Huong dan so 22 lap luu tru ho sodoc

Hướng dẫn số 22-HD/VPTW, ngày 6/11/2009 Văn phòng Trung ương Đảng lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức đảng cấp Thực Quy định số 210-QĐ/TW, ngày 6-3-2009 Ban Bí thư Trung ương Đảng (khố X) Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; sở Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 8-4-2004 Chính phủ cơng tác văn thư, Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức đảng cấp sau: A- HƯỚNG DẪN CHUNG I- PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG Văn hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành văn bản, tài liệu có giá trị Đảng (bao gồm tài liệu giấy, phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình, phim điện ảnh, micrơphim ) hình thành q trình hoạt động quan, tổ chức đảng cấp; áp dụng quan, tổ chức đảng từ Trung ương đến sở (sau từ “cơ quan, tổ chức đảng'' gọi chung “cơ quan đảng”) Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử Đảng không thuộc phạm vi Hướng dẫn II- GIẢI THÍCH TỪ NGỮ Trong Hướng dẫn này, từ ngữ hiểu thống sau: “Hồ sơ'' tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung tên loại văn bản, quan ban hành văn bản, thời gian đặc điểm khác, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, đơn vị cá nhân “Lập hồ sơ'' việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc, trình tự phương pháp định “Danh mục hồ sơ'' bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm văn thư nhiệm kỳ hoạt động cấp uỷ, quan đảng kèm theo ký hiệu số hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ xây dựng theo nguyên tắc, trình tự phương pháp định “Đơn vị bảo quản'' đơn vị lưu trữ dùng để thống kê tra tìm tài liệu lưu trữ Một hồ sơ có văn bản, tài liệu hồ sơ đơn vị bảo quản Nếu hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu chia thành nhiều tập tập hồ sơ đơn vị bảo quản ''Tiêu đề hồ sơ'' phần tóm tắt ngắn gọn, xác giới thiệu thành phần nội dung tài liệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ cần phản ánh đủ, yếu tố, tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm thời gian tài liệu có hồ sơ “Mục lục văn bản, tài liệu'' kê có hệ thống văn bản, tài liệu vị trí xếp chúng hồ sơ ''Chứng từ kết thúc'' ghi số lượng trang, đặc điểm tình trạng vật lý văn bản, tài liệu có hồ sơ đơn vị bảo quản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' kê có hệ thống tên hồ sơ (đơn vị bảo quản) thông tin dẫn cần thiết khác khối hồ sơ, tài liệu quan, đơn vị, cá nhân nộp lưu vào lưu trữ hành quan “Lưu trữ hành quan đảng'' hình thức lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan đảng thời gian hành theo quy định Trung ương giao nộp vào lưu trữ cấp uỷ cấp hết hiệu lực hành III- YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỒ SƠ VÀ LẬP HỒ SƠ Hồ sơ lập phải phản ánh đầy đủ, chức năng, nhiệm vụ quan đảng đơn vị quan quy định Điều lệ Đảng quy định khác Trung ương Đảng Văn bản, tài liệu thu thập đưa vào hồ sơ phải liên quan chặt chẽ với phản ánh đủ, trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải công việc Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị có thời hạn bảo quản tương đối đồng B- LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH I MỞ HỒ SƠ Mở hồ sơ hành theo danh mục hồ sơ 1.1 Sử dụng danh mục hồ sơ để mở hồ sơ Khi quan (đơn vị) xây dựng danh mục hồ sơ, cán văn thư có trách nhiệm nhân danh mục hồ sơ gửi đơn vị quan để cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ (theo tiêu đề hồ sơ dự kiến danh mục hồ sơ) làm xác định hồ sơ, nhóm hồ sơ mà cá nhân phải lập - Vào đầu năm đầu nhiệm kỳ, văn thư quan (đơn vị) danh mục hồ sơ để chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu tiêu đề hồ sơ giao cho đơn vị cán bộ, chuyên viên, nhân viên có trách nhiệm lập - Cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ, bìa hồ sơ có để mở hồ sơ (hình thành hồ sơ) 1.2 Lưu ý sử dụng danh mục hồ sơ để mở hồ sơ Danh mục hồ sơ kê hồ sơ dự kiến lập nên khó xác tuyệt đối Vì vậy, hồ sơ khơng dự kiến mở có lập bổ sung hồ sơ vào danh mục hồ sơ, ngược lại, hồ sơ dự kiến mở thực tế không lập phải ghi vào cột ghi danh mục hồ sơ: ''Khơng hình thành hồ sơ'' (Mẫu danh mục hồ sơ xem Phụ lục số 1) Mở hồ sơ hành chưa có danh mục hồ sơ Khi chưa có danh mục hồ sơ, cán bộ, chuyên viên, nhân viên phải mở hồ sơ hành sở nắm vững nội dung tài liệu vận dụng đặc trưng chủ yếu để hình thành hồ sơ cụ thể Cách vận dụng đặc trưng văn để mở hồ sơ sau: - Đặc trưng vấn đề: Văn bản, tài liệu có tên gọi khác nhiều quan, tổ chức khác nội dung văn bản, tài liệu phản ánh vấn đề, vụ việc, việc khoảng thời gian định lập hồ sơ Đặc trưng thường vận dụng để lập hồ sơ đại hội, hội nghị, hồ sơ chuyên đề, vấn đề, vụ việc Ví dụ: Hồ sơ việc sơ kết ba năm (2003-2005) thực Nghị Hội nghị lần thứ bảy Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khoá IX ''về phát huy sức mạnh đại đồn kết tồn dân tộc dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh'' - Đặc trưng tên gọi (tên loại văn bản): Là tên gọi thể loại văn như: nghị quyết, thị, thơng tri Những văn có tên gọi tác giả khoảng thời gian định (quý, nửa năm, năm, nhiệm kỳ) lập hồ sơ Đặc trưng thường vận dụng để lập hồ sơ tập lưu văn ban hành quan đảng Ví dụ: Báo cáo tháng Ban Tổ chức Trung ương, năm 2004 - Đặc trưng tác giả: Tác giả quan ban hành văn Các văn có tên gọi khác nhau, nội dung khác tác giả, lập hồ sơ Đặc trưng thường vận dụng để lập hồ sơ văn bản, tài liệu quan khác gửi đến Ví dụ: nghị quyết, thị, báo cáo, công văn Đảng ủy Khối quan Trung ương, năm 2008 - Đặc trưng quan giao dịch: Văn bản, tài liệu quan giao dịch với quan khác khoảng thời gian định vấn đề cụ thể lập hồ sơ Ví dụ: Văn bản, tài liệu trao đổi Văn phòng Trung ương Đảng với Văn phòng Thành uỷ Đà Nẵng việc mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng cấp uỷ, tháng 5-2008 - Đặc trưng địa dư: Địa dư phạm vi đơn vị hành tỉnh, thành phố, huyện, quận, xã, phường phạm vi chung cho vùng, miền, khu vực Những văn bản, tài liệu có tên loại giống nhau, quan, tổ chức, đơn vị giới hạn phạm vi địa dư, sản sinh khoảng thời gian định, lập hồ sơ Ví dụ: Báo cáo Ban Dân vận Tỉnh uỷ tình hình thực Quy chế dân chủ sở huyện miền núi tỉnh Thanh Hoá năm 2006 - Đặc trưng thời gian: Là thời gian giới hạn năm, tháng vấn đề, kiện, vụ việc mà nội dung văn đề cập đến thời gian ban hành văn Đặc trưng thời gian vận dụng kết hợp với đặc trưng chủ yếu khác để lập hồ sơ Ví dụ 1: Báo cáo sơ kết công tác sáu tháng đầu năm 2008 ban, đảng uỷ trực thuộc Thành uỷ Hà Nội Ví dụ 2: Chỉ thị, nghị Tỉnh uỷ Nghệ An năm 2005 II- THU THẬP, CẬP NHẬT VĂN BẢN, TÀI LIỆU ĐƯA VÀO HỒ SƠ VÀ SẮP XẾP VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ - Trong q trình theo dõi giải cơng việc, cán bộ, chuyên viên, nhân viên thu thập, cập nhật đủ, văn bản, tài liệu liên quan (kể văn bản, tài liệu phụ lục đính kèm) đưa vào hồ sơ tương ứng tiêu đề dự kiến ghi bìa hồ sơ - Thu thập đủ văn bản, tài liệu phản ánh hoạt động quan diễn bên trụ sở quan để đưa vào hồ sơ (ví dụ: phát biểu, tham luận, băng đĩa ghi âm, ghi hình lãnh đạo, cán quan diễn đàn đại hội, hội nghi, bội thảo, lễ khởi công thực quan, tổ chức, địa phương khác) - Khi thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải kiểm tra để đưa khỏi hồ sơ văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ khác, tài liệu, văn hết giá trị Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ 2.1 Phần chia hồ sơ thành tập (đơn vị bảo quản) Nếu khối lượng văn bản, tài liệu hồ sơ lớn (quá 200 trang) chứa hồ sơ thành nhiều tập, tập đơn vị bảo quản Phải vào tác giả, nội dung, giá trị tài liệu, vấn đề, thời gian, số lượng trang tài liệu hồ sơ để phân chia hợp lý tập (đơn vị bảo quản) hồ sơ Mỗi tập (đơn vị bảo quản) hồ sơ đủ yếu tố cấu thành hồ sơ độc lập Ví dụ: Hồ sơ việc triển khai thực Chỉ thị số 06-CT/TW, ngày 7-32006 Bộ Chính trị tổ chức vận động ''Học tập làm theo gương đạo đức Hồ Chí Minh'' quận Hồn Kiếm Năm 2006-2008 Căn nội dung khối lượng tài liệu, hồ sơ phân chia tài liệu hồ sơ thành tập (đơn vị bảo quản) sau: Tập Chỉ thị, kế hoạch, thông báo, hướng dẫn, báo cáo… Bộ Chính trị, Thành uỷ Hà Nội ban Thành uỷ Năm 2006-2008 Tập Quyết định, kế hoạch, thông báo, hướng dẫn, báo cáo Quận uỷ Hoàn Kiếm, ban Quận uỷ Năm 2006-2008 Tập Quyết đinh, kế hoạch, thông báo, hướng dẫn, báo cáo Đảng uỷ trực thuộc Quận uỷ Hồn Kiếm Năm 2006-2008 Phía tiêu đề tập (đơn vị bảo quản) phải ghi đủ, tiêu đề hồ sơ Ví dụ: Hồ sơ việc triển khai thực Chỉ thị số 06-CT/TW, ngày 7-32006 Bộ Chính trị tổ chức vận động ''Học tập làm theo gương đạo đức Hồ Chí Minh'' quận Hồn Kiếm Năm 2006-2008 Tập Quyết định, kế hoạch, thông báo, hướng dẫn, báo cáo Đảng uỷ trực thuộc Quận uỷ Hoàn Kiếm Năm 2006-2008 2.2 Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ đơn vị bảo quản (Sau từ ghép “hồ sơ đơn vị bảo quản'' viết tắt: “hồ sơ (đvbq)”) Trong trình thu thập, cập nhật đủ, văn bản, tài liệu đến lúc kết thúc hồ sơ phải tiến hành xếp văn bản, tài liệu hồ sơ đơn vị bảo quản (nếu hồ sơ chia thành nhiều đơn vị bảo quản) nhằm cố định trật tự văn bản, tài liệu để bảo đảm mối liên hệ nội dung vấn đề, việc có hồ sơ (đvbq) theo sáu cách sau: 2.2.1 Sắp xếp theo số văn Nếu hồ sơ (đvbq) có loại văn nghị quyết, thị tác giả ban hành xếp theo thứ tự số văn ban hành số nhỏ xếp trên, số lớn xếp Cách thường vận dụng để xếp tập lưu văn quan ban hành 2.2.2 Sắp xếp theo ngày tháng ban hành văn Nếu hồ sơ (đvbq) có loại văn thị, định quan khác gửi đến văn có ngày tháng ban hành sớm xếp trên, văn có ngày tháng ban hành muộn xếp Cách thường vận dụng để xếp văn hồ sơ (đvbq) lập theo đặc trưng tác giả 2.2.3 Sắp xếp theo trình tự giải cơng việc Văn bản, tài liệu có nội dung khởi đầu vấn đề, vụ việc cần giải xếp đầu tiên, tiếp đến văn bản, tài liệu giải trước xếp trên, giải sau xếp kết thúc hồ sơ văn bản, tài liệu tổng kết kết thúc vấn đề, vụ việc Cách thường vận dụng để xếp văn tài liệu hồ sơ (đvbq) lập theo đặc trưng vấn đề 2.2.4 Sắp xếp theo mức độ quan trọng văn Nếu loại văn có số lượng phải ghép nhiều thể loại văn quan ban hành thành hồ sơ (đvbq) Trong hồ sơ (đvbq) văn xếp theo mức độ quan trọng thể loại văn (ví dụ: thể loại nghị xếp trên, thị xếp dưới) Trong loại văn tiếp tục xếp theo thứ tự ngày tháng ban hành chúng (mức độ quan trọng văn Đảng quy định Điều ''Quy định thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng” ban hành kèm theo Quyết định số 31-QĐ/TW, ngày 1-10-1997 Bộ Chính trị (Khóa VIII) 2.2.5 Sắp xếp theo mức độ quan trọng tác giả văn Nếu hồ sơ gồm văn bản, tài liệu nhiều quan văn bản, tài liệu quan cấp xếp trên, văn tài liệu quan cấp xếp dưới; văn bản, tài liệu quan cấp xếp theo thứ tự quan: đảng, quyền, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội ; quan, văn tài liệu xếp theo thứ tự ngày tháng ban hành 2.2.6 Sắp xếp tên theo vần chữ tiếng Việt Nếu hồ sơ (đvbq) có văn bản, tài liệu loại nhiều quan địa phương cấp, nhiều cá nhân thể văn bản, tài liệu xếp thứ tự tên quan địa phương, tên cá nhân theo vần chữ tiếng Việt A, B, C 2.3 Một số điểm cần lưu ý xếp văn bản, tài liệu hồ sơ (đvbq) - Nếu hồ sơ (đvbq) có tài liệu phim, ảnh cho vào phong bì để bảo quản riêng (cần ghi rõ chứng từ kết thúc hồ sơ (đvbq) địa bảo quản ký hiệu tra tìm) - Trong hồ sơ (đvbq) loại văn bản, tài liệu lưu có tình trạng vật lý tốt Phải chọn để lưu, trường hợp khơng có chọn để lưu thay Nếu có tư liệu (sách, báo, tạp chí ) đính kèm văn bản, tài liệu tư liệu xếp vào hồ sơ (đvbq) - Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm xếp vào năm mà nội dung văn đề cập đến Ví dụ 1: Chương trình cơng tác năm 2006 Văn phòng Tỉnh uỷ Yên Bái ban hành vào 18-12-2005 xếp vào năm 2006 Ví dụ Báo cáo tổng kết công tác năm 2005 Ban Dân vận Trung ương ban hành ngày 20-1-2006 xếp vào năm 2005 - Chương trình, kế hoạch, cơng tác nhiều năm xếp vào năm đầu; báo cáo tổng kết công tác nhiều năm xếp vào năm cuối, Ví dụ 1: Chương trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin năm (2005-2010) Văn phòng Trung ương Đảng xếp vào năm 2005 Ví dụ 2: Báo cáo tổng kết cơng tác Tỉnh uỷ Tiền Giang ba năm (20022005) xếp vào năm 2005 III- KẾT THÚC VÀ BIÊN MỤC HỒ SƠ Kết thúc hồ sơ Khi công việc giải xong hết năm văn thư (nhiệm kỳ hoạt động), hồ sơ kết thúc Người lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ (đvbq), để: - Bổ sung văn bản, tài liệu thiếu - Loại bỏ văn bản, tài liệu trùng thừa giá trị - Xem xét lại trật tự xếp hồ sơ (đvbq), chưa hợp lý xếp lại Chỉnh sửa, hoàn chỉnh tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản hồ sơ Nếu hết năm văn thư (nhiệm kỳ hoạt động), công việc chưa giải xong, hồ sơ chưa kết thúc ghi vào cột ghi danh mục hồ sơ: ''Chuyển năm (nhiệm kỳ) sau'' Biên mục hồ sơ (đvbq) Khi hồ sơ kết thúc, tài liệu xếp ổn định tiến hành biên mục hồ sơ Quy trình nghiệp vụ biên mục hồ sơ (đvbq) theo trình tự sau: 2.1 Đánh số trang Đánh số trang đánh số thứ tự liên tục từ số chữ số Ảrập nhằm cố định thứ tự trang văn bản, tài liệu có hồ sơ (đvbq) Mỗi trang văn bản, tài liệu có chữ đánh số Số trang phải đánh rõ bút chì đen mềm góc phải cách mép mép phải trang cm Khi đánh số trang cần lưu ý: - Không đánh số vào trang giấy trắng (khơng có chữ) - Trong trường hợp trang tài liệu khổ lớn gập đơi đóng ghim (chỉ khâu) xem hai trang tài liệu đánh hai số - Nếu có ảnh (hoặc phim âm cùng) đánh số mặt sau ảnh cho vào bì bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số ảnh lên bì - Nếu có băng đĩa ghi âm, ghi hình đánh số lên nhãn băng cho vào bì hộp bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số băng đĩa lên bì Nếu có trang trình bày nhiều ảnh, cắt rời từ sách, báo, tạp chí, tài liệu khác dán lại thành trang xem trang tài liệu phải đánh số - Trường hợp đánh sót số (trang liền kề khơng có số) dùng số trang trước thêm a, b, c vào sau số (ví dụ: trang trước số 15 trang bỏ sót 15a, 15b, 15c ; trường hợp đánh trùng số trang (trang liền kề trùng số với trang trước) thêm a, b, c.,, vào sau số (ví dụ: 10a, 10b, 10c ) - Nếu hồ sơ (đvbq) có tư liệu (sách, báo, tạp chí ) cần đánh số chung cho tư liệu (khơng đánh số trang cho trang tư liệu) 2.2 Viết mục lục văn bản, tài liệu Viết mục lục văn bản, tài liệu ghi thơng tin văn bản, tài liệu có hồ sơ vào tờ ''Mục lục văn bản, tài liệu'' nhằm thống kê cố định thứ tự văn bản, tài liệu xếp, đánh số Cần viết đủ xác thành phần cần thiết văn bản, tài liệu vào mục lục Mục lục văn bản, tài liệu nhiều trang phải đánh số trang riêng đặt đầu hồ sơ (đvbq) sau tờ bìa Mục lục văn bản, tài liệu theo mẫu thống Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (Mẫu mục lục văn bản, tài liệu xem Phụ lục số 2) 2.3 Viết tờ chứng từ kết thúc Viết chứng từ kết thúc ghi đủ, số trang tài liệu, ý cộng thêm trang trùng số, trừ bớt trang khuyết số, ghi cụ thể đặc điểm (viết tay, vật liệu chế tác, tư liệu đính kèm ) tình trạng vật lý (mốc, ố, mủn, nhàu nát ) có trang, văn bản, tài liệu ghi ngày tháng lập hồ sơ tờ “Chứng từ kết thúc'' Người biên mục hồ sơ phải ký xác nhận vào chứng từ Tờ chứng từ kết thúc đặt cuối hồ sơ (đvbq) Tờ chứng từ kết thúc theo mẫu thống Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (Mẫu chứng từ kết thúc xem Phụ lục số 3) 2.4 Viết bìa hồ sơ Viết bìa hồ sơ ghi đủ, đúng, xác thơng tin: Tên phơng; tên đơn vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ (đvbq); thời gian bắt đầu kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (viết tạm bút chì) thời hạn bảo quản hồ sơ (đvbq) Lưu ý: - Chữ viết bìa hồ sơ (đvbq) phải rõ ràng, đẹp, mực tốt khó phai, tả tiếng Việt, viết tắt từ quy ước - Tiêu đề hồ sơ (đvbq) cần viết ngắn gọn, rõ ràng bảo đảm thống thông tin tiêu đề với thơng tin hồ sơ Có thể vào tiêu đề hồ sơ dự kiến danh mục hồ sơ để viết Các yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ gồm: tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm thời gian tài liệu có hồ sơ Trật tự xếp yếu tố thơng tin thay đổi, thêm bớt tuỳ thuộc vào đặc trưng vận dụng để lập hồ sơ Bìa hồ sơ theo mẫu thống Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (Mẫu bìa hồ sơ xem Phụ lục số 4) Ngồi việc lập hồ sơ hành (hồ sơ cơng việc), cán bộ, chuyên viên nhân viên nghiệp vụ quan đảng cần lập hồ sơ nguyên tắc để làm giải công việc thường xuyên Hồ sơ nguyên tắc bao gồm có hiệu lực pháp lý văn kiện, văn đạo, thông tư, hướng dẫn quan đảng, nhà nước có thẩm quyền lĩnh vực hoạt động Ví dụ: Tập văn đạo hướng dẫn Trung ương Văn phòng Trung ương Đảng ''Thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng'' Năm 1997-2004 C- GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH I- THỜI HẠN GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU - Tài liệu hành chính: sau năm, kể từ năm công việc kết thúc - Tài liệu nghiên cứu khoa học: sau năm kể từ năm cơng trình nghiên cứu nghiệm thu thức - Tài liệu phim, ảnh, băng, đa ghi âm, ghi hình, phim điện ảnh, micrôphim : sau ba tháng kể từ công việc kết thúc 10 - Tài liệu xây dựng (bao gồm thiết kế phê duyệt quan có thẩm quyền tài liệu khác có liên quan đến cơng trình xây dựng): sau ba tháng kể từ cơng trình toán Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu thời hạn tạm giữ lại không hai năm II- THỦ TỤC GIAO NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp - Tới hạn giao nộp, với giúp đỡ, hướng dẫn nghiệp vụ cán lưu trữ, cán bộ, chuyên viên, nhân viên, cán văn thư quan tiến hành kiểm tra lần cuối hồ sơ công việc lập (kiểm tra thiếu - đủ tài liệu, cách xếp, biên mục hồ sơ ) Nếu phát hồ sơ thiếu tài liệu có khiếm khuyết nghiệp vụ đơn vị, cá nhân lập hồ sơ sưu tầm bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ Những hồ sơ, tài liệu quan, đơn vị nộp lưu phải thống kê thành ''Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' (ba bản) để đính kèm ''Biên giao nhận tài liệu” “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' theo mẫu thống Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu xem Phụ lục số 5) Giao nộp hồ sơ, tài liệu Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu, hai bên giao nhận tiến hành kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu có với ''Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' lập “Biên giao nhận tài liệu'' Biên có đủ chữ ký, họ tên hai bên giao nhận, lãnh đạo quan đại diện đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu làm thành ba (bên giao giữ bản, bên nhận giữ hai bản) (Mẫu biên giao nhận tài liệu xem Phụ lục số 6) Lưu ý: Các hồ sơ nguyên tắc, văn bản, tài liệu, tư liệu gửi đến để biết, để tham khảo không thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ hành D- TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH Lãnh đạo quan, tổ chức đảng 11 1.1 Trong phạm vi quan, có trách nhiệm đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu theo hướng dẫn quan đơn vị nghiệp vụ quan đảng cấp 1.2 Chịu trách nhiệm chất lượng hồ sơ lập, bảo quản sử dụng hồ sơ, tài liệu thời gian lưu trữ hành quan 1.3 Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra tạo điều kiện để lãnh đạo quan đảng cấp thuộc hệ thống tổ chức Đảng quan, đơn vị, cán nghiệp vụ hồn thành cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu 1.4 Phê duyệt danh mục hồ sơ quan Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, người giao trách nhiệm 2.1 Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan 2.2 Tham mưu cho lãnh đạo quan đảng việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu quan đảng cấp 2.3 Chỉ đạo cán văn thư xây dựng danh mục hồ sơ quan Thủ trưởng đơn vị quan, tổ chức đảng Thủ trưởng đơn vị (vụ, cục, trung tâm, phòng, ban, đội ) chịu trách nhiệm trước lãnh đạo quan việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu cá nhân đơn vị vào lưu trữ hành Cán bộ, chuyên viên, nhân viên quan, tổ chức đảng Mọi cán bộ, chuyên viên, nhân viên quan, tổ chức đảng cấp thực chức trách, nhiệm vụ giao liên quan đến văn bản, tài liệu Đảng có trách nhiệm: 4.1 Lập hồ sơ Mỗi cá nhân phải lập hồ sơ hành đối công việc quan, đơn vị phân công theo dõi, giải Ngoài việc lập hồ sơ hành, cần thiết lập hồ sơ nguyên tắc làm sở giải công việc ngày 4.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu 12 - Theo đơn vị, cá nhân quan đảng phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan nơi cơng tác theo thời hạn quy định Hướng dẫn - Các cá nhân, cơng việc chưa giải xong, cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập bảng kê hồ sơ, tài liệu cần giữ gửi cho lưu trữ hành phải đồng ý thủ trưởng đơn vị Riêng việc giữ lại hồ sơ tài liệu mật, phải đảng lãnh đạo quan - Mọi cán bộ, chuyên viên, nhân viên trước nghỉ hưu, việc chuyển công tác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị người kế nhiệm Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải thống kê lập biên giao nhận Lãnh đạo cấp uỷ, đoàn thể quan, tổ chức đảng Lãnh đạo cấp uỷ (đảng uỷ sở, đảng bộ phận trực thuộc đảng uỷ sở, chi bộ) đồn thể trị - xã hội (Đồn Thanh niên, Cơng đồn, Phụ nữ, Cựu chiến binh…) quan, tổ chức đảng có trách nhiệm đạo việc lập hồ sơ, tài liệu tổ chức giao nộp vào lưu trữ hành quan kết thúc nhiệm kỳ hoạt động theo Hướng dẫn Văn thư quan (phòng, phận người giao làm văn thứ), có trách nhiệm: 6.1 Chủ trì, phối hợp với lưu trữ hành xây dựng danh mục hồ sơ quan, tổ chức 6.2 Sao gửi danh mục hồ sơ cho đơn vị, cá nhân quan để cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ làm lập hồ sơ 6.3 Vào đầu năm đầu nhiệm kỳ, danh mục hồ sơ để chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu tiêu đề hồ sơ giao cho đơn vị cán bộ, nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ 6.4 Lập giao nộp hồ sơ thuộc trách nhiệm Lưu trữ hành Đơn vị cá nhân làm công tác lưu trữ hành có trách nhiệm: 7.1 Đối với việc lập hồ sơ Phối hợp với đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ tài liệu cần thu thập, cần lập; phối hợp với văn thư quan hoàn thiện dự thảo danh mục hồ sơ năm (nhiệm kỳ) quan (hoặc đơn vị) trình lãnh đạo quan ban hành dùng thống 13 - Hướng dẫn đơn vị, cá nhân năm (nhiệm kỳ) hình thành hồ sơ hành (mở hồ sơ) nghiệp vụ xây dựng, hoàn thiện hồ sơ 7.2 Đối với việc giao nộp hồ sơ, tài liệu - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu định kỳ năm đột xuất - Hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành ''Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' đơn vị - Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đưa vào bảo quản - Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu lập Biên giao nhận tài liệu'' E- TỐ CHỨC THỰC HIỆN Hướng dẫn thay mục ''Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ'' văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Giao Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng triển khai, kiểm tra, đôn đốc việc thực thống Hướng dẫn hệ thống quan, tổ chức đảng Các văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ văn phòng quan, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương có trách nhiệm giúp lãnh đạo tổ chức thực thống Hướng dẫn phạm vi quan đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực Hướng dẫn đôi với văn phòng quan đảng cấp Trong trình thực có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị phản ánh Văn phòng Trung ương Đảng để kịp thời nghiên cứu bổ sung, sửa đổi K/T CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG (đã ký) Nguyễn Văn Thạo 14 Phụ lục số Mẫu danh mục hồ sơ TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN… TÊN TÁC GIẢ BAN HÀNH… DANH MỤC HỒ SƠ Năm (nhiệm kỳ)… STT Ký hiệu – số hồTên hồ sơ sơ ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM …, ngày…tháng…năm… Thời gian bảoĐơn quản lập vị/ngườiGhi Trong danh mục hồ sơ có: (bằng chữ ) hồ sơ, Gồm: (bằng chữ ) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và… (bằng chữ ) hồ sơ bảo quản có thời hạn Ngày…tháng…năm Ngày…tháng…năm THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN NGƯỜI LẬP DANH MỤC HỒ SƠ Ký Ký (đóng dấu) Họ tên Họ tên (Khổ giấy A4: 210mm x 297mm, định hướng in theo chiều rộng khổ giấy) Hướng dẫn cách ghi Cột - Ghi số thứ tự hồ sơ (đbvq) cho toàn danh mục hồ sơ Cột - Ghi ký hiệu số hồ sơ, đó: - Ký hiệu: chữ viết tắt tên đơn vị vấn đề, lĩnh vực hoạt động (đề mục) - Số hồ sơ gồm hai nhóm số: Nhóm thứ ghi số lượng mục (các nhóm hồ sơ) theo số thứ tự liên tục từ số 1; nhóm thứ hai ghi số lượng hồ sơ có mục (nhóm hồ sơ) theo số thứ tự liên tục từ số Số thứ tự đánh số Ảrập Giữa ký hiệu số hồ sơ có dấu chấm (.), hai nhóm số số hồ sơ có dấu cách (-) Cột 3- Ghi tên đơn vị vấn đề, lĩnh vực hoạt động (đề mục), tên nhóm hồ sơ (mục) tên cách sơ Cột 4- Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ Cột 5- Ghi rõ họ, tên người chịu trách nhiệm lập hồ sơ Cột 6- Ghi điều cần thiết: mật, bổ sung, khơng hình thành hồ sơ chuyển sang năm (nhiệm kỳ) sau 15 Phụ lục số Mẫu mục lục văn bản, tài liệu STT MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU Ký hiệu Ngày Tên loạiTác giả tháng trích yếu Bản chínhBản Trang số Ghi (Khổ giấy A4: 210mm x 297mm, định hướng in theo chiều rộng khổ giấy) Hướng dẫn cách ghi: Cột - Ghi số thứ tự văn bản, tài liệu theo trình tự có hồ sơ (đvbq) Cột - Ghi số ký hiệu văn bản, tài liệu Cột - Ghi ngày, tháng, năm văn bản, tài liệu Nếu văn bản, tài liệu ngày, tháng phải xác minh cho vào dấu [] Cột - Ghi tên gọi trích yếu nội dung văn bản, tài liệu Cột - Ghi tác giả văn bản, tài liệu Nếu văn bản, tài liệu khơng có tác giả phải xác minh cho vào dấu [] Cột - Nếu đánh dấu (x) vào cột Cột - Nếu đánh dấu (x) vào cột Cột - Ghi văn bản, tài liệu trang số hồ sơ (đvbq) Cột - Ghi đặc điểm cần thiết: độ mật, khơng dấu, khơng có chữ ký, bút tích, dự thảo, sách 16 Phụ lục số Mẫu chứng từ kết thúc CHỨNG TỪ KẾT THÚC Trong hồ sơ (đvbq) có: … (1) (bằng chữ (2) ) trang tài liệu, đánh số từ đến Có trang trùng số (3) khuyết số (3) Mục lục văn bản, tài liệu có , ( (4) ) trang Đặc điểm tình trạng vật lý trang, văn bản, tài liệu: ……… (5) , Ngày tháng năm NGƯỜI LẬP HỒ SƠ (6) (chữ ký) Ghi rõ họ, tên (Khổ giấy A4:210 mm x 297mm, định hướng in theo chiều rộng khổ giấy) Hướng dẫn cách ghi 1- Ghi số lượng trang hồ sơ (đvbq) số 2- Ghi số lượng trang hồ sơ (đvbq) chữ 3- Nếu đánh số trang có trùng số, khuyết số ghi rõ vào chứng từ 4- Ghi số lượng trang mục lục văn bản, tài liệu số chữ 5- Ghi đặc điểm tình trạng vật lý tài liệu: Tài liệu đánh máy, in rônêô hay viết tay, dây mực, chữ rõ hay mờ, bị rách, mối xông, chất lượng giấy tốt hay xấu 6- Ghi ngày, tháng, năm hoàn chỉnh hồ sơ, người lập hồ sơ, biên mục viết chứng từ kết thúc, ghi ro họ tên 17 Phụ lục số Mẫu bìa hồ sơ ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM … (1)… ………… ….(2)… HỒ SƠ ………… (3)………… ………………………… ………………………… Phông số: … (4) … Bắt đầu: … (8)… Mục lục số: …(5)… Kết thúc: ….(9)… Hồ sơ (đvbq):…(6)… Thời hạn bảo quản: …(10)… Số trang:…(7)… (Khổ giấy: 330mm x540mm) Hướng dẫn cách ghi 1- Ghi tên phơng, ví dụ: Tỉnh uỷ Nam Định 2- Ghi tên khoá thời gian Ghi tiêu đề hồ sơ (đvbq): Ghi chữ to, rõ ràng, mực tốt 4- Ghi số phông cố định Kho Lưu trữ 5- Ghi số mục lục số thứ tự mục lục hồ sơ phông (nếu phông có nhiều mục lục hồ sơ) - mục cán lưu trữ ghi 6- Ghi số hồ sơ (đvbq) phông theo mục lục hồ sơ 7- Ghi số lượng trang tài liệu hồ sơ (đvbq) 8- Ghi ngày, tháng, năm sớm tài liệu hồ sơ (đvbq) 9- Ghi ngày, tháng, năm muộn tài liệu hồ sơ (đvbq) 10- Ghi thời hạn bảo quản 18 Phụ lục số Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Tên quan… Tên đơn vị… MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Số đvbq Tên hồ sơ Ngày tháng Số trang (đvbq) bắt đầu – kết thúc XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ (chữ ký) Ghi rõ họ, tên Thời hạn Ghi bảo quản NGƯỜI THỐNG KÊ (chữ ký) Ghi rõ họ, tên (Khổ giấy A4.210mm x297mm, định hướng in heo chiều rộng khổ giấy) Hướng dẫn cách ghi 1- Ghi số thứ tự hồ sơ (đvbq) mục lục hồ sơ, số 01 2- Ghi nội dung: + Ghi tên nhóm lớn, nhóm vừa hồ sơ (đvbq) theo cách phân nhóm danh mục hồ sơ (kiểu chữ khác với kiểu chữ ghi tên hồ sơ (đvbq) cột) + Ghi tên hồ sơ (đvbq) 3- Ghi ngày tháng bắt đầu kết thúc tài liệu hồ sơ (đvbq) 4- Ghi số trang hồ sơ (đvbq) 5- Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ (đvbq) 6- Ghi cần thiết 19 Phụ lục số Mẫu biên giao nhận tài liệu TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN… TÊN TÁC GIẢ BAN HÀNH… * SỐ…-BB/VP ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM …, ngày…tháng…năm BIÊN BẢN Giao nhận tài liệu Đơn vị giao nộp tài liệu gồm: Đồng chí lưu trữ hành quan gồm: Đồng chí Căn vào quy định nộp lưu hồ sơ, tài liệu, đơn vị (cá nhân) giao nộp hồ sơ, tài liệu năm… (có kêu theo mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu) vào lưu trữ hành quan với số lượng sau Tổng số: … (bằng chữ ) đơn vị bảo quản (hoặc tập văn bản, tài liệu) Gồm: (bằng chữ ) đơn vị bảo quản lưu vĩnh viễn và… (bằng chữ ) đơn vị bảo quản có thời hạn Biên làm thành ba bản: đơn vị (cá nhân) nộp hồ sơ, tài liệu giữ bản, lưu trữ hành quan giữ hai NGƯỜI GIAO (chữ ký) Ghi rõ họ, tên NGƯỜI NHẬN (chữ ký) Ghi rõ họ, tên XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ GIAO NỘP (chữ ký) Ghi rõ họ, tên XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ TIẾP NHẬN (chữ ký) Ghi rõ họ, tên (Khổ giấy A4:210mm x297mm) Ghi chú: trường hợp đơn vị giao đơn vị nhận có dấu riêng đóng dấu đơn vị vào biên xác nhận việc giao, nhận 20 ... HÀNH I MỞ HỒ SƠ Mở hồ sơ hành theo danh mục hồ sơ 1.1 Sử dụng danh mục hồ sơ để mở hồ sơ Khi quan (đơn vị) xây dựng danh mục hồ sơ, cán văn thư có trách nhiệm nhân danh mục hồ sơ gửi đơn vị quan... khơng lập phải ghi vào cột ghi danh mục hồ sơ: ''Khơng hình thành hồ sơ'' (Mẫu danh mục hồ sơ xem Phụ lục số 1) Mở hồ sơ hành chưa có danh mục hồ sơ Khi chưa có danh mục hồ sơ, cán bộ, chuyên... Quyết định, kế ho ch, thông báo, hướng dẫn, báo cáo Quận uỷ Ho n Kiếm, ban Quận uỷ Năm 2006-2008 Tập Quyết đinh, kế ho ch, thông báo, hướng dẫn, báo cáo Đảng uỷ trực thuộc Quận uỷ Ho n Kiếm Năm