HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2003 – 2007

H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook r H NG D N S D NG MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2003 – 2007 Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 H ng d n s I d ng Microsoft Office Outlook ng nh p vào ph n m m: Microsoft Outlook m t b ph n m m kèm B ph n m m công c v n phòng Microsoft Office Ch c n ng c a Microsoft Outlook m t ph n m m Email client Công c qu n lý E-mail máy tính, cho phép qu n lý s d ng nhi u tài kho n E-mail t máy ch d ch v E-mail c a n i b Doanh nghi p ho c công c ng đ ng nh p vào ph n m m Microsoft Outlook, cài đ t b công c v n phòng Microsoft Office ng i dùng c ng c n ph i l a ch n cài đ t thêm gói ph n m m Sau cài đ t, ng i dùng vào trình đ n “Start” c a Windows, n m bên góc trái đ i c a hình, l a ch n “Programs” Sau l a ch n m c “Microsoft Office” l a ch n “Microsoft Office Outlook” Ngoài ng i dùng có th truy c p thông qua bi u t công c nh sau: ng phím t t Sau l a ch n ph n m m Microsoft Outlook đ đ ng nh p, hình s dung ph n m m s xu t hi n nh sau: Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook Hình 1: Giao di n c a ph n m m Microsoft Outlook II Cách kh i t o tài kho n E-mail: có th s d ng ph n m m ng i dùng vi c l a ch n cài đ t gói ph n m m vi c quan tr ng ti p theo ph i kh i t o tài kho n E-mail Các tài kho n E-mail tài kho n n u Doanh nghi p s qu n tr m ng c a Doanh nghi p kh i t o n u công c ng (Ví d : Gmail , Yahoo mail…) s ng i dung t đ ng ký kh i t o d ch v tr c n M t b tài kho n e-mail có d ng nh sau: tennguoidung@tenmien cài đ t m t tài kho n Microsoft Outlook ng i dùng c n làm nh ng c nh sau: - Sau đ ng nh p vào giao di n c a ph n m m, ng i dùng l a ch n ch c n ng Tool å Acount setting… nh hình d i Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook Hình 2: Truy c p vào ch c n ng cài đ t tài kho n E-mail - Sau l a ch n b ng Account setting xu t hi n: B tđ u cài đ t m t tài kho n m i Danh m c tài kho n Email đ c cài đ t - Trong b ng “Account setting” l a ch n “New ” đ cài đ t tài kho n Sau nh n vào “New” b ng cài đ t tài kho n E-mail m i hi n th , ng dùng c n khai báo đ y đ khai báo vào b ng Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 i H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook Ng i dùng n đ y đ H tên i n thông tin đ a ch E-mail i n m t kh u hòm th - - Sau n thông tin khai báo, n u ng i dùng không l a ch n M c “Manually configure server settings or additional server types” (C u hình th công) h th ng s t đ ng dò tìm E-mail Tuy nhiên n u đ t đ ng dò tìm s khó th c hi n n u E-mail không xác th c Internet Do b c cài đ t ban đ u ng i dùng l a ch n vào c u hình th công, đ cài đ t v i h th ng E-mail c a Doanh nghi p Sau kh ch n ch c n ng “c u hình th công”, ti p t c n “Next” đ chuy n sang b ng cài đ t c u hình ti p theo Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook - Trong b ng ng i dùng đ m c đ nh giá tr “Internet E-mail” đa ph n máy ch E-mail c a Doanh nghi p s d ng giao th c POP,IMAP đ giao ti p v i E-mail client Sau n “Next” đ ti p t c b c sau: a ch máy ch g i, nh n E-mail Cài đ t m r ng Tên truy c p m t kh u truy c p E-mail - Trong b ng ng i dùng s khai báo thông tin c a tài kho n Email mà ng i dùng đ c qu n tr h th ng c a Doanh nghi p c p phát o T i đ i v i E-mail c a T ng công ty Sông à, đ ng chí c n khai báo thông tin quan tr ng nh sau: o T i m c “Server information”, thông tin v máy ch nh n, g i mail c a T ng công ty: ̇ Account Type(Lo i tài kho n): đ m c đ nh POP3 ̇ Incoming mail server( a ch máy ch nh n mail): khai báo mail.songda.com.vn ̇ Outgoing mail server( a ch máy ch g i mail): khai báo mail.songda.com.vn o T i m c “Login Information” ng i dùng khai báo tên đ ng nh p hòm th m t kh u hòm th : ̇ User name(tên đ ng nh p): n đ y đ E-mail ̇ Password(m t kh u): m t kh u đ ng nh p E-mail c a ng i dùng o Sau n đ y đ thông tin, đ i v i E-mail c a TCT c n thi t l p thêm m t s ch c n ng đ H th ng MS Outlook có th Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook giao ti p v i máy ch E-mail đ th c hi n vi c g i nh n th th c hi n vi c ng i dùng c n l a ch n m c “More setting” cài đ t m r ng Máy ch g i mail Xác th c tài kho n g i mail - - - Khi truy c p vào ph n cài đ t m r ng, ph n công c c a h p tho i cài đ t m r ng, ng i dùng ch n tab “Outgoing server” (máy ch g i mail) l a ch n m c “My outgoing server (SMTP) require authentication” đ xác th c đ a ch E-mail v i máy ch g i mail Sau hoàn thành vi c xác th c g i mail, ng i dùng có th nh p OK đ k t thúc vi c cài đ t c u hình đ có th s d ng E-mail Tuy nhiên đ ph c v cho vi c qu n lý E-mail đ c thu n ti n h n, ng i dùng có th c u hình thêm m t s ch c n ng, nh t đ ng l u th máy ch E-mail, t đ ng xóa th m t kho ng th i gian nh t đ nh… th c hi n ch c n ng trên, sau hoàn vi c xác th c tài kho n, ng i dung không thoát mà ti p t c chuy n sang tab Advanced h p tho i “Internet E-mail setting” đ c u hình Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook m c đ nh giá tr n u thay đ i t h th ng, qu n tr c p L a ch n ch c n ng đ l u th máy ch L a ch n th i gian t đ ng xóa th - - Vi c l a ch n ch c n ng l u th máy ch có nhi u ti n ích cho ng i dùng: o N u ng i dùng có nhu c u dùng Webmail đ ki m tra th không dùng máy tính cá nhân đ ki m tra mail v i Microsoft outlook Ho c ng i dùng có nhu c u ki m tra e-mail v i máy tính cá nhân t i n i làm vi c t i gia đình o Tuy nhiên d ng l ng hòm th cá nhân c a m i ng i dùng có gi i h n, nên vi c thi t l p m t kho ng th i gian nh t đ nh đ email t xóa giúp cho hòm th không b đ y, nh h ng đ n vi c g i nh n E-mail o Khi đ t ch c n ng Microsoft outlook công c giúp ng i dùng qu n lý, l u tr e-mail m t cách d dàng nahnh chóng nh t, Sau hoàn thành b c cài đ t c u hình ng i dùng có th l a ch n OK đ hoàn t t vi c cài đ t Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook - III Sauk hi cài đ t b ng “Account setting”, ng i dùng s th y E-mail v a đ c cài đ t n m b ng c u hình, lúc ng i dùng có th đóng H p tho i đ b t đ u s d ng E-mail Cách th c s d ng: Tìm hi u v ch c n ng: - Trong Microsoft Outlook c b n đ c chia làm 04 ph n: o A: Thanh công c c b n c a Microsoft Office o B: Thanh công c ch c n ng c a Microsoft Outlook Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook o C: Danh m c th n t o D: Hi n th n i dung chi ti t c a m t b c th a Trên công c c b n bao g m có n i dung nh sau: o File: Kh i t o m t n i dung th m i, truy c p đ n tác v , xu t, nh p d li u, in n(Print), đ nh d ng, c n ch nh kh gi y … o Edit: công c c b n c a Office, nh chép (copy/cut), dán n i dung chép(paste), khôi ph c (Undo) tác v v a th c hi n, đánh dâu(mask), di chuy n/sao chép th m c… Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 10 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook o View: Cho phép s p x p cách trình bày n i dung th , s p x p c t ch c n ng, v trí hi n th Microsoft Outlook… o Go: truy c p nhanh đ n tác v , danh m c th (Mail), l ch bi u (Calendar), đánh d u vi c (Task), ghi (Notes)… Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 11 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook o Tools: nh n e-mail t tài kho n cài đ t, ho c nh n toàn b lúc, c u hình ch c n ng cho Outlook, cài đ t tài kho n, thi t l p lu t (Rule)… o Actions: th c hi n nhanh m t s tác v , đáh d u th , ph n h i th , l c th rác, so n th o th m i (New Mail Message )… o Ti p t c công c c b n ng i dùng có ch c n ng t t cho phép t o tác v m i nh th n th , đánh d u công vi c, ghi chú…, in n, ph n h i th , nh n th t tài kho n E-mail… Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 12 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook T o tác v m i Ch c n ng ph n h i E-mail Nh n th t tài kho n mail o G i nh n th Microsoft Outlook t o m t b c th m i, ng i dùng có th s d ng phím t t Ctrl + N ho c s d ng phím t t công c c b n “New” sau l a ch n m c “Mail Message” Sau th c hi n tác v , h p tho i so n th o E-mail m i xu t hi n, ng i dùng b t đ u ti n hành b c so n th o E-mail Ô n đ a ch mail c a ng i nh n Khung so n th o n i dung th - Trong h p tho i so n th o E-mail m i bao g m ch c n ng nh sau: o To: đ a ch ng i nh n mail tr c ti p x lý, ti p nh n công vi c Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 13 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook o CC: đ a ch ng i nh n mail gián ti p (m c đích báo cáo, thông báo n i dung o Subject: tiêu đ c a b c th o Trên công c c a h p tho i so n th o th m i c ng có ch ng n ng nh Microsoft word cho phép đ nh d ng v n b n, phông ch , chèn ký t đ c bi t… o Trong tr ng h p n i dung b c th c n g i m t file đính kèm, ng i dùng có th ch n ch c n ng “Attach File” đ đ a m t ho c nhi u file đính kèm b c th L u ý: th ng máy ch g i nh n th , th ng gi i h n dung l ng file đính kèm, tránh tr ng h p file đính kèm g i n ng nh h ng đ n vi c g i th ho c h th ng E-mail đ i v i ng i g i ng i nh n th o Trong tr ng h p ng i dùng có nhi u tài kho n E-mail đ ph c v cho công vi c khác nhau, ng i dùng có th ch n ch c n ng “Account” đ l a ch n, tài kho n E-mail có th dùng đ g i th Tr ng h p ng i dùng có m t tài kho n E-mail ng i dùng g i th tài kho n s m c đ nh tài kho n th c hi n vi c g i mail b L u tr c E-mail đ n đi: Trong ph n tác v c a Microsoft Outlook ng i dùng s th y m t tab Mail, t i hi n th Folder mail, danh m c mail… Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 14 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook L u th đ n Các th đ n nh ng ch a đ c L u th g i Các Th m c l u tr mail t ng ng v i e-mail cá nhân L ch bi u Qu n lý danh sách Liên h Qu n lý n i dung nh c vi c cá nhân o i v i E-mail đ n s đ c l u t đ ng vào m c “Inbox” o Các E-mail g i s đ c l u vào m c “Sent Items” o S l ng E-mail g i đ n s đ c hi n th b ng đóng (1) màu xanh c nh Inbox o Các th g i đ n nh ng ch a đ c đ c s hi n th m c “Unread Mail” o Ngoài ng i dùng có th t o rule, đ v i m i đ a ch email s đ c t đ ng chuy n đ n m t th u m c t ng ng, thu n ti n cho vi c tìm ki m, tra c u qu n lý E-mail m t cách nhanh d dàng (C th s đ c h ng d n ph n sau) c Danh m c th n t : Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 15 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook Khi ng i dùng l a ch n vào tác v c t ch c n ng c a Microsoft c t bên ph i th hi n danh m c th g i đi, đ n đ c qu n lý th i gian theo ngày, tu n d Hi n th chi ti t m t n i dung th : Khi ng i dùng l a ch n m t b c th , n i dung b c th s đ ti t t i c t bên ph i Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 c th hi n chi 16 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook Tiêu đ b c th a ch ng g i i Tên, đ a ch Email ng i nh n Các file đính kèm theo th N i dung ch c a b c th Thi t l p lu t (Rule) đ t đ ng chu n th đ n m t th m c xác đ nh: Khi dùng E-mail ng i dùng s nh n đ c nhi u th n t t nhi u ng i dùng khác g i đ n, s l ng E-mail s t ng d n lên theo th i gian N u đ m c đ nh E-mail g i đ n th m c Inbox vi c tìm ki m th s r t m t th i gian n u s l ng E-mail t ng lên hàng tr m hàng nghìn b c th , ch a k th i gian tính theo hàng n m… Do vi c t o lu t(Rule) cho phép l c th g i đ n t đ ng chuy n v th m c đ c đ nh danh s n s giúp vi c qu n lý tìm ki m E-mail tr nên d dàng h n th c hi n đ c công vi c này, đâu tiên ng i dùng c n t o th m c đ nh danh, có th tên riêng, tên công ty… t ng ng v i m t Email c a đ ng nghi p, đ i tác, khách hàng Ng i dùng s d ng c t công c ch c n ng c a Microsoft Outlook Trong m c “Mail Folder”, nh n chu t ph i vào m c “Personal Folder”,ch n “New Folder” đ t tên cho th m c này, ví d có m t đ i tác Công ty A (Th t th m c s đ c s p x p theo b ng ch cái) Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 17 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook T o th m c m i Tên th m c S p x p th m c th m c ho c th u m c c a m t th m c t n t i Sau n đ y đ thông tin ng ph n Mail Folder i dùng s th y Th m c v a t o xu t hi n Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 18 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook Vi c ti p theo t o lu t đ qu n lý E-mail Ng i vào công c c b n ch n “Tools” ti p theo ch n “Rules and Alerts ” H p tho i “Rules and Alerts” xu t hi n Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 19 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook Danh m c rule đ c thi t l p T o rule m i Ch n “New rule” đ t o m t lu t m i, h p tho i “Rule wizard xu t hi n B c 1, đ nguyen giá t m c đ nh B c 2: Ch đ nh E-mail th m c đ c Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 20 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook Trong b c 2, ng i dùng nh n ch n vào dòng ch “people or distribution list” đ đ a vào đ a ch e-mail c a đ ng nghi p, khách hàng, đ i tác đ t o lu t B ng Rule Adress xu t hi n i n đ a ch E-mail sau đó, nh p OK đ ti p t c i n tên E-mail c n t o lu t Ti p t c b ng “Rule Wizard” nh p ch n ch “Specifield” đ l a ch n th m c c n chuy n th đ n nh b ng d i Sau nh p OK đ hoàn t t Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 21 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook Sauk hi t o xong lu t, ng i dùng s quay tr l i b ng “Rule and Alert” s th y rule m i đ c c p nh p Sau t o xong lu t này, b t c n i dung th chuy n t e-mail congtya@tenmien.com s đ c chuy n t đ ng đ n th m c Công ty A Thi t l p ch ký n t (Signature): Trong e-mail vi c dùng ch ký n t nh m cho ng i nh n th bi t đ c thông tin liên quan đ n ng i g i th nh H tên đ y đ , ch c danh, s n tho i, công ty… n i dung ng i g i đ a vào Ch ký n t s đ c t đ ng thêm vào cu i m i b c th ng i g i t o th m i ho c ph n h i th Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 22 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook M t m u ch ký n t thi t l p c u hình ch ký n t ng i dùng c n th c hi n nh sau: Trên công c c b n, ng i dùng vào “Tools” ch n “Options” H p tho i “Options” xu t hi n, ch n tab “Mail Format” l a ch n m c “Signatures” đ ti n hành t o ch ký Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 23 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook T o ch ký Trong h p tho i “Signatures and Stationery” ng ch ký cá nhân i dùng ti n hành t o m u Danh m c ch ký Nh p New t o m t ch ký So n th o ch ký L a ch n m t tài kho n t ng ng v i ch ký Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 24 H ng d n s d ng Microsoft Office Outlook Sau t o m u ch ký cá nhân, ng i dùng g i th , ho c ph n h i th , ch ký s đ c t đ ng chèn vào cu i trang n i dung c a m i b c th Ng i dùng có th t o m t ho c nhi u đ nh d ng ch ký t ng ng v i m i tài kho n Email mà h có Công ty c ph n T đ ng hoá & CNTT Sông http://www.songda-ait.vn Email: ait@songda-ait.vn T: 04.3 5578355 Fax: 04.3 5578359 25