Tiểu luận Các mô hình và kiến trúc hệ thống thông tin quản lý ERP

Mục lục i 1. Tổng quan về ERP (Enterprise resource planning) 1 1.1. Khái niệm ERP 1 1.2. Vai trò và ý nghĩa của ERP 2 1.2.1. Đối với bản thân doanh nghiệp 3 1.2.2. Đối với nhà quản lý 3 1.2.3. Đối với các nhà phân tích nhân viên 3 1.3. Các thành phần cơ bản của một hệ thống ERP 3 1.4. Những khó khăn khi triển khai ERP tại doanh nghiệp 4 1.4.1. Nguồn nhân lực 4 1.4.2. Công nghệ 5 1.4.3. Chi phí 5 2. Các công cụ và ứng dụng điển hình 6 2.1. PerfectERP 6 2.2. Open bravo 7 2.3. Compiere 9 2.4. OpenERP 10 3. Quản lý nguồn nhân lực (HR) sử dụng tool OpenERP 11 4. Ứng dụng ERP tại ViettinBank 17 4.1. Module lập kế hoạch và ngân sách 18 4.1.1. Mô hình chức năng 18 4.1.2. Mô hình kiến trúc hệ thống 19 4.2. Module quản lý tài chính nội bộ 21 Tài liệu tham khảo A

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG    BÀI TIỂU LUẬN CÁC MÔ HÌNH VÀ KIẾN TRÚC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề bài: Đề số 03 Các vấn đề công cụ xây dựng ERP HÀ NỘI 12 – 2012 Mục lục Mục lục i Tổng quan ERP (Enterprise resource planning) 1.1 Khái niệm ERP 1.2 Vai trò ý nghĩa ERP 1.2.1 Đối với thân doanh nghiệp 1.2.2 Đối với nhà quản lý 1.2.3 Đối với nhà phân tích - nhân viên 1.3 Các thành phần hệ thống ERP 1.4 Những khó khăn triển khai ERP doanh nghiệp 1.4.1 Nguồn nhân lực 1.4.2 Công nghệ 1.4.3 Chi phí Các công cụ ứng dụng điển hình 2.1 PerfectERP 2.2 Open bravo 2.3 Compiere 2.4 OpenERP 10 Quản lý nguồn nhân lực (HR) sử dụng tool OpenERP 11 Ứng dụng ERP ViettinBank 17 4.1 Module lập kế hoạch ngân sách 18 4.1.1 Mô hình chức 18 4.1.2 Mô hình kiến trúc hệ thống 19 4.2 Module quản lý tài nội 21 Tài liệu tham khảo A i Tổng quan ERP (Enterprise resource planning) 1.1.Khái niệm ERP Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hệ thống ERP thuật ngữ dùng liên quan đến loạt hoạt động công ty, phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý hoạt động chủ chốt nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Một phần mềm ERP phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp tổng hợp số liệu nhiều hoạt động riêng rẽ khác để đạt mục tiêu ERP định nghĩa hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý nguồn lực điều hành tác nghiệp Bản chất ERP hệ thống tích hợp phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý nguồn lực tác nghiệp Giải pháp ERP cung cấp cho nhà quản lý doanh nghiệp khả quản lý điều hành tài – kế toán, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, công cụ dự báo lập kế hoạch, báo cáo, v.v Thêm vào đó, đặc điểm quan trọng mà giải pháp ERP cung cấp cho doanh nghiệp,là hệ thống quản lý với quy trình đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo tác nghiệp nhân viên ERP giải pháp công nghệ thông tin có khả tích hợp toàn ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào hệ thống nhằm tự động hoá quy trình quản lý….Với ERP, hoạt động công ty bạn, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất cung ứng vật tư, quản lý tài nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… thực hệ thống ERP xem giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công giới Nếu triển khai thành công ERP, bạn tiết kiệm chi phí, tăng khả cạnh tranh thêm hội để phát triển vững mạnh Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R P thể trọn vẹn ý nghĩa giải pháp quản trị doanh nghiệp R: Resource (Tài nguyên) Trong kinh doanh, resource nguồn lực nói chung bao gồm tài chính, nhân lực công nghệ Tuy nhiên, ERP, resource có nghĩa tài nguyên Trong giới công nghệ thông tin, tài nguyên phần mềm, phần cứng hay liệu thuộc hệ thống mà bạn truy cập sử dụng Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi bạn phải biến nguồn lực thành tài nguyên Cụ thể bạn phải: o Làm cho phòng ban có khả khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty o Hoạch định xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực phận cho phận có phối hợp nhịp nhàng o Thiết lập quy trình khai thác đạt hiệu cao o Luôn cập nhật thông tin cách xác, kịp thời tình trạng nguồn lực công ty Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, bạn phải trải qua thời kỳ “lột xác”, nghĩa cần thay đổi văn hóa kinh doanh bên công ty, đồng thời phải có hợp tác chặt chẽ công ty nhà tư vấn Giai đoạn “chuẩn hóa liệu” định thành bại việc triển khai hệ thống ERP chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP P: Planning (Hoạch định) Planning khái niệm quen thuộc quản trị kinh doanh Điều cần quan tâm hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch sao? Trước hết, ERP tính toán dự báo khả phát sinh trình điều hành sản xuất/kinh doanh công ty Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho đơn hàng dựa tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, suất, khả cung ứng… Cách làm cho phép công ty có đủ vật tư sản xuất, mà không để lượng tồn kho lớn gây đọng vốn ERP công cụ hỗ trợ việc lên kế hoạch cho nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn hoạch định sách giá, chiết khấu, hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán phương án mua nguyên liệu, tính mô hình sản xuất tối ưu… Đây biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót xử lý nghiệp vụ Hơn nữa, ERP tạo mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban – phòng ban nội phòng ban, hình thành nên quy trình xử lý nghiệp vụ mà nhân viên công ty phải tuân theo 1.2.Vai trò ý nghĩa ERP Năng suất lao động tăng liệu đầu vào phải nhập lần cho giao dịch có liên quan, đồng thời báo cáo thực với tốc độ nhanh hơn, xác Doanh nghiệp có khả kiểm soát tốt hạn mức tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả tối ưu hóa nguồn lực nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh Các thông tin doanh nghiệp tập trung, đầy đủ, kịp thời có khả chia sẻ cho đối tượng cần sử dụng thông tin khách hàng, đối tác, cổ đông Khách hàng hài lòng việc giao hàng thực xác hạn Ứng dụng ERP đồng nghĩa với việc tổ chức lại hoạt động doanh nghiệp theo quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng lực cạnh tranh phát triển thương hiệu Ứng dụng ERP công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao lực cạnh tranh, đồng thời giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt với tiêu chuẩn quốc tế Một doanh nghiệp ứng dụng từ quy mô nhỏ có thuận lợi dễ triển khai doanh nghiệp sớm vào nề nếp Doanh nghiệp chậm trễ ứng dụng ERP tự gây khó khăn cho tạo lợi cho đối thủ 1.2.1 Đối với thân doanh nghiệp o Chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ CNTT quản lý giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, đưa quy trình vào sản xuất – kinh doanh o Tăng khả cạnh tranh doanh nghiệp, song song với yếu tố nêu việc cung cấp sử dụng thông tin kịp thời, xác yếu tố quan trọng kinh tế đầy cạnh tranh o Tạo khả hòa nhập với kinh tế giới, đặc biệt giai đoạn toàn cầu hóa kinh tế o Việc ứng dụng CNTT, giải pháp ERP chuẩn giới, cung cấp thông tin tài rõ ràng tạo niềm tin cho đối tác nước ngoài/trong nước việc hợp tác làm ăn, nhà đầu tư chứng khoán doanh nghiệp o Tạo tiền đề nâng cao khả cung cấp dịch vụ gia tăng Việc sử dụng thành tựu CNTT quản lý giúp doanh nghiệp tăng khả thích nghi với thị trường, sẵn sàng mở rộng loại hình dịch vụ cho khách hàng, tăng khả tiếp cận với thị trường khách hàng 1.2.2 Đối với nhà quản lý o Tăng cường khả quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng công cụ đại, mở rộng khả truy cập thông tin giúp cho nhà quản lý thực công việc cách nhanh chóng, thuận tiện dễ dàng o Nâng cao hiệu sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành o Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực sản xuất kinh doanh o Giải toán Spend less – Know more – Get more Giải vấn đề tăng hiệu doanh nghiệp với chi phí khối lượng công việc phải thực 1.2.3 Đối với nhà phân tích - nhân viên o Phân tích đánh giá thông tin xác, kịp thời thông qua hệ thống giải pháp lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, định vv o Thực tác nghiệp theo quy trình thống chuẩn hóa o Giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng suất lao động o Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc công việc o Tăng cường khả làm việc nhóm, cá nhân quy trình công việc, theo phân công phối hợp nhịp nhàng cá nhân công việc cần thiết 1.3.Các thành phần hệ thống ERP Một hệ thống ERP bao gồm nhiều phân hệ tương ứng với thành phần nghiệp vụ doanh nghiệp  Quản lý kho hàng  Quản lý chuỗi cung ứng  Quản lý phân xưởng  Quản lý sản xuất  Quản lý khách hàng  án hàng quảng bá sản phẩm  Quản lý kênh phân phối  Tài kế toán Hình 1: Các thành phần hệ thống ERP 1.4.Những khó khăn triển khai ERP doanh nghiệp 1.4.1 Nguồn nhân lực Khó khăn lớn bao trùm doanh nghiệp vận dụng ERP vấn đề người Làm để nhân lực công ty hòa nhiệp với môi trường mới, quy trình Đặc biệt, doanh nghiệp có đội ngũ lao động "già" khó khăn tăng lên Khó khăn không dừng lại độ tuổi lao động mà số lượng công việc Quá trình triển khai ERP đòi hỏi công đoạn chạy thử, kiểm tra sau đưa vào áp dụng Vì vậy, công việc nhân viên tăng lên Nếu sách đãi ngộ không phù hợp dẫn đến tượng chống lại dự án 1.4.2 Công nghệ Một khó khăn không phần quan trọng vấn đề công nghệ Công nghệ điều kiện để hoạt động ERP Theo đó, công nghệ bao gồm yếu tố sau: hệ thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai Một nguyên tắc hệ thống ERP CSDL tập trung, nghĩa CSDL tập trung địa điểm Các PM ERP tiên tiến sử dụng công nghệ web Điều đồng nghĩa với việc máy trạm không cần thiết phải cài đặt ứng dụng PM ERP mà cần sử dụng trình duyệt Internet Explorer Nescape Navigator truy cập vào chương trình sử dụng Chính vậy, việc triển khai cho công ty thành viên gặp khó khăn hệ thống mạng máy tính không đồng 1.4.3 Chi phí Việc đầu tư hệ thống ERP khác so với phần mềm hoạt động đơn lẻ Chi phí ước tính đầu tư cho hệ thống ERP bao gồm: chi phí đầu tư phần cứng, sở hạ tầng, truyền thông (như máy tính, hệ thống mạng, đường truyền, máy chủ…); chi phí quyền (gồm việc mua cho máy tính, máy chủ, phần mềm nhà cung cấp ERP yêu cầu, thường hệ quản trị liệu); chi phí trả cho nhà cung cấp phần mềm ERP Ngoài ra, doanh nghiệp phải trả số chi phí chi phí tư vấn ban đầu thuê tư vấn hệ thống riêng, chi phí đào tạo phát sinh có thay đổi nhân trình triển khai, chi phí phát sinh thêm trình vận hành Chi phí ERP thông thường lớn Chi phí thường dạng chi phí tiền lương nhân viên ERP chi phí dự án sản phẩm ERP Đối với doanh nghiệp có quy mô trung bình việc vận dụng ERP việc khó thực Điều tạo nên sức ép chi phí cho doanh nghiệp giai đoạn đầu Tổng chi phí sở hữu khái niệm thường biết tới để triển khai ERP Tổng Chi phí Sở hữu (Total Cost Of Ownership - TCO) mô hình Tập đoàn Garner xây dựng ban đầu vào năm 1987 để phân tích chi phí liên quan đến việc mua, triển khai sở hữu hệ thống công nghệ thông tin thời gian cụ thể, thường năm Các chi phí bao gồm chi phí quyền phần mềm, chi phí triển khai, chi phí liên quan đến việc nâng cấp sở hạ tầng công nghệ thông tin, chi phí tư vấn, chi phí bảo trì hàng năm chi phí hành nội o Chi phí Bản quyền: Chi phí quyền chi phí phải trả ban đầu cho quyền sử dụng phần mềm Chi phí thường tính dựa vào số phân hệ số người sử dụng phần mềm lúc công ty khách hàng Ở Việt Nam, chi phí quyền cho phần mềm thiết kế sẵn thường có giá trị từ 300 USD đến 50.000 USD o Chi phí Triển khai: Đây chi phí triển khai hệ thống ERP, bao gồm chi phí phải trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ/nhà phân phối thời gian mà nhân viên công ty phải tham gia vào trình triển khai hệ thống ERP Đối với dự án phức tạp, chi phí triển khai cao gấp lần chi phí quyền Việt Nam chi phí triển khai khó cao mức độ phức tạp hệ thống thấp, nằm khoảng từ 6.000 USD đến 75.000 USD, với mức trung bình khoảng 40.000 USD o Nâng cấp Cơ sở Hạ tầng Công nghệ Thông tin: Các chi phí khác bao gồm số tiền phải trả cho việc nâng cấp sở hạ tầng công nghệ thông tin công ty, phí quyền hệ thống quản lý sở liệu, phần mềm ứng dụng máy chủ, tăng độ băng thông, thiết bị mạng máy vi tính máy chủ Các chi phí tùy thuộc nhu cầu công ty Máy chủ cấp trung bình thường trị giá từ 3.000 USD đến 6.000 USD chi phí thiết lập mạng thường vào khoảng 200 USD đến 300 USD cho người sử dụng o Chi phí Tư vấn: Có nhiều dự án thất bại số yếu tố hoàn toàn ngăn chặn xác định yêu cầu người sử dụng sơ sài, hiểu sai thời gian nỗ lực cần thiết để triển khai, chọn phân hệ không phù hợp, phạm lỗi thiết lập cấu hình,… Việc sử dụng chuyên gia tư vấn phân tích hệ thống giúp ngăn ngừa yếu tố đánh giá giải pháp tối ưu và/hoặc giám sát trình triển khai công ty bán phân phối lại ERP Khi chọn mua phần mềm nước ngoài, công ty thường sử dụng nhân viên tư vấn với chi phí tư vấn trị giá 20% - 70% phí quyền o Chi phí Bảo trì Hàng năm: Chi phí bảo trì hàng năm phải trả cho công ty xây dựng phần mềm hay công ty bán phần mềm khoản phí dịch vụ hàng năm để sửa chữa vấn đề phát sinh Chi phí bảo trì hàng năm thường nằm khoảng 8% đến 20% chi phí quyền ban đầu, điển hình 20% o Chi phí Hành Nội bộ: Một chi phí quan trọng khác chi phí liên quan đến nhân công ty phụ trách trì hệ thống ERP, hỗ trợ người sử dụng giải cố liên quan đến hệ thống Một quy tắc ngầm định chung phải cần nhân viên công nghệ thông tin (Information Technology – IT) công ty cho khoảng 50 người sử dụng hệ thống phức tạp thường đòi hỏi nhiều số nhân viên công nghệ thông tin so với số người sử dụng Một yếu tố khác chi phí hành nội nên xem xét thời gian giá trị người sử dụng hệ thống phạm vi mà họ phải tiêu tốn thời gian việc triển khai hệ thống để giải cố hệ thống Các công cụ ứng dụng điển hình 2.1.PerfectERP Perfect ERP cung cấp giải pháp quản trị toàn diện, giúp doanh nghiệp tự động hoá hầu hết quy trình hoạt động doanh nghiệp: từ mua, bán, quản lý vật tư hàng hoá đến phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý tài kế toán Perfect ERP phát triển Visual Studio.Net Microsoft, dùng sở liệu SQL Server 2005, phát triển tảng ứng dụng WEB (cho phép ứng dụng chạy máy trạm mà không cần phải cài đặt ứng dụng - mô hình thuận lợi cho việc nâng cấp quản trị - độ bảo mật cao) Perfect ERP cung cấp cho người dùng giao diện đơn giản dễ sử dụng - nhằm rút ngắn thời gian đào tạo triển khai - phân hệ đơn giản người dùng xem demo sử dụng ngay, không cần nhiều hỗ trợ từ chuyên viên Hệ thống Perfect ERP xây dựng chế tập trung lưu trữ hệ thống máy chủ đặt trụ sở công ty (cơ chế hỗ trợ việc quản trị nhanh đơn giản - dễ dàng theo dõi) Perfect ERP cung cấp cho khách hàng giải pháp khắc phục khó khăn sau: - - - - - Perfect Management: Cung cấp công cụ cho nhà quản trị, nhà quản lý cấp quyền cho nhân viên đồng thời hỗ trợ công cụ để theo dõi hệ thống, theo dõi nhân viên thao tác thực tác vụ công việc hệ thống, chức theo dõi theo chi nhánh Perfect Financial: Giải pháp quản lý tài kế toán - chức hệ thống, phân hệ cho phép ta cân đối theo dõi số liệu thực chi số liệu báo cáo Perfect Sales: Giải pháp quản lý mua hàng, bán hàng, quản lý hàng tồn kho - theo dõi xác lượng nhập - sản phẩm xuất kho, hạn chế tối đa tình trạng ghi chép sai báo cáo sai số lượng Perfect Manufacturing: Giải pháp quản lý sản xuất, lập kế hoạch nguyên vật liệu Perfect HRM: Giải pháp quản lý nhân sự, bảng lương chấm công, phân hệ cung cấp công cụ trực tiếp kết nối với máy chấm công nhận dạng vân tay để khắc phục số vấn đề như: nhân viên chấm công thế, nhân viên thay đổi bảng chấm công Perfect Asset: Giải pháp quản lý tài sản cố định Các phân hệ hoạt động độc lập kết hợp thành giải pháp tổng thể Perfect ERP có khả kết nối với phân hệ khác hỗ trợ kết nối liệu từ xa (qua internet, qua mạng LAN, WAN, VPN) Hệ thống PERFECT ERP cung cấp cho gồm phần sau: - Quản lý hệ thống Quản lý tài kế toán Quản lý mua hàng Quản lý bán hàng Quản lý kho Quản lý sản xuất Quản lý nhân Quản lý tài sản 2.2.Open bravo Openbravo phần mềm ERP nguồn mở dành cho doanh nghiệp vừa nhỏ Có hai phiên bản: nguồn mở miễn phí (Community Edition) thương mại (Network Edition, 10.000 ơrô năm) ản miễn phí có công nghệ không tin cậy, ổn định thương mại hỗ trợ thức hãng Open bravo có chức sau: Hình 2: Kiến trúc OpenBravo - Quản lý liệu tập trung (Master Data Management) Dữ liệu sản phẩm, phận, danh mục vật tư, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, v.v…Mọi liệu công ty quản lý tập trung, đảm bảo không thừa, không thiếu, không trùng lắp cung cấp cho người, lúc cần thiết - Quản lý mua sắm (Procurement Management) Đơn giá, đơn hàng, phiếu nhận, hóa đơn, kế hoạch mua sắm toán, v.v… Openbravo xử lý toàn thông tin trình mua sắm cách tập trung, thống Mỗi hồ sơ trình chứa liệu hồ sơ trước, tránh nhầm lẫn nhập liệu nhiều lần Do lần theo hồ sơ theo thứ tự thời gian quy trình mua sắm (phiếu đặt mua, phiếu nhận hàng, hóa đơn, toán) biết tình trạng (chờ giao hàng, nhận, xuất hóa đơn, v.v…) ộ phận kế toán có số liệu cập nhật tin cậy - Quản lý kho (Warehouse Management) Các kho khu vực kho, lô hàng, serial number, nhãn, phiếu nhập xuất kho, lưu chuyển kho,… - Quản lý dự án dịch vụ (Project and Service Management) Các dự án, giai đoạn dự án, công việc, nguồn tài nguyên, ngân sách, chi phí, … - Quản lý sản xuất (Production Management) ố trí chung nhà máy, kế hoạch sản xuất, danh mục vật tư, báo cáo tiến độ, chi phí sản xuất, cố, v.v… - Quản lý bán hàng khách hàng (Sales Management and Customer Relationship Management – CRM) iểu giá, lãi suất, đơn hàng, khối lượng, chiết khấu, vận chuyển, xuất hóa đơn, hoa hồng, … - Quản lý tài (Financial Management) Các tài khoản, ngân sách, thuế, tài khoản phải thu, phải trả, bảng cân đối, tài sản cố định, … - Quản lý tình hình doanh nghiệp (Business Intelligence) Các báo cáo chi tiết tổng hợp, phân tích tình hình chung, thông tin hỗ trợ định cho lãnh đạo… 2.3.Compiere Hình 3: Kiến trúc Compiere - Quản lý tình hình doanh nghiệp (Performance Management & Reporting) Compiere có dạng báo cáo khác nhau: báo cáo truy vấn, báo cáo tiêu chuẩn (dạng in ấn), báo cáo tài báo cáo tình hình tài khoản Có thể thiết lập lấy báo cáo từ nhiều sơ đồ kế toán khác Có thể thiết lập giai đoạn báo cáo khác Các số liệu báo cáo dựa kho liệu chung - Quản lý mua sắm (Purchasing) Các công đoạn trình mua sắm quản lý tự động hóa mức tối đa - Quản lý vật tư (Materials Management) Quản lý sản phẩm, biểu giá, phiếu nhập kho, xuất kho, vận chuyển, chi phí vật tư cho sản xuất, … - Quản lý sản xuất (Manufacturing) Lập kế hoạch theo dõi sản xuất - Quản lý đơn hàng (Order Management) Quản lý công đoạn lập bảng chào giá, quản lý đơn đặt hàng, xuất hóa đơn thu tiền Môđun tích hợp chặt chẽ với quản lý vật tư quản lý khách hàng - Quản lý tài (Financial Management) Chương trình kế toán nội doanh nghiệp - Quản lý dự án (Projects) Quản lý dự án sản xuất, kinh doanh công việc doanh nghiệp Song song tích hợp với chương trình ERP chương trình Quản lý Khách hàng (Customer Relationship Management – CRM) Chương trình có môđun Quản lý bán hàng (Sales), Quản lý dịch vụ (Service) Thương mại điện tử (eCommerce) Compiere gồm phiên bản: Community Edition (miễn phí), Standard Edition (25USD/1user/1năm) Professional Edition (50USD/1user/1năm) 2.4.OpenERP OpenERP (thường gọi Tiny ERP) phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp quản lý quan hệ khách hàng mã nguồn mở, thiết kế với mục tiêu có đáp ứng nhanh theo nhu cầu khác doanh nghiệp Những ưu điểm OpenERP - Dễ cài đặt, sử dụng, đầy đủ tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ o Cài đặt tự động o Có thể thao tác qua Web qua ứng dụng Windows o Tài liệu hướng dẫn sử dụng cho người dùng tài liệu kỹ thuật cho lập trình viên o Hỗ trợ 20 ngôn ngữ (hiện chưa hỗ trợ tiếng Việt) - Toàn diện: Có đầy đủ mô đun cần thiết doanh nghiệp (hiện có 500 mô đun) Quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, quản lý mua, quản lý sản xuất, kế toán, tài chính, dịch vụ, quản lý dự án, - Mạnh mẽ o Tự động thu thập thông tin doanh nghiệp o Có thể tự thiết kế báo cáo riêng bạn vòng phút - Linh hoạt o Thay đổi mà không cần phải lập trình o Quản lý module cách linh hoạt (có thể thêm mới, sửa đổi, xoá module cách nhanh chóng) 10 o Dễ dàng nâng cấp di chuyển hệ thống - Hệ thống theo chuẩn o Tương tác qua dịch vụ Web o Có thể tương tác với phần mềm có Joomla, ezPublish, SAP, OSCommerce, LDAP, OpenOffice.org, Microsoft Office, o Mã nguồn mở - Hỗ trợ tất doanh nghiệp với quy mô o Có thể sử dụng cho doanh nhiệp từ vài đến 2000 nhân viên Quản lý nguồn nhân lực (HR) sử dụng tool OpenERP 3.1.Cài đặt OpenERP Nhóm thực tiểu luận cài đặt OpenERP trial version (link download: http://v6.openerp com/downloads ) Cài đặt ERP với bước dựa hướng dẫn website http://doc.openerp com/v6.1/i nstall/windows/allinone/index.html Dưới số hình minh họa việc cài đặt: Hình 4: Các bước cài đặt openERP 11 Mở rộng tích hợp module cài đặt: OpenERP cung cấp khả mở rộng module có sẵn tích hợp hệ thống thực Các quản trị viên hệ thống mở rộng chức dựa giao diện sau: Hình 5: Cài đặt mở rộng module OpenERP 3.2.Ứng dụng tool OpenERP để quản trị nguồn nhân lực Hình 6: Kiến trúc Client-server OpenERP Phần mềm OpenERP hỗ trợ quản lý nguồn nhân lực thông qua số chức sau: - Quản lý nhân viên (Employee management): Giúp quản lý thông tin chi tiết nhân viên, vị trí, vài trò nhân viên phòng ban 12 Hình 7: Giao diện thêm nhân viên Hình 8: Danh sách nhân viên Hình Xem thông tin chi tiết nhân viên 13 - - Quản lý hợp đồng (Contract management): Quản lý hợp đồng nhân viên Trong chứa nhiều thông tin khác ngày bắt đầu, kết thúc hợp đồng, cấu trúc lương, bảng lương, vai trò, nhiệm vụ, thời gian làm việc… Quản lý trình tuyển dụng (Recruitment management): Hỗ trợ giao diện, báo cáo để theo dõi trình tuyển dụng một, số vị trí Hình 10: Quản lý trình vấn theo KanBan Hình 11: Thêm hồ sơ vấn - Quản lý ngày nghỉ (Holiday management) Quản lý loại ngày nghri khác nhau, yêu cầu xin nghỉ, đồng ý, không đồng ý yêu cầu Báo cáo ngày nghỉ nhân viên 14 Hình 12 Dánh sách yêu cầu nghỉ Hình 13 Lọc, nhóm để quản lý dễ - Quản lý chi phí nhân viên (Employee expense management): giúp quản lý công tác phí nhân viên, có liên quan đên tài kế toán Quy trình xử lý chi phí sau: Hình 14 Quy trình quản lý chi phí nhân viên 15 Hình 15: Giao diện quản lý chi phí - Quản lý làm (Times sheet) Đây dịch vụ mà hầu hết công ty cài đặt Hàng ngày nhân viên làm việc cho project đó, họ thêm vào dòng timesheets họ với thông tin tin chi tiết thời gian làm việc cho dự án Quản lý thời gian làm việc đánh giá hiệu làm việc nhân viên thực theo quy trình sau: Hình 16 : Quy trình quản lý thời gian làm việc nhân viên 16 Hình 17: Đăng kí thời gian làm việc Hình 18 : Quản lý thời gian làm việc Ứng dụng ERP ViettinBank Tại ViettinBank, hệ thống ERP triển khai thực năm 2010 qua hai giai đoạn Sau khoảng hai năm thực triển khai, dự án ERP ViettinBank – đánh giá dự án lớn ngành ngân hàng – trị giá gần 4,3 triệu USD FPT IS thực triển khai hoàn thành Tại ViettinBank, FPT IS triển khai cài đặt hệ thống dựa phần mềm Oracle với nhiều phân hệ khác để phục vụ cho họat động nghiệp vụ Trong phạm vi tiểu luận giới hạn thời gian, nhóm thực tìm hiểu số thông tin số phân hệ tổ chứuc như: - Module HP (Hyperion Planning) – phân hệ sử dụng lập kế hoạch ngân sách Module quản lý tài nội Sử dụng phần mềm Oracle EBS Module HR (Human resource) – phân hệ sử dụng quản lý nguồn nhân lực Sử dụng phần mềm PeopleSoft Oracle (nhóm chưa tìm hiểu module triển khai cụ thể ViettinBank 17 4.1.Module lập kế hoạch ngân sách Module triển khai dựa phần mềm Hyperion Planning Oracle Tiếp theo, nhóm xin trình bày kiến trúc hệ thống HP thông qua hai mô hình kiến trúc: - Mô hình chức năng: Mô tả thành phần chức nghiệp vụ Module quản lý tài nội - Mô hình kiến trúc hệ thống: Mô tả thành phần hệ thống tương ứng với sản phẩm Oracle Trong hai mô hình sử dụng số từ viết tắt sau: - HP: Hyperion Planning - Oracle EPM: Oracle Enterprise Performance Management FDM: Financial Data Quality Management ETL: Extraction Transformation Loading DAC: DataWarehouse Administration Console 4.1.1 Mô hình chức Source system ETL Database Applicatio n Presentatio nn INCAS Inputting /Queryin g Treasur y Informatic a ATM DATABAS E DAC EPM Reporting FTP ERP Hình 19: Mô hình chức module HP Lớp Mô tả Source system - Dữ liệu nguồn hệ thống tác nghiệp Vietinbank ETL - Thời điểm lấy liệu tuỳ thuộc vào hệ thống 18 Lớp Mô tả Database - Application - Presentation - nguồn, với HP lấy theo tháng Được lấy sau chạy batch cuối tháng hệ thống nguồn - Việc lấy liệu thực tự động manual Lớp lưu tất liệu sau tích hợp sang module HP lưu tất liệu hệ thống HP Lớp ứng dụng HP Lớp người dùng cuối: Lập kế hoạch, dự toán ứng dụng Tra cứu thông tin số thực khai thác báo cáo tình hình thực kế hoạch 4.1.2 Mô hình kiến trúc hệ thống Source system ETL Database 10.0.84.21 HP database 10.0.84.24 DB2 Mapping Oracle Database 11g Application Presentation Oracle Foundation Frame work Oracle EPM(10.0.84.25) - Hyperion Planning Oracle SQL Server File Workflow ETL Execution Plan Staging Database 10.0.84.22 (Staging,HP, OFSA,REV, MIS schema) Oracle EPM(10.0.84.25) - Financial Data Quality Management Informatica DAC - Hyperion Planning Application - HP Financial Reporting Studio HP Hyperion Essbase DB 10.0.84.25 10.0.84.23 Hình 20: Mô hình kiến trúc hệ thống module HP Lớp Source system Cung cấp liệu Số thực cho module HP Module HP tích hợp từ nhiều hệ thống nguồn (hệ thống tác nghiệp) Vietin ank INCAS (corebanking), ATM, Treasury, ERP, FTP, Excel file Các hệ thống nguồn lưu trữ nhiều loại sở liệu khác nhau: DB2, Oracle Database, SQL Server, Excel file 19 Lớp ETL: Thực việc trích xuất liệu/chuyển đổi/tải vào STAGING, nơi lữ trữ liệu cho modules dự án ERP - ETL tool sử dụng Informatica Power Center, công cụ tích hợp liệu có công nghệ vượt trội - DAC tool dùng để gom tiến trình Infomatica, để thực theo kịch dựng sẵn cách tự động thực manual có yêu cầu Lớp Database sử dụng Oracle Database 11g Release bao gồm: - STAGING(10.0.84.22): (Chi tiết việc mapping ETL liệu từ nguồn HP tài liệu HP_Mapping&ETL.docx) Trên máy Staging lưu trữ liệu lấy từ nguồn modules dự án ERP (MIS, HP, OFSA,…) Với HP gồm schemas: o Staging schema lưu bảng chứa liệu cho modules HP lấy từ nguồn Hàng ngày tính toán cộng dồn cho: thu nhập lãi từ cho vay, số dư bảo lãnh bình quân theo tháng đến cuối tháng, tất liệu module HP lấy lần vào ngày cuối tháng o HP schame: Tính toán theo mapping module HP từ liệu Staging schema - HP database (10.0.84.24): Cơ sở liệu HP application, lưu trữ cấu hình ứng dụng, tham số hệ thống - HP Hyperion Essbase(10.0.84.23): Lưu trữ cấu trúc, liệu Dimensions, forms,… ứng dụng HP Lớp Application(10.0.84.25) bao gồm ứng dụng: - Oracle Enterprise Performance Manegement: o Hyperion Planning: Ứng dụng lập kế hoạch dự toán ngân sách, theo dõi tình hình thực kế hoạch o Financial Data Quality Management: làm nhiệm vụ chuyển liệu tích hợp từ Hp schema(trên Staging) sang Essbase database - Oracle Hyperion Essbase Server: Lưu trữ liệu ứng dụng HP: chiều lập kế hoạch, số kế hoạch, số thực Lớp Presentation 20 - Hyperion Planning Application: Hiển thị form, chức cho việc lập kế hoạch dự toán ngân sách - Hyperion Planning Financial Reporting: Hiển thị báo cáo đầu module HP: tình hình thực kế hoạch 4.2.Module quản lý tài nội Module quản lý tài nội Oracle EBS triển khai cho đơn vị nghiệp phạm vi CoreBanking (151 đơn vị) (5 đơn vị) toàn ngân hàng; hợp báo cáo tài công ty con, chi nhánh Đức, Lào để tạo thành báo cáo tài theo quy mô tập đoàn Module hệ thống tác nghiệp với đầy đủ chức phục vụ cho nghiệp vụ tài nội VietinBank, bao gồm phân hệ: - - - Sổ tổng hợp (GL): Phân hệ GL có chức năng: Quản lý hệ thống tài khoản, quản lý lịch kế toán, quản lý loại tiền tệ ghi sổ, xử lý bút toán nhập trực tiếp tổng hợp từ sổ chi tiết, quản lý ngân sách, cung cấp báo cáo Ngoài GL xử lý bút toán nhập trực tiếp, tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết, quản lý ngân sách, cung cấp báo cáo tài chính… Quản lý công nợ phải trả (AP): Phân hệ AP quản lý công nợ thông qua quản lý nhà cung cấp; hóa đơn mua hàng, hóa đơn chi phí; khoản toán cho nhà cung cấp quản lý hợp đồng phát sinh Quản lý công nợ phải thu (AR): quản lý khoản phải thu liên quan đến lý tài sản, thu cổ tức, khoản phải thu khác (trừ khoản tạm ứng) Quản lý hợp đồng (PO): quản lý kế hoạch vốn sử dụng cho việc mua sắm tài sản, xây dựng hàng năm hợp đồng mua sắm, xây dựng bản, cung ứng dịch vụ,… Quản lý tài sản (FA): quản lý toàn hệ thống tài sản ngân hàng, bao gồm việc nhập tài sản, điều chuyển, khấu hao, lý tài sản,… Quản lý công cụ dụng cụ (CCDC) cho phép quản lý CCDC cách tập trung chi tiết tới phòng/ ban nhân viên quản lý CCDC Quản lý ấn quản lý tồn kho, nhập xuất kho ấn nguyên vật liệu 21 Hình 21: Các thành phần module quản lý tài nội Các phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, phân hệ GL trung tâm module quản lý tài nội Quản lý tài nội cho phép người dùng nhập liệu lần giao dịch, phân hệ có chuyển tiếp kế thừa nhằm tránh sai sót thiếu liệu, đồng thời tiết kiệm thời gian thao tác Người dùng truy vấn sâu thông tin chi tiết tới nghiệp vụ phát sinh, từ hỗ trợ công tác kiểm toán nội kiểm soát tài Hệ thống có khả tự động hóa nhiều quy trình: cập nhật số liệu từ sổ phụ kế toán lên sổ hay kết chuyển giá trị tài sản xây dựng dở dang thành tài sản… 22 Tài liệu tham khảo - PGS Huỳnh Quyết Thắng, Bài giảng mô hình kiến trúc hệ thống thông tin quản lý, "Lecture5 - ERP" Đặng Thị Thu Phương, "Sắp vận hành hệ thống Quản lý tài nội ERP", http://www.vietinbank.vn/web/home/vn/news/11/09/110922_2.html Nguyễn Hữu Thuyết, tiểu luận "Tìm Hiểu Hệ Thống ERP Trong Doanh Nghiệp" Wikipedia, "Enterprise resource planning", http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_ planning “Human Resource modules (HRM)”, http://www.netcerto.eu/en/openerppossibilities/human-resource-modules-hrm “Human Resource management with OpenERP” , http://theblog.enovatech.net/2011/09/human-resource-management-with-openerp/ A [...]... thế nào tại ViettinBank 17 4.1.Module lập kế hoạch và ngân sách Module này triển khai dựa trên phần mềm Hyperion Planning của Oracle Tiếp theo, nhóm xin trình bày kiến trúc hệ thống HP thông qua hai mô hình kiến trúc: - Mô hình chức năng: Mô tả các thành phần chức năng nghiệp vụ Module quản lý tài chính nội bộ - Mô hình kiến trúc hệ thống: Mô tả các thành phần hệ thống tương ứng với các sản phẩm của... Quyết Thắng, Bài giảng các mô hình và kiến trúc hệ thống thông tin quản lý, "Lecture5 - ERP" Đặng Thị Thu Phương, "Sắp vận hành hệ thống Quản lý tài chính nội bộ ERP" , http://www.vietinbank.vn/web/home/vn/news/11/09/110922_2.html Nguyễn Hữu Thuyết, bài tiểu luận "Tìm Hiểu Hệ Thống ERP Trong Doanh Nghiệp" Wikipedia, "Enterprise resource planning", http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_ planning... xử lý các bút toán nhập trực tiếp, tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết, quản lý ngân sách, cung cấp các báo cáo tài chính… Quản lý công nợ phải trả (AP): Phân hệ AP quản lý công nợ thông qua quản lý các nhà cung cấp; các hóa đơn mua hàng, hóa đơn chi phí; các khoản thanh toán cho nhà cung cấp và quản lý hợp đồng phát sinh Quản lý công nợ phải thu (AR): quản lý các khoản phải thu liên quan đến thanh lý. .. openERP 11 Mở rộng tích hợp các module cài đặt: OpenERP cung cấp khả năng mở rộng các module có sẵn khi tích hợp hệ thống thực Các quản trị viên hệ thống có thể mở rộng chức năng dựa trên giao diện như sau: Hình 5: Cài đặt mở rộng các module trong OpenERP 3.2.Ứng dụng tool OpenERP để quản trị nguồn nhân lực Hình 6: Kiến trúc Client-server của OpenERP Phần mềm OpenERP hỗ trợ quản lý nguồn nhân lực thông. .. theo quy mô cả tập đoàn Module này là một hệ thống tác nghiệp với đầy đủ các chức năng phục vụ cho các nghiệp vụ tài chính nội bộ của VietinBank, bao gồm 7 phân hệ: - - - Sổ cái tổng hợp (GL): Phân hệ GL có các chức năng: Quản lý hệ thống tài khoản, quản lý lịch kế toán, quản lý các loại tiền tệ ghi sổ, xử lý các bút toán nhập trực tiếp hoặc tổng hợp từ sổ chi tiết, quản lý ngân sách, cung cấp các báo... thể - Quản lý vật tư (Materials Management) Quản lý sản phẩm, biểu giá, phiếu nhập kho, xuất kho, vận chuyển, chi phí vật tư cho sản xuất, … - Quản lý sản xuất (Manufacturing) Lập kế hoạch và theo dõi sản xuất 9 - Quản lý đơn hàng (Order Management) Quản lý các công đoạn lập bảng chào giá, quản lý các đơn đặt hàng, xuất hóa đơn và thu tiền Mô un này tích hợp chặt chẽ với quản lý vật tư và quản lý khách... (CCDC) cho phép quản lý CCDC một cách tập trung và chi tiết được tới từng phòng/ ban nhân viên quản lý CCDC Quản lý ấn chỉ quản lý tồn kho, nhập xuất kho ấn chỉ và nguyên vật liệu 21 Hình 21: Các thành phần của module quản lý tài chính nội bộ Các phân hệ trên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đó phân hệ GL là trung tâm của module quản lý tài chính nội bộ Quản lý tài chính nội bộ cho phép người... các khoản phải thu khác (trừ các khoản tạm ứng) Quản lý hợp đồng (PO): quản lý kế hoạch vốn sử dụng cho việc mua sắm tài sản, xây dựng cơ bản hàng năm và các hợp đồng mua sắm, xây dựng cơ bản, cung ứng dịch vụ,… Quản lý tài sản (FA): quản lý toàn bộ hệ thống tài sản của ngân hàng, bao gồm việc nhập mới tài sản, điều chuyển, khấu hao, thanh lý tài sản,… Quản lý công cụ dụng cụ (CCDC) cho phép quản lý. .. thêm vào một dòng trong timesheets của họ với thông tin tin chi tiết về thời gian làm việc cho dự án đó Quản lý thời gian làm việc và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên có thể thực hiện theo quy trình sau: Hình 16 : Quy trình quản lý thời gian làm việc của nhân viên 16 Hình 17: Đăng kí thời gian làm việc Hình 18 : Quản lý thời gian làm việc 4 Ứng dụng ERP tại ViettinBank Tại ViettinBank, hệ thống. .. hàng - Quản lý tài chính (Financial Management) Chương trình kế toán nội bộ doanh nghiệp - Quản lý dự án (Projects) Quản lý các dự án sản xuất, kinh doanh và các công việc trong doanh nghiệp Song song và tích hợp với chương trình ERP là chương trình Quản lý Khách hàng (Customer Relationship Management – CRM) Chương trình này có 3 mô un là Quản lý bán hàng (Sales), Quản lý dịch vụ (Service) và Thương