Hướng dẫn sử dụng PowerPoint. (Cơ bản)

POWERPOINT VÀ GIÁO ÁN ĐIỆN TỬ. NGUYỄN XUÂN ĐÀN TRƯỜNG THPT QUẢNG XƯƠNG III TRƯỜNG THPT QUẢNG XƯƠNG III I. I. VÀI LỜI TÂM SỰ VÀI LỜI TÂM SỰ . . Khi mới bước vào PowerPoint viết mấy chữ hoặc cho mấy bức tranh và chọn thêm mấy âm thanh "pập, pập, pập ." cho nó bay ra thì ai cũng cảm thấy thú vị. Nhưng khi thực tế bước vào soạn cho được một giáo án điện tử trình diễn nhờ PowerPoint thì không đơn giản chút nào. Nếu ai đó thiếu một trong các đức "Kiên trì, bền bỉ, gan góc và sáng tạo" thì không dám lao vào. Tôi đã tham khảo rất nhiều tài liệu của nhiều tác giả khác nhau nhưng đều không thu lượm được mấy ý tưởng nhằm vén chiếc khăn che mặt của "nàng PowerPoint" xinh đẹp, gan góc và bướng bỉnh được. Tuy thế khó mấy cũng có bí quyết của nó. Sau đây tôi xin giới thiệu một số phương pháp và các kỹ xảo nhằm vén được bức màn bí ẩn của PowerPoint nhằm phục vụ đắc lực cho việc soạn và trình chiếu một giáo án điện tử. II. II. TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT POWERPOINT TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT POWERPOINT 1) 1) NHỮNG ỨNG DỤNG CHÍNH CỦA POWERPOINT. NHỮNG ỨNG DỤNG CHÍNH CỦA POWERPOINT. Power Point là một phần mềm có ứng dụng rất mạnh và ấn tượng vào việc trình chiếu Power Point là một phần mềm có ứng dụng rất mạnh và ấn tượng vào việc trình chiếu cho các biài nói, quảng cáo giới thiệu sản phẩm, trình bày luận án và đặc biệt nó rất cho các biài nói, quảng cáo giới thiệu sản phẩm, trình bày luận án và đặc biệt nó rất hiệu quả và cần thiết cho việc soạn và giảng bài bằng giáo án điện tử. Trong công hiệu quả và cần thiết cho việc soạn và giảng bài bằng giáo án điện tử. Trong công cuộc CCGD hiện nay Power Point có một vai trò hết sức quan trọng, có thể nói là cuộc CCGD hiện nay Power Point có một vai trò hết sức quan trọng, có thể nói là không thể thiếu được. Mặt khác Power Point còn có thể dễ dàng liên kết được với các không thể thiếu được. Mặt khác Power Point còn có thể dễ dàng liên kết được với các phần mềm ứng dụng khác như Word, Excel, . nhằm hỗ trợ cho việc tạo lập và trình phần mềm ứng dụng khác như Word, Excel, . nhằm hỗ trợ cho việc tạo lập và trình chiếu sinh động hơn. chiếu sinh động hơn. 2) KÀI ĐẶT MICROSOFT POWERPOINT. Hiện nay có khá nhiều phần mềm Microsoft Officet và đều chứa PowerPoint, nhưng ta nên sử dụng Microsoft Officet 2003 vì dao diện và hiệu ứng của nó mạnh hơn cả. Khi cài đặt cần chú ý đến các điểm sau: • Chọn Setup của Microsoft Officet 2003 trên dĩa CD hoặc trên ổ cứng đã lưu, tiến hành cài đặt bình thường. • Khi xuất hiện khung như (Hình 1) hãy chọn những phần cần sử dụng và bỏ dấu nhắc ở những phần không sử dụng. Nếu đã cài Officet khác và muốn để lại sử dụng thì cần chọn dấu nhắc vào mục: Choose advanced cutomzation of application (Hình 1). • Khi xuất hiện khung như (Hình 2 và 3) hãy lần lượt nháy chuột trái vào dấu hình tam giác của hai mục Officet Shared Features và Officet tools một khung nhỏ hiện ra hãy chọn Run all from My computer. Nhằm chọn sử dụng tất cả cácọhox trợ của phần mềm này. • Đặc biệt cần chọn Officet tools → Equation Editor → Run all from My computer để sử dụng được công thức toán học (Hình 4). 1 3) 3) DAO DIỆN CỦA DAO DIỆN CỦA POWERPOINT. Khởi động PowerPoint dùng lệnh Start / Programs / Microsoft PowerPoint, màn hình PowerPoint xuất hiện (Hình 5). Màn hình của PowerPointđược chia làm 3 phần chính: • Phần ở đỉnh màn hình gồm các thanh theo thứ tự: Title bar (thanh tiêu đề), Menu bar (thanh menu), Standard (thanh công cụ), Formarting (thanh phông chữ), Ruler (thước). • Phần ở đáy màn hình gồm các thanh theo thứ tự: Drawing (thanh công cụ vẽ hình), Status bar (thanh trạng thái). • Phần ở giữa màn hình là phần làm việc (ở chế độ Nomal View) gồm 3 cột theo thứ tự:  Cột bên trái là cột Outline (hiển thị tất cả các Slide), phía dưới có 3 nút View (các chế độ xem các Slide).  Cột giữa hiển thị Slide hiện hành cần làm việc, Phía dưới là khung chú giải cho Silde hiện hành. 2 Hình 1 Hình 2 Hình 3 Hình 4  Cột bên phải là cột Task Pane (chứa toàn bộ công cụ thiết lập và điều khiển các đối tượng trên một Slide và toàn bộ các Slide trong quá trình thiết lập và trình chiếu). III. NHỮNG KỸ NĂNG CẦN THIÊT TRONG POWERPOINT 1) 1) Làm văn bản trên PowerPoint. Có 4 cách cơ bản: Làm văn bản trên PowerPoint. Có 4 cách cơ bản: • Cách 1 : Đánh chữ vào khung Outline, khi đó toàn bộ văn bản sẽ được tự động chuyển sang khung trình diễn. • Cách 2 : Tạo Text Box trực tiếp trên màn hình rồi đánh chữ vào đó như khi làm ở Word • Cách 3 : Đánh chữ vào khung Click to add notes ở phía đáy màn hình sau đó bôi đen giữ chuột trái rê lên chỗ cần đặt. • Cách 4 : Đánh chữ vào khung AutoShapes: Bạn chọn một khuôn mẫu có sẵn theo ý muốn trong AutoShapes nháy chuột phải chọn Add Text và đánh chữ vào đó. Chú ý:  Nên biết sử dụng thông thạo cả 4 cách trên vì mỗi cách đều có ứng dụng riêng của nó. 3 Hình 5  Việc chọn Font, kích cỡ, màu cho chữ và di chuyển khung Text Box làm hoàn toàn như bên Word.  Một điều đặc biệt với PowerPoint là ta có thể quay được khung Text Box để chữ cùng quay theo như ý muốn (với Word chữ không quay theo). Để quay được khung Text Box: Nếu đánh chữ theo cách 2, 3 và 4 khung Text Boxo xẽ có dạng như (Hình 6 + 7) bạn chỉ việc đưa chuột vào chấm tròn xanh rồi rê tuỳ ý. Nếu đánh chữ theo cách 1 thì việc quay chữ phức tạp hơn, bạn cần theo các bược sau: Vào Draw / Rotate / Free Rotate (Hình 8) khi đó khung Text Boxo xẽ có dạng như (Hình 9) bạn đưa chuột vào 1 trong 4 chấm tròn xanh rồi rê tuỳ ý. 4 Hình 8 Hình 9 Hình 7 Hình 6 2) 2) Vẽ hình trong PowerPoint. Vẽ hình trong PowerPoint.   Vẽ hình theo khuôn mẫu có sẵn: Bạn cần theo các bước sau: Vào AutoShapes Bạn cần theo các bước sau: Vào AutoShapes trong đó có khá nhiều hình dựng sẵn trong đó có khá nhiều hình dựng sẵn → → nháy chuột trái vào hình cần chọn nháy chuột trái vào hình cần chọn → → Rê Rê kéo trên màn hình và điều chỉnh cho đến khi ưng ý thì nhả chuột. kéo trên màn hình và điều chỉnh cho đến khi ưng ý thì nhả chuột.   Vẽ hình t ự ự do (theo ch ủ ủ định định ri ê êng): Đây là một việc khó khi thực hiện trên PowerPoint, đòi hỏi người vẽ phải biết linh hoạt vận dụng và kết hợp những hình có sẵn nhằm tạo nên hình theo ý muốn của mình. Sau đây tôi chỉ giới thiệu một số cách vẽ hình đơn giản nhằm giúp các bạn có thể vận dụng vẽ hình trình diễn được, vì để học được vẽ được các hình phức tạp thì cần được hướng dẫn một cách tỷ mỷ và công phu. (Nếu có thể tôi sẽ viết một bài riêng cho phần này, mong các bạn thông cảm).  Vẽ đa giác bất kỳ: Cần theo các bước sau: Vào trên thanh Drawing rê kéo trên màn hinh ta được một đoạn thẳng sau đó nháy chuột phải chọn Edit Points ta được (Hình 10). Thả chuột ta được (Hình 11). Đặt chuột vào khoảng giữa đoạn thẳng khi xuất hiện hình sao 4 cánh giữ chuột rê đến một vị trí bất kỳ ta được 2 đoạn thẳng liên tiếp, cứ như vậy ta được đường gấp khúc (Hình 12). Nháy chuột phải chọn Close Path ta được (Hình 13), nhả chuột ta được (Hình 14). 5 Hình 10 Hình 11 Hình 12 Hình 13 Hình 14  Vẽ đường cong: Thực hiện như (Hình 10 + 11). Sau đó nháy chuột phải chọn Curved Segment (Hình 15). Đặt chuột vào khoảng giữa đoạn thẳng khi xuất hiện hình sao 4 cánh giữ chuột rê đến một vị trí bất kỳ ta được (Hình 16). Sau đây là một số hình được thực hiện trên PowerPoint mà tôi đã soạn và giảng bài cho học sinh. 6 Hình 15 Hình 16 3) 3) Chèn Fim hoặc Vedeo vào bản trình diễn của PowerPoint. Chèn Fim hoặc Vedeo vào bản trình diễn của PowerPoint. Để chèn Fim hoặc Vedeo ta thực hiện các bước sau: Vào Insert / Movies and Sounds / Movie from File (hình 17). Ta được (hình 18). Chọn một trong các đoạn Fim trong đó ta được Fim xuất hiện ở màn hình của PowerPoint (Hình 19), muốn xem chỉ việc nháy kép chuột trái vào hình nó sẽ tự động chạy. 4) 4) Chèn Audio (nhạc và bài hát) cho bản trình diễn của PowerPoint Chèn Audio (nhạc và bài hát) cho bản trình diễn của PowerPoint . . Để chèn Audio cho bản trình diễn ta thực hiện các bước sau: Vào Insert / Movies and Sounds / Sound from File (hình 20). Ta được (hình 21). Tìm nơi cất giữ nhạc và chọn một trong các bản nhạc mà bạn thích (hình 21), ta được (hình 22) chọn Automatically xuất hiện ở màn hình của PowerPoint (Hình 23), muốn nghe chỉ việc nháy kép chuột trái vào hình cái loa nó sẽ tự động chạy. 7 Hình 17 Hình 18 Hình 19 Hình 20 Hình 21 Hình 22 5) 5) Chèn Chữ nghệ thuật (WordArt ) cho bản trình diễn của PowerPoint Chèn Chữ nghệ thuật (WordArt ) cho bản trình diễn của PowerPoint . . Để chèn WordArt cho bản trình diễn ta thực hiện các bước sau: Vào trên thanh Drawing ta được (Hình 24). Chọn một trong các kiểu chữ trong khung ta được (Hình 25). Chọn Font và cỡ chữ rồi gõ chữ vào ô Text (Hình 26) → OK ta được (Hình 27). Muốn thay đổi kiểu, màu, bóng . thì chọn trong khung WordArt ở (Hình 27). 6) 6) Chèn biểu đồ cho bản trình diễn của PowerPoint Chèn biểu đồ cho bản trình diễn của PowerPoint . . Để chèn biểu đồ cho bản trình diễn thực hiện các bước sau: Vào trên thanh Drawing ta được (Hình 28). Chọn một trong các kiểu chữ trong khung Select a diagram Type ta được (Hình 29). Để chỉnh và thêm bớt biểu đồ theo ý muốn cần nháy chuột trái vào biểu đồ mẫu xuất hiện khung Diagram rồi chọn các tuỳ biến trong khung Diagram (Hình 29). 8 Hình 23 Hình 24 Hình 25 Hình 26 Hình 27 Hình 28 Hình 29 7) 7) Chèn Ảnh nghệ thuật (Clip Art ) cho bản trình diễn của PowerPoint Chèn Ảnh nghệ thuật (Clip Art ) cho bản trình diễn của PowerPoint . . Để chèn Clip Art cho bản trình diễn thực hiện các bước sau: Vào trên thanh Drawing màn hình xuất hiện khung Clip Art ở cột phải của cửa sổ màn hình, ta thấy các tranh hiện ra trong cột (Hình 30). Kéo thanh trượt tìm tranh cần sử dụng, nháy kép chuột trái vào đó bức tranh bạn chọn tự động xuất hiện ở khung giữa (Hình 30). 8) 8) Chèn tranh ảnh trong ổ đĩa (Insert Picture) cho bản trình diễn của PowerPoint Chèn tranh ảnh trong ổ đĩa (Insert Picture) cho bản trình diễn của PowerPoint . . Để chèn tranh ảnh được cất giữ trong ổ đĩa cho bản trình diễn. Thực hiện các bước sau: Vào trên thanh Drawing màn hình xuất hiện khung Insert Picture ở giữa màn hình. Theo đường dẫn nơi cất giữ tranh ảnh trong ổ đĩa (Hình 31). Chọn tranh cần sử dụng, nháy kép chuột trái vào đó bức tranh bạn chọn tự động xuất hiện ở khung giữa màn hình (Hình 31). 9) 9) Chèn công thức toán (Equation 3.0) cho bản trình diễn của PowerPoint Chèn công thức toán (Equation 3.0) cho bản trình diễn của PowerPoint . . Để chèn công thức toán cho bản trình diễn. Thực hiện các bước sau: Vào Insert / Object, khung Insert Object hiện ra (Hình 37) Chọn Microsoft Equation 3.0. Khung các ký hiệu toán học hiện ra, bạn có thể tìm các ký kiệu toán học có sẵn để sử dụng, (Các thao tác giống hệt trong Word). Để tạo màu cho công thức toán bạn chọn Format / Object (hình 32). Khung Format Object hiện ra bạn chọn Picture / Recolor (Hình 33). Khung Picture Recolor hiện ra bạn chọn màu rôi nháy OK (Hình 34), ta được (Hình 35). 9 Hình 30 Hình 31 Hình 32 Hình 33 Chú ý: Nếu bạn kài đặt thêm phần mềm MathType 5.0 thì việc đánh công thức toán học có rất nhiều thuận lợi, vì với phần mềm này có đầy đủ các ký hiệu toán học, hơn nữa việc chọn màu cũng rất dễ dàng. 10) 10) Liên kết với các phần mềm khác nhằm hỗ trợ cho PowerPoint. Liên kết với các phần mềm khác nhằm hỗ trợ cho PowerPoint. PowerPoint có thể liên kết được với rất nhiều các phần mềm khác, nhằm giúp chúng ta có thêm nhiều công cụ để thiết kế được bản trình diễn một cách hoàn thiện hơn. Để xác định PowerPoint có thể liên kết được với các phần mềm nào bạn vào Insert / Object (Hình 36). Khung Insert Object xuất hiện (Hình 37), bạn có thể chọn bất kỳ liên kết nào trong đó rồi nháy vào OK. Khi đó cửa sổ phần mềm mà bạn chon sẽ xuất hiện cho bạn sử dụng IV. IV. TẠO CÁC SLIDE CỦA MỘT BẢN TRÌNH DIỄN TẠO CÁC SLIDE CỦA MỘT BẢN TRÌNH DIỄN 1) Một số vấn đề cần lưu ý trước khi tạo bản trình diễn. Để tạo bản trình diễn bạn cần tuân thủ các bước sau: • Xác định rõ mục đích yêu cầu của việc trình diễn. • Định rõ bố cục của toàn bộ bản trìng diễn. • Phác thảo và định hình các thiết kế cho từng trang (Slide). 2) Tạo một Slide trình diễn. Sau khi phác thảo cần tuần tư tiến hành theo các bước sau: 10 Hình 36 Hình 37 Hình 34 Hình 35 [...]... Selects Slide (Áp dụng cho tất cả các trang hoặc cho một trang đã chọn) Tuỳ thuộc vào yêu cầu trình diễn mà bạn chọn cho hợp lý (Hình 44) Hình 42 Hình 44 Hình 43 • Bước 4 Chọn Background (Màu nền) Vào Format / Background (Hình 35) Xuất hiện khung Background (Hình 46) Trong đó bạn có thể chọn màu nền theo ý muốn sau đó bạn chọn Apply to All (áp dụng cho tất cả các Slide) hoặc Apply (áp dụng cho Slide hiện... thì nó trở nên dịu dàng đáng yêu và đầy hấp dẫn Nếu các bạn chịu khó đọc, áp dụng khai thác thêm và biết phối hợp một cách hài hoà các tính năng của nó thì có thể nói PowerPoint là một trong những công cụ hàng đầu cho việc soạn và giảng bài bằng giáo án điện tử Qua những trang viết này tuy dài nhưng theo tôi vẫn còn quá it để có thể nói hết được những ứng dụng của PowerPoint Chắc rằng không thể tránh... lý Hình 47 thì dừng lại Nếu bạn muốn hiệu ứng này được thực hiện cho tất cả Hình 48 các Slide thi chỉ việc nháy vào Apply to all Slide Chú ý: Hiệu ứng này chỉ có tác dụng cho tiêu đề hoặc các đoạn văn bản có ký hiệu đầu dòng Không có tác dụng đối với các loại văn bản khác và các đối tượng khác • Bước 7 Tạo hiệu ứng hoạt ảnh cho từng đối tượng của Slide Để Tạo hiệu ứng hoạt ảnh cho một đối tượng của Slide... Fffect / After đánh số Slide cần qua • Tạo Audio minh hoạ Audio minh hoạ cho từng Slide hoặc nhiều Slide có tác dụng và cách tạo hoàn toàn giống như Vedio 5) Trình chiếu sản phẩm PowerPoint của bạn Sau khi hoàn thành công việc thiết bàn có thể chiếu thử trên màn hình máy tính, quan sát và chỉnh sửa những chỗ còn thiếu sót Có hai cách trình chiếu:  Cách kích chuột: bạn vào: Getting Started / Slide Transition... cách đơn giản hơn bạn có thể: Vào Getting Started / Slide Design - Color Schemes rồi chọn màu ở khung Slide Design (Cách này ít mau hơn) 13 • Bước 5 Sau khi đã thực hiện qua 4 bước trên bạn đã có thể sử dụng 10 kỹ năng ở mục III để thiết kế Slide trình diễn theo ý muốn được rồi Tuy thế nếu chỉ có vậy mà đã trình diễn thì quá đơn điệu và tẻ nhạt Bạn cần đầu tư thêm thời gian để thiết lập thêm các hiệu... hoán đổi thứ tự hiệu ứng của đối tượng bằng cách: Nháy chuột trái vào số thứ tự của hiệu ứng giữ nguyên chuột rê đến vị trí cần hoán đổi  Bạn có thể ấn định thời gian, số lần xuất hiện, đổi màu, đổi hướng, kèm âm thanh cho hiệu ứng của đối tượng hoặc thậm chí hiệu ứng lặp đi lặp lai xuyên xuốt cả Slide thình diễn Bằng cách nháy kép chuột vào số thứ tự của hiệu ứng xuất hiện bên cạnh cho bạn tuỳ chọn... Slide mới Để tạo một Slide mới chọn trên thanh Formatting và thực hiện các bước như ở mục 2) 4) Hoàn thiện một bản trình chiếu Sau khi tạo được toàn bộ các Slide của một bản trình chiếu, bạn cần chỉnh sửa thêm bớt tạo chuyển tiếp và và các mối liên hệ khác của các Slide Nhằm làm cho nó được sinh động và ấn tượng hơn • Bạn có thể vào cột Slide ở bên trái màn hình nháy giữ chuột rê để hoán đổi vị trí . (Hình 1) hãy chọn những phần cần sử dụng và bỏ dấu nhắc ở những phần không sử dụng. Nếu đã cài Officet khác và muốn để lại sử dụng thì cần chọn dấu nhắc vào. POWERPOINT 1) 1) NHỮNG ỨNG DỤNG CHÍNH CỦA POWERPOINT. NHỮNG ỨNG DỤNG CHÍNH CỦA POWERPOINT. Power Point là một phần mềm có ứng dụng rất mạnh và ấn tượng