Tiểu luận xây dựng chương trình quản lý quá trình công tác của cán bộ trong học viện chính trị quân sự

Với thực tế nh vậy đòi hỏi phải có một công tác quản lý con ngờitốt nh : biết đợc họ là ai,có năng lực ra sao… để ban tổ chức tiến cử và sắp xếp để ban tổ chức tiến cử và sắp xếpcông việ

Mục lục

Lời nói đầu 2

Chơng I: Giới thiệu chung 3

1 Nội dung đề tài 3

2 Giáo viên hớng dẫn 3

Chơng ii: Khảo sát hệ thống thực 4

1 Quá trình quản lý hồ sơ cán bộ trong thực tiễn tại học viện chính trị quân sự .4 1.1 Quá trình quản lý một hồ sơ 4

II Những vấn đề có khả năng đợc tin học hoá ( khả năng chơng trình có thể giải quyết đợc) 5

Chơng III Phân tích hệ thống quản lý 6

1 Mô tả hệ thống mới hệ thống 6

2 Các chức năng cơ bản của hệ thống: 8

2.1 Dữ liệu 8

2.2 - Tra cứu - Tìm kiếm 8

2.3 - Báo cáo - Thống kê 9

II.2 - Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý quá trình công tác của cán bộ trong Học Viện chính trị quân sự 9

3 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ 10

3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 10

3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 11

3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 11

3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh 12

4 Phân tích, xác định thực thể 14

4.1 Các qui tắc chuẩn của phân tích thiết kế dữ liệu 14

Chơng IV:Thiết kế các thực thể (các file dữ liệu.DBF ) 19

1 Thực thể Danh mục chuyên ngành ( File DM_CNG.DBF ) 19

2 Thực thể Danh mục trờng đào tạo ( File DM_TDTAO.DBF ) 19

3 Thực thể Danh mục Chức vụ ( File DM_CVU.DBF ) 19

4 Thực thể Danh mục đơn vị – phòng ban ( File DM_DVI.DBF ) 19

5 Thực thể Danh mục Trình độ văn hoá ( File DM_VHOA.DBF ) 20

6 Thực thể Danh mục Dân tộc ( File DM_DTOC.DBF ) 20

7 Thực thể Danh mục Khen thởng, kỷ luật ( File DM_KTKL.DBF ) 20

8 Thực thể Hồ sơ ( File HOSO.DBF ) 20

9 Thực thể Khen thởng và kỷ luật ( File KT_KLUAT.DBF ) 21

10 Thực thể Huân chơng huy chơng ( File HCHC.DBF ) 21

11 Thực thể Quan hệ Gia đình ( File QH_GDINH.DBF ) 21

Chơng V: Phần GIAO DIệN CHƯƠNG TRìNH 23

1.Cập nhật danh mục chức vụ 23

Kết luận 29

1

Lời nói đầu

Trong xã hội hiện nay tin học đợc ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực

và đã đa lại nhiều kết quả tốt đẹp Trong lĩnh vực tính toán với khả năng tínhtoán tốc độ cao đã giải quyết đợc nhiều bài toán phức tạp, khối lợng tính toán lớn

mà từ trớc đến nay vẫn cha thể giải quyết đợc bằng tính thủ công Hơn thế việcmô phỏng công việc của con ngời qua máy tính đã đạt đợc một trình độ cao Mộttrong các lĩnh vực đợc phát triển mạnh và đến hiện nay vẫn có hiệu quả đó là các

hệ thống quản lý dữ liệu Việc quản lý dữ liệu trên máy tính giúp cho quá trình

xử lý đợc nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian tính toán và giảm thiểunhân công Với những hệ thống nh vậy nó mang lại nhiều lợi ích cho các doanhnghiệp

ở nớc ta hiện nay, với nhu cầu xây dựng một đất nớc có nền công nghiệphoá hiện đại hoá mà mục tiêu chiến lợc là phát triển con ngời Ngoài việc pháttriển kiến thức chuyên môn nghiệp vụ trong khoa học ngời ta còn quan tâm tớivấn đề quản lý tốt những con ngời trong các lĩnh vực đó Có quản lý tốt thì mớiphát huy đợc sức mạnh của từng ngời trong từng khía cạnh công việc của một cơquan đơn vị Với thực tế nh vậy đòi hỏi phải có một công tác quản lý con ngờitốt nh : biết đợc họ là ai,có năng lực ra sao… để ban tổ chức tiến cử và sắp xếp để ban tổ chức tiến cử và sắp xếpcông việc cho phù hợp với khả năng của ngời đó Với thực tế đó, việc nghiên cứuquá trình hoạt động, công tác quản lý cán bộ tại Học viện Chính trị Quân Sự đãtừng bớc đa tin học vào quản lý là một yêu cầu bức thiết Nắm bắt đợc nhu cầunày, cùng với kiến thức của em đợc học trong nhà trờng, em đã nhận nghiên cứu

đề tài: “ Xây dựng chơng trình quản lý quá trình công tác của cán bộ trong Họcviện Chính trị Quân Sự ” để làm đồ án tốt nghiệp của mình

Qua quá trình nghiên cứu em xin chân thành cảm ơn thầy giáo NguyễnMậu Uyên đã tận tình hớng dẫn, giúp đỡ em trong định hớng nghiên cứu đề tài

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Ban giám đốc, các Phòng ban của Họcviện chính trị Quân Sự đã giúp em trong việc nghiên cứu mô hình thực tế cũng

nh tài liệu tham khảo để em có thể làm đồ án Cám ơn sự giúp đỡ của gia đình,bạn bè đã trợ giúp và động viên em trong suốt quá trình thực hiện đồ án

Chơng I: Giới thiệu chung

1 Nội dung đề tài

Xây dựng chơng trình quản lý quá trình công tác của cán bộ trong Họcviện Chính trị Quân sự

2 Giáo viên hớng dẫn

Nguyễn Mậu Uyên

và thông qua Đảng uỷ thì tiến hành phân công công tác cho đồng chí đó trongcác công việc mà đồng chí đó đảm nhiệm đợc Do vậy ban cán bộ của Học việnphải lu lại hồ sơ đó Trong quá trình công tác của đồng chí này đợc theo dõi và

đợc bổ sung dần dần Sau một năm thì ban cán bộ cấp phát mẫu biểu bổ sung lýlịch của cá nhân Từ đây để lấy căn cứ cho ban cán bộ tiến hành bổ sung vào hồsơ cán bộ

1.1 Quá trình quản lý một hồ sơ

Hồ sơ đợc quản lý đồng thời với một đồng chí nào đó tại một đơn vị Việcquản lý đợc thực hiện bắt đầu từ khi cán bộ đó về đơn vị công tác, và trong suốtquá trình công tác hồ sơ đợc ban cán bộ quản lý một cách tỉ mỉ Và quá trình này

đợc kết thúc và lu lại cho tới khi cán bộ chuyển công tác hay về nghỉ hu

Hồ sơ đợc cập nhật lại khi cán bộ đó có những thay đổi nh sau:

- Khi cán bộ đó lập gia đình

- Khi cán bộ đó có con

- Khi cán bộ đó đợc đi học

- Khi cán bộ đó lên quân hàm

- Khi cán bộ đó đợc khen thởng, hay bị kỷ luật

- Khi cán bộ đó chuyển vị trí công tác ngay tại Học viện

- Khi cán bộ đó về hu… để ban tổ chức tiến cử và sắp xếp

Việc cập nhật này là rất thờng xuyên và liên tục, sau mỗi năm thờng hay

có những thay đổi cơ bản nh ở trên

3

II Những vấn đề có khả năng đợc tin học hoá ( khả năng chơng trình có thể giải quyết đợc)

Với một cơ cấu tổ chức và hoạt động nh trên ta nhận thấy có thể tin họchoá đợc một số công đoạn hay ta có thể viết chơng trình hỗ trợ thay thế một sốcông việc nh sau:

Chúng ta có thể tin học hoá quá trình quản lý hồ sơ cán bộ Việc lu thôngtin về lý lịch cũng nh quá trình công tác của mọi đối tợng trong học viện

Quản lý quá trình bổ sung cập nhật hồ sơ

Từ những thông tin đó chơng trình có thể đảm bảo cho quá trình tra cứu vềthông tin của mọi cán bộ khi có nhu cầu một cách nhanh chóng chính xác Ch-

ơng trình lu đợc thông tin về tất cả các mặt của cán bộ Với những công việc đógiúp cho quá trình quản lý đợc nhanh chóng chính xác hơn, không rờm rà nhiều

sổ sách Giảm bớt đợc một số nhân công làm thủ công quản lý bằng giấy tờ Tạomột cơ sở giúp cho việc bổ nhiệm các vị trí phù hợp với khả năng và năng lựccủa mỗi ngời

Chơng III Phân tích hệ thống quản lý

Là công tác chuyên môn của bộ phận quản lý tổ chức cán bộ Theo đó toàn

bộ quá trình liên quan đến nhân sự, bao gồm việc tuyển dụng, quản lý hồ sơ, lýlịch Cũng nh cung cấp các thông tin cần thiết liên quan cho ban lãnh đạo quản

lý về:

- Năng lực chuyên môn của cán bộ

- Thông tin về trình độ quản lý của cán bộ

- Tuổi đời của cán bộ

- Chức vụ của cán bộ

- Thâm niên công tác của cán bộ

- … để ban tổ chức tiến cử và sắp xếp… để ban tổ chức tiến cử và sắp xếp… để ban tổ chức tiến cử và sắp xếp

Quản lý nhân sự thông thờng đợc một bộ phận phòng ban quản lý cán bộ chịutrách nhiệm Phòng ban này là Ban cán bộ ( đối với Học viện chính trị quân sự )còn ở các cơ quan xí nghiệp khác thờng là phòng tổ chức cán bộ - tiền lơng

1 Mô tả hệ thống mới hệ thống

Mô tả công việc

Khi tuyển dụng một cán bộ mới

Thông tin cố định cơ bản về bản thân của cán bộ là những thông tinkhông thay đổi, về nguyên tắc là không thay đổi Nó gắn liền với mỗibản thân ,với mỗi cán bộ để xác định sự khác biệt giữa ngời này và ngờikhác

Ví dụ: Họ tên, ngày sinh, nơi sinh, quê quán, nơi đăng ký hộ khẩu ờng trú,số chứng minh th

th-Khi có những thông tin thay đổi liên quan đến một nhiệm vụ

Thông tin biến động về bản thân cán bộ: là những thông tin biến đổi gắnliền với mỗi cán bộ, nhằm mô tả những quá trình thay đổi của bản thân

Ví dụ : Qúa trình đào tạo tiếp chuyên môn, bằng cấp, lý luận chính trị,

a Thông tin bổ sung : là những thông tin cùng loại mà cái đợc cập

nhật vào sau có tính bổ sung cho cái đã có trớc nó

Ví dụ :Thông tin về quan hệ gia đình, con cái

b Thông tin nhất thời : là những thông tin cùng loại mà cái đợc cập

nhật vào sau mà làm mất ý nghĩa và hiệu lực cái đã có sắn trớc nó

Ví dụ : Trình độ chuyên môn thay đổi, chức vụ

Bên cạnh đó ngời lao động cũng có những trách nhiệm đối với đơn vị, cơ

quan mà mình đang công tác

Ví dụ : Cố gắng hoàn thành tốt các công việc nh nhiệm vụ, chuyên

môn đợc giao Đáp ứng mọi nhu cầu công việc trong chuyên môn của mình… để ban tổ chức tiến cử và sắp xếp

Khi có yêu cầu thông tin tra cứu

Tra cứu hồ sơ của cán bộ , quá trình làm việc phục vụ cho đơn vị

Thống kê, đánh giá quá trình làm việc nh khen thởng, kỷ luật

Thống kê theo các yêu cầu đựoc đặt ra

Thống kê - Báo cáo.

Thống kê báo cáo về số lợng cán bộ trong đơn vị

Thống kê báo cáo về trình độ cán bộ trong đơn vị

Thống kê báo cáo việc sắp xếp lao động trong cơ quan, đơn vị… để ban tổ chức tiến cử và sắp xếp… để ban tổ chức tiến cử và sắp xếp

2 Các chức năng cơ bản của hệ thống:

2.1 Dữ liệu

2.1.1 Cập nhật các từ điển dữ liện

Là các danh mục từ điển dữ liệu liên quan

Ví dụ: Danh mục đơn vị (phòng ban)

Danh mục chức vụ … để ban tổ chức tiến cử và sắp xếp

2.1.2 Cập nhật thông tin về sơ yếu lý lịch của cán bộ công nhân viên

+ Các thông tin cần quản lý về bản thân nh :

Họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, quê quán, nơi đăng ký

hộ khẩu thờng trú, trình độ chuyên môn … để ban tổ chức tiến cử và sắp xếp… để ban tổ chức tiến cử và sắp xếp

+ Các thông tin cần quản lý về quan hệ gia đình:

Mỗi ngời trong gia đình nh : bố, mẹ, anh, chị, em, vợ, chồng, con đềuquản

lý các thông tin nh sau: họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, nguyênquán, nghề nghiệp… để ban tổ chức tiến cử và sắp xếp

+ Các thông tin về quá trình công tác, hệ số lơng, chức vụ, công việc:

-Tên cơ quan đơn vị , thời gian công tác (từ ngày - đến ngày)

-Chức vụ (tên chức vụ, thời gian từ ngày - đến ngày)

-Hệ số lơng (từ ngày - đến ngày) Khen thởng - Kỷ luật

+ Khen thởng và kỷ luật (Cấp ra quyết định, ngày, lý do, quyết định số,… để ban tổ chức tiến cử và sắp xếp)

2.2 - Tra cứu - Tìm kiếm

+ Tra cứu theo hồ sơ lý lịch

+ Tra cứu theo tên

+ Tra cứu theo từng đơn vị phòng ban

+ Tra cứu theo chức danh

+ Tra cứu theo các số liệu tổng hợp

2.3 - Báo cáo - Thống kê

+ Thống kê Báo cáo về trình độ ngời lao động trong đơn vị

+ Thống kê Báo cáo về mức thu nhập chung của nhân sự trong đơn vị

+ Thống kê Báo cáo về số lao động nam (nữ) trong đơn vị

+ Thống kê Báo cáo về Đảng viên/ Đoàn viên trong đơn vị

+ Thống kê Báo cáo theo từng độ tuổi của ngời lao động trong đơn vị

+ Thống kê Báo cáo theo thâm niên công tác trong đơn vị

II.2 - Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý quá trình công tác của cán bộ trong Học Viện chính trị quân sự

Chuyển công tác

Tra cứu theo

Dm Chức vụ

3 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ

Một sơ đồ dòng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram) là một kỹ thuật vẽ raluồng thông tin và những biến đổi đợc áp dụng khi dữ liệu đi từ đầu vào đến đầura

DFD có thể dùng để biểu diễn cho một hệ thống hay một phần mềm bất

kỳ ở mức trừu tợng nào Việc đa ra và làm mịn DFD cho phép ta hiểu sâu thêm

Kho dữ liệu đợc lu trữ để dùng cho mộthay nhiều tiến trình

Hình 3.18 Ký pháp sơ đồ dòng dữ liệu cơ bản

3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh cho ta cái nhìn khái quát về quá trìnhhoạt động của hệ thống

Giải thích sơ bộ:

Tác nhân ngoài: Nhân sự sẽ cung cấp thông tin của bản thân mình cho

”Hệ thống quản lý nhân sự (Ban cán bộ ) cập nhật và xử lý

Tác nhân ngoài: Ban lãnh đạo đa các yêu cầu thông tin cho hệ thống và

nhận đợc các báo cáo hay kết quả trả lời từ hệ thống

3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Giải thích:

- Khi thông tin về Nhân sự đợc chuyển vào hệ thống, chức năng Dữ liệu

(Thông tin lý lịch CBCNV) sau khi phân loại và xử lý sẽ đa thông tin vào kho

Hồ sơ và Hồ sơ lu Chức năng Quản lý dựa vào thông tin có đợc từ dữ liệu của nhân sự sẽ thực hiện việc l trữ và quản lý Chức năng Tra cứu,Tìm kiếm nhận các thông tin yêu cầu đòi hỏi từ hệ thống và tác nhân ngoài là Ban lãnh

9

Hệ thống quản lý nhân sự

Yêu cầu thông tin

Thông tin CBCNV

Nhân sự

Ban Lãnh Đạo

Đáp ứng Yêu cầu

thông tin

Báo cáo, Thống kê

Nhân sự

Tra cứu, Tìm kiếm

đạo, hệ thống sẽ tiến hành xử lý và tìm kiếm trong các kho dữ liệu và trả về kết quả Chức năng Báo cáo, thống kê nhận yêu cầu từ tác nhân ngoài Ban lãnh đạo sau khi xử lý nó đa ra các báo biểu.

3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh

3.3.1 Chức năng dữ liệu

Giải thích:

- Thông tin của nhân sự đợc đa vào hệ thống ,chức năng Cập nhật hồ sơ sẽ

lu trữ thông tin của cá nhân và mối quan hệ gia đình của cá nhân đó

- ở đây có một chức năng đặc biệt đó là chức năng cập nhập từ điển dữliệu Để hiểu rằng tại sao lại có một chức năng nh vậy thì chúng ta hãyphân tích xem những thông tin liên quan chung nhất đối với rất nhiềucán bộ công nhân viên Hơn thế nữa là số thông tin đó ít khi bị thay đổi.Một dân tộc có rất nhiều ngời (nhân sự) nên ta đa ra danh mục Dân tộc.(Ví du: Dân tộc: Kinh) … để ban tổ chức tiến cử và sắp xếp Và các danh mục khác cũng nh vậy Chonên ta có chức năng Từ điển dữ liệu

3.3.2 Chức năng tra cứu tìm kiếm:

Đáp ứng yêu cầu

Các yêu cầu

Khi nhận đợc các thông tin yêu cầu, chức năng Báo cáo thống kê sẽ tiến hành

phân loại thông tin và xác định lấy dữ liệu ở kho nào để xử lý.Sau đó nó đa ra

các Báo cáo thống kê phù hợp Tuỳ thuộc vào đặc thù của công ty sử dụng chơng

trình quản lý này

4 Phân tích, xác định thực thể

Tơng ứng trên là sơ đồ dòng dữ liệu và công việc của các chức năng của

hệ thống và toàn bộ hệ thống Nó khái quát công việc của hệ thống theo các chứcnăng phân nhỏ để dễ dàng đi vào phân tích nắm bắt công việc của hệ thống vàcác chức năng của hệ thống để tiến hành tin học hoá đa từng bớc vào chơngtrình Nhng một bớc rất quan trọng trong việc thiết lập hệ thống là xác định đợcthông tin cần phải lu trữ để phục vụ cho hệ thống đảm bảo đầy đủ thông tin, tiệntra cứu, đảm bảo tối u về lu trữ

Để đảm bảo tốt ta phải từng bớc phân tích và thiết kế hệ thống lu trữ dữliệu

4.1 Các qui tắc chuẩn của phân tích thiết kế dữ liệu

4.1.1 Khái quát về mô hình dữ liệu

Đối với việc thiết kế và xây dựng các hệ thống thông tin quản lý chúng ta cần

xử lý các file dữ liệu Những file này gồm nhiều bản ghi (record) có cùng mộtcấu trúc xác định (loại bản ghi) Đồng thời mỗi bản ghi đợc chia thành các trờngdữ liệu (field) Một cơ sở dữ liệu là một hệ thống các file dữ liệu, mỗi file này có

11

Báo cáo, thống kê

cấu trúc bản ghi khác nhau nhng về mặt nội dung có quan hệ khác nhau Một hệquản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống quản lý và điều hành các file dữ liệu Nóichung một hệ quản trị cơ sở dữ liệu thờng có những đặc tính sau:

1 Có tính độc lập với các công cụ lu trữ

2 Có tính độc lập với các chơng trình phần mềm của ngời sử dụng

3 Có khả năng khai thác tốt tiềm năng của máy

4 Ngời dùng có kiến thức tối thiểu cũng có thể sử dụng đợc hệ này

5 Đảm bảo an toàn bảo mật dữ liệu

6 Thuận lợi và mềm dẻo trong việc bổ sung, loại bỏ

7 Giảm bớt sự d thừa dữ liệu trong lu trữ

Trong quá trình thiết kế và xây dựng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, ngời tacần các mô hình cơ sở dữ liệu thể hiện các mối quan hệ bản chất của dữ liệu, cácdữ liệu này lại phản ánh các mối quan hệ của các thực thể trong thế giới thực Cóthể nói mô hình dữ liệu phản ánh các khía cạnh cấu trúc logic mà không đi vàocác khía cạnh vật lý của các cơ sở dữ liệu Khi xây dựng các mô hình dữ liệu cầnphải phân biệt các thành phần cơ bản sau:

+ Thực thể (entity): Là đối tợng trong thực tế mà chúng ta cần mô tả các

đặc trng của nó

+ Thuộc tính (attribute): đó là các dữ liệu thể hiện các đặc trng thực thể + Quan hệ (relationship): Đó là các mối quan hệ logic giữa các thực thể.

Ba thành phần đợc thể hiện ở hai mức sau:

+ Mức loại dữ liệu (type):Là sự khái quát các ràng buộc, các thuộc tính,

ợc cho nh thế nào mà chúng ta phân loại mô hình dữ liệu

Trên thực tế ta phân biệt ba mô hình dữ liệu:

+ Mô hình dữ liệu mạng: Là mô hình dữ liệu mà trong đó thể hiện trực tiếp các ràng buộc tùy ý giữa hai bản ghi.

+ Mô hình dữ liệu quan hệ: Là mô hình dữ liệu mà trong đó các ràng buộc

đ-ợc thể hiện qua các mối quan hệ (Bảng)