Mẫu TT

UBND TỈNH ……… SỞ TÀI CHINH Số /TTr-STC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – hạnh phúc - ……., ngày… tháng… năm…… TỜ TRÌNH Về việc xây dựng nhà kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu Sơ Tài ISỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XD NHÀ KHO LƯ TRỮ TÀI LIỆU Sở Tài thực chức phân phối, giám đốc toán NSNN địa bàn tỉnh, với chức năm khối lượng hồ sơ ,tài liệu ngành phát sinh lớn phải lưu trữ theo qui định (theo qui định 10 năm) Như vậy, năm khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ lớn, Sở chưa có nhà kho để lưu trữ, hồ sơ tài liệu Sở lưu phòng làm việc chuyên môn, vừa chật hẹp, mỹ quan để xãy hỏa hoạn, mát, hư hỏng, việc lưu trữ thong với qui định lưu trữ hồ sơ tài liệu Xuất phát từ nội dung nêu để thực tốt công tác quản lý điều hành công sở dẩm bảo thưc lưu trữ hồ sơ tài liệu sở theo qui định của quan thẩm quyền, Sở Tài cính trình phương Xd nhà kho lưu trữ tài liệu để UBND tỉnh xem xét định II PHƯƠNG ÁN CỤ THỂ 1.Chức nhà lưu trữ : lưu trữ toàn tài liệu cáhc khao học, giúp cho việc sử dụng tìm kiếm thôn tin thuận lợi, đảm bảo an tòan lưu trữ , lưu trữ hồ sơ tài liệutheo qui định, đảm, bảo sử dụng lâu dài Vị trí XD nhà kho lưu trữ : Trong khuôn viên trụ Sở làm việc Sở Tài (sân sau, sát vơi nhà để xe) Về nhà kho lưu trữ : - Diện tích xây dựng 200m2 (10 x 20) - Thiết kế đảm bảo theo tiêu chuẩn kho lưu trữ hồ sơ - Cấp nhà xây dựng : nhà cấp ( tầng) Thiết bị lưu trữ - kệ để hồ sơ - Hệ thống làm lạnh để bảo quản hồ sơ - Tủ đựng hồ sơ - Thiết bị tin học để qiản lý …… 4.Quản lý sử dung : - Sở phân công Cb kiêm nhiệm công tác lưu trữ, quản lý nàh kho - XD qui chế quản lý lưu trữ, xử dụng tài liệu - Tài liệu phòng chuyên môn phải xử lý, có danh mục lưu trữ, định kỳ chuyển vào lưu trữ kho Nguồn kinh phí : Từ nguồn vốn đầu tư XDCB tập trung dự toán năm 2008 III.KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI Giai đoạn : Được UBND tỉnh thống nhất, Sở Tài tiến hành công việc XD hồ sơ thiết kế trình UBND tỉnh phê duyệt Giai đoạn 2: Đấu thầu XD giám sát thi công, nghiệm thu đưa vào SD Giai đoạn 3: Xây dựng qui chế nhà kho, phân công Cb quản lý Giai đoạn 4: Chỉ đạo phòng chuyên môn, xử lý hồ sơ lưu trữ phòng, đăng ký tài liệu vào kho lưu trữ, chuyển tài liệu vào kho Xây dựng nhà lưu trữ hồ sơ, tài liệu nhu cầu cần thiết, mong quan tâm xem xét UBN tỉnh Nơi nhận : -UBND tỉnh (Để trình); - Lưu :VT, ĐVST GIÁM ĐỐC