Thông tư số: 04 2014 TT-BNV quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ năm 2014

Công ty Luật Minh Gia BỘ NỘI VỤ Số: 04/2014/TT-BNV www.luatminhgia.com.vn CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 23 tháng 06 năm 2014 THÔNG TƯ QUY ĐỊNH ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ Căn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ; Căn Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ; Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ, Điều Phạm vi điều chỉnh Thông tư quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ giấy liệu tài liệu lưu trữ số dạng thô Điều Đối tượng áp dụng Thông tư quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ áp dụng Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử Điều Giải thích từ ngữ Trong Thông tư này, từ ngữ hiểu sau: Tạo lập sở liệu (CSDL) trình thu thập, chuyển đổi tài liệu/dữ liệu gốc sang đơn vị liệu số để lưu trữ dạng điện tử nhập thông tin cần thiết vào CSDL theo thiết kế, yêu cầu phần mềm quản lý CSDL tài liệu lưu trữ Dữ liệu tài liệu lưu trữ dạng thô liệu dạng số chuyển từ tài liệu lưu trữ phương pháp chụp, quét ảnh để lưu trữ máy tính với liệu tài liệu lưu trữ khác Dữ liệu đặc tả thơng tin mơ tả đặc tính liệu nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý lưu trữ liệu Xây dựng liệu đặc tả công việc xây dựng trường thông tin nội dung trường thông tin mô tả liệu số hóa CSDL phục vụ tìm kiếm, khai thác, sử dụng nội dung liệu, đáp ứng mục tiêu yêu cầu sử dụng liệu Phiếu tin biểu mẫu thiết kế sở thông tin đầu vào CSDL Nhập liệu công việc đưa liệu vào CSDL để quản lý khai thác, sử dụng Chuẩn hóa chuyển đổi liệu cơng việc chuyển đổi liệu dạng số sang dạng có cấu trúc thiết kế với CSDL LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn Định mức kinh tế kỹ thuật tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ quy định mức hao phí cần thiết lao động, thiết bị, vật tư văn phòng phẩm để hồn thành đơn vị khối lượng công việc liên quan tới tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ chỉnh lý Điều Nội dung định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ Định mức lao động tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ (T sp) bao gồm thời gian lao động hao phí để xử lý 01 trang tài liệu tính tổng định mức lao động công nghệ (T cn), định mức lao động phục vụ (Tpv) định mức lao động quản lý (Tql): Tsp = Tcn + Tpv + Tql a) Định mức lao động tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ tài liệu chưa biên mục phiếu tin chưa số hóa quy định Phụ lục I đính kèm b) Định mức lao động công việc biên mục phiếu tin tài liệu tiếng nước ngồi tính tăng với hệ số 1,5 so với định mức lao động quy định Phụ lục I c) Định mức lao động chuẩn hóa, chuyển đổi liệu số hóa tài liệu lưu trữ tài liệu biên mục phiếu tin chưa số hóa tài liệu quy định Phụ lục II đính kèm d) Định mức lao động bước công việc số hóa tài liệu trường hợp tài liệu có tình trạng vật lý khổ giấy tài liệu khác khổ A4, tính tăng với hệ số k so với định mức lao động quy định Phụ lục I, II, cụ thể: - Đối với tài liệu có tình trạng vật lý (nấm, mốc, ố vàng, chữ mờ, rách, thủng, dính bết): k1 = 1,2; - Đối với tài liệu có kích thước khác A4: k2 + Tài liệu khổ A3: (k2) = 2; + Tài liệu khổ A2: (k2) = 4; + Tài liệu khổ A1: (k2) = 8; + Tài liệu khổ A0: (k2) = 16 đ) Định mức lao động chuẩn hóa chuyển đổi liệu tài liệu lưu trữ tài liệu biên mục phiếu tin số hóa quy định Phụ lục III đính kèm e) Định mức lao động bước công việc lập kế hoạch, xây dựng tài liệu hướng dẫn tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ phông lưu trữ quy định Phụ lục IV đính kèm Định mức trang thiết bị, vật tư văn phòng phẩm tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ quy định Phụ lục V đính kèm Điều Hiệu lực thi hành Thơng tư có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng năm 2014 Điều Trách nhiệm thi hành Các Bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Thông tư Các quan, tổ chức khác áp dụng Thông tư để thực việc tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ Trong trình thực hiện, phát sinh vướng mắc, đề nghị phản ánh Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./ Nơi nhận: - Văn phòng Trung ương Đảng; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Các bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND tỉnh, TP trực thuộc TW; - Cơ quan Trung ương Đoàn thể; - Các tập đồn kinh tế Tổng cơng ty nhà nước; - Sở Nội vụ tỉnh, TP trực thuộc TW; - Cục Kiểm tra văn QPPL (Bộ Tư pháp); - Công báo; - Bộ Nội vụ: Bộ trưởng (để b/c), Vụ KHTC; - Website Bộ Nội vụ; - Lưu: VT, PC, Cục VT<NN (20 bản) www.luatminhgia.com.vn Nguyễn Duy Thăng PHỤ LỤC I ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐỐI VỚI TÀI LIỆU CHƯA BIÊN MỤC PHIẾU TIN VÀ CHƯA SỐ HÓA (Ban hành kèm theo Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 Bộ Nội vụ) T T a b c d đ a b Nội dung công việc Bước 1: Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu để tạo lập CSDL Khảo sát, lựa chọn, thống kê tài liệu, xây dựng, trình duyệt kế hoạch tạo lập sở liệu Lấy hồ sơ từ giá xuống chuyển đến nơi bàn giao tài liệu Bàn giao tài liệu cho phận biên mục phiếu tin Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến nơi biên mục phiếu tin Làm vệ sinh tài liệu Bước 2: Xây dựng liệu đặc tả Xây dựng tài liệu hướng dẫn biên mục phiếu tin Biên mục phiếu tin - In, chụp phiếu tin - Thực kiện biên mục theo hướng dẫn Đơn vị tính: Phút/trang A4 Ngạch cơng chức, chức danh Định mức lao nghề nghiệp viên động chức tương đương 0,2190 Lưu trữ viên (LTV) bậc 3/9 0,0040 Lưu trữ viên trung cấp (LTVTC) bậc 1/12 0,0840 0,0040 0,1270 0,3560 LTV bậc 3/9 LTVTC bậc 2/12 LTV bậc 1/9 0,3480 0,0850 0,2190 LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn LTVTC bậc 4/12 c a b c a b c d đ e - Kiểm tra kết biên mục phiếu tin - Thực sửa lỗi biên mục theo báo cáo kết kiểm tra Bàn giao tài liệu, phiếu tin cho phận bảo quản phận nhập liệu Bước 3: Nhập phiếu tin Chuẩn bị trang thiết bị; Nhập phiếu tin văn bản, hồ sơ Kiểm tra kết nhập phiếu tin Thực sửa lỗi nhập phiếu tin theo báo cáo kết kiểm tra Bước 4: Số hóa tài liệu Bàn giao tài liệu, phiếu tin, liệu đặc tả cho phận thực số hóa Vận chuyển tài liệu đến nơi thực số hóa Bàn giao tài liệu cho người thực số hóa Kiểm tra đối chiếu tài liệu với danh mục, liệu đặc tả Bóc tách, làm phẳng tài liệu Thực số hóa - Thực số hóa tài liệu theo yêu cầu - Kiểm tra chất lượng tài liệu số hóa, số hóa lại tài liệu khơng đạt u cầu Kết nối liệu đặc tả với tài liệu số hóa kiểm tra kết nối liệu đặc tả với tài liệu số hóa Bàn giao tài liệu cho đơn vị bảo quản Vận chuyển tài liệu kho bảo quản xếp lên giá Bước 5: Kiểm tra sản phẩm a Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm g h i b a Thực kiểm tra sản phẩm theo hướng dẫn; Lập báo cáo kiểm tra; Thực sửa lỗi theo báo cáo kết kiểm tra Bước 6: Nghiệm thu bàn giao sản phẩm Sao chép sản phẩm vào thiết bị lưu trữ, bàn giao sản phẩm - Xây dựng tài liệu hướng dẫn chép - Thực chép b Nghiệm thu bàn giao sản phẩm; lập lưu hồ sơ tạo lập CSDL 0,0220 LTV bậc 2/9 LTVTC bậc 1/12 0,0220 0,0080 1,2760 LTVTC bậc 3/12 1,0640 0,1060 LTV bậc 2/9 0,1060 4,9820 0,0920 LTVTC bậc 1/12 LTV bậc 1/9 0,0040 0,0080 0,0080 0,2010 4,1110 Kỹ sư (KS) tin học bậc 1/9 KS tin học bậc 2/9 3,4260 0,6850 0,4660 0,0840 LTVTC bậc 1/12 0,0080 0,3420 KS tin học bậc 3/9 KS tin học bậc 3/9 0,3420 0,4870 KS tin học bậc 3/9 KS tin học bậc 1/9 KS tin học bậc 3/9 0,0080 0,4790 LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn Định mức lao động công nghệ - Tcn (Tổng bước từ - 6) Định mức lao động phục vụ - Tpv = 2% x Tcn Định mức lao động quản lý - Tql = 5% x (Tcn + Tpv) Định mức lao động tổng hợp - Tsp = Tcn + Tpv + Tql Ghi chú: 7,6620 0,1532 0,3908 8,2060 Định mức lao động tổng hợp (Tsp) chưa bao gồm định mức lao động công việc: điểm a bước 1, 2, cho việc tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ PHỤ LỤC II ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG CHUẨN HÓA, CHUYỂN ĐỔI VÀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐỐI VỚI TÀI LIỆU ĐÃ BIÊN MỤC PHIẾU TIN VÀ CHƯA SỐ HĨA (Ban hành kèm theo Thơng tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 Bộ Nội vụ) T T a b c d a b c Nội dung công việc Bước 1: Lập kế hoạch thu thập CSDL Khảo sát, lựa chọn, thống kê tài liệu, xây dựng, trình duyệt kế hoạch thu thập CSDL Bước 2: Chuẩn hóa chuyển đổi liệu Xây dựng tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa chuyển đổi liệu Chuẩn hóa chuyển đổi liệu - Chuẩn hóa liệu (file tài liệu) - Chuyển đổi liệu + Chuyển đổi mã ký tự + Chuyển đổi cấu trúc liệu Thực sửa lỗi theo báo cáo kết kiểm tra Bàn giao liệu đặc tả cho phận thực số hóa Bước 3: Số hóa tài liệu Lấy hồ sơ từ giá xuống chuyển đến nơi bàn giao tài liệu Bàn giao tài liệu cho phận thực số hóa Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến nơi số hóa tài liệu Đơn vị tính: Phút/trang A4 Ngạch CC chức Định mức lao danh nghề nghiệp động VC tương đương LTV bậc 3/9 0,5200 KS tin học bậc 3/9 KS tin học bậc 1/9 KS tin học bậc 2/9 0,4540 0,2340 0,2200 0,1870 0,0330 KS tin học bậc 2/9 0,0460 LTVTC bậc 1/12 0,0200 KS tin học bậc 1/9 5,0890 LTVTC bậc 1/12 0,0040 0,0840 0,0040 LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia d đ e g h i a b a b Làm vệ sinh tài liệu Bóc tách, làm phẳng tài liệu Thực số hóa - Thực số hóa theo yêu cầu - Kiểm tra chất lượng tài liệu số hóa, số hóa lại tài liệu khơng đạt yêu cầu Kết nối liệu đặc tả với tài liệu số hóa kiểm tra kết nối liệu đặc tả với tài liệu số hóa Bàn giao tài liệu cho đơn vị bảo quản Vận chuyển tài liệu kho bảo quản xếp lên giá Bước 4: Kiểm tra sản phẩm Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm Thực kiểm tra sản phẩm theo hướng dẫn; Lập báo cáo kiểm tra; Thực sửa lỗi theo báo cáo kết kiểm tra Bước 5: Nghiệm thu bàn giao sản phẩm Sao chép sản phẩm vào thiết bị lưu trữ, bàn giao sản phẩm - Xây dựng tài liệu hướng dẫn chép - Thực chép Nghiệm thu bàn giao sản phẩm; lập lưu hồ sơ CSDL Định mức lao động công nghệ - Tcn (Tổng bước từ - 5) Định mức lao động phục vụ - Tpv = 2% x Tcn Định mức lao động quản lý - Tql = 5% x (Tcn + Tpv) Định mức lao động tổng hợp - Tsp = Tcn + Tpv + Tql Ghi chú: www.luatminhgia.com.vn LTV bậc 1/9 KS tin học bậc 1/9 0,1270 0,2010 4,1110 3,4260 0,6850 KS tin học bậc 2/9 0,4660 0,0840 LTVTC bậc 1/12 0,0080 0,3420 KS tin học bậc 3/9 KS tin học bậc 3/9 0,3420 0,4870 KS tin học bậc 3/9 KS tin học bậc 1/9 0,0080 KS tin học bậc 3/9 0,4790 6,4380 0,1288 0,3283 6,8951 Định mức lao động tổng hợp (Tsp) chưa bao gồm định mức lao động công việc: bước 1; điểm a bước 2, cho việc tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ PHỤ LỤC III ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG CHUẨN HÓA VÀ CHUYỂN ĐỔI DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐỐI VỚI TÀI LIỆU ĐÃ BIÊN MỤC PHIẾU TIN VÀ SỐ HĨA (Ban hành kèm theo Thơng tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 Bộ Nội vụ) Đơn vị tính: Phút/trang A4 T Nội dung công việc Ngạch CC chức Định LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn danh nghề nghiệp VC tương đương T a b c d a b a b Bước 1: Chuẩn hóa chuyển đổi liệu Xây dựng tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa chuyển đổi liệu Chuẩn hóa chuyển đổi liệu - Chuẩn hóa liệu (file tài liệu) - Chuyển đổi liệu + Chuyển đổi mã ký tự + Chuyển đổi cấu trúc liệu + Chuyển đổi khuôn dạng lưu trữ liệu Thực sửa lỗi theo báo cáo kết kiểm tra Kết nối liệu đặc tả với tài liệu chuẩn hóa chuyển đổi, kiểm tra kết nối liệu đặc tả với tài liệu chuẩn hóa chuyển đổi Bước 2: Kiểm tra sản phẩm Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm Thực kiểm tra sản phẩm theo hướng dẫn; Lập báo cáo kiểm tra; Thực sửa lỗi theo báo cáo kết kiểm tra Bước 3: Nghiệm thu bàn giao sản phẩm Sao chép sản phẩm vào thiết bị lưu trữ, bàn giao sản phẩm - Xây dựng tài liệu hướng dẫn chép - Thực chép Nghiệm thu bàn giao sản phẩm; lập lưu hồ sơ CSDL Định mức lao động công nghệ - Tcn (Tổng bước từ -3) Định mức lao động phục vụ - Tpv = 2% x Tcn Định mức lao động quản lý - Tql = 5% x (Tcn + Tpv) Định mức lao động tổng hợp - Tsp = Tcn + Tpv + Tql Ghi chú: mức lao động 3,9220 KS tin học bậc 3/9 KS tin học bậc 1/9 KS tin học bậc 1/9 KS tin học bậc 2/9 KS tin học bậc 1/9 KS tin học bậc 2/9 3,1420 0,2340 2,9080 0,1870 0,0330 2,6880 0,3140 0,4660 0,3420 KS tin học bậc 3/9 KS tin học bậc 3/9 0,3420 0,4870 KS tin học bậc 3/9 KS tin học bậc 1/9 0,0080 KS tin học bậc 3/9 0,4790 4,7510 0,0950 0,2423 5,0883 Định mức lao động tổng hợp (Tsp) chưa bao gồm định mức bước công việc: điểm a bước 1, cho việc tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ PHỤ LỤC IV ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG CÁC CÔNG VIỆC LẬP KẾ HOẠCH, XÂY DỰNG CÁC VĂN BẢN, TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN PHỤC VỤ CHO VIỆC TẠO LẬP CSDL TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA MỘT PHÔNG LƯU TRỮ (Ban hành kèm theo Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 Bộ Nội vụ) LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia T T Nội dung công việc (1) (2) Hệ số khối lượng Khảo sát, lựa chọn, thống kê tài liệu; Xây dựng, trình duyệt kế hoạch tạo lập CSDL Xây dựng tài liệu hướng dẫn biên mục phiếu tin: Rà soát, xác định nội dung cần biên mục; Quy định việc viết tắt quy định khác; Viết tài liệu hướng dẫn biên mục Xây dựng tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa chuyển đổi liệu Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm: Xác định tiêu chí, phương pháp kiểm tra sản phẩm, viết tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm Xây dựng tài liệu hướng dẫn chép Cộng www.luatminhgia.com.vn Đơn vị tịnh: ngày công/phông Định mức lao động theo khối lượng Phông lưu Ghi trữ 50 m 100 m 200 m Phông Phông Phông