Dieu hanh cuoc hop 2005 CPA

TRUNG TÂM CPA Khoa Kinh tế & Quản trò kinh doanh Đại học Mở bán công TP.HCM ĐIỀU HÀNH MỘT CUỘC HỌP GV: Lưu Trường Văn, M.Eng Tài liệu lưu hành nội biên soạn theo “How to run a meeting” Antony Jay, Harvard Business Review, 1967 Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng Điều hành họp Nội dung • • • • • • • • • • • Tại phải điều hành họp? Các chức họp Các kiểu họp Chuẩn bò cho họp Đònh nghóa mục tiêu Con người Bài thuyết trình Chủ tọa Điều hành họp Thời gian trình bày Kết thúc họp Lưu Trường Văn, M.Eng Điều hành họp Tại phải vận hành họp? • Các họp lãng phí thời gian quý báu tiền • Các họp đầy dẫy vấn đề, tranh cãi, mâu thuẩn có đồng thuận giải pháp Lưu Trường Văn, M.Eng • Các giải pháp cho vướng mắc giới thực tìm thấy xuyên qua họp thảo luận nhóm • Một họp tốt điện thoại, máy fax, hội nghò video, máy vi tính, sản phẩm khác công nghệ thông tin cá nhân làm việc C th ôn e g å g v vi o ùp ệc ca tậ đ ù nh ón p a ân g ûa u c h ín ïo v ng t ùc đa cô m Đ õnh m/ ó la ó nh nh iệc v Ra đònh đoán cam kết Lưu Trường Văn, M.Eng Tra nh đa áu án kie h nh õ se kin ia c, ï đ c Ch ứ sư th m, ø c ệ va tho n hi ù, ng gia ền gia n y tru dâ Sự hình thành nhóm Điều hành họp Các chức họp Điều hành họp Các kiểu họp – Hội nghò – Hội đồng – y ban – – – – Thường xuyên Điều đình, thỏa thuận Động viên Ra đònh – Hàng ngày – Hàng tuần hàng tháng – Bất thường, không thường xuyênhoặc kế hoạch đặc biệt Lưu Trường Văn, M.Eng Điều hành họp Chuẩn bò cho họp • “Các quan hệ mật thiết để nắm nắm vững họp ” • “Sau họp xong, có tiêu chuẩn chế để xác đònh có hay họp thành không thất bại ” Lưu Trường Văn, M.Eng na øo Cái is Th e ao • Cung cấp thông tin - Dể hiểu ï Ta • Có cấu trúcnguyên thủy Ai Ở • Các trách nhiệm thi hành Lưu Trường Văn, M.Eng Khi • Bộ khung pháp lý đa â u Điều hành họp Đònh nghóa mục tiêu Điều hành họp Con người • Tối ưu hóa số người tham dự họp • Kế hoạch sơ họp thảo luận với thành viên chủ chốt trước họp Lưu Trường Văn, M.Eng Điều hành họp Văn kiện • Tài liệu quan trọng họp chương trình nghò chuẩn bò thật cẩn thận • Phân loại chúng cẩn thận: cho thông tin, cho thảo luận, cho đònh quan trọng thời gian yêu cầu, tiến hành loại Lưu Trường Văn, M.Eng Điều hành họp Chủ tọa  Bạn “xếp”, điều đừng nhấn mạnh vào điều điều hành họp  Lắng nghe, không nói bạn thấy cần thiết  Vai trò bạn hổ trợ nhóm để đến kết luận tốt đònh cách có hiệu dẫn đến đònh chấp nhận đònh mà hiểu chấp nhận đa số Lưu Trường Văn, M.Eng Điều hành họp Chủ tọa  Bạn nên chỉnh lý chương trình nghò đảm bảo thời gian không bò lãng phí với nội dung họp tiêu chuẩn khác khống chế thời gian thảo luận không cho phép phát biểu dài  Đảm bảo tất cung cấp quyền để nói Lưu Trường Văn, M.Eng Điều hành họp Điều hành họp  Đảm bảo tất thành viên hiểu lúc bắt đầu nội dung thảo luận, vấn đề cần giải mục tiêu cần phải đạt họp  Lắng nghe cẩn thận trì họp tập trung mục tiêu  Đơn giản hóa tất phức tạp sử dụng tóm tắt tổng kết  Ngăn chặn hiểu lầm mơ hồ cố gắng trì sáng buổi thảo luận Lưu Trường Văn, M.Eng Điều hành họp Điều hành họp  Kết thúc thảo luận dài trước muộn  Cố gắng để đạt mãn nguyện lẫn không lãng phí toàn thời gian bạn vào nội dung đơn lẻ  Tại cuối nội dung chương trình họp, tổng kết thảo luận đạt đồng thuận Lưu Trường Văn, M.Eng Điều hành họp LOAFS với lời phê bình Lắng nghe (Listen to) Quan sát (Observe) Chấp nhận (Accept) Chòu đựng (Feel) Ngậm miệng (ShutUp) Điều giải thích có hai tai, hai mắt có Lưu Trường Văn, M.Eng miệng Điều hành họp Thời gian trình bày  Mục tiêu bạn đảm bảo công hội bình đẳng cho thành viên tham gia phát biểu  “Bẻ gãy im lặng”, đặc biệt thành viên nhút nhát thù đòch  Không cho phép “người cũ” làm hại “người mới” Hãy nhớ tất bình đẳng  Khuyến khích ý kiến tốt xuyên qua xung đột ý tưởng, cần tránh không cho phép mâu thuẩn cá nhân Lưu Trường Văn, M.Eng Điều hành họp Thời gian trình bày  Cẩn thận với phản ánh đề nghò mà loại trừ nhau, chèn ép Tuy nhiên có đề nghò mà chứa đựng mầm mống cho thành công tương lai  Khuyến khích ‘người mới” nói trước sau “người cũ”  Kết thúc với lời phát biểu tích cực Lưu Trường Văn, M.Eng Điều hành họp Kết thúc họp •Nội dung tối thiểu biên họp: – Thời gian, ngày, nơi họp chủ toạ họp – Tên tất thành viên dự họp thành viên vắng mặt (cùng với lý vắng mặt) – Toàn nội dung thảo luận, đònh, trách nhiệm cá nhân cho nhiệm vụ phân công – Thời điểm kết thúc họp – Thời gian, ngày, nơi chốn cho lần họp kế Tài nguyên tốt cuả tư liệu ký ức họp biên họp, dùng thời gian bạn để đảm bảo chúng soạn thảo thích hợp Lưu Trường Văn, M.Eng Điều hành họp Sẳn sàng để vận hành họp Lưu Trường Văn, M.Eng