Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại bộ tư pháp

Tác giả tập trung nghiên cứu phương pháp tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ; tình hình ban hành các quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ; kết quả thực hiện các nghiệp vụ l

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

HOÀNG HẢI YẾN

NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC

LƯU TRỮ TẠI BỘ TƯ PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SỸ LƯU TRỮ

Hà Nội - 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

HOÀNG HẢI YẾN

NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa từng được công bố trong bất cứ đề tài, công trình nghiên cứu nào khác Những tư liệu tham khảo

từ các tài liệu và công trình nghiên cứu trước đều đã được chú thích rõ ràng

Tác giả

Hoàng Hải Yến

i

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

3.1 Đối tượng nghiên cứu 2

3.2 Phạm vi nghiên cứu 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 3

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4

6 Tài liệu tham khảo 5

7 Phương pháp nghiên cứu 6

8 Đóng góp của đề tài 7

9 Kết cấu của luận văn 7

CHƯƠNG 1 10

KHÁI QUÁT VỀ BỘ TƯ PHÁP VÀ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ TƯ PHÁP 10

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp 10 1.1.1 Lịch sử hình thành 10

1.1.2 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư phápError! Bookmark not defined.

1.2 Thành phần, nội dung tài liệu của Bộ Tư pháp Error! Bookmark not defined

1.2.1 Thành phần tài liệu của Bộ Tư pháp Error! Bookmark not defined.

1.2.2 Nội dung tài liệu của Bộ Tư pháp Error! Bookmark not defined.

1.2.3 Giá trị tài liệu của Bộ Tư pháp Error! Bookmark not defined.

1.2.4 Đặc điểm tài liệu của Bộ Tư pháp Error! Bookmark not defined.

CHƯƠNG 2 Error! Bookmark not defined

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI BỘ TƯ PHÁPError! Bookmark not

defined.

2.1 Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp Error!

Bookmark not defined.

2.1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ Error! Bookmark not defined.

2.1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ Error! Bookmark not defined.

2.2 Hệ thống các quy định, hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ Error!

Bookmark not defined.

2.2.1 Quy chế làm việc của Văn phòng Bộ Error! Bookmark not defined.

2.2.2 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quanError! Bookmark not defined.

2.2.3 Một số văn bản khác Error! Bookmark not defined.

2.3 Kết quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại Bộ Tư phápError! Bookmark not

defined.

2.3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Error! Bookmark not defined.

2.3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu Error! Bookmark not defined.

2.3.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Error! Bookmark not defined.

2.3.4 Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ Error! Bookmark not defined.

2.3.5 Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu Error! Bookmark not defined.

2.3.6 Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu Error! Bookmark not defined.

2.3.7 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin Error! Bookmark not defined.

2.4 Hoạt động kiểm tra và đánh giá công tác nghiệp vụ lưu trữ tại Bộ Tư pháp

Error! Bookmark not defined

2.4.1 Hoạt động kiểm tra Error! Bookmark not defined.

2.4.2 Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ Error! Bookmark not defined.

2.4.3 Kiểm tra và đánh giá công tác nghiệp vụ lưu trữ tại Bộ Tư pháp.Error! Bookmark not defined.

CHƯƠNG 3 Error! Bookmark not defined

CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI BỘ

TƯ PHÁP Error! Bookmark not defined

3.1 Nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ tại Bộ Error! Bookmark not defined

3.2 Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ Error!

Bookmark not defined.

3.3 Kiện toàn tổ chức, bộ máy làm công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp Error!

Bookmark not defined.

3.4 Tổ chức nghiên cứu khoa học trong công tác lưu trữError! Bookmark not

defined.

3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữError! Bookmark not

defined.

3.6 Tổ chức áp dụng quy trình quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008

Error! Bookmark not defined

3.7 Các giải pháp khác Error! Bookmark not defined

KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined

TÀI LIỆU THAM KHẢO 11

PHỤ LỤC Error! Bookmark not defined

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

1 CNTT Công nghệ thông tin

2 TAND Tòa án nhân dân

3 TANDTC Tòa án nhân dân tối cao

4 UBND Ủy ban nhân dân

5 VBQPPL Văn bản quy phạm pháp luật

cơ quan Nhà nước Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng bảo tồn và truyền bá cho thế hệ mai sau những tấm gương, những bài học kinh nghiệm đã được đúc kết qua nhiều thế hệ, từ đó, giúp cho thế hệ đương thời kế thừa và phát huy những thành quả quý giá mà cha ông đã đạt được Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, công tác lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, xây dựng một nền hành chính hiện đại

Không nằm ngoài xu thế đó, Bộ Tư pháp cũng luôn quan tâm đến công tác lưu trữ của ngành Điều này được thể hiện qua việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, các quy chế, quy định và văn bản hướng dẫn cụ thể… để không ngừng cải tiến, hoàn thiện công tác lưu trữ Có thể kể đến các văn bản đã được ban hành như: Quy chế Văn thư Lưu trữ, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các quy trình về giải quyết công việc theo tiêu chuẩn ISO 9001- 2000, trong đó có quy trình về công tác lưu trữ tại cơ quan

Bộ và các cơ quan trực thuộc

Trong những năm qua, được sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ, cùng với sự nỗ lực, cố gắng của cán bộ, chuyên viên phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ, công tác lưu trữ ở Bộ Tư pháp đã có những phát triển vượt bậc

cả về chất cũng như về lượng Qua đó, góp phần không nhỏ vào những thành công chung của ngành Trong việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, cải cách tư pháp theo chủ trương của Đảng và Nhà nước không thể không kể đến sự đóng góp tích cực của công tác lưu trữ Tuy nhiên bên cạnh những mặt mạnh, mặt tích cực vẫn còn có những hạn chế, tồn tại cả trong công tác tổ chức, quản

lý cũng như trong thực thi chuyên môn, nghiệp vụ cần phải nhanh chóng có giải pháp khắc phục

2

Xuất phát từ đòi hỏi khách quan của thực tế công việc, tôi xin mạnh dạn

lựa chọn đề tài về: “NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT

ngành Lưu trữ học của mình

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài được thực hiện nhằm hướng tới hai mục tiêu cơ bản:

Thứ nhất là, khảo sát và đánh giá thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan

Bộ Tư pháp;

Thứ hai là, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao c hất lượng công tác lưu

trữ ở cơ quan Bộ Tư pháp

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan đối với mỗi ngành, lĩnh vực, đồng thời là một mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý, điều hành của từng cơ quan Hiện nay, Đảng và Nhà nước đã đã ban hành nhiều văn bản xác định rõ vai trò của công tác lưu trữ trong cơ quan nhà nước đối với hoạt động quản lý hành chính Bởi vậy, đề tài được thực hiện với việc tập trung nghiên cứu 2 đối tượng cơ bản:

Thứ nhất là, thực trạng tổ chức và hoạt động lưu trữ của cơ quan Bộ Tư

pháp Tác giả tập trung nghiên cứu phương pháp tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ; tình hình ban hành các quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ; kết quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và kết quả công tác tại cơ quan

Thứ hai là, dựa trên kết quả nghiên cứu thực trạng, tác giả đề xuất các giải

pháp để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở cơ quan Bộ Tư pháp

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Kể từ khi Ủy Ban thường vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04/04/2001 [46], đến Nghị định 111/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004

3

[15] của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia và gần đây văn bản có giá trị pháp lý cao nhất là Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 [37] đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011 Luật cũng quy định cụ thể: Cán bộ, người làm lưu trữ có chức năng, nhiệm vụ và giúp Chánh Văn phòng thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; trực tiếp quản lý kho lưu trữ của cơ quan và tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Bởi vậy, đề tài tập trung chủ yếu nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ tại

Bộ Tư pháp

Do những hạn chế chủ quan và khách quan, trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả tập trung nghiên cứu công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp, nhằm làm rõ sự khác biệt của lưu trữ tại Bộ Tư pháp so với các lưu trữ hiện hành của các bộ, ngành khác Qua đó nhận thức được những ưu thế, những bất cập, khiếm khuyết,

từ đó có thể xác định, đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ trong hoạt động của cơ quan và đơn vị, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước

4 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Để thực hiện được mục tiêu mà đề tài đặt ra, chúng tôi đã thực hiện một

- Nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp, trên

cơ sở đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ của

cơ quan

4

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Có thể khẳng định, hướng nghiên cứu về công tác lưu trữ ở một cơ quan cấp bộ không phải là hướng đi hoàn toàn mới và đã có mô ̣t số công trình, đề tài nghiên cứu về vấn đề này, có thể xếp theo các nhóm cụ thể như sau:

* Nhóm các công trình là đề tài nghiên cứu cấp ngành, cấp nhà nước

+ Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu

trữ” (Mã số 99-98-030) [34] do tác giả Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm đề tài

Nội dung đề tài gồm 2 phần cơ bản, phần I trình bày sự phát triển tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam và tham khảo quốc tế, phần II trình bày mô hình tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam,

+ Đề tài “Nghiên cứu xác định thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện

nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III của các cơ quan quản lý nhà nước Trung ương” [38] do tác giả Nguyễn Thị Tâm làm chủ nhiệm đề tài,

+ Đề tài “Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu quản

lý nhà nước chủ yếu ở các cơ quan nhà nước” [33] do tác giả Hà Văn Huề làm

chủ nhiệm đề tài…

* Nhóm các công trình là luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Lưu trữ học và Tư liệu học

+ Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước” [45]

của tác giả Trần Thanh Tùng (năm 2003)

* Nhóm các công trình là bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành, hội thảo khoa học, sách chuyên khảo

+ Cuốn “Quá trình phát triển và trưởng thành” [24] của Cục Lưu trữ Nhà

nước do Nxb Chính trị Quốc gia ấn hành năm 2002

+ Cuốn “Lưu trữ Việt Nam – Những chặng đường phát triển” [39] của

hai tác giả GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm và TS Nghiêm Kỳ Hồng năm 2001

5

+ Cuốn “Lịch sử lưu trữ Việt Nam” [40] tác giả Nguyễn Văn Thâm –

Vương Đình Quyền – Đào Thị Diến – Nghiêm Kỳ Hồng do Nxb Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh phát hành năm 2010

+ Các bài viết đã được đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam… Các công trình, đề tài, bài viết nêu trên chủ yếu đề cập đến các hướng nghiên cứu cơ bản như: nghiên cứu cơ sở khoa học và thực tiễn; đánh giá tổng quan về quá trình hình thành, phát triển và thực trạng hoạt động của hệ thống lưu trữ các cấp; nghiên cứu chuyên sâu về tổ chức lưu trữ các cơ quan trung ương…

Tuy nhiên, cho đến nay, tác giả chưa thấy một công trình khoa học hay đề tài luận văn, luận án nào đề cập đến vấn đề hoàn thiện công tác lưu trữ ở cơ quan Bộ Tư pháp Do vậy, đề tài của Luận văn này hoàn toàn không bị trùng lặp, mặc dù tác giả có tham khảo, kế thừa một số kết quả nghiên cứu của các tác

giả đi trước

6 Tài liệu tham khảo

Trong quá trình thực hiện đề tài luận văn này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tư liệu sau:

- Các văn bản của Nhà nước quy định chung về công tác văn thư, lưu trữ

- Các văn bản của Nhà nước có những quy định liên quan đến tổ chức và thực hiện công tác lưu trữ cấp trung ương

- Hệ thống các sách giáo trình, sách chuyên khảo, bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành về công tác lưu trữ

- Hệ thống các đề tài nghiên cứu khoa học , luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học có liên quan đến công tác lưu trữ trong Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

- Các tư liệu, số liệu, văn bản thu thập được thông qua khảo sát thực tế tại

Bộ Tư pháp như: các Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành

6

quy chế làm việc của cơ quan, quy chế công tác văn thư - lưu trữ; Báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ hàng năm, Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu, Mục lục hồ sơ lưu trong kho lưu trữ

7 Phương pháp nghiên cứu

Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lê nin, cụ thể là vận dụng các phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử Những phương pháp này xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu đề tài Bên cạnh đó chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể khác như:

- Phương pháp luận của lưu trữ học: là cơ sở để tổng hợp toàn bộ lý luận

về công tác lưu trữ trên cơ sở các quy định có tính quy phạm pháp luật về hoạt động của ngành lưu trữ nói chung và của Bộ Tư pháp nói riêng;

- Phương pháp khảo sát thực tế: để khảo sát, thu thập dữ liệu thực tế hoạt động của công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp;

- Phương pháp phân tích chức năng: để phân loại và đánh giá kết quả hoạt động của công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc, trên cơ sở kết quả thu nhận đã phân tích, xác định những hoạt động đạt kết quả và những hạn chế cần khắc phục;

- Phương pháp tổng hợp, hệ thống hoá: đây là phương pháp giúp kết nối những kết quả nghiên cứu từ những hoạt động cụ thể trong công tác lưu trữ của ngành tư pháp, kết quả hoạt động của công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ và các đơn

vị trực thuộc nhằm dựng được toàn cảnh về thực trạng và từ đó tìm ra và xây dựng giải pháp chung cho sự phát triển cho công tác lưu trữ của toàn ngành tư pháp

- Ngoài ra, trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi cũng sử dụng phương pháp phỏng vấn: trao đổi, xin ý kiến, đề xuất kinh nghiệm của lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ, cán bộ phụ trách quản lý công tác

7

lưu trữ ở các đơn vị trực thuộc, và một số cán bộ, công chức công tác cùng cơ quan với tác giả

8 Đóng góp của đề tài

Đề tài luận văn nếu được thực hiện tốt sẽ có những đóng góp quan trọng

về mặt thực tiễn, cụ thể như sau:

Thứ nhất, đối với cơ quan Bộ Tư pháp: nắm được thực trạng công tác lưu

trữ tại các đơn vị trực thuộc cơ quan để từ đó có những biện pháp cụ thể hơn trong việc ban hành các văn bản hướng dẫn chi tiết, tăng cường công tác kiểm tra và hướng dẫn trong công tác lưu trữ

Thứ hai, đối với Lưu trữ Bộ Tư pháp: từ kết quả nghiên cứu, khảo sát thực

tiễn công tác lưu trữ ở Bộ Tư pháp, rút ra những kết quả và những hạn chế, từ đó

đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ tại Bộ

Tư pháp

Thứ ba, đối với bản thân tác giả: củng cố trau dồi thêm những kiến thức lý

luận, thực tiễn về lưu trữ, phục vụ cho công tác chuyên môn của mình

9 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Phụ lục, Luận văn gồm 03 chương:

Chương 1 Khái quát về Bộ Tư pháp và tài liệu hình thành từ hoạt động

của Bộ Tư pháp

Trong chương này, chúng tôi trình bày khái quát lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp; Thành phần, nội dung, giá trị và đặc điểm tài liệu của khối tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý của Lưu trữ Bộ Tư pháp Đây là chương mang tính dẫn luận, mục đích là làm rõ đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Chương 2 Thực trạng công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp

Chương này thể hiện kết quả nghiên cứu, khảo sát thực tế về công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp Nội dung chủ yếu trình bày về tổ chức bộ máy, nhân sự, hệ