Vnitřní účetní směrnice podniku Internal Accounting Rules of the Company

Ma s a r ykova u ni ve r zi ta Ekonomicko-správní fakulta Studijní obor: Finance VNITŘNÍ ÚČETNÍ SMĚRNICE PODNIKU Internal Accounting Rules of the Company Bakalářská práce Vedoucí bakalářské práce: Autor: Ing Zuzana KŘÍŽOVÁ, Ph.D Petra NEČASOVÁ Brno, 2014 Jm én o a p říjm en í au tora : Petra Nečasová Ná zev dip lom ové práce: Vnitřní účetní směrnice podniku Ná zev p rá ce v an gličtin ě: Internal Accounting Rules of the Company Ka tedra : Finance Vedou cí dip lom ové práce: Ing Zuzana Křížová, Ph.D R ok obha joby: 2014 Anotace Předmětem bakalářské práce „Vnitřní účetní směrnice podniku“ je analyzovat legislativní úpravu tvorby interních účetních směrnic a zpracovat návrh směrnic pro konkrétní účetní jednotku Na základě teoretických východisek a související legislativy jsem provedla analýzu systému směrnic v konkrétním podniku a navrhla nový systém směrnic, který by měl usnadňovat vnitřní řízení podniku Podrobněji je rozebrána směrnice zaměřená na pokladní agendu a na úschovu účetních záznamů Celý systém je zhodnocen z hlediska organizačního a ekonomického vlivu na podnik Annotation The goal of the bachelor thesis “Internal Accounting Rules of the Company” is to analyze legislative regulations of creating internal accounting rules and to cover the scheme of internal regulations for a particular accounting entity Based on the theoretical background and related legislation I analyzed the system of internal regulations in a particular company and proposed new system of internal rules which would simplify the internal running of the company There is an emphasis on internal regulations of cash desk agenda and archiving accounting notes The whole system is judged from the perspective of the organizational and economical effect on the company Klíčová slova vnitřní směrnice, účetnictví, účetní doklady, podnik, pokladna, archivace Keywords internal regulations, accounting, bookkeeping documents, business, cash desk, filing Prohlášení Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci Vnitřní účetní směrnice podniku vypracovala samostatně pod vedením Ing Zuzany Křížové, Ph.D a uvedla v ní všechny použité literární a jiné odborné zdroje v souladu s právními předpisy, vnitřními předpisy Masarykovy univerzity a vnitřními akty řízení Masarykovy univerzity a Ekonomicko-správní fakulty MU V Brně dne 22 dubna 2014 vlastnoruční podpis autora Poděkování Na tomto místě bych ráda poděkovala Ing Zuzaně Křížové, Ph.D za cenné připomínky a odborné rady, kterými přispěla k vypracování této bakalářské práce Dále děkuji panu Ing Milanovi Brabencovi za poskytnuté informace a konzultace k praktické části této práce OBSAH OBSAH ÚVOD 10 CHARAKTERISTIKA VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC 11 2.1 VÝZNAM VNITROPODNIKOVÝCH PŘEDPISŮ 11 2.2 LEGISLATIVA 13 2.3 FORMA VNITŘNÍCH PŘEDPISŮ 14 TVORBA VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC 17 3.1 HLAVNÍ ZÁSADY PŘI TVORBĚ SMĚRNIC 17 3.2 POVINNÉ ÚDAJE 17 3.3 VLASTNÍ TEXT SMĚRNICE 19 3.4 ROZDĚLENÍ SMĚRNIC 20 PROBLEMATIKA JEDNOTLIVÝCH SMĚRNIC .27 4.1 POKLADNA 27 4.2 ÚSCHOVA ÚČETNÍCH ZÁZNAMŮ, ARCHIVACE DOKLADŮ 28 ANALÝZA SMĚRNIC V KONKRÉTNÍM PODNIKU 31 5.1 ZÁKLADNÍ ÚDAJE O SPOLEČNOSTI XY, SPOL S.R.O 31 5.2 ORGANIZAČNÍ STRUKTURA 32 5.3 SOUČASNÝ STAV SMĚRNIC 33 NAVRHOVANÝ SYSTÉM ÚČETNÍCH SMĚRNIC PODNIKU 35 6.1 NÁVRH FORMÁLNÍ ÚPRAVY SMĚRNIC 37 6.2 POKLADNA 38 6.3 ÚSCHOVA ÚČETNÍCH ZÁZNAMŮ, ARCHIVACE DOKLADŮ 42 6.4 VLIV NAVRHOVANÝCH OPATŘENÍ 46 ZÁVĚR 51 SEZNAM POUŽITÝCH ZDROJŮ 53 SEZNAM TABULEK, OBRÁZKŮ A SCHÉMAT 55 SEZNAM TABULEK 55 6.5 SEZNAM OBRÁZKŮ 55 6.6 SEZNAM SCHÉMAT 55 SEZNAM PŘÍLOH 57 OBSAH ÚVOD 10 CHARAKTERISTIKA VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC 11 2.1 VÝZNAM VNITROPODNIKOVÝCH PŘEDPISŮ 11 2.2 LEGISLATIVA 13 2.3 FORMA VNITŘNÍCH PŘEDPISŮ 14 TVORBA VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC 17 3.1 HLAVNÍ ZÁSADY PŘI TVORBĚ SMĚRNIC 17 3.2 POVINNÉ ÚDAJE 17 3.3 VLASTNÍ TEXT SMĚRNICE 19 3.4 ROZDĚLENÍ SMĚRNIC 20 PROBLEMATIKA JEDNOTLIVÝCH SMĚRNIC .27 4.1 POKLADNA 27 4.2 ÚSCHOVA ÚČETNÍCH ZÁZNAMŮ, ARCHIVACE DOKLADŮ 28 ANALÝZA SMĚRNIC V KONKRÉTNÍM PODNIKU 31 5.1 ZÁKLADNÍ ÚDAJE O SPOLEČNOSTI XY, SPOL S.R.O 31 5.2 ORGANIZAČNÍ STRUKTURA 32 5.3 SOUČASNÝ STAV SMĚRNIC 33 NAVRHOVANÝ SYSTÉM ÚČETNÍCH SMĚRNIC PODNIKU 35 6.1 NÁVRH FORMÁLNÍ ÚPRAVY SMĚRNIC 37 6.2 POKLADNA 38 6.3 ÚSCHOVA ÚČETNÍCH ZÁZNAMŮ, ARCHIVACE DOKLADŮ 42 6.4 VLIV NAVRHOVANÝCH OPATŘENÍ 46 ZÁVĚR 51 SEZNAM POUŽITÝCH ZDROJŮ 53 SEZNAM TABULEK, OBRÁZKŮ A SCHÉMAT 55 SEZNAM TABULEK 55 6.5 SEZNAM OBRÁZKŮ 55 6.6 SEZNAM SCHÉMAT 55 SEZNAM PŘÍLOH 57 ÚVOD Každý podnik má na základě právních předpisů povinnost vytvořit vnitropodnikové směrnice Velké množství firem tuto povinnost nesplňuje vůbec nebo pouze částečně vytvořením takových směrnic, které sice zákonnou povinnost splňují, ale nemají žádný význam pro danou účetní jednotku Obsahují pouze znění zákonů A přitom dobře vytvořené vnitropodnikové směrnice napomáhají v úspěšném řízení účetní jednotky Cílem této práce je analyzovat legislativní úpravu tvorby interních účetních směrnic a následně zpracovat návrh směrnic pro konkrétní účetní jednotku První část práce je věnována teoretickým východiskům tvorby interních účetních směrnic V první kapitole práce se zaměřuji na základní charakteristiku vnitřních účetních směrnic, zejména na význam těchto předpisů, vymezení legislativní úpravy oblasti vnitřních účetních předpisů a na jejich formu Kapitola dvě obsáhne oblast tvorby směrnic a jejich dělení z hlediska povinnosti vytvoření směrnic V následující kapitole se zaměřuji na konkrétní směrnice ošetřující oblast pokladny a úschovy účetních záznamů Zde se budu podrobněji věnovat těmto směrnicím a vymezím základní požadavky pro jejich obsah V kapitole čtvrté uvedu základní charakteristiku společnosti XY, spol s.r.o a následnou analýzu současného systému vnitřních předpisů Okomentuji stávající stav systému směrnic a navrhnu jeho úpravu Dále vytvořím návrh konkrétních směrnic, které byly rozebrány v kapitole třetí, a vymezím organizační případně ekonomický vliv navrhovaných opatření CHARAKTERISTIKA VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC Vnitřní (popřípadě vnitropodnikové) směrnice patří systému vnitřních předpisů podniku Jedná se o celou řadu dokumentů, které ošetřují různé činnosti v rámci daného podniku Mimo oblast účetnictví se může jednat například o oblast pracovně-právních vztahů, bezpečnosti práce, vnitřní organizace podniku Do vnitřních předpisů obecně řadíme společenskou smlouvu (případně zakladatelskou smlouvu nebo zakladatelskou listinu), stanovy, řády, směrnice a pokyny.1 V této práci se zaměřím na vnitřní účetní směrnice podniku Úkolem účetnictví je zobrazit věrně a pravdivě hospodářské dění v podniku, jeho reálnou majetkovou, finanční a důchodovou situaci Za nejvyšší princip je považována zásada poctivého a věrného zobrazení skutečnosti a finanční situace podniku.2 Finanční účetnictví je regulováno právními předpisy, metodickými postupy a obecně uznávanými účetními zásadami Mezi právní předpisy ošetřující účetnictví patří zákon o korporacích, zákon o účetnictví, daňové a další předpisy Účetní zásady nejsou právní předpis, ale podle zvykového práva se musí dodržovat Jejich plnění je právně vynutitelné Vetšina povinností vyplývá přímo z právních norem Existují však oblasti, které si podnik upravuje podle svých potřeb Každé takové rozhodnutí musí být podloženo písemným dokumentem Proto podniky sestavují vnitropodnikové směrnice, které tuto povinnost naplňují Vnitropodnikové směrnice „nejsou vyhlašovány obecně, ale každá účetní jednotka si musí vytvořit své vlastní mechanismy, systémy a způsoby účtování a rozhodnout se o mnoha důležitých skutečnostech, které právě uvede ve svých vnitropodnikových směrnicích, a dále se jimi řídí.”3 2.1 Význam vnitropodnikových předpisů Vnitropodnikové směrnice stanovují postupy odpovídající konkrétním podmínkám příslušné účetní jednotky Zajišťují jednotný metodický postup při sledování skutečností a zachycování JAKUBKA, Jaroslav Vnitřní předpisy zaměstnavatele Vyd Praha: ASPI, 2008, 193 s ISBN 9788073573966, s 23-24 SEDLÁČEK, Jaroslav, Eva HÝBLOVÁ, Zuzana KŘÍŽOVÁ a Petr VALOUCH Finanční účetnictví vyd Brno: Masarykova univerzita, 2012, 240 s ISBN 978-80-210-5832-3 Dostupné z:< https://is.muni.cz/>, s DĚRGEL, Martin Vnitropodnikové směrnice Účetnictví Praha: Bilance, 2012, č 1, s 11-14 DOI: 0139- 5661 SEZNAM POUŽITÝCH ZDROJŮ [1] CARDOVÁ, Zdenka Organizace účetnictví Účetnictví v praxi: Měsíčník plný informací pro účetní a daňovou praxi 2010, č DOI: 1211-7307 Dostupné z: http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d8605v11405-organizaceucetnictvi/?search_query=zdenka+cardov%C3%A1+organizace+%C3%BA %C4%8Detnictv%C3%AD&search_results_page= [2] CARDOVÁ, Zdenka Pokladna Účetnictví v praxi: Měsíčník plný informací pro účetní a daňovou praxi 2010, č DOI: 1211-7307 Dostupné z: http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d25840v34200-pokladna/? search_query=zdenka+cardov%C3%A1+organizace+%C3%BA%C4%8Detnictv %C3%AD&search_results_page= [3] DĚRGEL, Martin Vnitropodnikové směrnice Účetnictví 2012, roč 59, č 1, s 11-14 DOI: 0139-5661 [4] HRUŠKA, Vladimír Kolektivní smlouvy a vnitřní předpisy: dle nového zákoníku práce od 2007 : komplexní průvodce kolektivním vyjednáváním, zpracované vzory kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu, pracovního řádu i směrnice o cestovních náhradách vyd Praha: Grada, 2007, 284 s ISBN 9788024719870 [5]JAKUBKA, Jaroslav Vnitřní předpisy zaměstnavatele Vyd Praha: ASPI, 2008, 193 s ISBN 9788073573966 [6] KOVALÍKOVÁ, Hana Vnitřní směrnice pro podnikatele 2013 11 aktualiz vyd Olomouc: ANAG, 2013, 439 s Účetnictví (ANAG) ISBN 978-80-7263-824-6 [7] LOUŠA, František Vnitropodnikové směrnice v účetnictví aktualiz vyd Praha: Grada, 2004, 112 s ISBN 80-247-0762-4 [8] OTRUSINOVÁ, Milana a Karel ŠTEKER Vnitropodnikové účetní směrnice Účetnictví v praxi: Měsíčník plný informací pro účetní a daňovou praxi 2007, roč 11, č 9, s 1-29 DOI: 1211-7307 Dostupné 53 z: [9]SEDLÁČEK, Jaroslav, Eva HÝBLOVÁ, Zuzana KŘÍŽOVÁ a Petr VALOUCH Finanční účetnictví vyd Brno: Masarykova univerzita, 2012, 240 s ISBN 978-80-210-5832-3 Dostupné z: [10] SCHIFFER, předpisů Účetnictví Vladimír v praxi Význam 2010, č a poslání DOI: vnitřních 1211-7307 účetních Dostupné z: [11] SCHIFFER, Vladimír Význam a poslání vnitřních účetních předpisů: (dokončení) Účetnictví v praxi 2010, č DOI: 1211-7307 Dostupné z: [12] SOTONA, Milan Vnitropodnikové směrnice - účetnictví 2005 Vyd Brno: CP Books, 2005, 164 s ISBN 80-251-0173-8 [13] Zákon č 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů [14] Zákon č 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů [15] Zákon č 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů [16] Zákon č 254/2004 Sb., omezení plateb v hotovosti a o změně zákona č 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisů [17] Zákon č 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů [18] Zákon č 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů 54 SEZNAM TABULEK, OBRÁZKŮ A SCHÉMAT Seznam tabulek TABULKA 1: VNITŘNÍ ÚČETNÍ SMĚRNICE S ROZDĚLENÍM NA POVINNÉ A DOPORUČENÉ 21 TABULKA 2: NAVRHOVANÉ ÚČETNÍ SMĚRNICE 35 TABULKA 3: SEZNAM POKLADEN V PODNIKU A OPRÁVNĚNÝCH OSOB K NAKLÁDÁNÍ S POKLADNOU 39 TABULKA 4: SKARTAČNÍ LHŮTY JEDNOTLIVÝCH DOKLADŮ 44 TABULKA 5: DOKLADY URČENÉ K ARCHIVACI .44 TABULKA 6: SELHÁNÍ V PODNIKU SPOLU S MAXIMÁLNÍMI SANKCEMI 48 6.5 Seznam obrázků OBRÁZEK 1: NÁVRH ZÁZNAMU O VYDANÝCH A PŘEDLOŽENÝCH VNITŘNÍCH SMĚRNICÍCH 19 6.6 Seznam schémat SCHÉMA 1: ORGANIZAČNÍ STRUKTURA PODNIKU 32 SCHÉMA 2: ZÁHLAVÍ SMĚRNICE 37 SCHÉMA 3: HLAVIČKA SMĚRNICE .37 SCHÉMA 4: ZÁZNAM O PŘEDLOŽENÍ SMĚRNICE 38 6.7 55 SEZNAM PŘÍLOH Příloha č 1: Směrnice - Pokladna Příloha č 2: Současná úprava archivace účetních dokladů v rámci poboček Příloha č 3: Směrnice - Úschova účetních záznamů Příloha č 1: Směrnice – Pokladna 58 59 60 61 62 Příloha č 2: Současná úprava archivace účetních dokladů v rámci poboček 63 Příloha č 3: Směrnice - Úschova účetních záznamů 64 65 66 67 68