Phân tích hệ thống thông tin quản lí bán hàng

Với cách quản lý cũ thì họ sẽ dán giá lên sản phẩm. Nhưng nó bị bay hay được thay đổi giá chẳng hạn thì sẽ phải dán lại tất cả các sản phẩm đó

ĐỀ ÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐỀ ÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1

Chương 1: TÌM HIỂU BÀI TOÁN 2

1.1 Đề xuất bài toán 2

1.2 Mục tiêu của bài toán 4

1.3 Phương pháp, đối tượng và địa điểm nghiên cứu: 4

1.4 Lựa chọn công nghệ thực hiện: 5

Chương 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 6

2.1 Mô tả hệ thống: 6

2.2.Các chức năng của hệ thống: 8

2.2.1.Chức năng kiểm tra mật khẩu 10

2.2.2.Chức năng cập nhật: 10

2.2.3.Chức năng tìm kiếm: 10

2.2.4.Chức năng báo cáo: 10

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu 11

2.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: 11

2.3.2 Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh: 12

2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 1) 13

2.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2 của chức năng Cập nhật:2.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu 16

2.4.1 Xác định các kiểu thực thể 16

2.4.2 Mô hình quan hệ 19

Chương 3 :BIỂU MẪU 23

LỜI KẾT 25

1.1 Đề xuất bài toán

- Chắc hẳn vào dịp cuối tuần hầu hết các gia đình ở thành thị ai cũng sẽghé qua các cửa hàng lớn để mua thực phẩm dự trữ về cho gia đình hay một vàivật dụng gia đình khác bị mất hay đã hỏng Tuỳ vào thời tiết hay các mùa trongnăm mà nhu cầu của các gia đình về các mặt hàng cũng khác nhau Vào mùanóng thì các mặt hàng về rau sạch, củ quả tươi…Các mặt hàng điện tử cũngđược các mẹ đưa ra tranh luận về cả giá cả và chất lượng Mùa hè oi bức thì cửahàng bán chuộng các sản phẩm như quạt trần, quạt tường… còn vào mùađôngthì bán chay các mặt hàng như quạt sưởi, máy sấy Với các mặt hàng nàythì có hai vấn đề luôn quan tâm đến là giá cả và chất lượng Ai cũng biết đồđiện tử khi mua thường dựa vào uy tín nhà sản suất và giá cả phải chăng tại siêuthị Những nhân viên bán hàng chỉ giúp bạn phần nào về giá các mặt hàngnhưng giờ tan tầm thì bạn phải tự sức mình Khi bạn mang theo một đống đồ rathanh toán thì cô nhân viên thu ngân lại vất vả đối chiếu giá cả mặt hàng vàcộng tay giá trị từng món mặt hàng Việc này rễ gây sai sót và không thể quảnlý tốt được và bán chính xác mặt hàng nào để lập báo cáo Với một lượng lớn

1.1 Đề xuất bài toán

1.2 Mục tiêu của bài toán

1.4 Lựa chọn công nghệ thực hiện

hàng hoá thì làm sao có thể có cách quản lý hàng hoá và tạo thuận lợi cho ngườimua hàng ?

- Với cách quản lý cũ thì họ sẽ dán giá lên sản phẩm Nhưng nó bị bayhay được thay đổi giá chẳng hạn thì sẽ phải dán lại tất cả các sản phẩm đó Hayviệc kiểm kê hàng hoá tại cửa hàng theo cách thủ công như trước phải mất rấtnhiều người và thời gian, công sức mà chưa chắc đã chính xác Hơn nữa, nhucầu hàng hoá có loại cần quanh năm như đồ bếp, đồ chơi trẻ em, sách vở, màcũng có đồ bán theo thời vụ nên tùy mùa mới có nhu cầu lớn, có mùa lại khôngcó nhu cầu về mặt hàng đó Nếu cứ để khi có người yêu cầu mới nhập hàng sẽlàm chậm quá trình phát triển, không tạo được niềm tin của khách hàng Do đócơ chế quản lý cũ có nhiều nhược điểm phải sửa chữa và hoàn thiện

- Càng ngày công nghệ thông tin càng chứng tỏ thế mạnh của mình trongmọi lĩnh vực của cuộc sống Việc ứng dụng công nghệ thông tin lam mạnh vàotrong cuộc sống để xây dựng các phầm mềm quản lý thay thế sức lao động thủcông của con người Sau khi đi khảo sát ở một số cửa hàng hiện nay, nhận thấyviệc quản lý các các mặt hàng của các cửa hàng vẫn còn mang nặng tính thủcông truyền thống Do đó, để có thể quản lý việc mua bán tại cửa hàng cần giảiquyết tốt các quy trình từ nhập hàng đến bán hàng và các chương trình khuyếnmại cho khách hàng cũng như lợi ích kinh doanh của cửa hàng

- Tất cả các quy trình từ quản lý từ cập nhật tìm kiếm nhập hàng, bánhàng đều được làm thủ công hoặc mới được tự động một phần bằng công cụoffice Nhưng vẫn chưa khai thác được thế mạnh của các công cụ hỗ trợ này.Như chưa có cách quản lý giá các mặt hàng nếu có biến động giá thay đổi nhanh(như khi nhà sản xuất giảm giá mặt hàng nào đó để kích cầu…) Quản lý cònkém sâu sắc, chưa đưa ra được cách ghép nối từ nhà sản xuất đến người mua Chưa quản lý được thống kê mặt hàng và nhà cung cấp hợp lý (địa chỉ nhà cungcấp, các loại mặt hàng và số lượng có trong kho,…) Quản lý khách hàng vấnchưa có, khó truy xuất thông tin của khách hàng nhất là khách hàng tiềmnăng(giá trị hàng hoá đã mua, hậu mãi cho các khách hàng tiềm năng…).

Vì vậy, việc xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng làrất cần thiết Phần mềm này sẽ giúp cho người quản lý các thông tin về mặthàng, số lượng dễ dàng trong việc tra cứu, xem thông tin một cách nhanhchóng, hiệu quả cao và lưu trữ thông tin an toàn, tiết kiệm công sức, thời giannhanh chóng và đạt hiệu quả cao khi xử lý thông tin.

1.2 Mục tiêu của bài toán.

Áp dụng các ứng dụng trên công nghệ thông tin vào quá trình hoạt độngcủa siêu thị mini, từ đó xây dựng một hệ thống quản lý hợp lý đảm bảo yêucầu sau:

- Tự động trong việc quản lý thông tin đầu vào của các mặt hàng như: thêm,sửa, xóa, cập nhật.

- Tự động trong việc tìm kiếm hàng hóa theo các tiêu chí đề trước.

- Hỗ trợ lập báo cáo, thống kê các mặt hàng, khách hàng, nhà cung cấp, …- Quản lý thông tin của nhà cung cấp, khách hàng thân thiện, nhân viên…- Hệ thống phải thân thiện, dễ dàng truy xuất, vận hành, sử dụng, tính thẩmmỹ cao.

- Đạt và phù hợp mục đích của người dùng, phù hợp với trình độ cũng nhưkhả năng người sử dụng (chỉ cần đào tạo cơ bản nếu cần), sử dụng ngôn ngữ trênhệ điều hành Windown XP và môi trường lưu trữ Microsoft access sử dụngngôn ngữ lập trình VB6.0

- Phải có tính phân cấp vai trò của các nhân viên để người dùng khác có thểdễ dàng nắm được công việc của mình trên của toàn bộ hệ thống Đồng thời phảihệ thống phải ổn định, đảm bảo an toàn thông tin, có khả năng cung cấp thôngtin đáp ứng nhu cầu của người dùng khi họ cần Dễ dàng kiểm tra, cải tiến, nângcấp khi có những lỗi hệ thống bất kì xảy ra Khi lượng thông tin nhập vào lớnnhư cần cập nhập thường xuyên, cần có cơ chế lưu trữ hợp lý.

1.3 Phương pháp, đối tượng và địa điểm nghiên cứu:

 Đối tượng nghiên cứu: Các thông tin về mặt hàng tại siêu thị mini, giá cả,nhà sản xuất, người mua hàng , công việc của nhân viên, xây dựng cơ sởdữ liệu…

1.4 Lựa chọn công nghệ thực hiện:

- Cơ sở dữ liệu (CSDL):

Hiện nay có rất nhiều hệ quản trị CSDL như: Access, SQL Trong phạmvi nghiên cứu ở một số siêu thị mini, lựa chọn ngôn ngữ hệ quản trị CSDLAccess 2003.

- Công cụ: Trong báo cáo lựa chọn công cụ VB 6.0 để lập trình.

Chương 2 : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ

mặt hàng nào khác so với yêu cầu nhập hoặc có sản phẩn hết hạn bảo hành, sảnphẩm được nhà sản xuất thu hồi….

- Những thông tin về mặt hàng được đưa vào cần được khai báo các thôngtin để quản lý như : Tên mặt hàng, tên nhà cung cấp,trạng thái hàng, số lượng,ngày nhập kho, giá thành…và chúng được đặc trưng bởi một mã cho quản lý làMã mặt hàng.

Khi khách hàng có yêu cầu số lượng lớn về các mặt hàng nào đó, thì đượcbộ phận bán hàng thông báo cho bộ phận kho Nếu có đủ số lượng thì báo lại đểlàm hoá đơn và lưu thông tin khách hàng Nhân viên dưới kho kiểm tra xem loạimặt hàng đó có còn đủ trong Kho không Nếu Kho không đủ loại mặt hàng đóđó thì Nhân viên thông báo với Khách hàng là không thể đáp ứng, và hẹn Kháchhàng để có thể thoả thuận để nhập hàng vào thời gian gần nhất đến siêu thị liênhệ Nếu kho còn đủ, Nhân viên làm hóa đơn Hoá đơn này có 3 liên: 1 liên đưaxuống Kho, 1 liên được lưu vào trong kho dữ liệu hóa đơn, 1 liên đưa choKhách hàng Hàng được đưa từ Kho cùng với hóa đơn Khách hàng đối chiếuhóa đơn của mình và hóa đơn từ kho và nhận hàng và thanh toán tiền Cuối ngàyNhân viên làm báo cáo thống kê : số lượng hàng hoá bán trong ngày, loại mặthàng bán chạy, số lượng hàng tồn trong trong khu bán hàng…để nắm được sốhóa đơn bán hàng, số lượng bán hàng khách lẻ trong ngày Tập hợp phiếu yêucầu chưa được đáp ứng cho bộ phận quản lý Cuối tháng có báo cáo hàng hàng,cuối quý có báo cáo quý Cập nhật thông tin khách hàng Bộ phận quản lý tàichính kiểm tra ,đối chiếu lại các hoá đơn và lập báo cáo thu chi hàng ngày, hàng

tháng, hàng quý Bộ phận kho cuối mỗi tháng lập báo cáo cập nhật hàng xuất

-nhập - tồn để xác định được các loại hàng đã xuất, -nhập, tồn kho và báo cáo chobộ phận quản lý về các loại mặt hàng và góp ý về nhập các mặt hàng sắp nhậptheo mùa để có cách bảo quản và chuyển hàng ra khu vực bán hàng hợp lý…

2.1.2 Mô tả sơ lược Hệ thống:

- Muốn vào hệ thống thì đầu tiên cần đăng nhập bằng tên truy cập và mậtkhẩu Đối với người dùng là người quản lý và nhân viên được cấp tên truy cập.

Nếu là khách hàng thì phải đăng ký vào hệ thống tên và mật khẩu của mình Nếuđúng thì cho đăng nhập, nếu sai thì hệ thống báo để đăng nhập lại.

- Khi vào hệ thống thì với mỗi nhóm người dùng lại được phân các quyềnkhác nhau:

+ Người quản lý có quyền cao nhất: Được làm tất cả các chức năngcủa hệ thống như quản lý, thay đổi thông tin(thêm, sửa, xóa ), quản trị ngườidùng…

+ Nhân viên được phép lập hóa đơn, sửa đổi thông tin mảng mìnhphụ trách( nhập hàng hay bán hàng), được xem các thông tin về khách hàng,không được phép sửa thông tin do nhóm khác tạo.

+ Khách hàng và những người dùng khác chỉ được xem thông tinvề giá cả, thông tin bản thân, thông tin cửa hàng…

2.2.Các chức năng của hệ thống:

Bài toán đặt ra cho hệ thống cần có những chức năng sau:

 Chức năng kiểm tra mật khẩu Chức năng cập nhật

 Chức năng tìm kiếm

 Chức năng báo cáo/thống kê

Hệ thống QLBH

1.KTMK2.Cập nhật3.Tìm kiếm4.Báo cáo/Thống kê

Cập nhậtyêu cầu nhập

Cập nhật mặt hàng

Cập nhật hoá đơn

Cập nhậtNCC

Cập nhật

khách hàng TT

Cập nhật User

Tìm kiếmyêu cầu nhập

Tìm kiếmmặt hàng

Tìm kiếmhoá đơn

Tìm kiếmNCC

Tìm kiếm

khách hàng TT

Báo cáonhập hàng

Báo cáo bán hàng

Thống kê nhập xuất tồn

Thống kê trả NCC

2.2.1.Ch ức năng kiểm tra mật khẩu

- Chức năng có nhiệm vụ kiểm tra tên truy cập của từng nhóm thành viênquản lý và được phân quyền theo nhóm người dùng Đây là phần xác nhận xemngười nào là người có thể đăng nhập vào phần mềm này Để đăng nhập vàophần mềm này, bạn phải sử dụng UserName, PassWord… của riêng mình đểxác nhận Chức năng này có nhiệm vụ kiểm tra tên truy cập, mật khẩu và nếuđúng thì cho đăng nhập, nếu sai thì hệ thống báo để đăng nhập lại.

2.2.2.Chức năng cập nhật:

- Chức năng cho phép người sử dụng được phép lưu những thay đổi cácthông tin về mặt hàng khi nhập hàng, hay khi bán hàng,thông tin về nhân viên,khách hàng, nhà cung cấp Khi bán hàng cập nhật các thông tin về đơn hàng:Mã đơn hàng,tên hoá đơn, người mua hàng, ngày lập phiếu… Các thông tin liênquan đến chi tiết mỗi đơn hàng: tên mặt hàng, số lượng đặt, thành tiền của mỗimặt hàng… Khi giao hàng cho khách, bộ phận kế toán phải in ra phiếu xuấthàng và hóa đơn thanh toán Sau khi xác nhận thanh toán thì cập nhật lại trạngthái cho đơn hàng, và số lượng của từng mặt hàng vừa xuất

2.2.3.Chức năng tìm kiếm:

- Hỗ trợ nhân viên tìm kiếm nhanh theo các yêu cầu cho khách hàng hayđể báo cáo Tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu những thông tin cần thiết Hiển thịdanh sách kết quả tìm kiếm nếu có hoặc thông báo không tìm thầy nếu ngượclại Các truy vấn tìm kiếm : thông tin đơn hàng, thông tin khách hàng, thông tinNCC…

2.2.4.Chức năng báo cáo/thống kê:

- Hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc lập báo cáo thường kỳ cho lãnh đạo.Yêu cầu lập báo cáo như: báo cáo về các loại mặt hàng công ty đang phân phối,báo cáo về mặt hàng bán chạy nhất trong tháng (trong quý, trong năm), qua ddosngười quản lý có thể rút ra xu hướng khách hàng mua hàng tương lai, với sốlượng hàng cần tháng tới vào cuổi tháng (cuối quý, cuối năm),…

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu

2.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:

Nhà cung cấp

Người quản lýTT khách hàng

Hoá đơn

TT cập nhậtKhách hàng

Hệ thống quản lý bán hàng

TT USER

TT yêu cầu nhập

Mặt hàngUser

TT DL đầu vàoTT

xử lý

Tìm Kiếm

Báo cáo/Thống Kê

Người Quản LýUser

Người quản lý

Người Quản Lý

Khách hàng

Trả tiền

NCCTT KH

Khách hàng

2.3.2 Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh:

2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 1).

- Chức năng cập nhật

Chức năng tìm kiếm

Cập nhật yêu

cầu nhập mặt hàng Cập nhật Cập nhật hoá đơnCập nhật

Cập nhật khách hàng TT Cập

Khách hàng

UserNhà quản lý

Hoá đơn

Trả tiền

Nhà cung cấp

TT NCC MH

TT HĐ

Y/c

TT YCN

TT KH

Lập hoá đơn

TT KH

TT NCC MH

Khách hàngNhà cung cấp

TT NCC

Chức năng báo cáo

TT MHTT MH

TT MH

TT HĐTT YCN

Nhà quản lý

Tìm kiếm yêu cầu

Tìm kiếm Hoá đơn

Nhà quản lý

TT KH

Tìm kiếm Mặt hàng

DLHTNhà quản lý

Thống kê trả NCCThống kê

Nhập xuất tồnBáo cáo

bán hàng

TT YCN TT YCN

2.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2 của chức năng Cập nhật:

2.2.2 Sửa MH2.1.1.Thêm

2.1.3.Xóa TTKH

2.3.3.Xóa NCC2.1.2.Sửa

2.3.1.Thêm NCC

2.2.2 Xóa MH2.3.2.Sửa

2.5.1.Thêm User

2.5.3 Xóa User2.5.2 Sửa

2.4.1.Thêm TTYCN2.4.2.Sửa

2.4.3.XóaTTYCN

2.6.1.Thêm Đơn Hàng

2.6.2 Sửa Đơn Hàng

2.6.3 Xóa Đơn Hàng

UserTT HĐ

TT YCN

Đ

TT HĐ

2.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Dữ liệu đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong hệ thống Tất cả cáchoạt động cả hệ thống đều liên quan đến cơ sở dữ liệu: dữ liệu vào hoặc dữ liệura Mỗi một chức năng trong hệ thống khi hoạt động đều cần đến dữ liệu liênquan Vì vậy việc thiết kế cơ sở dữ liệu là công việc đóng vai trò quan trọngquyết định đến chất lượng của cả hệ thống Do đó tôi chọn mô hình quan hệ để

thiết kế dữ liệu cho chương trình quản lý bán hàng( áp dụng cho mô hình vừa vànhỏ)

2.4.1 Xác định các kiểu thực thể

- Các thực thể là: KhachHang, MatHang, HoaDon, NhaCungCap,

NhanVien, KhoHang, KhachHang/MatHang, HoaDon/MatHang,

NhanVien

- Mô hình quan hệ N- N giữa các thực thể :

Khách hàng có thể mua 1 hay nhiều mặt hàng Mặt hàng có thể không được ai mua, có thể được mua bởi nhiều khách hàng, mua thì xuất hiện thược tính Số lượng, Ngày lập

Hóa đơn chuyển thành thực thể quan hệ

Hóa đơn có một hay nhiều CTHD, CTHD chỉ thuộc 1 HoaDon.

Ngày lập

Hóa Đơn

Ngày lập

có

Quan hệ có chuyển thành thực thể quan hệ, MatHang có một hay nhiều CTHD, có MatHang không thuộc CTHD, nhiểu MatHang thuộc CTHD

- Chi tiết thực thể mở rộngThực thể HoaDon :

Mỗi hóa đơn có một mã số duy nhất (Mã HĐ), loại hoá đơn((loại HĐ),

ngày làm hóa đơn (Ngày TL),Mã khách hàng(Mã KH), tên khách hàng (Tên KH), tên nhân viên lập hóa đơn (TênNV), Tên NCC,Tổng tiền

Thực thể ChiTietHoaDon

Mỗi chi tiết hoá đơn là một mặt hàng(Mã MH), với một mã hoá đơn(Mã

HD) và tên mặt hàng, Số lượng

Thực thể KhachHang:

Mỗi khách hàng sẽ có một mã số duy nhất (Mã KH), họ tên khách hàng

(Tên KH), ngày sinh, giới tính, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Số TK một địa chỉ liên lạc

Thực thể NhanVien:

Mỗi nhân viên sẽ có một mã số duy nhất (MãNV), họ tên nhân viên

(TênNV), tên đăng nhập (Users), mật khẩu đăng nhập (MậtKhẩu), địa chỉ liênlạc (ĐiaChỉNV), một số điện thoại (ĐiệnThoạiNV)

Thực thể Khohang:

Mỗi mặt hàng trong kho lại đặc trưng bởi Mã hàng( Ma Hang), tên mặt

hàng(Tên MH), Trạng thái hàng, Số lượng.