Trong kỹ thuật điều hành công sở có 8 nội dung cơ bản và quan trọng, nếu nắm vững được những nội dung này nhà lãnh đạo, quản lý sẽ dễ dàng hơn trong việc điều hành hoạt động của công sở. Và một trong những nội dung mà người lãnh đạo, quản lý không thể bỏ qua đó là Phân công công việc. Bởi nếu phân công công việc hợp lý, khoa học sẽ giúp người đứng đầu công sở san sẻ bớt khối lượng công việc, dễ dàng hoàn thành tốt nhiệm vụ, mục tiêu đã được đề ra.
Phân công công việc – Nhóm KH13KT Mục lục Lời nói đầu………………………………………………………………………2 I.Khái quát phân công công việc…………………………………………… II.Cơ sở trình phân công công việc………………………………… III Các kiểu phân công công việc…………………………………………… Các nguyên tắc phân công công việc………………………………… Các kiểu phân công công việc………………………………………….7 Kết luận…………………….………………………………………………….9 Danh sách & Bảng phân công công việc nhóm 2………………….…………10 Phân công công việc – Nhóm KH13KT Lời nói đầu Trong kỹ thuật điều hành công sở có nội dung quan trọng, nắm vững nội dung nhà lãnh đạo, quản lý dễ dàng việc điều hành hoạt động công sở Và nội dung mà người lãnh đạo, quản lý bỏ qua Phân công công việc Bởi phân công công việc hợp lý, khoa học giúp người đứng đầu công sở san sẻ bớt khối lượng công việc, dễ dàng hoàn thành tốt nhiệm vụ, mục tiêu đề Với nội dung Phân công công việc, nhóm lớp KH13KT sâu vào sở trình phân công công việc để biết để thực phân công công việc nhà quản lý lãnh đạo cần dựa sở gì?; nguyên tắc để phân công công việc dựa nguyên tắc với kinh nghiệm nước phát triển có kiểu phân công công việc nào? Sau phần tìm hiểu nhóm 2, mong cô bạn cho ý kiến để nhóm hoàn thiện Nhóm – KH13KT Phân công công việc – Nhóm KH13KT I Khái quát phân công công việc Khái niệm Phân công công việc nội dung quan trọng kỹ thuật điều hành công sở Có thể thấy phân công công việc hoạt động bố trí, xếp nhiệm vụ cho phận, đơn vị, cá nhân quan theo kế hoạch, lịch trình định trước Ý nghĩa việc phân công công việc Người lãnh đạo, quản lý muốn thực mục tiêu nhiệm vụ quan, đơn vị cần làm tốt việc phân công công việc, bởi: - Phân công công việc hợp lý, khoa học góp phần khai thác lực cán công chức, khai thác trí tuệ tập thể vào giải công việc - Tăng cường đoàn kết, hợp tác lẫn thành viên phận, đơn vị quan, công sở - Tránh chồng chéo nhiệm vụ chức - Đảm bảo hoàn thành khối lượng tính chất công việc giao - Nâng cao trách nhiệm giao lực cán công chức với viêc hoàn thành nhiệm vụ, góp phần hoàn thành mục tiêu chung công sở II Cơ sở trình phân công công việc Xét cách chung nhất, trình phân công công việc dựa sở là: (1) Vị trí pháp lý thẩm quyền quan đơn vị; (2) Khối lượng tính chất công việc; (3) Theo số lượng biên chế cấu tổ chức quan Phân công theo vị trí pháp lý thẩm quyền quan đơn vị Mỗi tổ chức quan Nhà nước thành lập có vị trí pháp lý thẩm quyền định Do vị trí pháp lý thẩm quyền khác đặc điểm hoạt động nhiệm vụ giao khác Vì để tổ chức hoạt động quan tốt cần phải vào vị trí pháp lý quan thực tế Ví dụ: Bộ Giáo dục Đào tạo có nhóm cán phân công để theo dõi hoạt động trường đại học trực thuộc, Sở Giáo dục phân công không phù hợp với thẩm quyền Sở Phân công theo khối lượng tính chất công việc Phân công công việc – Nhóm KH13KT Sự phân công thực sở kế hoạch công tác duyệt, theo tính chất loại công việc theo yêu cầu thực công việc thực tế Ở yêu cầu đặt người lãnh đạo quan phải: - Phải nắm vững chương trình hoạt động quan, công sở, - Phải dựa vào kết việc phân tích công việc để phân công công việc - Có tính toán khoa học để phân công hợp lý cho nhóm chí cá nhân công sở Bởi thời gian ngắn mà phân công nhiều công việc phức tạp cho người hay nhóm người lượng công việc bị tải dễ dẫn đến không hoàn thành công việc hoàn thành chất lượng kết công việc chưa tốt Phân công công việc theo số lượng biên chế cấu tổ chức quan Thiếu hay thừa biên chế so với công việc quan cần thực gây khó khăn cho việc phân công công việc Bên cạnh đó, cấu tổ chức quan không khoa học chức chồng chéo lẫn việc phân công công việc trình quản lý khó khăn Hiện thấy nhiều quan hành chính, nghiệp có tình trạng thừa - thiếu cán bộ, công chức, viên chức, ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng, hiệu công việc Vì vậy, yêu cầu tất yếu phải tính đủ biên chế cho công việc, đồng thời phải tìm biện pháp để hoàn thiện cấu tổ chức quan Muốn tổ chức máy phân phối các chức nghiệp quan đơn vị cần ý: - Mục đích nhiệm vụ mà đơn vị phải hoàn thành cần cách rõ ranh - Chọn lựa kĩ cán cho đơn vị, họ phải hội tụ đủ điều kiện cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ giao - Chức vụ trách nhiệm giao phải tương đương - Chú ý đến công việc quan trọng, chinh yếu - Tìm cách phát huy lực cán nhân viên đơn vị - Phân công công việc công bằng… III Các kiểu phân công công việc Nguyên tắc để phân công công việc Phân công công việc – Nhóm KH13KT Theo kinh nghiệm nước phát triển dựa nguyên tắc chung, phân chia công việc theo nhiều kiểu Và để phân công công việc hợp lý khoa học cần phải dựa theo nguyên tắc sau: a Nguyên tắc ấn định điều kiện cho chức nghiệp vụ Yêu cầu đặt phải có đủ điều kiện làm việc, tránh theo ý chủ quan Nguyên tắc đảm bảo công việc cụ thể phải có phương tiện để giải quyết, điều kiện vị trí công sở, người sở pháp lý, thẩm quyền để giải công việc cách hiệu Căn vào chức nhiệm vụ quan, công sở để ấn định điều kiện làm việc mà phân công hợp lý Một vấn đề quan trọng nguyên tắc dựa vào chức năng, điều kiện làm việc mà phân công công việc, tránh tình trạng tình cảm mà phân cho dự án quan trọng để gây thất thoát cho nhà nước Ngoài ra, dựa vào phán đoán chủ quan mà cho người làm việc hay không để giao nhiệm vụ sở thực tế Nguyên tắc đảm bảo giao việc người đảm bảo cho thành công công việc b Nguyên tắc “Dụng nhân dụng mộc” Nguyên tắc hiểu phân công công việc cần ý đến kinh nghiệm lực cá nhân để xếp cho họ vào nơi thích hợp đồng thời phải ý đến cá tính lòng hăng say, nhiệt tình họ với công việc để khuyến khích nỗ lực cá nhân làm việc Mỗi người có sở trường, sở đoản, phân công công việc cho cấp nên cố gắng tạo đk cho cấp phát huy sở trường hạn chế sở đoản, bước hoàn thiện công việc Thậm chí phân nhóm làm việc cần ý đến cá tính cá nhân để tránh tượng xung khắc tâm lý nhóm dẫn đếu hiệu công việc c Nguyên tắc phân chia chức nghiệp vụ có tính đồng Nguyên tắc hiểu công việc chủng loại tập trung giao cho đơn vị cấp để thực phân chia cho cá nhân theo định cụ thể Việc phân chia đảm bảo tính đồng công việc, phận cá nhân ôm đồm nhiều, giải công việc theo Phân công công việc – Nhóm KH13KT chức nghiệp vụ góp phần tăng cường tính chuyên môn hóa nghiệp vụ quan Ví dụ: Bộ phận thông tin công sở thực chức ứng dụng công nghệ thông tin để thu thập, xử lý thông tin, quản lý thôn tin sau cung cấp cho quan, đơn vị Như có cv liên quan đến thông tin định phải đưa đến phận đảm nhận d Nguyên tắc cân chức nghiệp vụ Nguyên tắc đòi hỏi chất lượng công việc phải phân phối cách đáng, thích hợp Việc phân công công việc không tạo chồng chéo Các công việc cần thiết phân phối đến nhân viên Trong trình hợp tác làm việc phải làm rõ người chịu trách nhiệm Đảm bảo cân chức nghiệp vụ nhằm tận dụng tối đa nguồn lực công sở, đặc biệt nguồn nhân lực Khi phân công công việc phải tính toán tiêu chuẩn chất lượng công việc, cách tính biến số chất lượng cho chúng tương thích với biên độ chấp nhận Đồng thời phải đảm bảo công nhiệm vụ quyền lợi nhân viên trình làm việc, khuyến khích nhân viên phát triển khả mình, phải tránh tượng đánh đồng tâm lí người Nguyên tắc đòi hỏi tính trách nhiệm công việc nhân viên đặc biệt phải xác định trách nhiệm thuộc ai, phân công công việc phải định chế tài thưởng phạt hợp lí e Nguyên tắc tạo ổn định tránh lãng phí Đối với tất quan tổ chức hai khía cạnh sau phải quan tâm: Ổn định để phát triển – Phát triển để ổn định Nghĩa có ổn định có phát triển, có phát triển trì ổn định Do vấn đề để xảy ổn định tổ chức có ảnh hưởng xấu tới trình phát triển tổ chức Một nguyên nhân gây ổn định tổ chức việc phân công công việc bất hợp lí – nguyên nhân không tuân thủ nguyên tắc Do phân công công việc phải tính toán kĩ khả ảnh hưởng phân chia tới ổn định tổ chức Các nguồn lực tổ chức vô vô tận, nguồn lực yếu tố chủ chốt sống tổ chức Nguồn lực phải sử dụng hợp lí khoa học nhằm thu lại hiệu cao Việc lãng phí nguồn lực việc mà tổ chức quan không muốn mắc phải Khi phân công công việc phải Phân công công việc – Nhóm KH13KT tính toán đến nguồn lực cần cho công việc sử dụng có hiệu hợp lí Các kiểu phân công công việc Từ kinh nghiệm chung thực tế hoạt động quan, công sở, nêu lên số kiểu phân công công việc sau: a Phân công theo chuyên môn hóa Chuyên môn hóa phương pháp tất yếu để cá nhân sâu vào công việc có thói quen nghề nghiệp tốt Từ có khả nâng cao suất lao động Nhà lãnh đạo bỏ qua chuyên môn mà phân công tùy tiện công việc có khả không hoàn thành chật lượng công việc không mong muốn Ví dụ: Nếu trình độ chuyên môn công tác tra, lại tra có tính chuyên môn tra tài chinh, tra y tế…thì chắn kết hạn chế, chí mắc sai lầm Muốn chuyên môn hóa cá nhân công sở phải có hiểu biết rộng, kiến thức chuyên môn kiến thức chung tác động bổ sung cho nhau, nâng cao hiểu biết chung lĩnh nhà quản lý Kinh nghiệm thực tế cho thấy, để có chuyên môn sâu nhằm thực tốt nhiệm vụ giao, nhà chuyên môn ý trang bị cho kiến thức rộng Ít có nhà quản lý có kiến thức chuyên môn sâu đơn mà thành đạt quản lý Ví dụ: Những cán giao nhiệm vụ làm công tác tra máy quản lý nhà nước kiến thức chuyên môn tra cán cần phải hiểu biết kiến thức quản lý nhà nước, pháp luật… b Phân công theo tiêu chuẩn định mức cụ thể Mọi phương thức làm việc dù tiên tiến đến đâu đòi hỏi phải có tiêu chuẩn định mức để phân công đánh giá kết qúa trình áp dụng vào thực tiễn Tiêu chuẩn rõ ràng thuận lợi phân công công việc Khi xây dựng tiêu chuẩn để làm chỗ dựa cho phân công công việc cần ý đến chất lượng số lượng Ví dụ ban hành nhiều văn văn chất lượng văn lại trở ngại tiềm ẩn gây ảnh hưởng không tốt cho quản lý nhà nước Ngoài tiêu chuẩn địn mức phải xây dựng cho khuyến khích cán công chức làm việc phân công nhiệm vụ Phân công công việc – Nhóm KH13KT c Phân công sở trách nhiệm giao lực cán bộ, công chức Khi phân công công việc không tính đến lực thực cán công chức quan nguyên nhân dẫn đến hiệu thấp công việc Vì vs việc phân công phải rõ trách nhiệm cá nhân, phận Có nhiều loại trách nhiệm: trách nhiệm pháp lý, trách nhiệm tổ chức, kiểm tra… cán công chức phân công trước hết phải tự xác nhận khả đảm nhiệm công việc cụ thể Ngoài cần tạo điều kiện để cán công chức tiến qua công việc giao Giao việc cho người hay nhóm người cần phải dựa nguyên tắc phù hợp, có nghĩa phải nhìn trước khả họ nhiều mặt: khả trước mắt, khả lâu dài, yêu cầu công việc đặt mục tiêu cuối cần đạt tới Ví dụ: Mục tiêu để bồi dưỡng cán công chức kh phân công công việc cho họ phải tính đến mục tiêu lâu dài, phương hướng bồi dưỡng… d Phân công theo nhóm nhằm tạo thăng quan Thực tốt kiểu phân chia tạo đoàn kết công sở, đồng thời tăng thêm tiệm lực nội cho quan công sở Có thể có trường hợp cán công chức có trình độ chuyên môn cao lúc họ có khả hợp tác thuận lợi với đồng nghiệp Sự hợp tác không phụ thuộc vào trình độ cán công chức mà khả nhận thức người vào nội dung công việc, vào phân công công việc Nó phụ thuộc vào việc cán công chức thay lần nhau, tập hợp để giải nhiệm vụ cụ thể cần thiết hay không Điều đảm bảo cho công việc không bị gián đoạn trước tình đột biến thường gặp công việc Có thể nhận thấy rằng, không cá nhân hay nhóm riêng lẻ hoàn thành công việc từ khởi đầu đến kết thúc, hợp tác quy luật để đảm bảo cho công việc thành công, bảo đảm cho công sở đc giữ thăng Khi phân công cán công chức tạo thành nhóm công tác với cần đảm bảo cá nhân nhóm phụ thuộc vào nhóm công việc giao, họ có nét đặc thù riêng Người lãnh đạo, quản lý cần cần biết rõ để phân công hợp lý, tạo hội cho tinh thần tập thể phát triển Đó là đặc điểm tâm, sinh lý, khả tư duy, sức khỏe….Tạo nhóm làm việc tốt tăng khả hiệu công việc Phân công công việc – Nhóm KH13KT Kết luận Từ nội dung thấy để phân công công việc khoa học hợp lý điều không dễ dàng, nhà lãnh đạo quản lý cần tìm hiểu rõ ý nghĩa phân công công việc, sở trình với việc hiểu thật sâu nguyên tắc kiểu phân công công việc để áp dụng vào tổ chức, giúp tổ chức hoàn thành tốt nhiệm vụ mục tiêu đề tổ chức Trên tìm hiểu nhóm 2, trình tìm hiểu nhóm dựa vào giáo trình với số thông tin mạng nên nội dung chưa hoàn toàn logic Mong cô góp ý để nhóm giút kinh nghiệm để hoàn thiện không mà nhiều tập nhóm sau Em xin chân thành cảm ơn cô! Nhóm – KH13KT Phân công công việc – Nhóm KH13KT Danh sách bảng phân công công việc nhóm – KH13KT ST T Họ tên Công việc Vũ Thị Minh Trang I.Khái quát phân công công việc Nguyễn Phương Thảo Nông Thị Phượng Nguyễn Thị Huyền Trang Phạm Thị Oanh II Cơ sở trình phân công công việc Vũ Thị Hạnh Vũ Quỳnh Anh Nguyễn Doãn Thái 10 11 12 13 Nguyễn Thị Sen Nguyễn Thị Phương Thảo Phạm Thị Hằng Nguyễn Thị Quỳnh Hương Nguyễn Thị Uyên ( nhóm trưởng) 10 III.Các kiểu phân công công việc 1.Nguyên tắc phân công công việc Các kiểu phân công công việc Tổng hợp bài; Thuyết trình; Làm slide