So tay huong dan ATD WB8

Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án DRSIP (sau đây gọi là Sổ tay vận hành dự án) để quy định các trình tự thủ tục trong quản lý, tổ chức thực hiện, giám sát và đánh giá dự án. Căn cứ vào Dự thảo hiệp định tài trợ (sau đàm phán), Tài liệu thẩm định dự án của WB (PAD), Báo cáo nghiên cứu khả thi (FS) dự án được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Bộ NNPTNT) phê duyệt của Dự án Sửa chữa và nâng cao an toàn đập (DRSIP) vay vốn Ngân hàng Thế giới; Khung chính sách tái định cư Dự án Sửa chữa và nâng cao an toàn đập được Chính phủ phê duyệt, Khung Chính sách quản lý môi trườngxã hội, Khung Chính sách Phát triển dân tộc thiểu số Dự án Sửa chữa và nâng cao an toàn đập được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phê duyệt; Các hướng dẫn, chính sách của Ngân hàng Thế giới, Luật và các quy định hiện hành trong nước.

BAN QUẢN LÝ TRUNG ƯƠNG CÁC DỰ ÁN THỦY LỢI

DỰ ÁN SỬA CHỮA VÀ NÂNG CAO AN TOÀN ĐẬP

Vietnam - Dam Rehabilitation and Safety Improvement Project

(Dự án DRSIP/WB8)

SỔ TAY VẬN HÀNH DỰ ÁN (PROJECT OPERATION MANUAL/POM)

Kèm theo Quyết định số: /QĐ-BNN-HTQT ngày tháng năm 2015 của

Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Hà Nội, 9/2015

MỤC LỤC

BẢNG VIẾT TẮT VÀ THUẬT NGỮ 6

LỜI NÓI ĐẦU 9

CƠ SỞ PHÁP LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN 10

TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 11

1.1.Mục tiêu dự án 11

1.2.Thời gian thực hiện 11

1.3.Nội dung hoạt động của dự án 11

1.4.Địa điểm thực hiện dự án 12

TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN 14

1.5.Tổ chức quản lý thực hiện dự án 14

1.6 Cơ chế làm việc, trách nhiệm các cơ quan thực hiện dự án 14

LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN 19

1.7.Kế hoạch tổng thể thực hiện dự án 19

1.7.1 Nội dung của kế hoạch tổng thể 19

1.7.2 Cập nhật kế hoạch thực hiện tổng thể 20

1.8.Kế hoạch chi tiết hàng năm 20

1.8.1 Nội dung của kế hoạch chi tiết hàng năm: 20

1.8.2 Quy trình xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch chi tiết hàng năm thực hiện Dự án 21

1.9.Kế hoạch đào tạo 21

1.9.1 Nội dung của kế hoạch đào tạo 21

1.9.2 Quy trình xây dựng kế hoạch đào tạo 21

1.10.Kế hoạch đấu thầu 21

1.11.Kế hoạch tài chính (vốn) hàng năm .22

QUẢN LÝ ĐẤU THẦU, MUA SẮM 24

1.12.Mục đích 24

1.13.Những nội dung chính 24

1.13.1 Áp dụng hướng dẫn của WB về Đấu thầu và Tư vấn 24

1.13.2 Các nguyên tắc chính trong quá trình đấu thầu mua sắm 24

1.13.3 Tính hợp lệ 24

1.13.5 Liên danh, Hợp đồng phụ/Tư vấn phụ 27

1.13.6 Đấu thầu không hợp lệ 28

1.13.7 Gian lận và tham nhũng 28

1.13.8 Kế hoạch đấu thầu 29

1.13.9 Sử dụng các tiêu chuẩn của Ngân hàng và tài liệu đấu thầu mẫu .29 1.13.10 Xử lý khiếu nại trong quá trình đấu thầu 30

1.14.Chuẩn bị và cập nhật kế hoạch đấu thầu 30

1.15.Các phương thức và thủ tục áp dụng trong việc đấu thầu 32

1.15.1 Quy định chung 32

1.15.2 Các phương thức đấu thầu 32

1.15.3 Quản lý và kế hoạch đấu thầu sơ bộ 33

1.16.Hướng dẫn thủ tục mua sắm hàng hóa 33

1.16.1 Đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB) cho hàng hóa 33

1.16.2 Đấu thầu cạnh tranh trong nước (NCB) cho hàng hóa ở cấp Trung ương 41

1.16.3 Đấu thầu cạnh tranh trong nước (NCB) cho hàng hóa ở cấp Tỉnh.43 1.16.4 Mua sắm hàng hóa (Shopping) 48

1.16.5 Chỉ định thầu cho hàng hóa (DC) (bảng 4.6) 52

1.17.Hướng dẫn thực hiện đấu thầu xây lắp 54

1.17.1 Đấu thầu cạnh tranh trong nước (NCB) cho xây lắp chỉ thực hiện ở cấp Tỉnh 54

1.17.2 Chào hàng cạnh tranh cho xây lắp 57

1.17.3 Hợp đồng trực tiếp cho xây lắp 57

1.18.Hướng dẫn thực hiện phương thức tuyển chọn tư vấn 57

1.18.1 Lựa chọn tư vấn trên cơ sở chất lượng và chi phí (QCBS) hoặc lựa chọn trên cơ sở giá thấp nhất (LCS) 58

1.18.2 Lựa chọn trên năng lực tư vấn (CQS) 68

1.18.3 Lựa chọn Tư vấn cá nhân 75

1.18.4 Chỉ định thầu cho Tư vấn (SSS) 79

1.19.Lưu trữ hồ sơ, xem xét từ Chính phủ và Ngân Hàng 80

1.19.1 Lưu trữ hồ sơ 80

1.19.2 Những xem xét từ NHTG 81

1.19.3 Xem xét bởi Chính phủ 83

1.20.Phòng, chống gian lận, tham nhũng trong đấu thầu 83

QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG 85

1.21.Tuân thủ các điều khoản hợp đồng 85

1.22.Giám sát bởi Đơn vị thực hiện dự án (PIAs) 85

1.23.Sửa đổi các Hợp đồng đã ký 85

1.24.Hiệu suất không đạt yêu cầu 85

QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 87

1.25.Quản lý tài chính 87

1.26.Giải ngân 87

1.27.Quy trình đề xuất và thông báo vốn: 88

1.27.1 Đề xuất vốn: 88

1.27.2 Thông báo vốn: 88

1.27.3 Điều chỉnh vốn trong năm: 89

1.27.4 Các Bộ Công thương, Bộ Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm đề xuất, thông báo và điều chỉnh kế hoạch vốn của hợp phần do mình quản lý thực hiện 89

1.28.Nguyên tắc quản lý Tài chính dự án và chi phí hành chính 89

1.28.1 Quản lý tiền mặt 89

1.28.2 Nguồn cho Chi phí hành chính 90

1.28.3 Sử dụng Chi phí hành chính và Quản lý chi tiêu 90

1.29.Quy trình thanh toán và giải ngân 91

1.29.1 Các tài khoản Dự án và Quy trình mở Tài khoản 91

1.29.2 Các tài khoản phụ cho dự án của tỉnh: 91

1.29.3 Phân bổ / thanh toán từ tài khoản phụ: 92

1.30.Quy định chung của hệ thống kế toán dự án 93

1.31.Tổ chức kế toán 94

1.31.1 Cấp độ Quyền hạn và Trách nhiệm 94

1.31.2 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu trong dự án 96

1.32.Sổ sách kế toán 103

1.32.1 Quy định chung 103

1.32.2 Danh sách các sổ sách kế toán 103

1.33.Quy trình báo cáo, tổng kết và Quyết toán 106

1.33.1 Quy định chung 106

1.33.2 Quy định chi tiết 106

1.34.Kiểm soát 107

1.35.Kiểm toán nội bộ 108

1.35.2 Chức năng, nhiệm vụ của Nhóm kiểm toán nội bộ 108

1.36.Kiểm toán Báo cáo tài chính dự án hàng năm 109

1.36.1 Nguyên tắc chung 109

1.36.2 Nội dung báo cáo tài chính của dự án 110

1.37.Quyết toán dự án hoàn thành 110

Quyết định phê duyệt quyết toán hoàn thành của các tiểu dự án phải được gửi Bộ NN&PTNT, CPMU/CPO để tổng hợp quyết toán theo quy định 112

1.38.Quản lý tài sản dự án 112

1.38.1 Nguyên tắc quản lý tài sản 112

1.38.2 Quản lý, sử dụng tài sản trong quá trình thực hiện dự án 112

1.38.3 Xử lý tài sản sau khi dự án kết thúc 113

1.39 Cho vay lại của dự án 113

1.40.Hướng dẫn của IDA 113

THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH AN TOÀN 114

1.41.Nguyên tắc 114

1.42.Trách nhiệm, nhiệm vụ của các đơn vị về thực hiện chính sách an toàn môi trường và xã hội 115

1.43.Yêu cầu về bố trí nhân sự về An toàn, môi trường và Xã hội 121

1.44.Qui định về Phân loại đập 121

1.45 Quy trình Chuẩn bị và Thực hiện Quản lý An toàn Môi trường - Xã hội 122

1.46.Quan Trắc và Giám sát .128

GIÁM SÁT, ĐÁNH GIÁ VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO 130

1.47.Trách nhiệm và nội dung giám sát 130

1.48.Bộ NN&PTNT vai trò cơ quan Chủ quản Dự án 130

1.49.Chủ đầu tư Dự án thành phần 130

1.50.CPMU /PPMUs 131

1.51.Yêu cầu và mục tiêu của công tác đánh giá 131

1.52.Công tác đánh giá 131

1.53.Các giai đoạn đánh giá 132

1.53.1 Đánh giá ban đầu 132

1.53.2 Đánh giá định kỳ 6 tháng 132

1.53.4 Đánh giá kết thúc 133

1.53.5 Đánh giá tác động 134

1.53.6 Đánh giá đột xuất 134

1.54.Các chỉ số kết quả và chỉ tiêu đánh giá 134

1.55.Chế độ báo cáo của Dự án 138

1.55.1 Chế độ báo cáo theo quy định của Chính phủ 138

1.55.2 Chế độ báo cáo theo quy định của WB (cam kết trong Hiệp định tài trợ) 139

1.55.3 Cơ chế thông tin, liên lạc của dự án 139

CHỐNG THAM NHŨNG VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI 141

1.56.Chống tham nhũng và gian lận 141

1.57.Kiện toàn công tác quản lý tài chính 142

1.58.Các biện pháp giảm nhẹ 142

1.59.Xử lý khiếu nại 143

1.60.Hành động của Ngân hàng Thế giới 143

CÁC PHỤ LỤC 144

Phụ lục 1: Tài liệu pháp lý và tài liệu khác liên quan đến quản lý thực hiện dự án 145

Phụ lục 2: Thực hiện chính sách an toàn môi trường xã hội 146

Phụ lục 4: Kết cấu của một kế hoạch hành động tái định cư 236

Phụ lục 5: Chiến lược truyền thông 237

Phụ lục 6: Phương pháp đấu thầu và ngưỡng xem trước 244

Phụ lục 7: Khung chính sách an toàn đập đối với dự án DRSIP 248

Phụ lục 8: Kế hoạch đào tạo tổng thể dự án 278

Phụ lục 9: Kế hoạch giám sát và đánh giá 287

Phụ lục 10: Tiêu chí lựa chọn và trình tự thực hiện tiểu dự án 295

Phụ lục 11: Bảng tổng mức đầu tư tiểu dự án 303

303

BẢNG VIẾT TẮT VÀ THUẬT NGỮ

CNTT Công nghệ thông tin

CPO Ban Quản lý Trung ương các Dự án thủy lợi

CPMU Ban quản lý dự án trung ương thuộc CPO

CSEP Kế hoạch quản lý môi trường chi tiết theo hợp đồng

DARD/Sở NN&PTNT Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn

DRSIP/WB8 Dự án Sửa chữa và nâng cao an toàn đập

DWRM Cục Quản lý tài nguyên nước Bộ Tài nguyên và Môi trườngĐTM (EIA) Đánh giá tác động môi truường

EMDP Kế hoạch phát triển dân tộc thiểu số

IBRD Ngân hàng tái thiết và phát triển Quốc tế

ISEA

Cục kỹ thuật an toàn và môi trường công nghiệp Bộ Công Thương

LCS Tuyển chọn dựa trên cơ sở chi phí thấp nhất

M&E Hệ thống giám sát và đánh giá

MARD/Bộ NN&PTNT Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Ngân hàng phát triển đa phương/Multilateral development bank

MoNRE/ Bộ TN&MT Bộ Tài nguyên môi trường

MPI/ Bộ KH&ĐT Bộ Kế hoạch và Đầu tư

DSPE Đội chuyên gia tư vấn an toàn đập Quốc tế

NDSPE Đội chuyên gia tư vấn an toàn đập trong nước

SPFS Báo cáo tài chính cho những mục đích đặc biệt

LỜI NÓI ĐẦU

Căn cứ vào Dự thảo hiệp định tài trợ (sau đàm phán), Tài liệu thẩm định dự án của WB (PAD), Báo cáo nghiên cứu khả thi (FS) dự án được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Bộ NN&PTNT) phê duyệt của Dự án Sửa chữa và nâng cao an toàn đập (DRSIP) vay vốn Ngân hàng Thế giới; Khung chính sách tái định cư Dự án Sửa

chữa và nâng cao an toàn đập được Chính phủ phê duyệt, Khung Chính sách quản lý

môi trường-xã hội, Khung Chính sách Phát triển dân tộc thiểu số Dự án Sửa chữa và nâng cao an toàn đập được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phê duyệt; Các hướng dẫn, chính sách của Ngân hàng Thế giới, Luật và các quy định hiện hành trong nước

Bộ NN&PTNT ban hành Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án DRSIP (sau đây gọi là Sổ tay vận hành dự án) để quy định các trình tự thủ tục trong quản lý, tổ chức

thực hiện, giám sát và đánh giá dự án

CƠ SỞ PHÁP LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN

• Hiệp định tín dụng dự án;

• Các Luật xây dựng số 50/2014/QH13 ngày 18/6/2014; Luật sửa đổi, bổ sung một

số Điều của các Luật liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản số 38/2009/QH12 ngày 19/6/2009 của Quốc hội khóa 11 và khóa 12 nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

• Nghị định 38/2013/NĐ-CP ngày 23/4/2013 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) và nguồn vay ưu đãi của các nhà tài trợ; Nghị định 46/2015/NĐ-CP ngày 12/5/2015 của Chính phủ về Quản lý chất lượng

và bảo trì công trình; Nghị định 59/2015/NĐ-CP ngày 18/6/2015 của Chính phủ về Quản

lý dự án đầu tư xây dựng số 32/2015/NĐ-CP ngày 25/3/2015 về quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình

• Quyết định số: ……/1858/QĐ-TTg ngày …/…/2/11/201… 5 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt danh mục dự án Sửa chữa và nâng cao an toàn đập;

• Quyết định số: ……/QĐ-TTg ngày …/…/201… của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Khung chính sách Tái định cư (RPF) dự án Sửa chữa và nâng cao an toàn đập;

• Quyết định số: ……./QĐ-BNN-HTQT ngày …/…/201… của Bộ trưởng Bộ NN&PTNT về việc phê duyệt Dự án đầu tư (Báo cáo nghiên cứu khả thi) dự án Sửa chữa và nâng cao an toàn đập;

• Quyết định số: ……./QĐ-BNN-HTQT ngày …/…/201… của Bộ trưởng Bộ NN& PTNT về việc phê duyệt Khung chính sách dân tộc thiểu số (EMPF) dự án Sửa chữa và nâng cao an toàn đập;

• Quyết định số: ……./QĐ-BNN-KHCN ngày …/…/201… của Bộ trưởng Bộ NN& PTNT về việc phê duyệt Khung quản lý môi trường xã hội (ESMF) dự án Sửa chữa và nâng cao an toàn đập;

• Hướng dẫn của WB về mua sắm hàng hóa, công trình và dịch vụ phi tư vấn đối với các khoản vay IBRD, khoản tín dụng và hỗ trợ không hoàn lại từ IDA (tháng 1/2011);

• Hướng dẫn của WB về tuyển chọn và thuê tư vấn đối với các khoản vay IBRD, khoản tín dụng và hỗ trợ không hoàn lại từ IDA (tháng 1/2011);

TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 1.1 Mục tiêu dự án

Mục tiêu tổng thể:

Hỗ trợ thực hiện Chương trình Bảo đảm an toàn các hồ chứa nước thông qua sửa chữa, nâng cấp các đập ưu tiên, tăng cường năng lực quản lý và vận hành an toàn đập nhằm bảo vệ dân cư và cơ sở hạ tầng, kinh tế - xã hội vùng hạ du

• Hỗ trợ quản lý, thực hiện dự án và nâng cao năng lực quản lý dự án

1.2 Thời gian thực hiện

• Dự kiến 6 từ năm (2016 ÷ 2021)2

1.3 Nội dung hoạt động của dự án

Dự án bao gồm 3 Hợp phần, có tổng vốn đầu tư là 443 triệu USD, trong đó vốn vay là 415 triệu USD vay vốn ODA từ WB và 28 triệu USD vốn đối ứng Kinh phí phân bổ cho Hợp phần 1 là 397,5 triệu USD, Hợp phần 2 là 159 triệu USD, Hợp phần

3 là 109,5 triệu USD và dự phòng cho toàn bộ dự án là 2117 triệu USD Nội dung đầu

tư và phân bổ các nguồn lực như sau:

Hợp phần 1: Khôi phục an toàn đập

Hợp phần này nhằm nâng cao an toàn công trình thông qua các hoạt động sửa chữa, nâng cấp, trang bị cho các đập thủy lợi Bao gồm: i) Thiết kế các giai đoạn, giám sát và kiểm soát chất lượng; ii) sửa chữa, nâng cấp, cải tạo công trình bao gồm sửa chữa đập và công trình liên quan, trang bị thiết bị vận hành và điều khiển, lắp đặt thiết

bị quan trắc tại đầu mối và giám sát; iii) Thiết lập hệ thống quan trắc thủy văn phục vụ

dự báo và cảnh báo; iv) lập Quy trình vận hành và bảo trì, lập Kế hoạch ứng phó khẩn cấp;

Dự án sử dụng một khung để sàng lọc nhằm đề xuất danh mục các đập theo thứ

tự ưu tiên Danh sách các đập thuộc Hợp phần này sẽ được cập nhật, rà soát, đánh giá rủi ro hàng năm

Bộ NN&PTNT sẽ lựa chọn các tiểu dự án ưu tiên đầu tư theo khung sàng lọc áp dụng cho các đập thuộc chương trình an toàn đập Các đập sẽ được ưu tiên lựa chọn đầu tư dựa trên hai tiêu chuẩn kỹ thuật và kinh tế Vì vậy mỗi tiểu dự án ngoài việc đánh giá các tiêu chí rủi ro cần phải chuẩn bị kỹ phân tích kinh tế khi lập Báo cáo nghiên cứu khả thi

Hợp phần 2: Quản lý an toàn đập

Mục tiêu của Hợp phần là cải thiện công tác quản lý, giám sát và vận hành an toàn đập trên lưu vực Hợp phần này sẽ bao gồm hỗ trợ về: i) Trang bị thiết bị phục vụ giám sát vận hành liên hồ chứa và cảnh báo thiên tai trên lưu vực; ii) Thu thập, thiết

kế, quản lý cơ sở dữ liệu; iii) Hoàn thiện khung pháp lý, cải thiện thế chế và chính sách về an toàn đập và quản lý thiên tai; iv) Đào tạo và truyền thông; và v) Hỗ trợ kỹ thuật an toàn đập

Hợp phần 3: Hỗ trợ quản lý dự án

Hợp phần sẽ cung cấp tài chính cho các hoạt động quản lý dự án, hỗ trợ kĩ thuật, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý thực hiện dự án, hỗ trợ đào tạo và tăng cường năng lực quản lý dự án Trong đó bao gồm hỗ trợ cho các đơn vị sau: i) Ban Chỉ đạo cấp cao; ii) Các Ban quản lý dự án; iii) Hỗ trợ kỹ thuật để cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cần thiết nhằm thực hiện dự án kịp thời và hiệu quả;

1.4 Địa điểm thực hiện dự án

Dự án được thực hiện trên các vùng1: i) Trung du và miền núi phía Bắc; ii) vùng đồng bằng sông Hồng và Duyên hải Đông Bắc; iii) vùng Bắc Trung Bộ; iv) Duyên hải Nam Trung Bộ; v) vùng Tây Nguyên Đây là các vùng có số lượng hồ chứa lớn, thời gian khai thác kéo dài, chịu nhiều rủi ro thiên tai và nguy cơ sự cố đập rất cao

1 Toàn lãnh thổ Việt Nam được phân chia thành 7 vùng địa lý: Trung du và miền núi phía Bắc, đồng bằng sông Hồng và Duyên hải Đông Bắc, Bắc Trung Bộ, Duyên hải Nam Trung Bộ, Tây Nguyên, Đông Nam Bộ

Dự án được thực hiện tại các địa phương thuộc Chương trình bảo đảm an toàn

hồ chứa của Chính phủ

TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN 1.5 Tổ chức quản lý thực hiện dự án

Hình thức tổ chức quản lý thực hiện dự án tuân thủ quy định của Nghị định 38/2013/NĐ-CP ngày 23/4/2013 của Chính phủ về Quản lý sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức và các quy định hiện hành về quản lý đầu tư xây dựng công trình hiện hành của Chính phủ

Mô hình chung quản lý và thực hiện dự án, mối liên hệ giữa các đơn vị đã được

Bộ NN&PTNT, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Công thương và Ngân hàng Thế giới thống nhất như sơ đồ dưới đây

Hình 2.1: Mô hình chung quản lý và thực hiện dự án

Để hỗ trợ chỉ đạo, điều phối và đảm bảo chất lượng, các công ty tư vấn, tư vấn

cá nhân sẽ được huy động như: Tư vấn hỗ trợ thực hiện dự án (PIC), tư vấn giám sát độc lập bên thứ ba (ISC), Đội chuyên gia tư vấn an toàn đập trong nước (NDSPE), Đội chuyên gia tư vấn an toàn đập Quốc tế (DSPE), tư vấn M&E

1.6 Cơ chế làm việc, trách nhiệm các cơ quan thực hiện dự án

Cơ chế làm việc, trách nhiệm của các cơ quan trong quá trình tổ chức thực hiện

và quản lý dự án theo quy định của pháp luật Việt Nam và phù hợp với Nhà tài trợ Tương tự như đối với một số dự án ODA khác đang triển khai tại MARD, ưu tiên sử dụng các đơn vị quản lý và tham mưu sẵn có, phân giao nhiệm vụ phù hợp với chức năng và nhiệm vụ

Hỗ trợ Chính sách/

Chủ quản

Hỗ trợ Chính sách/

Điều phối chung và

Đảm bảo chất lượng

Điều phối chung và

Cơ quan thực hiện

cấp Trung ương

Cơ quan thực hiện

Cơ quan thực hiện

(cấp tỉnh)

Cơ quan thực hiện

(cấp tỉnh)

DSPENDSPE

PPMUs

PPCs ISC

Được thành lập ở cấp Trung ương để điều phối các vấn đề chính sách và chiến lược, đưa ra toàn bộ hướng dẫn và hỗ trợ trong việc điều phối Các thành viên của HLWG được bổ nhiệm từ Lãnh đạo và các Cục, Vụ chuyên ngành của các bộ và Lãnh đạo các tỉnh tham gia dự án Lãnh đạo HLWG là Phó Thủ tướng Chính phủ hoặc Lãnh đạo của MARD Tùy theo tình hình cụ thể, HLWG có thể sẽ triệu tập phiên họp hai lần/năm hoặc đột xuất để xem xét, chỉ đạo thực hiện dự án hoặc khi cần thiết.

Là cơ quan chủ quản dự án, chịu trách nhiệm chung toàn bộ dự án, đại diện phía Việt Nam làm việc với Nhà tài trợ trong quá trình tổ chức, triển khai thực hiện dự án; là cấp quyết định đầu tư cho các hồ chứa do bộ trực tiếp quản lý Các cơ quan chức năng như:

Vụ Hợp tác quốc tế là cơ quan đầu mối của MARD làm việc với nhà tài trợ, chịu trách nhiệm chung về quản lý thực hiện dự án tuân thủ Hiệp định vay, hướng dẫn, theo dõi, đánh giá, tổng hợp và định kỳ báo cáo Bộ việc quản lý, thực hiện nguồn vốn tài trợ; tham mưu giúp MARD theo dõi, tổng hợp chung toàn dự án

Tổng cục Thủy lợi là cơ quan chuyên môn chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan tham mưu giúp Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trong quản lý, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về giám sát, kiểm tra đầu tư xây dựng, thẩm tra Báo cáo nghiên cứu khả thi các Tiểu dự án (trừ các Tiểu dự án do Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Công Thương quản lý), Khung an toàn đập, Báo cáo an toàn đập của các Tiểu dự án; Tổ chức lập các thiết kế mẫu để dùng chung cho Dự án (nhà quản lý, gia

cố mái thượng lưu đập, gia cố mặt đập, tháp van cống lấy nước).Tổng cục Thủy lợi là

cơ quan đầu mối quản lý dự án về kỹ thuật chuyên ngành; chủ trì thẩm định, theo dõi, giám sát chung về kỹ thuật chuyên ngành của dự án; đề xuất MARD giải quyết các kiến nghị, đề xuất của CPO và các Chủ đầu tư tiểu dự án theo thẩm quyền; chỉ đạo, hỗ trợ kỹ thuật theo chuyên ngành trong thực hiện các nội dung của dự án về hỗ trợ tăng cường thể chế, quản lý; thực hiện chế độ kiểm tra, giám sát, báo cáo, tham mưu cho

Bộ trong theo dõi, chỉ đạo, giải quyết các vướng mắc, để chỉ đạo thực hiện dự án

Vụ kế hoạch, Vụ Tài chính, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Khoa học công nghệ và môi trường, Thanh tra, Cục quản lý xây dựng công trình và các đơn vị liên quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước, tham mưu giúpcho MARD trong việc quản lý, giám sát, kiểm tra các hoạt động của dự án thực hiện chức năng quản lý Nhà nước theo chức năng và nhiệm vụ

Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Công Thương là cơ quan chủ trì thực hiện và

là cấp quyết định đầu tư, chịu trách nhiệm toàn diện đối với các nội dung được phân giao thuộc Hợp phần 2 Chịu trách nhiệmCác bộ này phối hợp với MARD đề xuất các nội dung phù hợp với mục tiêu và nhiệm vụ của dự án, cử các cơ quan như: Vụ Thủy điện, Cục Kĩ thuật an toàn và Môi trường Công nghiệp, Cục quản lý tài nguyên nước phối hợp với CPO trong quá trình chuẩn bị, xây dựng văn kiện dự án và cử cán bộ tham gia CPMU để thực hiện dự án (nếu cần) Phối hợp với HLWG, MARD và các địa phương trong việc thực hiện, giám sát và đánh giá

Là cấp quyết định đầu tư cho các hồ chứa thuộc phạm vịquyền quản lý của

tỉnh(trừ tiểu dự án nâng cấp sửa chữa hồ Dầu tiếng do Bộ NN&PTNT là cấp quyết định đầu tư), chỉ đạo lập dự án đầu tư, lấy ý kiến thẩm tra của Bộ NN&PTNT trước khi phê duyệt dự án, trường hợp cần điều chỉnh dự án Bộ NN&PTNT; Bố trí đủ, kịp thời vốn đối ứng để thực hiện theo nhiệm vụ được giao trong tổng mức đầu tư của Dự án; Phê duyệt Báo cáo đánh giá tác động môi trường trước khi phê duyệt dự án đầu tư Tiểu dự án, phê duyệt Báo cáo đánh giá môi trường xã hội/Kế hoạch quản lý môi trường xã hội, Kế hoạch hành động tái định cư, Kế hoạch phát triển dân tộc thiểu số (nếu có) UBND các tỉnh phân giao một (01) đơn vị thực hiện đề xuất và giao nhiệm

vụ Chủ đầu tư trên cơ sở chức năng nhiệm vụ và năng lực của đơn vị trực thuộc

UBND tỉnh quyết định giao nhiệm vụ Chủ đầu tư tiểu dự án Các Sở, Ban ngành liên quan, các IMCs của tỉnh phối hợp thực hiện các nội dung trong phạm vi tiểu dự án UBND tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo việc thực hiện các công tác đền bù, tái định cư, thu hồi đất, thực hiện và giám sát các chính sách an toàn phù hợp với quy định trong nước

và của Nhà tài trợ Dự án đầu tư của các tiểu dự án này phải được được thỏa thuận kĩ thuật với MARD trước khi phê duyệt

Thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Chủ dự án theo quy định của pháp luật hiện hành của Chính phủ về ODA: Xây dựng kế hoạch, báo cáo định kì với HLWG và MARD, chịu trách nhiệm giám sát, đôn đốc, hướng dẫn các đơn vị quản lý tiểu dự án trong quá trình thực hiện phù hợp các chính sách của nhà tài trợ cam kết trong Hiệp định vay và các nhiệm vụ khác Tiếp nhận và xử lý thông tin từ các đơn vị liên quan, phối hợp với nhà tài trợ tổ chức đánh giá tình hình thực hiện dự án Tổ chức các khóa đào tạo chung cho toàn bộ dự án CPO được giao là Chủ đầu tư và trực tiếp thực hiện

một số hạng mục công việc phục vụ quản lý hoặc liên quan chung toàn dự áncác phần việc do bộ NN&PTNT trực tiếp quản lý

CPMU giúp CPO thực hiện một số nhiệm vụ Chủ dự án, chịu trách nhiệm thực hiện tổng hợp, lập kế hoạch tổng thể và lập ngân sách, phối hợp với các Bộ, ngành và các cơ quan khác của Chính phủ, thực hiện hệ thống quản lý hiệu quả hoạt động của

dự án; đấu thầu cung cấp dịch vụ tư vấn dự án; phối kết hợp với các cơ quan thực hiện

dự án về việc đấu thầu mua sắm hàng hóa và dịch vụ; giám sát các hoạt động đấu thầu tại địa phương tuân thủ các chính sách của Nhà tài trợ, chuẩn bị các hợp đồng, giải ngân và và thực hiện kiểm toán dự toán, vận hành tài khoản, giám sát và và chuẩn bị các báo cáo tổng hợp dự án (theo quý và hàng năm), báo cáo giám sát chính sách an toàn

Chủ đầu tư các tiểu dự án quản lý thực hiện các hạng mục trong phạm vi tiểu dự

án thông qua PPMU Chủ đầu tư tiểu dự án và PPMU thực hiện chức năng, nhiệm vụ, báo cáo, đề xuất, kiến nghị với các Tổng cục, Cục, Vụ của MARD cũng như các Sở, Ban, Ngành liên quan của tỉnh theo các quy định hiện hành về quản lý đầu tư xây dựng công trình và các nhiệm vụ được MARD phân cấp, ủy quyền Chủ đầu tư tiểu dự án và PPMU sẽ theo sự chỉ đạo và hướng dẫn trực tiếp của CPMU về các vấn đề liên quan đến thực hiện tiểu dự án tuân thủ các cam kết trong Hiệp định tài trợ như: Chính sách

an toàn, đấu thầu, quản lý tài chính,

Ban PPMU thay mặt chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện các hoạt động của tiểu dự án và thực hiện các nhiệm vụ được Bộ hoặc Chủ đầu tư giao nhiệm vụ Ban PPMU sẽ chịu sự hướng dẫn và giám sát của Ban CPMU, và có các nhiệm vụ:

 Xây dựng kế hoạch thực hiện, kế hoạch lựa chọn nhà thầu hàng năm Các kế hoạch sẽ được các PPMU điều chỉnh và cập nhật hàng năm trên cơ sở tiến độ thực hiện thực tế Các kế hoạch cho các hoạt động dùng vốn WB sẽ được gửi Ban CPMU để lấy ý kiến thông qua của WB trước khi trình cấp thẩm quyền phê duyệt;

 Thực hiện theo kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt tuân thủ các quy định trong Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án;

 Chuẩn bị kế hoạch kinh phí hàng năm (kế hoạch giải ngân) cho các nguồn vốn để Chủ đầu tư trình UBND tỉnh phê duyệt đối với vốn đối ứng địa phương, gửi Ban CPMU tổng hợp gửi Bộ NN&PTNT đối với vốn vay và đối ứng trung ương;

 Chuẩn bị và trình các RAP, ESIA, EMP, và thực hiện các kế hoạch này sau khi được cấp thẩm quyền phê duyệt;

 Lập các báo cáo tháng/quý/năm và các báo cáo theo yêu cầu của Ban CPMU phục vụ công tác giám sát & đánh giá, kiểm toán

 Giám sát thi công bao gồm cả giám sát tác động môi trường và xã hội;

 Quản lý các tài khoản của tiểu dự án;

 Trao thầu, ký kết, quản lý hợp đồng và thanh toán cho nhà thầu các quy định trong Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án;

 Lập thư yêu cầu chuyển tiền và giải ngân để trình Ban CPMU theo quy định của Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án;

 Thực hiện thanh lý và quyết toán;

Tiến hành bàn giao công trình theo quy định hiện hành

• Bảo đảm tính khả thi của kế hoạch, cho phép điều chỉnh kế hoạch, có tính đến thời gian xem xét và phê duyệt;

• Kế hoạch phải được cấp có thẩm quyền thông qua hoặc phê duyệt trước khi thực hiện

Các kế hoạch phải lập trong thực hiện Dự án gồm:

• Kế hoạch tổng thể thực hiện dự án: Kế hoạch này đã được lập cùng FS tổng trong giai đoạn chuẩn bị dự án Kế hoạch này sẽ phải được cập nhật, thống nhất với

WB và trình Bộ NN&PTNT phê duyệt

• Kế hoạch thực hiện chi tiết hàng năm (bao gồm kế hoạch thực hiện, chi tiêu và giải ngân);

• Kế hoạch đào tạo;

• Kế hoạch đấu thầu;

• Kế hoạch hành động tăng cường công tác quản lý và minh bạch về đấu thầu mua sắm (GTAP);

• Kế hoạch giám sát bên thứ 3 (do CPMU lập);

• Kế hoạch M&E (do CPMU lập);

• Kế hoạch tài chính

Trong quá trình phối hợp xây dựng các kế hoạch, CPO/CPMU là đơn vị chủ trì, với sự phối hợp của các đơn vị khác

1.7 Kế hoạch tổng thể thực hiện dự án

1.7.1 Nội dung của kế hoạch tổng thể

Kế hoạch tổng thể bao gồm các nội dung sau:

• Hạng mục các công việc chính;

• Nguồn lực sử dụng;

• Thời hạn hoàn thành;

• Mục tiêu chất lượng và chỉ tiêu kết quả cho các hoạt động của Dự án để làm cơ

sở theo dõi, đánh giá

Kế hoạch thực hiện tổng thể dự án đã bao gồm trong Báo cáo nghiên cứu khả thi dự án đã được phê duyệt Sau khi ký Hiệp định, CPMU phải tổng hợp, cập nhật Kế hoạch thực hiện tổng thể dự án, thống nhất với WB và trình cấp có thẩm quyền để phê duyệt

1.7.2 Cập nhật kế hoạch thực hiện tổng thể

• Các Chủ đầu tư/PPMU lập Kế hoạch thực hiện tổng thể dự án thành phần, và gửi CPMU trong vòng 20 ngày kể từ khi Dự án đầu tư (FS) dự án thành phần được phê duyệt

•

• CPMU nghiên cứu, tổng hợp và xây dựng kế hoạch tổng thể chung từ kế hoạch của các tỉnh, thống nhất với WB và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt sau khi ký kết Hiệp định vay;

• Chậm nhất 5 ngày làm việc kể từ ngày Kế hoạch tổng thể được phê duyệt, CPO

có trách nhiệm gửi quyết định phê duyệt (bản gốc) cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư,

Bộ Tài chính, và WB để làm cơ sở cho việc theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện Dự án

1.8 Kế hoạch chi tiết hàng năm

1.8.1 Nội dung của kế hoạch chi tiết hàng năm:

• Các Bộ xây dựng kế hoạch đối với các nội dung thực hiện tại các Bộ, trình Bộ chủ quản phê duyệt đồng thời gửi Ban Quản lý Dự án Trung ương tổng hợp vào

Kế hoạch chung của cả Dự án

• Các tỉnh xây dựng kế hoạch đối với các nội dung hoạt động thực hiện tại địa phương và trình UBND tỉnh phê duyệt đồng thời gửi Ban Quản lý Dự án Trung ương tổng hợp vào Kế hoạch chung của cả Dự án

• Ban Quản lý Dự án Trung ương có trách nhiệm tổng hợp kế hoạch năm của Dự

án để làm cơ sở đánh giá, giám sát việc thực hiện kế hoạch chung của Dự án

Kế hoạch chi tiết hàng năm cần thể hiện các nội dung sau:

• Các nội dung công việc thực hiện

• Kế hoạch hàng năm phải phù hợp với Kế hoạch thực hiện tổng thể.

1.8.2 Quy trình xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch chi tiết hàng năm thực hiện Dự án

• Bước 1: Chủ đầu tư các dự án thành phần lập kế hoạch năm tiếp theo trình Chủ quản phê duyệt và gửi Ban CPMU trước 15 tháng 6 hàng năm;

• Bước 2: CPMU tổng hợp Kế hoạch năm toàn Dự án trước 25 tháng 6 hàng năm;

• Bước 3: Ban CPMU tham khảo ý kiến các đơn vị liên quan, hoàn chỉnh kế hoạch trước 15/7 hàng năm;

• Bước 4: CPO gửi WB, trình Bộ KH&ĐT thẩm định và các Bộ liên quan phê duyệt;

• Bước 5: CPO làm đầu mối, đôn đốc và phối hợp các đơn vị liên quan triển khai thực hiện

1.9 Kế hoạch đào tạo

1.9.1 Nội dung của kế hoạch đào tạo

Kế hoạch đào tạo cần thể hiện các nội dung sau:

• Chủ đề, hoạt động (hội thảo, tọa đàm, khóa học…);

• Đối tượng đào tạo

• Thời gian thực hiện;

• Cá nhân/ Đơn vị tổ chức đào tạo;

• Địa điểm đào tạo;

• Dự kiến chi phí

1.9.2 Quy trình xây dựng kế hoạch đào tạo

• Bước 1: CPMU với sự hỗ trợ của Tư vấn dự thảo Kế hoạch đào tạo tổng thể, lấy

ý kiến của các Chủ đầu tư dự án thành phần;

• Bước 2: CPMU hoàn chỉnh kế hoạch đào tạo gửi WB xem xét thông qua;

• Bước 3: CPO trình Bộ NN&PTNT phê duyệt (thông qua các cục vụ liên quan)

• Cập nhật hàng năm: Kế hoạch đào tạo tổng thể sẽ được cập nhật hàng năm, kế hoạch cập nhật nếu có thay đổi sẽ phải được WB thông qua và các Bộ phê duyệt theo các bước như trên Việc cập nhật kế hoạch đào tạo năm phải căn cứ trên báo cáo kết quả thực hiện đào tạo của năm trước

Hàng năm các Chủ đầu tư dự án thành phần và CPMU phải lập báo cáo đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch đào tạo

Kế hoạch đấu thầu phải bao gồm tối thiểu các nội dung sau:

• Tên gói thầu;

• Nội dung gói thầu

• Giá gói thầu;

• Nguồn vốn;

• Hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu;

• Thời gian lựa chọn nhà thầu;

• Yêu cầu Kiểm tra của WB (trước/sau)

• Cơ quan thực hiện

• Hình thức hợp đồng;

• Thời gian thực hiện hợp đồng

Quy trình xây dựng, cập nhật, phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch lựa chọn nhà thầu

• Các Kế hoạch đấu thầu và cập nhật/điều chỉnh Kế hoạch đấu thầu của các hạng mục công việc dùng vốn vay phải được WB xem xét trước và các Bộ phụ trách phê duyệt/thông qua CPMU có trách nhiệm tổng hợp Kế hoạch đấu thầu và/hoặc cập nhật kế hoạch lựa chọn nhà thầu do các PPMU trình, xem xét sự phù hợp và khả thi, gửi WB lấy ý kiến thông qua Sau khi WB có ý kiến thông qua, các PPMU trình cấp có thẩm quyền phê duyệt

• Kế hoạch đấu thầu của các hạng mục công việc dùng vốn đối ứng sẽ được lập và phê duyệt theo các quy định hiện hành về đấu thầu trong nước

• Kế hoạch đấu thầu sau khi được phê duyệt và/hoặc phê duyệt điều chỉnh sẽ được đăng tải trên báo, website theo quy định

• CPMU/PPMUs triển khai thực hiện Kế hoạch đấu thầu tuân thủ các quy định về đấu thầu trong Sổ tay hướng dẫn này

1.11 Kế hoạch tài chính (vốn) hàng năm

• Kế hoạch tài chính hàng năm phù hợp với kế hoạch giải ngân tổng thể dự án và

kế hoạch thực hiện năm

• Kế hoạch phân rõ từng nguồn vốn vay, đối ứng trung ương, đối ứng địa phương phù hợp quy định của Hiệp định vay và đáp ứng khối lượng yêu cầu thực hiện

• Kế hoạch tài chính hàng năm do các Chủ đầu tư các dự án thành phần lập và gửi Ban CPMU tổng hợp Ban CPO trình MARD thông qua Vụ Kế hoạch để bố trí

kế hoạch vốn hàng năm

Kế hoạch tài chính hàng năm được xây dựng và cập nhật phù hợp tiến độ thực hiện thực tế và thực hiện theo hướng dẫn tại phần Quản lý tài chính của sổ tay này Thời gian hoàn thiện kế hoạch chi tiết hàng năm của dự án trước 31 tháng 7 để tổng hợp chung trong kế hoạch của Bộ;

QUẢN LÝ ĐẤU THẦU, MUA SẮM 1.12 Mục đích

Chương này thảo luận cách các cơ quan thực hiện dự án (PIA) thực hiện công tác đấu thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp và các dịch vụ tư vấn khác thuộc dự án Sửa chữa và nâng cao an toàn đập (DRSIP) được tài trợ bởi ngân hàng thế giới Hiệp định tài chính của IDA cho DRSIP quy định đấu thầu mua sắm sử dụng vốn IDA được thực hiện theo quy định của "Hướng dẫn đấu thầu bằng Vốn vay IBRD và Tín dụng IDA" của Ngân hàng Thế giới vào 1/2011 sửa đổi 7/2014 (sau đây gọi tắt là Hướng dẫn Đấu thầu Mua sắm) và "Hướng dẫn: tuyển chọn và thuê tư vấn do Bên vay của Ngân hàng Thế giới " tháng 1 năm 2011, sửa đổi 7/2014 (sau đây gọi tắt là Hướng dẫn Tư vấn) Tất cả chính sách đấu thầu, thủ tục và hướng dẫn được nêu trong chương này đều được dùng trong quá trình thực hiện dự án Đối với tất cả dự án do Ngân hàng Thế giới tài trợ tại Việt Nam, Điều 3 khoản 3 & 4 của Luật Đấu thầu 43/2013/QH cùng với Điều 1 khoản 3 của Nghị Định 63/2014/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật đấu thầu phải được

áp dụng, trong đó qui định ưu tiên áp dụng các quy định về đấu thầu trong Hiệp định tín dụng của Ngân hàng Thế giới

Chỉ đối với những hợp đồng đấu thầu mua sắm các loại hàng hoá và xây lắp sử dụng 100% vốn trong nước, các PIA sẽ áp dụng các thủ tục đấu thầu theo Luật đấu thầu trong nước và các Nghị định có liên quan

1.13.2 Các nguyên tắc chính trong quá trình đấu thầu mua sắmQuy trình đấu thầu mua sắm do các PIA thực hiện phải đáp ứng các nguyên tắc

cơ bản sau đây: (i) kinh tế và hiệu quả, (ii) cơ hội bình đẳng cho tất cả các nhà thầu/tư vấn đủ điều kiện để cạnh tranh, (iii) khuyến khích sự phát triển của hợp đồng trong nước và các ngành công nghiệp sản xuất và chuyên gia trong nước, (iv) tính minh bạch

và (v) tuyển chọn tư vấn, dịch vụ chất lượng cao

1.13.3 Tính hợp lệ

Theo nguyên tắc chung, để thúc đẩy tính cạnh tranh, Ngân hàng Thế giới cho phép các doanh nghiệp và các cá nhân từ tất cả các nước có thể cung cấp hàng hoá, xây lắp và dịch vụ cho các dự án do Ngân hàng tài trợ Tuy nhiên, trong một số trường hợp ngoại lệ, một doanh nghiệp hoặc một cá nhân có thể được coi là không đủ điều kiện để tham gia vào các hợp đồng đấu thầu mua sắm do Ngân hàng tài trợ Thực tế, PIA nên lưu ý những trường hợp cụ thể của một doanh nghiệp được coi là không đủ điều kiện để tham gia vào dự án đấu thầu mua sắm như sau:

• Các doanh nghiệp, chuyên gia tư vấn của một quốc gia, hay hàng hóa sản xuất trong một Quốc gia mà Bên vay cấm Quan hệ thương mại với nước đó theo quy định chính thức hoặc theo quyết định của Hội Đồng Bảo An Liên Hợp Quốc theo như chương VII của Hiến chương Liên hợp quốc, đất nước của Bên vay nghiêm cấm bất kỳ việc nhập khẩu hàng hoá, hoặc thanh toán cho một quốc gia cụ thể, cá nhân hoặc tổ chức bị cấm theo quy định Đối với dự án này, tại thời điểm phê duyệt dự án, hiện không có quốc gia nào bị cấm theo như các quy định hạn chế

• Một doanh nghiệp có thể gây ra xung đột lợi ích giữa các bên (xem chi tiết trong phần 2.4)

• Các doanh nghiệp nhà nước tại Việt Nam có thể tham gia nếu chứng minh được rằng có đủ các điều kiện sau: (i) có tư cách pháp nhân và có tài chính tự chủ, (ii) hoạt động theo luật doanh nghiệp, (iii) không phải là các cơ quan phụ thuộc Bên vay Cần chú ý đặc biệt đến các trường hợp doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, hay các tỉnh dự án có liên quan đến việc thực hiện đấu thầu mua sắm bởi vì vai trò cụ thể của các Bộ nêu trên hoặc các tỉnh thuộc dự án có thể dẫn đến xung đột lợi ích PIA nên tham khảo ý kiến của Ngân hàng trong trường hợp có nghi ngờ về tính hợp lệ của bất kỳ doanh nghiệp nhà nước nào

• Khi dịch vụ Tư vấn của các trường đại học hoặc trung tâm nghiên cứu thuộc sở hữu nhà nước ở Việt Nam có tính chất độc nhất, và sự tham gia của các tổ chức này đóng vai trò rất quan trọng trong thực hiện dự án, Ngân hàng có thể thoả thuận về việc thuê các tổ chức trên theo từng trường hợp cụ thể Trên cơ sở đó, các giáo sư thuộc các trường đại học hay các nhà khoa học từ các viện nghiên cứu có thể được ký hợp đồng cá nhân cho các dự án mà Ngân hàng tài trợ Các giáo sư thuộc các trường đại học hay các nhà khoa học từ các viện nghiên cứu có thể được ký hợp đồng Tư vấn cá nhân cho các dự án mà Ngân hàng tài trợ nhưng phải có hợp đồng lao động toàn thời gian với các tổ chức của họ và đã thường xuyên thực hiện nhiệm vụ của mình tại tổ chức tương tự trong một năm hoặc hơn trước khi ký hợp đồng với Ngân hàng Các PIA nên đảm bảo đầy đủ tài liệu hỗ trợ để chứng minh các viện nghiên cứu và cá nhân đó có đủ điều kiện tham gia

• Quan chức chính phủ và công chức chỉ có thể được thuê theo hợp đồng tư vấn,

có thể là cá nhân hoặc là thành viên của một nhóm các doanh nghiệp tư vấn nếu

họ (i) đã nghỉ việc không lương, (ii) không được thuê bởi cơ quan họ đang làm việc ngay tại thời điểm trước khi nghỉ, và (iii) vị trí công việc của họ sẽ không tạo ra xung đột lợi ích Các PIA nên đảm bảo đầy đủ tài liệu hỗ trợ để chứng minh các quan chức và công chức này có đủ điều kiện tham gia

• Một doanh nghiệp được tuyên bố không đủ điều kiện tham gia dự án của Ngân hàng khi doanh nghiệp đó bị phát hiện có hành động gian lận hoặc tham nhũng trong việc thực hiện các dự án đấu thầu mua sắm do Ngân hàng tài trợ Danh sách các doanh nghiệp vi phạm sẽ được MDB công bố trên trang web www.worldbank.org PIA nên kiểm tra cẩn thận danh sách này khi đánh giá thầu hoặc lập danh sách tuyển chọn

Để biết thêm chi tiết về các yêu cầu hợp lệ, PIA nên tham khảo phần 1.6 của Hướng dẫn Mua sắm và 1.11 của Hướng dẫn Tư vấn

1.13.4 Xung đột lợi íchChính sách Ngân hàng yêu cầu các bên tư vấn cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, khách quan và luôn đặt lợi ích của khách hàng lên trên hết, không có bất kỳ tính toán

vụ lợi nào trong tương lai, và đảm bảo tránh xung đột lợi ích giữa các bên liên quan Các bên tư vấn sẽ không được thuê cho bất kỳ chuyển nhượng hoặc hợp đồng nào trong trường hợp xảy ra mâu thuẫn lợi ích giữa công việc trước đây /hiện tại của họ với lợi ích của khách hàng, hoặc không có khả năng thực hiện các nhiệm vụ vì lợi ích tối ưu của Bên vay Nếu không có các giới hạn khái quát, các doanh nghiệp /bên tư vấn sẽ không được thuê trong các trường hợp quy định dưới đây:

• Xung đột lợi ích giữa các hoạt động tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp hoặc dịch

vụ (trừ dịch vụ tư vấn): Doanh nghiệp đã cam kết với Bên vay tham gia cung cấp hàng hóa, xây lắp công trình hoặc các dịch vụ khác (trừ các dịch vụ tư vấn theo như Hướng dẫn) cho một dự án, thì mỗi chi nhánh của nó sẽ không đủ tư cách để tham gia cung cấp tư vấn liên quan đến các hàng hóa, xây lắp công trình hoặc các dịch vụ trên Ngược lại, một doanh nghiệp được thuê để cung cấp dịch vụ tư vấn cho việc chuẩn bị hoặc thực hiện dự án, thì mỗi chi nhánh của nó sẽ không

đủ tư cách để tham gia cung cấp hàng hóa, xây lắp công trình hoặc các dịch vụ (trừ dịch vụ tư vấn) có liên quan trực tiếp đến dịch vụ tư vấn chuẩn bị và thực hiện dự án

• Xung đột lợi ích giữa các hoạt động tư vấn: Cả Bên tư vấn (bao gồm cả nhân viên và các bên tư vấn phụ) hay bất kỳ chi nhánh nào của Tư vấn đều không được tham gia vào bất kỳ công việc nào có thể gây xung đột lợi ích với chính các công việc khác của Bên tư vấn đã tham gia Ví dụ, các Bên tư vấn được thuê để chuẩn bị thiết kế kỹ thuật cho một dự án cơ sở hạ tầng thì sẽ không được phép tham gia vào việc đánh giá độc lập tác động môi trường của dự án, hay tư vấn hỗ trợ khách hàng trong việc tư nhân hóa tài sản công sẽ không được phép mua và

tư vấn cho người mua tài sản đó Tương tự như vậy , các Bên tư vấn được thuê

để chuẩn bị Điều khoản tham chiếu (TOR) sẽ không được tham gia các nhiệm vụ khác

• Mối quan hệ với nhân viên của Bên Vay: Các Bên tư vấn (bao gồm các cá nhân

và các bên tư vấn phụ) có mối quan hệ kinh doanh hay quan hệ gia đình với một nhân viên nào đó của Bên Vay (hoặc nhân viên cơ quan thực hiện dự án, hay bên được hưởng lợi từ khoản vay) người mà liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến các phần việc sau: (i) chuẩn bị Điều khoản tham chiếu cho hợp đồng, (ii) tham gia vào quá trình lựa chọn hợp đồng, hoặc (iii) giám sát hợp đồng, sẽ có thể không được giao cho thực hiện hợp đồng này, trừ khi những xung đột lợi ích từ mối quan hệ này được giải quyết và được Ngân hàng chấp thuận trong suốt quá trình tuyển chọn và thực hiện hợp đồng

Cần lưu ý rằng theo quy định trên, một tư vấn đã được thuê để chuẩn bị các nghiên cứu khả thi, báo cáo đầu tư và các văn bản tương tự cho việc chuẩn bị một dự

án hoặc tiểu dự án có thể không được phép đấu thầu với bất kỳ hợp đồng của dự án/tiểu dự án đã có sẵn nghiên cứu khả thi Ngoài ra, cần lưu ý rằng hồ sơ mời thầu chuẩn của Ngân hàng có thể đưa ra các quy định cụ thể để giải quyết các xung đột lợi ích khác, ví dụ như nếu các nhà thầu có một đối tác kiểm soát chung thì sẽ bị loại Trong trường hợp không chắc chắn, PIA nên tham khảo ý kiến Ngân hàng để được hướng dẫn và tư vấn

1.13.5 Liên danh, Hợp đồng phụ/Tư vấn phụ

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể được phép đấu thầu độc lập hoặc theo liên danh với các doanh nghiệp trong nước hoặc nước ngoài Nhưng ngân hàng không chấp nhận các điều kiện đấu thầu có yêu cầu bắt buộc các doanh nghiệp phải liên danh hoặc các hình thức liên kết bắt buộc giữa các doanh nghiệp Mỗi thành viên của một liên danh sẽ phải tham gia và chịu trách nhiệm riêng trong việc thực hiện hợp đồng và phải xác nhận yêu cầu quan trọng này trong một Thỏa thuận liên danh khi nộp hồ sơ dự thầu Liên danh sẽ đề cử một đại diện là bên có thẩm quyền để thực hiện tất cả các công việc và đồng thời đại diện cho các đối tác của liên danh trong quá trình đấu thầu

và trong trường hợp liên danh được trao hợp đồng trong quá trình thực hiện hợp đồng

Hồ sơ dự thầu phải có đầy đủ chữ ký của tất cả các đối tác trong liên danh hoặc đại diện được ủy quyền hoàn toàn của tất cả các đối tác liên danh và trong bảo lãnh dự thầu phải liệt kê tên của tất cả các đối tác trong liên danh Liên danh này có thể tồn tại trong thời gian dài (với bất kỳ hợp đồng nào) hoặc cho một hợp đồng cụ thể

Một doanh nghiệp có thể tham gia với các doanh nghiệp khác trong các hợp đồng phụ, hoặc tư vấn phụ sẽ phải chịu mọi trách nhiệm pháp lý cho việc thực hiện hợp đồng và chịu trách nhiệm giám sát việc thực hiện của nhà thầu phụ/ tư vấn phụ Một doanh nghiệp sẽ được phép tham gia vào một gói thầu với tư cách của một nhà thầu độc lập hoặc một thành viên của liên danh Tuy nhiên, nó có thể được phép tham gia vào nhiều hơn một gói thầu với tư cách của một nhà thầu phụ hoặc tư vấn phụ

1.13.6 Đấu thầu không hợp lệNgân hàng không tài trợ chi phí đấu thầu đối với các hàng hóa và công trình không phù hợp với các quy định đã thỏa thuận trong Hiệp định vay và Kế hoạch đấu thầu Trong trường hợp này, Ngân hàng sẽ tuyên bố việc đấu thầu này không hợp lệ,

và theo quy định trong chính sách của Ngân hàng, một phần các khoản vay được phân

bổ cho hàng hoá và các công trình không hợp lệ sẽ bị hủy bỏ Ngoài ra, Ngân hàng có thể áp dụng các biện pháp khác được quy định trong Hiệp định vay Với trường hợp sau khi hợp đồng được trao bao gồm kết luận chấp thuận "không phản đối" từ Ngân hàng, Ngân hàng vẫn có thể tuyên bố đấu thầu không hợp lệ nếu thấy kết luận "không phản đối" này đã được ban hành trên cơ sở, thông tin không chính xác, gây hiểu lầm hoặc không được cung cấp đầy đủ bởi Bên vay hoặc các điều khoản và điều kiện của hợp đồng đã được sửa đổi mà không được Ngân hàng chấp thuận

1.13.7 Gian lận và tham nhũngChính sách của Ngân hàng yêu cầu Bên vay (bao gồm cả đối tượng hưởng lợi của các khoản vay ngân hàng), cũng như các bên tham gia dự thầu, nhà cung cấp, nhà thầu và các nhà thầu phụ trong hợp đồng do Ngân hàng tài trợ phải tìm hiểu các tiêu chuẩn đạo đức cao nhất trong việc đấu thầu và thực hiện các hợp đồng đó Căn cứ vào chính sách này, Ngân hàng:

• Đưa ra các định nghĩa rõ ràng về gian lận và tham nhũng bao gồm các hành vi tham nhũng, gian lận, thông đồng, ép buộc, và gây cản trở Tham khảo mục 1.16 (a) Hướng dẫn Mua sắm và 1.23 (a) Hướng dẫn tư vấn để biết thêm định nghĩa chi tiết cho các hành vi này

• Sẽ từ chối trao hợp đồng nếu phát hiện các nhà thầu được đề nghị trao hợp đồng, trực tiếp hoặc thông qua cơ quan khác, có các hành vi tham nhũng, gian lận, thông đồng, ép buộc, và gây cản trở trong việc cạnh tranh các hợp đồng

• Sẽ hủy bỏ một phần các khoản vay được phân bổ cho một hợp đồng bất cứ khi nào nếu phát hiện đại diện của Bên vay hoặc của người thụ hưởng các khoản vay

có các hành vi gian lận, tham nhũng, thông đồng, hoặc ép buộc trong quá trình mua sắm hoặc thực hiện hợp đồng, nếu Bên vay không có hướng giải quyết kịp thời và thỏa đáng với Ngân hàng khi sự việc như vậy xảy ra;

• Sẽ xử phạt một doanh nghiệp hoặc cá nhân bất cứ lúc nào bằng tuyên bố không

đủ điều kiện để trao hợp đồng do Ngân hàng tài trợ vĩnh viễn hoặc trong một khoảng thời gian nhất định nếu phát hiện doanh nghiệp đã trực tiếp hoặc thông qua cơ quan khác có các hành vi tham nhũng, gian lận, thông đồng, ép buộc hoặc gây cản trở trong cạnh tranh, hay thực hiện một hợp đồng do Ngân hàng tài trợ, và

• Sẽ có quyền yêu cầu một điều khoản được đưa vào hồ sơ mời thầu và trong hợp đồng được tài trợ bởi khoản vay của Ngân hàng, bao gồm yêu cầu các bên dự thầu, nhà cung cấp và nhà thầu cho phép Ngân hàng kiểm tra tài khoản, hồ sơ và các tài liệu liên quan đến giá dự thầu và thực hiện hợp đồng để kiểm toán, công tác kiểm toán sẽ do kiểm toán viên được Ngân hàng chỉ định

Các PIA được yêu cầu phải báo cáo kịp thời các cáo buộc về gian lận và tham nhũng trong quá trình mua sắm và quản lý hợp đồng với Ngân hàng và tuân theo sự hướng dẫn của Ngân hàng trong việc xử lý những cáo buộc như vậy

1.13.8 Kế hoạch đấu thầu

Kế hoạch đấu thầu của dự án trong 18 tháng đầu tiên đã được chuẩn bị và thống nhất với Ngân hàng trong các cuộc đàm phán của dự án Các PIA chịu trách nhiệm thực hiện Kế hoạch đấu thầu này một cách phù hợp Trong trường hợp có yêu cầu thay đổi, việc sửa đổi sẽ được thông báo cho Ngân hàng và phải nhận được chấp thuận

“không phản đối” từ Ngân hàng Các PIA sẽ cập nhật Kế hoạch đấu thầu hàng năm hoặc khi cần thiết trong suốt thời gian thực hiện dự án Kế hoạch đấu thầu sau khi cập nhật phải được gửi đến Ngân để được chấp thuận “không phản đối” Tham khảo mục 4.3 dưới đây để biết thêm chi tiết

1.13.9 Sử dụng các tiêu chuẩn của Ngân hàng và tài liệu đấu thầu mẫu

Tất cả các tài liệu đấu thầu (cho ICB/NCB), thư mời chào giá(mua sắm), hồ sơ

đề xuất (đấu thầu dịch vụ tư vấn), báo cáo đánh giá hồ sơ thầu và các tài liệu đấu thầu khác được sử dụng cho dự án sẽ được chuẩn bị dựa trên các tiêu chuẩn hoặc tài liệu mẫu do Ngân hàng cung cấp Các PIA sẽ sử dụng các tài liệu tiêu chuẩn/mẫu này và đảm bảo hạn chế tối đa sự thay đổi, nếu cần thiết phải có sự chấp nhận của Ngân hàng

để giải quyết trong các trường hợp cụ thể Những thay đổi này sẽ được sử dụng chỉ trong tài liệu đấu thầu hoặc hợp đồng, hoặc trong các điều khoản đặc biệt của hợp đồng; các văn bản tiêu chuẩn/mẫu của Ngân hàng sẽ không được phép thay đổi Các tài liệu khác sẽ không được chấp nhận trừ khi nhận được sự đồng ý của Ngân hàng từ trước

1.13.10 Xử lý khiếu nại trong quá trình đấu thầuHướng dẫn đấu thầu và Tư vấn cho phép các nhà thầu và tư vấn tự do gửi bất

kỳ khiếu nại hoặc phản đối trong quá trình đấu thầu mua sắm Các thủ tục chi tiết cho việc xử lý khiếu nại của nhà thầu được mô tả trong Phụ lục 3 của Hướng dẫn đấu thầu

và Tư vấn Đối với các hợp đồng NCB, PIA nên thiết lập một cơ chế khiếu nại hiệu quả và độc lập cho phép các nhà thầu có thể khiếu nại và xử lý khiếu nại của họ một cách kịp thời và cơ chế này cần được mô tả rõ ràng trong hồ sơ mời thầu Theo nguyên tắc chung, ngay sau khi PIA nhận được đơn khiếu nại (có thể dưới hình thức thư, fax, thư điện tử), bất kể có đề tên người gửi hay không, PIA đều phải báo cáo kịp thời với Ngân hàng và làm theo hướng dẫn hoặc tư vấn khi cần thiết

1.14 Chuẩn bị và cập nhật kế hoạch đấu thầu

Kế hoạch đấu thầu của dự án trong 18 tháng đầu tiên đã được chuẩn bị và thống nhất với Ngân hàng trong các cuộc đàm phán của dự án Các PIA chịu trách nhiệm thực hiện Kế hoạch đấu thầu này một cách phù hợp Trong trường hợp có yêu cầu thay đổi, việc sửa đổi sẽ được thông báo cho Ngân hàng và phải nhận được chấp thuận

“không phản đối” từ Ngân hàng Các PIA sẽ cập nhật Kế hoạch đấu thầu hàng năm hoặc khi cần thiết trong suốt thời gian thực hiện dự án Kế hoạch đấu thầu sau khi cập nhật phải được gửi đến Ngân để được chấp thuận “không phản đối” Kế hoạch đấu thầu sau khi cập nhật nên được nộp cho Ngân hàng để được chấp thuận “không phản đối” không muộn hơn tháng 12 của năm trước

Mỗi PIA chịu trách nhiệm chuẩn bị và cập nhật các kế hoạch đấu thầu cho các hạng mục thuộc thẩm quyền quản lý của mình Đối với mỗi tỉnh dự án, Ban QLDA tỉnh có trách nhiệm rà soát, hoàn chỉnh tất cả kế hoạch đấu thầu được gửi bởi PIA cấp dưới của mình vào một kế hoạch đấu thầu hợp nhất cho toàn bộ các tiểu dự án tỉnh Các Ban QLDA Trung ương có trách nhiệm phối hợp, hướng dẫn và hỗ trợ Ban QLDA tỉnh để chuẩn bị và cập nhật các kế hoạch đấu thầu thống nhất Các Ban QLDA Trung ương thuộc các bộ cũng chịu trách nhiệm chuẩn bị và cập nhật các kế hoạch đấu thầu cho các hợp phần mình phụ trách Kế hoạch mua sắm đấu thầu thống nhất cho toàn bộ các các tiểu dự án thuộc các tỉnh dự án và kế hoạch mua sắm đấu thầu của Ban QLDA Trung ương cho các năm tiếp theo sẽ được gửi để Ngân hàng xem xét và chấp thuận “không phản đối” không muộn hơn tháng 12 của năm trước Các hoạt động mua sắm đấu thầu cho dự án không được phép thực hiện trước khi Kế hoạch mua sắm đấu thầu được Ngân hàng phê duyệt

Để chuẩn bị và cập nhật Kế hoạch mua sắm đấu thầu, PIA nên xem xét các yếu

vì phương thức đấu thầu này sẽ kém cạnh tranh hơn;

• Lựa chọn phương thức đấu thầu mua sắm: Quyền ưu tiên sẽ luôn được trao cho phương thức đấu thầu mua sắm đảm bảo tính cạnh tranh cao hơn Trong việc lựa chọn phương thức đấu thầu mua sắm thích hợp, PIA nên lưu ý việc phương pháp đấu thầu mua sắm phải đảm bảo giới hạn tiền tệ được áp dụng cho các dự án sau đây:

+ Xây lắp: ICB/NCB: 20,0 triệu USD; chào hàng cạnh tranh: 200.000 USD; hợp đồng trực tiếp: chỉ các trường hợp ngoại lệ

+ Hàng hóa: ICB/NCB: 3,0 triệu USD; chào hàng cạnh tranh: 100.000 USD; hợp đồng trực tiếp: chỉ các trường hợp ngoại lệ;

+ Các dịch vụ tư vấn: Lựa chọn dựa trên Chất lượng và chi phí (QCBS) luôn

là phương pháp được áp dụng chủ yếu Trong trường hợp QCBS không thích hợp, có thể áp dụng các phương pháp khác bao gồm: Lựa chọn chi phí thấp nhất (LCS), Lựa chọn dựa trên năng lực bên tư vấn (CQS), hay các tư vấn cá nhân khác tùy theo tính chất và yêu cầu của công việc Lựa chọn tư vấn từ một nguồn duy nhất (SSS): chỉ được áp dụng trong trường hợp đặc biệt

• Kế hoạch đấu thầu: việc đấu thầu trong mỗi hợp đồng nên được sắp xếp một cách hợp lý để đảm bảo tính kịp thời trong việc thực hiện dự án Bên cạnh đó, các yếu

tố khác cũng cần được xem xét như: việc sẵn sàng đấu thầu, tính chất kỹ thuật, điều kiện thời tiết, yêu cầu quản lý, vv

• Các thủ tục xem xét của Ngân hàng: Ngân hàng sẽ xem xét lại quyết định đấu thầu của Bên vay thông qua hai phương thức: xem xét trước và xem xét sau Đối với mỗi hợp đồng, PIA nên xác định xem nó có thuộc vào diện xem xét trước của Ngân hàng hay không Ngưỡng xem xét của trước Ngân hàng áp dụng đối với dự

án này xem trong phụ lục 9

Trước khi tiến hành quá trình mua sắm cho một hợp đồng cụ thể, các PIA nên đảm bảo rằng các điều khoản trong hợp đồng phải thống nhất với Kế hoạch đấu thầu Ngân hàng có thể từ chối tài trợ trong trường hợp ký hợp đồng khi chưa có Kế hoạch đấu thầu do Ngân hàng phê duyệt

1.15 Các phương thức và thủ tục áp dụng trong việc đấu thầu

1.15.1 Quy định chungHiệp định tín dụng đưa ra các phương thức đấu thầu cụ thể có thể được sử dụng cho dự án Đối với công trình và hàng hóa: ICB, NCB, Chào hàng cạnh tranh, hợp đồng trực tiếp Đối với dịch vụ tư vấn: QCBS, LCS, CQS, tư vấn cá nhân, SSS Sử dụng các phương pháp khác với quy định trong Hiệp định tín dụngsẽ phải có sự thỏa thuận trước với Ngân hàng Phương thức đấu thầu một hợp đồng cụ thể được quy định trong Kế hoạch đấu thầu Thủ tục chi tiết về phương thức đấu thầu nêu trên được cung cấp trong Hướng dẫn Đấu thầu và tư vấn của Ngân hàng Thế giới Các hướng dẫn thực hành được chuẩn bị dễ dàng tham khảo Trong trường hợp có mâu thuẫn hay xung đột, những quy định trong Hướng dẫn Đấu thầu và tư vấn của Ngân hàng Thế giới sẽ được áp dụng

1.15.2 Các phương thức đấu thầuCác phương thức đấu thầu chủ yếu của dự án được xác định như sau:

• Xây lắp: NCB, Chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu (chỉ được áp dụng hãn hữu trong trường hợp đặc biệt khi được sự chấp thuận trước của WB)

• Hàng hóa: ICB cho hàng hóa nhập khẩu bất kể giá trị, NCB, Chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu (chỉ được áp dụng hãn hữu trong trường hợp đặc biệt khi được sự chấp thuận trước của WB)

• Tư vấn: QCBS, CQS, IC, SSS (tương đương với lựa chọn từ một nguồn duy nhất, chỉ được áp dụng hãn hữu trong trường hợp đặc biệt khi được sự chấp thuận trước của WB)

Phương thức đấu thầu và ngưỡng xem trước của WB xem trong phụ lục 9

1.15.3 Quản lý và kế hoạch đấu thầu sơ bộViệc đấu thầu được thực hiện rộng rãi theo quy định hiện hành Quản lý các hoạt động đấu thầu được thực hiện theo Luật đấu thầu số 43/2013/QH13, nghị định số 63/2014/NĐ-CP và các quy định trong Hiệp định tín dụng của Dự án Việc quản lý đấu thầu sẽ bao phủ toàn bộ chu trình đấu thầu bao gồm:

• Xác định các yêu cầu

• Chuẩn bị các chi tiết kỹ thuật

• Chuẩn bị tài liệu mời thầu

• Quá trình đấu thầu và hợp đồng

• Quá trình giám sát hợp đồng

• Việc chấp thuận công trình và hàng hoá cuối cùng

• Giám sát trong thời hạn bảo hành và chịu trách nhiệm về các hư hỏng

Kế hoạch sơ bộ các gói thầu cho các hoạt động thuộc các Hợp phần 1, 2, 3 được

mô tả chi tiết trong Phụ lục đấu thầu

1.16 Hướng dẫn thủ tục mua sắm hàng hóa

1.16.1 Đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB) cho hàng hóaCác gói thầu mua sắm hàng hóa có giá trị ≥ 3,000,000$ đều phải sử dụng đấu

thầu cạnh tranh quốc tế (ICB) và chỉ thực hiện tại CPMU Các bước hướng dẫn thực

hiện xem trong bảng 4.1

Bước 1: Chuẩn bị yêu cầu kỹ thuật, dự toán:

CPMU chuẩn bị yêu cầu kỹ thuật, dự toán cho gói thầu trong thời gian là 20 ngày và trình lên CPO xét duyệt Trong thời gian 20 ngày, khi yêu cầu kỹ thuật, dự toán được duyệt, CPO sẽ trình lên cho WB góp ý

Bước 2 – Lập hồ sơ mời thầu

Hồ sơ mời thầu được CPMU lập trong thời gian 20 ngày theo Hồ sơ mời thầu chuẩn phù hợp cho hàng hóa Chuẩn bị tài liệu đấu thầu, CPMU không nên thay đổi các phần từ ngữ tiêu chuẩn (Chỉ dẫn cho nhà thầu, hình thức và điều kiện của hợp đồng) Bất kỳ thay đổi cần thiết hoặc sửa đổi phải được giới thiệu thông qua dữ liệu đấu thầu, dữ liệu hợp đồng hoặc điều kiện đặc biệt của hợp đồng, bản thuyết minh kỹ thuật, Bảng khối lượng hoặc Biểu yêu cầu Khi xét hợp đồng, khi hồ sơ mời thầu hoàn tất, CPMU phải trình hồ sơ mời thầu cho CPO thẩm định và phê duyệt trong thời gian

20 ngày Khi hồ sơ mời thầu được CPO duyệt thì CPO sẽ trình lên cho WB xem xét và không bị phản đối trước khi cấp cho các nhà thầu tiềm năng Hồ sơ mời thầu phải được chuẩn bị bằng tiếng Anh Ngoài bản tiếng Anh này, CPMU có thể chuẩn bị một bản tiếng Việt trong trường hợp cần thiết, CPMU phải đảm bảo tính nhất quán của cả hai bản Khi hồ sơ mời thầu được chuẩn bị bằng cả tiếng Anh và Việt, nhà thầu được lựa chọn bất kỳ ngôn ngữ nào cho hồ sơ dự thầu và hợp đồng sẽ được ký kết với ngôn ngữ trong hồ sơ nộp thầu Nhà thầu được phép chào giá dự thầu với loại ngoại tệ bất

kỳ (lên đến tối đa là 3 loại tiền khác nhau của các quốc gia bất kỳ) và cũng bằng đồng Việt Nam

Bước 3 – Thông báo mời thầu

CPMU sẽ Thông báo Đấu thầu cụ thể (Thư mời thầu) trong UNDB online thông qua hệ thống kết nối khách hàng và Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (NEPS) Ngoài ra, CPMU cũng sẽ thông báo ở ít nhất một tờ báo lưu hành trong toàn quốc Cụ thể, loại báo sau đây được coi là chấp nhận được trong quan điểm của yêu cầu quảng cáo này: Báo Đấu thầu (VPPR) của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (MPI) Thông báo trên các

tờ báo khác có thể được chấp nhận theo sự đồng thuận của Ngân hàng Nội dung thông báo (mời thầu) được thực hiện theo mẫu Thư mời thầu của Ngân hàng Hồ sơ mời thầu cần được cung cấp từ ngày thông báo cho đến ngày hết thời hạn nộp thầu cho các nhà thầu tiềm năng Lệ phí hồ sơ mời thầu chỉ phải trả chi phí in ấn và gửi thư Hồ sơ mời thầu không hạn chế phát hành

Bảng 4.1:Đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB), Chỉ thực hiện ở CPMU

TT Các bước thực hiện Thực hiện Thẩm định/Phê duyệt GOV WB phê duyệt trước Ghi chú

Đơn vị Thời gian Đơn vị Thời gian Có/Không Thời gian

Áp dụng cho tất cả các gói thầu ICB

Áp dụng cho các gói thầu nhập khẩu thiết bị

1 Chuẩn bị yêu cầu kỹ thuật, dự toán CPMU 20 ngày CPO 20 ngày Góp ý

2 Lập hồ sơ mời thầu CPMU 20 ngày CPO 20 ngày Có 10 ngày WB xem xét gói

thầu nhập khẩu thiết bị đầu tiên

3 Thông báo mời thầu CPMU Ít nhất 6 tuần

4 Chuẩn bị hồ sơ dự thầu Nhà thầu Theo thời gian mời thầu

5 Đóng và Mở thầu CPMU và Nhà thầu

Ngay lập tức trong vòng 1 ngày

Gửi biên bản mở thầu tới Chủ đầu tư và các Nhà thầu ngay trong ngày.

Gửi biên bản mở thầu tới WB ngay trong ngày.

6 Báo cáo đánh giá thầu CPMU 6 tuần

7 Hoàn thiện và Ký hợp đồng CPMU 1 tuần

8 Công bố kết quả đấu thầu CPMU Trong vòng 2 tuần kể từ ngày ký hợp đồng

Tổng thời gian thực hiện

đấu thầu: Không quá 7

Chủ đầu tư phê duyệt 40 ngày WB phê duyệt 20 ngày

Bước 4 – Chuẩn bị hồ sơ dự thầu

Nhà thầu sẽ có được ít nhất 6 tuần (kể từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu hoặc ngày quảng cáo nào gần nhất với thời hạn nộp hồ sơ thầu) để chuẩn bị hồ sơ dự thầu Trong thời gian này, các nhà thầu khi có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu làm rõ hồ sơ mời thầu, có thể viết thư cho CPMU để có câu trả lời hoặc làm rõ CPMU phải trả lời/câu hỏi kịp thời và gửi câu trả lời/giải thích cho tất cả các nhà thầu đã mua hồ sơ mời thầu Nếu có yêu cầu thay đổi, CPMU có thể phát hành một phụ lục hồ sơ mời thầu (Cần có chấp thuận “không phản đối” của Ngân hàng trong trường hợp hợp đồng xem xét trước) Nếu cần thiết, CPMU sẽ kéo dài thời hạn nộp thầu để các nhà thầu có đủ thời gian xem xét những thay đổi và chuẩn bị hồ sơ dự thầu theo Đối với công trình, hàng hóa lớn và phức tạp, CPMU nên tổ chức một cuộc họp tiền đấu thầu và thăm hiện trường để giúp các nhà thầu hiểu rõ hơn về phạm vi của hợp đồng Các nhà thầu nộp

hồ sơ dự thầu trong phong bì niêm phong trước khi hết thời hạn nộp Nếu họ muốn sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu, những sửa đổi hoặc rút thầu đó cũng sẽ phải nộp trước thời hạn nộp thầu

Các tiêu chuẩn tối thiểu sau đây hội đủ điều kiện được quy định trong hồ sơ mời thầu (khi đấu thầu hàng hóa, PIAs có thể dùng tiêu chuẩn tương tự với những sửa đổi thích hợp):

Doanh thu xây dựng trung bình hàng năm: Nhà thầu được yêu cầu phải có số

tiền doanh thu xây dựng trung bình hàng năm trong vòng 3 năm vượt quá một số tiền tối thiểu thích hợp Số tiền tối thiểu này được ước tính ít nhất bằng 2 lần so với ước tính chi phí tiền đấu thầu hợp đồng đề xuất chia cho số năm của thời kỳ xây dựng theo yêu cầu Ví dụ, nếu một hợp đồng công trình có dự toán chi phí 9 triệu USD và thời gian thi công dự kiến 36 tháng , doanh thu xây dựng yêu cầu tối thiểu có thể được tính như sau: 9 : (36 : 12 ) x 2 = 6 triệu USD

Kinh nghiệm trong công trình tương tự: Nhà thầu là cần thiết để chứng minh

rằng đã hoàn thành ít nhất một số hợp đồng (thường là 2) với tính chất tương tự và độ phức tạp trong 3 năm vừa qua

Trình độ chuyên môn của cán bộ chính: Đối với công trình, nhà thầu phải huy

động một quản lý hợp đồng đủ điều kiện là phải có ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong các hợp đồng tương tự với không ít hơn 3 năm làm quản lý Tùy thuộc vào hợp đồng

cụ thể, PIAs có thể thêm tiêu chuẩn tối thiểu của các vị trí cán bộ chủ chốt khác Đối với hàng hoá, yêu cầu này không cần thiết, ngoại trừ hợp đồng phức tạp

Thiết bị: Nhà thầu cần chứng minh sẽ huy động đầy đủ thiết bị thi công cần

thiết được liệt kê trong hồ sơ mời thầu để thi công một cách kịp thời

Tài sản lưu động và / hoặc các cơ sở tín dụng (vốn lưu động) / hiệu suất tài chính: Đối với công trình, nhà thầu cần thiết phải chứng minh nhà thầu có sẵn hoặc có

khả năng tiếp cận một số lượng tài sản lưu động và / hoặc các cơ sở tín dụng (có hợp đồng hạn mức tín dụng của một ngân hàng thương mại uy tín sau khi trừ đi các cam kết tín dụng cho các hợp đồng dở dang khác ) Số tiền tối thiểu này được ước tính tương đương với 4-6 lần so với ước tính chi phí tiền đấu thầu chia cho số tháng của thời gian xây dựng theo yêu cầu Ví dụ, nếu một hợp đồng công trình có dự toán 9 tỷ USD và dự kiến thời gian xây dựng 18 tháng, số tiền tối thiểu cần vốn lưu động có thể được tính như sau: 9: 18 x 4 = 2 tỷ USD Đối với hàng hóa, tiêu chí này có thể được

bỏ qua hoặc nếu cần thiết, số tiền sẽ được yêu cầu khoảng 20-30% dự toán chi phí Ngoài tiêu chí này, nhà thầu có thể được yêu cầu để chứng minh rằng mình có một vị thế tài chính tốt với một hoạt động lợi nhuận phù hợp trong 3 năm qua

Lịch sử các vụ kiện tụng hoặc trọng tài / thực hiện: Nếu nhà thầu có một lịch

sử chặt chẽ trong các vụ kiện tụng hay trọng tài đối với nhà thầu hoặc bất kỳ đối tác của nhà thầu (trong trường hợp nhà thầu là một liên danh), điều này có thể dẫn đến không đạt yêu cầu Tương tự như vậy, nếu trong quá khứ nhà thầu từng hoạt động kém

có thể được coi là một biện minh cho việc không đạt chuẩn

Nếu nhà thầu có giá đánh giá thấp nhất lại đáp ứng đầy đủ các tiêu chí trên, thì

sẽ trúng thầu Nếu nhà thầu không đạt bất kỳ tiêu chí năng lực nào như trên, thì sẽ bị loại và nhà thầu được xếp hạng tiếp theo sẽ được đưa ra xem xét và quá trình này sẽ tiếp tục cho đến khi một nhà thầu đủ điều kiện được xác định Khi đánh giá thầu xong, PIAs nên chuẩn bị một báo cáo đánh giá thầu sử dụng theo mẫu Báo cáo đánh giá thầu của Ngân hàng và gửi báo cáo này cho Ngân hàng và các cơ quan có thẩm quyền liên quan phê duyệt

dự thầu trong quá trình mở thầu CPMU sẽ lập biên bản mở thầu có chữ ký tất cả các người có mặt và gửi biên bản này cho tất cả các nhà thầu đã nộp hồ sơ dự thầu và Ngân hàng ngay trong ngày

Bước 6 – Báo cáo đánh giá thầu

Ngay sau khi mở thầu, CPMU phải tiến hành đánh giá hồ sơ dự thầu CPMU phải tuyệt đối giữ kín các thông tin về quá trình đánh giá hồ sơ thầu CPMU sẽ không trực tiếp gặp gỡ và cũng không liên lạc với bất kỳ nhà thầu hoặc bên liên quan nào trong quá trình đánh giá hồ sơ thầu Trong trường hợp cần phải có sự làm rõ của các nhà thầu tham gia đấu thầu để xem xét thêm, CPMU phải gửi yêu cầu bằng văn bản tới nhà thầu và nhà thầu cũng phải trả lời bằng văn bản

Đánh giá hồ sơ dự thầu được tiến hành theo đúng thủ tục và tiêu chí quy định trong hồ sơ mời thầu Trong thời gian 6 tuần kể từ khi mở thầu CPMU thực hiện lập báo cáo trình CPO thẩm định và duyệt cùng với hợp đồng ký kết Cụ thể là hồ sơ dự thầu phải được đánh giá như sau:

Kiểm tra sơ bộ: Kiểm tra sơ bộ bao gồm các bước kiểm tra sau:

Xác minh: PIAs kiểm tra xem hồ sơ thầu có ký đúng, phù hợp với thời hạn hiệu

lực theo yêu cầu Trong trường hợp liên danh, PIAs nên kiểm tra xem thỏa thuận liên danh có được gửi kèm theo hồ sơ dự thầu và nội dung của thỏa thuận liên danh có thỏa đáng theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu hay không

Bảo lãnh dự thầu: PIAs cần kiểm tra xem bảo lãnh dự thầu có được phát hành

bởi một ngân hàng có uy tín và đáp ứng các yêu cầu về số lượng, thời hạn hiệu lực và nội dung yêu cầu trong hồ sơ mời thầu

Tính phù hợp: PIAs kiểm tra xem các nhà thầu có đáp ứng các yêu cầu phù hợp

với quy định trong hồ sơ mời thầu Đặc biệt trong trường hợp nhà thầu là một doanh nghiệp nhà nước, PIAs sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết xem các nhà thầu có đáp ứng các yêu cầu cụ thể được đề cập trong đoạn 2.3 (c) ở trên Để đánh giá toàn diện, PIA nên xem xét các tài liệu liên quan đến các điều kiện của doanh nghiệp nhà nước như: Giấy phép kinh doanh; Quyết định thành lập doanh nghiệp; Điều lệ công ty, Danh sách cổ đông, vv

Sự đầy đủ của hồ sơ thầu: PIAs nên kiểm tra hồ sơ thầu có bao gồm đầy đủ các

tài liệu cần thiết và báo giá cho từng hạng mục/số lượng yêu cầu Thiếu sót nhỏ của một số hạng mục không trọng yếu trong Bảng khối lượng hoặc Biểu Yêu cầu hoặc một

số tài liệu chuyên môn không nên là nguyên nhân để loại một hồ sơ dự thầu