Chương trình quản lí CB - GV

Sáng kiến kinh nghiệm : THIẾT KẾ MODULE "KHAI THÁC CSDL CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CB, GV" CỦA BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐT. Tác giả : Nguyễn Ngọc n Đơn vò : Phòng Tổ chức - Cán bộ - Sở GD-ĐT AG. Thời gian : Năm học 2002 - 20023 I.- ĐẶT VẤN ĐỀ : Năm 2002, Bộ Giáo dục và Đào tạo chỉ đạo các Sở GD-ĐT tổ chức lập phiếu điều tra và nhập dữ liệu cán bộ - giáo viên toàn ngành giáo dục - đào tạo bằng Chương trình Quản lý Cán bộ, Giáo viên phiên bản 2.0 của Bộ. Đây là phần mềm đầu tiên của ngành Giáo dục - ĐT nhằm xây dựng một CSDL thống nhất cả nước. Tuy phần mềm khá hoàn chỉnh, nhưng chưa thể đáp ứng được đầy đủ yêu cầu sử dụng, khai thác của từng đòa phương. Do đó, vào tháng 10/2002, Bộ đã phát động một cuộc thi viết module ứng dụng, nhằm mở rộng các chức năng khai thác, sử dụng CSDL của phần mềm này, phục vụ yêu cầu của công tác quản lý nhân sự. Hưởng ứng cuộc thi của Bộ, chúng tôi đã thiết kế module "Khai thác CSDL quản lý CB, GV". II.- MIÊU TẢ CÁC CHỨC NĂNG CỦA MODULE : Module gồm có 5 chức năng, giải quyết được 5 công việc mà Chương trình Quản lý CB, GV của Bộ còn hạn chế : 1/- Chức năng tra cứu hồ sơ cá nhân : Module cho phép tìm kiếm hồ sơ dễ dàng và trình bày toàn bộ thông tin trong hồ sơ tìm được ra màn hình (có thể in ra giấy). Chương trình của Bộ chỉ cho phép in trang thông tin hiện hành, không in được các quá trình (gồm 9 loại quá trình) và phần thân nhân trong quan hệ gia đình. Hơn nữa, thông tinxuất ra màn hình do module tạo ra đã được chuyển sang mã Tiếng Việt Unicode, đáp ứng được yêu cầu trình bày thông tin Tiếng Việt trên mạng theo quy đònh của Chính phủ. 2/- Chương trình thống kê CB, GV : Cho phép liệt kê các số liệu cơ bản về CB, GV, NV của tất cả các trường (phân chia theo huyện), giúp người sử dụng tham khảo nhanh các số liệu thống kê nhân sự. 3/- Thống kê số CB, GV đang đi học : Chương trình tổng hợp số liệu thống kê các CB, GV, NV đang theo học đào tạo, bồi dưỡng, phân tích theo 10 loại nội dung, trình độ; theo huyện và theo từng cấp học. Các số liệu này giúp đánh giá đầy đủ hơn tình hình chuẩn hóa CB, GV. 4/- Tính nhu cầu giáo viên trung học : Chương trình cho phép tính toán cân đối nhu cầu GV THCS và THPT, giúp thông tin để giải quyết công tác thuyên chuyển cán bộ và phân công GV mới ra trường. 5/- Phân công các hội đồng thi : Chương trình cho phép thiết lập, phân công coi - chấm thi các kỳ thi quốc gia Tiểu học, THCS, THPT, có thể giúp việc phân công CB coi - chấm thi được nhanh chóng, dễ dàng hơn, do có chức năng tự động phân công theo số liệu kế hoạch phân công do người dùng lập. III.- CẤU TRÚC VÀ CÁCH VẬN HÀNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH : (Xem "Hướng dẫn sử dụng" đính kèm) IV.- KẾT QUẢ THỰC HIỆN : Module đã được Bộ giáo dục - Đào tạo khen thưởng trong Hội nghò tổng kết tổ chức vào tháng 3/2003, được tích hợp vào phần mềm Quản lý CB, GV của Bộ chuyển giao cho tất cả các Sở GD-ĐT trong cả nước. Ở An Giang, module này cũng đã được chuyển giao cùng với Chương trình Quản lý CB, GV cho các Phòng Giáo dục và các đơn vò trực thuộc Sở sử dụng từ tháng 4/2003. Long Xuyên, ngày 25 tháng 04 năm 2003 Người viết NGUYỄN NGỌC ÂN CHƯƠNG TRÌNH KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ CÁN BỘ, GIÁO VIÊN CỦA BỘ GD&ĐT NGUYỄN NGỌC ÂN Chun viên Phòng Tổ chức – CB Sở Modul "Khai thác CSDL quản lý CB, GV" của chúng tôi bao gồm một số chương trình riêng lẻ, chạy độc lập trên môi trường Visual Foxpro, không tích hợp vào phần mềm Quản lý CB, GV (QL CBGV) của Bộ. Để cho Modul hoạt động được, bạn chỉ cần copy toàn bộ thư mục ANGIANG vào thành 1 thư mục con của thư mục C:\QLCB. Thư mục ANGIANG chứa các thành phần như sau : - Các Files chương trình nguồn, hình ảnh biểu tượng, siêu văn bản HTML. - Có một số files Shortcut (*.LNK) chúng tôi đã tạo sẵn đường dẫn đến thư mục chứa VFP theo máy vi tính mà Bộ đã cài sẵn giao cho các Sở. Nếu bạn đã cài phần mềm Visual Foxpro và QL CBGV ở máy khác,cần sửa lại đường dẫn trong các Shortcut này. - Thư mục BAOCAO : chứa các kết quả xử lý do các chương trình tạo ra, bao gồm các bảng DBF và các files Excel. - Bạn kích hoạt chương trình bằng Shortcut QLCBAG.LNK - Biểu tượng : * Các lưu ý chung : Các chương trình trong Modul chỉ khai thác CSDL do phần mềm QL CBGV đã tạo lập sẵn chứ không cập nhật, điều chỉnh CSDL. Do đó yêu cầu CSDL phải được cập nhật đầy đủ bằng phần mềm QL CBGV. Đặc biệt là tệp DVI.DBF, các bạn cần phải nhập đầy đủ các thông tin sau : - Field MADGXA : Dùng để phân tích số liệu thống kê theo địa bàn hành chính. - Field MACAPHOC : Dùng để phân tích số liệu thống kê theo cấp, bậc học. - Các fileds số lớp (từ lờp 6 đến lớp 12) : dùng để tính toán nhu cầu giáo viên. Sau đây, chúng tôi xin hướng dẫn sử dụng từng chương trình cụ thể : 1/- Điều chỉnh, bổ sung danh mục. Modul sử dụng 24 bảng danh mục, tất cả đều lưu trong file MADLWIN.DBF. Các danh mục này chúng tôi rút trích từ các danh mục của phần mềm QL CBGV và có bổ sung một số ít (Một số trường THSP trong danh mục Trường đào tạo, một số chuyên ngành mới trong danh mục chuyên ngành đào tạo, .), các bạn cần kiểm tra, bổ sung các mã phù hợp với địa phương mà phần mềm QL CBGV của bạn đang sử dụng. Khi kích hoạt lệnh Điều chỉnh, bổ sung danh mục từ màn hình chính, màn hình sẽ liệt kê 24 bảng danh mục. Bạn ra lệnh mở 1 danh mục cụ thể, màn hình sẽ trình bày cột mã và cột tên của bảng danh mục. Trong các bảng này, chúng tôi đã tạo sẵn các dòng trống ở phía dưới. Muốn điều chỉnh, bổ sung bảng danh mục, bạn chỉ dùng phím műi tên di chuyển lên xuống các dòng, ô tương tương ứng. (Lưu ý : không dùng tổ hợp phím Ctrl+Y để mở dòng mới theo cách của VFP). 2/- Tra cứu hồ sơ 1 người. Việc tra cứu hồ sơ trong phần mềm QL CBGV của Bộ còn bất tiện là chưa trình bày toàn bộ thông tin của một hồ sơ : - Trong màn hình nhập, sửa : trình bày thông tin sơ yếu trong 2 trang, các quá trình trong 11 trang khác. Người xem muốn xem đầy đủ thông tin, phải "lật" từng trang (trong đó có nhiều trang có thể chưa có thông tin nào : QTLLVT, QT kỷ luật, QH thân nhân nước ngoài, . rất mất thì giờ. - Trong chương trình in hồ sơ, chỉ in ra được phần sơ yếu, không in được phần quá trình. Modul của chúng tôi nhằm khắc phục các nhược điểm đó. Khi kích hoạt chương trình, màn hình sẽ đưa ra 1 hồ sơ đã tra cứu lần trước. Muốn tra cứu hồ sơ mới, bạn nhấp chuột vào hình người trong hồ sơ, sẽ kích hoạt một chương trình dò tìm chạy trên VFP. Màn hình xuất hiện 2 ô nhập, yêu cầu bạn nhập Tên, Họ của người cần tìm. Sau khi Enter xác nhận, màn hình sẽ liệt kê danh sách những người theo điều kiện lọc, với 1 hộp sáng chọn lựa. bạn dùng phím műi tên di chuyển lên - xuống trong danh sách để chọn đúng hồ sơ (Cần xem thêm thông tin ở thanh trạng thái dưới màn hình để chọn đúng hồ sơ cần tìm). Sau khi Enter để xác nhận, chương trình sẽ tạo 1 trang HTML và tự động thoát. (Chương trình xuất trang HTML này bằng mã Tiếng Việt Unicode). Bạn nhấp chuột vào nút Refresh trên thanh công cụ để xem hồ sơ mới trên màn hình. 3/- Thống kê CB, GV, nhân viên : Khi kích hoạt lệnh thống kê CB, GV, NV từ màn hình chính, sẽ xuất hiện màn hình tra cứu số liệu thống kê theo từng huyện, thị (Như hình trên). Góc trên màn hình cho biết ngày tạo ra các bảng thống kê. Muốn tra cứu số liệu thống kê mới nhất, bạn nhấp chuột vào ô chữ CẬP NHẬT, sẽ kích hoạt một chương trình tính toán lại các số liệu thống kê. Muốn xem số liệu thống kê của huyện nào, bạn nhấp chuột vào tên huyện đó. 4/- Thống kê số CB, giáo viên đang đi học : Chương trình cho phép bạn chọn thống kê theo từng cấp học, hoặc thống kê toàn bộ CSDL. Sau khi chọn lựa phạm vi thống kê, chương trình yêu cầu bạn đặt tên file sẽ lưu trữ kết quả tính toán. Kết quả thống kê sẽ lưu vào 1 file Excel với tên do bạn vừa đặt, lưu trong thư mục C:\QLCB\ANGIANG\BAOCAO. Số liệu thống kê phân tích theo các loại trong danh mục "Đang theo học", xếp theo từng huyện (chỉ xuất ra file Excel, không đưa kết quả ra màn hình). Kết quả tính toán được lưu trong 1 bảng Excel như sau : 5/- Cân đối nhu cầu giáo viên trung học : Chương trình sẽ tính toán, cân đối nhu cầu GV của 14 bộ môn : Văn, Toán, Lý, Hoá, Sinh, Sử, Địa, GDCD, Nhạc, Họa, TDTT, Kỹ thuật, Tin học, Ngoại ngữ, theo các quy ước, yêu cầu như sau : - Tính giáo viên trên cơ sở Môn đào tạo. Nếu GV đào tạo 2 môn, chỉ tính là GV của môn chính (Ví dụ : Sử - GDCD tính là GV Sử ; Toán - Lý tính là GV Toán, .) - Phân biệt GV THCS với GV THPT thông qua mã Danh mục công việc (Dạy THCS - "05" hoặc Dạy THPT - "06"). Do đó yêu cầu chi tiết này phải được cập nhật đầy đủ trong CSDL. - Yêu cầu phải nhập đầy đủ số lớp từ lớp 6 đến lớp 12 của từng trường trong tệp DVI.DBF để làm cơ sở tính nhu cầu giáo viên. - Trước khi ra lệnh tính toán, bạn phải xác định các định mức số tiết học/ tuần của học sinh và số tiết dạy/ tuần của GV từng môn. Chương trình có các lệnh cho phép bạn chọn để thực hiện các công việc này. Sau khi đã thực hiện xong các yêu cầu trên, bạn có thể ra lệnh thống kê cân đối nhu cầu giáo viên. Sau khi tính toán, chương trình sẽ tạo ra 6 files Excel ghi nhận kết quả tính toán, lưu trong thư mục C:\QLCB\ANGIANG\BAOCAO. Bạn cần sao lưu các files này sang nơi khác để sử dụng. Kết quả tính toán cân đối nhu cầu GV THPT có dạng như sau : * Ghi chú : số dương (+) là số GV thiếu ; số âm (-) là số GV thừa. 6/- Thiết lập các hội đồng coi thi. Chương trình cho phép thiết lập các hội đồng coi thi ở 3 kỳ thi quốc gia: Tốt nghiệp tiểu học, Tốt nghiệp THCS và Tốt nghiệp THPT. Màn hình chính cho phép bạn lựa chọn một trong 3 kỳ thi này. a/- Việc phân công thực hiện theo tư tưởng như sau : - CB,GV các trường tiểu học và PTCS (Cấp 1+2) tham gia coi thi TN Tiểu học. - CB,GV các trường PTCS (Cấp 1+2), THCS, Phổ thông cấp 2+3 tham gia coi thi TN THCS. - CB,GV các trường phổ thông Cấp 2+3 và THPT tham gia coi thi TN THPT. - Trong các cấp học, chỉ phân công giáo viên dạy lớp làm giám thị (căn cứ vào field MACVHNAY, các mã số 10,20,30), không phân công làm các chức vụ Chủ tịch, Phó chủ tịch, thư ký và Thanh tra. (Các chức vụ này dành cho CBQL). - Chương trình thực hiện phân công giám thị một cách tự động, căn cứ vào bảng kế hoạch số liệu phân công giám thị do người dùng lập. b/- Quy trình nghiệp vụ : gồm các bước như sau : * Tạo CSDL ban đầu :Việc tạo CSDL ban đầu phục vụ cho công tác tổ chức các kỳ thi là trích sao từ CSDL của phần mềm QL CBGV theo các phạm vi nêu trên. Mỗi kỳ thi có 2 tệp DBF chính, bao gồm 1 tệp đơn vị và 1 tệp danh sách. Cụ thể : kỳ thi Tốt nghiệp tiểu học là HDCOI1.DBF và PCONGC1.DBF ; TN THCS là HDCOI2.DBF và PCONGC2.DBF ; TN THPT là HDCOI3.DBF và PCONGC3.DBF. * Lập bảng mã các hội đồng coi thi : chương trình liệt kê danh sách các đơn vị trường học trong CSDL. Căn cứ vào quyết định thành lập các Hội đồng coi thi, bạn chọn trong danh sách liệt kê, nhập mã số hội đồng vào cột mã số (như hình bên). Bạn đánh mã từ 1 đến hết. Chương trình quản lý được tối đa là 40 hội đồng coi thi cho mỗi kỳ thi. * Nhập các trường hợp miễn coi thi : Các trường hợp được phép miễn coi thi cần phải được ghi chú để khi chương trình tiến hành xử lý phân công sẽ loại bỏ số này ra. Bạn nhập họ tên người được miễn, chọn trong danh sách liệt kê, sẽ xuất hiện một ô dùng để ghi chú lý do được miễn. * Lập bảng kế hoạch phân công coi thi : Màn hình xuất hiện bảng kế hoạch phân công như sau : [...]... b )- Phân công cán bộ, giám khảo chấm thi : Chương trình yêu cầu nhập tên người đượ phân c công (giống như các chương trình Tìm tên khác đã mô tả ở các mục trên), sau đó màn hình sẽ liệt kê các ô chọn chức vụ và môn chấm thi như hình dưới đây : c )- In danh sách CB, GK các hội đồng chấm thi : Sau khi đã thực hiện xong việc phân công như trên, bạn có thể chọn lệnh in danh sách trên màn hình Chương trình. .. thư mục C:\QLCB\ANGIANG\BAOCAO Danh sách xếp thứ tự theo Mã số hội đồng, chức vụ, môn chấm Trong danh sách có cột Mã đơn vị cho phép bạn sắp xếp đểin danh sách thông báo về các trường : 7 /- Chương trình Quản lý CB, giáo viên : Modul cho phép bạn kích hoạt phần mềm Quản lý cán bộ, giáo viên của Bộ ngay từ màn hình chính này Bạn chỉ cần nhấp chuột vào dòng lệnh nêu trên * LƯU Ý : Khi chương trình tạo ra... thứ tự theo cột này để lập danh sách thông báo đến từng trường - Tệp PCCOITHI.XLS : Lưu lại bản kế hoạch phân công giám thị mà bạn đã thiết lập * Thiết lập các hội đồng chấm thi : Việc phân công cán bộ, GV tham gia các hội đồng chấm thi không thể xử lý tự động, mà phải chọn phân công từng người So với chương trình phân công coi thi, quy trình phân công chấm thi đơn giản hơn, chỉ qua 3 bước : Thiết lập... bước : Thiết lập các hội đồng chấm thi; Phân công cán bộ, giám khảo chấm thi; In danh sách CB, GK các hội đồng chấm thi a )- Thiết lập các hội đồng chấm thi : Chương trình liệt kê danh sách các trường và cột mã số hội đồng Bạn nhập mã số hội đồng chấm thi vào trường qui định (giống như với các HĐ coi thi đã trình bày ở phần trên) Ghi chú : Nếu đặt hội đồng ở một địa điểm ngoài danh sách liệt kê, bạn... nhấn tổ hợp phím Ctrl+W để lưu Chương trình sẽ tự động kiểm tra, nếu tổng số lượng giám thị được phân công của một trường nào đó lớn hơn tổng số GV được phép phân công, màn hình sẽ hiện lại bảng kế hoạch phân công để bạn thực hiện điều chỉnh * Tự động phân công giáo viên coi thi theo kế hoạch : Chỉ thực hiện lệnh này sau khi đã hoàn chỉnh các công việc nêu trên Chương trình căn cứ vào bảng kế hoạch phân... vào bảng kế hoạch phân công đã thiết lập, sẽ "âm thầm" tự động phân công giám thị * Điều chỉnh, bổ sung cán bộ coi thi : Chương trình tự động phân công chỉ phân công chức danh giám thị Muốn phân công các chức danh khác (Chủ tịch, Phó chủ tịch, Thư ký, Thanh tra), bạn phải vào chương trình này, gọi tên từng người để phân công Lưu ý : Nếu gọi nhầm tên người đã phân công rồi, bạn cứ tiếp tục ENTER và phân.. .- Bên cạnh tên trường là cột ghi số lượng GV tối đa có thể được phân công coi thi (đã trừ ra số được miễn coi thi đã ghi chú ở phần trên) Tiếp theo là 40 cột từ HD01 (hội đồng coi thi mã số 01) đến HD40 (hội đồng coi thi có mã số 40) Bạn nhập số GV của các trường sẽ được phân công đến từng hội đồng (mã số hội đồng theo các cột tương ứng) Sau khi thiết kế xong, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl+W để lưu Chương. .. ESC (thay vì nhấn phím ENTER) * In danh sách cán bộ coi thi các hội đồng coi thi : Sau khi đã hoàn chỉnh việc phân công theo các bước nêu trên, bạn ra lệnh "In danh sách " Chương trìnhsẽ xử lý và xuất kết quả ra 2 tệp Excel : - Tệp DSCOITHI.XLS : lưu toàn bộ danh sách tất cả các hội đồng coi thi, xếp thứ tự theo mã số hội đồng Trong mỗi hội đồng, xếp theo thứ tự chức danh từ Chủ tịch đến giám thị... vào dòng lệnh nêu trên * LƯU Ý : Khi chương trình tạo ra các files siêu văn bản HTML, có khi mã nguồn của các files này đỗ ra máy in ngoài ý muốn Do đó, tốt nhất bạn hãy tắt máy in khi sử dụng các chương trình này NGUYỄN NGỌC ÂN . "KHAI THÁC CSDL CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CB, GV& quot; CỦA BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐT. Tác giả : Nguyễn Ngọc n Đơn vò : Phòng Tổ chức - Cán bộ - Sở GD-ĐT AG. Thời gian. cầu trình bày thông tin Tiếng Việt trên mạng theo quy đònh của Chính phủ. 2 /- Chương trình thống kê CB, GV : Cho phép liệt kê các số liệu cơ bản về CB, GV,