luận văn tốt nghiệp ngành công nghệ thông tin đề tài phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm luận văn báo cáo đề tài quản lý bán hàng văn phòng phẩm để phục vụ nhu cầu của những cửa hàng vừa thì phần mềm sẽ giúp quản lý một cách tốt hơn
MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG I TỔNG QUAN ĐỀ TÀI 1.1 Khảo sát hệ thống quản lý cửa hàng .3 1.1.1 Cơ cấu tổ chức của hàng 1.1.2 Quá trình quản lý bán hàng 1.1.3 Quản lý nhập hàng 1.1.4 Quản lý tồn kho 1.2 Phân tích yêu cầu chức hệ thống .5 1.2.1 Quản lý kinh doanh 1.2.2 Cập nhật 1.2.3 Tìm kiếm/xem thơng tin 1.2.4 Thống kê – báo cáo 1.2.5 Quản lý hệ thống liệu CHƯƠNG II 2.1 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG BÁN HÀNG VĂN PHÒNG PHẨM Biểu đồ phân cấp chức hệ thống 2.2 Sơ đồ thực thể ERD 2.2.2 Xác định thực thể 2.2.2 Các bảng Thực Thể 11 Chương III: XÂY DỰNH PHẦN MỀM QUẢN LÝ .13 3.2 Các bảng liệu 14 3.2 Các form phần mềm 19 KẾT LUẬN 32 SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số LỜI MỞ ĐẦU Ngày phát triển mạnh mẽ khoa học kĩ thuật, kinh tế nước ta phát triển cách mạnh mẽ Đi liền với việc phát triển kinh tế việc quản lý khơng phần quan trọng Khi kinh tế phát triển theo khối lượng cơng việc tăng lên cách nhanh chóng Trong đó, việc quản lý theo mơ hình thủ cơng sử dụng sức người ngày phải xử lý khối lượng liệu khổng lồ khơng ngừng tăng trưởng Vì sử dụng sức người nên khơng tránh khỏi sai sót thời gian trình xử lý, tốn kếm tiền bạc, từ ảnh hưởng tới hiệu suất xủ lý cơng việc quan, tổ chức Vì vậy, cách thức quản lý theo mơ hình thủ cơng khơng thể đáp ứng yêu cầu thực tiễn quản lý Do đó, yêu cầu đặt làm để quản lý văn phòng phẩm mà khơng nhiều thời gian, chi phí thấp quản lý cách tối ưu, triệt để để phù hợp với khoa học công nghệ nay, đặc biệt áp dụng công nghệ thông tin vào q trình quản lý hệ thống thơng tin Vì vậy, em chọn đề tài “Phẩn mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm” Sinh viên! SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số CHƯƠNG I TỔNG QUAN ĐỀ TÀI Để xây dựng phần mềm quản lý theo yêu cầu đề tài, trước hết cần xác định yêu cầu cần thiết để phục vụ xây dựng phần mềm như: tìm hiểu cách khái quát hệ thống, cấu tổ chức cửa hàng(mỗi nhân viên làm việc cửa hàng, trình xử lý hệ thống bán hàng, nhập hàng, quản lý sản phẩm) Thơng qua tìm yêu cầu chức cần thiết quản lý kinh doanh, quan lý danh mục v hệ thống liệu mà cần xây dựng Giới thiệu hệ thống: Tên đối tượng khảo sát: Cửa hàng văn phòng phẩm Huy Khuê Địa chỉ: 54 Nguyễn Huy Tưởng, Tp.Đà Nẵng Số điện thoại: 0934749021 Fax: (0236).363636 Văn phòng phẩm trung tâm kinh chuyên kinh doanh loại sản phẩm lọai sách, bút, mực in, giấy, ghim,đồ trang tri văn phòng…… 1.1 Khảo sát hệ thống quản lý cửa hàng 1.1.1 Cơ cấu tổ chức của hàng Hệ thống quản lý văn phòng phẩm bao gồm : - Nhân viên bán hàng có nhiệm vụ hướng dẫn khách hàng tìm sản phẩm phù hợp, tính tiền số sản phẩm mà khách hàng mua lập phiếu xuất hóa đơn bán hàng gửi cho khách hàng bản, gửi cho kế toán - Kế toán tiến hành đối chiếu, thu tiền khách hàng ghi nhận lại sổ kế toán liệu giao dịch Dựa vào đó, kế tốn thống kê doanh thu, số sản phẩm bán sản phẩm tồn…Việc thống kê theo chu kì như: Ngày, tháng năm Với thơng tin người quản lý cửa hàng lưu trữ lại để dưa định kinh doanh phù hợp, phát triển bền vững cho cửa hàng - Nhân viên kho có nhiệm vụ quản lý việc nhập sản phẩm kiểm tra sản phẩm cửa hàng Khi cần bán hàng, thủ kho nhận phiếu xuất kiêm hóa đơn bán hàng từ kế toán đưa sang, dựa vào tiến hành xuất sách từ quầy hay kho Khi hết sản phẩm, thủ kho lập phiếu SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số nhập hàng, thông tin phiếu nhập phiếu xuất phải ghi rõ đầy đủ thông tin ngày nhập- xuất, loại, số lượng, tên nhân viên giao dịch - Người quản lý người liên hệ trực tiếp đến nhà cung cấp sản phẩm Người Quản lý quản lý nhân viên, khách hàng quản lý doanh thu cửa hàng, quản lý việc nhập sản phẩm cửa hàng 1.1.2 Quá trình quản lý bán hàng Ở đây, khách hàng muốn mua lẻ sản phẩm vào quầy tự chọn sản phẩm cần mua Trong quầy, sách cất giá để theo khu vực riêng biệt tương ứng với thể lọai sản phẩm kèm theo thông báo khu vực chứa tên sản phẩm Sau khách hàng chọn xong sản phẩm, khách hàng quầy thu ngân để tốn Còn khách hàng mua nhiều phải thơng qua đơn đặt hàng ghi rõ thông tin khách hàng tên sản phẩm cần mua, số lượng cụ thể Nếu đơn đặt hàng chấp nhận khách hàng thơng qua phiếu xuất hàng Các mặt hàng đơn hàng xuất nhiều lần tùy theo yêu cầu khách hàng khả của hàng Sau phiếu xuất hàng thơng qua kế tốn dựa vào phiếu xuất để thu tiền khách hàng Khi Khách hàng tốn nhân viên lập hóa đơn bán hàng thơng tin cần thiết mặt hàng mà khách hàng chọn thông tin liên quan đến khách hàng - Các thông tin khách hàng : Tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại - Các thông tin mặt hàng : Mã sản phẩm, số lượng, đơn giá, đơn vị tính - Cuối hóa đơn ghi thơng tin : Tổng tiền(bằng số), ghi chữ Ngày…Tháng…Năm Nhân viên , khách hàng Thông tin khách hàng lưu trữ hệ thống quản lý cửa hàng để phục vụ cho việc thông kê, báo cáo cho cửa hàng sau SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số 1.1.3 Quản lý nhập hàng Mỗi có nhu cầu mua sản phẩm cửa hàng vào thông tin nhà cung cấp, thông tin sản phẩm nhà cung cấp thường thông tin phận nghiên cứu thị trường để có kế hoạch cụ thể Từ kế hoạch cửa hàng trích theo nhà cung cấp lập đơn đặt hàng cửa hàng cho nhà cung cấp để đảm bảo lượng sản phẩm cẩn nhập đủ yêu cầu giá hợp lý Cửa hàng lưu trữ lại thông tin nhà cung cấp để phục vụ trình quản lý, báo cáo thống kê sau Nhân viên cửa hàng tiến hành kiểm tra số lượng sản phẩm cần nhập danh sách cửa hàng với lượng sản phẩm nhập từ nhà cung cấp Nếu thỏa mãn thủ nhân viên lập phiếu nhập kho cho kế toán, kế toán tiến hành việc lưu trữ thông tin cần thiết phiếu nhập: ngày nhập, số phiếu nhâp(hóa đơn mua hàng), tên sản phẩm, nhà cung cấp, sơ lượng, người nhập Sau sản phẩm phân loại đánh mã sản phẩm nhập cửa hàng lần Việc theo dõi lượng hàng tồn kho hàng thực theo phương pháp theo dõi thường kì Với phương pháp hàng hóa cập nhật sau lần nghiệp vụ xảy Nó giúp cho nhà quản lý có kế hoạch mua hàng tương lai gần Còn việc kiểm kê tồn hàng hóa tồn lại kho quầy thực định kì ba tháng lần 1.1.4 Quản lý tồn kho Mỗi tháng cửa hàng làm thống kê(Lượng hàng hết, lượng hàng tồn) mà có kế hoạch nhập hàng cho phù hợp, lượng hàng bán được, lượng hàng quầy, kho Cửa hàng quản lý việc bán hàng thơng qua hóa đơn bán hàng, phiếu xuất, hóa đơn nhập hàng qua phiếu nhập tình hình thu chi thơng qua thống kê bán hàng 1.2 Phân tích yêu cầu chức hệ thống 1.2.1 Quản lý kinh doanh - Hóa đơn Nhập Hàng Lập phiếu nhập kho dựa vào lượng sản phẩm nhập vào kho SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số Nhập sản phẩm danh mục đơn nhập hàng Sản phẩm nhập dựa tiêu chí : Mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng nhập…Số lượng sản phẩm nhập phải có xác nhân thành viên tham gia kiểm hàng In báo cáo sản phẩm nhập vào kho - Hóa đơn Bán Hàng Lập phiếu xuất kho kiêm hóa đơn bán hàng dựa vào đơn đặt hàng khách hàng Hàng bán cung cấp cho dự án, hạng mục kinh doanh theo số lượng định mức In báo cáo sản phẩm bán tình hình kinh doanh cho giai đoạn 1.2.2 Cập nhật Danh mục Sản phẩm Danh mục nhà cung cấp Danh mục khách hàng Danh mục nhân viên 1.2.3 Tìm kiếm/xem thơng tin Hóa đơn Nhập hàng Hóa đơn bán hàng Thơng tin sản phẩm Thơng tin nhà cung cấp Thông tin khách hàng Thông tin nhân viên Xem hàng hết 1.2.4 Thống kê – báo cáo Cứ ngày , tháng , năm cửa hàng làm biểu mẫu báo cáo doanh thu để có hướng xác cho ngày sau Báo cáo hàng tồn kho hàng hết kho SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số 1.2.5 Quản lý hệ thống liệu Lưu trữ liệu nhập vào Thoát khỏi hệ thống Sau xác định nhiệm vụ cần làm để xây dựng phần mềm, dựa vào kết việc khảo sát tiến hành phân tích liệu có được, mơ lại hệ thống sơ đồ mơ hình SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số CHƯƠNG II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG BÁN HÀNG VĂN PHÒNG PHẨM 2.1 Biểu đồ phân cấp chức hệ thống Hình 2.1 Sơ đồ phân cấp chức hệ thống SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số 2.2 Sơ đồ thực thể ERD 2.2.1 Sơ đờ ERD Hình 2.2.1 Sơ đồ ERD 2.2.2 Xác định thực thể Thực thể SanPham o Mô tả thông tin sản phẩm cửa hàng o Mỗi sản phẩm có mã sản phẩm nhất(MaSanPham), tên sản phẩm(TenSanPham), năm sản xuất(NamSX), mã nhà sản xuất(MaNhaSX), mã loại sản phẩm(MaLoai), giá bán cửa hàng đưa ra(GiaBan), đơn vị tính( DVT), số lượng lấy từ phiếu nhập hàng (SoLuong) Thực thể KhachHang o Mô tả thông tin khách hàng o Mỗi khách hàng có mã khách hàng (MaKH), họ tên khách hàng (TenKH), số điện thoại (SDT), địa liên hệ (DiaChi) có hòm thư điện tử (Email) SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số Thực thể NhanVien o Mô tả thông tin nhân viên cửa hàng o Mỗi nhân viên có mã nhân viên(MaNV), tên nhân viên (TenNV), giới tính nhân viên (GioiTinh), có địa (DiaChi), có quê quán (QueQuan), có số điện thoại (SDT), có mật (MatKhau), có ngày sinh(NgaySinh), có ngày sử dụng tài khoản (NgayHHTK) Thực thể NhaCC : o Mô tả thông tin nhà cung cấp, cung ứng sản phẩm o Mỗi nhà cung cấp có mã nhà cung cấp (MaNCC), có tên nhà cung cấp (TenNCC), địa (DiaChi), số điện thoại (SDT) địa thư điện tử (Email) Thực thể Loai : o Mô tả thông tin lọai sản phẩm o Mỗi thẻ loại có mã (MaLoai), tên loại(TenLoai) mã nhóm (MaNhom) Thực thể NhaSX : o Mô tả thông tin chi tiết nhà sản xuất o Mỗi nhà sản xuất có mã nhà sản xuất(MaNhaSX), có tên nhà sản xuất (TenNSX), địa (DiaChi), có số điện thoại (SDT) có thư điện tử (Email) Thực thể Nhóm : o Mơ tả thơng tin nhóm o Mỗi nhóm có mã nhóm (MaNhom) tên nhóm (TenNhom) Thực thể PhieuNhap : o Mô tả thông tin chi tiết trình nhập sản phẩm từ nhà cung cấp SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số 10 Email 3.2.9 Varchar(15) Email Bảng Nhà sản xuất (NhaSX) STT Tên thuộc tính Kiễu liệu Ràng buộc DL Chú thích MaNhaSX Char(7) Primary key Mã Nhà sản xuất TenNhaSX Nvarchar(100) Tên nhà sản xuất DiaChi Nvarchar(100) Địa SDT Varchar(15) Số điện thoại Email Varchar(50) Email 3.2.10 Bảng Loại (Loai) STT Tên thuộc tính Kiễu liệu Ràng buộc DL Chú thích MaLoai Char(4) Primary key Mã loại MaNhom Char(4) Foreign key references Mã nhóm TenLoai Nvarchar(100) Tên loại 3.2.11 Bảng Nhóm (Nhom) STT Tên thuộc tính Kiễu liệu Ràng buộc DL Chú thích MaNhom Char(4) Primary key Mã Nhóm TenNhom Nvarchar(100) SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số 17 Tên nhóm 3.2 Các form phần mềm Hình 3.2.1 Giao diện form đăng nhập SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số 18 Hình 3.2.2 Hình 3.2.3 Giao diện form main Giao diện form hóa đơn bán hàng SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số 19 Hình 3.2.4 Hóa đơn bán hàng chương trình SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số 20 Hình 3.2.5 Giao diện hóa đơn nhập hàng SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số 21 Hình 3.2.6 Hóa đơn nhập hàng chương trinh SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số 22 Hình 3.2.7 Hình 3.2.8 Hình 3.2.9 Giao diện form sản phẩm chương trình Giao diện form khách hàng chương trình Giao diện form nhân viên chương trình SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số 23 Hình 3.2.10 Giao diện form nhà cung cấp chương trình Hình 3.2.11 giao diện form nhà sản xuất chương trình SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số 24 Hình 3.2.12 Giao diện form tìm kiếm hóa đơn nhập hàng Hình 2.2.13 Giao diện form tìm kiếm hóa đơn bán hàng SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số 25 Hình 3.2.14 Báo cáo sản phẩm tồn kho SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số 26 Hình 3.2.15 Báo Cáo sản phẩm hết SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số 27 Hình 3.2.16 Thống kê doanh thu ngày Hình3.2.17 Thống kê doanh thu tháng SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số 28 Hình 3.3.18 Thống kê doanh thu năm SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số 29 KẾT LUẬN Các vấn đề giải đề tài: Hỗ trợ nghiệp vụ cửa hàng như: nhập sản phẩm, bán sản phẩm sản phẩm tồn kho Cung cấp báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí: theo giao đoạn(ngày, tháng, năm) Cung cấp tính năg tìm kiếm, tra cứu thơng tin danh mục, phiếu nhâp/bán hàng cửa hàng Giao diện người dùng thân thiện dễ sử dụng Một lần nữa, em xin chân thành cản ơn Hồng Thị Mỹ Lệ tận tình giảng dạy truyền đạt cho chúng em nhiều kiến thức Tuy cố gắng để hồn thiện đề tài chắn khơng thể tránh khỏi sai sót Em mong thơng cảm, hướng dẫn bảo quý thầy cô bạn bè lớp Chúng em xin chân thành cảm ơn! SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số 30 SVTH: Châu Hải Thu ấn Trang số 31