BÀI BÁO CÁO THỰC HÀNH2003

quản trị dữ liệu trong excel

BÀI BÁO CÁO THỰC HÀNH

TIN HỌC QUẢN LÝ

GVHD:

SVTH : Nguyễn Thị Xuân Ngân K094010071

Trần Thị Kiều Oanh K094010079

 Bảng MACC gồm 3 trường: MANCC,TENNCC,DIACHI.Khóa chính là MANCC :

 Bảng PHIEU_NHAN gồm 4 trường: SOPN,NGAYPN,MANCC,NGUOINHAN Khóa chính là SOPN :

II Thay Đổi Thuộc Tính Field.

 Mở cơ sở dữ liệu quản lý vật liệu, mở bảng : NGUYENLIEU dướichế độ Design View:

 Ở field TENNL trong general, ở mục format ta đánh dấu “>” vào

ô trống Khi quay trở lại cửa sổ hiển thị bảng, ta sẽ thấy fieldTENNL biến đổi thành chữ hoa hết:

III Sắp Xếp Dữ Liệu Theo Thứ Tự.

 Mở bảng TENNL ta chọn hết bảng, trên thẻ Home của thanhRibbon chọn nút Sort ascending

 Ta được bảng kết quả field TENNL đã được sắp xếp theo chiềutăng dần:

IV Lọc Dữ Liệu

1 Lọc theo records thỏa điều kiện

 Mở bảng NGUYENLIEU, đạt chuột tại field MANL là “BG”:

 Trong thẻ Home, kích chọn Filter by selection trên Toobalr, rồikích chọn Equal “BG”:

 Màn hình hiển thị kết quả những nguyên liệu nhập vào có

mã là “BG”:

2 Lọc bằng cách dùng biểu mẫu

Vd ta sẽ lọc những nguyên liệu có mã là “BG” với giá nhập là2000

 Mở bảng CHITIET_PN, trong thẻ Home kích chuột chọnAdvanced Filter rồi chọn Filter by Form:

 Kích vào thẻ Look for nhập vào cột MANL là “BG”, nhập vào cộtGIA_NHAP là 2000:

 Ta được bảng kết quả hiển thị những nguyên liệu có mã là “BG”với giá nhập 2000:

3 Lọc bằng cách loại trừ dữ liệu đang chọn

Ta sẽ lọc bỏ các records có field MANL là “BM”

 Mở bảng NGUYENLIEU, đặt chuột tại field MANL là “BM”

 Trong thẻ Home kích chuột vào Filter by Selection trên Toolbar rồichọn Does not Equal “BM”:

 Ta được bảng hiển thị loại trừ các records có nội dung field MANL

là “BM”:

V Làm Việc Với Query

1 Tìm kiếm một nhóm dữ liệu trong bảng

Thiết kế query ở bảng CHITIET_PN để xem chi tiết phiếu nhận với 4trường SOPN, MANL, SL_NHAP, GIA_NHAP

 Mở CSDL quản lý nguyên liệu ra

 Trên Tab Create tìm tới nhóm Other chọn Query Design:

 Trên hộp thoại Show table tìm tới Tab Table chọn bảngCHITIET_PN rồi nhấn Add:

 Nhấp Close để đóng hộp thoại Show table.

 Trên màn hình thiết kế query tìm tới bảng CHITIET_PN rồi nhấpđúp chọn 4 trường SOPN, MANL, SL_NHAP, GIA_NHAP:

 Trên Tab Design trong nhóm Result nhấp chọn Run , ta được bảnghiển thị query như hình dưới đây:

 Nhấn Ctrl+s lưu query lại với tên 1

2 Xem dữ liệu đồng thời từ nhiều bảng

Xem dữ liệu từ 2 bảng NGUYENLIEU, CHITIET_PN với các trườngMANL, TENNL, SL_NHAP, GIA_NHAP

Ta được bảng kết quả sau:

 Mở CSDL quản lý nguyên liệu ra

 Trên Tab Create tìm tới nhóm Other chọn Query Design

 Trên hộp thoại Show table tìm tới Tab Table chọn bảngCHITIET_PN và NGUYENLIEU rồi nhấn Add:

 Nhấp Close để đóng hộp thoại Show table

 Trong bảng NGUYENLIEU nhấp đúp chọn MANL,TENNL ,trong bảng CHITIET_PN nhấp đúp chọn SL_NHAP,GIA_NHAP:

 Trên Tab Design trong nhóm Result nhấp chọn Run , ta được bảnghiển thị query như hình dưới đây:

 Nhấn Ctrl+s lưu query lại với tên 2

 Trong bảng NGUYENLIEU nhấp đúp vào trườngTENNL,MANL, trong bảng CHITIET_PN nhấp đúp chọnSL_NHAP,GIA_NHAP

 Trên lưới thiết kế Query, trên cột chứa trường MANL, bỏdấu tích chọn trên hàng Show của cột này, gõ vào dòngCriteria của cột này là “BG” như hình sau:

 Ta được bảng kết quả là những nguyên liệu có mã là BG:

 Nhấn Ctrl+s lưu query lại với tên 3.

3 Sử dụng parameters với query

Tạo ra truy vấn mà kết quả trả về MANL là “BG”

 Mở CSDL quản lý nguyên liệu ra

 Nhấp chọn Shutter Bar để hiển thị Pane Navigation”

 Trong Pane Navigation, nhấp chon chuột vào Query có tên 3,menu xuất hiện chon Design View:

 Trong lưới thiết kế Query ở dòng Criteria của cột MANL xóa bỏgiá trị “BG” nhập vào nội dung [ma nao?] Ta được hình hiển thịsau:

 Trên Tab Design tìm tới nhóm Results, nhấp Run để chạy thửQuery:

 Access sẽ hiển thị hộp thoại yêu cầu nhập vào mã nguyên liệu mà

họ muốn xem Giả sử bạn nhập BG rổi nhấn Enter, ta sẽ được kếtquả như hình sau:

 Nhấn Ctrl+s lưu query lại với tên 4

 Giả sử bạn không muốn nhập vào đó giá trị chính xác, để tham số

có thể mền dẻo hơn, bạn có thể sử dụng kí tự đại diện trong chuỗiđiều kiện Bạn có thể làm như sau:

 Trên Tab Home tìm tới nhóm View chọn nút View, trên nút lệnh

đổ xuống bạn chọn Design:

 Trong lưới thiết kế Query ở dòng Criteria của cột MANL ta nhậpvào nội dung dưới đây: LIKE [ma nao?]&”*” Ta được bảng hiểnthị:

 Trên Tab Design tìm tới nhóm result nhấp chọn Run Khi ta gõ vào

ô Parameter là B ta được bảng kết quả sau:

 Nhấn Ctrl+s lưu query lại với tên 5.

4 Thực hiện tính toán trên cơ sở dữ liệu

Ta thực hiện tính TRIGIA: [ SL_NHAP]*[GIA_NHAP] bằng hộp thoạizoom như sau:

 Mở CSDL quản lý nguyên liệu ra

 Trên Tab Create tìm tới nhóm Other chọn Query Design:

 Trên hộp thoại Show table tìm tới Tab Table chọn bảngCHITIET_PN và NGUYENLIEU rồi nhấn Add

 Nhấp Close để đóng hộp thoại Show table

 Trong bảng PHIEU_NHAN nhấp đúp chọnNGAYPN,NGUOINHAN Trong bảng CHITIET_PN nhấp đúpchọn MANL,SL_NHAP,GIA_NHAP

 Ở cột thứ 6 trên lưới thiết kế Query nhấp phải chuột vào hàng Fieldrồi chọn Zoom, hộp thoại Zoom xuất hiện:

 Trong hộp thoại Zoom gõ vào đó nội dung:

TRIGIA: [ SL_NHAP]*[GIA_NHAP] Nhấp chọn OK:

 Trên Tab Design tìm tới nhóm result nhấp chọn Run Kết quả sẽđược như hình dưới đây:

 Cuối cùng nhấn Ctrl+S lưu lại query là TRIGIA

5 Tính tổng dữ liệu

 Chạy query TRIGIA ở chế độ hiển thị datasheet view

 Trên Tab Home, trong nhóm Records nhấp chọn Totals:

 Nhấp chọn vào cell đầu tiên ở dòng cuối cùng của Datasheetchọn count:

 Tiếp tục nhấp chọn ô ở cột TRIGIA là Sum:

 Kết quả cuối cùng Query hiển thị như sau:

 Tạo Query tính tổng phức tạp hơn

 Mở CSDL quản lý nguyên liệu ra

 Trên Tab Create tìm tới nhóm Other chọn Query Design

 Từ Tab Design chọn tới nhóm Show/Hide nhấp chọn totals:

 Trên bảng CHITIET_PN nhấp đúp chọn MANL

 Một dòng Totals sẽ xuất hiện trên lưới thiết kế Query:

 Ở cột thứ 2 của lưới thiết kế Query, trên dòng Totals tachọn giá trị Sum trong hộp combo đổ xuống:

 Nhấp chọn Run trên thanh công cụ ta được bảng kếtquả sau:

 Bấm Ctrl+s để lưu Query lại với tên TONGTRIGIA.

 Trong hộp thoại Show table nhấp đúp vào mụcNGUYENLIEU,CHITIET_PN,PHIEU_NHAN,NHACC.

 Trên bảng NGUYENLIEU nhấp đúp chọn MANL,TENNL Trênbảng CHITIET_PN nhấp đúp chọn SL_NHAP,GIA_NHAP Trênbảng PHIEUNHAN nhấp đúp chọn SOPN,NGAYPN Trên bảngNHACC nhấp đúp chọn MANCC,TENCC,DIACHI

 Ở cột MANCC trên lưới thiết kế Query, xóa bỏ nút Check ở dòngShow Trên dòng Criteria gõ vào giá trị “CTYB”:

 Chọn Run kết quả trả về như sau:

 Lưu Query dưới tên CHITIETNHAP.

 Trên Tab Home tìm tới nhóm View trong hộp Combo đổ xuốngchon Design View:

 Trên tab Design tìm tới nhóm Query Type chọn Make Table

 Gõ CTNHAP vào ô Table Name, nhấp ok.

 Chọn Run, một hộp thoại xác nhận xuất hiện khi chọn YES

7 Thêm dữ liệu vào bảng từ nhiều bảng khác

 Giả sử sát nhập nguyên liệu mới với nguyên liệu cũ nhưngchỉ nhận nguyên liệu “BG”

 Mở Query mới có tên NGUYENLIEUMOI ở chế độ Design:

 Trên tab Design tìm tới nhóm Query Type nhấp chọn Append xuấthiện:

 Trong Combo Table bạn chọn NGUYENLIEU, nhấp ok:

 Khi hộp thoại Append đóng lại trên lưới Design xuất hiện thêmdòng Append to và dòng Show biến mất Trên lưới thiết kế củadòng Criteria của cột DVT chọn “Kg” :

 Chọn Run ra kết quả:

 Nhấn Ctrl+S lưu lại Query với tên THEMNL

8 Chỉnh sửa dữ liệu tự động

 Giả sử khi số lượng nhập lớn hơn 40 thì giá nhập sẽ giảm50đ Chúng ta sẽ sử dụng Update Query

 Trên Tab Create, tìm tới nhóm Other chọn Query Design:

 Trong hộp thoại Show Table nhấp đúp chọn CHITIET_PN

 Chọn trong phần Query type là Update:

 Trên bảng CHTIET_PN nhấp đúp chọn trường GIA_NHAP Trongdòng Update to ta gõ [CHITIET_PN] ! [GIA_NHAP]-50 Điềukiện Criteria là: [CHITIET_PN] ! [SL_NHAP]>40:

 Nhấp Run trên thyanh công cụ, Access sẽ thông báo số lượngRecord sẽ được Update, bấm YES để xác nhận:

 Ta được bảng kết quả sau( sau nhiều lần update):

 Nhấn Ctrl+S lưu lại query với tên UPDATE_GIA

9 Xóa dữ liệu tự động

Giả sử ta cần xóa những ngày nhập phiếu trước ngày 02/01/2005,tacần làm như sau:

 Trên Tab Create tìm tới nhóm Other nhấp chọn Query Design:

 Trong hộp thoại Show table nhấp đúp vào mục PHIEUNHAN:

 Trong phần Query type chọn Delete Query để thực hiện xóa dữliệu, tại cột Field của NGAYPN ta gõ công thức <02/01/2005:

 Chọn Run trên thanh công cụ để chạy Query, Access sẽ thông báo

số lượng Record sẽ được xóa, bấm YES để xác nhận:

 Nhấn Ctrl+s lưu query lại với tên DELETE

10.Thống kê chéo

 Trên Tab Create tìm tới nhóm Other nhấp chọn Query Design

 Trong hộp thoại Show table nhấp đúp vào mục NGUYENLIEU.Trong bảng NGUYENLIEU chọn các trườngMANL,TENNL,DVT:

 Trong phần Query type chọn Crossrab Query:

 Trên lưới Query ,cột MANL hàng Total ta chọn Counthàng Crosstab chọn Value, ở cột TENNL hàng Total tachọn Group by hàng Crosstab chọn Row Heading, ở cộtDVT ta xóa đi và gõ vào công thức expr1:IIf([DVT]="Kg","Kg","Tấn") hàng Total ta chọn Group

by hàng Crosstab chọn Column Heading:

 Chọn Run để chạy thử Query, ta được bảng hiển thị:

 Nhấn Ctrl+s lưu query lại với tên THONGKECHEO