CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN CÔNG NGHỆ, THIẾT BỊ VÀ KIỂM ĐỊNH XÂY DỰNG - CONINCO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc _ Số: 2016/HĐQT-QCĐH Hà Nội, ngày tháng năm 2016 QUY CHẾ TỔ CHỨC ĐẠI HỘI VÀ BỎ PHIẾU BIỂU QUYẾT TẠI ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BẤT THƯỜNG 2016 Căn Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014 nước CHXHCN Việt Nam; Căn Điều lệ Tổ chức hoạt động Công ty cổ phần Tư vấn Công nghệ, Thiết bị Kiểm định xây dựng – CONINCO Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi áp dụng Quy chế áp dụng cho việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông bất thường năm 2016 (sau gọi tắt Đại hội) Công ty cổ phần Tư vấn Công nghệ, Thiết bị Kiểm định xây dựng -CONINCO (sau gọi tắt Công ty CONINCO) Quy chế quy định cụ thể quyền nghĩa vụ bên tham gia Đại hội, điều kiện, thể thức tiến hành, bỏ phiếu kiểm phiếu Đại hội Điều Mục tiêu Đảm bảo việc tuân thủ theo quy định Luật pháp Điều lệ Công ty; Đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch nhằm bảo vệ quyền lợi cho cổ đông Điều Cổ đông bên tham gia chịu trách nhiệm thực theo điều Quy chế Chương II QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN THAM GIA ĐẠI HỘI Điều Quyền nghĩa vụ cổ đông A Quyền cổ đông đủ điều kiện tham dự Đại hội: Được biểu tất vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông theo quy định Điều lệ Công ty Được uỷ quyền văn cho người đại diện thay mặt tham dự biểu Đại hội Các cổ đông, đại diện cổ đông tới dự Đại hội sau nghe báo cáo nội dung cần thông qua thảo luận thông qua nội dung cần biểu phiếu biểu Ban tổ chức Đại hội thông báo cơng khai: Danh sách cổ đơng có quyền dự họp, Giấy đăng ký dự họp, Giấy ủy quyền dự họp; Chương trình Tài liệu Đại hội trang thơng tin điện tử Công ty: coninco.com.vn Đăng ký tham dự Đại hội: Các cổ đông xác nhận đăng ký tham dự ủy quyền tham dự đại hội cho Ban tổ chức trước ngày Đại hội để thuận lợi cho việc lập danh sách kiểm tra tư cách cổ đông Khi tới tham dự họp Đại hội, cổ đông, người đại diện phải mang theo giấy tờ tùy thân (CMND hộ chiếu) để xác nhận tư cách dự họp nhận phiếu biểu Ban tổ chức Cổ đơng đến Đại hội muộn có quyền đăng ký ngay, sau có quyền tham gia biểu Đại hội, Chủ toạ khơng có trách nhiệm dừng Đại hội cổ đông đăng ký hiệu lực đợt biểu không bị ảnh hưởng B Nghĩa vụ cổ đông tham dự Đại hội: Các cổ đông hay đại diện cổ đông tới tham dự họp phải hoàn thành thủ tục đăng ký tham dự Đại hội với Ban tổ chức Tuân thủ theo điều khiển Chủ tọa Nghiêm túc chấp hành nội quy tôn trọng kết làm việc Đại hội Khi tham gia phát biểu ý kiến Đại hội phải đồng ý Chủ tọa, phát biểu ý kiến ngắn gọn tập trung vào nội dung thảo luận Chủ tọa xếp cho cổ đông phát biểu theo thứ tự đăng ký giải đáp thắc mắc đưa Điều Quyền nghĩa vụ Ban kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội - Ban kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội Hội đồng quản trị đề cử - Ban kiểm tra tư cách cổ đông kiểm tra tư cách cổ đông dự họp, thống kê danh sách cổ đơng có mặt phiếu biểu quyết; - Báo cáo trước Đại hội kết kiểm tra tư cách cổ đông tham dự Đại hội Điều Quyền nghĩa vụ Chủ toạ Thư ký, Ban kiểm phiếu Chủ tịch Hội đồng quản trị làm Chủ tọa họp Đại hội đồng cổ đông thường niên 2016 Hội đồng quản trị Công ty đề cử Thư ký họp Ban kiểm phiếu để thông qua Đại hội Quyết định Chủ tọa vấn đề trình tự, thủ tục kiện phát sinh chương trình Đại hội mang tính phán cao Chủ tọa tiến hành công việc mà cho cần thiết để điều khiển Đại hội cách hợp lệ có trật tự; để Đại hội phản ánh mong muốn đa số cổ đông tham dự Không cần lấy ý kiến Đại hội, lúc Chủ tọa trì hỗn Đại hội đến thời điểm khác địa điểm khác Chủ tọa định nhận thấy rằng: a Hành vi người có mặt cản trở có khả cản trở diễn biến họp b Sự trì hỗn cần thiết để công việc Đại hội tiến hành cách hợp lệ Thư ký họp có nghĩa vụ: - Ghi chép đầy đủ trung thực diễn biến họp, vấn đề thơng qua lưu ý họp; Soạn Biên họp Nghị họp công việc trợ giúp theo phân công Chủ tọa; - Thực nhiệm vụ cách xác, trung thực Ban kiểm phiếu có nghĩa vụ: - Xác định kết kiểm phiếu cho nội dung thông qua Đại hội; Lập Biên kiểm phiếu; Bàn giao phiếu biểu Biên kiểm phiếu cho Chủ tọa; - Thực nhiệm vụ cách xác, trung thực Chương III TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI Điều Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường 2016 tiến hành có số cổ đơng dự họp đại diện 51% số cổ phần có quyền biểu theo danh sách chốt số cổ đông Điều Cách thức tiến hành Đại hội Đại hội tiến hành thông qua nội dung theo chương trình gửi cho cổ đơng - Đại hội thông qua đề xuất Chủ tọa Thư ký họp Ban kiểm phiếu cách giơ tay biểu đồng ý không đồng ý - Ban kiểm tra tư cách cổ đông báo cáo kết kiểm tra tư cách cổ đông - Thông qua chương trình Đại hội (theo chương trình gửi cho cổ đông bổ sung trực tiếp đại hội thông qua) - Thảo luận thơng qua vấn đề chương trình - Thơng qua Biên Nghị Đại hội Điều Biểu thể lệ biểu thông qua nội dung Đại hội Phiếu biểu - Cổ đông biểu phiếu biểu phát đăng ký tham dự Phiếu biểu Công ty CONINCO phát hành đóng dấu Cơng ty; Phiếu biểu có nội dung: tên cổ đơng/người đại diện – Mã số cổ đông, tổng số phiếu biểu quyết, nội dung nghị cần lấy ý kiến Với nội dung biểu có đánh đấu: Đồng ý ; Không đồng ý ; Không có ý kiến - Phiếu biểu khơng hợp lệ phiếu không Công ty CONINCO phát hành, ghi thêm nội dung không theo yêu cầu Chủ tọa, bị rách, gạch xóa hay đánh dấu ý kiến, rõ ràng ý kiến cổ đơng phần biểu cho nội dung coi không hơp lệ - Trong Phiếu biểu có nhiều nội dung biểu nội dung cần lấy ý kiến biểu độc lập với Sự không hợp lệ nội dung độc lập không làm ảnh hưởng đến nội dung biểu nội dung lại - Trường hợp cổ đông biểu nhầm làm Phiếu biểu khơng ngun vẹn cổ đơng liên hệ với Ban tổ chức để cấp lại Phiếu biểu trước kiểm phiếu xong phải nộp lại Phiếu biểu cũ - Trường hợp cổ đông đăng ký tham dự Đại hội lý khơng có mặt đến hết chương trình chưa bỏ phiếu biểu phải gửi lại Phiếu biểu vấn đề cần thông qua Đại hội cho Ban tổ chức trước Nếu không gửi lại, Ban Kiểm phiếu xem cổ đơng đồng ý vấn đề biểu Đại hội Cách thức biểu quyết: Khi biểu quyết, cổ đông/người đại diện đánh dấu vào ô lấy ý kiến cho nội dung biểu bỏ phiếu vào thùng theo điều hành Chủ tọa Nguyên tắc kiểm phiếu: - Việc bỏ phiếu Chủ tọa tuyên bố bỏ phiếu cổ đông cuối bỏ phiếu vào thùng Ban kiểm phiếu tiến hành kiểm phiếu theo nội dung cần lấy ý kiến, thống kê kiểm phiếu ghi biên bản, báo cáo Chủ tọa thư ký họp kết kiểm phiếu - Sau kiểm phiếu, Ban kiểm phiếu lập Biên kiểm phiếu công bố trước Đại hội Chương IV KẾT THÚC ĐẠI HỘI Điều 10 Thông qua Quyết định họp Đại hội cổ đông: - Quyết định Đại hội đồng cổ đông nội dung biểu thơng qua có 51% tổng số phiếu biểu cổ đông dự họp chấp thuận; - Đối với nội dung thông qua tăng vốn Điều lệ Cơng ty thơng qua có 65% tổng số phiếu biểu cổ đông dự họp chấp thuận Điều 11 Biên họp Đại hội cổ đông - Tất nội dung họp Đại hội đồng cổ đông thư ký Đại hội ghi vào Biên họp; - Biên họp đọc thông qua trước Bế mạc họp lưu giữ vào sổ biên Công ty Chương V ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 12 Điều khoản chung Quy chế gồm Chương 12 Điều, thơng qua có hiệu lực từ 26 tháng 03 năm 2016 TM/ HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH ... cách dự họp nhận phiếu biểu Ban tổ chức Cổ đơng đến Đại hội muộn có quy n đăng ký ngay, sau có quy n tham gia biểu Đại hội, Chủ to khơng có trách nhiệm dừng Đại hội cổ đông đăng ký hiệu lực đợt... thống kê danh sách cổ đơng có mặt phiếu biểu quy t; - Báo cáo trước Đại hội kết kiểm tra tư cách cổ đông tham dự Đại hội Điều Quy n nghĩa vụ Chủ to Thư ký, Ban kiểm phiếu Chủ tịch Hội đồng quản...3 Ban tổ chức Đại hội thông báo công khai: Danh sách cổ đơng có quy n dự họp, Giấy đăng ký dự họp, Giấy ủy quy n dự họp; Chương trình Tài liệu Đại hội trang thông tin điện tử Công ty: