GIAO TRINH GIOITHIEU KSDA m8

Vòng đời/chu kỳ dự án Bốn giai đoạn(phase) dự án/vòng đời dự án/chu kỳ dự án (Project life cycle) Xác định&Tổ chức (Define) Hoạch định (Plan) Thực (Execute) Kết thúc(Close up) (Ghép giai đoạn 1+2=khởi đầu DA -Innitiation) Giai đoạn liên tục nhau, phân cách bỡi điểm “ra định” PROJECT LIFE CYCLE Xác định Hoạch định Thực hiện DEFINE PLAN EXECUTE Kết thúc CLOSE OUT Khởi đầu Trien khai Kết thúc INITIATION PHASE IMPLEMENTATI ON PHASE TERMINATION PHASE PROJECT MODEL ( vs PROJECT MANAGEMENT MODEL) Chu kỳ hoạt động dự án % hoàn thành dự án Chậm 100% Nhanh Chậm Thời gian Điểm bắt đầu Khởi đầu Triển khai Kết thúc Điểm kết thúc Project Life Cycle FIGURE 1.1 Chức quản lý dự án Ba chức quản lý dự án (Project Management functions) Định nghĩa dự án (Project definition) Hoạch định dự án (Project planning) Kiểm sốt dự án (Project control) Nhà QLDA phải thực hiện:(1) xác định mục đích, mục tiêu, (2) tổng hợp chi tiết hoạt động để đạt mục tiêu, (3) đảm bảo họat động hướng mục tiêu Chức quản lý dự án  Khi dự án tiếp diễn, dù giai đoạn nào, nhà QLDA phải sử dụng thời gian hàng ngày để: định nghĩa, hoạch định, kiểm sốt dự án ( lặp lại) Các chức mang tính liên hồn:  hoạch định  điều chỉnh định nghĩa  kiểm sốt điều chỉnh hoạch định  điều chỉnh định nghĩa  Planning Risk Management Budgettng Scheduling Allocating Resources Kiểm sốt/Điều khiển dự án (Project control) Là chức QLDA,bao gồm: Giám sát : (project monotoring): So sánh/Đo lường( progress measurement) Điều chỉnh (corrective action) Truyền thơng: (Communication) Kiểm sốt dự án (Project control) Theo Eric Verzuh (Fast Forward MBA) Đảm bảo họat động hướng mục tiêu, bao gồm: Đo lường tiến độ( progress measurement) Truyền thơng: (Communication) Điều chỉnh (Corrective action) Kết thúc dự án Ghi chú: Đo lường tiến độ =Giám sát + So sánh  Theo Mantel- Meredith -Shafer -Sutton:  chuc nang: Monotoring va Controlling  la mat doi dien cua: selection va planning Giới thiệu Tại cần phải trì kiểm sóat?  Để đảm bảo tàu hướng  Cạm bẩy báo cáo q lạc quan  Giới thiệu (tt) Nhà Quản lý cần:  Giám sát lịch trình  Kiểm tra ngân sách  Kiểm tra chất lượng  Xử lý các vấn đề̀ người  Trùn thơng giữa các bợ phận  Kiểm soát/Điều khiển dự án Kiểm sốt dự án  Việc kiểm sốt dự án ngày quan trọng thời điểm kết thúc gần kề? (Đ/S)  Càng gần thời điểm kết thúc, bạn khả thay đổi thời gian chi phí   cần kiểm sốt từ đầu  Nhà quản lý dự án giỏi?  tìm thấy vấn đề sớm xử lý kịp thời Hoạch định:khơng phải kiện lần Dự án Dự án Bắt đầu Tạo dòng đươc thực ngân sách chấp thuận Hồn thành Phiên Kế hoạch ngân sách Phiên Phiên Phiên Kế hoạch Phân bổ ngân sách Kế hoạch cuối Kế hoạch Điều khiển Phiên Hoạch định tiếp tục Dự án Hồn thành Kiểm sốt dự án (Project control) Giám sát: (project monotoring):thu thập số liệu, thơng tin, sử dụng kế hoạch ngân sách, kết kiểm tra chất lượng, điểm mốc để “đo lường tiến độ So sánh/Đo lường dự án ( progress measurement) : So sánh số liệu thu thập với kế hoạch Những học, kinh nghiệm Điều chỉnh (corrective action)- giải vấn đề: sửa đổi nhằm đạt đến u cầu đề Đánh giá dự án (Project evaluation)  Nhận định dự án mợt cách khách quan  Việc thực hiện dự án  Tính hiệu quả &hợp lý liên tục của   chiến lược Thiết kế dự án Tính bền vững của dự án  Bài học và kinh nghiêm (gần giớng với việc kết thúc dự án) ̀  Đánh giá kỳ Đánh giá nhu cầu Đánh giá phê chuẩn Đánh giá cuối kỳ, báo cáo cuối kỳ Đánh giá Kiểm sốt Xác định Hoạch định - Mục đích - WBS - Mục tiêu - Lập kế hoạch tài - Thiết kế DA - Thời gian biểu DA - Nhân tổ chức - Kỹ thuật/ hậu cần Thực Kết thúc - - 10 năm sau… - Các hoạt động kết - Chuyển giao/ bàn giao - Đánh giá tác động - ĐG tiến độ việc thực - Khố sổ - Bài học rút - Thanh tốn - Giải vấn đề - Giao tiếp - Giám sát/ kiểm tra Hình: Vòng đời dự án chức kiểm sốt, đánh giá DA Đánh giá Dự án (Project Evaluation)(tt)   Các tiêu chí đánh giá (evaluation criteria) Với các dự án thơng thường (routine) Tính hiệu (Efficiency) (đáp ứng thời gian và chi phí  (khác với hiệu quả-Effectiveness hoặc thành quảPerformance, liên quan đến khách hàng) Sự thỏa mãn/ảnh hưởng đến khách hàng Đặc điểm kỹ tḥt & vận hành Đáp ứng nhu cầu K.hàng (trừu tượng hơn.) Tính kinh doanh (Business) Dự án hướng ngoại (external): thành cơng thương mại, thi phần Dự án hướng nợi (internal) : tăng śt, giảm thời gian Triển vọng tương lai (Future potential): có mặt thị trường, phát triển cơng nghệ mới Đánh giá Dự án (Project Evaluation)(tt) Các tiêu chí đánh giá (tt)  Với các dự án khơng thơng thường (nonroutine), xét thêm tiêu chí: Đóng góp của D.A cho các mục tiêu (objectives) và mục đích (goals) của tở chức.( dù mục tiêu có thể khơng được nêu rõ ràng) Đóng góp của D.A cho mục tiêu của các thành viên D.A (Các chi tiết khác: xét điểm mạnh, điểm ́u của dự án…và mợt sớ ́u tớ khác sử dụng được kỹ năng, cải tiến sử dung D.A tở chức…) Kiểm tra giám sát  Kiểm tra ngân sách  Đánh giá mức độ chi tiêu vs mục tiêu  Kiểm tra chất lượng  Qui trình làm việc có thích hợp?  Điểm mốc định kỳ cơng việc có theo lịch trình Nhà quản lý DA = Bộ cảm biến nhiệt độ! Các hoạt động điều chỉnh (Sửa sai)  Khi khơng đạt u cầu theo kế hoạch chất lượng      Điều chỉnh lại lịch biểu thời gian Tìm thêm nhân viên Mua hay th thiết bị vả phần mềm tốt Tăng kinh phí thời gian Hợp lý hố, cải tiến phong cách làm việc Các hoạt động điều chỉnh (Sửa sai)  Khi khơng đạt u cầu theo kế hoạch chất lượng(tt)       Tập chung cho cơng việc đường găng Làm thêm Hạn chế nghỉ phép Khen thưởng/phê bình Đào tạo huấn luyện nhân viên Xem lại cách thức hợp tác, trao đổi thơng tin Các hoạt động điều chỉnh  Khi kinh phí dự án có nguy tăng      Hạ thấp u cầu sản phẩm Giảm nhân viên Dùng thiết bị rẻ tiền Rút bớt thời gian huấn luyện Hợp lý hố: giảm chi phí khơng cần thiết Các hoạt động điều chỉnh  Khi chất lượng cơng việc/sản phẩm giảm       Tăng cường kiểm tra chất lượng sản phẩm Th thêm tư vấn Tập trung vào khâu quan trọng Kiểm tra chéo Huấn luyện đào tạo nhân viên Thưởng phạt Kiểm tra  Giới thiệu  Kiểm sốt (đánh giá/đo lường) chi phí theo phương pháp truyền thống  Kiểm sốt (đánh giá/đo lường) chi phí theo phương pháp giá trị thu đuợc ... - Mục đích - WBS - Mục tiêu - Lập kế hoạch tài - Thiết kế DA - Thời gian biểu DA - Nhân tổ chức - Kỹ thuật/ hậu cần Thực Kết thúc - - 10 năm sau… - Các hoạt động kết - Chuyển giao/ bàn giao -. .. động kết - Chuyển giao/ bàn giao - Đánh giá tác động - ĐG tiến độ việc thực - Khố sổ - Bài học rút - Thanh tốn - Giải vấn đề - Giao tiếp - Giám sát/ kiểm tra Hình: Vòng đời dự án chức kiểm sốt,... Mantel- Meredith -Shafer -Sutton:  chuc nang: Monotoring va Controlling  la mat doi dien cua: selection va planning Kiểm sốt/Điều khiển Dự án  Controlling the Project: Kiểm sốt- Kiểm tra-Điều