Hướng dẫn sử dụng chức năng trộn thư trong word

Trong bài này mình sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng chức năng trộn thư trong Word mà mình cảm thấy rất hay và thú vị. Đây là chức năng quan trọng mà bất cứ việc gì cũng cần tới nó nếu như bạn không muốn mất nhiều thời gian. Giả sử như công việc như sau: Bạn có danh sách của 64 tỉnh thành phố mà mỗi tỉnh lại mỗi mã khác nhau, mỗi mã số xe và mã vùng điện thoại khác nhau. Hãy thiết kế lại mỗi tỉnh thành phố theo mỗi nhóm riêng biệt. Không nhẽ bạn ngồi gõ từng tỉnh thành phố ra à? Hãy xem qua bài viết nhày để áp dụng các tình huống khác nhau nhé. Để sử dụng chức năng này trước tiên bạn cần chuẩn bị cho mình bảng dữ liệu sẵn có trên word hoặc excel. Bạn nên nhớ bảng dữ liệu hợp lệnh là bảng chỉ chứa tên cột và nội dung của bảng

Hướng Dẫn sử dụng chức trộn thư Word Trong hướng dẫn bạn cách sử dụng chức trộn thư Word mà cảm thấy hay thú vị Đây chức quan trọng mà việc cần tới bạn không muốn nhiều thời gian Giả sử công việc sau: Bạn có danh sách 64 tỉnh thành phố mà tỉnh lại mã khác nhau, mã số xe mã vùng điện thoại khác Hãy thiết kế lại tỉnh thành phố theo nhóm riêng biệt Không nhẽ bạn ngồi gõ tỉnh thành phố à? Hãy xem qua viết nhày để áp dụng tình khác Để sử dụng chức trước tiên bạn cần chuẩn bị cho bảng liệu sẵn có word excel Bạn nên nhớ bảng liệu hợp lệnh bảng chứa tên cột nội dung bảng Sau có bảng liệu bạn nên nhớ tên file word hay excel nằm vị trí Sau xác định xong bạn tiến hành mớ file word bắt đầu thực bước sau: Công đoạn 1: Thiết kế mẫu sẵn word tạo shape hay văn tùy theo yêu cầu công việc bạn Công đọan 2: Từ File word sẵn có menu : gửi thư  chọn bắt đầu phối thư  thuật sĩ phối bước (MailingsStart Mail Merge  Step by step Mail Merge Winzard) Có bước để bạn thực hiện: Bước 1: Bắt đầu tài liệu (Starting Document) Bước 2: Lựa chọn người nhận (Select recipients) Bước 3: Viết thư – Write your letter - Hãy chọn file word excel mà chứa liệu bạn (Select Data Source) - Sau thêm khoản mục vào vị trí (More Items) Bước 4: - Xem trước thư bạn – Preview your letters Bước 5: Hoàn tất phối – Complate the merge Công đoạn 3: Bạn bấm vào sửa bước Edit individualn letters chọn tất - Merge Record ALL Lúc liệu tạo trang bạn copy để sử dụng chúng Ví dụ trực quan liệu sẵn Hãy copy bảng vào file word file excel đặt tên file data_mavung_dienthoai (Để xem thêm bảng khác truy cập http://thaotac.com để tìm hiểu thêm) Quốc gia Samoa thuộc Mỹ Anguilla Antigua Barbados Bermuda Quần đảo Virgin thuộc Anh Canada Quần đảo Cayman Dominica Cộng hòa Dominica Grenada Guam Jamaica Montserrat Quần đảo Bắc Mariana Puerto Rico Mã Điện Thoại 1 1 1 1 1 1 1 1 Ký Hiệu AS AI AG BB BM VG CA KY DM NÊN GD GU JM MS MP PR Saint Kitts Nevis Saint Vincent Grenadines Sint Maarten St Lucia Bahamas Trinidad Tobago Quần đảo Turks Caicos Hoa Kỳ Quần đảo Virgin thuộc Mỹ Kazakhstan Nga Ai Cập Nam Phi Hy Lạp Hà Lan Bỉ Pháp Tây Ban Nha Hungary Ý Rumani Thụy Sĩ Áo Guernsey Đảo Man Jersey Vương quốc Anh Đan Mạch Thụy Điển Na Uy Ba Lan Đức Peru Mexico Cuba Argentina 1 1 1 1 7 20 27 30 31 32 33 34 36 39 40 41 43 44 44 44 44 45 46 47 48 49 51 52 53 54 KN VC SX LC BS TT TC US VI KZ RU EG ZA GR NL BE FR ES HU IT RO CH AT GG IM JE GB DK SE NO PL DE PE MX CU AR Brazil Chile Colombia Venezuela Malaysia Úc Indonesia Philippines New Zealand Singapore Thái Lan Nhật Bản Hàn Quốc Việt Nam Trung Quốc Thổ Nhĩ Kỳ Ấn Độ Pakistan Afghanistan Sri Lanka Myanmar Iran Nam Sudan Ma Rốc Tây Sahara Algeria Tunisia Libya Gambia Senegal Mauritania Mali Guinea Bờ Biển Ngà Burkina Faso Niger 55 56 57 58 60 61 62 63 64 65 66 81 82 84 86 90 91 92 93 94 95 98 211 212 212 213 216 218 220 221 222 223 224 225 226 227 BR CL CO VE MY AU ID PH NZ SG TH JP KR VN CN TR IN PK AF LK MM IR SS MA EH DZ TN LY GM SN MR ML GN CI BF NE Togo Benin Mauritius Liberia Sierra Leone Ghana Nigeria Chad Cộng hòa Trung Phi Cameroon Cape Verde Sao Tome Principe Guinea Xích đạo Gabon Cộng hòa Congo Cộng hòa dân chủ Congo Angola Guinea-Bissau Lãnh thổ Ấn Độ Dương thuộc Anh Seychelles Sudan Rwanda Ethiopia Somalia Djibouti Kenya Tanzania Uganda Burundi Mozambique Zambia Madagascar Mayotte Réunion Namibia Malawi 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 248 249 250 251 252 253 254 255 256 257 258 260 261 262 262 264 265 TG BJ MU LR SL GH NG TD CF CM CV ST GQ GA CG CD AO GW IO SC SD RW ET SO DJ KE TZ UG BI MZ ZM MG YT RE NA MW Lesotho Botswana Swaziland Comoros Saint Helena Eritrea Aruba Quần đảo Faroe Greenland Gibraltar Bồ Đào Nha Luxembourg Ireland Iceland Albania Malta Síp Phần Lan Bulgaria Lithuania Latvia Estonia Moldova Armenia Belarus Andorra Monaco San Marino Ukraina Serbia Montenegro Croatia Slovenia Bosnia Herzegovina Macedonia Cộng hòa Séc 266 267 268 269 290 291 297 298 299 350 351 352 353 354 355 356 357 358 359 370 371 372 373 374 375 376 377 378 380 381 382 385 386 387 389 420 LS BW SZ KM SH ER AW FO GL GI PT LU IE IS AL MT CY FI BG LT LV EE MD AM BY AD MC SM UA RS ME HR SI BA MK CZ Slovakia Liechtenstein Quần đảo Falkland Belize Guatemala El Salvador Honduras Nicaragua Costa Rica Panama Saint Pierre Miquelon Haiti Guadeloupe Bolivia Guyana Ecuador Guiana thuộc Pháp Paraguay Martinique Suriname Uruguay Bonaire, Sint Eustatius Saba Curaçao Đông Timor Đảo Norfolk Brunei Nauru Papua New Guinea Tonga Quần đảo Solomon Vanuatu Fiji Palau Wallis Futuna Quần đảo Cook Niue 421 423 500 501 502 503 504 505 506 507 508 509 590 591 592 593 594 595 596 597 598 599 599 670 672 673 674 675 676 677 678 679 680 681 682 683 SK LI FK BZ GT SV HN NI CR PA PM HT GP BO GY EC GF PY MQ SR UY BQ CW TL NF BN NR PG TO SB VU FJ PW WF CK NU Samoa Kiribati New Caledonia Tuvalu Polynesia thuộc Pháp Tokelau Liên bang Micronesia Quần đảo Marshall Triều Tiên Hồng Kông Macau Campuchia Lào Bangladesh Đài Loan Maldives Li Băng Jordan Syria Iraq Kuwait Ả-rập Xê-út Yemen Oman Palestine Các Tiểu vương quốc Ả Rập Thống Israel Bahrain Qatar Bhutan Mông Cổ Nepal Tajikistan Turkmenistan Azerbaijan Georgia 685 686 687 688 689 690 691 692 850 852 853 855 856 880 886 960 961 962 963 964 965 966 967 968 970 971 972 973 974 975 976 977 992 993 994 995 WS KI NC TV PF TK FM MH KP HK MO KH LA BD TW MV LB JO SY IQ KW SA YE OM PS AE IL BH QA BT MN NP TJ TM AZ GE Kyrgyzstan Uzbekistan 996 KG 998 UZ Sau copy bảng vào file word data_mavung_dienthoai lưu lại đóng file lại tạo file word khác Đặt tên thao_tac_tron_thu Bạn mở file thao_tac_tron_thu lên Sau thực thừng bước nhé: Công đoạn 1: Thiết kế mẫu trước bạn thiết kế sau: Quốc gia Mỹ (MY) Công đoạn 2: Thực theo bước trộn thư Bước 1: Bắt đầu tài liệu Bước 2: Lựa chọn người nhận Bước 3: Viết thư Chọn data_mavung_dienthoai Kyrgyzstan Uzbekistan 996 KG 998 UZ Sau copy bảng vào file word data_mavung_dienthoai lưu lại đóng file lại tạo file word khác Đặt tên thao_tac_tron_thu Bạn mở file thao_tac_tron_thu lên Sau thực thừng bước nhé: Công đoạn 1: Thiết kế mẫu trước bạn thiết kế sau: Quốc gia Mỹ (MY) Công đoạn 2: Thực theo bước trộn thư Bước 1: Bắt đầu tài liệu Bước 2: Lựa chọn người nhận Bước 3: Viết thư Chọn data_mavung_dienthoai Trước chọn thêm khoản mục cần phải chọn vị trí Trong liệu có phàn mà định hình trước tên quốc gia, mã quốc gia mã vùng điện thoại Ta thấy quốc gia Mỹ TÊN nên ta bôi đen sau chọn thêm khoản mục chọn Sau thêm xong bên Bước 4: Xem trước thư bạn Bước 5: Là hoàn tất chọn tất Hướng Dẫn sử dụng chức trộn thư Word Trong hướng dẫn bạn cách sử dụng chức trộn thư Word mà cảm thấy hay thú vị Đây chức quan trọng mà việc cần tới bạn không muốn nhiều thời gian Giả sử công việc sau: Bạn có danh sách 64 tỉnh thành phố mà tỉnh lại mã khác nhau, mã số xe mã vùng điện thoại khác Hãy thiết kế lại tỉnh thành phố theo nhóm riêng biệt Không nhẽ bạn ngồi gõ tỉnh thành phố à? Hãy xem qua viết nhày để áp dụng tình khác Để sử dụng chức trước tiên bạn cần chuẩn bị cho bảng liệu sẵn có word excel Bạn nên nhớ bảng liệu hợp lệnh bảng chứa tên cột nội dung bảng Sau có bảng liệu bạn nên nhớ tên file word hay excel nằm vị trí Sau xác định xong bạn tiến hành mớ file word bắt đầu thực bước sau: Công đoạn 1: Thiết kế mẫu sẵn word tạo shape hay văn tùy theo yêu cầu công việc bạn Công đọan 2: Từ File word sẵn có menu : gửi thư  chọn bắt đầu phối thư  thuật sĩ phối bước (MailingsStart Mail Merge  Step by step Mail Merge Winzard) Có bước để bạn thực hiện: Bước 1: Bắt đầu tài liệu (Starting Document) Bước 2: Lựa chọn người nhận (Select recipients) Bước 3: Viết thư – Write your letter - Hãy chọn file word excel mà chứa liệu bạn (Select Data Source) - Sau thêm khoản mục vào vị trí (More Items) Bước 4: - Xem trước thư bạn – Preview your letters Bước 5: Hoàn tất phối – Complate the merge Công đoạn 3: Bạn bấm vào sửa bước Edit individualn letters chọn tất - Merge Record ALL Lúc liệu tạo trang bạn copy để sử dụng chúng Ví dụ trực quan liệu sẵn Hãy copy bảng vào file word file excel đặt tên file data_mavung_dienthoai (Để xem thêm bảng khác truy cập http://thaotac.com để tìm hiểu thêm) Quốc gia Samoa thuộc Mỹ Anguilla Antigua Barbados Bermuda Quần đảo Virgin thuộc Anh Canada Quần đảo Cayman Dominica Cộng hòa Dominica Grenada Guam Jamaica Montserrat Quần đảo Bắc Mariana Puerto Rico Mã Điện Thoại 1 1 1 1 1 1 1 1 Ký Hiệu AS AI AG BB BM VG CA KY DM NÊN GD GU JM MS MP PR Saint Kitts Nevis Saint Vincent Grenadines Sint Maarten St Lucia Bahamas Trinidad Tobago Quần đảo Turks Caicos Hoa Kỳ Quần đảo Virgin thuộc Mỹ Kazakhstan Nga Ai Cập Nam Phi Hy Lạp Hà Lan Bỉ Pháp Tây Ban Nha Hungary Ý Rumani Thụy Sĩ Áo Guernsey Đảo Man Jersey Vương quốc Anh Đan Mạch Thụy Điển Na Uy Ba Lan Đức Peru Mexico Cuba Argentina 1 1 1 1 7 20 27 30 31 32 33 34 36 39 40 41 43 44 44 44 44 45 46 47 48 49 51 52 53 54 KN VC SX LC BS TT TC US VI KZ RU EG ZA GR NL BE FR ES HU IT RO CH AT GG IM JE GB DK SE NO PL DE PE MX CU AR Brazil Chile Colombia Venezuela Malaysia Úc Indonesia Philippines New Zealand Singapore Thái Lan Nhật Bản Hàn Quốc Việt Nam Trung Quốc Thổ Nhĩ Kỳ Ấn Độ Pakistan Afghanistan Sri Lanka Myanmar Iran Nam Sudan Ma Rốc Tây Sahara Algeria Tunisia Libya Gambia Senegal Mauritania Mali Guinea Bờ Biển Ngà Burkina Faso Niger 55 56 57 58 60 61 62 63 64 65 66 81 82 84 86 90 91 92 93 94 95 98 211 212 212 213 216 218 220 221 222 223 224 225 226 227 BR CL CO VE MY AU ID PH NZ SG TH JP KR VN CN TR IN PK AF LK MM IR SS MA EH DZ TN LY GM SN MR ML GN CI BF NE Togo Benin Mauritius Liberia Sierra Leone Ghana Nigeria Chad Cộng hòa Trung Phi Cameroon Cape Verde Sao Tome Principe Guinea Xích đạo Gabon Cộng hòa Congo Cộng hòa dân chủ Congo Angola Guinea-Bissau Lãnh thổ Ấn Độ Dương thuộc Anh Seychelles Sudan Rwanda Ethiopia Somalia Djibouti Kenya Tanzania Uganda Burundi Mozambique Zambia Madagascar Mayotte Réunion Namibia Malawi 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 248 249 250 251 252 253 254 255 256 257 258 260 261 262 262 264 265 TG BJ MU LR SL GH NG TD CF CM CV ST GQ GA CG CD AO GW IO SC SD RW ET SO DJ KE TZ UG BI MZ ZM MG YT RE NA MW Lesotho Botswana Swaziland Comoros Saint Helena Eritrea Aruba Quần đảo Faroe Greenland Gibraltar Bồ Đào Nha Luxembourg Ireland Iceland Albania Malta Síp Phần Lan Bulgaria Lithuania Latvia Estonia Moldova Armenia Belarus Andorra Monaco San Marino Ukraina Serbia Montenegro Croatia Slovenia Bosnia Herzegovina Macedonia Cộng hòa Séc 266 267 268 269 290 291 297 298 299 350 351 352 353 354 355 356 357 358 359 370 371 372 373 374 375 376 377 378 380 381 382 385 386 387 389 420 LS BW SZ KM SH ER AW FO GL GI PT LU IE IS AL MT CY FI BG LT LV EE MD AM BY AD MC SM UA RS ME HR SI BA MK CZ Slovakia Liechtenstein Quần đảo Falkland Belize Guatemala El Salvador Honduras Nicaragua Costa Rica Panama Saint Pierre Miquelon Haiti Guadeloupe Bolivia Guyana Ecuador Guiana thuộc Pháp Paraguay Martinique Suriname Uruguay Bonaire, Sint Eustatius Saba Curaçao Đông Timor Đảo Norfolk Brunei Nauru Papua New Guinea Tonga Quần đảo Solomon Vanuatu Fiji Palau Wallis Futuna Quần đảo Cook Niue 421 423 500 501 502 503 504 505 506 507 508 509 590 591 592 593 594 595 596 597 598 599 599 670 672 673 674 675 676 677 678 679 680 681 682 683 SK LI FK BZ GT SV HN NI CR PA PM HT GP BO GY EC GF PY MQ SR UY BQ CW TL NF BN NR PG TO SB VU FJ PW WF CK NU Samoa Kiribati New Caledonia Tuvalu Polynesia thuộc Pháp Tokelau Liên bang Micronesia Quần đảo Marshall Triều Tiên Hồng Kông Macau Campuchia Lào Bangladesh Đài Loan Maldives Li Băng Jordan Syria Iraq Kuwait Ả-rập Xê-út Yemen Oman Palestine Các Tiểu vương quốc Ả Rập Thống Israel Bahrain Qatar Bhutan Mông Cổ Nepal Tajikistan Turkmenistan Azerbaijan Georgia 685 686 687 688 689 690 691 692 850 852 853 855 856 880 886 960 961 962 963 964 965 966 967 968 970 971 972 973 974 975 976 977 992 993 994 995 WS KI NC TV PF TK FM MH KP HK MO KH LA BD TW MV LB JO SY IQ KW SA YE OM PS AE IL BH QA BT MN NP TJ TM AZ GE Kyrgyzstan Uzbekistan 996 KG 998 UZ Sau copy bảng vào file word data_mavung_dienthoai lưu lại đóng file lại tạo file word khác Đặt tên thao_tac_tron_thu Bạn mở file thao_tac_tron_thu lên Sau thực thừng bước nhé: Công đoạn 1: Thiết kế mẫu trước bạn thiết kế sau: Quốc gia Mỹ (MY) Công đoạn 2: Thực theo bước trộn thư Bước 1: Bắt đầu tài liệu Bước 2: Lựa chọn người nhận Bước 3: Viết thư Chọn data_mavung_dienthoai Trước chọn thêm khoản mục cần phải chọn vị trí Trong liệu có phàn mà định hình trước tên quốc gia, mã quốc gia mã vùng điện thoại Ta thấy quốc gia Mỹ TÊN nên ta bôi đen sau chọn thêm khoản mục chọn Sau thêm xong bên Bước 4: Xem trước thư bạn Bước 5: Là hoàn tất chọn tất Bạn lưu lại file copy tất cả, Chúc bạn thành công File liệu mẫu viết đính kèm bền ... Bước 4: Xem trước thư bạn Bước 5: Là hoàn tất chọn tất Hướng Dẫn sử dụng chức trộn thư Word Trong hướng dẫn bạn cách sử dụng chức trộn thư Word mà cảm thấy hay thú vị Đây chức quan trọng mà... Bước 4: Xem trước thư bạn Bước 5: Là hoàn tất chọn tất Hướng Dẫn sử dụng chức trộn thư Word Trong hướng dẫn bạn cách sử dụng chức trộn thư Word mà cảm thấy hay thú vị Đây chức quan trọng mà... bạn ngồi gõ tỉnh thành phố à? Hãy xem qua viết nhày để áp dụng tình khác Để sử dụng chức trước tiên bạn cần chuẩn bị cho bảng liệu sẵn có word excel Bạn nên nhớ bảng liệu hợp lệnh bảng chứa tên