SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM TRONG VIỆC NHẬP HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC – CAO ĐẲNG – THCN I ĐẶT VẤN ĐỀ : 1) Vì có sáng kiến kinh nghiệm : Hằng năm sau hội nghị tuyển sinh triển khai Sở , trường Trung học phổ thông phòng Giáo dục chuyên nghiệp tiến hành thu nhận hồ sơ đăng ký dự thi vào trường Đại học – Cao đẳng – THCN , sau tiến hành nhập số liệu Thời gian để hoàn tất công tác tuyển sinh ngắn khoảng tháng, việc thu nhận hồ sơ kết thúc chậm thường cận ngày nộp hồ sơ đòi hỏi việc nhập số liệu vào máy tính phải nhanh , gọn , xác Từ đòi hỏidngười nhập máy phải có kinh nghiệm tổ chức cho khoa học , không cập rập mặt thời gian phải đảm bảo số liệu hoàn toàn xác 2) Xuất phát từ đâu để viết sáng kiến kinh nghiệm : Việc nhập số liệu năm cập rập, thời gian dành cho việc kiểm dò, sửa chửa, xếp liệu máy số liệu thường sai sót nhiều gây phiền phức cho thí sinh phải tới lui nhiều lần để chỉnh sửa Điều cán nhập máy tính chưa thấu hiểu hết vi tính, chưa biết cách xếp qui trình làm, nên không tổ chức việc nhập số liệu song song với việc thu nhận hồ sơ , mà phải đợi ngưng thu nhận hồ sơ nhập phải làm ngày, làm đêm, đầu óc căng thẳng gây tâm lý ức chế nhập liệu Xuất phát từ điều tìm giải pháp giúp cho sở thân việc nhập số liệu cho nhanh, gọn , thoải mái, xác 3) Các khó khăn giải : - Thời gian nhập thoải mái , thong thả, đầu óc bớt căng thẳng - Có nhiều thời gian để kiểm dò, xếp liệu đảm bảo độ tin cậy số liệu cao - Không phải nhập số phiếu ghi hồ sơ vào máy đảm bảo số phiếu ghi hồ sơ số phiếu máy hoàn toàn trùng khớp với 4) Phương pháp giải : - Dùng lệnh FOX để thực công việc xếp liệu : Theo trường, theo khối, theo thí sinh vãng lai khối đó, sau nhập đầy đủ số liệu Cách nầy đơn giản, dễ thực không cần đầu tư nhiều mặt thời gian - Hoặc viết đoạn chương trình để xử lý xếp hồ sơ sau nhập Cách nầy dùng cho người hiểu biết sâu vi tính, biết viết chương trình , kiểm chứng thực , khoảng thời gian ban đầu để viết chạy thử II NỘI DUNG BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT : 1) Quá trình phát triển kinh nghiệm : 1.1/ Các biện pháp cụ thể để giải vấn đề : a) Trước : - Cuối ngày nhận hồ sơ, cán phụ trách phân loại theo trường, theo khối, theo thí sinh vãng lai khối, Cứ ngày cuối - Sau cán phụ trách đánh số phiếu hồ sơ theo trường, theo khối, sau thí sinh vãng lai khối - Cán phụ trách máy tính tiến hành nhập máy hồ sơ theo số phiếu đánh từ nhỏ đến lớn, khối A đến khối B, C, D1 ……… trường, sau tiếp tục đến trường khác - Sau nhập xong, in danh sách kiểm dò , chỉnh sửa truyền số liệu b) Hiện : - Cuối ngày nhận hồ sơ, cán phụ trách phân loại theo trường, theo khối, theo thí sinh vãng lai khối, sau cán phụ trách máy tính tiến hành nhập - Hồ sơ sau ngày nhập, xếp theo thứ tự nhập trước để trước, nhập sau để sau theo trường, khối phân loại ban đầu - Nhập máy xong, liệu máy xáo trộn chưa xếp theo thứ tự hồ sơ Tới đòi hỏi người nhập máy phải có kinh nghiệm xử lý, xếp lại số liệu theo qui định , nhập lại theo kiểu truyền thống thời gian mà lại sai sót nhiều - Sau xếp theo qui định , tiến hành cho máy đánh số phiếu hồ sơ, in danh sách để cán phụ trách kiểm dò lần (Họ tên, trường, khối) đồng thời đánh số phiếu hồ sơ đăng ký dự thi - Sau đánh số phiếu xong, kiểm dò lần (các chi tiết hộ tịch, nguyện vọng ….) - Trên sở kiểm dò chỉnh sửa lại liệu cho , sau tiến hành truyền số liệu cho Bộ trường ĐH – CĐ * Các thao tác cụ thể : VD : xếp hồ sơ đăng ký dự thi nộp Sở có mã đơn vị đăng ký dự thi ‘00’ Dữ liệu ghi tập tin d:\DH51.dbf Bước : In bảng thống kê Dựa vào đó, tiến hành tách ghép hồ sơ theo trường, theo khối thí sinh vãng lai khối Bước : Giả sử tách ghép hồ sơ dự thi trường Đại học Cần Thơ có khối A, B, C, D1 * Tách ghép hồ sơ dự thi khối A : + Tách hồ sơ dự thi khối A cho thí sinh có mã đơn vị ĐKDT : ‘00’ use d:\dh51 copy to d:\tcta for truong= ‘TCT’ and khoi= ‘A’ and donvi= ‘ 00’ + Tách hồ sơ dự thi khối A cho thí sinh có mã đơn vị ĐKDT : ‘G1’ (vãng lai) use d:\dh51 copy to d:\tctag1 for truong= ‘TCT’ and khoi= ‘A’ and donvi= ‘ G1’ + Ghép đánh số phiếu hồ sơ cho tất thí sinh dự thi khối A use d:\tcta appen from d:\tctag1 repl all stt with recno( ) * Tương tự thực tách ghép hồ sơ dự thi khối B, C, D1 * Ghép hồ sơ đăng ký dự thi khối : use d:\tcta appen from d:\tctb appen from d:\tctc appen from d:\tctd1 Bước : Tương tự thực việc tách ghép hồ sơ dự thi trường Đại học – Cao đẳng lại Bước : Ghép hồ sơ trường tách thành tập tin chung : ghepdh51.dbf use d:\tct copy to d:\ghepdh51 use d:\ghepdh51 appen from d:\tag (Trường Đại học An Giang) appen from d:\yds (Trường Đại học Y Dược Tp.HCM) …………………………………… (đánh vào hết tất trường) Lưu ý : Khi tách ghép hồ sơ nên theo trình tự bảng thống kê để khỏi bị nhầm (Tách/ghép dư thiếu) Bước : In danh sách kiểm dò cho cán phụ trách kiểm dò đánh số phiếu hồ sơ Bước : Chỉnh sửa truyền số liệu