Hướng dẫn lập hợp đồng Ngoại thương Tiếng Anh PHẦN MỞ ĐẦU Hợp đồng mở đầu bằng chữ CONTRACT hay SALES CONTRACT, cách thứ nhất thông dụng hơn. Tiếp đó là số hợp đồng: No :................. Ngày ký hợp đồng : Date : ................. Tiếp theo là : Ho Chi Minh city, S.Viêt Nam (Vị trí ký hợp đồng) Giữa: Beetween Công ty: company Địa chỉ: address Số điện thoại......Fax .....Tel.... Fax..... Đại diện bởi ......chức vụ .....Presented by ...position ... Sau đây gọi là bên bán: Hereinafter called The Seller Và.....And Công ty: company Địa chỉ: address Số điện thoại......Fax .....Tel.... Fax..... Đại diện bởi ......chức vụ .....Presented by ...position ... Sau đây gọi là bên mua: Hereinafter called The Buyer Hai bên đồng ý ký vào hợp đồng này với các điều khỏan và điều kiện sau: The two parties have agreed to sign this contract covering the following terms and conditions: Ngoài ra, người ta cũng có thể dùng các câu sau: It has been matually agreed to the sale and purchase of ...on the terms and conditions as follows: hoặc Both sides have matually agreed to enter this contract on the following terms and conditions: hoặc It is mutually agreed that the Seller sells and the uyer buys commodities on the following terms and conditions: PHẦN NỘI DUNG Sau phần mở đầu là đi vào phần nội dung của hợp đồng: Về cơ bản: Hợp đồng phải có các điều khoản sau: 1. Commodity: Tên thương mại của hàng hóa mua bán, phải ghi rõ xuất xứ hàng hóa, đối với các loại ngũ cốc thì còn có vụ mùa nào, loại nào 2. Quality (Specification): Ở đây ghi rõ chất lượng yêu cầu cụ thể đối với từng lọai hàng hóa. Giữa 2 mục này và có thể nhiều mục khác có thể được gộp chung lại nhưng nhất thiết phải có. Để rõ hơn ta có thể lấy ví dụ: Gạo: Rice Ta ghi như sau: 1. Commodity: Viet Nam long grain white rice 2. Quality: Moisture: 15% max Độ ẩm Foreign matter: 5% max Tạp chất Crop: 20062007 Broken: 15% max 3. Quantity: Ví dụ: 12,000 MTS 10 PCT more or less at buyers option Lưu ý: Để tạo điều kiện thuận lợi trong khi thực hiện hợp đồng thì Quyền chọn thuộc về bên thuê tàu . Lấy ví dụ mua điều kiện nhóm E, F THÌ QUYỀN CHỌN thuộc về người mua, còn nhóm C, D thì quyền chọn thuộc về ngưới bán. Lưu ý MTS luôn có s 4.Price (Giá): USD 210MT FOB Ho Chi Minh City port, Viet Nam (Incoterms 2000) 5. Shipment (Vận tải): Ở điều khoản này lưu ý có được phép chuyển hàng thành nhiều lần không, có được phép chuyển tải hàng không? Ngày giao hàng? Và có chứng từ tài liệu gì cần gửi cho nhà nhập khẩu sau 1,2 ngày giao hàng để nhà nhập khẩu nắm tình hình hàng hóa? Ước lượng thời gian đến, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng Ví dụ: Time of shipment: Not later than November 9th,2007 (On or before November 9th,2007) Partial shipment: Not allowed Transhipment: Not allowed Loading port: Ho Chi Minh city port in Viet Nam Destination port: Indonesia main port Notice of shipment: Within 2 day after the sailing date of carrying vessel to Indonesia, the Seller shall notyfy by cable to the Buyer the following informations: +LC number (LC số) +Name and Nationality of the vessel (Tên và quốc tịch của tàu) +Port of loading (cảng bốc) +Port of discharging (cảng dỡ hàng) +Estimation (Expected) time of arrival at discharging port (Ước lượng (dự kiến) thời gian đến tại cổng dỡ) 6.Packing and Marking: Phần này ta yêu cầu ghi quy cách đóng gói và mã hiệu. Ví dụ: Gạo: Rice to be packed in new single pp bag of 50 KGs with buyers mark, hand sewn at mouth with jute twine thread suitable for rough, hadling and sea transportation. The seller will supply 0.2% of new bags, free of charge, not including quantity of bag shipped Quần áo: At Buyers instructions N0.....signed by both parties dated 05 November 2007 Ngoài ra ta có thể ghi: Manufactures standard: Export standard: 7. Payment: Phần thanh toán Phần này rất quan trọng , nội dung đề cập đến hình thức thanh toán nào (Có các hình thức thanh toán sau : Nhờ thu collection ,trong nhờ thu thì có nhờ thu phiếu trơn Clean collection hay nhờ thu trả tiền lấy chứng từ Document again payment DP, nhờ thủ chấp nhận trả tiền lấy chứng từ Document again Acceptance payment DA; Chuyển tiền Remitance ,chuyển tiền thì có chuyển tiền trước lấy hàng sau, hay Chuyển hàng rồi lấy tiền sau; Phương thức đổi chứng từ trả tiền CASH AGAIN DOCUMENTS CAD; Và cuối cùng là phuơng thức thanh toán tín dụng chứng từ letter of credit Nếu là LC thì là LC trả ngay hay trả chậm, và thanh toán tại ngân hàng nào (Lưu ý ghi rõ chi nhánh), và chứng từ cần xuất trình để lấy hàng (Về phía nhà nhập khẩu ) và chứng từ cần xuất trình để lấy tiền (Về phía nhà xuất khẩu ) Cụ thể: Đồng tiền thanh toán: currency of payment Thời hạn thanh toán: Time of payment Trả ngay Payment at sight ,trả chậm: usance payment, trả trước payment before or to be deposited Phương thức thanh toán Các chứng từ cần xuất trình để thanh toán: +Hối phiếu (Bill of exchange) +Các chứng từ gửi hàng: Vận đơn đường biển sạch (Clean bill of lading) Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance policy hay Insurance Certificate) Hóa đơn thuơng mại: Commercial invoice Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hóa (Certificate of Quality) Giấy chứng nhận số lượng,trọng luợng hàng hóa (Certificate of Quantity) Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin) Giấy chứng nhận đóng gói bao bì (Packing list) Ngoài ra có thể còn giấy Giấy chứng nhận vệ sinh sanitary certificate; Giấy chứng nhận Kiểm dịch thực vật phytosanitary certificate;Giấy kiểm dịch ản phẩm động vật : Animal products sanitary inspection certificate) Ngoài ra còn có thể có Thời gian mở LC: Người thụ hưởng LC: Tên Ngân hàng mở LC: Ngân hàng thông báo : Ví dụ :Nếu thanh toán bằng CHUYỂN TIỀN : By TT in favour of ... “người thụ hưởng” to the account No ...through VCB HCM CITY BRANCH VIETNAM 21 days after receipt and control of complete shipping document by party B all original shipping documents must be delivered to party B latest 4 working days after sea shipment Shipping documents consist of: Ví dụ thanh toán bằng LC: By irrevocable LC at sight in favour of ...,throgh the bank: Vietcombank Ho Chi Minh city branch Acocunt no... All banking charges in VietNam to be for the Sellers Acount. All banking charges outside VietNam to be for the Buyers account Date of issue: Within 07 working days after the date of contract Date and place of Expiry: November 21st ,2007 at Benificiarys country issuing bank: Document required for negotiation: +Full set (33) of Clean on board bill of lading consigned to the order of ngân hàng thông báo ,marked Freight prepared and notify the Buyer Original certificate of origin issued by Chamber of Commerce and Industry of Viet Nam Signed commercial invoice in origin :3 sets Packing list :1 sets Insurance policy Điều khoản 8: Warranty Bảo hành thường có trong các hợp đồng nhập khẩu máy móc. Đối với các hàng hóa thông thường, nếu người bán không bảo hành sẽ ghi: Unless expressly stipulated on the face of this contract. Seller make no warranty or condition, or impliedly, as to the fitness suitability of the goods for any particular purpose (Ngoại trừ những điều đã ghi trong hợp đồng này. Người bán không chịu trách nhiệm bảo hành về tình trạng hàng hóa, cũng như sự phù hợp của hàng hóa với mục đích sử dụng của khách hàng) Machinery equipment shall be inspected at “vị trí bốc hàng” for the standard quality agreed by both parties Both parties will sign the acceptance protocol after test running of the machine at the buyers site. The seller provide for all damaged parts in period of 12 months from the date of signing acceptance protocol. (Trước khi xuống tàu máy sẽ được kiểm tra chất lượng theo như 2 phía đã thỏa thuận. Hai bên sẽ ký biên bản nghiệm thu sau khi chạy thử máy tại nhà máy của người mua và bên bán sẽ cung cấp phụ tùng thay thế cho các hư hỏng trong vòng 12 tháng kể từ ngày ký biên bản nghiệm thu) 9. Penalty: Phạt Chậm giao hàng: in case of delay shipment, the seller has to pay to the buyer the penalty charge at 0.25% of delay goods value Hay In case delay of shipment happens, the maximum allowance is 15 days from the LC opening date, the penalty for delay interest will be based on annual rate 15 percent of the total contract amount Giao hàng không phù hợp chất lượng và số lượng: In case of inadequate cargo as stipulation in contract, this cargo must be reexported returning to the seller. Phạt hủy hợp đồng If buyer or seller wanted to cancel the contract, 5% of total contract value would be charged as penalty to that party Phạt chậm thanh toán: If the seller has implemented the articles of the contract exactly, the buyer does not pay to the seller through TTR 15 days after shipment date the buyer has to compensate for the seller 3 % of the total contract value 10. Insurance Nếu mua theo điều kiện nhóm E, F, CFR, CPT thì người mua tự mua bảo hiểm Insurance: To be covered by the buyer Trong trường hợp người bán mua bảo hiểm thì phải nêu rõ mua 3 điều khoản: +Điều kiện cần mua bảo hiểm (A,B,C) +Gía trị hàng hóa được bảo hiểm (Thường 110%) +Nơi khiếu nại, đòi bồi thường Insurance: Covered by the seller, covering All Risks for 110% of Invoice value. Insurance certificate showing claim payable at Ho Chi Minh City, VietNam by the Vietnam insurance Company, Ho Chi Minh city branch 11. Force majeure or act of god: Điều khỏan bất khả kháng The seller is not responsible for breach of contract due to the clauses of Force Majeure such as wars, embargoes, fire, floods, civil commotion ,insurrection, riots, strikes, earthquakes, tempests and governments restriction. Bên bán không chịu trách nhiệm về vi phạm hợp đồng do các điều khoản bất khả kháng như chiến tranh, cấm vận, hỏa hoạn, lũ lụt, bạo động dân sự, khởi nghĩa, bạo loạn, đình công, động đất, bão tố và hạn chế của chính phủ. 12. Complaint: Khiếu kiện Any complaint of quality and quantity, if any, the buyer will inform the seller by fax about that effect. Then within 30 days from the day of discharging the buyer will lodge a formal claim with proper documents issued by recognised public surveyor. Such claim will be settled by the seller within 45 days upon receipt of the buyers formal claim. After the above mentioned specified date all claims will become null and void. 13. Arbitration: Trọng tài In the course of executing this contract, all disputes not reaching an amicable agreement shall be settled by the Arbitration Committee of Vietnam under the rules of the international chamber of commerce of which awards shall be final and binding both parties Trong quá trình thực hiện hợp đồng này, tất cả các tranh chấp không đạt được một thỏa thuận hòa giải được thì giải quyết của Ủy ban Trọng tài của Việt Nam theo các quy tắc của thương mại quốc tế. The fee for the arbitration and other charges shall be borne by the loosing party. Lệ phí cho chi phí trọng tài và các khoản phí khác sẽ do bên thua kiện chịu. 14. Other clauses: This contract is made in 06 English originals, each party keeps 3 Hợp đồng này được lập thành 06 bản gốc tiếng Anh, mỗi bên giữ 3 bản This contract comes into effect from signing date to January 20th , 2016 Đây Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký đến 01 tháng 1 năm 2016 Any change against the above clauses will be discussed and confirmed by both parties and shall be valid only if made in written form Bất kì thay đổi nào khác với các điều khoản trên sẽ được thảo luận và xác nhận của cả hai bên và chỉ có giá trị nếu được thực hiện bằng văn bản.
Hướng dẫn lập hợp đồng Ngoại thương Tiếng Anh PHẦN MỞ ĐẦU Hợp đồng mở đầu chữ CONTRACT hay SALES CONTRACT, cách thứ thông dụng Tiếp số hợp đồng: No : Ngày ký hợp đồng : Date : Tiếp theo : Ho Chi Minh city, S.Viêt Nam (Vị trí ký hợp đồng) Giữa: Beetween Công ty: company Địa chỉ: address Số điện thoại Fax .Tel Fax Đại diện chức vụ .Presented by position Sau gọi bên bán: Hereinafter called "The Seller" Và And Công ty: company Địa chỉ: address Số điện thoại Fax .Tel Fax Đại diện chức vụ .Presented by position Sau gọi bên mua: Hereinafter called "The Buyer" Hai bên đồng ý ký vào hợp đồng với điều khỏan điều kiện sau: The two parties have agreed to sign this contract covering the following terms and conditions: Ngoài ra, người ta dùng câu sau: It has been matually agreed to the sale and purchase of on the terms and conditions as follows: Both sides have matually agreed to enter this contract on the following terms and conditions: It is mutually agreed that the Seller sells and the uyer buys commodities on the following terms and conditions: PHẦN NỘI DUNG Sau phần mở đầu vào phần nội dung hợp đồng: Về bản: Hợp đồng phải có điều khoản sau: Commodity: Tên thương mại hàng hóa mua bán, phải ghi rõ xuất xứ hàng hóa, loại ngũ cốc có vụ mùa nào, loại Quality (Specification): Ở ghi rõ chất lượng yêu cầu cụ thể lọai hàng hóa Giữa mục nhiều mục khác gộp chung lại thiết phải có Để rõ ta lấy ví dụ: Gạo: Rice Ta ghi sau: Commodity: Viet Nam long grain white rice Quality: -Moisture: 15% max -Độ ẩm -Foreign matter: 5% max -Tạp chất -Crop: 2006-2007 -Broken: 15% max Quantity: Ví dụ: 12,000 MTS 10 PCT more or less at buyer's option Lưu ý: Để tạo điều kiện thuận lợi thực hợp đồng Quyền chọn thuộc bên thuê tàu Lấy ví dụ mua điều kiện nhóm E, F THÌ QUYỀN CHỌN thuộc người mua, nhóm C, D quyền chọn thuộc ngưới bán Lưu ý MTS có s 4.Price (Giá): USD 210/MT FOB Ho Chi Minh City port, Viet Nam (Incoterms 2000) Shipment (Vận tải): Ở điều khoản lưu ý có phép chuyển hàng thành nhiều lần không, có phép chuyển tải hàng không? Ngày giao hàng? Và có chứng từ tài liệu cần gửi cho nhà nhập sau 1,2 ngày giao hàng để nhà nhập nắm tình hình hàng hóa? Ước lượng thời gian đến, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng Ví dụ: -Time of shipment: Not later than November 9th,2007 (On or before November 9th,2007) -Partial shipment: Not allowed -Transhipment: Not allowed -Loading port: Ho Chi Minh city port in Viet Nam -Destination port: Indonesia main port -Notice of shipment: Within day after the sailing date of carrying vessel to Indonesia, the Seller shall notyfy by cable to the Buyer the following informations: +L/C number (L/C số) +Name and Nationality of the vessel (Tên quốc tịch tàu) +Port of loading (cảng bốc) +Port of discharging (cảng dỡ hàng) +Estimation (Expected) time of arrival at discharging port (Ước lượng (dự kiến) thời gian đến cổng dỡ) 6.Packing and Marking: Phần ta yêu cầu ghi quy cách đóng gói mã hiệu Ví dụ: Gạo: Rice to be packed in new single pp bag of 50 KGs with buyer's mark, hand -sewn at mouth with jute twine thread suitable for rough, hadling and sea transportation The seller will supply 0.2% of new bags, free of charge, not including quantity of bag shipped Quần áo: At Buyer's instructions N0 signed by both parties dated 05 November 2007 Ngoài ta ghi: -Manufacture's standard: -Export standard: Payment: Phần toán Phần quan trọng , nội dung đề cập đến hình thức toán (Có hình thức toán sau : Nhờ thu collection ,trong nhờ thu có nhờ thu phiếu trơn -Clean collection hay nhờ thu trả tiền lấy chứng từ Document again payment D/P, nhờ thủ chấp nhận trả tiền lấy chứng từ Document again Acceptance payment D/A; Chuyển tiền -Remitance ,chuyển tiền có chuyển tiền trước lấy hàng sau, hay Chuyển hàng lấy tiền sau; Phương thức đổi chứng từ trả tiền CASH AGAIN DOCUMENTS CAD; Và cuối phuơng thức toán tín dụng chứng từ letter of credit Nếu L/C L/C trả hay trả chậm, toán ngân hàng (Lưu ý ghi rõ chi nhánh), chứng từ cần xuất trình để lấy hàng (Về phía nhà nhập ) chứng từ cần xuất trình để lấy tiền (Về phía nhà xuất ) Cụ thể: -Đồng tiền toán: currency of payment -Thời hạn toán: Time of payment Trả Payment at sight ,trả chậm: usance payment, trả trước payment before or to be deposited -Phương thức toán -Các chứng từ cần xuất trình để toán: +Hối phiếu (Bill of exchange) +Các chứng từ gửi hàng: Vận đơn đường biển (Clean bill of lading) Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance policy hay Insurance Certificate) Hóa đơn thuơng mại: Commercial invoice Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hóa (Certificate of Quality) Giấy chứng nhận số lượng,trọng luợng hàng hóa (Certificate of Quantity) Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin) Giấy chứng nhận đóng gói bao bì (Packing list) Ngoài giấy Giấy chứng nhận vệ sinh -sanitary certificate; Giấy chứng nhận Kiểm dịch thực vật phytosanitary certificate;Giấy kiểm dịch ản phẩm động vật : Animal products sanitary inspection certificate) Ngoài có Thời gian mở L/C: Người thụ hưởng L/C: Tên Ngân hàng mở L/C: Ngân hàng thông báo : Ví dụ :Nếu toán CHUYỂN TIỀN : By T/T in favour of “người thụ hưởng” to the account No through VCB HCM CITY BRANCH VIETNAM 21 days after receipt and control of complete shipping document by party B -all original shipping documents must be delivered to party B latest working days after sea shipment -Shipping documents consist of: Ví dụ toán L/C: -By irrevocable L/C at sight in favour of ,throgh the bank: Vietcombank Ho Chi Minh city branch Acocunt no -All banking charges in VietNam to be for the Seller's Acount All banking charges outside VietNam to be for the Buyer's account -Date of issue: Within 07 working days after the date of contract -Date and place of Expiry: November 21st ,2007 at Benificiary''''s country -issuing bank: -Document required for negotiation: +Full set (3/3) of "Clean on board" bill of lading consigned to the order of ngân hàng thông báo ,marked "Freight prepared" and notify the Buyer -Original certificate of origin issued by Chamber of Commerce and Industry of Viet Nam -Signed commercial invoice in origin :3 sets -Packing list :1 sets -Insurance policy Điều khoản 8: Warranty Bảo hành thường có hợp đồng nhập máy móc Đối với hàng hóa thông thường, người bán không bảo hành ghi: Unless expressly stipulated on the face of this contract Seller make no warranty or condition, or impliedly, as to the fitness suitability of the goods for any particular purpose (Ngoại trừ điều ghi hợp đồng Người bán không chịu trách nhiệm bảo hành tình trạng hàng hóa, phù hợp hàng hóa với mục đích sử dụng khách hàng) Machinery equipment shall be inspected at “vị trí bốc hàng” for the standard quality agreed by both parties Both parties will sign the acceptance protocol after test running of the machine at the buyer's site The seller provide for all damaged parts in period of 12 months from the date of signing acceptance protocol (Trước xuống tàu máy kiểm tra chất lượng theo phía thỏa thuận Hai bên ký biên nghiệm thu sau chạy thử máy nhà máy người mua bên bán cung cấp phụ tùng thay cho hư hỏng vòng 12 tháng kể từ ngày ký biên nghiệm thu) Penalty: Phạt -Chậm giao hàng: in case of delay shipment, the seller has to pay to the buyer the penalty charge at 0.25% of delay goods value Hay In case delay of shipment happens, the maximum allowance is 15 days from the L/C opening date, the penalty for delay interest will be based on annual rate 15 percent of the total contract amount -Giao hàng không phù hợp chất lượng số lượng: In case of inadequate cargo as stipulation in contract, this cargo must be re-exported returning to the seller -Phạt hủy hợp đồng If buyer or seller wanted to cancel the contract, 5% of total contract value would be charged as penalty to that party -Phạt chậm toán: If the seller has implemented the articles of the contract exactly, the buyer does not pay to the seller through TTR 15 days after shipment date the buyer has to compensate for the seller % of the total contract value 10 Insurance Nếu mua theo điều kiện nhóm E, F, CFR, CPT người mua tự mua bảo hiểm Insurance: To be covered by the buyer Trong trường hợp người bán mua bảo hiểm phải nêu rõ mua điều khoản: +Điều kiện cần mua bảo hiểm (A,B,C) +Gía trị hàng hóa bảo hiểm (Thường 110%) +Nơi khiếu nại, đòi bồi thường Insurance: Covered by the seller, covering "All Risks" for 110% of Invoice value Insurance certificate showing claim payable at Ho Chi Minh City, VietNam by the Vietnam insurance Company, Ho Chi Minh city branch 11 Force majeure or act of god: Điều khỏan bất khả kháng The seller is not responsible for breach of contract due to the clauses of Force Majeure such as wars, embargoes, fire, floods, civil commotion ,insurrection, riots, strikes, earthquakes, tempests and government's restriction Bên bán không chịu trách nhiệm vi phạm hợp đồng điều khoản bất khả kháng chiến tranh, cấm vận, hỏa hoạn, lũ lụt, bạo động dân sự, khởi nghĩa, bạo loạn, đình công, động đất, bão tố hạn chế phủ 12 Complaint: Khiếu kiện Any complaint of quality and quantity, if any, the buyer will inform the seller by fax about that effect Then within 30 days from the day of discharging the buyer will lodge a formal claim with proper documents issued by recognised public surveyor Such claim will be settled by the seller within 45 days upon receipt of the buyer's formal claim After the above mentioned specified date all claims will become null and void 13 Arbitration: Trọng tài In the course of executing this contract, all disputes not reaching an amicable agreement shall be settled by the Arbitration Committee of Vietnam under the rules of the international chamber of commerce of which awards shall be final and binding both parties Trong trình thực hợp đồng này, tất tranh chấp không đạt thỏa thuận hòa giải giải Ủy ban Trọng tài Việt Nam theo quy tắc thương mại quốc tế The fee for the arbitration and other charges shall be borne by the loosing party Lệ phí cho chi phí trọng tài khoản phí khác bên thua kiện chịu 14 Other clauses: -This contract is made in 06 English originals, each party keeps Hợp đồng lập thành 06 gốc tiếng Anh, bên giữ -This contract comes into effect from signing date to January 20th, 2016 Đây Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký đến 01 tháng năm 2016 -Any change against the above clauses will be discussed and confirmed by both parties and shall be valid only if made in written form Bất kì thay đổi khác với điều khoản thảo luận xác nhận hai bên có giá trị thực văn ... English originals, each party keeps Hợp đồng lập thành 06 gốc tiếng Anh, bên giữ -This contract comes into effect from signing date to January 20th, 2016 Đây Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký đến... and conditions: PHẦN NỘI DUNG Sau phần mở đầu vào phần nội dung hợp đồng: Về bản: Hợp đồng phải có điều khoản sau: Commodity: Tên thương mại hàng hóa mua bán, phải ghi rõ xuất xứ hàng hóa, loại... final and binding both parties Trong trình thực hợp đồng này, tất tranh chấp không đạt thỏa thuận hòa giải giải Ủy ban Trọng tài Việt Nam theo quy tắc thương mại quốc tế The fee for the arbitration