ạ viên bán hàng (nh ví d trên), g i l i m t cách th ng xuyên các l i ích màư ở ụ ợ ạ ộ ườ ợ b n đang nói.ạCác m u câu h u ích đ tham chi u - Useful expressions for referring back"Nhẫ ữ ể ế ư tôi đã nói t đ u ." "Đi u này, dĩ nhiên, s giúp b n (đ t đ c gia tăng bánừ ầ ề ẽ ạ ạ ượ hàng 20%)." "Nh b n bi t, chúng ta s t p trung vào ." "Đi u này ràng bu cư ạ ế ẽ ậ ề ộ v i l i phát bi u ban đ u c a tôi ." "Đi u này liên quan tr c ti p đ n câu h i tôiớ ờ ể ầ ủ ề ự ế ế ỏ đã đ t ra tr c đây ."ặ ướGi khán gi bên b n - Keeping your audience with youKhi b n đi qua bài thuy tữ ả ạ ạ ế trình c a mình, nh là nh ng gì b n nói là m i đ i v i khán gi . B n ph i có c uủ ớ ữ ạ ớ ố ớ ả ạ ả ấ trúc rõ ràng v bài nói, n u không có th nó s không đ y đ . Vì lý do này, b nề ế ể ẽ ầ ủ ạ nên cho khán gi bi t khi b n chuy n sang m t ch đi m m i (chuy n ch đ ).ả ế ạ ể ộ ủ ể ớ ể ủ ề B n có th làm th theo cách nói nh sau "đúng", ho c "OK". B n cũng có thạ ể ế ư ặ ạ ể s d ng các cách di n t sau đây:ử ụ ễ ả"Tôi mu n chuy n sang ." "Tôi mu n quay sang ." "Đó là nh ng gì t i mu nố ể ố ữ ố ố nói v ." "Bây gi tôi mu n các b n nhìn v ." "Đi u này d n tôi đ n đi m ti pề ờ ố ạ ề ề ẫ ế ể ế theo ."N u b n đang s d ng th ch m c, đ đ t các liên k t các ch đi m s giúpế ạ ử ụ ẻ ỉ ụ ể ặ ế ủ ể ẽ b n nh và gi khán gi bên b n. Ngoài ra, b ng cách nhìn l t qua th chạ ớ ữ ả ạ ằ ướ ẻ ỉ m c s giúp b n t m ng ng - đi u này cũng giúp khán gi nh n bi t là b nụ ẽ ạ ạ ư ề ả ậ ế ạ đang chu n b đem đ n đi u gì đó m iẩ ị ế ề ớ Ph n IIIầS d ng hình nh tr c quanử ụ ả ự N u b n d đ nh s d ng các hình nh tr c quan, hãy chú ý là không nên cóế ạ ự ị ử ụ ả ự quá nhi u thông tin trên m i slide. T ng quát, hình nh tr c quan ch nên sề ỗ ổ ả ự ỉ ử d ng đ minh h a thông tin ch khi mà trái l i c n nhi u th i gian đ gi iụ ể ọ ỉ ạ ầ ề ờ ể ả thích.Khi b n thi t k hình nh cho bài nói, suy nghĩ v cách làm th nào đ trìnhạ ế ế ả ề ế ể di n thông tin. B n có d đ nh s d ng bi u đ d ng cánh qu t, đ th d ngễ ạ ự ị ử ụ ể ồ ạ ạ ồ ị ạ c t hay các đ th thông th ng? Cách ghi nhãn (label) cho hình nh thộ ồ ị ườ ả ế nào? Càng đ n gi n bao nhiêu, bài trình bày s t t b y nhiêu. Đ ng s d ngơ ả ẽ ố ấ ừ ử ụ quá nhi u t ng trên hình nh, nh ng có th s d ng nhi u màu s c vàề ừ ữ ả ư ể ử ụ ề ắ font ch khác nhau cho các đi m nh n.ữ ể ấS d ng hình nh cho bài nói s làm tăng t m quan tr ng đ i v i khánử ụ ả ẽ ầ ọ ố ớ gi . Sau đây là m t s câu h u ích bi u th hình nh:ả ộ ố ữ ể ị ả"Đ th này cho (b n) th y ." ồ ị ạ ấ"Hãy chú ý (nhìn) vào . này" "N u b n đ ý vào (bi u đ , đ th , b ng) này, b n s (nh n) th y ." ế ạ ể ể ồ ồ ị ả ạ ẽ ậ ấ"Tôi mu n b n đ ý vào . này" ố ạ ể"Bi u đ này minh h a các hình ." ể ồ ọ"Đ th đem l i cho b n đi m suy gi m c a ." ồ ị ạ ạ ể ả ủKhi b n bi u th hình nh cho khán gi , hãy đ cho h có đ th i gian ti pạ ể ị ả ả ể ọ ủ ờ ế thu h t thông tin. Kho ng d ng s cho phép h nhìn thông tin và ti p theo làế ả ừ ẽ ọ ế gi i thích t i sao hình nh đó là quan tr ng.ả ạ ả ọNgôn ng s d ng đ nói "t i sao hình nh này quan tr ng"ữ ử ụ ể ạ ả ọ "Nh b n th y ." ư ạ ấ"Đi u này rõ ràng cho th y ." ề ấ"T đây, chúng ta có th hi u t i sao/b ng cách nào ." ừ ể ể ạ ằ"Ph n này có t m quan tr ng th c t v ." ầ ầ ọ ự ế ề "Vùng này c a bi u đ là thú v ." ủ ể ồ ịS d ng gi ng đi u, ng đi uử ụ ọ ệ ữ ệĐ ng nói v i gi ng đ u đ uDon - nó s làm nhàn chán đ i v i khán gi .ừ ớ ọ ề ề ẽ ố ớ ả B ng cách thay đ i t c đ nói và gi ng đi u, b n s có th gi đu c s chúằ ổ ố ộ ọ ệ ạ ẽ ể ữ ợ ự ý c a khán gi . Hãy đ m b o b n có các đi m t m d ng (pause) thích h pủ ả ả ả ạ ể ạ ừ ợ đúng ch - th ng là gi a các ý t ng trong câu. Ví d "Chi n l c đ u tiênỗ ườ ữ ưở ụ ế ượ ầ bao g m tìm hi u v th tr ng (t m d ng) và tìm ki m nh ng gì chúng taồ ể ề ị ườ ạ ừ ế ữ mong mu n. (t m d ng) Các kh o sát v khách hàng (t m d ng) cũng nhố ạ ừ ả ề ạ ừ ư đào t o nhân viên (t m d ng) s giúp chúng ta th c hi n đi u đó."ạ ạ ừ ẽ ự ệ ềĐ ng quên - n u b n nói quá nhanh b n s b r i khán gi !ừ ế ạ ạ ẽ ỏ ơ ảNgôn ng thân thữ ểH u h t ng i trình bày th ng là đ ng thay vì ng i trong su t bu i báo cáo.ầ ế ườ ườ ứ ồ ố ổ Hãy c đ ng không đút tay vào túi qu n ho c cánh tay v t quá c m. Thayố ứ ầ ặ ượ ằ vì th , hãy tìm v trí mà b n c m th y an tâm và th giãn. B n có th luy nế ị ạ ả ấ ư ạ ể ệ t p tr c g ng đ tìm ra t th thích h p v i b n.ậ ướ ươ ể ư ế ợ ớ ạB n có các bi u hi n kích thích không? Đ trang s c bình th ng ho c đ uạ ể ệ ồ ứ ườ ặ ầ tóc c a b n có th làm tr n i ng i nghe. N u có th , luy n t p bài nói c aủ ạ ể ễ ả ườ ế ể ệ ậ ủ b n qua Video t đó có th lo i b các bi u hi n n ào.ạ ừ ể ạ ỏ ể ệ ồGi m t c a b n liên h v i khán gi trong khi nói. N u có th , nhìn t t cữ ắ ủ ạ ệ ớ ả ế ể ấ ả m i ng i t t h n là nhìn ch m ch m vào m t ng i. N u b n c m th y khóọ ườ ố ơ ằ ằ ộ ườ ế ạ ả ấ kh n khi nhìn vào ng i khác, t p trung vào 1 đi m ngay trên m t h - nó sắ ườ ậ ể ắ ọ ẽ giúp khán gi hi u r ng b n đang nhìn h h n là nhìn ch m ch m.ả ể ằ ạ ọ ơ ằ ằTóm t t - tóm lu cắ ợVào cu i báo cáo, b n nên tóm l c l i bài nói c a b n và g i l i cho khánố ạ ượ ạ ủ ạ ợ ạ gi nh ng gì b n đã nói.ả ữ ạNgôn ng đ tóm l cữ ể ươ"Ph n này đã đ a b n đ n cu i bài trình bày. Tôi đã trình nói v ." ầ ư ạ ế ố ề"Vâng, đó là nh ng gì tôi mu n nói lúc này. Chúng ta đã trao đ i v ." ữ ố ổ ề "Nh vây, đó là chi n l c ti p th c a chúng ta. Tóm l c l i, chúng ta ." ư ế ượ ế ị ủ ượ ạ"Đ t ng k t, Tôi ." ể ổ ếliên quan đ n ph n k t bài trình bày c a b n là phát bi u m đ u c a b nế ầ ế ủ ạ ể ở ầ ủ ạPh n IVNgôn ng ch s quan h "Vì v y Tôi mong r ng b n s th y rõ ràngầ ữ ỉ ự ệ ậ ằ ạ ẽ ấ h n chút v cách làm th nào chúng ta có th đ t đ c m c đ tăng hàng bánơ ề ế ể ặ ượ ứ ộ ra kho ng 20%." "Tr l i v i câu h i ban đ u, chúng ta có th đ t đ c/thuả ở ạ ớ ỏ ầ ể ạ ượ đ c ." "Nh chúng ta v a đi qua nh ng gì tôi nói, Tôi mu n đi tr l i ban đ uượ ư ừ ữ ố ở ạ ầ khi tôi đ t câu h i v i các b n ." "Tôi hy v ng, bài thuy t trình hôm nay s hặ ỏ ớ ạ ọ ế ẽ ỗ tr b n nh ng thông tin tôi đã nói lúc b t đ u ." "V m t th c t , tr l i câu h iợ ạ ữ ắ ầ ề ặ ự ế ả ờ ỏ đ u tien c a tôi. Chúng ta có th đ t đ c m c đ bán hàng kho ng ."ầ ủ ể ạ ượ ứ ọ ảN m b t câu h i C m n khán gi v s có m t c a h và m i h đ t câu h is.ắ ắ ỏ ả ơ ả ề ự ặ ủ ọ ờ ọ ặ ỏ "C m n s có m t c a quý v /th y cô ngày hôm nay - và bây gi là ph n th oả ơ ự ặ ủ ị ầ ờ ầ ả lu n, tôi r t vui lòng đ c trao đ i."ậ ấ ượ ổ"C m n s tham d c a quý v - và bây gi tôi xin l ng nghe các câu h i traoả ơ ự ự ủ ị ờ ắ ỏ đ i c a quý v ."ổ ủ ị"Ph n này đã đ a chúng ta đ n ph n cu i c a bài thuy t trình. C m n s hi nầ ư ế ầ ố ủ ế ả ơ ự ệ di n c a quý v . Tôi r t vui lòng tr l i và trao đ i sâu thêm các câu h i c a quýệ ủ ị ấ ả ờ ổ ỏ ủ v ."ịKhi b n đón nh n câu h i, c m n ng i đã h i mình và ti p theo nh c l i câuạ ậ ỏ ả ơ ườ ỏ ế ắ ạ h i c a h . B ng cách nh c l i câu h i khán gi b n có th ki m tra l i r ngỏ ủ ọ ằ ắ ạ ỏ ả ạ ể ể ạ ằ b n đã hi u câu h i và đem l i cho b n th i gian suy nghĩ v câu h i. Nh v y,ạ ể ỏ ạ ạ ờ ề ỏ ư ậ b ng cách đ a ra câu h i l n n a cũng giúp cho các thành viên khác trong sằ ư ỏ ầ ữ ố ng i tham d hi u thêm v câu h i.ườ ự ể ề ỏ"C m n b n. Vâng b n mu n thông tin chi ti t h n v chi n l c c a chúngả ơ ạ ạ ố ế ơ ề ế ượ ủ tôi?" "Đây qu là m t câu h i thú v . B ng cách nào chúng ta có th thu l i m tả ộ ỏ ị ằ ể ợ ộ cách ch đ ng?" "C m n v câu h i. K ho c năm sau là gì?"ủ ộ ả ơ ề ỏ ế ặ [...]... cách trình ọ ừ ữ ợ ạ ẽ ế ị bày báo cáo và cách th c trình bày m đ u liên quan và thú v đ n v i ngu iứ ở ầ ị ế ớ ờ tham d .ự T i sao b n ph i trình bày báo cáo đ ? ạ ả B n đang c th gì đó cho m t ai đó, thuy t ph c ai làm đi u gì, ho c k v 1ạ ố ứ ộ ế ụ ề ặ ể ề v n d gì đ ? Đi u gì b n ng i tham d nghĩ ho c c m nh n đu c cu i bàiấ ề ề ạ ườ ự ặ ả ậ ợ ở ố nói? Điièu gì s s y đ n b c ti p theo? S c...LÀM TH NÀO Đ THUY T TRÌNH HI U QU ? Ể Ế Ệ Ả Là m t sinh viên hay m t cán b qu n lý, b n s không th tránh kh i nh ngộ ộ ộ ả ạ ẽ ể ỏ ữ bu i báo cáo thuy t trình. Ngồi n i dung và ch t l ng c a công vi c đã th cổ ế ộ ấ ượ ủ ệ ự hi n, m t y u t r t quan tr ng nh h ng đ n k t qu chính là hình th c trình ộ ế ố ấ ọ ả ưở ế ế ả ứ bày c a bu i báo cáo, thuy t trình đó. Bài vi t này... c a trình bày, ho c sẽ ả ế ở ướ ế ự ầ ế ủ ặ ẽ thích h p h n n u vi t báo cáo ho c biên b n ghi nh ? ơ ế ế ặ ả ớ Th i gian bài trình bày c a b n là bao nhiêu?ờ ủ ạ B n c n ph i bi t rõ bao nhiêu thông tin s đu c trình bày và ti t ki m th i gianạ ầ ả ế ẽ ợ ế ệ ờ cho ph n câu h i và tr l i cu i th i gian báo cáo. Thông th ng, bài trình bàyầ ỏ ả ờ ố ờ ườ không nên kéo dài quá 30 phút. N u b n trình. .. m th y bu n ng .ườ ự ẽ ả ấ ồ ủ B n s trình bày đâu?ạ ẽ ở Hãy ch c ch n là b n s trình bày căn phịng đ l n có trang b các thi t bắ ắ ạ ẽ ở ủ ớ ị ế ị nghe nhìn c n thi t. N u có th , ki m tra phịng báo cáo tr c khi b n đ n đầ ế ế ể ể ướ ạ ế ể bi t tr c các thi t b làm vi c t t và xem phịng có đ ánh sáng và thơngế ướ ế ị ệ ố ủ thống khơng. Ngày nào b n s trình bày?ạ ẽ N u ngay tru c b a tr a, ho c sau... ngế ề ự ế ề ữ ườ ạ ứ ki n bu i thuy t trình vì trách nhi m c a h ho c ch vì m t s tình c cũng nhế ổ ế ệ ủ ọ ặ ỉ ộ ự ờ ư tị mị. Do đó, đ bu i thuy t trình th c s có hi u qu , đi u c n ph i làm là d nể ổ ế ự ự ệ ả ề ầ ả ẫ d t ng i nghe t đ ng l c đ n s thích thú. Vi c này đ c th c hi n thông quaắ ườ ừ ộ ự ế ự ệ ượ ự ệ hình th c ngo i hình và gi ng nói c a ng i trình bày, hình th c và c u trúc c aứ... c a bu i báo cáo, thuy t trình đó. Bài vi t này mu n chia s m t vài kinhủ ổ ế ế ố ẻ ộ nghi m đ làm cho bài thuy t trình c a b n có hi u qu h n.ệ ể ế ủ ạ ệ ả ơ Tr c h t, chúng ta c n ph i l u ý r ng đa s nh ng ng i ch ng ki n bu i báoướ ế ầ ả ư ằ ố ữ ườ ứ ế ổ cáo là nh ng ng i khơng tham gia vào q trình làm vi c tr c đó nh ng l i cóữ ườ ệ ướ ư ạ nhu c u c n bi t v chúng. Trong s đó, ngồi m t s ng... a, ho c sau b a tr a ngày th 6, ng i tham d có thế ớ ữ ư ặ ữ ư ứ ườ ự ể khơng có s chú ý nh các th i gian khác. Hãy t o s khác bi t đ tăng s h pự ư ờ ạ ự ệ ể ự ấ d n và tính thơng tin cao c a bài nói n u b n s p trình bày 1 đi m th i gianẫ ủ ế ạ ắ ở ể ờ không ti n cho l m.ệ ắ Lên k ho chế ạ Sau khi b n đ a ra ph n tóm l c, b n có th b t đ u bài thuy t trình c aạ ư ầ ượ ạ ể ắ ầ ế ủ mình. Đ n lúc... nó. Trang ph c quá tr nh tr ng ho c s trangụ ứ ộ ủ ụ ị ọ ặ ự đi m c u kỳ không ph i lúc nào cũng đúng m c. Hình th c l ch s nh ng đ nể ầ ả ự ứ ị ự ư ơ gi n, tho i mái s giúp báo cáo viên th c s t tin, ch đ ng và tránh đ c sả ả ẽ ự ự ự ủ ộ ượ ự m t thi n c m t phía ng i tham d . M t d ng hình th c khác c a ng i trình ệ ả ừ ườ ự ộ ạ ứ ủ ườ bày đ c ng i nghe l u ý y ngay t đ u chính là gi ng nói. Tùy... audience with youKhi b n đi qua bài thuy tữ ả ạ ạ ế trình c a mình, nh là nh ng gì b n nói là m i đ i v i khán gi . B n ph i có c uủ ớ ữ ạ ớ ố ớ ả ạ ả ấ trúc rõ ràng v bài nói, n u khơng có th nó s khơng đ y đ . Vì lý do này, b nề ế ể ẽ ầ ủ ạ nên cho khán gi bi t khi b n chuy n sang m t ch đi m m i (chuy n ch đ ).ả ế ạ ể ộ ủ ể ớ ể ủ ề B n có th làm th theo cách nói nh sau "đúng", ho c "OK".... ch c a b n. Theo dòng th iẽ ư ế ạ ẽ ễ ế ạ ủ ạ ờ gian, có m t ý t ng t t là b n nên tham chi u (tham kh o) đ n phát bi u mộ ưở ố ạ ế ả ế ể ở đ u và g i l i t i sao h đang l ng nghe b n. Ví d , n u b n trình bày cho nhânầ ợ ạ ạ ọ ắ ạ ụ ế ạ viên bán hàng (nh ví d trên), g i l i m t cách th ng xuyên các l i ích màư ở ụ ợ ạ ộ ườ ợ b n đang nói.ạ Các m u câu h u ích đ tham chi u - Useful expressions for . LÀM TH NÀO Đ THUY T TRÌNH HI U QU ? Ể Ế Ệ ẢLà m t sinh viên hay m t cán b qu n lý, b n s. nói? Điièu gì s s y đ n b c ti p theo? S c n thi t c a trình bày, ho c sẽ ả ế ở ướ ế ự ầ ế ủ ặ ẽ thích h p h n n u vi t báo cáo ho c biên b n ghi nh ?