Bất kỳ tổ chức nào cũng cần có các thủ tục hướng dẩn thực hiện các quy trình . Việc soạn các tài liệu rõ ràng , đầy đủ và chính xác là yêu cầu bắt buộc . Các tài liệu phải dễ hiểu , dễ thực hiện và mang tính hệ thống .
XÂY DỰNG HỆ THỐNG TÀI LIỆU HỒ SƠ TRONG TỔ CHỨC Tại cần xây dựng hệ thống hồ sơ tài liệu tổ chức : Trong tổ chức luôn tồn trình tổ chức nhỏ hay lớn Các trình đơn giản hay phức tạp tùy theo quy mô đặc thù công việc tổ chức Đối với quy trình đơn giản chí ta không cần viết mà cần thực theo thói quen theo kinh nghiệm , quán bán thức ăn nhỏ , tiệm tạp hóa người chủ thực trình mua hàng , bán hàng , quản lý kho , … theo thói quen kinh nghiệm Các sở sản xuất thủ công họ không cần hướng dẫn vận hành máy , công nhân làm theo thói quen kinh nghiệm , họ quy chuẩn để kiểm soát trình Đối với trình phức tạp vận hành nhà máy điện hạt nhân việc có quy trình viết văn có tính bắt buộc Các quy trình văn nầy phải đào tạo cho nhân viên thực có hệ thống kiểm soát để bảo đảm quy trình viết tuân thủ nghiêm ngặt Mục đích nhằm bảo đảm trình thực giống thời điểm , loại trừ sai sót chủ quan gây Nói chung việc xây dựng hệ thống tài liệu hồ sơ cho tổ chức cần thiết lý sau : - Đây chứng tổ chức làm việc cách khoa học nghĩa làm việc có phương pháp - Bảo đảm hoạt động diễn có kiểm soát chặt chẻ , loại bỏ sai sót chủ quan người thực - Có sở để nghiên cứu cải tiến làm hoạt động trở nên hiệu - Lưu lại chứng để hổ trợ hoạt động pháp lý có - Tạo tin cậy khách hàng Cấu trúc hệ thống tài liệu mô tả hoạt động trình/một hoạt động : Hệ thống bao gồm : - Thủ tục : Mô tả tóm tắt bước thực để hoàn tất trình Nó thường bao gồm sơ đồ khối gồm bước theo trình tự có liên hệ lẫn , với diễn giải bước Thủ tục thường dùng cho quy trình , quy trình liên quan nhiều phòng ban nên thường cấp cao tổ chức phê duyệt thủ tục - Hướng dẫn / quy định / quy chuẩn : Để thực bước thủ tục ta phải thực theo hướng dẫn công việc , phải vào quy định quy chuẩn (tiêu chuẩn) By : T.T.Huy - 0918508527 có Các hướng dẫn thường rõ chi tiết cần thực công việc cụ thể , hướng dẫn dùng cho nhân viên phận trưởng phận phê duyệt Các quy chuẩn/tiêu chuẩn/quy định thường mang tính chi tiết cụ thể hoạt động - Biểu mẫu : Khi thực bước thủ tục ta cần lưu lại chứng hoạt động thực , kiểm tra kiểm soát Các thông tin nầy ghi biểu mẫu Để trình hay hoạt động tổ chức diễn cách suông có kiểm soát phải có hô sơ / tài liệu cho Chúng ta phải cố gắng bảo đảm tất hoạt động diễn theo hướng dẫn , tuân theo quy chuẩn phê duyệt , hoạt động kiểm soát lưu hồ sơ thông qua biểu mẫu Cấu trúc tài liệu : 3.1 Thủ tục : Thông thường thủ tục phải trả lời câu hỏi sau: công việc phải làm gì? trình tự thực nào? thực hiện? tài liệu, phương pháp sử dụng? thông tin, liệu phải lưu hồ sơ? Thông tin chuyển cho ai, nào? Thủ tục nhằm thực yêu cầu Sổ tay Chất lượng? Cấu trúc thủ tục (qui trình) thông thường theo trình tự sau đây: Mục đích: Thủ tục nhằm giải vấn đề Ví dụ kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ, quản lý nguồn lực, tạo công việc dịch vụ, đánh giá nội bộ, khắc phục không phù hợp Phạm vi áp dụng: Thủ tục áp dụng lĩnh vực hay hoạt động nào, phận hay chức danh phải thực Tài liệu viện dẫn: Liệt kê tài liệu có nguồn gốc nội hay bên sử dụng để thực thủ tục (luật, văn pháp qui, hướng dẫn nghiệp vụ ) Danh mục tài liệu phải công bố tên, số hiệu tài liệu Định nghĩa /từ viết tắt: Giải thích khái niệm hay định nghĩa cụm từ sử dụng để thực thủ tục làm cho người đọc không hiểu rõ Nêu từ, ký hiệu viết tắt văn Nội dung thủ tục: Mô tả rõ nội dung, địa điểm, trình tự, cách thức, thời gian tiến hành công việc, phận chức danh liên quan phẳịthc Nên sử dụng lưu đồ (nếu được) để mô tả trình tự hoạt động cách xác nhiệm vụ khác có liên quan Hồ sơ: Liệt kê tài liệu cần phải có hợp thành hồ sơ để làm chứng cho việc lập thực thủ tục Phụ lục: Gồm biểu mẫu để ghi chép áp dụng thống thủ tục (qui trình) By : T.T.Huy - 0918508527 Khi viết thủ tục (qui trình) người soạn thảo phải nắm vững yếu tố như: yêu cầu công việc, đặc điểm công việc (tính chất đặc trưng, độ phức tạp, yếu tố tạo thành), trình chung riêng chuyển hoá từ đầo vào tới đầu ra, lực cán nguồn lực huy động Thủ tục phải mô tả công việc thực tế làm, người soạn thảo mong muốn không phù hợp với thực tế Phải thu thập góp ý sửa đổi dự thảo thủ tục để đảm bảo tính khả thi tài liệu trước ký ban hành đưa vào áp dụng 3.2 Cấu trúc hướng dẫn : Tương tự thủ tục nhiên phần nội dung trình bày chi tiết , cụ thể Cần ý vấn đề sau : - Nội dung ghi cụ thể , chi tiết bước thực - Nên dùng câu đơn giản - Có thể sử dụng dạng bảng gồm cột : cột ghi bước thực cột ghi ý thực bước nầy - Các thông tin hướng dẫn tiết rõ ràng , khớp với thực tế bên Ví dụ : khởi động máy cách nhấn phím “START” ; Tại control panel ấn vào tab “ON” , … Ví dụ thủ tục A THỦ TỤC KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH TRỘN SẢN PHẨM LỎNG Mục đích : Cung cấp thủ tục kiểm soát trình trộn phận sản xuất nhà máy XYZ Phạm vi : Thủ tục nầy áp dụng cho dây chuyền trộn đóng gói nhà máy XYZ Trách nhiệm : Giám đốc sản xuất , trưởng chuyền , kỷ thuật viên , nhân viên KCS , Nhân viên kế hoạch , kế toán kho , nhân viên kho Tham khảo : Không có Định nghĩa : MI : Hướng dẫn trộn ; DPS : Lịch sản xuất ngày Nội dung: 6.1 Sơ đồ khối : By : T.T.Huy - 0918508527 6.2.1 Kế hoạch gởi DPS 6.2.2 6.2.3 Kế hoạch gởi phiếu yêu cầu NVL cho kho 6.2.4 Bp chất lượng chuẩn bị số mẻ , công thức hướng dẫn Kho chuẩn bị NVL chuyển cho sản xuất To 5.2.21 6.2.5 Sản xuất trộn mẻ theo hướng dân công thức cho 6.2.6 Sản xuất lấy mẫu sau trộn 6.2.7 Không đạt KCS kiểm tra 6.2.10 Đạt Sản xuất chuyển sp sang bồn chứa 6.2.8 6.2.9 KCS sản xuất tìm cách đc Đ/c không Đ/c Sản xuất điều chỉnh mẻ vừa trộn 6.2.11 KCS áp dụng thủ tục kiểm soát sp không phù hợp 6.2 Diễn giải 6.2.1 Kế hoạch sản xuất ngày : Bộ phận kế hoạch dựa vào dự báo bán hang , quy định tồn kho , nguyên vật liệu có sẳn , công suất chuyền , nguồn nhân lực để lập kế hoạch sản xuất chi tiết theo ngày (DPS) Kế hoạch nầy rõ đơn hàng sản xuất , số lượng sản xuất Các thông tin nầy ghi vào biểu mẫu PL/F/0001 Sau DPS gởi cho phận : sản xuất , kho , chất lượng để thực 6.2.2 Dựa DPS kế toán kho tính toán lượng nguyên vật liệu cần thiết , thong tin nguyên vật liệu ghi vào “phiếu yêu cầu nguyên vật liệu” – PL/F/0002 chuyển cho kho để chuẩn bị nguyên vật liệu cho đơn hang By : T.T.Huy - 0918508527 6.2.3 Dựa vào DPS phận KCS chuẩn bị hướng dẫn trộn , công thức , hướng dẫn đóng gói xác lập mã số mẻ Các thông tin nầy chuyển cho bô phận sản xuất để thực 6.2.4 Kho chuẩn bị nguyên vật liệu cho đơn hàng phân phát cho sản xuất theo “phiếu yêu cầu nguyên vật liệu”-PL/F/0002 thủ tục “tiếp nhận phân phát nguyên vật liệu”– WH/P/0001 Sản xuất kiểm tra nguyên liệu nhận từ kho phản hồi với kho KCS nguyên liệu có vấn đề Sauk hi kiểm tra kỷ thuật viên sản xuất ký nhận vào “phiếu yêu cầu nguyên vật liệu” – PL/F/0002 6.2.5 Trộn nguyên liệu để tạo sản phẩm : Các kỷ thuật viên kiểm tra trạng thái thiết bị , tiện ích có liên quan trước bắt đầu trình trộn Sau kiểm tra kỷ thuật viên ghi vào “sổ giao ca”-PL/F/0011 6.2.5.1 Vệ sinh khử trùng bồn trộn vá thiết bị có liên quan bơm , đường ống , van , bồn chứa , … Vvv theo hướng dẫn công việc PRO/WI/0001 , PRO/WI/0002 , PRO/WI/0009 , PRO/WI/0023 , PRO/WI/0024 , PRO/WI/0040 ghi nhận lại vào “Bảng kiểm tra vệ sinh khử trùng thiết bị” - QA/F/0009 6.2.5.2 KCS kiểm tra lấy mẫu kiểm tra vi sinh dư lượng hóa chất vệ sinh theo hướng dẫn – QA/WI/0028 , QA/WI/0042 Nếu kết đạt yêu cầu KCS chấp thuận cho bắt đầu sản xuất (trộn) , kết không đạt sản xuất phải làm vệ sinh khử trùng lại 6.2.5.3 Cân nguyên liệu có trọng lượng 100 kg theo hướng dẫn công việc “cân nguyên liệu” PRO/WI/0003 Các nguyên liệu có lượng dung 100 kg cân bồn trộn nạp vào 6.2.5.4 Các kỷ thuật viên trộn nguyên liệu để tạo sản phẩm theo hướng dẫn công thức trộn hướng dẫn vận hành thiết bị trộn - PRO/WI/0004 , PRO/WI/0006 , PRO/WI/0007 , PRO/WI/0021 , PRO/WI/0022 Kỷ thuật viên ghi thông số trộn vào biểu mẫu “Theo dõi trình trộn”- PRO/F/0005 6.2.6 Sauk hi kết thúc trình trộn kỷ thuật viên sản xuất lấy mẫu theo hướng dẫn lấy mẫu – QA/WI/0015 chuyển mẫu cho KCS 6.2.7 KCS kiểm tra tiêu kỷ thuật mẫu theo hướng dẫn – QA/WI/0003 – 0012 , QA/WI/0028-0030 , QA/WI/0034-0035 6.2.8 Nếu kết không đạt yêu cầu KCS sản xuất tìm cách điều chỉnh mẻ vừa trộn 6.2.9 Kỷ thuật viên sản xuất điều chỉnh mẻ vừa trộn theo cách điều chỉnh thống By : T.T.Huy - 0918508527 KCS sản xuất Sau điều chỉnh xong ta lại theo bước 6.2.6 6.2.7 6.2.10 Nếu kết không đạt điều chỉnh , KCS thực theo thủ tục xử lý sản phẩm không phù hợp –QA/P/0007 6.2.11 Nếu kết kiểm tra đạt yêu cầu KCS duyệt cho chuyển sản phẩm sang bồn chứa để tiến hành trình đóng gói Kỷ thuật viên sản xuất thực việc chuyển sản phẩm từ bồn trộn sang bồn chứa theo hướng dẫn – PRO/WI/0025 6.2.12 Kết thúc đơn hang sản xuất : 6.2.12.1 Kỷ thuật viên sản xuất kiểm tra cân nguyên liệu lại , ghi vào biểu mẫu Trả Nguyên Vật Liệu – PRO/F/0013 , sau chuyển biểu mẫu điền nguyên liệu lại cho kho 6.2.12.2 Trưởng nhóm sản xuất làm bảng cân đối nguyên liệu - PL/F/0003 để tổng kết lượng sản phẩm sản xuất , tính toán hao phí trình Giám Đốc Sản Xuất xem xét phê duyệt trước chuyển cho phận kế hoạch Đính kèm : Các biểu mẫu dùng thủ tục STT Mã Tên biểu mẫu Bộ phận Thời gian lưu 01 QA/F/0009 Bảng kiểm tra khử trùng thiết bị KCS năm 02 PL/F/0001 Kế hoạch sản xuất ngày Kế hoạch năm 03 PL/F/0002 Phiếu yêu cầu nguyên liệu Kế hoạch năm 04 PL/F/0003 Cân đối nguyên liệu cho đơn hang Kế hoạch năm 05 PRO/F/0013 Phiếu Trả Nguyên Vật Liệu Sản xuất năm B Hướng dẫn vận hành bồn trộn sản phẩm lỏng Mục Tiêu : Tài liệu nầy cung cấp hướng dẫn vận hành hệ thống bồn trộn 106 (bồn K) Phạm Vi: Hướng dẫn áp dụng cho hoạt động trộn bồn 106 nhà máy XYZ By : T.T.Huy - 0918508527 Ghi Tham khảo : - Hướng dẫn vệ sinh bồn trộn 106 – PRO/WI/001 - Hướng dẫn cân nguyên vật liệu – PRO/WI/003 Đính kèm: N/A Nội Dung : Nhận phiếu trộn hướng dẫn trộn từ Q.A Vệ sinh khử trùng bồn trộn , bơm , đường ống Cân trước số nguyên liệu , dùng xe forklift đưa lên sàn bồn trộn Chú ý quy định an toàn nâng thùng hóa chất lên sàn Chuẩn bị mẻ trộn : 3.1.Vào màng hình “Batch Start / Stop & Product Discharge” 3.2 Nhập : - Số mẻ vào “Enter Batch ID” - Mã sản phẩm vào “Enter BP Number” 3.3 Nhấn “Zero” để reset cân 3.4 Nhấn “Start” để khởi động mẻ Dòng trạng thái chuyển sang “Batch Running” Nạp nguyên liệu : 4.1 Vào màng hình nạp nguyên liệu “Raw Material Additions” nạp NVL vào bồn theo hướng dẫn trộn 4.2 Nhập mã NVL vào “Enter Raw Material ID” 4.3 Nhập lượng NVL cần nạp vào “Enter Target Net Wt (kg) 4.4 Nhấn “Tare” để trừ bì Khi sử dụng lưới lọc để nạp , ta phải đặt lưới lên miệng bồn trước nhấn “Tare” Nếu lượng thực nạp vượt lượng cài đặt kg hệ thống không cho phép trừ bì nạp nguyên liệu Khi nạp nguyên liệu qua van xả đáy bồn ta cần phải xả hết nguyên liệu đoạn ống từ van xả đáy đến van tay đổ vào bồn để tránh bị tổn thất nguyên vật liệu Nạp nước tinh khiết vào bồn : 5.1 Nối ống từ đầu nạp nước tinh khiết vào đầu nạp liệu vào bồn 5.2 Vào màng hình “Pure Water” 5.3 Chọn “Hot” “Cool” muốn lấy nước nóng nước nguội Nước nóng : Van cho phép mở nhiệt độ đạt 75 oC Nước nguội : Van cho phép mở nhiệt độ đạt 40 oC By : T.T.Huy - 0918508527 5.4 Nhấn “OPEN” để mở van chử “READY” xuất 5.5 Nhấn nút “CLOSE” để đóng van nạp đủ Nạp nước mềm : 6.1 Nối ống từ đầu nạp nước mềm vào đầu nạp liệu vào bồn 6.2 Vào màng hình “Soft Water” 6.3 Nhấn nút “OPEN” để mở van nước mềm 6.4 Nhấn nút “CLOSE” để đóng van nước mềm sau lượng nước nạp đủ Gia nhiệt hạ nhiệt : 7.1 Vào màng hình “Product Temperature Control” 7.2 Nhấn “Enter Temp Setpoint” nạp giá trị nhiệt độ sản phẩm bồn theo hướng dẫn trộn 7.3 Nhấn “Enter Ramp Rate” nạp tốc độ gia nhiệt theo hướng dẫn trộn 7.4 Nhấn “Heat” muốn gia nhiệt “Cool” muốn hạ nhiệt 7.5 Chuyển công tắt “Zone1” sang ON * Trườc chuyển từ trình gia nhiệt sang hạ nhiệt ngược lại , hệ thống thực trình “Purge” , toàn nước hay nước lạnh đẩy hết khỏi vỏ áo bồn khí nén hới nước hay nước lạnh nạp vào * Hệ thống không cho phép gia nhiệt hạ nhiệt van đáy mở Điều chỉnh tốc độ khuấy trộn , phân tán : 8.1 Vào màng hình “Agitation Control” 8.2 Nhấn “Enter RPM Stpt” để nhập giá trị tốc độ cánh cào , cánh khuấy Turbin , máy phân tán theo hướng dẫn trộn 8.3 Chuyển công tắt máy khuấy , máy cào , máy phân tán sang ON muốn chạy chúng Các khoảng cài đặt hợp lệ : - Máy phân tán : 177 – 1470 rpm - Máy cào : – 28 rpm - Máy khuấy Turbin : 40 – 355 rpm Chạy bơm chân không : 9.1 Đóng kín : miệng bồn , van xả , đầu nạp liệu , đầu nạp dung dịch vệ sinh 9.2 Vào màng hình “Vacuum Pump” 9.3 Nhấn “Start” để khởi động bơm chân không 9.4 Nhấn “Stop” để dừng bơm chân không 10 Chuyển mẻ : 10.1 Kết thúc trình trộn , Q.A lấy mẫu kiểm tra thông số chất lượng 10.2 Điều chỉnh mẻ cách thêm số chất cần thiết với lượng cần thiết By : T.T.Huy - 0918508527 Cần phải rửa bơm đường ống nước nóng để làm chúng trước chuyển mẻ trước dùng bơm đường ống để nạp nguyên vật liệu 10.3 Nối ống từ van đáy vào bơm , lọc , Tote 10.4 Vào màng hình “Batch Start / Stop & Product Dischage” nhấn nút “Open” để mở van xả 10.5 Mở van vào tote chạy bơm để chuyển BP vào tote 11 Một số cố thường gặp cách khắc phục : 11.1 Bảng điều khiển không hoạt động báo lổi nguồn * Giải : Kiểm tra tủ điện “106 Mix Room Control Panel” bảo đảm CB mở , đèn “Start/Running” “PLC Running / Battery Low” sáng Nếu CB bị nhảy phải mở lên , nhấn nút “Start/Running” đèn tắt Ngoài phải bảo đảm nút “Emergency Stop” phải mở 11.2 Disperser bị dừng đột ngột * Giải : kiểm tra lưu lượng nước làm mát ổ bi , bảo đảm có dòng nước làm mát C Quy trình nhập nguyên liệu Mục đích : Cung cấp thủ tục kiểm soát trình nhập nguyên liệu từ nhà nhà cung cấp nhà máy XYZ Phạm vi : Thủ tục nầy áp dụng cho việc nhận nguyên liệu nhà máy XYZ Trách nhiệm : Trưởng bp kho , nhân viên KCS , kế toán kho , nhân viên kho Tham khảo : Không có Định nghĩa : NL : Nguyên liệu ; Bp : Bộ phận y Nội dung: 6.1 Sơ đồ khối : By : T.T.Huy - 0918508527 6.2.1 Nhà cung cấp giao NL Đơn đặt hàng mua 6.2.2 Tiêu chuẩn kỷ thuật Kiểm tra hàng Phiếu giao hàng Sai 6.2.3 Thông báo bp Mua Hàng Đúng 6.2.4 Làm phiếu nhập kho 6.2.5 Nhập kho 6.2 Diễn giải : 6.2.1 Nhà cung cấp giao NL : Xe nhà cung cấp đưa NL đến nhà máy By : T.T.Huy - 0918508527 By : T.T.Huy - 0918508527