Bài giảng tin học đại cương chương 2 ths phạm thanh an

Chương Soạn thảo văn với MS Word Giảng viên: ThS Phạm Thanh An Khoa Công nghệ thông tin Đại học Ngân hàng TP.HCM Nội dung Bài 1: Làm quen với MS Word Bài 2: Các thao tác soạn thảo Bài 3: Thao tác định dạng văn Bài 4: Bảng biểu, biểu đồ hình ảnh Bài 5: Trộn thư in ấn & Một số tính khác Giới thiệu MS Word    Là phần mềm sản phẩm MS Office Microsoft, đời năm 1980 Phiên MS Word 2007 Là phần mềm soạn thảo sử dụng rộng rãi Bài 1: Làm quen với MS Word       Khởi động thoát khỏi MS Word Các thành phần cửa sổ Word Thao tác tạo mới, ghi lưu, mở, đóng tài liệu Thay đổi chế độ hiển thị trang Sử dụng công cụ Zoom khung nhìn tài liệu Hiển thị/che dấu công cụ Khởi động MS Word   Cách 1: Vào Start\ All Programs\ Microsoft Office\ Microsoft Word Cách 2: Click vào biểu tượng Microsoft Word hình Desktop (nếu có) Các thành phần cửa sổ Word Thu nhỏ hình Taskbar Thanh công cụ Standard Thanh công cụ Formatting Ask A Question box Thu nhỏ phóng to cửa sổ Thoát Word Thanh tiêu đề Thanh thực đơn lệnh Đóng tài liệu làm việc Thanh dọc Thước ngang Bảng tác vụ (Task Pane) Thước dọc Vùng soạn thảo Nút hiển thị tài liệu Thanh công cụ vẽ Thanh trạng thái Thanh ngang Màn hình làm việc   Làm quen với loại trỏ Con trỏ nhập văn      Con trỏ (hay chạy - cursor) nhập văn đứng màu đen, nhấp nháy Chỉ vị trí thêm vào văn Ở dòng thứ mấy, cột thứmấy (hãy di chuyển xem trạng thái) Chỉ di chuyển phạm vi vùng soạn thảo Di chuyển phím mũi tên dùng chuột Con trỏ chuột   Ở dạng chữ I nét mảnh, không nhấp nháy Di chuyển cách di chuột Di chuyển đến công cụ trỏ chuột có hình mũi tên màu trắng Thoát khỏi MS Word     C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4 C2: Kích chuột vào nút Close góc bên phải cửa sổ làm việc Word C3: Vào menu File/Exit Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa xuất 1hộp thoại, sau, chọn:    Yes: muốn ghi tệp trước thoát, No: thoát không ghi tệp, Cancel: huỷ lệnh thoát Ghi lưu tài liệu lên đĩa     C1: Kích chuột vào biểu tượng Save Toolbar C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S C3: Vào menu File/Save Lần ghi lưu tệp tin, hộp thoại Save As mở (như hình sau): Ghi lưu tài liệu lên đĩa Chọn nơi ghi tệp hộp Save in Bấm nút Save để ghi tệp Gõ tên tệp tin Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp Thay đổi kiểu đường viền bảng biểu  Nếu áp dụng thay đổi cho toàn bảng, nhấn chuột vào vị trí thuộc bảng Nếu áp dụng cho vài ô, đánh dấu chọn ô      Mở Format\ Border and Shading, chọn thẻ Border Lựa chọn hiệu ứng (kiểu dáng, màu sắc, độ đậm nhạt) thích hợp Nhấn vào nút tương ứng xung quanh ô Preview để thiết đặt vị trí áp dụng thuộc tính vừa chọn Kiểm tra lại Apply to xem hiệu ứng áp dụng cho bảng (Table) hay áp dụng cho vài ô (Cells) Nhấn OK để kết thúc Vẽđường viền cho bảng Thay đổi kiểu đường viền bảng biểu Tô màu cho ô bảng  Trong hộp thoại Border and Shading, nhấn chọn thẻ Shading chọn màu cho bảng biểu mục Fill Thêm hình vẽ vào tài liệu  Thêm hình ảnh từ Clip Art  Mở bảng lệnh Insert, chọn lệnh Picture, chọn Clip Art  Cửa sổ Insert ClipArt sau Thêm hình vẽ vào tài liệu    Nhấn chuột vào danh mục hộp Search in để tìm hình vẽ thích hợp Nhấn chuột vào hình cần chèn (có thể xem trước ảnh) Chọn lệnh Insert để chèn vào tài liệu Tạo chữ nghệ thuật - Word Art – tài liệu  Nhắp chọn thực đơn Insert Picture / Word Art  Trong cửa sổ WordArt Gallery, nhắp chọn mẫu  Nhập nội dung chữ nghệ thuật Thêm hình hình học sẵn có vào tài liệu    Các hình học có sẵn (AutoShape) Chỉ chèn hình hiển thịở kiểu Print layout Cần hiển thị công cụ Drawing trước cách nhấn chọn nút Drawing Vẽ đối tượng hình học  Sử dụng công cụ Drawing để vẽ Bài : In ấn trộn thư    Nội dung trình bày Xem tài liệu trước in In ấn tài liệu Trộn thư Xem tài liệu trước in     Mở bảng chọn File, chọn lệnh Print Preview nhấn vào nút công cụ Standard Chỉnh lại bố cục văn cho thích hợp Tăng hay giảm tỉ lệ để xem nhiều trang Có thể chỉnh sửa nội dung lúc xem cách nhấn nút có hình công cụ Thoát khỏi chế độ Preview chọn nút Close In ấn MS-Word   Mở bảng chọn File, chọn Print Giải thích mục chọn:  Name: Chọn máy in (máy in laser, in màu, máy in qua mạng )  Để lựa chọn trang in, nhấn vào lựa chọn  sau vùng Page range: All: In tất trang từ trang đầu đến trang cuối  Current Page: Chỉ in trang đặt trỏ nhập văn  Pages: Chỉ in số trang xác định, tách dấu phẩy Ví dụ: 1,3,6-25 In ấn MS-Word   Nhập số in vào ô Number of copies vùng Copies (nếu muốn in nhiều bản) Để in trang chẵn lẻ, chọn Even pages Odd pages ô Print (nằm phía góc trái, bên hộp thoại Giới thiệu tiện ích trộn thư  Giới thiệu Trộn thư (trộn văn bản) tiện ích cho công việc thường xuyên phải tạo giấy mời, thư từ nội dung cho nhiều người, nhiều quan, địa khác  Ví dụ: cần tạo giấy mời cho danh sách người nhận với nội dung sau: GIẤY MỜI Kính gửi Ông/ Bà: (phần tên sẽđược tựđộng điền) Cơ quan: (phần địa sẽđược tựđộng điền) Mời Ông / Bà đến dự buổi hội thảo Mạng máy tính không dây  Một số nội dung khác      Auto text Kiểm tra ngữ pháp Tiếng anh, Bật tắt chế độ kiểm tra ngữ pháp tiếng anh Đếm từ MS Word Bảo vệ tài liệu Áp dụng Style, làm mục lục Q&A [...]... chuyển thanh công cụ   Ý nghĩa của thanh công cụ?  Giúp người soạn thảo thao tác nhanh Một số thanh công cụ thường dùng      Thanh công cụ cơ bản - Standard Thanh công cụ định dạng - Formatting Thanh công cụ đồ họa - Drawing Hiện thanh công cụ: Vào View ->Toolbars -> nhấn chuột vào tên thanh công cụ(nếu thanh chưa được đánh dấu ) Che dấu thanh công cụ : Vào View ->Toolbars -> nhấn chuột vào tên thanh. .. Task Panel bên phải Di chuyển giữa các tài liệu đang mở MS-Word cho phép mở và soạn thảo nhiều tài liệu đồng thời  Mỗi tài liệu được hiển thị và soạn thảo trong một cửa sổ riêng Cách 1:    Mở nhóm lệnh Window để hiển thị danh sách các tệp tài liệu đang mở Nhắp chuột chọn tài liệu cần đến trong danh sách Di chuyển giữa các tài liệu đang mở Cách 2:  Thanh tác vụ dưới đáy màn hình có nhiều cửa sổ Word... đến các tệp mới được mở gần nhất  Chuyển nhanh đến thư mục Desktop  Chuyển nhanh đến thư mục My Documents     Chuyển nhanh đến mục My Computer Chuyển nhanh đến mục My Network places Mở một tài liệu đã có trên đĩa  Bước 1: Mở hộp thoại Open     Nhấn nút lệnh Open trên thanh công cụ Hoặc - Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + O Hoặc - Chọn File -> Open Bước 2:    Sử dụng hộp Look in: nhắp chuột vào... chuột vào tên thanh công cụ (để bỏ đánh dấu ) Che dấu/hiểnthị/di chuyển thanh công cụ  Di chuyển các thanh công cụ  Nhấn chuột vào đầu mút trái của thành công cụ cần di chuyển, con trỏ chuyển thành hình mũi tên bốn góc, kéo và rê chuột đến vị trí mới Thay đổi tên người tạo tệp   Tools -> Options -> User Information Gõ tên vào ô Name, địa chỉ email vào ô Mailing Address – nhấn OK Bài 2: Các thao tác... liệu, nhấn Open 1 Chọn nơi chứa tệp 2 Chọn tệp cần mở 3 Bấm nút Open để mở tệp Bấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp Mở nhiều tài liệu đã có sẵn  Thực hiện: Bước 1 và 2 tương tự như mở một tài liệu, nhưng bước 3 cần thực hiện:  Nếu các tệp tin muốn mở liền kề nhau:     Nhắp chọn tệp đầu tiên Nhấn giữ phím Shift Nhắp chọn tệp cuối cùng trong danh sách Nếu các tệp tin không liền kề nhau:    Nhắp... lệnh New Blank Document trên thanh công cụ C2: Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + N Tạo một tài liệu mới  Tạo một tài liệu mới theo khuôn mẫu khác  MS Word làm sẵn nhiều khuôn mẫu tài liệu khác nhau  Ta cũng có thể làm thêm một số khuôn mẫu tài liệu của riêng mình và lưu vào Word  Để tạo một tài liệu mới theo khuôn mẫu đã làm: chọn File-> New Hộp thoại Template sẽ xuất hiện  Chọn một mẫu ở Task Panel bên... tệp tin và nhấn nút Save as 1 Chọn nơi ghi tệp 2 Gõ tên mới cho tệp 3 Bấm nút Save để ghi tệp Chú ý: Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp Tạo thư mục mới để lưu tài liệu Đóng cửa sổ tài liệu hiện hành  Cách 1: Nhấn nút Close Windows ( phân biệt với nút Close đóng chương trình Word bên trên)  Cách 2: Chọn... Thay đổi chế độ hiển thị trang   Có 5 chế độ hiển thị trang tài liệu: Normal, Web Layout, Print Layout, Reading layout, Outline 2 cách thay đổi chế độ  Chọn từ thực đơn lệnh View  Nhấn vào các nút ở góc trái (phía dưới của cửa sổ soạn thảo) Web Layout Normal Outline Print Layout Reading Layout Công cụ phóng to, thu nhỏ khung nhìn tài liệu    Giúp người soạn thảo dễ quan sát và theo dõi tài liệu...  Nếu trước đó chưa ghi lưu: Word sẽ hiển thị hộp thoại nhắc nhở ghi lưu tài liệu  Đóng cửa sổ tài liệu hiện hành  Có 3 nút Yes, No, Cancel    Yes – Đóng và ghi lưu các thay đổi vừa thực hiện No - Đóng và không ghi lưu các thay đổi vừa thực hiện (cẩn thận !) Cancel – Hoãn lại không đóng nữa, tiếp tục làm việc với cửa sổ tàì liệu đó Một số tiện ích trong hộp thoại Save as  Quay lại thư mục vừa... bằng chữ VNI Ví dụ: VNI-Time, VNI-hobo, Bộ mã tiếng Việt Unicode -16 bit   là bộ mã theo chuẩn Unicode Font Unicode có sẵn trong mọi máy tính cài đặt hệ điều hành Windows Ví dụ: Times New Roman, Arial, Tohoma, Verdana, Courier Mã và phông chữ tiếng Việt   Để nhập được tiếng việt cần thiết phải có  Font chữ tiếng Việt đã được cài đặt  Bộ gõ tiếng Việt (thông dụng Vietkey, Unikey) Chú ý: Khi chọn ... thao tác nhanh Một số công cụ thường dùng      Thanh công cụ - Standard Thanh công cụ định dạng - Formatting Thanh công cụ đồ họa - Drawing Hiện công cụ: Vào View -> Toolbars -> nhấn chuột... Taskbar Thanh công cụ Standard Thanh công cụ Formatting Ask A Question box Thu nhỏ phóng to cửa sổ Thoát Word Thanh tiêu đề Thanh thực đơn lệnh Đóng tài liệu làm việc Thanh dọc Thước ngang Bảng... Telex VNI • Quy ước gõ tiếng Việt theo kiểu Telex -f = huyền -s = sắc -r = hỏi -x = ngã -j = nặng - aa =â - aw - ee - oo - w, uw, [ - ow,] - dd -z dấu) =ă =ê =ô =ư =ơ =đ = khử dấu (xoá Cách gõ