Hướng dẫn sử dụng AI OFFICE

AISOFTS GROUPS Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ai.Office TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN TIẾP CẬN PHẦN MỀM AI.OFFICE® Mã tài liệu: AIO005 Tên: Hướng dẫn tiếp cận sử dụng Ai.Office Phiên bản: V2.0 Hướng dẫn người dùng bước hiểu tiếp cận Ai.Ofiice sau Mục tiêu: cài đặt thành công A Cấu hình kết nối tới máy chủ SQL Server: - Sau cài đặt SQL Server khởi động Ai.Office lần đầu tiên, việc cài đặt thực hướng dẫn cửa sổ đăng nhập Ai.Office hình sau đây: - Tài khoản đăng nhập mặc định ADMIN mật Đây tài khoản có quyền cao Ai.Office Với tài khoản này, người dùng thực tất chức chương trình - Nếu việc kết nối tới máy chủ SQL Server (kết nối tới sở liệu – CSDL) thất bại, bảng khai báo thông số kết nối Đưa trỏ chuột qua mục có cửa sổ hướng dẫn mô tả chi tiết ý nghĩa chức cách thức thực việc cài đặt Để bật tắt cửa sổ này, ta nhấn phím F6 - Lưu ý: Nếu máy chủ SQL Server đồng thời máy chạy Ai.Office ta để tên máy chủ (local) Trường hợp triển khai nhiều người dùng, ta để tên máy chủ tên máy tính địa IP máy chủ Vì đặt vậy, sau cấu hình kết nối thành công, ta cần copy thư mục D:\AIOFFICE\ (nhớ loai bỏ thư mục TOOLS DATA bên trong) sang máy trạm lại mạng thực sử dụng máy trạm bình thường Việc cài đặt Ai.Office máy trạm đơn giản Đối với máy trạm, sau copy thư mục AIOFFICE vào máy trạm, ta cần cài thêm Net FrameWork 2.0 đủ Đối với máy tính cài hệ điều hành Windows 64bit hệ điều hành có Net.2.0 nên thực thêm www.aioffice.com.vn Trang số AISOFTS GROUPS Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ai.Office Trường hợp máy chủ SQL Server máy cài Windows 64bit phải cài SQL Server 64bit Lúc này, nên cài SQL Server 2008 64bit B Bắt đầu sử dụng: Một cách tự nhiên, chạy phần mềm lên lần đầu tiên, người dùng có xu hướng khám phá chức năng, quan sát giao diện thử vài chức phần mềm Ai.Office phần mềm dễ dùng hướng dẫn giải thích chức có nơi Khi mở chế độ hướng dẫn trực tiếp (nhấn phím F6) thấy bảng hướng dẫn lên vị trí cần tìm hiểu Trong tài liệu này, ta đề cập đến vấn đề khác Đó tìm hiểu cách mà phần mềm vận hành cách tổng quát Phần mềm có sẵn sở liệu có tên AIOFFICE Cơ sở liệu lưu trữ toàn thông tin liệu phần mềm trừ file đính kèm Ngoài sở liệu AIOFFICE ra, phần mềm có sở liệu lưu file đính kèm có tên giống chữ đầu AIOSATA_ Cơ sở liệu AIOSATA_ www.aioffice.com.vn Trang số AISOFTS GROUPS Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ai.Office người dùng (ADMIN) khởi tạo thông qua chức Tuỳ Chọn Quản Trị hình đây: Chức Tuỳ Chọn Quản Trị mở ra: www.aioffice.com.vn Trang số AISOFTS GROUPS Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ai.Office Tại cửa sổ này, bạn việc thực thao tác: + Bấm vào nút “Khởi Tạo” để tạo sở liệu lưu file + Bấm vào nút “Ghi Nhận Kết Quả” để hoàn tất chức Lưu ý: Đối với miễn phí dành cho cá nhân, tạo CSDL lưu file có tên AIOSATA_FILES Với phiên khác, bạn tự đặt tên CSDL tạo CSDL tuỳ ý Phần này, bạn xem thêm Video hướng dẫn phần quản trị để biết thêm chi tiết Nếu triển khai phần mềm cho quan, đơn vị nhiều phòng ban nhiều cấp bên dưới, bạn cần theo bước sau: Ngay sau đăng nhập vào Ai.Office hoàn thành việc tạo sở liệu lưu trữ file trình bày trên, bạn phải tiến hành cập nhật danh sách đơn vị thuộc, trực thuộc cấp Tiếp theo, đơn vị cấp có dấu riêng (tức có văn thư độc lập, phòng ban tham mưu) bạn cần vào chức quản lý người dùng tạo cho đơn vị tài khoản thuộc nhóm quản trị, gán tài khoản vào đơn vị tương ứng Tài khoản quản trị gán vào đơn vị tài khoản có quyền cao đơn vị Tài khoản có quyền tạo đơn vị cấp tạo người dùng để gán vào đơn vị cấp Cứ www.aioffice.com.vn Trang số AISOFTS GROUPS Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ai.Office thế, Ai.Office triển khai mô hình từ xuống theo phương thức đa cấp đơn vị nhỏ dừng lại Thông thường, cần tới cấp hầu hết máy tổ chức duyệt hết Ví dụ: Bộ -> Sở -> Phòng -> Ban (4 cấp) Để sử dụng Ai.Office cách hiệu quả, thiết phải xem hết Video hướng dẫn mà AISOFTS GROUPS phát hành có www.aioffice.com.vn Do thời lượng video tương đối dài nên cần sử dụng đến chức xem video liên quan đến chức C Bản quyền sử dụng: Ai.Office phần mềm thương mại (thu phí quyền sử dụng) phần mềm mang tính hỗ trợ cộng đồng (miễn phí cho người dùng cá nhân) Phí quyền Ai.Office tính theo số licence mà người mua đăng ký Số licence hiểu số tài khoản lúc (hoặc tổng số tài khoản khác ngày) mở để sử dụng Ai.Office - VD: Đơn vị A có 15 nhân đăng ký mua 10 licence để dùng cho 15 nhân Vào lúc 9h sáng, có 10 người dùng 10 tài khoản khác đăng nhập vào Ai.Office Người thứ 11 vào đủ 10 người dùng Nếu người thứ 11 muốn dùng 10 người phải thoát Tuy nhiên, người thứ 11 dùng 10 tài khoản dùng ngày để đăng nhập mà dùng tài khoản khác Tài khoản thứ 11 sử dụng hết ngày hôm Đối với phiên miễn phí dành cho cá nhân, Ai.Office cấp licence miễn phí vĩnh viễn cách áp dụng licence tương tự ví dụ nêu Ai.Office cho phép quan, tổ chức, cá nhân đăng ký dùng thử vòng tháng không hạn chế số lượng licence Việc đăng ký dùng thử hay đăng ký mua quyền thực trực tiếp phần mềm cách nhấp phải chuột vào dòng thông báo phiên góc bên trái hình Ai.Office sử dụng nhiều giải pháp để bảo vệ quyền lợi AISOFTS GROUPS người mua quyền sử dụng Để sử dụng phần mềm an toàn www.aioffice.com.vn Trang số AISOFTS GROUPS Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ai.Office lâu bền, người dùng không nên can thiệp vào sở liệu AIOFFICE Việc can thiệp vào sở liệu khiến phần mềm hoạt động không với thiết kế dẫn đến lỗi khó kiểm soát nguy hiểm đến toàn vẹn liệu bên Bản quyền sở hữu trí tuệ phần mềm Ai.Office thuộc Công ty TNHH Công nghệ Phần Mềm A.I (đ/c 25/69/15 Lê Lợi, F1, TP Vũng Tàu), đơn vị đầu tư thực dự án Tất hợp đồng cung cấp quyền sử dụng phần mềm phải phê chuyển đơn vị có hiệu lực sử dụng phần mềm Thủ tục đăng ký quyền sử dụng phần mềm thực theo bước sau: - B1: Người mua đăng ký sử dụng chức có sẵn phần mềm Ai.Office www.aioffice.com.vn Trang số AISOFTS GROUPS Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ai.Office - B2: Người mua xác nhận thông tin đăng ký mua có liên hệ nhân viên kinh doanh công ty Phần mềm A.I - B3: Người mua thực thủ tục hợp đồng mua phần mềm - B4: Công ty Phần mềm A.I cử người cài đặt phần mềm cho người mua theo yêu cầu, gửi hợp đồng kèm hoá đơn VAT cho người mua - B5: Người mua toán phí quyền sau việc cài đặt hoàn tất - B6: Người mua nhận mã kích hoạt sau hoàn thành việc toán - HẾT - www.aioffice.com.vn Trang số