hệ thống thông tin kế toán tại công ty Hữu Toàn

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI Ngày nay, kinh tế- xã hội nước ta nói riêng, giới nói chung ngày phát triển Bên cạnh đó, công nghệ thông tin phát triển nhanh góp phần cho kinh tế - xã hội ngày thêm phát triển Tuy nhiên, năm gần đây, kinh tế giới không khả quan, Việt Nam chịu tác động ảnh hưởng Hiện VN thành viên Tổ Chức thương mại quốc tế WTO, doanh nghiệp truong nước gặp nhiều sức súc ép từ doanh nghiệp nước Các doanh nghiệp VN muốn tồn tại, cần phải hạ thấp chi phí sản xuất , đưa sản phẩm với giá thành hợp lý với chất lượng chấp nhận để chiếm lỉnh thị trường nước bước xuất hàng hóa/dịch vụ Một chiến lược góp phần phát triển doanh nghiệp nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin vào doanh nghiệp để góp phần đem lại cho doanh nghiệp hiệu kinh doanh tốt Một hoạt động quan trọng doanh nghiệp để báo cáo, đánh giá hiệu kinh doanh hoạt động kế toán Vì vậy, nhóm xin chọn đề tài nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp cụ thể “hệ thống thông tin kế toán công ty Hữu Toàn” Qua đó, nhóm tìm hiểu hoạt động, nghiệp vụ kế toán, nhu cầu – tình hình sử dụng hệ thống kế toán công ty GVGD: T.S Phạm Trần Vũ Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn MỤC LỤC GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI MỤC LỤC Chương 1: Giới Thiệu Về Công Ty Hữu Toàn 1.1 Sự Hình Thành Và Phát Triển 1.1.1 Lịch Sử Hình Thành – Quy Mô .4 1.1.2 Quá Trình Phát Triển 1.1.3 Sứ Mạng, Tầm Nhìn, Mục Tiêu Chiến Lược 1.2 Các Hoạt Động Của Công Ty Hữu Toàn 1.2.1 Sơ Đồ Bộ Máy Tổ Chức 1.2.2 Hoạt Động Sản Xuất 1.2.3 Hoạt Động Kinh Doanh Chương 2: Hoạt Động Kế Toán 2.1 Hoạt Động Kế Toán 2.1.1 Sơ Lược Về Nghiệp Vụ Kế Toán 2.1.2 Hoạt Động Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn 11 2.2 Nhu Cầu Sử Dụng Hệ Thống 15 Chương 3: Cơ Sở Hạ Tầng Hệ Thống 16 3.1 Phần Mềm ASC 16 3.1.1 Giới thiệu tính 16 3.1.2 Một số hình ảnh minh họa phần mềm ASC 19 3.2 Cơ Sở Hạ Tầng Hệ Thống Thông Tin 25 3.3 Giới Thiệu Bộ Phận IT 28 GVGD: T.S Phạm Trần Vũ Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn 3.3.1 Tổ chức nhân 28 3.3.2 Vai trò 28 Chương 4: Quá Trình Hình Thành Và Sử Dụng Hệ Thống 35 4.1 Quá Trình Hình Thành 35 4.2 Các Chức Năng Sử Dụng Trong Hệ Thống 35 Chương 5: Đánh Giá – Nhận Xét – Đề Xuất 37 5.1 Nhận Xét Và Đánh Giá 37 5.2 Đề Xuất Về Sử Dụng, Cải Tiến Hệ Thống 39 5.3 Vấn Đề Đạo Đức - Xã Hội 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 GVGD: T.S Phạm Trần Vũ Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn Chương 1: Giới Thiệu Về Công Ty Hữu Toàn 1.1 Sự Hình Thành Và Phát Triển 1.1.1 Lịch Sử Hình Thành – Quy Mô  Lịch sử hình thành Năm 1982, công ty cổ phần Hữu Toàn thành lập ông Tạ Văn Cung Khởi đầu doanh nghiệp tư nhân nhỏ với chức thương mại chuyên mua bán máy nông ngư cơ, máy phát điện nước Sau thời gian nổ lực không ngừng toàn thể cán bộ, nhân viên nên công ty bước phát triển Công ty tự đầu tư xây dựng hoàn thiện quy trình sản xuất lắp ráp Vì vậy, Hữu Toàn làm sản phẩm tối ưu (máy phát điện, dynamo…) để đáp ứng nhu cầu khách hàng  Quy mô hoạt động Năm 1998, Hữu Toàn thức xây dựng nhà máy Bình Dương với diện tích 30000 m2 nhắm phát triển lĩnh vực sản xuất máy phát điện, máy nông ngư Nhà máy gồm phân xưởng chính:  Phân xưởng khí  Phân xưởng lắp ráp  Phân xưởng sơn Các phân xưởng phối hợp hỗ trợ công đoạn quy trình sản xuất GVGD: T.S Phạm Trần Vũ Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn Về lực lượng, đội ngũ cán bộ, công nhân viên, kỹ sư lành nghề công ty với quy mô khoảng 500 người Hiện tại, công ty có trụ sở huyện Thuận An (Bình Dương), với chi nhánh tỉnh/thành phố (TP.HCM, TP Đà Nẵng, TP Hà Nội, tỉnh Bình Phước) mở văn phòng đại diện TP Cần Thơ Ngoài ra, công ty có công ty con: công ty TNHH Hữu Toàn Việt Nam, công ty TNHH MTV XD Hữu Toàn, công ty TNHH MTV XD DV Hữu Toàn, công ty CP Hữu Toàn Chu Lai 1.1.2 Quá Trình Phát Triển  Ngày 1/7/1988, UBND tỉnh Bình Dương cấp giấy phép thành lập công ty TNHH Hữu Toàn  Từ 2002-2003, công ty cấp chứng nhận thay đổi chức hoạt động kinh doanh, phát triển tăng vốn điều lệ lên 48 tỷ đồng  Năm 2007, công ty TNHH Hữu Toàn chuyển đổi thành công ty cổ phần Hữu Toàn  Từ 2007 đến nay, công ty không ngừng phát triển, tăng vốn điều lệ công ty (150 tỷ đồng – năm 2008) Mở thêm chi nhánh công ty con, xây dựng mạng lưới phân phối khắp 63 tỉnh thành nước Mở rộng thị trường xuất khẩu, đưa thương hiệu Hữu Toàn nước: Tây Ban Nha, Nga, Indonesia, Campuchia…  Ngày 10/8/2012, công ty cổ phần Hữu Toàn khánh thành đưa vào hoạt động nhà máy thứ KCN Bắc Chu Lai (Quảng Nam) 1.1.3 Sứ Mạng, Tầm Nhìn, Mục Tiêu Chiến Lược  Sứ mạng Công ty thực sản xuất, phân phối loại sản phẩm, dịch vụ thị trường nước GVGD: T.S Phạm Trần Vũ Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn  Tầm nhìn – định hướng phát triển Với phương châm: “Luôn mang đến cho khách hàng sản phẩm dịch vụ tốt nhất” Hữu Toàn tập trung định hướng phát triển vào lĩnh vực:  Thứ nhất: Lấy ngành sản xuất khí làm chủ đạo, đa dạng hóa sản xuất máy móc công nghiệp sản xuất máy phát điện, máy nén khí, dynamo, máy bơm nước, máy phun thuốc, máy cắt cỏ…  Thứ hai: Đầu tư nâng cao chất lượng dịch vụ bảo hành, bào trì, củng cố xây dựng để Hữu Toàn nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp số Việt Nam  Thứ ba: Phát triển hệ thống thương mại thông qua việc hình thành chuổi trung tâm máy công cụ dụng cụ Hữu Toàn phục vụ cho việc phân phối sản phẩm Hữu Toàn, Các sản phẩm công cụ dụng cụ cầm tay Hữu Toàn thẩm định chất lượng  Mục tiêu chiến lược  Không ngừng hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm tối đa hóa lợi nhuận có công ty  Cải thiện điều kiện làm việc, nâng cao đời sống thu nhập người lao động công ty  Đảm bảo lợi ích cho cổ đông, làm tròn nghĩa vụ thuế, bảo hiểm quan nhà nước  Đóng góp vào chương trình an sinh xã hội theo khả công ty GVGD: T.S Phạm Trần Vũ Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn 1.2 Các Hoạt Động Của Công Ty Hữu Toàn 1.2.1 Sơ Đồ Bộ Máy Tổ Chức 1.2.2 Hoạt Động Sản Xuất Công ty sản xuất theo quy trình công nghệ sản xuất song song, liên tục Để tạo sản phẩm hoàn thành giai đoạn lắp ráp sản phẩm trải qua công đoạn gia công GVGD: T.S Phạm Trần Vũ Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn Sơ đồ sản xuất: 1.2.3 Hoạt Động Kinh Doanh  Lĩnh vực hoạt động kinh doanh công ty sản xuất thương mại  Ngành nghề kinh doanh sản xuất phân phối loại máy phát điện dynamo, máy bơm nước, máy nén khí, khai thác cao su mở rộng ngành nghề đầu tư xây dựng hệ thống siêu thị, showroom nhập phân phối lĩnh vực công cụ, dụng cụ cho người tiêu dùng  Các loại sản phẩm: máy phát điện (1-2500 KVA), động thủy (10-240 HP), máy bơm nước (27-150 m3 /h), máy cắt cỏ, máy phun thuốc…  Công ty cung cấp dịch vụ: sửa chửa, bảo trì, bảo dưỡng sản phẩm, cho thuê nhà xưởng, kho bải, cao ốc văn phòng Ngoài ra, kinh doanh bất động sản, khai thác - chế biến mủ cao su GVGD: T.S Phạm Trần Vũ Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn Chương 2: Hoạt Động Kế Toán 2.1 Hoạt Động Kế Toán Trong hoạt động kinh tế, chất lượng hệ thống thông tin kế toán có ảnh hưởng lớn đến hiệu sản xuất, kinh doanh Vì thế, hệ thống quản lý tài kế toán nhanh, mạnh, cung cấp cách xác kịp thời thông tin, làm sở cho nhà lãnh đạo định quản trị cách nhanh chóng, hiệu vô cần thiết Ngày nay, tính đa dạng phức tạp hoạt động kinh doanh, với phát triển không ngừng Công nghệ Thông tin, phần mềm kế toán trở thành công cụ hỗ trợ hiệu xác Các phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp xử lý thông tin nhanh, an toàn; cung cấp báo cáo kế toán kịp thời, hiệu 2.1.1 Sơ Lược Về Nghiệp Vụ Kế Toán Kế toán việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích cung cấp thông tin kinh tế, tài hình thức giá trị, vật thời gian lao động  Chức kế toán Kế toán đơn giản thông tin Nhiệm vụ kế toán viên cung cấp thông tin cho người sử dụng khác cổ đông, ngân hàng đối tác, nhân viên cao cấp để đưa sách kinh tế Những người sử dụng thông tin với mục đích khác  Các cổ đông cần thông tin để xác định nên mua hay bán cổ phiếu, ngân hàng cần thông tin để đánh giá khoản nợ khách hàng, nhà lănh đạo công ty cần thông tin để định hoạt động kinh doanh  Kế toán cá nhân sử dụng nhằm theo dõi khoản chi thu, nhằm xác định thời điểm hợp lý để đầu tư vào thị trường chứng khoán hay đầu tư mua bất động sản, nhằm xác định khoản nghĩa vụ thuế phải nộp GVGD: T.S Phạm Trần Vũ Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn Thông tin kế toán dành cho hai phận người sử dụng phân biệt Thứ người sử dụng nội bộ, người thuộc tổ chức công ty, sử dụng thông tin kế toán nhằm quản lý tổ chức điều hành kinh doanh Chẳng hạn giám đốc cần kiểm soát lượng tồn kho, xác định lỗ lãi, bảo đảm tài sản, lập ngân sách Thứ hai người sử dụng bên ngoài, người không thuộc tổ chức công ty Đó cổ đông, quan thuế, ngân hàng, nhà phân tích tài chính, nhà cung cấp, khách hàng kế toán công cụ để nhận dạng, đo lường truyền thông tin đối tượng kinh tế nhằm phục vụ cho việc đưa sách kinh tế  Mô hình hoạt động kế toán GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 10 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn  Sơ đồ nhà máy Hữu Toàn – Bình Dương o  Hệ thống mail GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 26 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn  Sơ đồ hệ thống mạng nhà máy Hữu Toàn GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 27 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn 3.3 Giới Thiệu Bộ Phận IT 3.3.1 Tổ chức nhân Bộ phận công nghệ thông tin cấu nằm ban kiểm soát công ty với nhân bố trí sau: - Phó phòng công nghệ thông tin - Nhân viên công nghệ thông tin - Chuyên viên kiểm soát hệ thống kế toán Bộ phận công nghệ thông tin có nhiệm vụ tổ chức quản lý, trì kiểm soát toàn hệ thống thông tin công ty Hiện việc trì kiểm soát hệ thống thông tin vô quan trọng nói rõ bên 3.3.2 Vai trò  Tổ chức, quản lý hệ thống thông tin  Quản lý phát triển toàn hệ thống mạng tryền thông, mạng nội bộ, chương trình ứng ứng dụng  Quản lý kiểm soát việc sử dụng thiết bị phần cứng, phần mềm tin học  Xử lý cố phần cứng, cài đặt phần mềm  Xử lý cố kỹ thuật trang web  Tư vấn xây dựng, phát triển trang web Công ty  Cập nhật thông tin lên trang web  Kiểm tra đề nghị mua sắm, lý thiết bị vi tính  Tổ chức hệ thống giám sát camera  Duy trì, kiểm soát hệ thống Việc trì kiểm soát hệ thống phận IT có vai trò quan trọng làm giảm thiểu nguy ảnh hưởng đến an toàn hoạt động hiệu hệ thống thông tin kế toán Các rủi ro liên quan đến việc kiểm GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 28 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn soát hệ thống, thiết bị máy tính bị hư hỏng, liệu hay thông tin bị truy cập thay đổi người không phép…  Một số yếu tố ảnh hưởng đến công tác kiểm soát hệ thống thông tin kế toán Do hệ thống thông tin kế toán công ty tin học hóa nên có nhiều đặc điểm khác với hệ thống thủ công trước Những đặc điểm có ảnh hưởng đến công tác kiểm soát sau: - Dữ liệu tự động chuyển đến hệ thống thông tin kế toán từ phận chức Điều tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót có hiệu chỉnh liệu từ phận chức khâu trước làm ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán Do vậy, đòi hỏi kế toán cần phải tăng cường kiểm soát liệu đầu vào cập nhật từ phận khác - Dấu vết kiểm toán: Trong trường hợp xử lý máy tính, toàn dấu vết kiểm toán thường không lưu lại, lưu giữ thời gian ngắn dạng đọc máy tính Do đó, hệ thống ứ ng dụng phức tạp xử lý khối lượng lớn nghiệp vụ, dấu vết kiểm toán không lưu giữ đầy đủ gây khó khăn việc kiểm tra, phát kịp thời sai sót, gian lận - Đọc liệu thông tin: Khác với trường hợp hạch toán thủ công, liệu thông tin viết giấy ngôn ngữ người đọc hiểu Trong môi trường tin học hóa, liệu lưu trữ tập tin Do thiếu máy tính phần mềm thích hợp người đọc liệu thông tin Nếu hệ thống máy tính, đường truyền phần mềm bị cố đọc thông tin số trường hợp nghiêm trọng có khả kiểm soát hệ thống thông tin kế toán GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 29 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn - Xử lý tự động chương trình: Trong hệ thống thủ công phát sai sót trình xử lý, chương trình máy tính thực xử lý hàng loạt nghiệp vụ loại theo cách thức nên có khiếm khuyết chương trình lỗi phần cứng làm cho kết bị sai lệch cách có hệ thống Vì có tham gia người trình xử lý, thông tin không xác thường khó bị phát Do vậy, trường hợp chương trình xử lý phân tích, thiết kế lập trình không xác không lường hết tình phát sinh thông tin tạo không đáng tin cậy - Các thủ tục kiểm soát lập trình sẵn: Trong điều kiện xử lý tự động phần mềm, thủ tục kiểm soát thường lập trình sẵn Nếu thủ tục kiểm soát thiết kế lập trình tốt, giúp ngăn chặn phát sai sót hiệu Các thủ tục dựa việc kiểm tra tính logic tính hợp lí nghiệp vụ - Khả truy cập, phá hủy hệ thống liệu cao: Trong hệ thống xử lý trực tuyến, khả bị sửa đổi, đánh cắp, phá hủy liệu chương trình thường cao.Việc truy cập, phá hủy hệ thống liệu thiếu sót trình phát triển, trì vận hành hệ thống gian lận để tìm cách truy cập trái phép, đánh cắp thông tin sửa đổi liệu mà không để lại chứng hay dấu vết nhận thấy Kiểm soát truy cập bất hợp pháp phân quyền truy cập liệu cách khoa học hệ thống thông tin kế toán nội dung quan trọng công tác tổ chức kế toán điều kiện tin học hóa GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 30 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn  Đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin kế toán Quá trình bày cho thấy có nhiều rủi ro nguy xảy ảnh hưởng đến an toàn hệ thống thông tin kế toán nói riêng hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp nói chung Tất nguy ảnh hưởng đến trình xử lý lưu trữ, bảo mật liệu thông tin kế toán nên vai trò kiểm soát phận công nghệ thông tin quan trọng Để đảm bảo an ninh cho thiết bị máy tính, phần mềm liệu kế toán, phận IT có biện pháp sau: - Bảo vệ hệ thống thông tin kế toán khỏi thâm nhập bất hợp pháp: Hạn chế thâm nhập bất hợp pháp mặt vật lí thiết bị máy tính để hạn chế quyền truy cập vào hệ thống liệu thông tin Các biện pháp cụ thể áp dụng để kiểm soát truy cập hệ thống bao gồm: o Phân quyền truy cập sử dụng hệ thống: Việc phân quyền thực thông qua việc xác định rõ ràng tên kế toán viên, chức hay nhiệm vụ phép sử dụng hay truy cập Mỗi GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 31 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn kế toán viên phép truy cập vào phần kế toán mà phụ trách, không phép truy cập vào phần khác; o Sử dụng mật để xác nhận người sử dụng: Mỗi kế toán viên cấp tên truy cập với mật họ hệ thống cho phép truy cập tên truy cập với mật đăng kí o Sử dụng mật mã cho tập tin: Ngoài hệ thống mật khẩu, mật mã cho tập tin sử dụng để giới hạn truy cập vào tập tin định o Quy định người thực hoạt động số hoạt động phép thực truy cập o Khóa bàn phím: Khi máy tính không sử dụng, kĩ thuật tự động khóa bàn phím làm cho điều khiển máy tính không hoạt động Như ngăn chặn truy cập người sử dụng rời khỏi máy tính vô tình chưa thoát khỏi hệ thống - Giám sát hoạt động truy cập vào hệ thống: Đảm bảo an ninh cho hệ thống liệu kế toán để ngăn chặn truy cập trái phép mà phải theo dõi giám sát tất hoạt động truy cập vào hệ thống Phần kiểm soát thông qua phần mềm nghiệp vụ nhân viên công nghệ thông tin chưa đưa trực tiếp vào hệ thống ASC => bổ sung thêm chức Nhật kí truy cập, thường phần mô-đun hệ điều hành bảo mật để theo dõi, kiểm soát thời gian đăng nhập, mã người truy cập, loại yêu cầu truy cập liệu truy cập Đây để truy tìm truy cập bất hợp pháp vào hệ thống - Bảo vệ thiết bị máy tính khỏi rủi ro dẫn đến hư hỏng ngưng hoạt động: Các thiết bị máy tính lắp đặt đầy đủ thiết GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 32 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn bị an toàn để đảm bảo hoạt động liên tục thiết bị máy tính, tránh gián đoạn bất ngờ điện, doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống điện dự phòng máy phát điện Ngoài ra, có kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng thiết bị định kì - Sử dụng kĩ thuật công nghệ để ngăn chặn hành vi phá hoại hệ thống: Các biện pháp an ninh đề cập nhằm ngăn chặn kiểm soát hoạt động truy cập vào hệ thống máy tính hệ thống liệu kế toán công ty Tuy nhiên, nguy an toàn liệu, thông tin công ty liên quan nhiều đến hành vi ăn cắp thay đổi liệu để thực hành vi gian lận việc sử dụng kĩ thuật công nghệ Chính vậy, việc đảm bảo an ninh cho hệ thống thông tin cần sử dụng kĩ thuật công nghệ tương ứng để ngăn chặn hành vi phá hoại hệ thống - An ninh việc lưu trữ liệu kế toán: Có hai biện pháp an ninh việc lưu trữ liệu áp dụng bao gồm: o Đối với thiết bị lưu trữ đĩa cứng, đĩa CD : xếp dán nhãn theo thời gian bảo quản nơi an toàn Việc thay đĩa lưu trữ (do tuổi thọ đĩa có giới hạn) thực sau khoảng thời gian qui định, đồng thời thực việc hủy đĩa lưu trữ không sử dụng để ngăn ngừa việc lộ thông tin công ty bên o Đối với việc lưu dự phòng liệu: Việc lưu liệu kiểm soát chặt chẽ Cụ thể, Bộ phận IT đưa qui định kiểm soát lưu liệu nêu rõ phương pháp, thời gian lưu, qui trình thực lưu, phục hồi xác định rõ trách nhiệm phận, cá nhân trình thực lưu liệu GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 33 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn - An ninh việc truyền liệu: Việc truyền tải liệu tiềm ẩn nhiều rủi ro làm liệu kế toán bị mất, bị phá hủy, sửa đổi, thay chuyển đến đối tượng không phép Chính vai trò phận IT quan trọng việc kiểm soát trình truyền liệu biện pháp như: thường xuyên thực kiểm tra đường truyền, sử dụng phần mềm ngăn chặn thâm nhập đường truyền liệu công ty - Các kế hoạch phục hồi xây dựng lại liệu mất: Mặc dù có biện pháp bảo vệ liệu cố bất ngờ phần cứng làm liệu kế toán bị Do việc phục hồi xây dựng lại liệu kế toán vô quan trọng Do biện pháp lưu dự phòng liệu thực GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 34 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn Chương 4: Quá Trình Hình Thành Và Sử Dụng Hệ Thống 4.1 Quá Trình Hình Thành Từ lúc thành lập công ty, công nghệ thông tin Việt Nam chưa phát triển, mức độ phổ biến chưa rộng rãi Vì vậy, công ty chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Hệ thống kế toán công ty tính thủ công, dựa việc tính toán, ghi chép kế toán viên giấy tờ, sổ sách Đến năm 1999, công nghệ thông tin giới nói chung, Việt Nam nói riêng có nhiều thành tựu nỗi bật Xu hướng phát triển kinh tế, đòi hỏi doanh nghiệp cần áp dụng thành tựu công nghệ thông tin để đem lại hiệu hoạt động họ Qua việc tìm hiểu chương trình kế toán, doanh nghiệp khác, phận kế toán Hữu Toàn đề xuất lên ban lãnh đạo sử dụng phần mềm kế toán ASC để cải tiến quy trình nghiệp vụ kế toán Ban đầu, hệ thống kế toán sử dụng phần mềm ASC mang tính rời rạc Mỗi kế toán viên trang bị máy tính cá nhân có cài đặt phần mềm ASC, thông tin liệu kế toán viên quản lý Hệ thống gặp phải khó khăn liệu không mang tính quán, quản lý tập trung Sau này, phận IT đề xuất, triễn khai hệ thống kế toán quản lý tập trung Từ 1999 đến nay, công ty qua sử dụng cập nhật thường xuyên phiên phần mềm kế toán ASC Hiện tại, công ty sử dụng phiên 5.3 4.2 Các Chức Năng Sử Dụng Trong Hệ Thống Phần mềm ASC tích hợp nhiều module với chức khác nêu phần giới thiệu phần mềm ASC Bộ phận kế toán công ty Hữu Toàn sử dụng chủ yếu module: quản lý kế toán tổng hợp chi tiết, quản lý tồn kho, quản lý công nợ, quản lý giá thành sản phẩm GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 35 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn QĐ Kinh tế Hoạt động SX kinh doanh Người sử doanh dụng Phân tích Phân tích Nghiệp vụ ghi chép, tổng hợp, kinh tế lưu trữ lập báo cáo  Quản lý kế toán tổng hợp chi tiết: Thông qua chức chương trình: chứng từ, tài khoản, nhật ký…  Quản lý tồn kho: Quản lý việc xuất sản phẩm đến chi nhánh cửa hàng phân phối, nhập nguyên vật liệu, đảm bảo đủ vật tư cho xưởng, phận sản xuất Các chức sử dụng phần mềm: danh mục kho, danh mục vật tư sản phẩm, kế hoạch sản xuất, kế hoạnh tiêu thụ, danh mục tồn kho hàng hóa  Quản lý công nợ: Quản lý khoản nợ khách hàng (các cửa hàng phân phối), chức thể chức năng: danh mục khách hàng, số dư công nợ  Quản lý giá thành sản phẩm: Dựa giá thành vật tư, nhân công để quản lý giá thành Chức chương trình: định mức sản phẩm, giá thành dự toán, in giá thành sản phẩm Ngoài ra, phận kế toán sử dụng chương trình để tạo phiếu, hóa đơn, báo cáo cho banh lãnh đạo, phận liên quan GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 36 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn Chương 5: Đánh Giá – Nhận Xét – Đề Xuất 5.1 Nhận Xét Và Đánh Giá  Ưu điểm Nhìn chung, hệ thống thông tin kế toán hoạt động ổn định, đáp ứng yêu cầu xử lý nghiệp vụ kế toán công ty Các cố xảy hệ thống xảy phận IT khắc phục, hỗ trợ việc vận hành hệ thống kịp thời Từ sử dụng hệ thống, nhân viên kế toán giảm việc ghi chép lớn, nâng cao tốc độ xử lý số liệu , giúp cho việc ghi sổ lập báo cáo kế toán gọn nhẹ, xác, công tác quản lý liệu đảm bảo an toàn, đồng thời tiết kiệm chi phí nhân lực Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm kế toán ASC hệ thống kế toán Hữu Toàn mang lại lợi ích:  Tiện dụng: Phần mềm ASC sử dụng phương pháp kế toán Nhật ký chung phương pháp thích hợp cho kế toán có sử dụng máy vi tính Đây phần mềm tiện dụng, có nhiều module thẻ chức năng, trợ giúp nhanh tiện lợi cho việc lưu liệu, sổ sách truy nhập truy xuất cách dễ dàng Các mã tổ chức đơn giản, linh hoạt; theo dõi ngoại tệ nhiều loại tiền khác công nợ tài khoản tiền, khoản vay, cho vay tổ chức đơn giản hữu hiệu; nhiều chức thiết thực cho phép người sử dụng xử lý, phân tích số liệu nhanh chóng, xác; tự động hóa tối đa thao tác nhập số liệu; tình trạng tồn kho công nợ có tức thời nhập số liệu Nhiều bút toán tạo tự động, giúp giảm thiểu tối đa công việc; nhiều mẫu báo cáo chọn nhiều thông số báo cáo trước in Đồng thời, có đưa báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo Lưu chuyển tiền tệ Khi chọn in báo cáo, người sử dụng lựa chọn kết hợp nhiều thông số trước in, nên thực tế số báo cáo phần mềm ASC cung cấp nhiều (hơn 40 báo cáo), đáp ứng tốt yêu cầu thường xuyên đột xuất (cho dù nhỏ) người sử dụng Phần mềm có GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 37 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn nhiều tuỳ chọn, cho phép in kỳ báo cáo in theo ngày mong muốn  Nâng cao hiệu quả: giúp tăng hiệu làm việc nhân viên kế toán  Tiết kiệm chi phí: Một lợi ích phần mềm ASC giảm thiểu chi phí Tiết kiệm chi phí có nghĩa thêm thu nhập tăng tốc độ phát triển  Tiết kiệm thời gian: Thời gian quản lý tiêu chuẩn cho phát triển doanh nghiệp Một tổ chức phát triển quản lý chức thời gian quy định Với việc sử dụng hệ thống giúp nhân viên kế toán hoàn toàn mong đợi việc hoàn thành công việc thời gian đề  Tối ưu hóa quy trình làm việc: phần mềm ASC giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh: tiền lương, doanh thu, khoản tiền đến hạn phải thu/phải trả,kết hoạt động kinh doanh tháng, quí, năm  Cải thiện định: Khi sử dụng hệ thống, nhân viên kế toán dễ dàng tổng hợp báo cáo tình hình kinh doanh công ty để ban lãnh đạo xem xét, định kế hoạch hoạt động công ty  Nhược điểm Bên cạnh thuận lợi, ưu điểm, hệ thống tồn nhược điểm, khó khăn sau:  Mỗi chi nhánh, công ty thành viên xây dựng hệ thống thông tin kế toán riêng rẽ, chưa tập trung  Những hoạt động, thao tác hệ thống không lưu vết lại, lưu lại thời gian ngắn máy tính cá nhân dẫn đến khó khăn kiểm soát  Cơ sở liệu không tố chức tốt, nên sau thời gian sử dụng, việc xử lý trở nên cồng kềnh Để xử lý liệu cho tháng , quí , năm này,hệ sở dử liệu phải xử lý dử liệu năm trước GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 38 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn  Phần mềm, hệ thống: máy tính, server đôi lúc xảy lỗi  Hệ thống chưa đảm bảo tính bảo mật thông tin 5.2 Đề Xuất Về Sử Dụng, Cải Tiến Hệ Thống Để hệ thống hoạt động, quản lý hiệu toàn diện hơn, Công ty cần khắc phục nhược điểm trên:  Giữa công ty chính, chi nhánh công ty nên xây dựng hệ thống thông tin tập trung  Thiết lập quy định đảm bảo tính bảo mật thông tin, phân quyền người dùng  Phát triển chương trình truy vết, log, giám sát máy tính, người sử dụng  Thường xuyên nâng cấp, kiểm tra, thay thiết bị,phần cứng, cập nhật lại chương trình sử dụng hệ thống  Hệ thống kế toán tích hợp với hệ thống khác: quản lý nhân để hổ trợ nghiệp vụ kế toán lương…, hình thành hệ thống ERP 5.3 Vấn Đề Đạo Đức - Xã Hội Xây dựng, sử dụng hệ thống thông tin kế toán đem lại nhiều lợi ích, hiệu cho hoạt động kinh doanh, sản xuất công ty Bên cạnh đó, hệ thống có số tác động vấn đề đạo đức xã hội Từ sử dụng hệ thống, phần góp phần phát triển công ty, lương đời sống nhân viên cải thiện Việc thống kê, báo cáo xác số liệu, giúp công ty tuân thủ quy định, đóng thuế đầy đủ cho quan thuế Tuy nhiên, từ có hệ thống, dù rõ ràng nhân lực kế toán ngày giảm, phần nguyên nhân gây nên tình trạng thất nghiệp Vấn đề đạo đức nghề nghiệp, gian lận việc nhập số liệu… GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 39 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn TÀI LIỆU THAM KHẢO http://www.huutoan.com/ Sách Kế Toán Đại Cương, Phan Quốc Dũng, nxb Đại Học Quốc Gia TPHCM Các tài liệu nội công ty Hữu Toàn GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 40 [...]... Trần Vũ 26 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn  Sơ đồ hệ thống mạng tại nhà máy Hữu Toàn GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 27 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn 3.3 Giới Thiệu Bộ Phận IT 3.3.1 Tổ chức và nhân sự Bộ phận công nghệ thông tin được cơ cấu nằm trong ban kiểm soát của công ty với 3 nhân sự được bố trí như sau: - Phó phòng công nghệ thông tin - Nhân viên công nghệ thông tin - Chuyên... lý về mặt số liệu đối với tài sản công ty  Báo cáo trực tiếp cho TGĐ GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 11 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn  Sơ đồ tổ chức kế toán Kế toán trưởng (GĐ Tài chính) Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán ngân hàng Kế toán đầu vào Kế toán đầu ra Kế toán chi phí Kế toán công nợ Kế toán sản xuất  Chức năng, nhiệm vụ các thành phần kế toán  Kế toán trưởng  Ký phiếu thu chi,... gia công sản phẩm Nhập sản phẩm gia công In thành phẩm dở dang In giá thành sản phẩm …  Mục kế hoạch       Định mức sản phẩm Tỷ giá ngoại tệ Danh mục vật tư – sản phẩm Kế hoạch tiêu thụ Kế hoạch sản xuất … GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 23 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 24 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn 3.2 Cơ Sở Hạ Tầng Hệ Thống Thông Tin Tại. .. an toàn và hoạt động hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán Các rủi ro này có thể liên quan đến việc mất kiểm GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 28 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn soát hệ thống, thiết bị máy tính bị hư hỏng, dữ liệu hay thông tin có thể bị truy cập và thay đổi bởi những người không được phép…  Một số yếu tố ảnh hưởng đến công tác kiểm soát hệ thống thông tin kế toán Do hệ thống. .. Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn  Đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin kế toán Quá trình bày ở trên cho thấy có rất nhiều rủi ro và nguy cơ có thể xảy ra ảnh hưởng đến an toàn của hệ thống thông tin kế toán nói riêng và hệ thống thông tin của toàn doanh nghiệp nói chung Tất cả những nguy cơ này sẽ ảnh hưởng đến quá trình xử lý và lưu trữ, bảo mật dữ liệu thông tin kế toán nên vai trò... Tin Tại các công ty thành viên, chi nhánh được trang bị hệ thống các máy tính cá nhân, server với các phần mềm, phần cứng đảm bảo để sử dụng hệ thống Các sơ đồ mạng kết nối tổng thể về hạ tầng thông tin:  Sơ đồ tổng quan  Mô hình tại chi nhánh – công ty con Hữu Toàn GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 25 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn  Sơ đồ nhà máy Hữu Toàn – Bình Dương o  Hệ thống mail GVGD:... nhật ký kế toán In nhật ký nhập xuất Bút toán kết chuyển Bút toán chênh lệch ngoại tệ Bút toán xóa tồn kho 0 Tính DGBQ và tạo bút toán tự động Chuyển số liệu Nhập số liệu … GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 19 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn  Mục khóa sổ     Kiểm tra nhập liệu Khóa sổ cuối tháng Lùi tháng hiện hành … GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 20 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn ... tin - Chuyên viên kiểm soát hệ thống kế toán Bộ phận công nghệ thông tin có nhiệm vụ tổ chức quản lý, duy trì và kiểm soát toàn bộ hệ thống thông tin của công ty Hiện tại việc duy trì và kiểm soát hệ thống thông tin là vô cùng quan trọng sẽ được nói rõ hơn ở bên dưới 3.3.2 Vai trò  Tổ chức, quản lý hệ thống thông tin  Quản lý và phát triển toàn bộ hệ thống mạng tryền thông, mạng nội bộ, các chương... Dụng Hệ Thống 4.1 Quá Trình Hình Thành Từ lúc mới thành lập công ty, công nghệ thông tin của Việt Nam chưa phát triển, mức độ phổ biến chưa rộng rãi Vì vậy, công ty chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Hệ thống kế toán của công ty màn tính thủ công, dựa trên việc tính toán, ghi chép của các kế toán viên trên các giấy tờ, sổ sách Đến năm 1999, nền công. .. cân đối kế toán …  Mục danh mục        Danh mục Loại chứng từ Tài khoản Tài khoản ngoại tệ Khách hang Kho … GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 21 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn  Mục hệ thống        Tên cơ quan Lưu số liệu Chép lại số liệu Thay đổi mật mã Thay đổi người sử dụng Xem cấp quyền sử dụng … GVGD: T.S Phạm Trần Vũ 22 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty Hữu Toàn  Mục