Đang tải... (xem toàn văn)
Giao tiếp hiệu quả ba nguyên tắc : Hiệu quả của việc giao tiếp có thể tác động tới thành công của bạn. Để việc giao tiếp có hiệu quả với các đồng đội của bạn, hãy làm theo 3 nguyên tắc. Thể hiện sự tôn trọng và quan tâm _ Nếu bạn thể hiện sự tôn trọng và quan tâm khi bạn đưa ra lời chỉ dẫn, nhóm có nhiều khả năng chấp nhận những gì bạn đang nói. Nếu bạn tôn trọng, bạn sẽ có khả năng có được sự tôn trọng của người khác. Chứng minh rằng bạn đánh giá cao nhân viên thông qua cách bạn nhìn và nói chuyện với từng nhân viên Đề nghị nhân viên làm việc hơn là sai khiến họ làm Nói “Cảm ơn bạn” Truyền đạt một thông điệp rõ ràng _ Hãy chắc chắn rằng thông điệp của bạn có mục tiêu cụ thể. Một thông điệp “rõ ràng” bao gồm tất cả các 5Ws. Ngôn ngữ cơ thể tác động đến cách thức người nghe nhìn nhân thông điệp mà họ nhận được (vd : ánh mắt, tư thế) Nắm rõ mục tiêu của bạn Sử dụng cả 5Ws : Ai? Cái gì? Tại sao? Khi nào? Như thế nào? Wow Kiểm tra sự thông hiểu _ Một câu hỏi sẽ không có nghĩa nếu bạn không kiểm tra sự thông hiểu. Đảm bảo sự trao đổi, giao tiếp của bạn là 2 chiều : Đặt câu hỏi để đảm bảo nhân viên hiểu vấn đề. Lắng nghe cẩn thận những gì nhân viên nói Luôn theo sát với nhân viên Lắng nghe : Có 5 mức độ lắng nghe : 1. Phớt lờ : Không quan tâm đến thông điệp và người nghe Làm chuyện khác khi đang nghe 2. Giả vờ nghe : Tỏ vẻ quan tâm đến người nói, nhưng không nghe nội dung 3. Không nghe hay chỉ nghe một phần Bị phân tâm Không nghe tất cả các từ, bỏ qua cảm xúc Bạn nghĩ bạn sẽ không đồng tình với những gì diễn giả nói 4. Nghe lời nói, nhưng không hiễu biết toàn bộ thông điệp Không chú ý Chỉ tập trung vào lời nói, bỏ qua cảm xúc Có thể nghĩ đến phản ứng tiếp theo của bạn trong khi lắng nghe 5. Thông hiểu cả từ ngữ lẫn cảm xúc Hoàn toàn tập trung vào người nói Đặt câu hỏi để làm rõ cảm xúc và sự việc Không làm gián đoạn Hãy là 1 người có sức ảnh hưởng, chia sẻ giá trị sống với nhiều người, luôn tràn đầy năng lượng có khả năng thu hút và kết nối mọi người.
CHƯƠNG – BÀI : GIỚI THIỆU & MỤC TIÊU KHÓA HỌC Clip (1) Nói ý nghĩa clip, giới thiệu khóa học Trong xã hội đại, công nghệ gần chiếm lĩnh làm chủ sống Đại diện tiêu biểu cho công nghệ hai thiết bị mà sắm cho nhiều hai thiết bị điện thoại & máy tính dùng để phục vụ nhu cầu cá nhân công việc Nhu cầu cá nhân đọc sách báo, tìm kiếm thông tin, chia sẻ ảnh trang mạng xã hội…Phục vụ cho công việc thông qua mail, tải ứng dụng viber, sky, wechat…Hiện đại có mặt hại điện nó, hình ảnh vừa xem thông qua video clip, người cắm mặt vào hình điện thoại mà quên hết thứ xung quanh, chực chờ kiện xảy để chụp ảnh tự sướng chat mạng xã hội Trong công sở tình hình ko khả quan, bạn làm phòng ban muốn trao đổi công việc lại ko nói chuyện với mà gõ cạch cạch bàn phím Cứ ngày qua ngày nhân viên làm việc ko nói với nửa lời chăm chăm tiếng hình làm anh hùng bàn phím! Tình trạng kéo dài dẫn đến chuyện “cha chung không khóc” công ty có tổ chức hoạt động tập thể khó để kêu gọi người tham gia có tham gia cho có lệ ko có hào hứng lâu dần ko giao tiếp trở thành thói quen, ng ta lười nói chuyện ko biết phải nói Chúng ta thấy, dù sống hay công việc, giao tiếp đóng vai trò quan trọng cầu nối ng với ng, cách để mở rộng mối quan hệ, giúp c ta hiểu Tuy nhiên, áp dụng lời nói bình thường vào công việc hiệu giao tiếp không cao nhiều yếu tố : môi trường, cách sử dụng từ ngữ… Bài học “kỹ giao tiếp lắng nghe tích cực” hôm giúp bạn trả lời câu hỏi phải giao tiếp cho hiệu Mục tiêu : Đề kỹ giao tiếp (2) • Giải thích quy trình giao tiếp yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp • Học viên nắm bắt hình thức giao tiếp áp dụng vào thực tế thông qua phương pháp giao tiếp (3V, 5C, 5W – 1H…) • Giúp học viên tăng hiệu giao tiếp công việc thông qua phương pháp lắng nghe tích cực số tập thực hành BÀI : GIAO TIẾP LÀ GÌ? QUY TRÌNH GT Trước tiên, cần làm rõ : “Giao tiếp gì?” (3) Giao tiếp trao đổi thông tin hai chiều hai đối tượng Nhằm mục đích : • Hai bên hiểu rõ xác thông tin • Hai bên thiết lập, trì phát triển mối quan hệ tốt đẹp Quá trình trao đổi thông tin hai chiều hai đối tượng: gửi – “giao” nhận – “tiếp”, cho hai nghĩ hành động Khi hai thấu hiểu, tạo niềm tin lẫn Đó lúc “cầu nối thâm giao” bắt nhịp Hai chiều, đối tượng mục đích Và để hiểu rõ, xác thông tin, thiết lập, trì phát triển mối quan hệ tốt đẹp đòi hỏi quy trình giao tiếp từ ngữ, giọng điệu… cta sử dụng phải rõ ràng, xác thông tin không bị “nhiễu” nhiều yếu tố Cta tìm hiểu quy trình giao tiếp sau Quy trình giao tiếp (4) Người gửi gửi thông điệp thông qua nhiều hình thức (mã hóa) thông điệp chứa đựng yếu tố trí tuệ & tình cảm đến người nhận Người nhận “diễn giải” thông tin (giải mã) cho người gửi biết thông tin hiểu (phản hồi) Trong có yếu tố làm sai lệch nội dung thông điệp tiếng ồn, không gian, tâm trạng người giao tiếp, khung cảnh … làm (nhiễu) thông điệp Nhiễu hay rào cản truyền thông thông thường • Thông điệp người gửi không đến người nhận • Người nhận hiểu sai/chưa hiểu hết thông điệp người gủi Ví dụ: Phòng mua hàng gửi đơn hàng cho nhà cung cấp mail bị trục trặc nên đến hạn giao hàng nhà cung cấp ko giao hàng cho họ Bạn yêu cầu Tuấn đặt trước phòng họp cho bạn Một tuần sau, khách hàng bạn tới nghe bạn thuyết trình dịch vụ mà bạn bày bán, bạn nhận thấy phòng họp nhỏ trang thiết bị mà bạn cần để làm thuyết trình Hẳn nhiên có đổ vỡ truyền thông, thông tin bị nhiễu người nhận chưa hiểu hết thông điệp người gửi MỞ CLIP GIỚI THIỆU BEER Ngoài hai yếu tố gây nhiễu ta nói trên, có yếu tố khác ảnh hưởng đến giao tiếp bạn thử suy nghĩ trước số rào cản ảnh hưởng đến GT, liệt kê giấy trước qua phần sau (hoạt động nhóm) BÀI : CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN GT Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp : Nhận thức cá nhân (ấn tượng, suy nghĩ, năng…); T.thái cảm xúc; Ngôn ngữ, văn hóa; Bối cảnh; Chênh lệch quyền lực (5) • Nhận thức cá nhân dễ nhận thấy ấn tượng ban đầu bạn dành cho đối tượng giao tiếp (quần áo, tướng mạo, tư thế, tác phong, giọng nói…) VD : Hôm sếp bạn hay chị đồng nghiệp diện váy thật đẹp suốt buổi làm hôm nội dung nói chuyện sếp đồng nghiệp khác công sở bắt đầu việc “Wao, chị có váy thật đẹp, mua đâu vậy” hay “cái váy đẹp thật hợp với chị đấy!” Nhận thức cá nhân có bắt chuyện với người khác dễ dàng nhiên theo thông thường 4s đầu tạo cho người khác ấn tượng đến 90% bạn Nếu bạn bị ấn tượng ban đầu chi phối nhiều đối tượng khó nhận xét người.VD chuyện phim nhân vật nam nữ lúc đầu gặp thường ghét nhau, sau đó… Do suy nghĩ đóng khung hay gọi khuôn mẫu xã hội tác động đến nhận thức cá nhân VD : vai diễn phim cao bồi cảnh sát trưởng, chủ nhà băng, tên cướp, cao bồi, tên say rượu (đợt 1Th, Sơn, Tín, Trường, Phúc) Cô dâu tuổi, mẹ chồng, chị chồng, sếp chồng, chồng.(đợt Tuấn, Hiếu, Ngọc, Soi, Hằng, Như) - mời học viên đóng vai Khuôn mẫu xã hội người chỉnh tề…cta tránh đừng vội vàng phán xét người khác qua vẻ ngoài, giao tiếp nên ý vào tác phong để tránh bị hiểu nhầm tên say rượu Các bạn xem ảnh sau, hình ảnh vẽ gì? (6) Ở ảnh thứ có người nói ảnh viên đá kẹt khe gạch, người lại nhìn điếu xì gà khe gạch Ở ảnh thứ hai có ý kiến, người cho hình cô gái đọc sách, người cho hình cụ già với mũi to cẳm quắc, có người lại nhìn hai, cô gái cụ già Mặc dù hình ảnh đánh lừa thị giác rõ ràng, thông qua ảnh c.ta thấy người nhìn nhận việc, vật khác nhau.Tùy theo tầm mắt nhìn, cách nhìn, độ tuổi, góc độ… VD : Chương trình vợ chồng son lần xem TV có cặp vợ chồng, anh chồng lớn tuổi cô vợ, anh hàng ba cô vợ hai nên MC hỏi điều người chồng làm em bực cô kể có lần nhà hư bóng đèn, cô nhờ anh sửa ý cô muốn anh sửa nhanh cho xong cho có đèn mà dùng anh lại xem xét bóng đèn lại hư đồng hồ khiến cô bực anh suy xét lâu gần cuối chương trình MC hỏi điều bạn thấy cần cải thiện người bạn đời cô mong anh suy nghĩ định nhanh Nhưng rõ ràng MC anh Quốc Thuận người đồng hành cô Kim Xuân cô KX khuyên cô gái nên chấp nhận tính cách anh chồng thích nghi với rõ ràng qua nhiều câu hỏi khác tức giận chồng e làm gì? Cô gái nói e cào anh mà anh nói e ko phản kháng lại chứng tỏ anh chồng yêu cô, chủ yếu độ tuổi khác nhau, lứa tuổi anh trải đời nhiều nên làm chuyện phải suy nghĩ nhiều để định cuối ko thể định cô gái tuổi đời trẻ Có thể thấy người giao tiếp phải cố gắng tìm điểm chung để tránh bất đồng quan điểm gây cho đối phương cảm giác hai bên lệch nhiều kết giao, làm việc Bản phòng vệ ;Sự ưu tiên; Cái lớn; Căng thẳng tâm lý khiến người không nhìn nhận việc theo cách (7) VD : Dễ nhận thấy họp, người tranh luận chủ đề với phòng vệ thấy người khác công ưu tiên cho kiến thức, kinh nghiệm nhiều người khác nên “đáp trả” cách thể mình, cho nên trung tâm hoạt động Kéo đến việc họp trở nên căng thằng khiến người tâm tranh cãi việc ko nhìn theo cách ko dẫn đến kết khả quan Thông thường, để giải tình có cách cho hay cho bình bầu nhiên không khí căng thẳng dù bầu chọn đc kết khó thuyết phục Đặt vào vị trí người khác để hiểu & tôn trọng nhận thức cá nhân (quan điểm) họ • Trạng thái cảm xúc, lây lan cảm xúc, ám thị VD : Chẳng hạn, nhóm người chuẩn bị thực thu nhiệm vụ đó, cần người kêu chán, nói ngang hay ngáp, thở dài làm người khác chán nản theo Ám thị tượng phổ biến sống, tác động quảng cáo dựa chế ám thị Những hình ảnh lặp lặp lại nhiều lần truyền hình ngấm vào khán giả mà ta không hay biết VD : Một chủ hàng nghĩ thủ thuật sau để bán lô hàng quần áo ế ẩm mình: ông huy động số nhân viên từ phận khác đến xếp hàng trước cửa hàng để chờ mua hàng Những nhân viên mua hàng bước với vẻ mặt đầy phấn khởi Người qua đường thấy dừng lại, tụ tập trước cửa hàng ông lúc đông Người mua bộ, người mua hai Bằng cách đó, ngày, ông chủ bán hết lô hàng ế ẩm lâu Kiểm soát cảm xúc cá nhân, quan tâm đến trạng thái cảm xúc người khác giao tiếp Tránh hiệu ứng số đông • Ngôn ngữ, văn hóa, phong tục tập quán, định kiến xã hội, quy gán xã hội (8) Sự khác biệt ngôn ngữ, văn hóa, phong tục tập quán khiến bên không hiểu trình giao tiếp tạo nên rào cản VD : Tiếng Anh hello hello good morning VD : Ngủ gật văn phòng coi điều bình thường Nhật Bản họ guồng công việc liên tục họ nên họ cho người làm việc chăm khiến họ mệt mỏi chợp mắt lúc ko phải xấu Nhưng người Việt bạn ngủ gật công ty sếp bạn ko hài lòng Tìm hiểu để biết tránh bỡ ngỡ tuân thủ nguyên tắc họ - cty, đất nước… để dễ dàng giao tiếp • Bối cảnh (9) (10) quán cà phê, họp • Nơi chốn, không gian, ánh sáng, nhiệt độ, tiếng ồn, ngắt quảng, mức độ riêng tư số lượng trao đổi giao tiếp mức độ thoải mái giao tiếp ảnh hưởng đến mức độ xác việc hiểu thông điệp VD : Trước mặt bạn bè lời nói, cử chỉ, điệu bộ, tư ta khác so với trước mặt cấp Trong quán cà phê không khí thoải mái thân mật so với phòng họp cần nghiêm túc ý tưởng, ý kiến Lựa chọn bối cảnh phù hợp với đối tượng giao tiếp Trong hình 10 11 c ta nhìn rõ sếp chênh lệch quyền lực ảnh hưởng đến giao tiếp • Chênh lệch quyền lực (11) - Mối quan hệ : sếp - lính - Kinh nghiệm : người giàu kn – kn, nói chuyện với người giàu kn kn - Ngoại hình, địa vị xã hội, tiền bạn học vấn : tương tự • Ý thức thân giao tiếp tùy theo đối tượng ta biểu : - Thân thiện; Tự nhiên; Nghiêm túc; Không tạo áp lực Thông thường giao tiếp với đối tượng có địa vị, học vấn cao đầu thường có câu hỏi : họ có thích vấn đề ko? Hay họ thích vấn đề khác? Lo sợ đề cập vấn đề nói sai Tập trung vào mục đích giao tiếp để tạo tự tin cho thân Tóm tắt :Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp : • Nhận thức cá nhân, T.thái cảm xúc – kiểm soát cảm xúc cá nhân & quan tâm đến cảm xúc ng kc, cố gắng tìm điểm chung giao tiếp, đặt vào vị trí người khác để hiểu & tôn trọng quan điểm họ; • Ngôn ngữ, văn hóa – tìm hiểu & học hỏi; • Bối cảnh – lựa chọn bối cảnh phù hợp với đồi tượng giao tiếp; • Chênh lệch quyền lực – tập trung vào mục đích giao tiếp để tạo tự tin cho thân CHƯƠNG : CÁC HÌNH THỨC GIAO TIẾP BÀI : HÌNH THỨC GIÁN TIẾP (12) Email, văn bản, điện thoại, fax, tin nhắn Đây hình thức thực ngày công việc, nhiên cta sử dụng theo thói quen nói chuyện bình thường nên chưa thực nguyên tắc Email : Đặt tiêu đề cho mail (Subject) phải chủ đề thu hút người đọc để tránh người xem nghĩ mail rác không quan trọng Viết tiếng Việt không dấu để tránh bị lỗi font chữ Đính kèm file (Attach file) nên gửi file có định dạng pdf, doc, xls… để người đọc dễ mở nén thành file zip rar để tránh file lớn người đọc ko nhận (The attachment size exceeds the allowable limit – Outlook 2010 có giới hạn kích cỡ phần đính kèm 20 mega byte = 20480 KB) Phần nội dung : a Phần chào hỏi (Dear, Kính gửi…) b Phần thân ý cấu trúc mạch lạc dễ theo dõi, nội dung dễ hiểu, in đậm thông tin quan trọng, ngôn từ lịch tôn trọng người nhận mail c Phần kết dùng cấu trúc thông dụng Thanks and Best Regards, Trân trọng, em cảm ơn Tránh dùng cảm ơn! Xin cảm ơn! d Phần chữ ký : họ tên, chức danh, số điện thoại, email, địa liên lạc Kiểm tra lại nội dung file đính kèm, nhập địa người nhận gửi tránh gửi phần nội dung cho nhầm người VD : gửi phần nội dung cho sếp “Ngày mai tính chuồn sớm để ngủ, có không?” Reply all VD : Mail mời họp 30 người mà 30 Reply All = khủng bố Cuộc “khẩu chiến” người bắt người khác phải làm khán giả bất đắc dĩ Mail thảo luận nội mà gửi cho khách hàng Tránh đưa cảm xúc cá nhân vào mail VD : Chị không làm việc với cưng chị ghét mặt cưng! Word • Căn lề trên, dưới, trái, phải hợp lý • • • • Lưu ý: Khi thực lề bạn phải khổ giấy khổ A4 kích thước 210mm x 297mm Chọn font chữ VNI Times Times New Romance, cỡ chữ 13 14 Chú ý lỗi tả, ngữ pháp (sau dấu chấm câu phải viết Hoa) Các dấu ngoặc đơn, nháy đơn nháy kép viết sát vào ký tự ngang trước sau chúng VD : “tôi” Nhớ save đánh văn kiểm tra văn lần trước gửi Điện thoại : chi rứa? Người gọi : • Lưu ý gọi điện thoại, xưng danh tính nói mục đích gọi VD : Tôi An gọi đến từ công ty A,B,C vui lòng nối máy cho gặp anh Cường phận kế toán để bàn vấn đề công nợ Người nghe : • Nhấc điện thoại trước tiếng chuông thứ ba • Xưng tên tên công ty, chức danh bạn VD : “ công ty A,B,C lễ tân xin nghe” • Kết thúc dập máy nhẹ nhàng • Tránh hẹn gọi lại mà quên Cả hai : • Tránh ăn uống nói chuyện • Tránh trao đổi lớn với người khác • Lời nói rõ ràng, lịch ngắn gọn Fax : Fax (điện thư) biện pháp thay kỹ thuật liên lạc điện tín thập niên 1980 lý dùng fax : • Mail có vấn đề không gửi tin khẩn • Nhiều loại hồ sơ quan trọng • Ở số quốc gia, chữ ký điện tử mail không tín nhiệm chữ ký fax Để tài liệu úp xuống khay, ấn ký hiệu gửi fax, quay số fax bấm Star Tin nhắn : Tránh lỗi tả, hạn chế viết không dấu, tránh viết tắt sử dụng ký hiệu VD : Quen cho roi BÀI 5: HÌNH THỨC TRỰC TIẾP (14) • Giao tiếp cá nhân : người bạn giao tiếp với nhau, vấn nhà tuyển dụng ứng viên Đặc tính hình thức giao tiếp có chuyển đổi người nói nên dễ dàng hiểu đc đối tượng từ điều chỉnh hành vi cho phù hợp Ở hình thức bạn nên ý cách ăn mặc tùy theo bối cảnh nên lịch sự, trang trọng hay theo cá tính mình, ý tác phong, lời nói, kiểm soát mùi thể tránh ảnh hưởng đến nói chuyện, họp riêng với sếp cần có chuẩn bị kỹ nội dung tình phát sinh Nhất ứng viên vấn nên tìm hiểu trước thông tin công ty mời bạn đến vấn mô tả công việc để tránh nói chuyện theo chiều nhà tuyển dụng hỏi bạn trả lời Back to basic để tạo tự tin cho thân • Giao tiếp cá nhân với tập thể : thầy giáo giảng cho học sinh hay buổi thuyết trình diễn giả học viên Đặc tính hình thức giao tiếp có chuyển đổi người nói nên cá nhân phải có vốn kiến thức sâu rộng để truyền tải thông điệp, cá nhân nên chuẩn bị kỹ nội dung nói chuẩn bị cho câu hỏi, tình phát sinh Người thính giả nên lịch VD : bạn thuyết trình chủ đề cà phê Việt mà học viên hỏi bạn anh/chị giải thích phải tráng qua phin nước ấm trước pha cà phê không? Nếu biết có chuẩn bị bạn trả lời cho học viên cách rõ ràng logic nhất, ko rõ bạn nên trả lời :”Đó câu hỏi hay nhiên lĩnh vực cà phê Việt rộng lớn nên hẹn trả lời bạn vào hôm sau cho câu hỏi này” diễn giả dựa vào thái độ, cách hỏi học viên để xem hiểu biết họ, họ hỏi cách tự tin chứng tỏ họ hiểu câu hỏi, họ muốn thử tài diễn giả nên bạn nhờ họ chia sẻ thông tin BÀI : NGÔN NGỮ - LỜI NÓI VÀ BIỂU HIỆN CỦA NGÔN NGỮ LÀ CHỮ VIẾT Ngôn ngữ phương tiện để biểu đạt ý nghĩ người Khi bạn muốn nói chuyện trao đổi thông tin với bạn phải sử dụng ngôn ngữ để truyền tải thông điệp mà bạn muốn bày tỏ Ngôn ngữ công cụ giao tiếp mà sử dụng hàng ngày Nhưng để việc giao tiếp có hiệu truyền tải thông tin mà bạn muốn nói cách rõ ràng chiếm cảm tình người khác điều mà cần học hỏi Trong giao tiếp sử dụng ngôn ngữ, bạn cần ý: • Khi nói chuyện nên tập trung vào chủ đề thảo luận, tránh để tư tưởng bị phân tán dẫn đến không hiểu nội dung câu chuyện • Khi đối tượng giao tiếp nói ta nên lắng nghe, tuyệt đối tránh ngắt lời cướp lời người nói họ chưa nói họ VD : đàn ông nói chuyện theo cách người nói, người nói người nghe ngược lại, lý có – khu vực não nam giới hoạt động nói, phụ nữ nhiều 6-12 khu vực hoạt động nên nhóm phụ nữ nói chuyện thường họ tranh nói • Âm điệu lời nói: Vừa phải, dễ nghe, không cao giọng quá, nói to nói nhỏ Trong giao tiếp nên tránh "thao thao bất tuyệt" mà không ý đến thái độ đối tượng giao tiếp Hoặc đưa nhiều câu hỏi lúc khiến người khác không kịp trả lời.Khi nói chủ đề đó, ta không rõ lúc nên lắng nghe không nên "nói bừa", nghĩa phải đảm bảo thành thật xác lời nói mình.Không nên bảo thủ coi trọng ý kiến mà không tôn trọng ý kiến người khác VD trường hợp nói nhiều kể hội thảo Nói gt Gt việc trao đổi thông tin bao gồm việc chắt lọc thông tin để trao đổi (15) Chữ viết tay cố gắng viết rõ ràng ko dùng chữ bác sĩ, nội dung rõ ràng mở bài, thân bài, kết luận, tránh sai lỗi tả, ngữ pháp Lưu ý dấu câu cho xác tránh tình 10 nụ cười cho ta biết họ vui vẻ đầy sức sống Những nét mặt, cử cho ta biết tâm lý họ vui, buồn, mệt mỏi, giận hờn… Trong thực tế biểu cho ta biết nên điều chỉnh thân để giao tiếp hiệu Theo bạn nam giới nữ giới, giới đọc ngôn ngữ thể tốt hơn? Đó phụ nữ Người ta thống kê công việc đòi hỏi kỹ giao tiếp trực tiếp thường phụ nữ độc chiếm 94% nhà tư vấn hôn nhân 88% phụ nữ làm quản lý nhân lực 92% chuyên gia quảng cáo Ngược lại, tra cứu đồ, nghiên cứu không gian hay lái xe nam giới phụ trách 99% tay đua nam 94% kiểm soát không lưu Lý do, VD để lùi xe vào chỗ – xe cần có khả ước lượng khoảng cách khả ước lượng không gian Nó lại nằm não phải người có não nam giới Trong người phụ nữ có người sở hữu não nam giới Tức có người phụ nữ người ko biết lái xe Tốt để tránh nguy hiểm cho xã hội quý cô quý bà nên nộp lại lái xe bus! Phụ nữ thường đọc ngôn ngữ thể tốt thiên chức làm mẹ, VD đứa bé mà khóc người phụ nữ biết đc cần thay tã, cần bú, cần có người bên hay đau bệnh khó chịu …với nam giới họ sẽ…ngồi dậy nhìn ngủ tiếp! Và người phụ nữ họ phải giỏi việc đoán biết ngôn ngữ thể để biết đc có biểu gây nguy hiểm cho họ Cho học viên bắt tay nhau, tay người người làm chủ trò chuyện nhiều bạn Nguồn gốc bắt tay thể sức mạnh người chiến thắng từ vật tay Cho nên tay họ có xu hướng điều khiển người thua nhiều Cho nên bắt tay ý dùng lực với đối tượng để tay vị trí cân Ngoài cấp phụ nữ nên đối tượng bắt tay trước Ngôn ngữ thể (29) 18 Hình : Tư mở Đối với đa số động vật, chúng muốn đánh với vật khác chúng hướng đầu gần Nếu vật chấp nhận lời khiêu chiến đáp trả cách châu đầu lại Còn vật muốn đến gần vật khác để xem xét mà ý định công lân la đến bên cạnh, thân thiện loài chó thường làm Điều tương tự người Người nói giữ thái độ kiên lúc đứng thẳng nhìn thẳng vào mặt người nghe bị cho hăng Nhưng người nói đưa thông điệp lại hướng thể xa người nghe, họ đánh giá tự tin có chủ đích không hăng • Để tránh bị coi hăng, nên đứng tạo góc 45 độ so với người cho hai hợp thành góc 90 độ gặp thân thiện Hình : Tư khép hai người muốn tạo gần gũi họ thay đổi góc độ thể từ 45 độ đến độ, nghĩa họ đứng đối mặt Một phụ nữ hay người đàn ông muốn độc chiếm ý người khác lúc tán tỉnh sử dụng tư khép điệu khác Người đàn ông trường hợp hướng thể phía người phụ nữ mà rút ngắn khoảng cách họ cách tiến vào vùng thân mật cô ta Để biểu lộ đồng tình, người phụ nữ cần xoay ngang người, đối mặt với chàng trai cho phép bước vào không gian Khoảng cách hai người tư khép thường ngắn khoảng cách tư mở Hình : Điệu hướng thể vào ngồi Bắt chéo chân đầu gối hướng phía người khác cho thấy dấu hiệu quan tâm chấp nhận người Nếu người quan tâm bắt chéo chân đầu gối hướng phía người thứ Khi hai người trở nên quan tâm đến hơn, họ bắt chước động tác điệu nhau.Điệu hướng thể vào dùng để gắn kết hai người lại Trong hình trên, người đàn ông người phụ nữ bên trái tạo thành tư khép, gạt tất người xung quanh ra, ví dụ người đàn ông bên phải Cách để người tham gia vào trò chuyện dời ghế đến trước mặt hai người cố gắng tạo thành hình tam giác ba người áp dụng biện pháp để phá vỡ tư khép họ 19 (30) Hình : Một tượng bắt chước đáng ý “ngáp” – Một người ngáp, kéo theo người ngáp ! Robert Provine phát ngáp dễ lây lan đến nỗi, chí bạn không cần nhìn trực tiếp người khác ngáp mà cần nhìn hình ảnh người ta mở rộng miệng đủ khiến bạn ngáp Hình :Chủ ý tạo mối quan hệ Ý nghĩa hành vi bắt chước học ngôn ngữ thể quan trọng mà bạn học được, rõ ràng cách người khác nói cho biết họ đồng ý với hay họ thích Tương tự, bắt chước để người khác biết có cảm tình với họ Nếu nhà lãnh đạo muốn phát triển mối quan hệ tạo không khí thoải mái với nhân viên lo lắng ông ta bắt chước tư nhân viên Tương tự, thấy nhân viên đầy triển vọng bắt chước điệu cấp trên, nhằm thể đồng tình sếp đưa ý kiến Hiểu điều này, gây ảnh hưởng tới người khác cách bắt chước điệu tư tích cực họ Điều tạo tâm lý thoải mái cho đối phương giúp họ dễ tiếp thu nói chuyện, họ “nhận thấy” bạn hiểu quan điểm họ Trẻ em huấn luyện người lớn nhanh ngôn ngữ thể VD trẻ sơ sinh cười, điều làm bé đau có không khí vào ruột bé cười điều khiến bạn lại với bé nhiều hơn, phục vụ nhu cầu bú chuyện Với trẻ em bị mù chúng sờ mặt bạn bắt chước Nói dối : biểu nhóm hành vi gãi đầu, gãi tai, đưa tay lên mặt, cổ, mân mê cổ áo, ánh mắt lảng tránh Phụ nữ thường nói dối nhiều đàn ông để trì mối quan hệ VD : Áo đẹp, hợp với anh lắm! Lời khuyên đừng nói dối trước mặt phụ nữ VD : Hôm qua làm hết chồng hồ sơ mà cần thêm 10 phút để chỉnh sửa lại chút cho rõ gửi Động tác tay : để ngửa hai tay thể chân thành - hai tay vũ khí, tránh dùng ngón tay chỉ, tránh sử dụng đòn karate họp, run tay 20 VD : Hôm bạn bàn chủ đề tự tin, bạn nhìn vào hình Chỉ cần làm theo phương pháp đưa cho công ty chắn tăng lương Hoạt động nhóm : trò chơi diễn tả đoán nội dung The biggest communication problem is we not listen to understand, we listen to reply CHƯƠNG : PP LẮNG NGHE TÍCH CỰC (31) Sức mạnh lắng nghe : biểu đồ (32) BÀI 11 : LẮNG NGHE TÍCH CỰC & LỢI ÍCH Lắng nghe tích cực gì? (33) Lắng nghe tích cực có nghĩa lắng nghe hiệu : tai mở để nghe rõ thông tin; mắt mở để nhìn cử chỉ, điệu bộ; suy nghĩ thoáng để tránh đánh giá tiêu cực, đóng khung từ đầu ta nói phần nhận thức cá nhân ảnh hưởng tới giao tiếp LNTC không nghe thông điệp Đó hiểu nội dung cảm xúc ẩn sau từ ngữ Lợi ích việc lắng nghe tích cực (34) • Lợi ích hai chiều : Khi người ta nhận thấy bạn lắng nghe họ tốt thông thường họ làm tương tự lại với bạn cố gắng hiểu bạn tốt • Các mối quan hệ nhóm cải thiện Các thành viên phát triển thái độ tích cực nhau, hỗ trợ cá nhân làm việc nhóm củng cố Tình bạn phát triển đào sâu • Nhận thông tin xác 21 Những người giải thích vấn đề có khuynh hướng nói với bạn toàn câu chuyện Họ tin cậy bạn lắng nghe chăm họ hạnh phúc để chia sẻ việc mà có lẽ họ không bộc lộ với người nghe tồi Những người khuyến khích việc lắng nghe tích cực bạn khám phá giải pháp cho vấn đề họ • Dễ thấu cảm với người khác Các bất đồng dễ dàng giải người ta lắng nghe Việc lắng nghe tích cực kết hợp với thấu cảm giúp dễ dàng để giải vấn đề, hay chí đạt thỏa hiệp Không hiểu điều mà người ta nói mà họ nói Lắng nghe tích cực : tai mở, mắt mở, suy nghĩ thoáng, trái tim rộng mở Cũng giống giao tiếp… BÀI 12 : NHỮNG RÀO CẢN VỚI VIỆC LẮNG NGHE TÍCH CỰC Rào cản : thái độ bạn (35) Chúng ta thường nghĩ nghe trình thụ động Nhầm lẫn nghe (hearing) lắng nghe (listening) Lắng nghe liên quan đến việc trí não thật sử dụng kiến thức để làm cho thông tin có ý nghĩa Người nghe bị tập trung vào nội dung thông điệp, bị xao lãng : o Người nói diễn giả Chỉ chăm phát điểm gây tập trung người nói tập trung vào nội dung thông điệp Vd: bị xao lãng người đẹp o Môi trường xung quanh Quá dễ dàng yếu tố tác động từ môi trường bên làm bạn tập trung Vd: Ai ngang qua, tiếng chuông điện thoại reo, người khác phòng o Những cảm xúc thái độ thân người nghe Không quan sát người nói nên không nhận điệu hay tín hiệu khác để hiểu thêm thông tin Chủ động « bịt tai » người nói làm bạn mếch lòng hay gây bạn sốc / xúc động từ ngữ họ dùng Đang làm việc lúc 22 Não nữ giới liên kết tốt nam giới nên họ làm – việc lúcVD vừa bế vừa nấu ăn, vừa đánh máy gửi mail vừa trả lời điện thoại đàn ông không, họ tập trung làm việc Nên du lịch vợ chồng cưới muốn đổi gió cách phượt lời khuyên KO Khi người phụ nữ xem đồ họ vừa nói vừa xem định vị kém, đàn ông định vị tốt làm với đài xem đồ? Tắt Những mức độ lắng nghe (36) • Mức : Phớt lờ - hearing “nước đổ khoai” người nói nói người nghe trơ mặt • Mức : Giả vờ nghe tỏ thái độ gật gù, dùng từ ngữ ờ, à, uhm cuối chẳng hiểu nội dung câu chuyện • Mức : Lắng nghe chọn lọc – có lắng nghe tập trung thích muốn nghe • Mức : Lắng nghe chăm – lắng nghe hết toàn câu chuyện hiểu câu chuyện nghe biểu qua từ ngữ ờ, à, uhm phản hồi hỏi thêm thông tin • Mức : Lắng nghe tích cực – có đầy đủ yếu tố nêu mức đặt thêm câu hỏi, trao đổi để hiểu rõ thông tin BÀI 13 : PHƯƠNG PHÁP LẮNG NGHE TÍCH CỰC - LACE • Chăm nghe (Listen) (37) Chứng tỏ cho người khác biết bạn chuẩn bị sẵn sàng muốn nghe Thể cho người nói biết ý bạn & bắt đầu thái độ tích cực nhiệt tình, trì việc giao tiếp ánh mắt cách thường xuyên Sử dụng ngôn ngữ điệu “mở” để bày tỏ bạn ý o Ngả người phía người nói ngồi lại gần để thể bạn quan tâm tới nói Đứng/ngồi đối diện với người nói tập trung hoàn toàn vào người nói Không nên khoanh tay trước ngực: tư phòng thủ Tạo môi trường phù hợp o Duy trì khoảng cách vừa phải hợp lý bạn với người nói o Nếu ngồi xa: không nghe rõ Nếu ngồi gần: người nói không cảm thấy thoải mái Khái niệm khoảng cách “khoảng cách riêng tư” : mang tính văn hóa Đảm bảo môi trường giao tiếp không bị tác động làm phân tán hay ngắt quãng Vd: chọn nơi yên tĩnh hay riêng tư, ngăn điện thoại gọi đến, tắt điện thoại 23 Dỡ bỏ tất rào cản hữu hình bạn người nói Một bàn lớn tạo bầu khí xa cách, lạnh lùng Một đống tài liệu chất cao cản trở nói chuyện • Biểu lộ hiểu (Acknowledge) Chứng tỏ bạn quan tâm đến điều nói, bạn muốn nghe thêm cách Thỉnh thoảng nói: nhỉ, phải, Có khoảng lặng để suy nghĩ • Kiểm tra lại thông tin (Check) 24 Lặp lại phần vừa nói Tóm tắt điểm Biểu cảm xúc sau nhận thông điệp Đặt câu hỏi đóng • Hỏi thêm thông tin (Enquire) Đặt câu hỏi mở, tránh câu hỏi đóng Kỹ đặt câu hỏi, VD Chị làm … đc rồi? … tháng hả? Chị thích ko? Chị có nghĩ tiếp tục làm ko? Chị nghĩ làm hay chuyển nghề khác? Hôm ngày đẹp ko? Câu hỏi mở : Chị bắt đầu công việc cách nào? BÀI 14 : NHỮNG THÓI QUEN XẤU KHI LẮNG NGHE (38) Vội vã cắt ngang, cướp lời người nói Đoán trước thông điệp Nghe cách máy móc Thiếu ý khoảng thời gian định Thử tài lắng nghe hiệu Hãy tưởng tượng bạn lái xe bus… Xe bắt đầu đón khách lúc 6h sáng nghỉ lúc 21h tối Cứ cách 10 – 15 phút lại có chuyến xe Xe số từ bến xe Chợ Lớn đến Bến Thành Khi bến xe Chợ Lớn có hành khách chờ sẵn từ 5h45, đến 6h xe khởi hành Qua trạm số xe đón thêm người, có người buôn bán dạo người cao tuổi Qua trạm số 2, xuống lên nên xe bỏ trạm chạy tiếp Đến trạm số 3, có cụ già xuống xe hành khách khác lên xe, dáng vẻ sinh viên Đến trạm số 4, xe đột ngột hỏng tài xế phải dừng lại 15 phút để sửa chữa, lúc có vài người đón chuyến xe khác, số chờ Sau 15 phút, xe sửa xong tiếp tục hành trình, lúc xe có người người vừa lên Qua trạm số có thêm người lên xe xuống xe Buổi sáng nên tình hình giao thông ổn định, xe nhanh chóng tới trạm Bến Thành tất hành khách xuống xe Hỏi người tài xế tên gì? Hoạt động nhóm : vừa nghe vừa giao tiếp 25 Chữ NGHE Hán ngữ bao gồm chữ: NHĨ, VƯƠNG, NHÃN, TÂM NHẤT Trong đó, NHĨ - có nghĩa căng tai lên mà nghe; VƯƠNG - coi người nói vua; NHÃN - vừa nghe vừa nhìn để thấu cảm; NHẤT – xem lời nói thái độ người nói có đồng nhất; TÂM - nghe phải để tâm tới người nói Đôi làm chung công ty hai bên giao tiếp với nhiều cuối câu chuyện họ ko hiểu rào cản nói đến Mỗi công việc có khó khăn riêng Khi bạn chưa trải qua công việc người khác ko thể hiểu hết đc khó khăn họ VD công việc training, Huế họ trả lương cao, sẵn sàng trả mức 10 triệu cho vị trí training họ ko phân biệt đc on job training – coaching với soft skills training – kỹ mềm nên có suy nghĩ ko hay Việc xuất hóa đơn đỏ…Robert Tran CEO tập đoàn Robeny châu Á tư vấn phải cho cấp trải nghiệm CASE STUDY Bài tập : Luyện nguyên tắc 5C giao tiếp Giao tiếp thất bại Chào Long, A.Cường làm việc chỗ anh giỏi thật ! Hôm có thời gian nói chuyện thêm với anh anh Nội dung nói chuyện gì? Thực không rõ Trước tiên, có nhiều nhân viên tên Cường phận Long, Long biết người mà ta nói tới Tiếp theo, Cường phụ trách công việc gì, cụ thể thì, có điều tuyệt vời công việc làm vậy? Cuối thì, mục đích nói chuyện gì? Ta đơn giản muốn tán gẫu Cường hay có mục đích đặc biệt đây? Thông điệp rõ mục đích, khiến cho người đọc bối rối 26 Giao tiếp thành công Chào Long, Tôi muốn lưu ý với anh chút Phú Cường, người làm việc phận anh Trong vài tuần gần đây, anh sử dụng thời gian cá nhân để giúp phận IT hoàn thành hạn vài công việc gấp rút Chúng có dự án khó khăn chạy liên tục tháng tới, kiến thức kĩ Cường giúp ích cho nhiều Liệu nhờ Cường giúp đỡ dự án không? Đoạn thứ hai rõ ràng nhiều người nhận có đầy đủ thông tin cần thiết để có hành động Bài tập : Luyện cách sử dụng từ ngữ Bạn sửa lại câu sau để thể quan tâm đến người nghe Chị vui đợi chút, hôm nhiều việc quá! Chắc anh chương trình khuyến lỗi thời rồi! Tất thông tin chi nhánh công ty đăng website, anh vui lòng tham khảo 27 Xin lỗi, em giúp cho chị, nhiệm vụ em Cái dễ mà anh, anh không rành máy tính nên gặp khó khăn Em phải hoàn toàn chịu trách nhiệm cho việc điểm thi đua nhóm bị thấp tháng Chị làm hả? Để em cho! Tại anh vào công ty nên không biết, thường làm đó! Bài tập : Luyện ngữ âm Bạn phát biểu câu bên : Tôi thực hứng thú vấn đề mà anh trình bày Xin bình tĩnh, lắng nghe cố gắng tìm cách giải vấn đề Tôi xin cảm ơn chị giúp đỡ mà chị làm cho Tôi xin lỗi để xảy cố đáng tiếc này! Bạn giỏi thật! Đã hoàn tất công việc sớm mong đợi 28 Ý kiến bạn hay đấy, để xem sao! Tôi vui bạn đạt doanh số đề Tôi xin thông báo tháng hoạt động kinh doanh không tốt Tôi tiếc làm chị thất vọng, nhiên giải pháp tốt mà làm lúc cho chị 10 Bạn xứng đáng nhân viên tiêu biểu tháng công ty! Bài tập : Luyện phát âm qua trò chơi MC Lúa nếp lúa nếp non, lúa lên lớp lớp lòng nàng lâng lâng Luộc hột vịt lộn, luộc lộn hột vịt lạc, ăn lộn hột vịt lạc, luộc lại hột vịt lộn lại lộn hột vịt lạc 29 Con két kẹp két con, két kẹp két, két cười kít kít Chỉ lặt rau luộc, luộc rau lặt Mặt mập mọc mụn mục bọc, hai mục mụn bọc mọc má mặt mập 30 Bài tập : Luyện kỹ giao tiếp lắng nghe hiệu Bạn dùng gợi ý bảng sau để tìm hiểu thêm đối tượng giao tiếp A B C D E Thích ca hát Có màu yêu thích với bạn Không thích uống cà phê Có thể giao tiếp thứ tiếng Biết khiêu vũ Có nuôi thú cưng Vừa gặp người tiếng Đọc báo ngày Đã làm năm Có loại nhạc yêu thích với bạn Sinh tháng với bạn Đã du lịch địa điểm khác Có ngành học với bạn Đang đeo nhẫn Thích ăn hải sản Tập thể dục lần / tuần Có Smart phone Yêu thích nấu ăn Thích nghe cải lương Là anh/chị lớn gia đình 31 Thích xem phim Hàn Quốc Biết uống bia Thích chụp hình Có thể chơi loại nhạc cụ Mất 30 phút từ nhà đến chỗ làm 32