Document control procedure

HUMAN RESOURCE DOCUMENT CONTROL Doc.No: DH-DC-HR-PR-001 Revision: 01 Issued date: 10-04-2015 Revise date: 10-04-2015 KIỂM SOÁT SỰ THAY ĐỔI TÀI LIỆU Ngày 01.04.2015 Phiên Phần sửa đổi 01 Mô tả Ban hành lần thứ Người soạn thảo: (ký tên: _/ Ngày: _) Người kiểm tra: _ (ký tên: _/ Ngày: _) Người phê duyệt: (ký tên: _/ Ngày: _) 1.0 Mục đích Cung cấp phương pháp thống để kiểm soát tài liệu liệu cho công ty Đảm bảo tất tài liệu liệu có liên quan xem xét có hiệu lực 2.0 Phạm vi áp dụng Page of 10 Thủ tục áp dụng cho toàn tất tài liệu Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng công ty 3.0 Phạm vi trách nhiệm Người kiểm soát tài liệu phận có trách nhiệm đảm bảo tất tài liệu liên quan đến phận phải kiểm soát theo yêu cầu thủ tục Mỗi phận phải chịu trách nhiệm kiểm soát tài liệu phận hay phận khác ban hành Kiểm soát viên HACCP có trách nhiệm kiểm soát chuẩn hóa tất tài liệu gốc 4.0 Định nghĩa STT 4.1 Đề mục Định nghĩa Lưu hành phận phận liên quan Procedure Cách thức cụ thể để tiến hành hoạt Ký hiệu PR động hay quy trình Standard Operating Procedure Thủ tục vận hành: quy trình cụ thể SOP bước phải thực 4.2 Lưu hành áp dụng cho phận Work Instruction Bảng hướng dẫn công việc: Mô tả chi WI tiết cách làm công việc cụ thể, nhằm đảm bảo thống cách làm việc cá nhân Document Control Center phận có liên quan Thủ tục kiểm soát Tài liệu: Mô tả chi DCC tiết cấu trúc file Tài liệu hướng Specification dẫn hay Biểu mẫu Công ty Tiêu chuẩn (sản phẩm, nguyên liệu,…) SP Job Description Bảng mô tả chi tiết công việc, chức JD năng, nhiệm vụ,quyền hạn… Flow chart vị trí công việc/ cá nhân Sơ đồ quy trình FC Factory Layout Sơ đồ nhà máy FL Form Biểu mẫu hỗ trợ cho tài liệu F Product Description Bảng mô tả chi tiết sản phẩm PRD Page of 10 Material Safety Data Sheet 10 Sanitation Procedure 11 Good Manufacture Practice 12 Hazard 13 Control Points Document Number tới hạn Số hiệu tài liệu 4.3 Coding Department Dao-Heuang Group Tập đoàn Dao-Heuang DH Board of Director Ban lãnh đạo Công ty BOD Dao Coffee Factory Nhà máy Sản xuất Cà phê Head of Department Trưởng phận HOD Human Resource Department Bộ phận Nhân HR Quality Assurance Department Bộ phận Quản lý chất lượng QA Production Department Bộ phận Sản xuất (Cà phê rang) PD1 (Roasting Coffee) Production Department (Soluble Bộ phận Sản xuất (Cà phê hòa tan) PD2 Coffee) Filling & Packing Department Bộ phận Đóng gói FP1 10 Filling & Packing Department Bộ phận Đóng gói FP2 11 Engineering Department Bộ phận Kỹ thuật ED 12 Manufacturing Resource(s) Bộ phận Kế hoạch nguồn lực sản xuất 13 Planning Department Safety Department Bộ phận An toàn SD 14 Health Department Bộ phận Y tế HD 15 Finance & Accounting Bộ phận Tài chính-Kế toán FA 16 Department Purchasing Department Bộ phận Mua hàng PS 17 Sales Department Bộ phận Bán hàng SL 18 Research & Development Bộ phận phát triển sản phẩm 19 Department Quality Control Kiểm soát chất lượng dây chuyền Standard Analysis Bản dẫn an toàn hóa chất/ nguyên liệu: Đây dạng văn chứa liệu liên quan đến thuộc tính hoá chất/ nguyên liệu cụ thể đó, nhằm đảm bảo an toàn tiếp xúc xử lý có cố MSDS Operating Quy phạm vệ sinh thủ tục kiểm soát vệ sinh, nghĩa quy phạm vệ sinh dùng để đạt yêu cầu vệ sinh chung GMP SSOP and Thực hành sản xuất tốt Critical Phân tích mối nguy điểm kiểm soát Page of 10 GMP HACCP Doc No DC MRP R&D QC 5.0 Các thủ tục thực hiện: Ký hiệu tài liệu : Chia làm cấu trúc: Cấu trúc 1: Dành cho phận Nhà máy Dao Coffee: AA-BB-CC-DD-EEE Giải thích: - AA: Ký hiệu Tập đoàn - BB: Ký hiệu Nhà máy - CC: Ký hiệu phận trực thuộc Nhà máy - DD: Ký hiệu tên tài liệu - EEE: Số chạy Ví dụ 1: DH-DC-HR-F-001 Giải thích: - DH: Dao-Heuang Group - DC: Dao Coffee Factory - HR: Human Resource Department - F: tên Form - 001: Số chạy Cấu trúc 2: Dành cho Bộ phận hỗ trợ tất Nhà máy Dao: AA-CC-DD/FF-EEE Giải thích: - AA: Ký hiệu Tập đoàn - CC: Ký hiệu Bộ phận - DD/FF: Ký hiệu tên Tài liệu (trong DD ký hiệu loại tài liệu; FF: Áp dụng cho Nhà máy nào, Dao Coffee: ký hiệu là: “DC”, Water: “DW”, Fruit Chips: “DF”, Plastic: DP, …)); Tài liệu áp dụng chung cho tất nhà máy Dao không cần ghi phần /FF - EEE: Số chạy Ví dụ 2: DH-QA-F/DC-001 Giải thích: - DH: Dao-Heuang Group - QA: Quality Assurance Page of 10 - F: tên Form DC: Form áp dụng cho nhà máy Dao Coffee 001: Số chạy 5.1 Kiểm soát tài liệu gốc: Tài liệu gốc lưu trữ dạng văn (Hard copy) Bản gốc tài liệu nội phải có đầy đủ chữ ký người soạn thảo, xem xét phê duyệt Mỗi phận gửi tất tài liệu gốc cập nhật có chữ ký phê duyệt cấp cho người kiểm soát tài liệu file cứng (Hard copy), giữ lại photo để lưu hành nội bộ, DCC có trách nhiệm phân bổ tài liệu đến phận có liên quan file cứng (Hard copy), phải có báo cáo xác nhận phân bố thu hồi tài liệu (sử dụng Form DH-DC-HR-F-017: Form Phân bố thu hồi Tài liệu) Tài liệu gốc dùng để đối chiếu nội dung tài liệu phân bố dạng điện tử (Soft copy) 5.2 Phân quyền: Chỉ có người kiểm soát tài liệu phận trưởng phòng Quản lý chất lượng tiếp cận tài liệu gốc Không lấy tài liệu gốc khỏi file chứa tài liệu gốc Nếu cần thiết phải dùng đến tài liệu gốc phải làm giấy yêu cầu xem/copy tài liệu gốc (sử dụng Form DH-DC-HR-F-018 : Form yêu cầu sử dụng tài liệu gốc) 5.3 Kiểm soát tài liệu cũ: Khi tài liệu ban hành tài liệu ban hành trước xem tài liệu cũ, phận DCC chịu trách nhiệm thu hồi lại tài liệu cũ tài liệu cũ phải lưu trữ dạng hồ sơ 5.4 Chỉnh sửa tài liệu: Bộ phận biên soạn tài liệu gốc phận liên quan đề xuất thay đổi, cập nhật tài liệu Bộ phận liên quan thông báo đến phận biên soạn tài liệu gốc để phận thực việc điều chỉnh Người biên soạn có trách nhiệm cập nhật tài liệu nội thông báo đến phận liên quan Khi thay đổi nội dung tài liệu, nhận dạng cách tăng số lần ban hành cập nhật ngày có hiệu lực tài liệu Ngày ban hành ngày tài liệu đưa áp dụng hệ thống 5.4 Cập nhật tài liệu: Khi thay đổi, cập nhật tài liệu, tài liệu cập nhật phải ghi rõ cụ thể mục thay đổi, cập nhật 5.5 Duy trì, lưu trữ bảo quản tài liệu, liệu: Tài liệu phải trì để đảm bảo cập nhật kịp thời Page of 10 Tài liệu phải rõ ràng, tình trạng tốt Không chỉnh sửa bút mực tay lên tài liệu Bất thay đổi phải thông qua Trưởng phận, Giám đốc nhà máy có liên quan tuân theo DCC Tất Tài liệu liên quan tới công việc phải cất giữ lưu trữ vòng năm 5.6 Bố cục tài liệu: Người biên soạn tài liệu phải làm theo bố cục chuẩn sau:  Logo: Đối với Bộ phận trực thuộc Nhà máy Dao Coffee sử dụng logo Nhà máy Dao Coffee; Đối với phận chịu trách nhiệm chung tất nhà máy sử dụng logo Tập đoàn  LOGO Nhà máy Dao Coffee: Cao: 1.08 inch, rộng: 1.5 inch  LOGO Tập đoàn: Cao: 1.3 inch, rộng: 1.37 inch  Ngôn ngữ Tài liệu: Sử dụng tiếng Anh, tiếng Việt tiếng Lào, có thêm phiên khác phải chạy số với tài liệu gốc; riêng phần đầu trang (header) bắt buộc phải sử dụng tiếng Anh  Font chữ: - Đối với tiếng Anh tiếng Việt: Times New Roman, Arial, VN-Time - Đối với tiếng Lào: Saysettha OT, DokChampa  Cỡ chữ: 12 (cho toàn tài liệu)  Bố cục:  Phần đầu trang: Chỉ cần trang tài liệu yêu cầu phải sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh (có thể tạo phiên Anh-Việt Anh-Lào) Page of 10 Logo nhà máy/Tập đoàn TÊN BỘ PHẬN (theo quy định) Doc No: Revision: TÊN TÀI LIỆU Issue date: Revised date: Trong đó: - Doc No: AA-BB-CC-DD-EEE AA-CC-DD/FF-EEE (giải thích mục 5.0) - Revision: Phiên tài liệu - Issue date: DD-MM-YYYY (ngày-tháng-năm tài liệu ban hành: không thay đổi) - Revised date: DD-MM-YYYY (ngày-tháng-năm tài liệu chỉnh sửa lại áp dụng) - Cỡ chữ phần tên Tài liệu: từ 12 – 16  Trang đầu tiên: Theo dõi thay đổi tài liệu Ngày 01.04.2015 Phiên Phần sửa đổi 01 Mô tả Ban hành lần thứ Người soạn thảo: _ (ký tên: _/ Ngày: _) Người kiểm tra: _ (ký tên: _/ Ngày: _) Người phê duyệt: (ký tên: _/ Ngày: _)  Phần cuối trang: (áp dụng cho tất trang tài liệu) Page of  Nội dung tài liệu bao gồm: MỤC ĐÍCH (mục đích tài liệu) PHẠM VI ÁP DỤNG (áp dụng cho đối tượng nào) PHẠM VI TRÁCH NHIỆM (ai người chịu trách nhiệm thi hành) ĐỊNH NGHĨA (các ký hiệu có tài liệu) Page of 10 CÁC THỦ TỤC THỰC HIỆN (quá trình thực công việc) AN TOÀN (an toàn vệ sinh lao động, sử dụng tài liệu hướng dẫn công việc) LƯU ĐỒ, BIỂU MẪU ĐI KÈM, TÀI LIỆU THAM KHẢO (nếu có) PHÂN BỐ TÀI LIỆU (tài liệu phân bổ đến phận liên quan) Lưu ý: Tất tài liệu bắt buộc phải theo thứ tự (tứ 1-> 8), phần viết tên đề mục theo thứ tự để trống 6.0 An toàn 7.0 Lưu đồ, biểu mẫu kèm: 7.1 Lưu đồ: Bước 1: Soạn thảo No Yes Bước 2: Phê duyệt nội dung yêu cầu No Dựa vào nhu cầu công việc yêu cầu cấp để soạn thảo, tạo mới, chỉnh sửa, cập nhật xem phận phận có liên quan có đăng ký tài liệu hay chưa; sau gửi cấp xem xét Tài liệu phải phù hợp với chuẩn DCC Người soạn thảo gửi thảo lên cấp để phê duyệt nội dung tài liệu: - Nếu phê duyệt: tiến hành bước - Nếu không phê duyệt: quay bước Người phê duyệt: Trưởng Bộ phận, Giám đốc Nhà máy Yes Bước 3: Đăng ký DCC lưu file Bước 4: Phân bố tài liệu Bước 5: Kiểm soát, cập nhật tài liệu Đăng ký tài liệu nội DCC có chữ ký phê duyệt (file cứng file mềm) DCC kiểm tra tài liệu xem phần định dạng có với quy định hay không - Nếu chấp nhận: tiến hành ký xác nhận với DCC nhập vào Danh sách tổng thể - Nếu không chấp nhận: quay Bước để tiến hành chỉnh sửa DCC có trách nhiệm phân bố phối hợp với Trưởng phận người biên soạn để hướng dẫn tài liệu nội phận có liên quan; đồng thời theo dõi tình trạng sử dụng xem có áp dụng tài liệu hay không Người kiểm soát tài liệu có trách nhiệm kiểm tra thường xuyên theo định kỳ, đối chiếu hard copy & soft copy, lưu trữ hồ sơ Phải cập nhật tài liệu phận 7.2 Biểu mẫu kèm Mẫu 1: Nhãn bookfile dành cho phận Nhà máy Dao Coffee: Page of 10 Chú thích: - Tên Bookfile: Phải viết chữ in hoa - Số chạy Bookfile: Số thứ tự tất Bookfile lưu giữ - Quyển số: số thứ tự Bookfile lưu tài liệu cho công việc - Ví dụ: Trong tài liệu “Overtime record“ Nhân năm 2014 có quyển, số thứ tự thứ list bookfile, số chạy thứ tự là: + HR-02/01 + HR-02/02 + HR-02/03 Mẫu 2: Nhãn Bookfile dành cho Bộ phận hỗ trợ tất Nhà máy Dao: 8.0 Phân bố tài liệu [ BOD ] Ban lãnh đạo Công ty [ HOD] Trưởng phận Page of 10 [ HR] Bộ phận Nhân [QA] Bộ phận Quản lý chất lượng [R&D] Bộ phận Phát triển sản phẩm [PD1] Bộ phận Sản xuất [PD2] Bộ phận Sản xuất [FP1] Bộ phận Đóng gói [FP2] Bộ phận Đóng gói [ED] Bộ phận Kỹ thuật [MRP] Bộ phận Kế hoạch nguồn lực sản xuất [SD] Bộ phận An toàn [HD] Bộ phận Y tế [FA] Bộ phận tài chính-kế toán [PS] Bộ phận mua hàng [SL] Bộ phận Bán hàng Page 10 of 10