Hướng dẫn cách thuyết trình& trình bày powpoint-16.05.16

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGUYỄN TẤT THÀNH o0o KHOA CƠNG NGHỆ KỸ THUẬT HĨA HỌC MƠN ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CƠNG NGHỆ HĨA HỌC TIỂU LUẬN: CÁCH THỨC XÂY DỰNG VÀ TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HỒN CHỈNH Sinh viên thực hiện: Phạm Trí Nhựt MSSV: 1411529818 Giáo viên hướng dẫn: Th.S Triệu Tuấn Anh Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 05 năm 2016 MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH MỞ ĐẦU Ngày nay, nhiều doanh nghiệp nhà tuyển dụng lao động không định tuyển nhân dựa vào trình độ học vấn cấp mà xem xét yếu tố cá nhân (kỹ mềm) kỹ quan sát; nhạy bén xử lý công việc; khả giao tiếp trình bày vấn đề ứng viên Các yếu tố định lớn việc ứng viên có nhà tuyển dụng lựa chọn hay khơng? Vì thực tế cho thấy người thành đạt có 25% kiến thức chuyên mơn, 75% cịn lại định kỹ mềm họ trang bị [1] Hình Kỹ mềm định Hình Thuyết trình 75% thành công bạn kỹ mềm cần thiết Nguồn: [1] Trong hàng loạt kỹ mềm: Quản lý thời gian, Giao tiếp, Thuyết trình xem kỹ mà sinh viên tiếp cận thực hành Một giáo viên dạy giỏi không làm cho học sinh hiểu bài, có kiến thức sâu rộng [2] Một sinh viên cho dù có thành tích học tập tốt khơng đánh giá cao sinh viên tự trình bày ý tưởng kiến thức trước người [2] Do đó, kỹ thuyết trình bước thiếu đường thành công Chúng ta gọi thành công làm cho người nhận thành cơng Kỹ thuyết trình kỹ khó hồn tồn rèn luyện Vậy thuyết trình gì? Câu trả lời trình bày rõ ràng chi tiết tiểu luận: “Cách thức xây dựng trình bày thuyết trình hồn chỉnh” Chương 1: KHÁI NIỆM THUYẾT TRÌNH Có nhiều khái niệm thuyết trình: Thuyết trình (Presentations) trình bày ý tưởng (Ideas) thơng tin (Informations) đến nhóm người (Group) qua lời nói nhằm cung cấp thơng tin thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe (Thạc sĩ Nguyễn Thị Ngọc Hương) [3] Thuyết trình trình bày lời trước nhiều người vấn đề nhằm cung cấp thông tin thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe (PGS.TS Dương Thị Liễu) [4] Tuy nhiên hiểu thuyết trình theo cách đơn giản là: Thuyết trình diễn đạt người khác hiểu rõ nội dung muốn truyền tải thơng qua lời nói, cơng cụ hỗ trợ (trang chiếu (Slide), tài liệu, ) ngơn ngữ hình thể Hiểu khái niệm thuyết trình việc đơn giản, làm để làm nên thuyết trình tốt khơng phải làm Và điều để có thuyết trình hồn hảo địi hỏi bạn cần đầu tư slide chuẩn mực nội dung trình bày chi tiết chương Chương 2: CẤU TRÚC CHUẨN CỦA MỘT SLIDE THUYẾT TRÌNH 2.1 Những lỗi thường mắc phải thiết kế slide thuyết trình Đối với lần đầu tiếp cận thuyết trình chưa đầu tư tìm hiểu kỹ thuyết trình mắc lỗi sau thiết kế slide phục vụ thuyết trình như: - Bố cục không hợp lý; Quá nhiều chữ slide; Kích thước (Size) kiểu chữ (Font) khơng cân xứng; Hình ảnh nhịe, nén, kéo dãn, hình chất lượng, …; Bảng biểu nhịe, bị cắt dán; Phơng (Theme); Màu sắc chữ; Lạm dụng hiệu ứng, màu sắc, …; - Không thống slide; - Số lượng slide q nhiều (khơng tương thích với thời gian thuyết trình) Một số ví dụ lỗi thiết kế slide thuyết trình Hình 2.1 Bố cục khơng hợp lý Hình 2.2 Chữ chi chít slide Hình 2.3 Size chữ bất hợp lý Hình 2.4 Theme khơng phù hợp 2.2 Các ngun tắc cần tuân thủ thiết kế slide thuyết trình Tự thiết kế, không bị giới hạn khn khổ định điều tốt khuyến khích sáng tạo khơng giới hạn Tuy nhiên, mặt tiêu cực khơng thống ngun tắc tảng thiết kế Chính cần phải có nguyên tắc, chuẩn mực chung để hạn chế sai phạm đồng thời đảm bảo quyền tự sáng tạo cá nhân Để có slide chuẩn mực, người thiết kế cần tuân thủ nguyên tắc tảng sau [5]: a Tạo bố cục hợp lý: tùy thuộc vào nội dung thuyết trình, ‾ chọn ba bố cục sau phối hợp chúng với nhau: Dạng Bước (Step), Dòng thời gian (Timeline), …; ‾ Dạng Bảng (Table), Biểu đồ (Chart), …; ‾ Dạng Hình ảnh (Picture); Hình 2.5 Step/Timeline Bố cục dạng Hình 2.6 Bố cục dạng Table/Chart Hình 2.7 Bố cục dạng Picture Nguồn: [5] b Nguyên tắc “6-8” Nguyên tắc áp dụng để giải tình trạng “quá tải” chữ slide Theo nguyên tắc, slide không dòng dòng chứa tối đa chữ c Size chữ Thông thường size chữ thường chia sau: d Tiêu đề (Title): 54 - 60; Đề mục (Heading): 48 – 50; Nội dung (Text content): 24 – 32 Hình ảnh, bảng biểu - Hình ảnh/bảng biểu phải rõ nét, đảm bảo nội dung truyền tải trọn - vẹn; Không bị thay đổi chất lượng ảnh/bảng biểu bị kéo dãn; Khi thay đổi kích thước ảnh cân lưu ý thay đổi theo tỷ lệ ảnh ban đầu e Phông - Chọn thống 01 phông nền; - Đảm bảo theme phù hợp với nội dung thuyết trình f Màu sắc chữ - Tương phản với theme; - Sử dụng tối đa 03 màu chữ slide g Kiểu (Font) chữ - Tuyệt đối không sai lỗi tả; - Khơng lạm dụng kiểu in đậm, in nghiêng, gạch chân hiệu ứng chữ khác nhiều; sử dụng thật cần thiết h Lược giản tối đa hiệu ứng, thống hiệu ứng slide i Số lượng slide cần phù hợp với thời gian thuyết trình (thơng thường 10 – 12 slide cho thời gian thuyết trình 15 phút) Một số hình ảnh tiêu biểu slide thuyết trình hồn hảo: Hình 2.8 Slide chuẩn bố cục Hình 2.9 Slide chuẩn số lượng chữ Hình 2.10 Slide chuẩn size màu Hình 2.11 Slide chuẩn bố trí hình ảnh chữ Chương 3: TÁC PHONG KHI THUYẾT TRÌNH Để làm nên thuyết trình hồn hảo, ngồi việc chuẩn bị cơng cụ trình chiếu slide thật tốt tác phong thuyết trình yếu tố đóng vai trị quan trọng Hiện sinh viên lần đầu thuyết trình mắc phải lỗi chung việc trình chiếu slide đọc Hành động hồn toàn ngược lại với định nghĩa việc thuyết trình Chính thế, việc hình thành tác phong chuẩn mực thuyết trình yêu cầu tất yếu 3.1 Để có giọng nói tốt thuyết trình Yếu tố quan trọng giọng nói Vậy tiêu chuẩn nói tốt là: a Tốc độ (Speed) Đạt mức 5-6 từ/ giây Phát âm rõ từ b Dừng (Pause) Cần có khoảng lặng thuyết trình, điều làm cho người nghe có thêm thời gian để xử lý thơng tin cung cấp c Nhấn (Stress) Ở từ khóa (Keywords), cần xử lý nhấn thả giọng nói cách thơng minh, việc làm cho nói trở nên sinh động,hấp dẫn người nghe Để đạt điều phải lưu ý: - Speed: tập luyện nhiều lần nói trước thuyết trình đến đạt tốc độ chuẩn 10 - Pause: Trong lúc thuyết trình, bạn tận dụng hành động nhỏ sau để có thêm chút thời gian cho thân cho người nghe: + Uống ngụm nước; + Chuyển slide/hình ảnh; + Đặt vài câu hỏi nhỏ cho khán giả; + Di chuyển từ vị trí thuyết trình đển chỗ người nghe lúc đặt - câu hỏi Stress: Xác định Keywords cho việc nhấn giọng 11 Ngồi lưu ý kể trên, có số “mẹo” nhỏ sau: - Khơng xuất trạng thái lúng túng để phát âm thanh: - Ah… Uhm…; Khi chuyển giao phần nói cần có liên kết từ - giúp chuyến tiếp trở nên suôn sẻ mạch lạc hơn; Trước bắt đầu thuyết trình 3-5 phút nên uống ngụm nước; Nếu cổ họng bị đau, hạn chế nói chuyện trước vào thuyết 3.2 trình Ngơn ngữ thể (Body language) thuyết trình Sẽ thật khơ khan người thuyết trình thực việc chuyển slide nói Do đó, bên cạnh giọng nói, ngơn ngữ thể thành phần quan trọng khơng kém, chúng giúp người nói trở thành chất xúc tác kết nối người nghe với thuyết trình, làm tăng thu hút người nghe Muốn có body language tốt có phải ý tuyệt đối ghi nhớ quy tắc sau: a Khơng nên làm Hình 3.1 Chống hai tay Hình 3.2 Chắp hai tay phía trước 12 Hình 3.3 Giấu hai tay sau lưng Hình 3.4 Bỏ hai tay vào túi Hình 3.5 Khoanh hai tay trước ngực Nguồn: [6] b Nên làm Hình 3.6 Tơi Hình 3.7 Tơi khẳng định Hình 3.8 Tôi thành thật chuyên gia Nguồn: [6] 13 KẾT LUẬN Nhận thức tầm quan trọng vai trò kỹ mềm, đặc biệt kỹ thuyết trình học tập, cơng việc Chúng ta cần phải đầu tư thời gian cơng sức để tìm hiểu vận dụng vào nhu cầu thực tế thân Và để có thuyết trình hồn chỉnh, cần chuẩn bị thật tốt hai phần sau: - Thiết kế slide thuyết trình hồn chỉnh chuyên nghiệp Để làm điều đó, cần phải tránh lỗi như: nhiều - chữ, size fotn chữ khơng cân xứng, hình ảnh chất lượng , ; Bên cạnh cần lưu ý tác phong thuyết trình từ giọng nói cách di chuyển, thao tác, Chỉ cần nắm điều thuyết trình khơng cịn nỗi lo ĐỀ XUẤT Từ học quý báu từ chuyên gia kinh nghiệm tích lũy thân q trình tìm hiểu thực hành thuyết trình Tác giả (tơi) đề xuất hai bước nên thực trước thuyết trình: -Bước 1: Chuẩn bị thật tốt cơng cụ trình chiếu slide; -Bước 2: Tập luyện thật nhiều lần nói trước nhà (hoặc trình bày trước bạn bè để góp ý) Hãy rèn luyện kỹ thuyết trình cho ngày để rút ngắn đường đến thành công bạn Và điều quan trọng là, bạn thuyết trình giỏi, bạn dễ thuyết phục người khác 14 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Đại học Thái Nguyên (2014) Tầm quan trọng Kỹ mềm sống Truy cập ngày 16 tháng 05, 2016 từ http://is.tnu.edu.vn/tam-quan-trong-cua-ky-nang-mem-trong-cuoc-song/ [2] MISA (2013) Tầm quan trọng kỹ thuyết trình Truy cập ngày 16 tháng 05, 2016 từ http://www.misa.com.vn/tin-tuc/chi-tiet/newsid/22874/Tam-quan-trong-cua-kynang-thuyet-trinh [3] Nguyễn, T.N.H (2012) Kỹ thuyết trình Truy cập ngày 16 tháng 05, 2016 từ http://www.slideshare.net/connguoithep/kynangthuyettrinh-11971347 [4] TOPICA (2014) Bài 3: Kỹ thuyết trình (Phần I) Truy cập ngày 16 tháng 05, 2016 từ http://www.academia.edu/15673813/B%C3%A0i_3_K%E1%BB%B9_n %C4%83ng_thuy%E1%BA%BFt_tr%C3%ACnh_Ph%E1%BA%A7n_I_B %C3%80I_3_K%E1%BB%B8_N%C4%82NG_THUY%E1%BA%BET_TR %C3%8CNH_Ph%E1%BA%A7n_I [5] PCG VietNam (2015) Professional Presentation Professional slideshow, 15-26 [6] PCG VietNam (2015) Professional appearance, 15-19 15 Presentation Professional ... Vậy thuyết trình gì? Câu trả lời trình bày rõ ràng chi tiết tiểu luận: ? ?Cách thức xây dựng trình bày thuyết trình hồn chỉnh” Chương 1: KHÁI NIỆM THUYẾT TRÌNH Có nhiều khái niệm thuyết trình: Thuyết. .. KHI THUYẾT TRÌNH Để làm nên thuyết trình hồn hảo, ngồi việc chuẩn bị cơng cụ trình chiếu slide thật tốt tác phong thuyết trình yếu tố đóng vai trị quan trọng Hiện sinh viên lần đầu thuyết trình. .. nên thuyết trình tốt khơng phải làm Và điều để có thuyết trình hồn hảo đòi hỏi bạn cần đầu tư slide chuẩn mực nội dung trình bày chi tiết chương Chương 2: CẤU TRÚC CHUẨN CỦA MỘT SLIDE THUYẾT TRÌNH