Giáo Trình Access2007

Bài Cơ Access 2007 1.1 Khởi động, tìm hiểu giao diện 1.1.1 Khởi động Microsoft Access 2007 1.1.2 Getting Started with Microsoft Office Access 1.1.3 Ribbon 10 1.1.4 Thanh công cụ Quick Access 19 1.1.5 Navigation Pane 21 1.1.6 Tab document 29 1.1.7 Status bar 32 1.1.8 Mini toolbar 35 1.1.9 Tạo Database 36 1.2 Bắt đầu làm việc với sở liệu 46 1.2.1 Lần sử dụng Access 46 1.2.2 Tạo DataBase sử dụng Template 46 1.2.3 Tải Template từ Microsoft Office Online 54 1.2.4 Tạo DataBase từ đầu 57 1.2.5 Tạo DataBase rỗng 57 1.2.6 Thêm bảng vào Database 61 1.2.7 Mở Database tồn 73 1.2.8 Nếu không tìm thấy Database cần mở 76 1.2.9 Mở Database làm việc gần 78 1.3 Có Microsoft Office Access 2007 82 1.3.1 Để bắt đầu nhanh 82 1.3.2 Microsoft Office fluent 89 1.3.3 Thêm công cụ mạnh để tạo đối tượng 94 1.3.4 Những kiểu liệu điều khiển 100 1.3.5 Nâng cấp thiết kế công cụ phân tích 102 1.3.6 Tăng cường an ninh 107 1.3.8 Tốt cách để gỡ rối vấn đề 111 1.3.9 Nâng cao chất lượng công cụ Proofing 111 Bài Làm việc với Table 112 2.1 Tổng quát 112 2.1.1 Thuộc tính bảng trường 113 2.1.2 Kiểu liệu 116 2.1.3 Quan hệ bảng 118 2.1.4 Khóa 119 2.1.5 Lợi ích việc sử dụng relationships 121 2.1.6 Trước bạn bắt đầu 122 2.2 Tạo bảng 122 2.3.1 Tạo bảng Database 123 2.3.2 Tạo bảng Database tồn 125 2.3.3 Sử dụng bảng Template để tạo bảng 128 2.3.4 Tạo bảng sử Template 129 2.3.5 Thiết lập khóa cho bảng 132 2.3.6 Thiết lập thuộc tính cho bảng 137 2.3 Thêm trường vào bảng 139 2.4.1 Thêm trường nhập liệu 140 2.4.2 Thêm trường sử dụng trường Template 140 2.4.3 Thêm trường từ trường bảng khác 143 2.4.4 Thiết lập thuộc tính cho trường 150 Bài Làm việc với Query 162 3.1 Tìm kiếm nhóm liệu bảng 164 3.2 Xem liệu đồng thời từ nhiều bảng 168 3.3 Sử dụng Parameters với Query 173 3.4 Thực tính toán sở liệu 179 3.5 Tổng hợp tính tổng liệu 184 3.6 Tạo bảng từ nhiều bảng khác 190 3.7 Thêm liệu vào bảng từ nhiều bảng khác 198 3.8 Thay đổi liệu tự động 200 3.9 Xóa liệu tự dộng 202 Bài Làm việc với Form 204 4.1 Tạo Form 204 4.2 Tìm hiểu Controls 216 4.3 Tìm hiểu Control Layout 218 4.4 Tìm Layout View Design View 224 4.5 Tinh chỉnh Forn 225 4.6 Thêm Control lên Form 227 4.7 Lưu lại công việc bạn 228 Bài Làm việc với Report 232 5.1 Lựa chọn ghi nguồn 232 5.2 Tạo báo cáo 232 5.3 Tìm hiểu Report section 241 5.4 Tìm hiểu Control 243 5.5 Tinh chỉnh báo cáo 243 5.6 Thêm Control vào báo cáo 243 5.7 Xem báo cáo 243 5.8 In báo cáo 249 Bài Cơ Access 2007 1.1 Khởi động, tìm hiểu giao diện Bài viết bàn cải tiến giao diện người dùng Microsoft Office Access 2007 (UI) Giao diện người dùng Microsoft Office Access 2007 kết việc nghiên cứu kỹ lưỡng kiểm tra rộng rãi, thiết kế để làm cho việc tìm kiếm lệnh mà bạn cần trở nên dễ dàng Bạn tìm hiểu yếu tố giao diện người dùng - cung cấp làm để làm việc với chúng Bạn tìm hiểu làm để kích hoạt tính tabbed tài liệu sở liệu, làm để định hướng đối tượng giao diện Giao diện người sử dụng Microsoft Access 2007 bao gồm số yếu tố xác định cách thức bạn tương tác với sản phẩm Những yếu tố chọn để giúp bạn làm chủ Access, giúp bạn tìm thấy nhanh lệnh mà bạn cần Cách thiết kế giúp bạn dễ dàng khám phá tính khác ẩn lớp công cụ trình đơn Bạn bắt đầu nhan nhờ vào trang Getting Started Microsoft Office Access, cung cấp cho bạn khả tiếp cận nhanh bạn chưa có nhiều kiến thức, bao gồm Tempate thiết kế chuyên nghiệp Yếu tố quan rọng giao diện gọi yếu tố Ribbon, phần giao diện Microsoft Office fluent Các Ribbon trải dài phía cửa sổ chương trình chứa nhóm lệnh Microsoft Office fluent Ribbon cung cấp lệnh, nhóm lệnh thay cho Menu công cụ cổ điển Trên Ribbon Tab kết hợp lệnh có ý nghĩa Ribbon Tab mà bạn thường thấy Home, Create, External Data, and Database Mỗi Tab lại chứa nhóm lệnh có liên quan đến Các thành phần giao diện Microsoft Access 2007 là: - Getting Started with Microsoft Office Access: Trang hiển thị bạn bắt đầu với Access - Microsoft Office Fluent Ribbon: Là khu vực phía cửa sổ chương trình, nơi bạn chọn lệnh Tab Command: Những lệnh có ý nghĩa kết hợp với + Nội dung lệnh Tab: Một thẻ lệnh xuất tùy thuộc vào bối cảnh, đối tượng mà bạn làm việc công việc mà bạn thực + Gallery: Là điều khiển hiển thị lựa chọn trực quan qua bạn nhìn thấy kết mà bạn bạn thực + Quick Access Toolbar: Một công cụ chuẩn Ribbon cho phép người dùng nhấp chuột chọn tới lệnh cần sử dụng Save, Undo, … - Navigation Pane: Nằm khu vực bên trái cửa sổ hiển thị đối tượng Database bạn Pane Navigation thay sổ DataBase mà bạn thường thấy phiên cũ Access - Tabbed documents: Các đối tượng Table, Query, Form, Report, Page, Macro bạn hiển thị Tabbed Document - Status bar: Nằm cửa sổ chương trình hiển thị thông tin trạng thái hoạt động, kiện mà bạn vừa thao tác, chứa nút lệnh cho phép bạn thay đổi chế độ hiển thị đối tượng thời 1.1.1 Khởi động Microsoft Access 2007 Để khởi động ứng dụng bạn làm theo cách sau: - Từ Desktop nhấp đúp vào biểu tượng Microsoft Office Access 2007 (nếu có) - Từ Start nhấp chọn All Programs/Microsoft Office/Microsoft Office Access 2007 - Cách thứ bạn nhấp chọn Start/Run… Hộp thoại xuất nhấp chọn nút Browse Trong hộp thoại bạn trỏ tới đường dẫn: "C:\Program Files\Microsoft MSACCESS.EXE" Rồi nhấp Open Cuối nhấp chọn Ok để kết thúc Office\ Office12\ Bằng cách bạn hình làm việc Microsoft Access 2007 xuất hình 1.1.2 Getting Started with Microsoft Office Access Khi bạn bắt đầu với Microsoft Access 2007, trang Getting Started with Microsoft Office Access xuất hình Trang cho thấy bạn làm để bắt đầu với Microsoft Access 2007 Ví dụ, bạn tạo DataBase trắng, Tạo DataBase từ Template, mở DataBase tồn (nếu bạn mở vài DataBase trước đó) Bạn truy cập trực tiếp tới Microsoft Office Online để học thêm về hệ thống Microsoft Office 2007 Microsoft Access 2007, bạn nhấp chọn nút Office Button sử dụng menu Open để mở DataBase tồn đĩa cứng 1.1.3 Ribbon Office Fluent Ribbon thay cho menu công cụ cung cấp lệnh giao diện Microsoft Access 2007 Một lợi ích Ribbon củng cố tập chung tất yêu cầu điểm mà trước nằm Menu, ToolBar, Task Pane thành phần giao diện khác Với Ribbon bạn phải quan tâm tới nơi chứa tất lệnh mà bạn cần để làm việc với Microsoft Access 2007 Khi bạn mởi Cơ sở liệu, Ribbon xuất đỉnh cửa số Office Access 2007 Trong cửa sổ cho phép cho phép bạn chọn trường cần nhóm Nhấp Next để chuyển bước Chọn trường xếp cho báo cáo Nhấp Next để chuyển bước Chọn kiểu bố trí báo cáo khung Layout, chọn khổ giấy ngang hay dọc khung Orientation Nhấp Next để chuyển bước Chọn Style cho báo cáo, nhấp Next để chuyển bước Nhập vào tên báo cáo phần What title you… Cuối chọn Finish để hoàn tất Chú ý: Nếu bạn muốn lấy trường vào báo cáo từ nhiều bảng Query, bạn không nhấp Next Finish sau lựa chọn xong trường từ Table Query trang Report Wizards Thay chuyển sang bước bạn tiếp tục nhấp chọn bảng Query khác cần lấy liệu mục Tables/Queries Sau chọn xong tất trường cần thiết bạn nhấp Next Finish để máy tính tiếp tục tạo báo cáo Sử dụng công cụ Blank Report Nếu không quan tâm đến việc sử dụng công cụ Report Report Wizards, bạn sử dụng công cụ Blank Report để xây dựng báo cáo từ đầu Với công cụ bạn nhanh chóng tạo báo cáo, đặc biệt thích hợp bạn dự định thêm vào số trường định Dưới bước tạo báo cáo công cụ Blank Report Bước 1: Trên Tab Create, nhóm Reports nhấp chọn Blank Report Một Blank Report hiển thị chế độ Design, Pane Field List xuất bên trái hình Bước 2: Trong Pane Field List nhấp chuột vào nút có hình (+) vào bảng chứa trường mà bạn muốn hiển thị liệu báo cáo Bước 3: Nhấp chọn trường giữ phím Ctrl nhấp chọn nhiều trường lúc kéo thả lên báo cáo Bước 4: Sử dụng côn cụ nhóm Control Tab Formatting để thêm Logo, tiêu đề, số trang, … cho báo cáo 5.3 Tìm hiểu Report section Trong Access, việc thiết kế báo cáo chia thành nhiều phần (Section) Bạn hiển thị báo cáo chế độ Design View để nhìn thấy vùng (section) Muốn tạo báo cáo đáp ứng yêu cầu, cần phải hiểu rõ phần, cách làm việc với Section Ví dụ, phần lựa chọn để đặt điều Control tính toán? Và làm thể để Access tính toán kết Dưới danh sách tóm tắt kiểu Section cách sử dụng chúng - Report Header: Đây phần in lần bắt đầu báo cáo Sử dụng tiêu đề báo cáo cho thông tin mà thông thường xuất trang bìa, biểu tượng, tiêu đề, ngày tháng Các Report Heager in trước in trang - Page Header: Đây Section in đầu trang Ví dụ, sử dụng Page Header để lặp lại tiêu đề báo cáo tất trang - Group Header: Đây phần in bắt đầu nhóm ghi Sử dụng Section để in tên nhóm Ví dụ, báo cáo nhóm theo sản phẩm lúc Group Header sử dụng để in tên sản phẩm Khi bạn đặt Control tính toán mà sử dụng hàm Sum Group Header, Access tính tổng cho nhóm - Detail: Section in tất dòng có nguồn ghi Đây nơi bạn đặt Control hiển thị liệu phần thân báo cáo - Group Footer: Đây phần in cuối nhóm ghi Sử dụng Section để in thông tin tóm tắt cho nhóm - Page Footer: Được in cuối trang Sử dụng phần để in thông tin số trang trang thời báo cáo - Report Footer: Đây phần in lần Sử dụng phần để in tổng số thông tin tóm tắt toàn báo cáo Chú ý: Ở chế độ Design, Report Footer xuất phần Page Footer Tuy nhiên báo cáo in xem trước in, Report Footer lại xuất phía Page Footer, cần Goup Footer cuối dòng cuối phần Detail nằm trang cuối 5.4 Tìm hiểu Control Tương tự phần “Tìm hiểu Controls” – Bài 5.5 Tinh chỉnh báo cáo Tương tự phần “Tinh chỉnh Form” – Bài 5.6 Thêm Control vào báo cáo Tương tự phần “Thêm Control lên Form” – Bài 5.7 Xem báo cáo Có nhiều cách để xem báo cáo, cách lựa chọn phụ thuộc vào mà bạn muốn thao tác với báo cáo liệu - Nếu bạn muốn tạm thời thực thay đổi với liệu xuất báo cáo trước bạn in nó, bạn muốn chép liệu từ báo cáo vào nhớ tạm, sử dụng Report View - Nếu bạn muốn thay đổi thiết kế báo cáo hiển thị liệu bạn sử dụng chế độ Layout View - Nếu bạn đơn giản muốn xem báo cáo thấy in ra, bạn sử dụng chế độ Print Preview Xem báo cáo chế độ Report View Report View chế độ hiển thị mặc định sử dụng bạn nhấp đúp chuột vào báo cáo pane Navigation chưa mở Trong trường hợp báo cáo mở chế độ bạn nhấp phải chuột vào tên báo Pane Navigation chọn Report View Làm việc với liệu chế độ Report View Trong chế độ Report View, bạn lựa chọn nội dung văn Copy vào nhớ tạm máy tính Để lựa chọn toàn cột số hàng, bạn nhấp giữ chuột vào lề bên trái kéo tới hàng muốn chọn Sau copy hàng chọn cách đây: - Trên Tab Home, nhóm Clipboard, nhấp chọn Copy - Nhấp phải chuột dòng chọn, chọn Copy - Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C Chỉ hiển thị trường bạn muốn cách sử dụng công cụ lọc Bạn áp dụng lọc trực tiếp cho báo cáo mà không cần rời khỏi chế độ Report View Ví dụ, báo cáo có cột "City" bạn muốn xem hàng mà cột "City" có giá trị “Miami”, bạn làm sau: - Tìm từ “Miami” báo cáo nhấp phải chuột vào - Nhấp chọn Equals “Miami” Access tạo áp dụng lọc, lúc báo cáo ghi có cột City Miami Tạo lọc chi tiết Bước 1: Nhấp phải chuột vào trường cần lọc Bước 2: Chọn Common Filters Bước 3: Nhấp chọn điều kiện lọc mà bạn muốn Bước 4: Nhập vào giá trị lọc Hủy bỏ lọc Bước 1: Nhấp phải chuột vào trường mà bạn muốn loại bỏ lọc Bước 2: Nhấp chọn Clear filter from city Chú ý: Nếu bạn áp dụng lọc cho báo cáo sau lưu đóng báo cáo lại lọc lưu báo cáo Tuy nhiên lần sau mở lại báo cáo, Access không sử dụng lọc Để sử dụng lại lọc, Tab Home tìm tới nhóm Sort & Filter, nhấp chọn Toggle Filter Xem báo cáo trước in sử dụng Print Preview Nhấp phải chuột vào báo cáo Pane Navigation, sau chọn Print Preview Các nút Navigation giúp bạn xem cách trang mà bạn muốn (1) Trở trang (2): Trở trang trước (3): Chuyển tới trang (4): Chuyển tới trang cuối (5): Gõ vào số trang hộp nhấp nhấn Enter để nhảy tới trang Ở chế độ Print Preview, bạn phóng to để xem chi tiết thu nhỏ để xem vị trí liệu trang Nếu vị trí trỏ chuột nằm báo cáo bạn cần nhấp chuột lần Để đảo ngược chế độ hiển thị bạn bấm chuột lần Bạn sử dụng Control Zoom trạng thái Access để chỉnh cỡ phóng to hay thu nhỏ báo cáo Để đóng chế độ Print Preview bạn làm theo cách sau đây: - Trên Tab Print Preview chọn nút Close Print Preview - Nhấp phải chuột vào báo cáo Pane Navigation sau chọn Layout View chọn Design View 5.8 In báo cáo Bạn in báo cáo mở chế độ xem nào, chí đóng Trước in, chắn thiết lập thông số cài đặt cho trang in, lề, khổ giấy trang in, … Access lưu lại cài đặt phải thiết lập chúng lần Sau bạn thiết lập lại yêu cầu in ấn thay đổi Thay đổi định dạng trang in - Mở báo cáo chế độ Print Preview Bạn thay đổi thiết lập cho trang in chế độ nào, chế độ hiển thị Print Preview trực quan nhìn thấy thay đổi mà bạn vừa thực - Trên Tab Print Preview tìm tới nhóm Page Layout, nhấp chọn Portrait Landscape để thiết lập trạng để thiết lập kích thước cho trang in, thái định hướng Size Margins để điều chỉnh lề, … - Sau thực thay đổi, sử dụng nút Navigation để xem thử số trang để chắn bạn không tạo vấn đề định dạng trang phía sau In báo cáo Bước 1: Mở Report chế độ mà bạn muốn, có thẻ chọn báo cáo Navigation Pane Bước 2: Nhấp chọn nút Microsoft Office Button nhấp Print Hộp thoại Print xuất , sau Bước 3: Nhập tùy chọn in báo cáo hộp thoại, cuối nhấp Ok để in báo cáo [...]... hoặc bật Status Bar Bước 4: Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất 1.1.8 Mini toolbar Một trong những thao tác phổ biến trong các chương trình Office Professional là định dạng văn bản Trong các phiên bản trước đây của Access, để định dạng văn bản chương trình luôn yêu cầu sử dụng một trình đơn hoặc một thanh công cụ hiển thị các định dạng Với Microsoft Access 2007, bạn có thể định dạng văn bản một cách dễ dàng