ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BÀI THI GIỮA KÌ (Tự nghiên cứu) Môn học: Đại cương khoa học quản lý ĐỀ: Chức lập kế hoạch(kế hoạch hóa) quản lí, vai trị nhiệm vụ nhà quản lí chức GVHD: TS Nguyễn Thành Nhân SV: Nguyễn Bảo Vy MSSV:1456120119 PHẦN MỞ ĐẦU: Xã hội ngày phát triển nhu cầu người ngày nhiều hơn, muốn tự phát triển cho thân Và khơng đâu hết nhiều trường học,công xưởng,bệnh viện,doanh nghiệp… liên tiếp hình thành phát triển Thế nên tổ chức muốn phát triển hoạt động lâu dài cần đến vận hành với hoạt động phù hợp với yêu cầu quy luật liên quan đến tồn hoạt động tổ chức, điều biểu quản lí thành cơng Vì vậy, cụm tự “quản lý”,”nhà quản lý” ngày dùng nhiều trở thành từ ngữ ln có trường học,cơng xưởng,doanh nghiệp,bệnh viện… "Ơng chủ khắc phục trách móc, người quản lý sửa chữa sai lầm" - Khuyết danh Qua câu nói hiểu phần tầm quan trọng quản lí cơng việc,nó khơng để hướng dẫn mà cịn giúp ta sữa chữa sai lầm xuyên suốt trình làm việc, khơng có cơng việc hồn thiện, khơng có người khơng mắc phải sai lầm Bên cạnh đó, Mác khẳng định: “Mọi lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung thực quy mô tương đối lớn mức độ nhiều hay cần đến quản lý” ơng hình dung “quản lý giống cơng việc người nhạc trưởng dàn hợp xướng” Qua ta nói quản lí hoạt động sống người thời đại ngày nay,thể chức vốn có Trong quản lí ta có chức là: kế hoạch hóa,tổ chức,điều khiển kiểm tra Nhưng có lẽ điều quan trọng cơng tác quản lí chức kế hoạch hóa II PHẦN NỘI DUNG: 1) Chức lập kế hoạch hoạt động quản lí: a Định nghĩa: (a) Quản lý I Quản lý tác động có tổ chức, có hướng đích chủ thể quản lý lên đối tượng khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu nguồn lực, thời tổ chức để đạt mục tiêu đặt điều kiện môi trường biến động (b) Lập kế hoạch: Lập kế hoạch tổng thể hoạt động liên quan đến đánh giá, dự đoán-dự báo huy động nguồn lực để thực chương trình hành động tương lai cho tổi chức Đối với quản lí chức đặc biệt quan trọng trình hoạt động làm việc cơng việc chương trình thực cách khoa học hiệu việc lập kế hoạch giai đoạn nói khó Nhà quản lý phải biết cách mà xếp cách hợp lí phù hợp với chuyên môn người công việc hay chương trình hoạt động với tiến độ Vì vậy, nói chức mang tính phổ quát Lập kế hoạch biểu chất hoạt động người hay nói xác muốn cơng việc thực người cần phải biết xác định mục tiêu công việc mà muốn đạt Lập kế hoạch cần thực theo quy trình ( đánh giá,dự báo- dự đoán huy động nguồn lực ) Điều quan trọng lập kế hoạch định hướng đến tương lai: xác định việc cần phải hồn thành hồn thành Ví dụ bạn có đề tốn cần phải làm đích tương lai bạn hướng đáp án tốn Thế muốn có đáp án bạn phải cần hồn thành nào? Những cơng thức hay phương tiện bổ trợ cho bạn? Vì vậy, trước làm chương trình điều quan trọng người quản lí phải biết cách xếp hay nói xác lập kế hoạch cho hợp lí (c) Kế hoạch: Mối quan hệ lập kế hoạch kế hoạch có mối quan hệ nhân-quả, kế hoạch sản phẩm cơng tác lập kế hoạch Nó vừa cơng cụ vừa mục tiêu quản lí Vì người quản lí phải biết thực kế hoạch biết cá 5ch tạo lập kế hoạch để đáp ứng phát triển cơng việc Có thể nói kế hoạch cầu bắt ngang để ta hồn thành mục đích Kế hoạch dự định nhà quản lí cho cơng việc tương lai tổ chức nọi dung,mục tiêu, phương thức quản lí nguồn lực chương trình hóa Trong kế hoạch thường có dạng câu hỏi 5W,1H Trong thực tế biểu kế hoạch đa dạng phong phú ví dụ chiến lược, sách, chương trình… Giữa chúng kế hoạch có điểm chung có khác biệt Chiến lược: thơng thường người ta gọi chiến lược kế hoạch lớn với mục tiêu dài hạn, phương hướng,nguồn lực tổng hợp quan trọng Ngày nay,kế hoạch chiến lược hiểu theo khía cạnh: Thứ nhất:các chương trình hành động tổng quát với nguồn lực tổng hợp quan trọng Thứ hai: chương trình với mục tiêu dài hạn tổ chức Những chương trình cung cấp thơng tin cho việc dự báo thay đổi xếp bố trí nguồn lực để đạt đc mục tiêu Thứ ba: chiến lược việc xác định mục tiêu dài hạn tổ chức lựa chọn phương hướng hành động, phân bố nguồn lực cần thiết để đạt mục tiêu Nhìn chung chiến lược khơng vạch cách xác mục tiêu cần đạt Nhưng chúng lại cho ta khung hướng dẫn tư hành động chủ thể, phận tổ chức Vì vậy, xem dạng kế hoạch đặc biệt Các sách: Cũng dạng kế hoạch theo nghĩa chúng điều khoản quy định hướng dẫn khai thông ách tắc tập trung vao nhiệm vụ ưu tiên Tuy nhiên, quy định điều khoản hướng dẫn sách Chỉ hướng dẫn có tầm quan trọng, có nội dung tổng hợp phạm vi tác động rộng trở thành sách Người quản lý ủy thác cho cấp hồn thành nhiệm vụ mục tiêu tổ chức Các chương trình: Đây dạng kế hoạch đặc biệt Các chương trình phức hệ mục tiêu sách hành động, nguồn lực cần thiết để thực chương trình hành độn xác định từ trước Các chương trình hành động khơng tồn độc lập mà có liên hệ với nhau, chương trình lớn chi tiết hóa thành nhiều chương trình nhỏ kế hoạch cụ thể b Đặc điểm kế hoạch Kế hoạch có đặc điểm sau: mm Mỗi kế hoạch có đặc điểm chúng có mối liên hệ với Một người quản lí giỏi người có khả tạo kế hoạch hoàn chỉnh,bản kế hoạch thật hoàn chỉnh chúng đảm bảo đặc điểm Tính khách quan muốn thể rõ điều muốn hướng đến cho tổ chức khơng phải thứ tùy tiện, viễn vong mà phải thể cách rõ ràng Bên cạnh kế hoạch phải linh hoạt để ứng phó với tình bất ngờ mang lại điều bất lợi cho công việc vi c Phân loại kế hoạch d Nội dung kế hoạch: Xác định hệ thống mục tiêu Hoạch định sách lớn, quan trọng Xây dựng chương trình hành động Làm rõ sẵn có cịn thiếu ngân quỹ hóa Dự kiến trước khó khăn, trở ngại dự phòng biện pháp khắc phục, nguồn lực trách nhiệm quản lý Xác lập biện pháp kiểm tra hành (i) Kết lập kế hoạch Bản kế hoạch Mục tiêu Chương trình hành động Ngân quỹ thực (ii) Phân cấp kế hoạch: Sự phân cấp lập kế hoạch Các mục đích o Mục đích tổ chức lý để tồn tại, động hoạt động dài hạn thể chất tổ chức khuôn khổ quy định pháp luật thơng lệ thị trường o Từ mục đích hình thành nhiệm vụ mục tiêu cụ thể o Các mục đích bao hàm biến đổi: tương lai khác nhiều so với tại, môi trường doanh nghiệp biến động Các mục tiêu o Mục tiêu điểm kết thúc hành động ấn định khoảng thời gian o Mục tiêu kế hoạch ngắn hạn có tính chất cụ thể, đo lường lượng hóa kết o Các phận tổ chức có mục tiêu riêng Cần có kết hợp mục tiêu chung mục tiêu phận o Mục tiêu tổ chức thường biến động qua trình phát triển nó: từ đơn giản đến phức tạp theo biểu đồ phù hợp với chu kỳ sống doanh nghiệp Các chiến lược o Chiến lược doanh nghiệp chương trình hành động tổng quát nhằm hướng đến việc thực mục tiêu cụ thể Bao gồm: Mục tiêu tổ chức Đường lối tổng quát, chủ trương mà tổ chức thực thi thời gian đủ dài Nguồn lực tiềm sử dụng để đạt mục tiêu Chính sách điều hành việc thu hút sử dụng nguồn lực, tiềm cần thiết để đạt mục tiêu tổ chức Kiểm tra, đánh giá điều chỉnh sai lệch o Chiến lược mang tính dài hạn o Tầm quan trọng: định hướng cho kế hoạch cách thống nhất, khuôn mẫu cho kế hoạch ảnh hưởng đến khía cạnh quản lý Các sách o Là tổng thể biện pháp sử dụng để tác động đến đối tượng có liên quan thời gian đủ dài nhằm thực mục tiêu chiến lược o Hướng dẫn cách suy nghĩ hành động tổ chức nhằm đạt mục tiêu chiến lược đề o Là đường lối đạo tổng quát để làm định Các thủ tục o Là kế hoạch thiết lập phương pháp điều hành hoạt động tương lai tổ chức o Bao gồm chuỗi hoạt động cần thiết ấn định theo trình tự thời gian ( thủ tục đặt hàn, thủ tục toán…) o Tồn tất phận tổ chức mà nhờ hoạt động hàng ngày phận toàn tổ chức diễn theo cách thức có lợi nhằm đạt đến hiệu cao Các quy tắc o Giải thích việc làm hay không làm cách cụ thể, cần thiết, không cho phép phận tổ chức hành động theo ý riêng o Gắn liền với thủ tục theo nghĩa chúng hướng dẫn hành động mà khơng ấn định trình tự thời gian o Mục đích nhằm hạn chế việc người sử dụng quyền hạn để làm theo ý riêng Các chương trình o Là tổ hợp mục tiêu, sách, thủ tục, quy tắc, cơng việc phải thực trình tự bước tiên hành công việc nhằm hướng đến việc thực mục tiêu định cho tổ chức o Trong chương trình, quản lý thiết lập trình tự hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, quy định ưu tiên cho hoạt động o Việc thành lập chương trình làm thuận lợi cho phối hợp nhiều phận khác doanh nghiệp chúng dùng làm sở cho việc kiểm tra có hiệu lực Các ngân quỹ o Là biểu mẫu nguồn tài phân bổ cho hoạt động định, khoảng thời gian cho o Là nhân tố quan trọng chương trình cơng cụ hữu hiệu để kiểm sốt Nhà quản trị phải phân biệt rõ loại kế hoạch xác định mối quan hệ qua lại chúng Trong chừng mực đó, quan hệ loại kế hoạch có phân cấp e Vai trị nhà quản lí chức lập kế hoạch: Việc lập kế hoạch có tầm quan trọng đặc biệt công việc quản lý Nó chức nhà quản lý Các kế hoạch xây dựng cách hiệu đóng vai trị sau: Kế hoạch sở cho chức khác quản lý Các cức khác thiết kế phù hợp với kế hoạch nhằm thực kế hoạch Từ mục tiêu xác định sở cho việc biên chế, phân công công việc giao quyền, lựa chọn phong cách lãnh đạo phương thức kiểm tra thích hợp Khi kế hoạch phải điều chỉnh chức khác phải điều chỉnh thành nội dung tương ứng Giúp tổ chức ứng phó với thay đổi mơi trường Nếu khơng có kế hoạch tổ chức không phát triển ổn định không ứng phó linh hoạt với thay đổi mơi trường Vì việc lập kế hoạch cầu quan trọng hỗ trợ nhà quản lý định tối ưu Tuy vậy, tương lai có đọ chắn cao việc lập kế hoạch cần thiết lý do: Các nhà quản lý ln tìm cách tốt để đạt mục tiêu Thuận lợi cho phận triển khai thực nhiệm vụ Một kế hoạch tốt tạo hội cho tổ chức thay đổi Kế hoạch phương án tốt để phối hợp nguồn lực đạt mục tiêu Nâng cao hiệu sử dụng nguồn lực tiết kiệm thời gian lập kế hoạch chu đáo Việc lập kế hoạch giảm nhửng chi phí khơng cần thiết Tạo thống hoạt động tổ chức Là sở cho chức kiểm tra Những yêu cầu mục tiêu phương án hành động để xây dựng tiêu chuẩn công tác kiểm tra Người quản lý thuận lợi công tác kiểm tra kế hoạch soạn thảo chi tiết rõ ràng thống 2) Ý kiến cá nhân vai trị nhà quản lí chức quản lý: Khái niệm người quản lý Có nhiều cách định nghĩa khác người quản lý: o Người quản lý người làm việc tổ chức, nhân vật có trách nhiệm phân bổ nguồn lực, dẫn vận hành phận hay tồn tổ chức để tổ chức hoạt động có hiệu đạt đến mục đích o Người quản lý người có quyền có chức mà người phụ thuộc phải phục tùng, người đứng đầu quan quản lý, chịu trách nhiệm toàn hoạt động toàn đơn vị o Người quản lý người thực chức quản lý nhằm đảm bảo cho tổ chức đạt mục đích tổ chức với kết hiệu cao Một người quản lý xác định ba yếu tố bản: Có vị tổ chức với quyền hạn định; Có chức thể công việc cần thực tồn hoạt động tổ chức; Có nghiệp vụ để thực đòi hỏi định cơng việc Qua khái niệm nhà quản lí ta phần hiểu vai trị người quản lý cơng việc Người quản lí nói người định hướng cho người cơng việc cần làm xem người quản lý đầu tàu dẫn dắt tất toa tàu dài phái sau Người quản lý phải hướng cơng việc thành cơng Bên cạnh người quản lý cịn đề yêu cầu nhiệm vụ để người thực cơng việc mình, song, thực đảm bảo chất lượng cơng việc, để đảm bảo thời gian công việc hoàn thành tiến độ, nên người quản lý phải kiểm tra đánh giá sản phẩm làm để giảm thiểu tối đa sai sót xun suốt q trình thực công việc theo kế hoạch đề Hơn nữa, nhà quản lý phải trang bị cho đầy đủ phẩm chất chuyên môn lẫn nghiệp vụ để kịp thời ứng phó với tác động mơi trường vào cơng việc làm Ví dụ kế hoạch viết điều kiện thời tiết bình thường xuyên suốt q trình thực cơng việc lại xảy mưa to người quản lý phải kịp thời thay đổi kế hoạch để thích nghi với hồn cảnh cơng việc làm cho cơng việc trở nên hồn chỉnh Ngồi nhà quản lý cịn có khả đưa định, bạn nghĩ người quản lí có chức danh mà khơng có lời nói cơng việc mình? Người quản lí người đứng đầu tổ chức người nắm giữ vai trị điều phối cơng việc người có đầy đủ khả lực lời nói để thực cơng việc Vì vậy,người quản lí có vai trị đưa định suốt q trình làm việc Khơng việc đưa định mà người quản lý phải biết lắng nghe, lắng nghe cấp nói,khơng nên q bảo thủ, không chấp nhận lắng nghe cấp đưa ý kiến Người quản lí khơng kính trọng dù tài đến đâu người quản lý nắm giữ vai trò liên kết người với suốt trình làm việc Dân gian ta có câu “ làm chẳng nên non/ba chụm lại nên núi cao” ý nghĩa câu tục ngữ muốn nói đến dù người quản lí có giỏi đến đâu mà khơng có người gắn kết, khơng có người giúp đỡ khó thành cơng Ví dụ cơng ty mà suốt ngày hết người nói người người nói người khơng đồng lịng với chắn hiệu suất cơng việc khơng hồn hảo họ ln có đố kỵ mà khơng có đồng lịng giúp đỡ để hồn thành vấn đề công việc Vâng tất vai trị nói người quản lý có vai trị vơ quan trọng tổ chức,doanh nghiêp… người quản lý đắn giúp cho tổ chức hạn chế nhược điểm mình,liên kết gắn bó người, tạo niềm tin sức mạnh, tận dụng hội,sức mạnh tổng hợp tổ chức bên Hơn cịn giúp tổ chức đương đầu với tổ chức thù địch, giúp cho tổ chức rút ngắn khoảng cách