Trước khi bắt đầu một kế hoạch kế nhiệm….. đừng quên làm điều này Không còn nghi ngờ gì nữa, kế hoạch kế nhiệm sẽ là ưu tiên hàng đầu trong vài năm tới. Theo Trung tâm Nghiên cứu Pew, khoảng 10.000 nhân viên sẽ vào tuổi nghỉ hưu trong thập kỷ tới. Rõ ràng, không phải tất cả các nhân viên sẽ rời khỏi lực lượng lao động cùng một lúc. Một số sẽ lựa chọn một chương trình hưu trí theo giai đoạn, tạo ra một chiến lược nghỉ hưu có lợi cho họ và doanh nghiệp. Những người khác có thể tái phát triển việc nghỉ hưu bằng cách trở thành nhà tư vấn hay làm việc tự do. Các chiến lược nghỉ hưu theo giai đoạn và chiến lược của người lao động ngẫu nhiên không phải là sự thay thế cho việc xây dựng một đặc quyền nhân tài lâu dài. Kế hoạch kế thừa vẫn cần phải xảy ra. Nhưng, trước khi các công ty có thể bắt đầu suy nghĩ về kế hoạch kế nhiệm của họ, họ phải hiểu việc mà mình đang làm Vai trò của việc mô tả công việc trong kế hoạch kế nhiệm Trong Báo cáo Halogen Software’s State về Kế hoạch Kế thừa của Halogen Software, chỉ có 10% người được hỏi cho biết họ đã chuẩn bị bản mô tả công việc hiện tại rất tốt vì vậy công việc trước mắt rất rõ ràng. Nếu các tổ chức muốn chuẩn bị cho tương lai, họ phải tạo kế hoạch kế nhiệm. Tuy nhiên, theo định nghĩa, một kế hoạch kế nhiệm là tìm hiểu các thành phần của công việc, về cảnh quan tài năng, và đưa những người đó vào vị trí tương lai. Mô tả công việc là bước đầu tiên thiết yếu. Mô tả công việc là bước đầu tiên cần thiết cho kế hoạch kế nhiệm hiệu quả Các yếu tố để mô tả công việc Mô tả công việc được định nghĩa như là một tuyên bố chính thức của một công việc hoặc vị trí. Ngoài kế hoạch kế nhiệm, chúng còn được sử dụng để tuyển dụng, quản lý hiệu suất, đào tạo, bồi thường ... Mô tả công việc có thể có nhiều định dạng, nhưng hầu hết đều chứa các thành phần tương tự: Học vấn và kinh nghiệm: Mô tả công việc xác định mức tối thiểu của học vấn và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc. Điều này cũng bao gồm bất kỳ giấy chứng nhận cần thiết, chứng chỉ và giấy phép chuyên nghiệp. Kiến thức, kỹ năng và khả năng: Một bản mô tả công việc vạch ra những kiến thức, kỹ năng và khả năng (KSAs) cần thiết để thực hiện công việc. Kiến thức có thể được thu thập bằng giáo dục hoặc kinh nghiệm. Thông thường, các kỹ năng và khả năng bắt buộc phải được chứng minh hoặc có thể quan sát. Điều kiện làm việc vật lý và môi trường: Mô tả công việc thường phác thảo các điều kiện làm việc mà một nhân viên sẽ được tiếp xúc với cả bên trong và bên ngoài văn phòng. Họ cũng phác thảo các thuộc tính vật lý cần thiết để hoàn thành công việc (có hoặc không có chỗ ăn ở). Thu thập thông tin để phân tích công việc Do một bản mô tả công việc hoàn chỉnh sẽ được sử dụng rộng rãi trong tổ chức nên tính chính xác là rất quan trọng. Cách tốt nhất để đảm bảo bản mô tả công việc chính xác là tiến hành phân tích công việc. Ba cách phổ biến để thu thập thông tin cho việc phân tích công việc bao gồm: Phỏng vấn nhân viên: Chính xác như mô tả, nhân viên được phỏng vấn về trách nhiệm nghề nghiệp của họ. Lợi thế sử dụng phương pháp phỏng vấn này là kết quả thu được từ nhiều nguồn, làm cho bản mô tả công việc cuối cùng rất toàn diện. Điều bất lợi là phương pháp này có thể tốn rất nhiều thời gian. Quan sát: Nhân viên sẽ được quan sát khi đang làm việc trong khi những ghi chép về công việc đang được thực hiện. Đây là một phương pháp tuyệt vời cho công việc thường xuyên hoặc lặp đi lặp lại. Bất lợi là có thể các nhiệm vụ không hoàn thành trong ngày hoặc những điều cơ bản có thể bị bỏ qua. Hoàn thành bảng câu hỏi: Nhân viên được yêu cầu trả lời một loạt các câu hỏi về trách nhiệm nghề nghiệp của họ. Lợi thế của phương pháp này là nó rất hiệu quả về chi phí. Nhược điểm là nó chủ yếu dựa vào nhân viên có khả năng phân tích công việc của họ để hoàn thành các bảng câu hỏi. Cách tốt nhất là tìm ra một cách kết hợp nhiều hơn một trong những phương pháp này. Điều đó có thể đạt được bằng cách sử dụng công nghệ ngày nay. Nó mang lại hiệu quả của việc có mọi nhân viên tham gia vào quá trình này. Nó nắm bắt không chỉ các nhiệm vụ thường lệ mà còn những trách nhiệm thiết yếu xảy ra không thường xuyên. Cuối cùng, nó tập hợp các thông tin chi tiết mà các chuyên gia về nguồn nhân lực cần mà không cần viết vào giấy Vai trò hiện tại và sự phát triển của việc mô tả công việc Không có cuộc nói chuyện nào về việc mô tả công việc sẽ hoàn thành mà không có một cuộc thảo luận về việc duy trì. Theo tôi đó thường là phần khó nhất. Tổ chức này thực hiện một khoản đầu tư rất lớn thời gian để tạo ra các bản mô tả công việc chính xác và sau đó, dù không cố ý, lại làm chúng không còn phù hợp. Thật khó để mang lại sự nhiệt tình tương tự cho dự án. Sự tự động hóa thực sự có thể là một lợi thế đáng kể. Công nghệ tạo ra cơ hội để giữ cho bản mô tả công việc được cập nhật thường xuyên. Mô tả công việc chuyển từ dự án sang một cái gì đó xảy ra như là một phần của hoạt động thường xuyên đó chính là điều cần thiết để kế hoạch kế nhiệm thành công. Việc xây dựng Kế hoạch kế thừa sẽ trở nên dễ dàng hơn và bền vững khi các thông tin mà nguồn cấp dữ liệu vào kế hoạch kế nhiệm cũng dễ dàng và bền vững. Bước khởi đầu tốt nhất là có một bản mô tả công việc đầy đủ và chính xác.
Trước bắt đầu kế hoạch kế nhiệm đừng qn làm điều này! Khơng nghi ngờ nữa, kế hoạch kế nhiệm ưu tiên hàng đầu vài năm tới Theo Trung tâm Nghiên cứu Pew, khoảng 10.000 nhân viên vào tuổi nghỉ hưu thập kỷ tới Rõ ràng, tất nhân viên rời khỏi lực lượng lao động lúc Một số lựa chọn chương trình hưu trí theo giai đoạn, tạo chiến lược nghỉ hưu có lợi cho họ doanh nghiệp Những người khác tái phát triển việc nghỉ hưu cách trở thành nhà tư vấn hay làm việc tự Các chiến lược nghỉ hưu theo giai đoạn chiến lược người lao động ngẫu nhiên thay cho việc xây dựng đặc quyền nhân tài lâu dài Kế hoạch kế thừa cần phải xảy Nhưng, trước công ty bắt đầu suy nghĩ kế hoạch kế nhiệm họ, họ phải hiểu việc mà làm Vai trò việc mơ tả cơng việc kế hoạch kế nhiệm Trong Báo cáo Halogen Software’s State Kế hoạch Kế thừa Halogen Software, có 10% người hỏi cho biết họ chuẩn bị mô tả công việc "rất tốt" cơng việc trước mắt rõ ràng Nếu tổ chức muốn chuẩn bị cho tương lai, họ phải tạo kế hoạch kế nhiệm Tuy nhiên, theo định nghĩa, kế hoạch kế nhiệm tìm hiểu thành phần công việc, cảnh quan tài năng, đưa người vào vị trí tương lai Mô tả công việc bước thiết yếu "Mô tả công việc bước cần thiết cho kế hoạch kế nhiệm hiệu quả" Các yếu tố để mô tả công việc Mô tả công việc định nghĩa tuyên bố thức cơng việc vị trí Ngồi kế hoạch kế nhiệm, chúng sử dụng để tuyển dụng, quản lý hiệu suất, đào tạo, bồi thường Mô tả cơng việc có nhiều định dạng, hầu hết chứa thành phần tương tự: Học vấn kinh nghiệm: Mô tả công việc xác định mức tối thiểu học vấn kinh nghiệm cần thiết để thực công việc Điều bao gồm giấy chứng nhận cần thiết, chứng giấy phép chuyên nghiệp Kiến thức, kỹ khả năng: Một mô tả công việc vạch kiến thức, kỹ khả (KSAs) cần thiết để thực cơng việc Kiến thức thu thập giáo dục kinh nghiệm Thông thường, kỹ khả bắt buộc phải chứng minh quan sát Điều kiện làm việc vật lý môi trường: Mô tả công việc thường phác thảo điều kiện làm việc mà nhân viên tiếp xúc với bên bên ngồi văn phòng Họ phác thảo thuộc tính vật lý cần thiết để hồn thành cơng việc (có khơng có chỗ ăn ở) Thu thập thơng tin để phân tích cơng việc Do mơ tả cơng việc hồn chỉnh sử dụng rộng rãi tổ chức nên tính xác quan trọng Cách tốt để đảm bảo mơ tả cơng việc xác tiến hành phân tích cơng việc Ba cách phổ biến để thu thập thơng tin cho việc phân tích cơng việc bao gồm: Phỏng vấn nhân viên: Chính xác mơ tả, nhân viên vấn trách nhiệm nghề nghiệp họ Lợi sử dụng phương pháp vấn kết thu từ nhiều nguồn, làm cho mơ tả cơng việc cuối tồn diện Điều bất lợi phương pháp tốn nhiều thời gian Quan sát: Nhân viên quan sát làm việc ghi chép công việc thực Đây phương pháp tuyệt vời cho công việc thường xuyên lặp lặp lại Bất lợi nhiệm vụ khơng hồn thành ngày điều bị bỏ qua Hồn thành bảng câu hỏi: Nhân viên yêu cầu trả lời loạt câu hỏi trách nhiệm nghề nghiệp họ Lợi phương pháp hiệu chi phí Nhược điểm chủ yếu dựa vào nhân viên có khả phân tích cơng việc họ để hồn thành bảng câu hỏi Cách tốt tìm cách kết hợp nhiều phương pháp Điều đạt cách sử dụng cơng nghệ ngày Nó mang lại hiệu việc có nhân viên tham gia vào q trình Nó nắm bắt khơng nhiệm vụ thường lệ mà trách nhiệm thiết yếu xảy khơng thường xun Cuối cùng, tập hợp thơng tin chi tiết mà chuyên gia nguồn nhân lực cần mà khơng cần viết vào giấy Vai trò phát triển việc mô tả cơng việc Khơng có nói chuyện việc mơ tả cơng việc hồn thành mà khơng có thảo luận việc trì Theo tơi thường phần khó Tổ chức thực khoản đầu tư lớn thời gian để tạo mơ tả cơng việc xác sau đó, dù khơng cố ý, lại làm chúng khơng phù hợp Thật khó để mang lại nhiệt tình tương tự cho dự án Sự tự động hóa thực lợi đáng kể Công nghệ tạo hội để giữ cho mô tả công việc cập nhật thường xuyên Mô tả công việc chuyển từ "dự án" sang xảy phần hoạt động thường xun - điều cần thiết để kế hoạch kế nhiệm thành công Việc xây dựng Kế hoạch kế thừa trở nên dễ dàng bền vững thông tin mà nguồn cấp liệu vào kế hoạch kế nhiệm dễ dàng bền vững Bước khởi đầu tốt có mơ tả cơng việc đầy đủ xác ... xun - điều cần thiết để kế hoạch kế nhiệm thành công Việc xây dựng Kế hoạch kế thừa trở nên dễ dàng bền vững thông tin mà nguồn cấp liệu vào kế hoạch kế nhiệm dễ dàng bền vững Bước khởi đầu tốt... tốt tìm cách kết hợp nhiều phương pháp Điều đạt cách sử dụng cơng nghệ ngày Nó mang lại hiệu việc có nhân viên tham gia vào q trình Nó nắm bắt khơng nhiệm vụ thường lệ mà trách nhiệm thiết yếu... trách nhiệm nghề nghiệp họ Lợi sử dụng phương pháp vấn kết thu từ nhiều nguồn, làm cho mơ tả cơng việc cuối tồn diện Điều bất lợi phương pháp tốn nhiều thời gian Quan sát: Nhân viên quan sát làm