Lời mở đầu Có thể thấy rằng kinh doanh trong thời đại ngày nay đòi hỏi các nhà quản trị doanh nghiệp phải đơng đầu với hàng loạt những khó khăn thử thách từ môi trờng bên ngoài cũng nh những vấn đề nảy sinh trong nội bộ doanh nghiệp. Ngời ta vẫn thờng nói: Quản trị kinh doanh là khoa học, quản trị kinh doanh là nghệ thuật với ý nghĩa nhà quản trị phải nắm chắc và biết vận dụng những quy luật trong quá trình vận động của tự nhiên xã hội cũng nh tạo ra mối quan hệ hài hoà giữa các cá nhân để phát huy tối đa lợi thế của họ phục vụ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp. Các chức năng cơ bản của quản trị bao gồm: Lập kế hoạch, Tổ chức, Lãnh đạo, Điều hành và kiểm tra. Trong đó chức năng kiểm tra có vai trò hết sức quan trọng. Theo H. Rayol: " Trong kinh doanh, kiểm tra là việc kiểm chứng xen mọi việc có đợc thực hiện theo nh kế hoạch đã đợc vạch ra, theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã đợc ấn định hay không? Nó có nhiệm vụ tìm ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm. Nó đối phó với mọi sự gồm có sự vật, con ngời và hoạ động ". Đối với các nhà quản trị, kiểm tra còn có ý nghĩa giúp họ đa ra các quyết định điều chỉnh một cách phù hợp, nhanh chóng, chính xác, đảm bảo mọi hoạt động của tổ chức đi theo một mục tiêu chung đã định.Không có một doanh nghiệp nào trong suốt quá trình hoạt động của mình mà không phải thực hiện các quyết định điều chỉnh. Điều chỉnh là tất yếu bởi điều chỉnh sẽ giúp cho doanh nghiệp thích ứng với sự biến động của môi trờng kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động cũng nh tạo điều kiện cho doanh nghiệp đứng vững phát triển lâu dài. Với những kiến thức đã đợc học cùng với kinh nghiệm thực tế qua quá trình thực tập tại công ty TNHH hệ thống công nghiệp LGIS-VINA, trong chuyên đề này em xin trình bày một số vấn đề về công tác thu thập thông tin cho quá trình kiểm tra và điều chỉnh các hoạt động sản xuất kinh doanh trong việc nâng cao hiệu quả doanh nghiệp.1
Nội dung chuyên đề bao gồm hai phần chính:Phần 1: Phần lý thuyết chung. Thế nào là điều chỉnh? Lập sơ đồ phân hệ thông tin điều chỉnh các quyết định sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. ứng dụng các khái niệm và sơ đồ trên vào thực tế hoạt động của công ty. Phần 2: Phần thực hành. Xác định nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra việc thực hiện các quyết định sản xuất kinh doanh trong công ty LGIS-VINA. Để giải quyết đợc những vấn đề trên em đã cố gắng vận dụng kiến thức mình đã học vào thực tế hoạt động của công ty LGIS-VINA. Tuy nhiên do còn hạn chế về nhận thức cũng nh kinh nghiệm thực tế, chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận đợc sự góp ý, đánh giá của thầy để hòan thiện hơn nữa chuyên đề của mình. Trong quá trình thực hiện chuyên đề, em đã nhận đợc sự hớng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Kim Truy cũng nh sự giúp đỡ của các anh chị trong công ty Mẫu tham khảo Công ty CP … Số /…/QĐ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Tp.Hồ Chí Minh, ngày … tháng năm … ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG - Căn Luật Doanh nghiệp 2005 Quốc hội thông qua ngày 29/11/2005; - Căn Điều lệ Công ty cổ phần …… cổ đông thông qua ngày …./…/… ; - Căn biên bản họp Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày…/…/… việc tạm ngưng hoạt động công ty QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Tạm ngưng hoạt động từ ngày …/…/… đến ngày …/…/… Lý tạm ngưng hoạt động: Điều 2: Giao cho Ông/ Bà … (người đại diện pháp luật) tiến hành thủ tục cần thiết theo quy định pháp luật Điều 3: Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Nơi nhận: - Như điều 3; - Lưu TM ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ (ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Lời nói đầuCó thể nói ra quyết định là sự lựa chọn một trong số các phơng án hành động là cốt lõi của việ xây dựng kế hoạch. Không thể tồn tại một kế hoạch nếu một quyết định đó là những cam kết về những nguồn tài lực, phơng hớng hoặc uy tín nhng cha đợc công bố. Các nhà quản lý đôi khi xem việc ra quyết định nh là một công việc trung tâm của họ bởi vì họ phải thờng xuyên lựa chọn phải làm cái gì? Ai làm cái đó? Khi nào, ở đâu? và thậm trí công việc đó đợc làm nh thế nào? Tuy nhiên ra quyết định chỉ là một bớc trong việc lập kế hoạch, đôi khi nó đợc thực hiện một cách nhanh chóng, ít phải xuy nghĩ, hay đôi khi nó chỉ chi phối trong ít phút. Nó cũng là một bộ phận trong cuộc sống hàng ngày của mọi ngời. Một chơng trình hành động ít khi đợc xem xét một cách độc lập, bởi vì rõ ràng là mọi quyết định đều phải ăn khớp với những kế hoạch khác. Có những vấn đề cụ thể đợc xem xét nh những yêu cầu về nghiên cứu và phân tích một cách hệ thống hoá trớc một quyết định đợc tập trung xem xét.Nhng việc ra quyết định có hiệu quả đòi hỏi một sự lựa chọn phơng hớng hành động hợp lý. Nhng hợp lý cái gì? Khi nào thì đa ra các quyết định một cách hợp lý?Chính bởi thế bài tiểu luận này nhằm đáp ứng đợc phần nào những yêu cầu nói trên. Tuy nhiên trong khuôn khổ có hạn, bài tiểu luận này chắc chắn sẽ không khỏi có những thiếu sót, mong thầy cô và các bạn đóng góp và sửa đổi để bài tiểu luận này đ-ợc hoàn thịên hơn./1
Phần ITổng quan về Quản trị kinh doanh và quyết định Quản trị kinh doanhI.Quản trị kinh doanh.Quản trị kinh doanh có thể hiểu: Quản trị kinh doanh là hoạt động liên tục, có tổ chức, có hớng đích của chủ thể Doanh nghiệp lên tập thể những ng-ời Lao động trong Doanh nghiệp, sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra của Doanh nghiệp theo đúng luật định và thông lệ của xã hội.II.Quyết định Quản trị kinh doanh.1. Khái niệm:Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của chủ doanh nghiệp (Giám đốc) nhằm định ra mục tiêu chơng trình và tính chất hoạt động của doanh nghiệp, để giải quyết một vấn đề đã chín mùi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của hệ thống.Từ khái niệm này có thể xác định nội dung của một quyết định là nhằm để trả lời đợc các câu hỏi sau đây: Phải làm gì? Làm nh thế nào? Ai làm? Khi nào làm? Làm trong bao lâu? Làm ở đâu? Điều kiện vật chất để thực hiện là gì? Ai sẽ cản trở quyết định, mức độ và cách xử lý? Kết quả tối thiểu phải đạt 2
là gì? Tổ chức kiểm tra và tổng kết báo cáo nh thế nào? Hiệu quả của việc ra quyết định?2. Các loại quyết định. Có nhiều loại quyết định; theo cách phản ứng của ngời ra quyết định, thì quyết định có hai loại quyết định cơ bản: Những quyết định trực giác và những quyết định có lý giải.a. Các quyết định trực giác là các quyết định xuất phát từ trực giác của con ngời. Ngời ra quyết định không cần phải tới lý trí hay sự phân tích can thiệp vào. Đôi THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ KINH DOANH 1- Khái niệm, vai trò của thông tin trong quá trình quản trị kinh doanh1.1- Khái niệm thông tinThông tin là một khái niệm đã có từ lâu đời, là một khái niệm rất rộng. Tùy thuộc vào từng lĩnh vực nghiên cứu, mà đưa ra những định nghĩa khác nhau và giới hạn khái niệm đó lại phục vụ mục đích nghiên cứu.Chẳng hạn:- Thông tin là nội dung của thế giới bên ngoài được thể hiện trong sự nhận thức của con người (N.Viner).- Thông tin là sự chống lại của sự bất định (Shannon.K).- Thông tin là sự truyền đưa độ đa dạng (Esbi.R).- Thông tin là thực thể là độ đo tính phức tạp (Mole.A)- Thông tin là xác suất sự lựa chọn (Iaglom).- Thông tin là những tín hiệu được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định (các nhà quản lý kinh tế).- Thông tin là một phạm trù phản ánh nội dung và hình thức vận động của các sự vật và hiện tượng. Theo quan điểm hệ thống thì thông tin là sự hạn chế tính đa dạng của mỗi hệ thống sự vật đối với môi trường, thông tin là tính trật tự của các đối tượng vật chất có những mối liên hệ biện chứng (các nhà điều khiển học).- Thông tin là một phạm trù triết học phản ánh sự vận động và tương tác của các hiện tượng, sự vật và quá trình tư duy (các nhà triết học).Hay gọn hơn: Thông tin là quá trình phản ánh và tiếp nhận phản ánh, biến phản ánh thành hiểu biết, thành tri thức.- Thông tin quản lý trong hệ thống kinh tế xã hội là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động, liên hệ giữa các đối tượng, yếu tố của hệ thống đó và giữa hệ thống đó với môi trường (các nhà xã hội học).
Từ những định nghĩa trên, có thể rút ra khái niệm sau: Thông tin kinh tế là những tín hiệu, được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích trong việc ra quyết định quản trị kinh doanh của chủ doanh nghiệp.Một số đặc trưng cơ bản của thông tin.a. Thông tin gắn liền với quá trình điều khiểnBản thân thông tin không có mục đích tự thân. Nó chỉ tồn tại và có ýnghĩa trong một hệ thống điều khiển nào đó. Dù thông tin ở bất kỳ hình thức nào: bảng biểu, ký hiệu, mã hiệu, biểu đồ, xung điện v.v . đều có thể dễ dàng thấy rằng nó là yếu tố cơ bản của một quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống nào đó, hệ thống này có thể là trong tự nhiê, trong xã hội hoặc trong tư duy.b. Thông tin có tính tương đốiPhương pháp phân tích hệ thống để khẳng định tính bất định của một quá trình điều khiển phức tạp. Tính bất định đó chính là tình trạng không có đầy đủ thông tin. Điều này cũng có nghĩa là mỗi thông tin chỉ là một sự phản ánh chưa đầy đủ về hiện tượng vào sự vật được phản ánh, đồng thời nó cũng phụ thuộc vào trình độ và khả năng của nơi phản ánh. Tính tương đối của thông tin thể hiện rất rõ nét đối với các hệ thống kinh tế xã hội, vì đây là các hệ Lời nói đầu Có thể nói ra quyết định là sự lựa chọn một trong số các phương án hành động là cốt lõi của việ xây dựng kế hoạch. Không thể tồn tại một kế hoạch nếu một quyết định đó là những cam kết về những nguồn tài lực, phương hướng hoặc uy tín nhưng chưa được công bố. Các nhà quản lý đôi khi xem việc ra quyết định như là một công việc trung tâm của họ bởi vì họ phải thường xuyên lựa chọn phải làm cái gì? Ai làm cái đó? Khi nào, ở đâu? và thậm trí công việc đó được làm như thế nào? Tuy nhiên ra quyết định chỉ là một bước trong việc lập kế hoạch, đôi khi nó được thực hiện một cách nhanh chóng, ít phải xuy nghĩ, hay đôi khi nó chỉ chi phối trong ít phút. Nó cũng là một bộ phận trong cuộc sống hàng ngày của mọi người. Một chương trình hành động ít khi được xem xét một cách độc lập, bởi vì rõ ràng là mọi quyết định đều phải ăn khớp với những kế hoạch khác. Có những vấn đề cụ thể được xem xét như những yêu cầu về nghiên cứu và phân tích một cách hệ thống hoá trước một quyết định được tập trung xem xét. Nhưng việc ra quyết định có hiệu quả đòi hỏi một sự lựa chọn phương hướng hành động hợp lý. Nhưng hợp lý cái gì? Khi nào thì đưa ra các quyết định một cách hợp lý? Chính bởi thế bài tiểu luận này nhằm đáp ứng được phần nào những yêu cầu nói trên. Tuy nhiên trong khuôn khổ có hạn, bài tiểu luận này chắc chắn sẽ không khỏi có những thiếu sót, mong thầy cô và các bạn đóng góp và sửa đổi để bài tiểu luận này được hoàn thịên hơn./ 1
Phần I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ KINH DOANH VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ KINH DOANH I.Quản trị kinh doanh. Quản trị kinh doanh có thể hiểu: Quản trị kinh doanh là hoạt động liên tục, có tổ chức, có hướng đích của chủ thể Doanh nghiệp lên tập thể những người Lao động trong Doanh nghiệp, sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội nhằm đạt được mục tiêu đề ra của Doanh nghiệp theo đúng luật định và thông lệ của xã hội. II.Quyết định Quản trị kinh doanh. 1. Khái niệm: Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của chủ doanh nghiệp (Giám đốc) nhằm định ra mục tiêu chương trình và tính chất hoạt động của doanh nghiệp, để giải quyết một vấn đề đã chín mùi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của hệ thống. Từ khái niệm này có thể xác định nội dung của một quyết định là nhằm để trả lời được các câu hỏi sau đây: Phải làm gì? Làm như thế nào? Ai làm? Khi nào làm? Làm trong bao lâu? Làm ở đâu? Điều kiện vật chất để thực hiện là gì? Ai sẽ cản trở quyết định, mức độ và cách xử lý? Kết quả tối thiểu phải đạt là gì? Tổ chức kiểm tra và tổng kết báo cáo như thế nào? Hiệu quả của việc ra quyết định? 2
2. Các loại quyết định. Có nhiều loại quyết định; theo cách phản ứng của người ra quyết định, thì quyết định có hai loại quyết định cơ bản: Những quyết định trực giác và những quyết định có lý giải. a. Các quyết định trực giác là các quyết định xuất phát từ trực giác của con người. Người ra quyết định không cần phải tới lý trí hay sự phân tích can thiệp vào. Đôi khi các quyết định này được căn cứ vào các quyết định trước đó , nghĩa là chúng làm lại điều mà TÊN HỘ KINH DOANH --------- Số: …………. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc …., ngày … tháng … năm……… THÔNG BÁO V/v tạm ngừng kinh doanh của hộ kinh doanh Kính gửi: …………………….……………. Tên hộ kinh doanh (ghi bằng chữ in hoa): . Số Giấy chứng nhận hộ kinh doanh: . Do: …………………………………………… cấp ngày: …… / … / . Địa điểm kinh doanh: Điện thoại: …………………………………………. Fax: . Email: ………………………………………………. Website: . Thông báo tạm ngừng kinh doanh như sau: Thời gian tạm ngừng: . Thời điểm bắt đầu tạm ngừng: Ngày ………. tháng ……… năm Thời điểm kết thúc tạm ngừng: Ngày ………. tháng ……… năm . Lý do tạm ngừng: . . . Tôi cam kết về tính chính xác, trung thực và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của Thông báo này. ĐẠI DIỆN HỘ KINH DOANH (Ký, ghi họ tên)