MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 I. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ , VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG ( PHÒNG HÀNH CHÍNH) 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan. 3 1.1. Chức năng. 3 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 3 2. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng (phòng Hành chính ) 5 2.1 chức năng và nhiệm vụ. 5 3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nho Quan 10 II. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 17 1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 17 2. Thẩm quyền ban hành văn bản 18 2.1 Thẩm quyền về hình thức. 18 2.2 Thẩm quyền về nội dung 18 3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 18 4. Quy trình soạn thảo văn bản. 19 4.1 Sơ đồ hóa quy trình ban hành văn bản. 19 5. Nhận xét, đánh giá. 19 III. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 19 3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số ngày tháng văn bản. 19 IV. QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 22 4.1 Tiếp nhận văn bản đến. 22 4.2 Đăng ký văn bản đến. 25 4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến. 26 4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến. 27 4.5 Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 28 4.6 Nhận xét, đánh giá. 28 V. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU. 28 5.1 Các loại con dấu. 28 5.2 Sử dụng con dấu cơ quan (dấu ướt, dấu đỏ) 30 5.3 Sử dụng con dấu nổi, con dấu thu nhỏ 31 5.4 Bảo quản con dấu. 33 5.5 Nhận xét, đánh giá. 35 VI. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN. 35 6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan tổ chức. 35 6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ. 36 6.3 Phương pháp lập hồ sơ. 36 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 36 6.5 Nhận xét, đánh giá chung 37 VII. TÌM HIỂU VỀ NGHI THỨC NHÀ NƯỚC VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP. 37 VIII. TÌM HIỂU VỀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC PHÒNG. 37 8.1. Trang thiết bị văn phòng: 37 8.2. Quản lý và sử dụng các trang thiết bị văn phòng. 39 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng. 39 8.4. Nhận xét, đánh giá. 39 PHẦN KẾT LUẬN. 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO 41
LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn cán bộ, chuyên viên phòng Nội vụ huyện Nho Quan giúp đỡ tạo điều kiện cho hoàn thành đợt kiến tập Nhờ giúp đỡ bác anh chị, học hỏi đúc kết nhiều kinh nghiệm công tác văn thư lưu trữ quan nhà nước Đặc biệt, xin cảm ơn chị Nguyễn Thị Thanh Hằng – chuyên viên phòng Nội Vụ huyện Nho Quan làm cán hướng dẫn cho đợt kiên tập ngành nghề vừa qua Tôi xin cảm ơn ! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT - UBND: Ủy ban nhân dân HĐND: Hội đồng nhân dân VP: Văn phòng PCVP: Phó chánh văn phòng QH: Quốc hội LĐTB & XH: Lao động thương binh xã hội GD&ĐT: Giáo dục đào tạo PHẦN MỞ ĐẦU Trong chương trình giảng dạy trường đại học cao đẳng toàn quốc, việc học đôi với thực hành ưu tiên hàng đầu Vì chương trình cử sinh viên học sinh tham gia vào khóa kiến tập hay thực tập chuyên nghành trường phát triển tối đa Điều giúp cho sinh viên thực hành thứ học lớp học thứ thầy cô không dạy Một ngày thực hành năm học lý thuyết, vậy, sinh viên từ năm thứ ba trở bắt đầu chương trình kiến tập nhữn môn học bắt buộc học phần Việc chọn quan nơi kiến tập quan trọng, nơi mà sinh viên có hội học hỏi kinh nghiệm thực tế để áp dụng cho sau Là sinh viên khoa Quản Trị Văn phòng trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, chọn phòng Nội vụ huyện Nho Quan – tỉnh Ninh Bình nơi kiến tập Trong 22 ngày kiến tập đây, với hướng dẫn anh chị cán công nhân viên quan, học hỏi nhiều điều kỹ nghiệp vụ văn phòng văn thư Được trực tiếp tham gia khâu công tác xử lý tài liệu, giúp cho có thêm nhiều kinh nghiệm thực tế cho việc học phục vụ cho việc kiến tập sau Mục đích Việc sinh viên tham gia kiến tập ngành nghề giúp thực tế hóa lý thuyết lớp sách vở, tạo hội làm quen giao lưu với môi trường quan nhà nước Lấy kinh nghiệm tài liệu phục vụ cho công tác học tập sau Ý nghĩa Giúp sinh viên hiểu tất lý thuyết học, nâng cao trình độ nghiệp vụ ngành nghề sau trường, nắm vững kỹ nghiệp vụ - biết cách xử lý văn hồ sơ liên quan đến chuyên môn học Nội dung khảo sát Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan Văn phòng - ( phòng hành chính) Soạn thảo ban hành văn Quản lý văn Quản lý giải văn đến - Quản lý sử dụng dấu Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng công tác văn phòng PHẦN NỘI DUNG I TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ , VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG ( PHÒNG HÀNH CHÍNH) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan Theo Nghị định số 37/2014 NĐ-CP ban hành ngày 5/5/2014 Có nêu rõ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh sau: 1.1 - Chức Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực địa phương thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định pháp luật; góp phần bảo - đảm thống quản lý ngành lĩnh vực công tác địa phương Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu đạo, quản lý tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cấu ngạch công chức công tác Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 1.2 - Nhiệm vụ, quyền hạn Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước - giao Tổ chức thực văn pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực - thuộc phạm vi quản lý giao; theo dõi thi hành pháp luật Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực chịu trách nhiệm việc thẩm định, đăng ký, cấp loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm thẩm quyền quan chuyên môn theo quy định pháp luật theo phân công Ủy - ban nhân dân cấp huyện Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, hội tổ chức phi phủ hoạt động địa bàn - thuộc lĩnh vực quản lý quan chuyên môn theo quy định pháp luật Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực quản lý quan chuyên - môn cho cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (sau gọi chung cấp xã) Tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước chuyên môn nghiệp vụ - quan chuyên môn cấp huyện Thực công tác thông tin, báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực nhiệm vụ giao theo quy định Ủy ban nhân dân cấp huyện sở quản lý - ngành, lĩnh vực Kiểm tra theo ngành, lĩnh vực phân công phụ trách tổ chức, cá nhân việc thực quy định pháp luật; giải khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, lãng phí theo quy định pháp luật phân - công Ủy ban nhân dân cấp huyện Quản lý tổ chức máy, vị trí việc làm, biên chế công chức, cấu ngạch công chức, thực chế độ tiền lương, sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ công chức thuộc phạm vi quản lý theo quy định pháp luật, theo phân công Ủy ban nhân - dân cấp huyện Quản lý chịu trách nhiệm tài quan chuyên môn theo quy - định pháp luật phân công Ủy ban nhân dân cấp huyện Thực số nhiệm vụ khác Ủy ban nhân dân cấp huyện giao theo quy định pháp luật Ngoài ra, có quản lý công tác văn thư; đôn đốc phận nộp hồ sơ lưu trữ, đảm bảo bí mật, an toàn; chịu trách nhiệm việc phát hành loại văn thuộc thẩm quyền quản lý Ban; tổ chức lưu trữ hồ sơ theo quy định Liên hệ với Bộ kế hoạch Đầu tư việc xây dựng quản lý hệ thống thông tin điện tử phục vụ hoạt động quan; Quản lý mạng thông tin nội (LAN), website Chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức văn phòng ( phòng Hành ) 2.1 chức nhiệm vụ • Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn • Lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật • Lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh • Lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh • Lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện;Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn • Lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hoá gia đình; Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo • Lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; 10 • Chuyển giao văn đến Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến cần bảo đảm yêu cầu sau: Nhanh chóng: văn cần chuyển cho đơn vị cá nhân có • trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc tiếp theo; • Đúng đối tượng: văn phải chuyển cho người nhận; • Chặt chẽ: chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận; văn đến có đóng dấu “Thượng khẩn” va “Hoả tốc” (kể “Hoả tốc” hẹn giờ) cần ghi rõ thời gian chuyển - Cán văn thư đơn vị người thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau tiếp nhận văn đến, phải vào sổ đăng ký đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) - Căn vào ý kiến thủ trưởng đơn vị, văn chuyển cho cá nhân trực dõi, giải - Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải đóng dấu “Đến “, ghi số đến ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký Fax, văn chuyển qua mạng) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng - Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức định việc lập sổ chuyển giao văn đến theo hướng dẫn sau: • Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm nên sử dụng sổ đăng ký văn đến để chuyển giao văn bản; • Những quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập sổ chuyển giao văn đến 4.4Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến • Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải 28 kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể quan, tổ chức; văn đến có đóng dấu độ khẩn, phải giải khẩn trương, không chậm trễ Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức cho ý kiến đạo giải quyết, • đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị • cá nhân chủ trì giải cần gửi văn văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đao giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị • cá nhân chủ trì phải đính kèm văn tham gia ý kiến đơn vị cá nhân có liên quan 4.5Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải theo quy định pháo • luật quy định quan, tổ chức phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải • Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc vịêc giải văn đến: • Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn bảb đến theo thời hạn quy định Căn quy định cụ thể quan, tổ chức, cán văn thư có nhiệm vụ • tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: tổng sổ văn đến; văn đến giải quyết; văn đến đến hạn chưa kịp giải v.v để báo cáo cho người giao trách nhiệm Trong trường hợp quan, tổ chưa ứng dụng máy vi tính để giải văn đến cán văn thư cần lập sổ để theo dõi việc giải văn đến Đối với văn đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán văn thư có • trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời gian quy định 29 4.6Nhận xét, đánh giá Việc quản lý giải văn đến quan việc quan trọng mà quan hay đơn vị phải thực tốt, UBND huyện Nho Quan vấn đề thực có hiệu kịp thời Tất văn đến quan nhận nhập cách quy trình, văn có dấu khẩn hay thượng khẩn hay hỏa tốc chuyển kịp thời V QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 5.1 Các loại dấu Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu phải tuân theo quy định sau đây: - Mỗi quan, tổ chức chức danh nhà nước quy định Điều 3, Điều Nghị định sử dụng dấu Trong trường hợp cần có thêm dấu nội dung dấu thứ phải đồng ý văn quan có thẩm quyền thành lập phải có ký hiệu riêng để phân biệt với dấu thứ nhất; Các quan, tổ chức có chức cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ chứng minh nhân dân, thị thực visa có dán ảnh khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ phải cấp có thẩm quyền cho phép nội dung dấu phải giống dấu ướt mà quan, tổ chức phép sử dụng - Con dấu khắc xong phải đăng ký mẫu quan công an, phải nộp lệ phí Bộ Tài quy định sử dụng sau cấp "Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu" Cơ quan, tổ chức bắt đầu sử dụng dấu phải thông báo giới thiệu mẫu dấu - Việc đóng dấu vào loại văn giấy tờ phải theo quy định pháp luật - Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng dấu quan, tổ chức Con dấu phải để trụ sở quan, tổ chức phải quản lý chặt chẽ Trường hợp thật cần thiết để giải công việc xa trụ sở quan 30 Thủ trưởng quan, tổ chức mang dấu theo phải chịu trách nhiệm việc mang dấu khỏi quan - Mực in dấu thống dùng màu đỏ - Trong trường hợp bị dấu, quan, tổ chức phải báo cho quan công an gần quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo huỷ bỏ dấu bị - Con dấu sử dụng bị mòn, hỏng có chuyển đổi tổ chức hay đổi tên tổ chức phải làm thủ tục khắc lại dấu nộp lại dấu cũ - Cơ quan, tổ chức sử dụng dấu phải tạo điều kiện để quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành quy định quản lý sử dụng dấu - Cơ quan, tổ chức có định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành người đứng đầu quan, tổ chức phải thu hồi dấu nộp lại dấu cho quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu Trong trường hợp tạm đình sử dụng dấu, quan, tổ chức có thẩm quyền định thành lập cho phép sử dụng dấu phải thu hồi dấu phải thông báo cho quan công an cấp giấy phép khắc dấu quan liên quan biết.” Ngoài ra, Đảm bảo công khai, minh bạch công tác đăng ký, quản lý dấu; tạo điều kiện thuận lợi cho quan, tổ chức, cá nhân làm thủ tục dấu Cơ quan, tổ chức sử dụng dấu có quy định việc phép sử dụng dấu văn quy phạm pháp luật định quan có thẩm quyền phải đăng ký mẫu dấu, thông báo mẫu dấu trước sử dụng Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng dấu theo mẫu quy định văn quy phạm pháp luật Trường hợp cần có thêm dấu thứ hai có nội dung dấu ướt sử dụng phải cho phép 31 quan có thẩm quyền Cơ quan, tổ chức phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi để cấp văn bằng, chứng giấy tờ có dán ảnh theo quy định pháp luật Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo quy định pháp luật Mực dấu thống dùng mực màu đỏ…” 5.2 Sử dụng dấu quan (dấu ướt, dấu đỏ) a) Đóng dấu quan lên văn thức quan, tổ chức Có thể hiểu rằng, thân dấu chưa phản ánh giá trị pháp lý văn bản, mà phải “được đóng lên văn bản, giấy tờ sau văn bản, giấy tờ có chữ ký cấp có thẩm quyền” dấu sử dụng hợp lệ Nếu văn đóng dấu chữ ký người có thẩm quyền văn “sai luật” - văn đóng dấu khống chỉ, giá trị pháp lý Do vậy, văn giao dịch thức pháp nhân có giá trị pháp lý đảm bảo đầy đủ yếu tố thể thức theo quy định, người có thẩm quyền ký thức, cán văn thư đóng dấu, đăng ký, làm thủ tục phát hành gửi tới quan có liên quan theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 b) Đóng dấu giáp lai Đóng dấu giáp lai dùng dấu quan, tổ chức đóng lên văn gồm nhiều tờ liên quan đến vấn đề vào lề bên trái lề bên phải văn để tất tờ có thông tin dấu nhằm đảm bảo tính chân thực tờ văn ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn Khoản Điều 26 Nghị định số 110 quy định: “việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, thủ trưởng quan quản lý ngành” Hiện nay, số bộ, ngành có quy định đóng dấu giáp lai văn chuyên ngành, c) Đóng dấu dấu treo Đóng dấu treo dùng dấu quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm 32 lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục kèm theo văn Đóng dấu treo văn không khẳng định giá trị pháp lý văn mà nhằm khẳng định văn đóng dầu treo phận văn Khoản Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định việc đóng dấu treo sau: “việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục kèm theo” 5.3 Sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ Khoản Điều Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 sửa đổi Khoản 1, khoản Điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quy định: “Các quan, tổ chức có chức cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ, chứng minh nhân dân, thị thực, visa có dán ảnh khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ, phải quan, tổ chức định thành lập quan, tổ chức cho phép, nội dung dấu phải giống dấu thứ nhất” Như vậy, dấu ướt thức, quan, tổ chức khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để đóng vào văn đặc biệt, văn chuyên ngành a) Sử dụng dấu Dấu dấu in tạo cách ép khuôn dấu lên vật mang tin sáp, xi, giấy ảnh hay kim loại gắn liền với văn kèm Dấu đóng vật liệu mang tin khác nhau, thông tin dấu bề mặt vật mang tin Theo quy định Khoản Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP, việc đóng dấu thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành, ví dụ: Bộ Công an quy định việc đóng dấu ảnh chứng minh thư, biển xe gắn máy, xe ô tô; Bộ Giáo dục Đào tạo quy định việc đóng dấu văn bằng, chứng chỉ, thẻ học viên, thẻ sinh viên; Bộ Ngoại giao quy định việc đóng dấu thị thực, visa 33 b) Sử dụng dấu thu nhỏ Con dấu thu nhỏ dấu có nội dung nhu dấu quan, tổ chức thu nhỏ lại để đóng lên văn có kích cỡ nhỏ Con dấu ướt thức quan, tổ chức thường có đường kính từ 30 mm đến 42 mm tuỳ theo loại dấu quan khác dấu thu nhỏ có đường kính… để đóng giấy tờ, văn có kích cỡ nhỏ như: chứng minh thư nhân dân, đăng ký ô tố, xe máy, giấy phép lái xe, thẻ bảo hiểm y tế cho phù hợp Dấu thu nhỏ sử dụng mực dấu màu đỏ để có giá trị pháp lý văn dấu thức quan, tổ chức phải đóng vào văn có chữ ký người có thẩm quyền 5.4 Bảo quản dấu - UBND huyện Nho Quan sử dụng dấu Trường hợp cần có thêm dấu thứ hai nội dung dấu thứ phải có ký hiệu riêng để phân biệt với dấu thứ - Khi UBND huyện cần khắc dấu phải xin giấy phép quan công an - Con dấu khắc xong phải đăng ký mẫu quan công an - Con dấu sử dụng hợp pháp có giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu quan công an có thẩm quyền cấp - UBND huyện bắt đầu sử dụng dấu phải thông báo văn giới thiệu mẫu dấu cho quan, tổ chức liên quan - Người đứng đầu quan có trách nhiệm quản lý sử dụng dấu quan Giúp việc cho người đứng đầu quan quản lý dấu có chức danh: + Chánh văn phòng: trực tiếp giúp người đứng đầu UBND huyện quản lý sử dụng dấu quan + Văn thư quan giúp thủ trưởng quan giúp Chánh văn phòng tổ chức trực tiếp bảo quản sử dụng dấu quan Văn thư quan phải đào tạo nghiệp vụ văn thư có đạo đức phẩm chất tốt, thủ trưởng quan giao nhiệm vụ Văn thư quan giao nhiệm vụ quản lý dấu không tự ý 34 giao dấu cho người khác quản lý chưa có lệnh thủ trưởng Trường hợp văn thư quan công tác, nghỉ phép phải bàn giao dấu cho người khác theo lệnh thủ trưởng Khi bàn giao dấu phải lập biên bàn giao Cơ quan không làm dấu Nếu trường hợp rủi ro bị dấu phải xử lý sau: + Cơ quan phải có văn báo cáo việc dấu nêu rõ lý gửi cho quan: quan công an nơi đóng trụ sở, quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu quan cấp trực tiếp + Cơ quan phải có thông báo văn huỷ dấu bị từ thời điểm dấu gửi tới quan liên quan + Cơ quan làm văn xin khắc lại dấu Văn thư quan không làm rơi dấu, làm dấu cong vênh, biến dạng Nếu dấu bị cong vênh biến dạng, bị mòn quan phải làm thủ tục xin khắc lại dấu gửi tới quan công an xin khắc lại dấu Khi có dấu phải nộp lại cho quan công an dấu cũ Văn thư quan phải bảo quản dấu để đóng dấu rõ ràng Biện pháp tốt hàng ngày văn thư phải dùng bàn chải dầu hoả làm vệ sinh dấu - Việc kiểm tra dấu: để giúp quan quản lý sử dụng tốt dấu quan giao chức quản lý nhà nước dấu phải tiến hành kiểm tra dấu quan sử dụng Cơ quan kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu (ở quan Trung ương Cục Cảnh sát hành trật tự xã hội Bộ công an (C13), quan địa phương phòng cảnh sát hành trật tự xã hội thuộc Sở Công an tỉnh (PC13) kiểm tra dấu có kết hợp quan công an quan ngành nội vụ cấp Trung ương cấp tỉnh Nội dung kiểm tra quản lý sử dụng dấu gồm: - Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu - Trang thiết bị bảo quản dấu - Tư cách đạo đức trình độ nghiệp vụ văn thư quan trực tiếp quản lý dấu - Quy chế quản lý dấu quan Khi tiến hành kiểm tra dấu phải lập biên ghi rõ ưu điểm, thiếu sót quản lý sử dụng dấu quan, kiến nghị 35 đoàn kiểm tra Trách nhiệm quan sử dụng dấu phải tạo thuận lợi cho đoàn kiểm tra quản lý sử dụng dấu quan phát huy ưu điểm, có biện pháp khắc phục khuyết điểm, hạn chế quản lý sử dụng dấu Bảo quản dấu - Việc bảo quản dấu quan: dấu phải bảo quản trụ sở quan, tổ chức cách chặt chẽ, an toàn Trong trường hợp cần thiết để giải công việc xa quan thủ trưởng quan mang dấu theo phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn dấu quan - Dấu bảo quản tủ sắt, có khoá tốt Khi làm việc dấu treo giá để bàn làm việc Mỗi dấu phải có ký hiệu rõ ràng giá để sử dụng không bị nhầm lẫn Khi hết làm việc dấu phải cất vào tủ khoá cẩn thận 5.5 Nhận xét, đánh giá Con dấu quan phòng văn thư bảo quản chịu trách nhiệm, phòng ban chuyên môn, dấu chuyên viên phòng quản lý đóng dấu Con dấu bảo quản gọn gàng tủ hồ sơ phòng Và dấu hiệu hay hoảng hóc VI LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ 36 CƠ QUAN 6.1Các loại hồ sơ hình thành quan tổ chức Phòng Nội Vụ huyện Nho Quan ban hành loại hồ sơ - sau: Hồ sơ xin việc Hồ sơ tăng lương Hồ sơ cải cách hành theo năm Hồ sơ luân chuyển công tác Hồ sơ điều động ………… 6.2Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ Phòng Nội Vụ huyện Nho Quan chưa xây dựng danh mục hồ sơ 6.3 Phương pháp lập hồ sơ Hồ sơ xử lý nhân viên phòng chịu trách nhiệm nhập lập danh mục hồ sơ Nhân viên phòng lập danh mục hồ sơ theo bước sau: + Xác định vấn đề, cong việc có liên quan đến việc cần tra cứu quy định pháp luật + Xác định tiêu đề hồ sơ, ghi lên bìa hồ sơ + Thu tập văn quy phạm pháp luật theo điều kiện đặt thông qua đặc trưng tiêu đề hồ sơ xác định + xắp xếp văn thu tập hồ sơ theo trình tự ưu tiên - sau: Theo tác giả văn bản: quan cấp cao xếp trước, thấp xếp sau Theo giá trị pháp lý theo văn tác giả văn bản: có giá trị pháp lý - cao xếp trước, thấp xếp sau Theo ngày ban hành văn loại văn bản; ngày ban hành trước xếp trước, ban hành sau xếp sau + Ghi mục lục văn + Xác lập số/ký hiệu hồ sơ + Xác định vị trí lưu trữ gia kệ 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan việc làm bắt buộc đơn vị, cá nhân quan Hồ sơ giao nộp đầy đủ góp phần giữ gìn an toàn toàn tài liệu hình thành trình hoạt động quan để góp phần bảo vệ an toàn tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt lâu dài Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan hồ sơ, tài liệu dễ bị thất lạc, 37 mác có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng gặp khó khăn việc tra tìm Tại phòng Nội Vụ huyện Nho Quan, hồ sơ lưu trữ lại phòng số 03 tầng phòng Nội Vụ 6.5 Nhận xét, đánh giá chung Toàn hồ sơ nhập lưu trữ cẩn thận, rõ ràng dấu hiệu bị hư hỏng Phương pháp nhập hồ sơ có khoa học dễ dàng để tìm VII TÌM HIỂU VỀ NGHI THỨC NHÀ NƯỚC VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP Hiệp tại, phòng Nội vụ huyện Nho Quan chưa có văn quy định hành nghi thúc nhà nước giao tiếp công sở, tất nghi thức đón tiếp khách hay phối hợp tổ chức hội nghị lãnh đạo đạo thực theo quy định chung nhà nước VIII TÌM HIỂU VỀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC PHÒNG 8.1 Trang thiết bị văn phòng: Là yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng công tác văn phòng, đồng thời yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ mình.Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nay, tiến ứng dụng rộng rãi công tác văn phòng, đặc biệt việc ứng dụng tiến công nghệ thông tin vào trình đại hóa công tác văn phòng.Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị giao cho cán bộ, công chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) trang thiết bị làm việc sử dụng chung đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại dùng chung, máy fax…) - Các thiết bị sử dụng phòng Nội Vụ huyện bao gồm: Máy tính (09 ) Máy in ( 06 ) Điện thoại để bàn Quạt 38 39 8.2 Quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng Cơ quan chưa ban hành quy chế định sử dụng trang thiết bị văn phòng Các trang thiết bị văn phòng chuyên viên văn phòng bảo quản chịu trách nhiệm, chưa có dấu hiệu hỏng hóc 8.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng Các phần mềm thường sử dụng công tác văn phòng là: word 2010, excel 2010 Đó phần mềm phổ biến sử dụng rộng rãi, tại, tất cán chuyên viên sử dụng thành thạo tin học văn phòng, giúp ích cho công việc 8.4 Nhận xét, đánh giá Qua trinhg khảo sát thực hành, thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng thực tốt, trang thiết bị chưa đáp ứng yêu cầu công việc Ví dụ chưa có máy hủy tài liệu để hủy tài liệu mật quan không phép lưu hành bên ngoài, đặc biệt sau thời gian bầu cử vừa 40 PHẦN KẾT LUẬN UBND huyện Nho Quan hoàn thành tốt nhiệm vụ chức mình, thật quan hành nhà nước tham mưu giúp việc cho Tỉnh, đợt bầu cử vừa qua, UBND huyện chọn người lãnh đạo số đội ngũ lãnh đạo mới, với trẻ hóa chuyên viên làm việc quan giúp cho quan có them động linh hoạt công việc, hướng tới đại hóa quan Ngoài ra, với nỗ lực không ngừng nghỉ toàn cán bộ, công chức viên chức chuyên viên, UBND huyện Nho quan đoang ngày chứng tỏ chuyên nghiệm trách nhiệm người dân Quá trình kiến tập gần tháng vừa qua giúp cho nhiều công việc thực hành nghiệp vụ sau thực hóa học, bên cạnh tích nhiều kinh nghiệm cho việc làm việc quan nhà nước Còn có hội tìm hiểu quan nhà nước quê nhà Trong trình quan sát tìm điểm tốt điểm chưa tốt quan, đồng thời biết cách khắc phục điểm Phục vụ nhiều cho công việc học tập sau TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật tổ chức quyền địa phương Nghi định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 ngày 24/8/2001 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 41 quản lý sử dụng dấu Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Văn hợp số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 Bộ Nội vụ công tác văn thư Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạp pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch Trang wesiteb www.nhoquan.gov.vn 42