Hướng dẫn sử dụng word 2007 nhanh chóng

PHẦN I Microsoft WORD 62 LÀM QUEN VỚI PHIÊN BẢN WORD 2007 Làm quen nhanh với giao diện 2007 a Làm quen với Ribbon Lần mở Word 2007 lên bạn ngạc nhiên với giao diện hoàn toàn so với phiên trước Phần thay đổi lớn Ribbon nằm cửa sổ chương trình Thanh Ribbon mang lệnh thông dụng lên đầu nhờ bạn lục tung hàng đống menu để tìm thứ bạn cần Tại lại có thay đổi này? Câu trả lời để giúp cho bạn làm việc dễ dàng hiệu Thanh Ribbon nghiên cứu thiết kế cho lệnh đặt vị trí hợp lý b Có Ribbon? Thanh Ribbon có thành phần bản: Tab (thẻ) có Tab nằm ngang phía trên, đại diện cho vùng hoạt động Group (nhóm) Tab bao gồm nhiều Group tập họp đối tượng có liên quan mật thiết với Command (lệnh) Command nút, vùng để nhập nội dung Menu (trình đơn) Mọi thứ Tab lựa chọn cẩn thận dựa hoạt động người dùng Ví dụ Tab Home chứa lệnh có tầng suất sử dụng nhiều chẳng hạn lệnh nhóm Font để định dạng văn như: Font, Font Size, Bold, Italic, v.v 63 c Nút hiển thị hộp thoại nhóm Mới nhìn qua bạn không tìm thấy lệnh có phiên Word trước Đừng lo, số nhóm có nút hình mũi tên chéo nằm góc phải bên nhóm Nút mũi tên gọi Dialog Box Launcher (nút mở hộp thoại) Nếu bạn Click vào nút mở tùy chọn liên quan đến nhóm tương ứng Các tùy chọn xuất dạng hộp thoại mà bạn thấy phiên Word trước Nhân tiện nói phiên Word trước, bạn tự hỏi liệu bạn chọn giao diện giống phiên trước Word 2007 không Câu trả lời KHÔNG Tuy nhiên, sau quen thuộc với giao diện bạn cảm thấy thích thú với tiện lợi mà mang lại d Những Tab phụ Khi bạn chọn một ảnh, tab phụ có tên Picture Tools xuất hiện, Tab chứa lệnh liên quan đến việc xử lý hình ảnh Word Trong phiên 2007, có số Tab xuất Ribbon bạn cần đến chúng Giả sử bạn vừa chèn ảnh vào tài liệu, bạn muốn có hiệu chỉnh liên quan tới ảnh chẳng hạn chọn cách văn bao quanh ảnh bạn muốn cắt xén phần thừa ảnh Vậy bạn tìm lệnh liên quan đâu? Chọn ảnh Tab phụ Picture Tools xuất hiện, click vào 64 Các nhóm lệnh xuất để bạn xử lý hình ảnh, nhóm Picture Styles chẳng hạn Khi bạn click ảnh, Tab Picture Tools biến nhóm khác xuất trở lại e Toolbar mini Khi bạn chọn đoạn văn từ chuyển trỏ chuột đén đó, Toolbar (thanh công cụ) nhỏ xuất dạng mờ Một số lệnh định dạng hữu dụng bạn muốn xuất hoàn cảnh Giả sử bạn muốn định dạng nhanh văn bạn Tab Page Layout Đương nhiên bạn Click vào Tab Home để sử dụng lệnh định dạng đó, nhiên có cách nhanh hơn:1 Chọn phần văn muốn định dạng sau chuyển trỏ chuốt tới vị trí đó.2 Một công cụ nhỏ xuất dạng mờ Nếu bạn rê chuột đến đọ, công cụ rõ bạn sử dụng tùy chọn để định dạng văn Toobar Mini hữu ích cho định dạng nhanh văn bản, nhiên bạn phải muốn vài lệnh khác xuất thường trực Hãy xem phần Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh) f Thanh công cụ truy cập nhanh 65 Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) vùng nhỏ nằm góc trái Ribbon, chứa lệnh mà bạn dùng ngày qua ngày khác như: Save, Undo, Repeat Bạn thêm vào lệnh mà thường dùng để xuất mà không cần biết Tab Click phải chuột vào nút lệnh mà bạn muốn thêm vào Quick Access Toolbar, chọn Add to Quick Access Toolbar g Ẩn tạm thời Ribbon Thanh Ribbon giúp cho thứ Word 2007 trở nên tập trung dễ dàng tìm kiếm thứ cần thiết Tuy nhiên, bạn không cần phải tìm thứ Bạn muốn tập trung làm việc với tài liệu bạn muốn có nhiều không gian Thật đơn giản, tạm ẩn Ribbon Cách ẩn Ribbon: Nhấp đúp chuột vào Tab tại, nhóm Tab biến Như bạn có nhiều khoảng trống Khi bạn muốn Ribbon xuất trở lại, nhấp đúp vào Tab lần h Sử dụng bàn phím 66 Những người yêu bàn phím, phần dành cho bạn Phìm tắt bắt đầu với Ctrl phiên trước Ví dụ Ctrl + C Copy, Ctrl+S lưu tài liệu Thiết kế Ribbon dẫn đến hệ thống phím tắt với lợi ích lớn so với phiên trước: Mọi lệnh có phím tắt Các phím tắt yêu cầu nhấn phím Các phím tắt (Short Cut) có tên mới: Key Tips Nhấn phím Alt để Key Tips xuất cho tất Tab, nút lệnh Quick Access Toolbar, nút Microsoft Office Lúc này, bạn nhấn Key Tip cho Tab mà bạn muốn hiển thị, ví dụ nhấn H để hiển thị Tab Home Các Key Tip cho lệnh Tab Home xuất bạn việc nhấn Key Tip lệnh mà bạn cần Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007 a Phiên Office thiết kế hướng người dùng Có nhiều thay đổi tương tự Office 2007 Tin tốt lành lệnh công cụ đưa trước mắt người dùng trạng thái sẵn sàng 67 Thay có khoảng 30 công cụ lệnh bị vùi hàng tá menu hộp thoại bạn có trung tâm điều khiển (Control Center) kết hợp thứ với cách trực quan Một quen thuộc với Ribbon chương trình (Word, Excel, Access ), bạn cảm thấy dễ dàng chương trình khác b Các lệnh tổ chức nào? Các lệnh Paste, Cut Copy thường sử dụng Word Excel, đó, theo logic lệnh đặt Tab Home, Tab Ribbon Các lệnh tổ chức theo cách chúng sử dụng Microsoft nhận thấy người dùng có số lệnh ưa thích mà họ dùng dùng lại hàng ngày Những lệnh đặt nơi bật tiện dụng Ví dụ lệnh Paste lệnh có tầng suất sử dụng cao nhất, không cho khoảng không gian lớn so với lệnh liên quan Copy Cut Các lệnh thông dụng chia sẻ không gian thnah công cụ với lệnh liên quan dùng Những thứ hữu dụng đặt tầm tay bạn Những lệnh có tần suất sử dụng thấp có phần nhỏ công cụ Ví dụ người dùng sử dụng lệnh Paste Special lệnh Paste, muốn truy cập lệnh Paste Special bạn nhấn phím mũi tên bên lệnh Paste c Nhiều lệnh xuất cần thiết 68 Tab phụ Picture Tools xuất bạn chèn ảnh vào Word Những lệnh bạn thường sử dụng nằm Ribbon trạng thái sẵn sàng Trong đó, số lệnh khác xuất bạn thực cần Chẳng hạn bạn ảnh tài liệu công cụ để xử lý hình ảnh không cần thiết phải xuất Nhưng cần bạn chèn vào ảnh, Tab phụ Picture Tools xuất với Tab Format chứa lệnh để bạn làm việc với ảnh Khi bạn kết thúc công việc với ảnh Tab Picture Tools biến Nếu bạn muốn làm việc lại với ảnh, cần Click lên nó, Tab Picture Tools lại xuất Word biết bạn làm cung cấp cho bạn công cụ cần thiết phù hợp Thanh Ribbon phản ứng với hành động bạn.Vậy bạn không cần phải lo lắng không nhìn thấy tất lệnh Hãy thực bước đầu tiên, sau thứ bạn cần tự động xuất d Sẽ có nhiều tùy chọn bạn cần Click vào phím mũi tên phía nhóm bạn cần nhiều tùy chọn liên quan tới nhóm đó: Click vào phím mũi tên nhóm Font Hộp thoại Font xuất với đầy đủ tùy chọn Khi bạn thấy phím mũi tên nhỏ phía nhóm có nghĩa nhóm có thêm nhiều tùy chọn ẩn Click vào phím mũi tên (phím gọi Dialog Box Launcher) hộp thoại bảng chứa lệnh (Task Pane) Ví dụ PowerPoint, nhóm Font thẻ Home chứa lệnh font chữ thay đổi kiểu chữ, kích thước, màu sắc, in đậm, in nghiêng, gạch Nhưng bạn muốn sử dụng lệnh định dạng font thông dụng supperscript bạn phải click vào phím mũi tên bên nhóm Font để mở hộp thoại Font có chứa lệnh supperscript lệnh khác liên quan đến font chữ 69 e Xem trước thay đổi trước chọn Bạn phải rơi vào cảnh lặp lập lại thao tác Chọn Lựa - Hủy (Undo) - Chọn Lựa chưa? Bạn chọn Font chữ, màu sắc, kiểu trang trí hiệu chỉnh ảnh Nhưng thay đổi dẫn đến kết không vừa ý, bạn nhấn Undo, sau lại thực lựa chọn khác Vòng lặp nhàm chán diễn có kết làm bạn hài lòng Giờ đây, bạn nhìn thấy kết tùy chọn Mỗi bạn rê chuột ngang tùy chọn phần văn hình ảnh mà muốn chỉnh thay đổi tương ứng Khi chọn giải pháp ưng ý, click lên Bạn đụng đến lệnh Undo f Tạo công cụ riêng bạn Nếu có lệnh mà bạn thường xuyên sử dụng lại không nằm nhửng vị trí thuận lợi bạn đặt lên công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) nằm góc bên trái, cạnh nút Microsoft Office Khi đó, lệnh ưa thích bạn nằm thường trực tiện lợi 70 Giả sử bạn thường xuyên sử dụng lệnh Track Changes lệnh lại nằm Tab Reviews, muốn sử dụng bạn phải bật Tab Reviews lên bất tiện Thay vậy, thêm lệnh Track Changes vào công cụ truy cập nhanh cách sau: Click-Chuột-Phải nút lệnh Track Changes, sau chọn Add to Quick Access Toolbar g Sử dụng độ phân giải hình khác làm thay đổi cách hiển thị Ribbon Nhóm Show/Hide Tab View hiển thị đầy đủ mà hình độ phân giải cao, hình có độ phân giải thấp, bạn phải nhấn vào nút mũi tên nhìn thấy lệnh Những bạn tìm hiểu phiên Office áp dụng hình bạn có độ phân giải cao Nếu hình bạn có độ phân giải thấp, 800x600 pixel chẳng hạn, số nhóm lệnh hiển thị tên nhóm không hiển thị tất lệnh Bạn phải nhấn vào nút mũi tên bên tên nhóm để truy cập tất lệnh Nhìn vào hình minh họa trên, độ phân giải cao nhóm Show/Hide hiển thị đầy đủ lệnh, với độ phân giải thấp hiển thị tên nhóm mà lệnh Trong trường hợp bạn phải nhấn vào nút mũi tên để truy cập lệnh Tổng quát, nhóm tên nhóm độ phân giải thấp nhóm lệnh thường sử dụng Chế độ Minimize: dù độ phân giải nào, bạn thu nhỏ cửa sổ chương trình lại số nhóm hiển thị tên nhóm Càng thu nhỏ cửa sổ chưa trình số nhóm hiển tên tăng lên.Tablet PC: Nếu bạn dùng Tablet PC (Máy tính dạng bảng) với hình nhỏ bạn thấy Office 2007 hiển thị phiên Ribbon với Tab nhóm nhỏ Ngược lại với hình lớn 71 Tính đếm từ Tính đếm từ cho phép bạn thống kê thông tin ký tự, từ, đoạn, trang tập tin tài liệu Nó cần thiết bạn nhà báo, viết sách làm việc có liên quan • Chọn biểu tượng Word Count bên góc trái cửa sổ Hộp thoại Word Count hiển thị cung cấp cho bạn thông tin: • Nếu tùy chọn Include footnotes and endnotes chọn thực đếm từ đoạn phần ghi tài liệu Di chuyển nhanh đến trang văn Nếu tập tin Word bạn có từ trăm trang trở lên, việc di chuyển theo cuộn đến trang khó khăn Word hỗ trợ cho bạn lệnh Go To giúp di chyển nhanh đến trang văn • Trong nhóm menu lệnh Home, bạn chọn lệnh Find Hộp thoại Find and Replace hiển thị: bạn chọn lớp Go To • Trong hộp Go to what chọn mục Page 152 • • • • • Trong hộp Enter page number, nhập số trang cần di chuyển đến Click nút Next để thực di chuyển Click nút Previous để quay trở lại Click nút Close để kết thúc Trong hộp thoại Enter pagae number, bạn thêm vào dấu + dấu - trước số trang để di chuyển đến trước sau trang kể từ trang hành In tài liệu Word a) Xem tài liệu trước in Xem trước in (hay gọi Print Preview) việc quan trọng, đặc biệt bạn học Word, chưa có nhiều kỹ in ấn Qua hình Print Preview, bạn quan sát cấu trúc trang in, nội dung chi tiết trang in Qua có điều chỉnh hợp lí, kịp thời tài liệu để in thu kết cao ý muốn Để mở chế độ Print Preview, bạn thao tác: • Chọn biểu tượng Print Preview công cụ nhanh cửa sổ Word 2007 Màn hình Print Preview hiển thị cung cấp cho bạn công cụ để hiệu chỉnh cho xem trước cấu trúc trang in để bạn hiệu chỉnh trước in • Print: nhấn để in tài liệu Word • Margins: lựa chọn canh lề khổ giấy cho trang in 153 • • Orientation: lựa chọn chế độ hiển thị khổ giấy (Portrait: khổ giấy đứng, Landscape: khổ giấy ngang) Size: lựa chọn kích thước khổ giấy Zoom: lựa chọn chế độ hiển thị xem tài liệu Print Preview • hiển thị trang; hiển thị hai trang; hiển thị trang rộng toàn hình Print Preview • xem nội dung trang lui lại nội dung trang trước trang hành • Close Print Preview: thoát khỏi sổ Print Preview b) In ấn tài liệu: • Chọn biểu tượng Word 2007 góc trái cửa sổ Word • Một menu lệnh hiển thị, bạn chọn lệnh Print nhấn tổ hợp phím Ctrl + P Hộp thoại Print hiển thị: • • • • • Xác định loại máy in bạn sử dụng hộp Name Click nút Properties để thay đổi thuộc tính máy in chọn Đánh dấu chọn vào hộp Print to File để thực in văn vào tập tin khác Khung Page range có tuỳ chọn: • All: in tất trang văn • Current page: in trang chứa dấu chèn 154 Pages: in trang định (dấu trừ (-) định dải trang, trang riêng rẽ dấu phẩy (,)) Ví dụ: 1,3,5-8 (in trang 1, trang trang đến 8) Xác định số lượng in hộp Number of Copies Đánh dấu chọn vào hộp Collate để thực in văn có thứ tự Trong hộp Print chọn mục sau: • All page in range: in tất trang chọn Page Range • Odd Pages: in trang lẻ • Even Pages: in trang chẵn Click OK để bắt đầu thực in Click Cancel để huỷ lệnh in • • • • • • Làm việc với Macro Khi làm việc với Word, nhiều bạn phải lặp lại số thao tác xử lý tài liệu Điều đơn giản bạn áp dụng kỹ thuật Macro Macro hiểu lệnh để gọi thủ tục (thủ tục chương trình lập trình máy tính bao gồm nhiều lệnh yêu cầu máy tính làm việc) Lệnh Macro gắn tổ hợp phím tắt gắn vào nút lệnh công cụ mà nhấn tổ hợp phím nhấn chuột lên nút gán công cụ, Macro thực hiện: a) Tạo Macro: Để dễ hiểu hơn, đưa toán cách giảu sau đây: Bạn nhân viên văn phòng, hay phải soạn thảo báo cáo, hợp đồng mà có dòng tiêu đề là: CỘNH HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc -oOo Hãy tạo Macro có tên CHXHCNVN gắn tổ hợp phím nóng Ctrl + T chẳng hạn, bạn thao tác: • Chọn nhóm lệnh View, chọn lệnh Macros Một menu lệnh hiển thị:bạn chọn lệnh Record Macro • Hộp thoại Record Macro hiển thị: • Đặt tên cho Macro ô Macro name • Nhấn chọn Keyboard để đặt tổ hợp phím nóng cho Macro Khi bạn chọn Keyboard , hộp thoại Customize Keyboard hiển thị: • Bạn đặt trỏ chuột vào ô Press new shortcut key nhấn tổ hợp phím Ctrl + T (tổ hợp phím bạn muốn gán làm phím nóng) Lập tức ô Press new shortcut key xuất tổ hợp phím bạn vừa nhấn • Nhấn tiếp Assign để đồng ý • Nhấn Close để đóng hộp thoại Customize Keyboard 155 Nhìm Word, bạn thấy trỏ chuột hiển thị thành dạng Bây bạn thực việc nhập nội dung định dạng nội dung cho Macro sau: CỘNH HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc -oOo Nhập định dạng xong, để kết thúc bạn chọn lệnh Macros nhóm lệnh lệnh View Một meu lệnh hiển thị , bạn chọn lệnh Stop Recording Kết thúc việc tạo Macro 156 Bây giờ, bạn mở trang văn nhấn phím Ctrl + T để xem kết b) Quản lý Macro: • Chọn nhóm lệnh View, chọn tiếp lệnh Macros • Một menu lệnh hiển thị , bạn chọn lệnh View Macros • Hộp thoại Macros hiển thị: Xoá Macro: chọn tên macro cần xóa khung Macro name nhấn Delete Edit: hiệu chỉnh Macro, bạn nhấn chọn cửa sổ Microsoft Visual Basic hiển thị cho bạn viết lệnh Thao tác tạo ghi a) Tạo ghi chú: Đôi văn bạn cần đánh dấu để thích từ hay đoạn bạn thao tác: • Đặt vị trí trỏ chuột vị trí cần tạo thích • Chọn nhóm lệnh References, chọn tiếp lệnh Insert Footnote • • lúc bạn thấy Word tự động nhảy xuống phí trang văn hiển thị cho bạn vùng để nhập nội dung ghi ương tự vậy, bạn tạo ghi cho từ hay đoạn khác, trang thứ tự đánh dấu ghi bắt đầu số 1, Thao tác chỉnh sửa chữ, màu sắc cho nội dung ghi tương tự việc định dạng ký tự văn 157 b) Loại bỏ ghi chú: • Bạn quét khối chọn số thứ tự đánh dấu ghi cần loại bỏ • Nhấn phím Delete bàn phím để bỏ ghi chọn, số thứ tự ghi bỏ nội dung ghi tự động loại bỏ theo Sử dụng chức tìm kiếm thay Trong văn bạn có độ dài chừng trăm trang việc muốn tìm kiếm thay từ thật khó bạn thực dò tay Thật may, Word cung cấp cho bạn chức dò tìm tự động a) Thực tìm kiếm: • Chọn nhóm lệnh Home, chọn tiếp lệnh Find Hộp thoại Find and Replace hiển thị, bạn chọn lớp Find • • • • • Find what: nhập vào nội dung cần tìm Chọn Find Next để tìm kiếm Nếu tìm thấy, Word tự động đánh dấu hiển thị nội dung vừa tìm thấy hình Chọn Find Next nhiều lần để tiếp tục tìm kiếm Chọn Cancel để chấm dứt việc tìm kiếm Nếu có thể, bạn chọn More để lựa chọn thông số cho việc tìm kiếm 158 b) Tìm kiếm thay thế: • Trong hộp thoại Find and Replace, bạn nhấn chọn lớp Replace • • • • • Find what: nhập nội dung cần tìm kiếm Replace with: nhập nội dung cần thay Replace All: tìm tự thay hết từ cần tìm văn Find Next: để tìm kiếm, tìm thấy Word tự đánh dấu Muốn thay bạn nhấn Replace Kết thúc việc tìm kiến thay bạn nhấn Cancel TRỘN TÀI LIỆU (MAIL MERGE) Một tính mạnh phần mềm soạn thảo tài liệu Mictosoft Word trộn tài liệu (Mail Merge) Điều giúp ích cho nhân viên văn phòng nhiều việc in danh sách phiếu nhỏ: Ví dụ, bạn xem xét tình sau: Lan Bí thư chi đoàn lớp Q9A1, cô phải soạn thảo Giấy Mời để gởi tới bạn sinh viên tham dự buổi liên hoan văn nghệ Chi đoàn tổ chức Danh sách khách mời liệt kê bảng Word (hoặc Excel) sau: Tính Mail Merge Word giúp Lan đơn giản nhanh chóng tạo Giấy Mời ghi đầy đủ thông tin cần thiết Bước 1: Tạo sở liệu danh sách khách mời: Phải chắn bạn tạo sở liệu danh sách khách mời với nội dung sau: Chọn nhóm menu lệnh Mailings, chọn tiếp lệnh Select Recipients Một danh sách menu lệnh hiển thị: bạn chọn lệnh Type New List Hộp thoại New Address List hiển thị, bạn chọn nút lệnh Customize Columns Hộp thoại Customize Address List hiển thị: Bạn chọn tên trường Field Names nhấn Delete để xóa 159 Nhấn Add để đặt tên cho trường tương tự hình minh họa Field Names Nhấn OK để thoát hộp thoại Customize Address List Bạn nhập nội dung cho trường hộp thoại New Address List Muốn thêm dòng mẫu tin mới, bạn nhấn chọn New Entry Delete Entry: bỏ dòng mẫu tin Nhập xong, bạn nhấn OK Hộp thoại Save As List hiển thị, bạn đặt tên ô File Nam nhấn Save để lưu Chú ý: để hiển thị tiếng Việt trường danh sách bạn nên chọn bảng mã Unicode Bước 2: Soạn mẫu tài liệu cần trộn: 160 Bạn soạn mẫu Giấy Mời có nội dung sau: Bước 3: Thực trộn mẫu tin vào Giấy Mời: Một menu lệnh hiển thị: bạn chọn lệnh Step by Step Mail Merge Wizard Hộp thoại Mail Merge hiển thị: Bạn chọn Letters nhấn Next Starting document để qua bước2 Bạn chọn Use the current document nhấn Next Select recipients để qua bước Chọn Use an existing list, chọn tiếp Select a different list Khi bạn nhấn chọn Select a different list, hộp thoại Select a Different list hiển thị: bạn chọn tên liệu mà bạn vừa tạo hộp thoại New Address List, chọn xong bạn nhấn Open Trong bước 3, bạn chọn tiếp Next Write your letter để qua bước Giấy Mời, bạn đặt trỏ chuột nơi cần chèn tên khách mời chọn điểm chèn xong, bước bạn chọn lệnh More items Hộp thoại Insert Merge Field hiển thị: bạn chọn mục Họ tên ô Fields (vì mục tương ứng với vị trí với khách mời Giấy Mời) nhấn Insert để chèn Tương tự vậy, bạn đặt điểm chèn vị trí Lớp Giấy Mời nhấn chọn mục Lớp ô Fields nhấn Insert 161 Khi chọn xong, Giấy Mời bạn thấy hiển thị hai trường hai trường thay họ tên lớp khách mời bạn chọn Next Preview your letters bước để tiếp tục bước 162 Trong bước 5, bạn thấy mẫu tin thay hiển thị Giấy Mời Để hiển thị mẫu tin bạn nhấn biểu tượng lệnh , lui lại mẫu tin bạn nhấn biểu tượng lệnh ô nhấn nhìn Giấy Mời bạn thấy có thay đổi Nhấn chọn Next Complete the merge để qua bước kết thúc việc trộn mẫu tin tài liệu Khi kết thúc việc trộn mẫu tin, bạn nhìn nhóm thẻ lệnh Mailings: (lui mẫu tin), (số thứ tự mẫu tin hành), (tới mẫu tin) Với mẫu tin hành, muốn in bạn nhấn lệnh in để in mẫu tin giấy Để hiển thị trang in tất mẫu tin, bạn chọn Finish & Merge Một menu lệnh hiển thị , bạn chọn lệnh Edit Individual Document Hộp thoại Merge to New Document hiển thị: bạn chọn All nhấn OK Một tập tin Word tạo chứa toàn mẫu tin có danh sách Việc bạn nhấn lệnh in để in toàn giấy in 163 PHÍM TẮT Phím Tắt Ctrl + N Ctrl + O Ctrl + S Ctrl + C Ctrl + X Ctrl + V Ctrl + F Ctrl + H Ctrl + P Ctrl + Z Chức tạo mới một tài liệu mở tài liệu Lưu tài liệu chép văn cắt nội dung chọn dán văn bật hộp thoại tìm kiếm bật hộp thoại thay Bật hộp thoại in ấn hoàn trả tình trạng văn trước thực lệnh cuối Ctrl + Y phục hội trạng văn trước thực lệnh Ctrl + Z Ctrl + F4, Ctrl + W, Alt + đóng văn bản, đóng cửa sổ Ms Word F4 Ctrl + Mũi tên Di chuyển qua ký tự Ctrl + Home Về đầu văn bản Ctrl + End Về vị trí cuối cùng văn bản Ctrl + Shift + Home Chọn từ vị trí hiện tại đến đầu văn bản Ctrl + Shift + End Chọn từ vị trí hiện tại đến cuối văn bản Shift + > chọn ký tự phía sau Shift + chọn từ phía sau Ctrl + Shift + [...]... một cách nhanh chóng, bạn có thể sử dụng Tab Bạn có hai cách thực hiện: sử dụng hộp thoại Tabs và sử dụng thước canh Sử dụng thước canh: Thao tác hiển thị thước canh trên Word 2007 Thông thường khi khởi động Word 2007, thanh thước canh sẽ không hiển thị, để hiển thị thước canh bạn thao tác: • Chọn nhóm lệnh View • Chọn vào tùy chọn Ruler hoặc bạn chọn vào biểu tượng View Ruler trên cửa sổ Word 2007 Thực... văn bản được tạo từ Word bạn thao tác: • Chọn vào biểu tượng trên góc trái của Word 2007 • Một menu lệnh hiển thị, bạn chọn lệnh Open 74 • Hộp thoại Open hiển thị Chọn ổ đĩa và thư mục chứa tập tin Word trong khung Look in • Nếu để mở tất cả các phiên bản của Word, bạn chọn All Word Documents trong khung Files of type • Bạn chọn tập tin Word cần mở và nhấn Open 3 Lưu văn bản Word 2007 Để lưu một tập... chọn trong khung Save as type là Word Document thì Word 2007 sẽ lưu theo định dạng mới *.docx (định dạng XML), định dạng này không mở được với các phiên bản Word trước Để xem được trên các phiên bản Word, bạn cần chọn trong khung Save as type là Word 972003 Document trước khi lưu • Lưu một tập tin đang mở với một tên khác: Chọn vào biểu tượng trên góc trái của cửa sổ Word Một menu lệnh hiển thị, bạn... CĂN BẢN TRÊN WORD 1 Tạo mới một vãn bản Khi mới bắt đầu mở Word, thông thường Word sẽ tạo sẵn cho bạn một trang vãn bản trống Bạn có thể bắt ðầu việc nhập liệu ngay trên trang này, tuy nhiên nếu bạn đã đóng trang này lại thì tất nhiên là bạn phải tự tạo một trang mới Ðể tạo một trang vãn bản mới trong môi trường Word 2007 bạn thao tác: • Chọn vào biểu tượng trên góc trái của cửa sổ Word 2007 • Một menu... canh: • Chọn biểu tượng trên góc trái của của sổ Word 2007 • • • • Một menu lệnh hiển thị, bạn chọn Word Options Hộp thoại Word Options hiển thị, bạn chọn mục Advanced Bạn thay đổi đơn vị đo trong ô Show measurements in units of Chọn xong, bạn nhấn OK để áp dụng 92 f Định dạng số (Bullets và Numbering) Trong quá trình trang trí văn bản, bạn có thể sử dụng Bullet và Numbering để chèn các kí hiệu đầu... để thay đổi vị trí • 90 • Nếu bạn muốn xóa một Tab trên thước canh: • Bạn chọn Tab cần xóa, nhấn giữ chuột vào kéo xuống khỏi thước canh để xóa Sử dụng hộp thoại Tab: Hộp thoại Tab có thể sử dụng để hiệu chỉnh lại Tab đã định trên thước canh hoặc có thể sử dụng để tạo ra một Tab mới • Chọn nhóm lệnh Home • Chọn vào biểu tượng của lệnh Tab Hộp thoại Pargraph hiển thị Bạn chọn vào lệnh Tab để mở hộp... Layout View: hỗ trợ tốt nhất khi định dạng chữ và trang Nó hiển thị văn bản theo hai thước canh và được phân trang theo trang giấy in Thông thường chế độ này được sử dụng nhiều nhất đa số người sử dụng và được mặc định khi lần đầu mở Word 2007 Full Screen Reading: đây là chế độ giúp bạn dễ dàng đọc tốt một tài liệu, tài liệu sẽ được hiển thị dạng một cuốn sách gồm hai trang, tạo khoảng không thoáng... cửa sổ Word • Một menu lệnh hiển thị, bạn chọn vào lệnh Word Options • Hộp thoại Word Options hiển thị: • Trong hộp thoại Word Options, bạn chọn nhóm lệnh Save • Bạn chọn hoặc bỏ tùy chọn ô Save AutoRecover information every để chọn hoặc bỏ chế độ sao lưu tự động • • • Thay đổi thời gian lưu tự động trong ô (thời gian được tính tối thiểu là 1 phút) Thao tác các lựa chọn xong, nhấn nút OK để áp dụng Các... động trong ô (thời gian được tính tối thiểu là 1 phút) Thao tác các lựa chọn xong, nhấn nút OK để áp dụng Các lệnh trong hộp thoại Word Options xem trong mục Hỗ trợ xử lý trong Word 2007 77 4 Thực hiện thao tác trên word a Thao tác chuột với bàn phím Khi nhập văn bản trên Word bạn cần nắm vững một số thao tác với chuột và bàn phím: • Thao tác trên chuột: • Click: nhấn phím trái chuột một lần • Right... định dạng trên thanh công cụ, hoặc các phím tắt để định dạng Sử dụng các biểu tượng lệnh trong nhóm lệnh Home: Chọn vào nhóm lệnh Home Các lệnh của nhóm lệnh Home hiển thị: Chọn kiểu chữ trong hộp Font Chọn độ lớn chữ trong hộp Font Size • Bold: bật / tắt chữ đậm • Italic: bật / tắt chữ nghiêng • Underline: bật / tắt gạch dưới chữ một nét đơn Sử dụng hộp thoại Font: • Chọn nhóm lệnh Home • Chọn tiếp vào ... cách nhanh chóng, bạn sử dụng Tab Bạn có hai cách thực hiện: sử dụng hộp thoại Tabs sử dụng thước canh Sử dụng thước canh: Thao tác hiển thị thước canh Word 2007 Thông thường khởi động Word 2007, ... • Nếu để mở tất phiên Word, bạn chọn All Word Documents khung Files of type • Bạn chọn tập tin Word cần mở nhấn Open Lưu văn Word 2007 Để lưu tập tin văn môi trường Word 2007, bạn có cách thực... dạng Bullets and Numbering, Sử dụng mẫu kiểu định dạng: Word 2007 cung cấp cho bạn số mẫu kiểu định dạng tạo sẵn giúp bạn định dạng nhanh đoạn văn bản, để sử dụng bạn thao tác: • Đặt điểm chèn